Klik hier voor een digitale versie van het Jaaroverzicht Stappenplan Vensters

Transcriptie

1 Klik hier voor een digitale versie van het Jaaroverzicht Stappenplan Vensters Verversingsperiode 1 Decentrale indicatoren 6 september februari 2014

2 2

3 Inleiding Jaarlijks worden de gegevens in Vensters ververst, om actuele gegevens te blijven tonen. Vensters kent 4 verversingsperioden; twee voor de centrale en twee voor de decentrale indicatoren. Dit stappenplan is een hulpmiddel het verversen van de decentrale indicatoren in de periode van 6 september 2013 tot 7 februari Wie? Idealiter is er één persoon coördinator van het vullen binnen de school. Hij/zij verzamelt de verschillende decentrale gegevens binnen de school en plaatst deze vervolgens in één keer in het BeheerVenster. Let er bij het gebruik van het BeheerVenster op dat uw collega s de juiste gebruikersrollen bezitten. Degene die binnen uw school/bestuur de gebruikersbeheerder is, kan aan personen de juiste rollen toewijzen en nieuwe gebruikersaccounts aanmaken. Praktische informatie over gebruikersrollen vindt u in het stappenplan aanmaken accounts. Wat? In deze periode worden onderstaande indicatoren ververst: Deze school Schoolplan Samenwerking Zorgplan Basisschool, vervolgopleiding, werk Externe evaluaties Schoolklimaat & Veiligheid Schoolkosten Onderwijstijd Scholing Personeel Opmerking Van alle decentrale indicatoren gaan alleen de tevredenheidonderzoeken onder leerlingen en ouders niet mee in deze periode. Deze indicatoren worden later ververst; namelijk tussen januari en juni De afnameperiode van de onderzoeken is januari-april U kunt hiervoor nu nog geen gegevens invullen in Vensters. Mocht u het afnemen van de tevredenheidonderzoeken nog niet in uw jaarplanning hebben opgenomen, dan adviseren wij om dit in de periode januari tot april in te plannen. Waar? In de checklist staat vermeld welke informatie u waar binnen de school kunt vinden. Dit kan per school verschillen maar de ervaring is dat alle informatie vindbaar en voorhanden is. Wanneer? U kunt meteen beginnen. De checklist voorin dit stappenplan kan een hulpmiddel zijn bij de planning en uitvoering van de verversing. Publiceer de ververste indicatoren vóór 7 februari Hoe? We onderscheiden 4 stappen in het proces van verversen: 3

4 1. Gegevens verzamelen: In het stappenplan vindt u per indicator de beschrijving van de gegevens die u moet opgeven (basisinformatie) en de gegevens die optioneel zijn (verdiepingsinformatie). 2. Nieuw gegevensjaar. Een praktische hulp hierbij is de Handleiding BeheerVenster. Deze kunt u downloaden uit onze mediatheek. 3. Toelichting schrijven (optioneel) 4. Publiceren. De verversing is compleet zodra uw gegevens weer in uw online SchoolVenster getoond worden. Heeft u meer informatie of hulp nodig? Zodra u het gegevensjaar heeft opgehoogd en opgeslagen, kunt u niet meer terug naar een oud jaar. U kunt in het BeheerVenster dan ook niet meer de gegevens van vorig jaar zien. Deze gegevens kunnen echter een hulpmiddel zijn voor de verversing, daarom maakt Vensters voorafgaand aan een verversingsperiode een jaarverslag van de ingevulde gegevens (zoals deze in de preview getoond worden). Dit jaarverslag is te vinden in uw ManagementVenster, onder jaarverslag en archief. In dit stappenplan vindt u verder regelmatig links naar handleidingen of websites met meer informatie. Deze handleidingen zijn ook allemaal te vinden via de mediatheek op Mocht u er toch niet uitkomen, neem dan contact op met onze Servicedesk, servicedeskvensters@schoolinfo.nl. 4

