Handleiding. Opgaveformulier Aantal Examenkandidaten beveiligde site 2018

Transcriptie

1 Handleiding Opgaveformulier Aantal Examenkandidaten beveiligde site 2018 Auteur: DUO/Afdeling Examendiensten Datum: september 2017 Pagina 1 van 18

2 Inhoudsopgave VOORWOORD... 3 INLEIDING... 4 DOWNLOADEN (OPHALEN) BESTAND VAN MIJN DUO... 5 INLOGGEN OP MIJN DUO... 5 OPHALEN EN OPSLAAN XLSM-BESTAND... 5 OPENEN EN INVULLEN BESTAND... 7 OPENEN BESTAND... 7 AUTOMATISCH BEREKENDE TOTALEN WEL OF NIET DEELNEMEN AAN FLEXIBELE EN DIGITALE EXAMENS BB EN/OF KB AANGEVEN TERUGVALLEN VAN DIGITALE EXAMENS BB EN/OF KB NAAR PAPIEREN OPGAVEN OPGAVE AANTAL KANDIDATEN VOOR PROFIELEN CSPE AANMELDEN PILOT 2 E CORRECTIE FLEXIBELE EN DIGITALE CENTRALE EXAMENS BB- EN KB FLEX UPLOADEN (VERSTUREN) BESTAND VIA MIJN DUO EN TERUGMELDING UPLOADEN TERUGMELDING OPGAVE AANTAL EXAMENKANDIDATEN VEEL GESTELDE VRAGEN HOE GEEF IK WIJZIGINGEN DOOR? TOT WANNEER KAN IK WIJZIGINGEN DOORGEVEN? KRIJG IK OOK EEN TERUGKOPPELING VAN DE BESTELLING? WAT MOET IK DOEN ALS IK (DIT JAAR) GEEN EXAMENKANDIDATEN HEB? WAAROM ZIE IK GEEN BESTANDEN OP MIJN DUO STAAN? HOE KOM IK ALSNOG AAN EEN ONTBREKEND FORMULIER? HOE KAN IK EEN ADRESWIJZIGING VAN ONZE VESTIGING DOORGEVEN? WAAROM LUKT HET UPLOADEN VAN HET FORMULIER NIET? KAN IK EEN NIEUW OVERZICHT VAN MIJN BESTELLING ONTVANGEN? AANVRAAGFORMULIEREN VOOR KANDIDATEN MET EEN VISUELE OF AUDITIEVE BEPERKING PILOTEXAMENS VAKVERNIEUWING HAVO/VWO PILOT TWEE CORRECTIE BB- EN KB FLEX PROFIELEN CSPE S BEROEPSGERICHT VMBO-BB/KB/GL PILOT MET CENTRALE EXAMENS KUNSTVAKKEN IN FACET CONTACT AFRONDINGSTABEL AANTAL EXAMENKANDIDATEN PER VAK Pagina 2 van 18

3 Voorwoord Ook dit examenjaar geeft u de aantallen examenkandidaten door via Mijn DUO (beveiligde site). Het Opgaveformulier aantal examenkandidaten wordt in september op Mijn DUO beschikbaar gesteld. In dit document wordt ervan uitgegaan dat de lezer op de hoogte is van het gebruik Mijn DUO (beveiligde site). Is dit niet het geval, dan verwijzen wij u naar de handleiding Mijn DUO. De handleiding vindt u hier: Pagina 3 van 18

