Handleiding voor Pilotscholen. Versie 1.3

Transcriptie

1 Handleiding voor Pilotscholen Versie 1.3

2 Inhoud Handleiding voor Pilotscholen Inleiding Over Vensters PO Korte instructie voor de Pilot Technische eisen Vensters-systeem Inloggen in mijn Vensters De startpagina Naar het SchoolVenster Het indicatoren overzicht Indicatoren bekijken en invullen Indicator Aantal leerlingen Indicator Algemene gegevens school Indicator Toezichtarrangement Inspectie Indicator Marktaandeel en voedingsgebied Indicator Kenmerken personeel Indicator Schooladvies type Vervolgonderwijs Checklist Gebruikersbeheer... 33

3 1. Inleiding Deze handleiding is geschreven voor de scholen die meedoen aan de eerste pilot van Vensters PO. -In de handleiding staat allereerst een korte, algemene instructie voor de pilot. -Daarnaast wordt uitgelegd hoe u inlogt in het Vensters-systeem, op welke manier u de indicatoren voor uw school kunt bekijken en hoe u zelf informatie in Vensters invult. -Aanvullend vindt u in deze handleiding informatie over technische vereisten. -Op elke pagina in de handleiding is er schrijfruimte voor opmerkingen. 2. Over Vensters PO Vensters PO is een project waarbij cijfermatige informatie over scholen voor primair onderwijs verzameld wordt in één systeem. Het gaat dan bijvoorbeeld om gegevens op het gebied van onderwijsopbrengsten, leerlingenpopulatie, financiën en personeel. Doelstelling van Vensters PO is om samen met schoolbesturen en scholen te komen tot een instrument waarmee zij: de eigen organisatie professioneler kunnen besturen en opbrengstgerichter kunnen werken aan belanghebbenden verantwoording kunnen afleggen informatie voor ouders beschikbaar kunnen stellen, onder andere met het oog op schoolkeuze. Meer informatie over het project leest u op onze website:

4 3. Korte instructie voor de Pilot In deze eerst pilot van Vensters PO kunt u allereerst het volgende testen: -Kan ik zonder problemen inloggen in het Vensters-systeem, via mijn.vensters.nl? -Kan ik mijn school in het systeem selecteren? -Kan ik de centrale informatie van onze school bekijken die in de indicatoren is ingevuld? -Kan ik bij deze centrale informatie een toelichting schrijven en deze toelichting opslaan in Vensters? -Werkt het programma goed? Geen storingen of foutmeldingen? -Klopt deze centrale informatie met mijn eigen administratie? Schrijf uw op- en aanmerkingen in de daarvoor bestemde ruimte in de handleiding. Er zijn voor de scholen in uw pilotgroep twee werkbijeenkomsten gepland. Tijdens deze werkgroepen kunt uw testbevindingen en op- of aanmerkingen delen met de pilotgroep en het projectteam. Voor de werkbijeenkomsten ontvangt u van ons een huiswerkopdracht om bepaalde onderdelen van de Vensters te testen. Loopt u vast of heeft u dringende vragen? -Voor technische problemen rond inloggen of foutmeldingen in het systeem kunt u terecht bij de servicedesk van Schoolinfo: adres: servicedeskvensters@schoolinfo.nl Telefoonnummer: Heeft u inhoudelijke vragen en opmerkingen, bijvoorbeeld over de informatie die wordt weergegeven of de manier waarop de informatie wordt getoond, dan kunt u contact opnemen met de contactpersoon van uw pilotgroep. De contactpersoon geeft uw vragen door aan het projectteam.

5 4. Technische eisen Vensters-systeem Browser Internet Explorer 8 of hoger, de laatste versie van Firefox, Safari en Google Chrome. Overig -Een aantal rapportages zijn in PDF- of Word-formaat en vereisen PDF- of Word-viewer. -U kunt de website het beste gebruiken via een PC of een laptop. Op een i-pad is de werking nog niet gegarandeerd.

6 5. Inloggen in mijn Vensters -Surf via de adresbalk van uw browser naar mijn.vensters.nl -Log in met het gebruikersaccount, bestaande uit een inlognaam en een wachtwoord. U heeft van ons een mail ontvangen met daarin een link om uw gebruikersaccount te activeren. Klik op de link en stel uw inlognaam en wachtwoord in. -Gebruik a.u.b. uw eigen naam als inlognaam en niet de naam van de school. -Het wachtwoord moet bestaan uit 7 tekens. Na het inloggen, komt u op de startpagina.