5 Checklist verversingsperiode decentrale indicatoren (6 september februari 2014) Vanaf 6 september 2013 kunt u deze indicatoren verversen. Deze checklist geeft per indicator aan welke stappen moeten worden gezet om de indicator te vullen. U kunt de (geprinte) checklist gebruiken als hulpmiddel bij de planning en uitvoering van het verversen. Onder de verschillende stappen kunt u invullen wie wat doet en wanneer. Publiceer de ververste indicatoren vóór 8 februari in uw SchoolVenster. Indicator Waar zijn de gegevens te vinden? Bron Stap 1: Gegevens verzamelen Klaar? Stap 2: Nieuw gegevensjaar kiezen en gegevens invoeren Klaar? Stap 3: Toelichting schrijven bij de indicator Klaar? Stap 4: Publiceren Klaar? Deze school (stappenplan pagina 5) Schoolplan (stappenplan pagina 7) Samenwerking (stappenplan pagina 8) Zorgplan (stappenplan pagina 9) Basisschool, vervolgopleiding, werk (stappenplan pagina 10) Externe evaluaties (stappenplan pagina 11) Schoolklimaat & Veiligheid (stappenplan pagina 12) n.v.t MT MT Zorgcoördinator Brugklascoördinator/Decaan Kwaliteitsmedewerker MT Schoolkosten (stappenplan pagina 13) Leerlingenadministratie Onderwijstijd (stappenplan pagina 14) Scholing Personeel (stappenplan pagina 15) Roostermaker Afd. Financiën 2012 U kunt de (geprinte) checklist gebruiken als hulpmiddel bij de planning en uitvoering van het verversen. Onder de verschillende stappen kunt u invullen wie, wat doet en wanneer. 5

6 Stappenplan per Indicator Deze school Terug naar checklist Vereist gegevensjaar Stap 1 Gegevens verzamelen Bij deze indicator wordt gevraagd om de volgende zaken toe te voegen: Basisinformatie in deze indicator is: Naam van de school Adres Postcode en plaats Telefoonnummer Benchmarkgroepen: Schoolsamenstelling Instellingssamenstelling (gegevens centraal aangeleverd) Denominatie (gegevens centraal aangeleverd) Onderwijsaanbod (gegevens centraal aangeleverd) De verdiepingsinformatie bij deze indicator is: Naam en adres van de contactpersoon van uw school voor het Venstersproject. Website-adres van de school Logo van de school (in JPG of PNG bestand) Foto van de school (in JPG of PNG bestand) Profiel van de school (Geef in 40 woorden een korte karakteristiek van uw school. De tekst mag niet langer zijn dan 6 regels.) Organogram van de school (U kunt ook de schoolgids in PDF bestand als bijlage toevoegen) Bovenaan de pagina van de indicator kunt u het gegevensjaar aanpassen naar het recente schooljaar. Ook kunt u hier kiezen of u verdiepingsinformatie toont. U kunt de verschillende verzamelde bestanden uploaden naar het BeheerVenster. De grootte van de bestanden mag bij elkaar niet meer zijn dan 10MB. Meer informatie over het invoeren van gegevens bij deze indicator vindt u in de Handleiding BeheerVenster. Verplicht is de naam, het adres, de postcode, plaats en de url van de schoolwebsite. Bij deze indicator kunt u geen toelichting schrijven. U kunt hier namelijk bij profiel een beschrijving van uw school invoeren. Hier ziet u hoe deze indicator na publicatie getoond wordt in het online 6

7 SchoolVenster. Wanneer deze gegevens goed in de Preview staan kunt u de indicator publiceren naar het SchoolVenster. Na het wijzigen is de indicator Deze School direct te publiceren. 7

8 Schoolplan Vereist gegevensjaar Stap 1 Gegevens verzamelen Zet het schoolplan klaar (bij voorkeur in pdf-bestand). Terug naar checklist U kunt meerdere bijlagen uploaden, bijvoorbeeld aanvullingen of jaarplannen. We adviseren om in de titel van het bestand aan te geven voor welke periode deze geldig is, bijvoorbeeld Schoolplan VenstersCollege Bovenaan de pagina van de indicator kunt u het gegevensjaar aanpassen naar het recente schooljaar. Bij deze indicator is er geen verdiepingsinformatie. Indien er al een schoolplan aanwezig is in uw SchoolVenster blijft dit bij het ophogen van het gegevensjaar staan. U hoeft alleen te controleren of het schoolplan nog geldig is in het huidige schooljaar. Het schoolplan is digitaal aanwezig (advies: PDF). U kunt een toelichting op het schoolplan schrijven met max. 75 woorden. Bijvoorbeeld over kernwaarden van uw school of de speerpunten voor de komende vier jaar. 8