4 Inleiding Deze handleiding beschrijft het gebruik van het digitale Opgaveformulier Aantal Examenkandidaten. Met dit formulier geeft u het aantal examenkandidaten op. Let op! Om zeker te zijn dat de macro s in het formulier werken moet u Excel (programma en documenten) volledig afsluiten voordat u het opgaveformulier opent en verwerkt U ontvangt voor een brinnummer per vestigingsnummer een apart bestand voor de schoolsoorten vwo, havo en vmbo. Zodra de bestanden op Mijn DUO beschikbaar zijn ontvangt de directeur en de (plaatsvervangend) examensecretaris een bericht hierover. Het opgaveformulier wordt in een xlsm-bestand (excel) beschikbaar gesteld. Dit xlsm-bestand eerst downloaden en opslaan. Vervolgens invullen en als de invoer is verwerkt ontstaat er automatisch een csv-bestand. Het csv-bestand kunt u dan uploaden via Mijn DUO en de gegevens worden automatisch opgenomen in ons administratiesysteem. In deze handleiding wordt stapsgewijs uitgelegd wat u moet doen. De deadline voor het versturen (uploaden) van de formulieren via Mijn DUO is 15 oktober In de voorbeelden (afbeeldingen) zijn de jaartallen soms verouderd. Lees hier het huidige examenjaar. Bovendien staan in voorbeelden extensie xls in plaats van xlsm. Pagina 4 van 18

5 Downloaden (Ophalen) bestand van Mijn DUO Inloggen op Mijn DUO Hier kunt u inloggen: Inloggen op Mijn DUO Iedere gebruiker die geautoriseerd is met de rol examensecretaris vo kan de bestanden downloaden. Kies Snel naar /Bestand downloaden: Ophalen en opslaan xlsm-bestand Zie voorbeelden per schoolsoort: VMBO - bestandsnaam begint met: EOSKLFO_(BRIN/VOLGNUMMER)VM(EXAMENJAAR) HAVO - bestandsnaam begint met: EOSKLFO_(BRIN/VOLGNUMMER)HA(EXAMENJAAR) VWO - bestandsnaam begint met: EOSKLFO_(BRIN/VOLGNUMMER)VW(EXAMENJAAR) Let op! Heeft u meerdere schoolsoorten per vestiging? Gebruikt u dan per vestiging, per schoolsoort een apart formulier! Nadat u de Excel bestanden heeft opgehaald (gedownload) van Mijn DUO slaat u dit xlsm-bestand op, zonder de bestandsnaam te wijzigen, in een map waar u lees- en schrijfrechten heeft. De naam van de map mag geen spaties bevatten. Raadpleeg zo nodig uw netwerkbeheerder of systeembeheerder in het geval u het bestand niet kunt opslaan. Pagina 5 van 18

6 Als een bestand eenmaal is opgehaald dan kunt u datzelfde bestand terugvinden op Mijn DUO door Reeds opgehaald aan te vinken en vervolgens op Zoeken te klikken. Voorbeeld: Pagina 6 van 18

7 Openen en invullen bestand Openen bestand Open het xlsm-bestand vanuit de map waar u deze heeft opgeslagen. Hierna verschijnt het Opgaveformulier Aantal examenkandidaten. Het formulier is een geprogrammeerd formulier en bevat macro s. Het kan zijn dat uit veiligheidsoverwegingen de macro s in uw Excel programma standaard uitgeschakeld zijn. In dat geval heeft u de optie om handmatig de macro s in te schakelen (via het vertrouwenscentrum). Soms werken de macro s pas wanneer u het Excel programma, na het inschakelen van de macro s, opnieuw start. Let op Om zeker te zijn dat de macro s in het formulier werken moet u Excel (programma en documenten) volledig afsluiten voordat u het opgaveformulier opent en verwerkt Pagina 7 van 18

