HET VERSCHIL TUSSEN ONEDRIVE EN ONEDRIVE

Transcriptie

1 HET VERSCHIL TUSSEN ONEDRIVE EN ONEDRIVE Verwarring, vragen en onjuiste informatie. Dat merk ik op de werkvloer als het gaat over OneDrive. En er zijn blijkbaar twee soorten OneDrives. En wat is dan het verschil? En hoe werkt het? En voortdurend wijzigt de werking er van. En hoe zit dat nu eigenlijk met het synchroniseren van bestanden met de OneDrive Cloud? Toen Dropbox uitkwam werkte deze meteen als een tierelier; en dat doet het nog steeds. OneDrive, de Microsoft tegenhanger, heeft heel wat jaartjes nodig gehad om uit de pubertijd te komen. Maar nu is deze Online opslagplaats voor bestanden helemaal volwassen. Je kunt er heel veel over lezen. Maar het gekke is dat er blijkbaar eerst een algemeen verhaal nodig is voordat mensen de essentie van OneDrive te pakken krijgen. Uit die behoefte ontstond dit artikel. Op dit moment met up-to-date informatie maar voor hoelang DE TERM ONEDRIVE IS MISLEIDEND Als Microsoft-trainer erger ik mij vaak aan misleidende naamgevingen in de Microsoft wereld. Zo ook de naam OneDrive. Het klopt dat het een soort netwerkschijf is maar dan in de Cloud. En daar zijn er veel van. Deze is de schijf die alleen van jou is. In die zin had het beter MyDrive genoemd. Verder heb je deze OneDrive-plek in je privé-cloud (waar je inlogt met je Microsoft account) én je hebt een OneDrive-plek in de Office 365 omgeving van je werkgever. Allebei dezelfde naam is wel verwarrend want op je pc zie je amper verschil. En er is totaal geen relatie tussen deze twee maar de werkwijze is dezelfde. En voor de volledigheid van dit verhaal: tot en met 2013 was Skydrive de naam voor de privé OneDrive en MySite was de naam voor de zakelijke OneDrive toen SharePoint nog op lokale servers draaide. Er was toen tenminste een duidelijk verschil. ER ZIJN 2 ONEDRIVE CLOUDS. OneDrive is het plekje in de Microsoft Cloud waar je je eigen bestanden in kunt opslaan. Alleen jij kunt deze zien. De verwarring treedt op tussen privé en zakelijk. Je hebt een OneDrive als je via internet naar je persoonlijke wolk gaat met een Microsoft account (vb. Hotmail, Live of Outlook.com). Je komt er via

2 Die gegevens staan allemaal in Amerika. Maar je hebt ook een OneDrive als je in een zakelijke Office 365-wolk werkt. Behalve TeamSites waarin je samen werkt heb je daar ook een persoonlijk plekje. En dat plekje, tja, dat heet ook OneDrive. Daar kom je als je bent ingelogd met een zakelijk adres. De weg er naar toe is via En deze data staat in Amsterdam/Ierland. 2/8

3 3/8

4 Twee totaal verschillende plekken dus, maar wel met dezelfde naam. En al je ze allebei vergelijkt zie je haast geen verschil: ONEDRIVE BESTANDEN LOKAAL BESCHIKBAAR MAKEN Werken via internet in de OneDrive Cloud is handig maar we vinden het nog steeds prettig om er ook via de vertrouwde weg heen te kunnen. En dat is via onze Verkenner (Windows) of Finder (Mac). Daarom is het mogelijk gemaakt om al je bestanden in je OneDrive ook lokaal beschikbaar te hebben middels een synchronisatie-tool: de Onedrive-synch. 4/8

5 Je kunt de OneDrive toepassing installeren op Windows of Mac en op eender welke smartphone. Dat doe je via NL/download/ Je krijgt tijdens het installatieproces de vraag of je een koppeling wilt maken met een persoonlijk Microsoft account of met je werkaccount. Allebei kan ook maar dan moet je het proces gewoon tweemaal doorlopen. Je kunt de OneDrive synchronisatie-tool daarna vinden in je taakbalk. Dat is onderaan op een Windows machine (a) of bovenaan op een Macbook (b). Het witte wolkje op de taakbalk regelt de synchronisatie van je privé Microsoft account; het blauwe wolkje van je zakelijk Office 365 account. 5/8