9 Samenwerking Vereist gegevensjaar Stap 1 Gegevens verzamelen Breng uw belangrijkste samenwerkingsverbanden in kaart en geef per samenwerkingsverband antwoord op de volgende vragen: Basisinformatie (verplichte vragen): Wat is het onderwerp van de samenwerking? Wat zijn de samenwerkende partij(en)? Wat zijn de opbrengsten van de samenwerking? Terug naar de checklist Verdiepingsinformatie (optionele vragen) Voor wie is de informatie over deze samenwerking interessant? Wat is de reden voor deze samenwerking? Op welke wijze wordt er samengewerkt? Wat is de planning van de samenwerking? U kunt een bijlage uploaden met nadere informatie over het samenwerkingsverband. Stel bovenaan op de pagina van de indicator het vereiste gegevensjaar in en geef aan of de verdiepingsinformatie getoond mag worden. Wanneer u al gegevens ingevuld en gepubliceerd had, zullen deze gegevens worden overgenomen voor het nieuwe gegevensjaar. U hoeft alleen nog te controleren of ze nog steeds van toepassing zijn. Vul maximaal vijf samenwerkingsverbanden in door op de indicatorpagina het antwoord op de vragen in te vullen. Bij Meer informatie over de samenwerking kunt u een weblink toevoegen die verwijst naar een omschrijving. Voor minimaal één samenwerkingsverband zijn de drie verplichte velden ingevuld (onderwerp, partijen en opbrengsten). U kunt een toelichting schrijven bij deze indicator van max. 75 woorden. 9

10 Zorgplan Vereist gegevensjaar Terug naar de checklist Stap 1 Gegevens verzamelen Zet het zorgplan klaar (bij voorkeur in een pdf-bestand). Indien gewenst kun je een toelichting bij deze indicator schrijven (geef in max. 75 woorden een korte samenvatting van het zorgplan). U kunt meerdere bijlagen uploaden, bijvoorbeeld aanvullingen of jaarplannen. We adviseren om in de titel van het bestand aan te geven voor welke periode deze geldig is, bijvoorbeeld Zorgplan VenstersCollege Indien er al een zorgplan aanwezig is in uw SchoolVenster blijft dit bij het ophogen van het gegevensjaar staan. U hoeft alleen te controleren of het zorgplan nog geldig is in het huidige schooljaar. Bovenaan de pagina van de indicator kunt u het gegevensjaar aanpassen naar het recente schooljaar. Bij deze indicator is er geen verdiepingsinformatie. U kunt een (nieuw) zorgplan uploaden. Het zorgplan is digitaal aanwezig (advies: PDF). U kunt een toelichting op het schoolplan schrijven met max. 75 woorden. 10