8 Invullen bestand (en automatisch opslaan als csv-bestand) Controleer eerst de voorgedrukte gegevens van de school. Als deze gegevens niet juist zijn dan kunt u deze aanpassen. Let op! De formulieren worden klaargezet op Mijn DUO per brinnummer (bijvoorbeeld 00AH). Gebruik de juiste formulieren voor uw vestiging (bijvoorbeeld 00AH01). Indien het brinnummer in combinatie met de adressering niet juist is, dan kunt u ons mailen: examens@duo.nl. Indien u de adressering wilt aanpassen dient u rekening te houden met het aantal karakters van de twee naamvelden. Gebruik geen leestekens en onlogische benamingen en afkortingen. Voorbeeld foutieve benaming: U kunt per naamveld maximaal 25 posities (karakters) invoeren! Het brinnummer (inclusief vestigingsnummer) kan niet gewijzigd worden tijdens de bestelprocedure. Hebt u meerdere schoolsoorten per vestiging? Dan vult u op alle formulieren (vmbo, havo, vwo) van deze vestiging hetzelfde adres in. Dit wordt opgenomen in ons administratiesysteem als het adres van deze vestiging. Wilt u voor een bepaalde schoolsoort toch een ander of een toekomstig adres opgeven dan kunt u ons mailen: examens@duo.nl. U kunt een naam van de vestiging en/of een postbusnummer verwijderen door in deze (gelijknamige) velden het woord geen in te vullen. (Als u de gegevens alleen verwijderd en niets invult in de betreffende velden wordt dit door ons administratiesysteem niet als een wijziging herkend en blijven de oude gegevens staan.) Wilt u een correspondentieadres niet in de vorm van een postbus opgeven, dan kunt u ons mailen: examens@duo.nl. Vul tenminste één adres in. Na het uploaden via Mijn DUO ontvangt u op dit adres bericht over de status van de verwerking van dit formulier. Als het formulier goed is verwerkt ziet u in datzelfde bericht een overzicht van uw bestelling. U kunt een tweede optioneel adres opgeven als u wilt dat er nog iemand geïnformeerd wordt. Wij adviseren u om in ieder geval het adres van de examensecretaris die staat geregistreerd op Examenblad.nl in te vullen. Deze persoon is namelijk de eindverantwoordelijke voor dit proces en ontvangt alle berichten hierover. Pagina 8 van 18

9 Onder Totaal aantal kandidaten vult u het daadwerkelijke aantal kandidaten in, die worden geëxamineerd in betreffend(e) vak(ken). Dus geen afgerond aantal! De Daisy audio cd met ingesproken tekst en de cd met pdf voor spraaksynthese kunnen in leerlingenaantallen worden geleverd conform de bestelling door de school. Voor de scholen die het bestand van de cd kopiëren en plaatsen op een andere geheugendrager of het beveiligde netwerk kan worden volstaan met het bestellen van één exemplaar per schoolsoort per vak in plaats van in kandidaatsaantallen. Let op! Als alle gegevens zijn ingevuld klikt u (onderaan het formulier) op de button Invoer Verwerken Er wordt automatisch een nieuw csv-bestand gemaakt en deze wordt opgeslagen in dezelfde map waar u het xlsm-bestand heeft opgeslagen. In de groene balk leest u waar het bestand is opgeslagen en wanneer. Zie als voorbeeld: Dit csv-bestand (zie voorbeeld hieronder) verstuurt u naar DUO (uploaden via Mijn DUO). De bestandsnaam is als volgt opgebouwd: documentcode(7)_brinnummer(4)/vestigingsnummer(2)/schoolsoort(2)/jaartal(4) Pagina 9 van 18

10 Automatisch berekende totalen Voor de schoolsoorten vmbo (cspe-gl en beeldende vakken gl/tl) en voor vwo (cse tehatex) geldt: Alleen in de witte vlakken kunt u aantallen invullen. Totalen worden automatisch berekend Voorbeeld beeldende vakken gl/tl: Voorbeeld tehatex vwo: Het aantal kandidaten voor het CPE tehatex en CSE tehatex wordt automatisch geregistreerd na het invullen van het aantal voor tekenen en/of handvaardigheid en/of textiele vormgeving. U ontvangt één opgavenboekje voor CPE tehatex. De scholen worden echter wel apart gepoold (tweede correctie) voor tekenen en/of handvaardigheid en/of textiele vormgeving. Wel of niet deelnemen aan flexibele en digitale examens BB en/of KB aangeven Voor de schoolsoort vmbo BB en KB geldt dat het formulier aangeeft dat u deelneemt aan flexibele en digitale centrale examens. Wilt u dit niet? Dan drukt u op de bruine button voor nee. U ontvangt dan papieren examens. Terugvallen van digitale examens BB en/of KB naar papieren opgaven Indien u wilt terugvallen op papier moet u eerst uw bestelling annuleren Het opgeslagen xlsm-bestand openen Bij alle vakken in de kolom totaal aantal kandidaten een 0 (nul) invullen Formulier opslaan Reguliere procedure volgen en het nieuwe csv-bestand verzenden (uploaden) Dan de terugmelding checken of de digitale opgave aantal kandidaten is verwijderd (de bestelling is geannuleerd). Vervolgens moet u opnieuw bestellen Het opgeslagen xlsm-bestand openen Door middel van de button NEE geeft u aan dat uw kandidaten niet deelnemen aan de digitale examens en kiest voor papieren examens Voorbeeld vmbo-bb Het aantal kandidaten per vak invullen Formulier opslaan Reguliere procedure volgen en het nieuw csv-bestand verzenden (uploaden) Terugmelding checken of de opgave aantal kandidaten voor de papieren opgaven is verwerkt Pagina 10 van 18