7 6. De startpagina U ziet hier: -Links bovenin de homebutton: Mijn Vensters -Rechts bovenin uw inlognaam, achter Welkom -Rechts daaronder Selecteer een school -Onderin de pagina vindt u een link naar onze contactgegevens en een disclaimer. Wat kunt u hier doen? Op de startpagina kunt u -Een school selecteren -Uw gebruikersaccount afmelden -Terug naar de startpagina door te klikken op Mijn Vensters

8 Een school selecteren: -Klik op Selecteer een school. -Een lijst met scholen onder uw bestuur verschijnt. -Klik op de naam van uw school. (Het is mogelijk om de andere scholen onder uw bestuur te selecteren, maar wij willen u dringend verzoeken om dit niet te doen zonder toestemming van deze school.)

9 Uw gebruikersaccount afmelden: -Klik op Welkom uw inlognaam -Klik op Afmelden Via de homebutton: Mijn Vensters keert u terug naar de startpagina.

10 7. Naar het SchoolVenster Selecteer op de startpagina uw school. (Het is mogelijk om de andere scholen onder uw bestuur te selecteren, maar wij willen u dringend verzoeken om dit niet te doen zonder toestemming van deze school.) Je ziet nu het volgende scherm (volgende pagina):

11 Klik op SchoolVenster. Je komt nu op de pagina met het indicatorenoverzicht.

12 8. Het indicatoren overzicht Na keuze voor SchoolVenster, kom je in het indicatoren overzicht. Wat zie je hier? Kolom 1: Naam indicator Overzicht van de indicatoren voor Vensters PO Kolom 2: Bron Bron van de informatie in deze indicator, bijvoorbeeld DUO. Kolom 3: Laatste wijzigingen Datum laatst gemaakte wijziging in de indicator Kolom 4: Vereiste gevuld Is er voldoende informatie ingevuld? Vinkje: ja, Kruisje: nee

13 Download Wanneer je klikt op het tabblad Download, zie je het volgende scherm: Alle informatie die is ingevuld in het SchoolVenster, wordt weergegeven in een rapport. Dit rapport kunt u hier downloaden, in PDF-formaat en als Word-document.

14 9. Indicatoren bekijken en invullen -Ga naar de startpagina. -Selecteer een school. -Klik op SchoolVenster. U bent nu op de pagina met het indicatoren overzicht. Om de indicatoren te vullen klikt u in het indicatoren overzicht op een van de indicatoren. Er opent nu een nieuwe pagina, waar u de informatie voor de indicator kunt bekijken en invullen. In de volgende paragrafen leest u per indicator welke informatie u ziet en welke informatie u kunt aanvullen.

15 9.1 Indicator Aantal leerlingen Omschrijving indicator De indicator aantal leerlingen toont het aantal leerlingen met een hoofdinschrijving op 1 oktober van een schooljaar Databron informatie De leerlingengegevens in het basisonderwijs vanaf zijn volgens 1-cijferbestand PO (Wet op het primair onderwijs) en komen uit BRON (Basisregister Onderwijsnummer) Indicator bekijken en invullen -Klik in het indicatorenoverzicht op Aantal leerlingen. U ziet nu het onderstaande scherm: U kunt hier de al ingevulde informatie bekijken in de Preview.

16 Wat is al voor u ingevuld? Basisinformatie -Totaal aantal leerlingen van de school, met benchmark -Trend van 5 jaar (zodra beschikbaar) van totaal aantal leerlingen van de school -Uitsplitsing naar leeftijd (op 1 oktober), in aantallen, met benchmark -Uitsplitsing naar leerjaar (BO/SBO), in aantallen, met benchmark -Uitsplitsing naar verblijfsjaar (SO/VSO), in aantallen, met benchmark Verdiepingsinformatie -Verhouding aantal jongens/meisjes (in percentages), met benchmark -Uitsplitsing aantal leerlingen naar onderwijstype (alleen voor SO/VSO gecombineerde scholen) Welke informatie vult u zelf in? -U kunt een toelichting schrijven bij deze indicator. Klik onder Toelichting op Wijzigen. Vul een toelichting in en klik op Opslaan.

17 In de toelichtingstekst kunt u gebruik maken van vetgedrukte en schuine letters, links en bullits

18 Help-button Rechts bovenaan de pagina vindt u een Help-button. Klik hier voor meer informatie over de indicator. Wanneer u terug wilt naar het vorige scherm zonder iets op te slaan, klik op Annuleren om terug te gaan naar het indicatoren overzicht, klikt u bovenin op Terug.