11 Basisschool, vervolgopleiding, werk Terug naar de checklist Vereist gegevensjaar Stap 1 Gegevens verzamelen Breng de relatie van uw school met de basisscholen, vervolgopleidingen en de arbeidsmarkt in kaart door ja of nee te antwoorden op de onderstaande vragen. Basisinformatie: Relatie met de basisscholen: 1. De basisschool voorziet de school van informatie over de leerlingen. 2. Onze school licht de basisscholen in over de resultaten van de leerlingen. 3. Er vindt afstemming plaats over de onderwijsinhoud tussen het basisonderwijs en onze school. 4. Wij vragen het basisonderwijs feedback over ons functioneren (bijv. samenwerking, communicatie en afstemming) Relatie met het vervolgonderwijs/arbeidsmarkt 1. Onze school voorziet het vervolgonderwijs en/of de arbeidsmarkt van informatie over leerlingen. 2. Het vervolgonderwijs en/of de arbeidsmarkt licht onze school in over de resultaten van de leerlingen. 3. Er vindt afstemming plaats over de onderwijsinhoud tussen onze school en het vervolgonderwijs en/of de arbeidsmarkt. 4. Wij vragen aan het vervolgonderwijs en/of de arbeidsmarkt feedback over ons functioneren. Verdiepingsinformatie: U kunt een bijlage uploaden met relevante informatie over uw relatie met basisscholen en vervolgonderwijs en/of arbeidsmarkt. Stel bovenaan op de pagina van de indicator het vereiste gegevensjaar in en geef aan of de verdiepingsinformatie getoond mag worden. Alle 8 vragen moeten opnieuw worden beantwoord met ja of nee. U kunt een toelichting op de indicator schrijven met max. 75 woorden 11

12 Externe evaluaties Terug naar de checklist Vereist gegevensjaar Stap 1 Gegevens verzamelen Zoek de recente evaluaties van de school door externen, waaronder het meest recente opbrengstenoordeel van Inspectie (verplicht). Basisinformatie: Vul voor minimaal 1 externe evaluatie en maximaal 5 externe evaluaties deze drie verplichte vragen in: Wat is het onderwerp van de externe evaluatie? Wat is de uitvoerende organisatie van de externe evaluatie? Wat zijn de resultaten van de externe evaluatie? Verdiepingsinformatie: Vul per externe evaluaties onderstaande vragen in. Voor wie is informatie over deze evaluatie interessant? Wat is de reden voor de externe evaluatie? Op welke manier is er gewerkt tijdens deze externe evaluatie? Wat zijn de geplande vervolgstappen na de externe evaluatie? Meer informatie over de externe evaluatie: weblink toevoegen naar pagina met meer informatie. Stel bovenaan op de indicatorpagina het vereiste gegevensjaar in en geef aan of de verdiepingsinformatie getoond mag worden. Vul de vragen in op de indicatorpagina voor minimaal 1 externe evaluatie. Voor minimaal één externe evaluatie op schoolniveau zijn de drie verplichte velden ingevuld U kunt een toelichting op de indicator schrijven met max. 75 woorden 12

13 Schoolklimaat en veiligheid Terug naar de checklist Vereist gegevensjaar Stap 1 Gegevens verzamelen Breng uw schoolklimaat in kaart door ja of nee te antwoorden op de onderstaande vragen. School voert onderstaand beleid op het voorkomen en oplossen van incidenten: Het bijhouden van een incidentenregistratie Opstellen/uitwerken veiligheidsbeleid gericht op preventie Aanstellen van een veiligheidscoördinator Afspraken vastgelegd in een incidenten- of pestprotocol Aanpassingen in het schoolgebouw Thema veiligheid opnemen in het leerstofaanbod Peilen van veiligheidsbeleving bij leerlingen en personeel Scholing voor personeel op veiligheidsgebied Meedoen aan een project op dit terrein Opstellen/uitwerken veiligheidsbeleid gericht op de aanpak/afwikkeling van incidenten U geeft aan of er een contactpersoon/externe vertrouwenspersoon is en of deze gegevens terug te vinden zijn in de schoolgids. Stel bovenaan op de pagina van de indicator het vereiste gegevensjaar in. De 12 vragen en stellingen moeten beantwoord worden met ja of nee. U kunt een toelichting op de indicator schrijven met max. 75 woorden 13