11 Opgave aantal kandidaten voor profielen cspe Via het Opgaveformulier geeft u niet alleen het aantal kandidaten voor de eerste afname door, maar ook het verwachte aantal kandidaten dat het profielvak-cspe zal gaan herkansen. Net als vorig jaar maakt u daarbij onderscheid tussen kandidaten uit leerjaar 3 en leerjaar 4. Zie de brochure Werken met twee profielvak-cspe s (en paragraaf van de Septembermededeling). Voorbeeld vmbo-gl Het totaal (1200-f) wordt automatisch gevuld. Standaard wordt het aantal 1 bij verwacht aantal kandidaten herkansing ingevuld. Indien nodig kunt u dit aantal verhogen, echter nooit hoger dan het aantal voor de eerste afname. Zie voor de te ontvangen aantallen de bijlage Afrondingstabel aantal examenkandidaten per vak in deze handleiding. Voorbeeld vmbo-bb Het totaal (1200-f) wordt automatisch gevuld. Standaard wordt het aantal 1 bij verwacht aantal kandidaten herkansing ingevuld. Indien nodig kunt u dit aantal verhogen, echter nooit hoger dan het aantal voor de eerste afname. Zie voor de te ontvangen aantallen de bijlage Afrondingstabel aantal examenkandidaten per vak in deze handleiding. Pagina 11 van 18

12 Aanmelden Pilot 2 e correctie flexibele en digitale centrale examens BB- en KB flex Voorbeeld vmbo-bb: ja of nee aanklikken indien de school wel of niet meedoet met de pilot. Indien u ja vermeld wordt een 1 weergegeven. In de terugmelding wordt dan vermeld: doet mee met pilot 2e cor. BB-flex. Als de school niet meedoet vindt hiervan geen terugmelding plaats. Indien u eerst heeft aangegeven dat u wel wilt meedoen, maar bij nader inzien toch niet. Button nee aanklikken en een nieuw csv-bestand verzenden (uploaden) Pagina 12 van 18

13 Uploaden (versturen) bestand via Mijn DUO en terugmelding Uploaden Log in op Mijn DUO : Inloggen op Mijn DUO Kies Snel naar /Bestand uploaden Selecteer bij soort bestand: Versturen Opgave aantal examenkandidaten Let op Uw scherm kan iets afwijken van de hierna getoonde afbeeldingen. Klik op Bladeren en selecteer het csv-bestand Vervolgens klik op Verstuur De bestandsnaam die u selecteert heet bijvoorbeeld: EOSKLFV_00XX17HA2018. U herkent een csv-bestand in de naam doordat er op de zevende positie een V staat. (Bij het xlsm-bestand is dit een O.) Pagina 13 van 18

