PLANNER IS EEN OFFICE 365 SPEELTJE

Transcriptie

1 PLANNER IS EEN OFFICE 365 SPEELTJE Het is er al een tijdje maar ik heb er even mee gewacht. Er zijn namelijk zoveel goede digitale tools om te plannen. Alleen al in de Microsoft stal werkt Outlook Taken subliem, heeft Microsoft Wunderlist opgekocht en daaruit is nu ToDo ontstaan. Maar verder hebben ze ook nog SharePoint takenlijsten. MS Project voor de diehards en ook OneNote heeft planningsmogelijkheden in huis. Daarenboven is Microsoft ook niet vies meer om andere spelers toe te laten en kun je moeiteloos Trello integreren in Outlook De vraag is nu of Planner zich staande gaat houden? Omdat velen onder jullie werken met Office 365 Online en het daar gewoon beschikbaar is wil ik het toch even doornemen. Met het gevaar dat dit artikel zo weer achterhaald is natuurlijk. Er wordt hard door ontwikkelt op Office 365 Online, zo ook op Planner. WAAR STAAT PLANNER? Planner is een App. Het is dus een Onlineprogramma. Je kunt het niet als lokaal programma op je pc installeren. Het is een standaard onderdeel van een Office 365 licentie. Je kunt er rechtstreeks Online naar toe via Vervolgens meld je je aan met je Office 365 adres en wachtwoord en je komt in de App. Het kan ook als je al ingelogd bent in de Office 365 omgeving. In dat geval klik je op de App Launcher ( de wafel ) linksboven in het scherm van je browser. Daarin staat standaard de tegel Planner. HOE WERKT HET? Zoals bij alle Planningstools moet je even de weg zoeken in de structuur waarin taken worden weggezet. In Planner werk je met een Plan, dat is een project of een Team met een duidelijke opdracht. Dus niet de afdeling Communicatie maar wel het project Business Event. Hierin kun je eindeloos Buckets maken. Die zou je ook projectonderdelen of sprints of gewoon hoofdtaken kunnen noemen. Vervolgens stop je in iedere bucket de echte taken. In een taak zit vervolgens nog een controlelijst. Dat zijn dan subtaken. Een Bucket heeft een naam en een beschrijving. In een bucket kun je met het hele team discussiëren over de activiteiten binnen deze bucket. Dat doe je door opmerkingen te posten.

2 EEN NIEUW PLAN MAKEN Met een simpel plusje maak je een nieuw Plan. Bedenk dat er meteen veel meer wordt aangemaakt: een adres een complete SharePoint TeamSite en een machtiging status: openbaar wil zeggen dat iedereen binnen je organisatie kan de taken van het project kan inzien; privé betekent dat de eigenaar (die het Plan heeft aangemaakt) zelf bepaalt wie er vervolgens wordt uitgenodigd als lid. De onderliggende TeamSite volgt deze status. Vervolgens kun je in de lijst aan de linker kant een overzicht zien van alle Plannen waar je lid van bent WIE DOET WAT? Buckets zijn van alle leden in het Plan. De leden kun je netjes zien me profielfoto en doorklik naar hun profiel. Taken kun je toevoegen aan 1 of meerdere personen. Ook die zijn via een profielfoto makkelijk te onderscheiden. De punten in de controlelijst zijn niet aan iemand toe te voegen. Ik heb zelf bedacht om daar dan gewoon de naam bij te schrijven. WAT IS DE STATUS? Als een taak voltooid is beweeg je met je muis over de taak en wordt een vakje zichtbaar om af te vinken. Buckets blijven altijd zichtbaar in het Plan en hebben een knop om alle voltooide taken zichtbaar te maken als je dat wenst. Om op de hoogte te blijven van de activiteiten in het Plan kun je op erop abonneren via updates in je e- mail. Dit staat standaard aan en dien je uit te zetten als je daar geen belang bij hebt. Dat doe je via de drie puntjes. Waar je meer mogelijkheden hebt. 2/5

3 OVERZICHTEN EN TIME LINES Gerangschikte lijsten: je kunt gegroepeerde lijstje maken die je kunt in- en uitklappen. Dit kan op toegewezen aan, op einddatum, op voortgang status en op bucket Om een professionele takenplanner te zijn moeten er snelle en overzichtelijke dashboards en time Lines kunnen worden gegenereerd. Dat is nog niet het geval. Op het moment van schrijven zijn er twee soorten grafische weergaves: het bord geeft in een lijst de verschillende buckets met alle taken onder elkaar gerangschikt. Dit is een heel overzichtelijke lijst. Vervolgens kun je schakelen naar grafieken. Hier zie je een ringdiagram van de status van alle taken in alle buckets. Geen grafische overzichten per bucket of per label. Op de roadmap staat het maken van een timeline dus dat komt er uiteindelijk wel. De Planner-hub geeft een grafisch overzicht van de status van alle Plannen waar je lid van bent. Ik zie de toegevoegde waarde hier niet van. Tenzij je manager bent en snel de status van alle projecten wilt zien 3/5

4 MOBIELE BEREIKBAAR Microsoft is met Office 365 helemaal op het mobiel platform gaan zitten. Ook voor Planner is er een app beschikbaar. Deze werkt prima en geeft de bovengenoemde overzichten goed weer. 4/5

5 KOPPELINGEN NAAR ANDERE TOOLS IN OFFICE 365 Omdat een Plan-tool een onderdeel is van projectwerken zijn er makkelijke knoppen gemaakt om naar andere tools over te schakelen binnen je SharePoint TeamSite: bestanden, groepsagenda, eigen postbus van de groep en een OneNote notitieblok. Merkwaardig gemis is een knop in de TeamSite om terug naar de Planner te gaan. Een kwestie van tijd, wellicht. DE TOEKOMST Niemand weet waar deze tool naar toe gaat of hoe groot het gaat worden. Ik kon het niet vinden in de Planner van Microsoft 5/5