19 9.2 Indicator Algemene gegevens school Omschrijving indicator De indicator Algemene gegevens school toont algemene gegevens zoals adres, schoolsamenstelling en denominatie Databron informatie DUO Indicator bekijken en invullen -Klik in het indicatoren overzicht op Algemene gegevens school U ziet nu het onderstaande scherm: U kunt hier de al ingevulde informatie bekijken in de Preview.

20 Wat is al voor u ingevuld? Basisinformatie -Naam school * -Adres (straat, postcode en plaats)* -Telefoonnummer * - * -Website van de school * -Naam bestuur waaronder de school valt ** -Aantal scholen onder het bestuur -Website van het bestuur ** -Onderwijstype (BO / SBO / SO / VSO) -Denominatie (openbaar/ katholiek / protestants christelijk e.d.) Verdiepingsinformatie -Onderwijsconcept (Jenaplan / Montessori e.d.) -Foto van de school

21 Welke informatie vult u zelf in? -U wijzigt de gegevens van de school als dat nodig is. -U kunt een toelichting schrijven bij deze indicator. Klik onder Toelichting op Wijzigen. U ziet nu het onderstaande scherm: Vul de gegevens in die u wilt wijzigen en klik dan op Opslaan Wanneer u terug wilt naar het vorige scherm zonder iets op te slaan, klik op Annuleren Foto schoolgebouw en een logo toevoegen Het is mogelijk om een foto van het schoolgebouw en een logo toe te voegen in Vensters. Klik op de indicator Algemene gegevens school. Scroll een stukje naar beneden in het beheerscherm. U ziet onderin onderstaande knoppen. (zie volgende afbeelding) -Klik op +gebouw toevoegen/+ logo toevoegen om direct te browsen in uw eigen computer. -Kies een afbeelding en klik op openen.

22 De afbeelding is nu toegevoegd in Vensters. Het verversingsrondje achter de indicator zal gaan draaien. Uitgedraaid? De afbeeldingen zijn nu zichtbaar in het overzichtsrapport, onder het tabblad Download Help-button Rechts bovenaan de pagina vindt u een Help-button. Klik hier voor meer informatie over de indicator.

23 9.3 Indicator Toezichtarrangement Inspectie Omschrijving indicator De indicator toont het toezichtarrangement van Inspectie. Dat kan Basis, Zwak of Zeer zwak zijn Databron informatie Inspectie Indicatoren bekijken en invullen -Klik in het indicatorenoverzicht op Toezichtarrangement Inspectie. U ziet het onderstaande scherm:

24 Wat is al voor u ingevuld? Basisinformatie Het toezichtarrangement voor uw school is ingevuld. Daarnaast staat er een link naar het volledige rapport van Inspectie Welke informatie vult u zelf in? U kunt een toelichting schrijven bij deze indicator. -Klik onder op Toelichting op Wijzigen. -Schrijf de toelichting en klik op Opslaan. -Klik evt. op Annuleren om terug te gaan. De tekst wordt in dat geval niet opgeslagen Help-button Rechts bovenaan de pagina vindt u een Help-button. Klik hier voor meer informatie over de indicator.

25 9.4. Indicator Marktaandeel en voedingsgebied Omschrijving indicator De indicator voedingsgebied en marktaandeel verschaft inzicht in het voedingsgebied (herkomstgebieden van leerlingen) en het marktaandeel (percentage leerlingen uit een postcodegebied dat naar een bepaalde school gaat) van een school Databron informatie De leerlingengegevens in het basisonderwijs vanaf zijn volgens 1-cijferbestand PO (Wet op het primair onderwijs) en komen uit BRON (Basisregister Onderwijsnummer). De postcodegegevens komen uit GBA en worden gekoppeld aan BRON Indicatoren bekijken en invullen -Klik in het indicatoren-overzicht op Marktaandeel en voedingsgebied.