14 Terugmelding Opgave aantal Examenkandidaten Let op! Na het versturen krijgt u een melding van de status van uw verzending: uw bestand is succesvol verstuurd. Dit betekent nog niet dat uw gegevens ook succesvol zijn ontvangen en verwerkt! BELANGRIJK! Binnen twee werkdagen wordt er een bericht verstuurd naar het adres dat u hebt ingevuld op het formulier en als u twee adressen heeft ingevuld, naar beide adressen. In dit bericht staat de status van de verwerking en als de overdracht goed is verlopen in de bijlage een overzicht van uw bestelling. Het is belangrijk dat u het overzicht van de bestelling goed controleert! In het bericht wordt standaard de aanhef Geachte Examensecretaris gebruikt. Hiervoor is gekozen omdat deze persoon eindverantwoordelijk is. Let op! Heeft u binnen twee werkdagen geen bericht ontvangen? Neemt u dan contact met ons op via examens@duo.nl. U ontvangt altijd meer exemplaren dan dat u bestelt. Hoeveel u ontvangt, hangt af van de door u bestelde aantallen. Zie hiervoor de bijlage Afrondingstabel eerste tijdvak, laatste pagina van dit document. Van de daisy audio cd s en cd s met pdf voor spraaksynthese ontvangt u het daadwerkelijk bestelde aantal. Pagina 14 van 18

15 Veel gestelde vragen Hoe geef ik wijzigingen door? Voor wijzigingen kunt u hetzelfde opgeslagen (ingevulde) xlsm-bestand gebruiken. Nadat u de wijzigingen/aanvullingen heeft ingevuld volgt u dezelfde procedure. Alle gewijzigde aantallen worden overschreven in ons administratiesysteem. Als u een aantal wilt verwijderen (het annuleren van een examenvak) dan vult u daar de waarde 0 (nul) in. De gegevens in onze administratie worden dan ook overschreven. (Alleen het aantal verwijderen is onvoldoende. Dit wordt gezien als geen wijziging.) Een verhoging en/of verlaging van één of twee kandidaten hoeft u vanaf december niet meer door te geven. U ontvangt immers genoeg opgaven. Zie ook de Afrondingstabel in deze handleiding. Eén of twee kandidaten meer of minder heeft nagenoeg geen effect op de koppelingen van de tweede correctie. Tot wanneer kan ik wijzigingen doorgeven? Als controle uitwijst dat er toch nog wijzigingen zijn in het aantal kandidaten dan kunt u dit doorgeven tot 1 december op de gebruikelijke wijze. Als na 1 december blijkt dat er, ondanks alle controles, toch iets fout is gegaan in het doorgeven van het aantal examenkandidaten neemt de examensecretaris zo spoedig mogelijk contact op met examens@duo.nl. Na 1 december kunnen GEEN daisy audio cd s en cd s met pdf voor spraaksynthese worden nabesteld. Zie voor uitgebreide informatie de Septembermededeling/hoofdstuk 8. Krijg ik ook een terugkoppeling van de bestelling? Nadat u het csv-bestand heeft geüpload ontvangt u een bericht op de adressen die u zelf heeft opgegeven in het formulier. Hierin staat of de verwerking van het csv-bestand wel of niet is gelukt. Als er iets niet goed is gegaan dan wordt daar in het bericht melding van gemaakt. U moet de gegevens dan opnieuw uploaden. Wat moet ik doen als ik (dit jaar) geen examenkandidaten heb? Als uw school voor het komende examenjaar géén examenkandidaten heeft of als er voor een bepaalde schoolsoort geen examens meer worden afgenomen aan de betreffende vestiging dan stuurt u een naar examens@duo.nl. Hierin vermeldt u om welk brinnummer, vestigingsnummer en schoolsoort het gaat. Ook graag vermelden of u alleen voor dit jaar geen kandidaten heeft of dat de schoolsoort (in de toekomst) niet meer aan deze vestiging wordt gegeven en onder deze vestiging kan worden verwijderd. Waarom zie ik geen bestanden op Mijn DUO staan? Het kan zijn dat een collega van u het formulier al heeft opgehaald. In dat geval kunt u reeds opgehaald aanvinken en wordt het formulier wel zichtbaar. Formulier nog niet zichtbaar? Het kan zijn dat u niet de rol van examensecretaris vo heeft. Dit kunt u navragen bij uw beheerder. Pagina 15 van 18