14 Schoolkosten Terug naar de checklist Vereist gegevensjaar Stap 1 Gegevens verzamelen Binnen de indicator Schoolkosten kunt u aangeven wat de vrijwillige ouderbijdrage is in het huidige schooljaar. U kunt zelf kiezen of u een bedrag toont voor alle leerlingen op school of dat u onderscheid maakt tussen leerjaren, en de verschillende onderwijssoorten+leerweg. Ook kunt u aangeven of er overige schoolkosten zijn waar ouders rekening mee moeten houden. Tot slot geeft u aan of de gedragscode Schoolkosten van de VOraad door uw school is ondertekend. Verdiepingsinformatie: U kunt een bijlage toevoegen, bijvoorbeeld de schoolgids. Stel bovenaan op de pagina van de indicator het vereiste gegevensjaar in en geef aan of de verdiepingsinformatie getoond mag worden. U kunt naar wens categorieën aanpassen of verwijderen en nieuwe categorieën toevoegen. Vul het bedrag in bij elke aangemaakte categorie en beantwoord voor elke categorie de vraag: Zijn er overige schoolkosten waar ouders rekening mee moeten houden? U kunt per categorie een opmerking schrijven en een link toevoegen. (optioneel) Geef tot slot aan of de gedragscode Schoolkosten is ondertekend. Er is minimaal 1 categorie aangemaakt. Voor alle aanwezige categorieën is de kolom ouderbijdrage ingevuld (dit mag ook met de waarde 0).Voor alle aanwezige categorieën is de kolom Overige schoolkosten ingevuld met ja of nee. U kunt een toelichting op de indicator schrijven met max. 75 woorden 14

15 Onderwijstijd Terug naar de checklist Vereist gegevensjaar Stap 1 Gegevens verzamelen Bij de indicator Onderwijstijd kunt u per leerjaar en onderwijssoort+leerweg de ingeplande onderwijstijd en de ingeroosterde onderwijstijd van het afgelopen schooljaar in klokuren invoeren. Het systeem berekent vervolgens het percentage gerealiseerde onderwijstijd van het schooljaar Stel bovenaan op de pagina van de indicator het vereiste gegevensjaar in. Er is voor deze indicator geen verdiepingsinformatie. In de invultabel zijn al categorieën overgenomen van het vorige gegevensjaar U kunt deze categorieën aanpassen of verwijderen. Daarnaast is het mogelijk om nieuwe, zelfbenoemde categorieën in de tabel aan te maken. De gegevens van de zelfbenoemde categorieën kunnen niet worden meegenomen in de benchmark. In de tabel zit minstens 1 categorie. Deze moet volledig zijn ingevuld. Vul voor alle aanwezige categorieën beide kolommen (geplande onderwijstijd en gerealiseerde onderwijstijd) in. U kunt een toelichting op de indicator schrijven van max. 75 woorden. 15

16 Scholing Personeel Terug naar de checklist Vereist gegevensjaar 2012 Stap 1 Gegevens verzamelen In de indicator Scholing personeel kunt u gegevens over de scholing van uw personeel tonen. De indicator wordt getoond in het tabblad bedrijfsvoering, in een etalage samen met Schoolkosten. Basisinformatie: Gerealiseerde scholingsuitgaven op uw school en de scholingsuitgaven per fulltime medewerker. Verdiepingsinformatie: U kunt een document waarin het beleid op dit gebied staat beschreven binnen de indicator uploaden. (voorkeurformaat: pdf) Daarnaast kunt u bevoegdheden van het personeel tonen. Docenten worden daarbij verdeeld in verschillende categorieën van bevoegdheid en u vult het aantal fte per categorie in. Per categorie wordt in Vensters het aantal en percentage fte aangegeven. Er bestaan de volgende categorieën: 1. Bevoegd a. 1egraadsbevoegd b. 2egraadsbevoegd c. andere bevoegdheid. 2. In opleiding 3. Anders Om te bepalen welke docenten in welke categorieën vallen kunt u gebruik maken van het stroomschema bevoegdheden, te vinden in onze Mediatheek, onder het kopje Handleidingen bij vullen Vensters. Stel bovenaan op de pagina van de indicator het vereiste gegevensjaar in en geef aan of de verdiepingsinformatie getoond mag worden. Vul het totaal gerealiseerde scholingsuitgaven in en de scholingsuitgaven per fulltime medewerker. Optioneel kunt een beleidsdocument toevoegen en het aantal fte per categorie van bevoegdheid invullen. De totale gerealiseerde scholingsuitgaven en de scholingsuitgaven per fulltime medewerker. U kunt een toelichting op de indicator schrijven van max. 75 woorden. 16

17 17