26 Wat is al voor u ingevuld? Voedingsgebied: -Top 3 gemeenten voedingsgebied -Uitsplitsing naar gemeente en postcodes, in aantallen en percentages met 4 jaar trend -Voedingsgebied getoond op de kaart, in categorieën percentages. Marktaandeel: -Uitsplitsing naar gemeente en postcodes, in aantallen en percentages met 4 jaar trend -Marktaandeel getoond op de kaart, in categorieën percentages Verdiepingsinformatie: -Uitsplitsing voedingsgebied naar leerjaar en postcode (met gemeente), in aantallen en percentages (voor SO en VSO staat hier: leerjaar nvt) -Uitsplitsing marktaandeel naar leerjaar en postcode (met gemeente), in aantallen en percentages (voor SO en VSO staat hier: leerjaar nvt)

27 Welke informatie vult u zelf in? U kunt een toelichting schrijven bij deze indicator. -Klik onder op Toelichting op Wijzigen. -Schrijf de toelichting en klik op Opslaan. -Klik evt. op Annuleren om terug te gaan. De tekst wordt in dat geval niet opgeslagen Help-button Rechts bovenaan de pagina vindt u een Help-button. Klik hier voor meer informatie over de indicator.

28 9.5. Indicator Kenmerken personeel Omschrijving indicator De indicator personeel geeft inzicht in het totaal aantal fte, de gemiddelde leeftijd van het personeel, de leeftijdsopbouw, de onderverdeling man/vrouw en personele opbouw per functiegroep en geslacht Databron informatie Schoolbesturen (bevoegde gezagen) zijn wettelijk verplicht de gegevens over onderwijspersoneel aan DUO te leveren. Veelal verzorgen salarisverwerkers deze leveringen namens de schoolbesturen. De gegevens zijn gebaseerd op Open Data bestanden (data.duo.nl) Indicatoren bekijken en invullen -Klik in het indicatoren-overzicht op Kenmerken personeel.

29 Wat is al voor u ingevuld? -De volgende kenmerken van het personeel worden getoond: -Personele leeftijdsopbouw, in percentages per leeftijdscategorie, met benchmark -Trend (5 jaar, zodra beschikbaar) van totaal aantal fte, met benchmark -Trend (5 jaar, zodra beschikbaar) van gemiddelde leeftijd, met benchmark -Trend (5 jaar, zodra beschikbaar) van gemiddelde leeftijd uitgesplitst naar geslacht, met benchmark -Kengetallen bemensing (totaal formatie, gemiddelde deeltijdfactor, aantal medewerkers), met benchmark -Personele opbouw in fte per functiegroep, in aantallen en percentages, met benchmark -Personele opbouw in fte per functiegroep en geslacht, in percentages Welke informatie vult u zelf in? U kunt een toelichting schrijven bij deze indicator. -Klik onder op Toelichting op Wijzigen. -Schrijf de toelichting en klik op Opslaan. -Klik evt. op Annuleren om terug te gaan. De tekst wordt in dat geval niet opgeslagen Help-button Rechts bovenaan de pagina vindt u een Help-button. Klik hier voor meer informatie over de indicator.

30 9.6. Indicator Schooladvies type Vervolgonderwijs Omschrijving indicator De indicator toont het advies dat leerlingen krijgen over het volgen van aansluitend voortgezet onderwijs bij het verlaten van de school Databron informatie De leerlingengegevens in het basisonderwijs vanaf 1 oktober 2010 zijn volgens 1- cijferbestand PO en komen uit BRON (Basisregister Onderwijsnummer) Indicatoren bekijken en invullen Klik in het indicatoren-overzicht op Schooladvies type vervolgonderwijs.

31 Wat is al voor u ingevuld? Basisinformatie -Uitsplitsing schooladvies naar type vervolgonderwijs, in percentages leerlingen, met benchmark -Uitsplitsing schooladvies naar type vervolgonderwijs met trend (5 jaar, zodra mogelijk), in aantallen en percentages, inclusief benchmark Verdiepingsinformatie -Uitsplitsing schooladvies vmbo naar met en zonder lwoo, in percentages leerlingen, met benchmark Welke informatie vult u zelf in? U kunt een toelichting schrijven bij deze indicator. -Klik onder op Toelichting op Wijzigen. -Schrijf de toelichting en klik op Opslaan. -Klik evt. op Annuleren om terug te gaan. De tekst wordt in dat geval niet opgeslagen Help-button Rechts bovenaan de pagina vindt u een Help-button. Klik hier voor meer informatie over de indicator.