16 Hoe kom ik alsnog aan een ontbrekend formulier? Indien er voor uw schoolvestiging een formulier voor één of meerdere schoolsoort(en) op Mijn DUO ontbreekt (bijvoorbeeld omdat hier vorig jaar geen kandidaten voor opgegeven zijn), kunt u ons mailen (examens@duo.nl) en verzoeken dit formulier alsnog klaar te zetten. Onder vermelding van: brin- en vestigingsnummer (bijvoorbeeld 00XX17) ontbrekende schoolsoort (havo, vwo, vmbo) Hoe kan ik een adreswijziging van onze vestiging doorgeven? Via het formulier kunt u schoolgegevens wijzigen. Zie ook het hoofdstuk invullen formulier in dit document. Waarom lukt het uploaden van het formulier niet? Het geüploade bestand is geen csv-bestand of u hebt een eerder geüploade csv-bestand handmatig aangepast en geüpload. Kan ik een nieuw overzicht van mijn bestelling ontvangen? U kunt het laatst ingevulde xlsm-bestand gebruiken en een nieuw csv-bestand genereren door op de knop invoer verwerken te klikken. Dit nieuwe csv-bestand uploaden en er wordt opnieuw een overzicht verstuurd naar het opgegeven adres. Pagina 16 van 18

17 Aanvraagformulieren voor kandidaten met een visuele of auditieve beperking Versies voor aangepaste examens ten behoeve van kandidaten met een visuele beperking bestelt u via het speciale formulier Bestelformulier speciale uitvoeringen examenopgaven 2018 voor visueel beperkte kandidaten dat bij examens@duo.nl kan worden aangevraagd. Dit geldt voor digitale en voor papieren examens. Het Formulier vervangend examen auditief beperkte kandidaat dans, drama, kunst (algemeen) en muziek vmbo havo vwo 2018 kan ook bij examens@duo.nl worden aangevraagd. De aangepaste rekentoetsen kunnen via de persoonlijke pagina van de examensecretaris van Examenblad.nl worden besteld. Pilotexamens vakvernieuwing havo/vwo Alleen de scholen die op grond van een ministeriële beschikking zijn aangewezen, kunnen deelnemen aan de pilot examens vakvernieuwing havo en vwo. De betreffende scholen worden verzocht het aantal kandidaten alleen te vermelden onder de kop Pilot examens vakvernieuwing. Deze scholen ontvangen ook de examenopgaven van de reguliere vakken. Pilot twee correctie BB- en KB flex Via het Opgaveformulier kunt u aangeven of u mee wilt doen aan de pilot tweede correctie bij de flexibele en digitale centrale examens BB en/of KB. De pilot 2e correctie heeft betrekking op de examenvakken Nederlands, geschiedenis, aardrijkskunde, wiskunde, nask1, biologie, economie en maatschappijkunde. U kunt zich opgeven voor BB en/of KB. Als zich aanmeldt dan doet u mee met alle bovengenoemde vakken die op uw locatie worden afgenomen. Voor meer informatie: hoofdstuk 7 van de brochure Kaders flexibele en digitale centrale examens algemene vakken BB en KB 2018 (zie 4.1 van de Septembermededeling). Profielen cspe s beroepsgericht vmbo-bb/kb/gl Via het Opgaveformulier geeft u niet alleen het aantal kandidaten voor de eerste afname door, maar ook het verwachte aantal kandidaten dat het profielvak-cspe zal gaan herkansen. Net als vorig jaar maakt u daarbij onderscheid tussen kandidaten uit leerjaar 3 en leerjaar 4. Zie de brochure Werken met twee profielvak-cspe s (en paragraaf van de Septembermededeling). Pilot met centrale examens kunstvakken in Facet Er zijn pilots voor muziek gl/tl, dans gl/tl, drama gl/tl, kunst havo en kunst vwo. U kunt zich voor deze pilots aanmelden via de Opgaveformulier aantal kandidaten. Voor nadere informatie wordt u verwezen naar de brochure Centrale examens kunstvakken in Facet 2018, Zie tevens paragraaf 4.2 van de Septembermededeling. Contact DUO Examendiensten afdeling Centrale Examens Telefoon: adres: examens@duo.nl Pagina 17 van 18

18 Afrondingstabel aantal examenkandidaten per vak N.B. Voor profielen cspe s geldt deze tabel voor eerste afname en herkansing. Tot en met besteld Te ontvangen Pagina 18 van 18