6 ONEDRIVE BESTANDEN OP JE TELEFOON BESCHIKBAAR MAKEN Ook op je smartphone wil je altijd toegang tot je persoonlijke bestanden in Onedrive. Je begrijpt dat als je al die bestanden ook hier gaat synchroniseren, ja dan vlug over de opslaglimiet van je telefoon zit. Daarom is dit geen synchronisatie-tool enkel een snelle toegangspoort tot de Online OneDrive opslagplaats. Installeer de app vanuit de app-store. De app vraagt automatisch om te koppelen met je Microsoft account of een werkaccount indien je zakelijk in Office 365 werkt. Heb je geen internet; dan heb je ook geen toegang tot de bestanden in de OneDrive-app. Download je bestanden uit de OneDrive-app op je telefoon (omdat je bijvoorbeeld niet afhankelijk wilt zijn van wel of geen internet ) dan zijn dit kopieën! OOK DE BESTANDEN IN JE TEAMSITES SYNCHRONISEREN De verwarring over OneDrive slaat helemaal toe als je weet dat de OneDrive synchronisatie tool ook bestanden uit je Teamsites kan synchroniseren. De bestanden worden dan uiteindelijk niet in Onedrive gezet (want dat is je persoonlijke map) maar in een aparte bibliotheek die beschikbaar wordt gesteld in je Windows Verkenner of de Mac Finder. Op de afbeelding zie je een printscreen van een Windows Verkenner waarin a) bestanden worden gesynchroniseerd uit Teamsites b) bestanden worden gesynchroniseerd uit de zakelijke, persoonlijke OneDrive en c) bestanden worden gesynchroniseerd uit de privé OneDrive. 6/8

7 SPELEN MET JE GESYNCHRONISEERDE BESTANDEN We werken onder andere in The Cloud omdat we niet zoveel meer offline willen opslaan. De digitale devices van nu en in de toekomst kunnen ook standaard steeds minder opslaan. Als we dan toch offline, via de Verkenner, aan onze Cloud bestanden willen komen dienen we dit slim te doen. Sinds het najaar 2017 is hierin veel verbeterd door de Fall-update van Windows 10. Vooreerst bepaal je welke mappen en bestanden je daadwerkelijk wilt synchroniseren. Klik hiervoor met je rechtermuis op het OneDrive wolkje in de taakbalk >> Instellingen >> Mappen kiezen >> vink aan wat je lokaal wilt kunnen zien. Als je de Windows 10 Fall-update hebt kun je bij instellingen ook nog aanvinken dat deze on-demand dienen te zijn. De bestanden staan dan niet écht op je pc maar als een bitmap-plaatje; zij staan on-demand zodat ze geen ruimte innemen op je toestel. (meer info) 7/8

8 In de printscreen uit een Windows Verknenner zie je alle verschillende mogelijkheden die je kunt tegenkomen: a) Enkel Online (wolkje) b) Online gesynchroniseerd (groen vinkje niet gevuld) c) Offline beschikbaar (groen vinkje gevuld) d) Aan het synchroniseren (blauwe pijltjes in een kring) Op de samenvattende afbeelding zie je ook het wolk-icoontje (a). Deze bestanden zijn enkel te openen als je verbinding hebt met internet. Als je het opent wordt het meteen naar je pc gedownload. Het zal daarna de status (b) aannemen. Deze soort bestanden kunnen ook zonder internet verbinding worden geopend en bewerkt. Zij zullen automatisch synchroniseren met de bronbestanden die Online staan. Wil je dergelijk bestand toch weer de status (a) geven, klik dan met de rechtermuis op het bestand en kies voor ruimte vrijmaken. Wil je een map of bestand altijd offline beschikbaar hebben, klik er dan met de rechtermuis op en kies voor altijd behouden op dit apparaat. De status (c) wordt dan aangegeven via het icoontje. ZIE JE NIET WAT HIER BESCHREVEN WORDT? Dan werk je wellicht niet in een up to date Windows-omgeving, of niet in de laatste Office versie 2016 of niet in een Office 365 omgeving of je hebt nog geen Microsoft account. Dan is het voor jou wellicht allemaal een kwestie van tijd. 8/8