32 10. Checklist Indicatoren Informatie bekeken? Toelichting ingevuld? Opmerkingen bijgeschreven? 1. Aantal leerlingen 2. Algemene gegevens school 3. Toezichtsarrangement Inspectie 4. Marktaandeel en voedingsgebied 5. Kenmerken Personeel 6. Schooladvies type vervolgonderwijs

33 11. Gebruikersbeheer Bent u in het bezit van gebruikersbeheer-rechten, dan heeft u toegang tot het gebruikersbeheer. In het gebruikersbeheer kunt u voor collega s nieuwe gebruikersaccounts aanmaken in Vensters. Met een gebruikersaccount geeft u uw collega toegang tot Vensters. Niet alle gebruikersaccounts in Vensters kunnen dezelfde dingen doen. Dit is afhankelijk van de rechten die zijn ingesteld voor het account. In Vensters PO onderscheiden we de volgende rechten: Lezen (alleen kijken in de Vensters) Lezen en schrijven (kijken en wijzigen in Vensters) Lezen en publiceren (kijken en publiceren van informatie in het publieke SchoolVenster) Gebruikersbeheer (Aanmaken van nieuwe Vensters-gebruikers, wijzigen van bestaande gebruikersaccounts. Deze rechten bestaan op schoolniveau, op instellingsniveau (rechten op alle scholen onder dezelfde BRINcode), of op bestuursniveau (rechten op alle scholen onder het bestuur). Voorbeeld: -Een schoolleider van twee basisscholen heeft lees, schrijf en publiceerrechten in de Vensters van zijn twee basisscholen. Hij kan in de Vensters van zijn twee basisscholen informatie bekijken, informatie invullen en deze online publiceren. Hij ziet geen informatie van andere basisscholen die tot hetzelfde bestuur behoren.

34 -Een bovenschools manager heeft leesrechten voor alle scholen onder haar bestuur. Zij kan in de Vensters van alle scholen onder haar bestuur de informatie bekijken. Omdat is afgesproken dat schoolleiders verantwoordelijk zijn voor het invullen en publiceren van Vensters, kan zij geen informatie invullen of online publiceren. Met gebruikersbeheerrechten maakt u niet alleen nieuwe gebruikersaccounts aan, u kent de nieuwe gebruikers ook bepaalde rechten toe in Vensters. Ook kunt u de rechten van gebruikers later weer wijzigen. Het aanmaken van accounts en het wijzigen van accounts wordt uitgelegd in de onderstaande paragrafen Een nieuwe gebruiker aanmaken Ga naar het Beheer gebruikers. Zie onderstaande afbeelding.

35 Klik rechts op Nieuwe gebruiker -Vul voornaam, tussenvoegsel, achternaam en adres in. -Vink daarna aan de juiste rechten voor de gebruiker aan bij de juiste school. -Klik onderaan de pagina op Uitnodigen.

36 -De nieuwe gebruiker ontvangt op het ingevulde adres een uitnodigingsmail met daarin een activatielink voor zijn/haar account. Via deze link kan hij/zij een persoonlijke inlognaam en een wachtwoord kiezen. Zodra de uitnodigingsmail is verzonden, ziet u in het gebruikersoverzicht, dat de gebruiker is uitgenodigd en op welke datum dat is gebeurd. (Zie onderstaande afbeelding). Is het account door de nieuwe gebruiker geactiveerd, dan ziet u alleen de naam van de gebruiker in het overzicht.

37 11.2 Rechten van een bestaande gebruiker wijzigen Kies in het Gebruikersbeheer rechts voor Bestaande gebruikers Links kun je nu een gebruiker selecteren door op de naam van de gebruiker te klikken.

38 Nu verschijnt het onderstaande scherm, Waarin de naam van de gebruiker te zien is, het adres en een grid waarin je gebruikersrechten per school kunt aanvinken. Klik onderaan de grid op Wijzig. Je ziet dat er voor de gebruiker al rechten zijn aangevinkt. Door op een bestaand vinkje te klikken, zet je diot vinkje uit. Nieuwe rechten verleen je door op een leeg hokje te klikken, waar een nieuwe vinkje in verschijnt.

39 Let op! Hoeveel scholen te zien zijn in de grid is afhankelijk van de rechten van uw gebruikersaccount. Bent u gebruikersbeheerder voor alleen uw school, dan ziet u alleen uw schoolnaam staan en kunt u de rechten op uw school wijzigen. Bent u gebruikersbeheerder op bestuursniveau, dan ziet u alle scholen onder uw bestuur in een lange lijst en kunt u rechten aan en uitzetten voor deze verschillende scholen.!klik na wijzigen altijd op Opslaan! Pas dan worden de wijzigingen opgeslagen.