Stappenplan Tevredenheidenquêtes afnemen met Vensters+

Transcriptie

1 Stappenplan Tevredenheidenquêtes afnemen met Vensters+ Stap 1: Kies het juiste gegevensjaar: Log in in het BeheerVenster via mijn.schoolvo.nl. -Open de indicatorenset. -Klik op de indicator Tevredenheid ouders of Tevredenheid leerlingen. -Klik bovenin het scherm op Wijzig de waarden en dan voor het gegevensjaar Stap 2: Kies het juiste kanaal: Vensters + Klik op Wijzig de waarden/kies kanaal kies nu voor Vensters +. Je ziet het volgende scherm: Stap 3: Start de enquête Klik op Enquête starten. Het systeem maakt unieke urls aan voor het aantal derdejaars leerlingen op uw school. U ziet het volgende scherm.

2 -Bovenaan ziet u het aantal url s dat is aangemaakt voor het aantal leerlingen of ouders in de derdeklas. *Uitzondering hierop zijn scholen zonder een derde klas, zoals juniorcolleges of scholen voor Praktijkonderwijs. Juniorcolleges nemen de onderzoeken af onder de tweedeklasleerlingen. Praktijkscholen mogen hun onderzoeken onder alle leerjaren afnemen. -Onder Download bestand enquête urls kunt u het bestand met de unieke urls downloaden. Dit bestand heet VerzendlijstOnderzoekTevredenheid. -Onder Download MS Word 2010 samenvoegdocument vindt u de standaarduitnodiging om respondenten uit te nodigen. Deze bestanden samen kunt u gebruiken om iedere respondent een uitnodiging te mailen met de unieke url. Dat gaat via Mailmerge. Stap 4: Respondenten uitnodigen voor de enquête via Mailmerge In de bijlage van dit document vindt u een instructie om Mailmerge te gebruiken.

3 Stap 5: Respons bekijken tijdens de afnameperiode Log in in het BeheerVenster via mijn.schoolvo.nl. Ga naar de indicator Tevredenheid leerlingen of Tevredenheid ouders. Klik op Respons tonen. U ziet nu per onderwijssoort het aantal respondenten. Daarnaast ziet u het bruto respons percentage, berekend aan de hand van het aantal ingevulde enquêtes en het aantal leerlingen in uw derdeklas. Stap 6: Enquête stoppen en verwerken -Heeft u genoeg respons op de enquête behaald? Dan kunt u de enquête stoppen, door op Enquete stoppen te klikken. De urls verwijzen nu niet langer meer naar de online enquêtes. -Rechts verschijnt de datum waarop de enquête is stopgezet. -U kunt de enquête ook weer hervatten door op Enquete hervatten te klikken. De links naar de online enquête worden dan weer hersteld. Stap 7: Resultaten in Vensters zetten: EnqueteVenster verwerken. Afnameperiode beëindigt en genoeg respons?

4 Klik op Enquete verwerken om de resultaten in het BeheerVenster te zetten. Let op, wanneer u de enquête verwerkt, kunt u deze niet meer hervatten! U ziet nu rechts de melding : De enquete is succesvol verwerkt. Na het verwerken kunt u het resultatenrapport downloaden. Klik op de link Resultatenrapport downloaden Stap 8: Toelichting bij de resultaten schrijven en publiceren Binnen de indicator kunt u in de Preview de resultaten bekijken zoals deze straks zichtbaar zijn in Vensters. Schrijf eventueel een toelichting bij de resultaten in het BeheerVenster. Klik op Wijzig toelichting. Vervolgens kunt u de indicator Tevredenheid publiceren om de resultaten zichtbaar te maken voor het publiek op of op

5 Instructie URL s verzenden met Mailmerge U heeft een enquête gestart via Vensters +. U ziet nu het onderstaande scherm: -Bovenaan ziet u het aantal url s dat is aangemaakt voor het aantal leerlingen of ouders. -Onder Download bestand enquête urls kunt u het bestand met de unieke urls downloaden. Dit bestand heet VerzendlijstOnderzoekTevredenheid. -Onder Download MS Word 2010 samenvoegdocument vindt u de standaarduitnodiging om respondenten uit te nodigen. Deze twee bestanden kunt u gebruiken om iedere respondent een uitnodiging te mailen met de unieke url. Zet de volgende stappen: 1. Een map op uw bureaublad maken. Maak een map op uw bureaublad met de titel: Mailmerge. 2. Verzendlijst toevoegen aan deze map Klik in EnqueteVenster op Download bestand enquête urls. Sla het bestand VerzendlijstOnderzoekTevredenheid.. op in de map Mailmerge op uw bureaublad.

6 Dit bestand bevat de unieke urls voor de respondenten (uw ouders of leerlingen). 3: Uw eigen adressenbestand in de verzendlijst zetten. In het bestand VerzendlijstOnderzoekTevredenheid.. staan naast een kolom met de unieke urls, ook 2 kolommen die u zelf invult met de contactgegevens van uw respondenten. Onder de titel aanhefgenodigde (kolom A) plaatst u alle namen van de respondenten. Onder de titel adres (kolom B), plaatst u alle adressen van de respondenten. (Het is natuurlijk het meest eenvoudig om de namen en adressen vanuit uw eigen (excel)adressenbestand te kopiëren en in dit bestand te plakken.) 4: De standaarduitnodiging downloaden Download vervolgens vanuit het EnqueteVenster het document: Download MS Word 2010 *samenvoegdocument

7 Sla ook dit document op in de map Mailmerge op uw bureaublad. Dit document bevat de standaarduitnodiging om uw respondenten uit te nodigen voor de enquête. 5: De Verzendlijst toevoegen aan de standaarduitnodiging De map Mailmerge op uw bureaublad bevat nu twee documenten: -De verzendlijst -De standaarduitnodiging. Open de standaarduitnodiging in Word. -Kies bovenin het menu voor het tabblad Verzendlijsten. -Kies daarna voor Adressen selecteren, Klik op: Bestaande lijst gebruiken. Browse naar de VerzendlijstOnderzoekTevredenheid in de map Mailmerge. 5: De standaarduitnodiging persoonlijk maken In het worddocument kunt u bij Schoolnaam, Datum en Afzender (geel gemarkeerd) de juiste gegevens voor uw school invullen.

8 6: Verzenden van de uitnodigingen Kies in het Wordbestand voor het tabblad Verzendlijsten. Klik op Voltooien en Samenvoegen. Klik op berichten verzenden. Je ziet nu dit scherm: Let op, achter aan staat genodigde. Het onderwerp kun je eventueel wijzigen. Klik op OK. Naar alle adressen wordt nu een unieke url verstuurd, opgenomen in de standaarduitnodiging. Voor het verdere beheer van de enquête, bekijk het Stappenplan Tevredenheidsenquetes afnemen met Vensters+