Dus nogmaals: wat als het ledental plots met 1/3 zou dalen?

Transcriptie

1 Aan : De Algemene Leden Vergadering Van : Het bestuur en de jeugdcommissie van de Schaakbond Overijssel (SBO) Datum : Maart 2013 Betreft : Impact forse ledendaling 1. Inleiding Al geruime tijd is het aantal schakers in clubverband dalende. De KNSB weet gelukkig door een toename aan internetleden en SpeelZ-leden het totaal aantal op peil te houden. Niettemin neemt het aantal clubschakers dus gestaag af. Het huidige bestuur van de Schaakbond Overijssel ziet deze trend ook binnen haar eigen gebied. Het aantal clubs is afgenomen. Voorbeelden van clubs die gestopt zijn: Denekamp, Goor, Oldenzaal en Het Witte Paard. Maar ook het aantal leden per clubs neemt af. Dat is bijvoorbeeld waarneembaar in het aantal teams dat mee doet aan de competitie van de Schaakbond Overijssel. Wat doet de Schaakbond Overijssel dan aan dit gegeven? - Het instellen van een 4-tallen competitie om alle clubs (ook de kleinere) een mogelijkheid te bieden om in competitieverband te spelen; - Het organiseren van thema-avonden om clubs te ondersteunen bij ledenbehoud en behoud, zoals de groeiende schaakvereniging in 2011 en de kansen die het internet biedt voor een schaakvereniging in 2012; - Bezoeken van jeugdafdeling door de jeugdcommissie en regiobijeenkomsten ( de SBO komt naar je toe ) voor clubs. In 2011 in Ommen en in 2013 in Winterswijk; - Stimuleringsprogramma voor het opzetten van Grand Slam toernooi voor de jeugd, voor het organiseren van openbare schaaklessen, het instellen van een stimuleringsprijs voor die club die de grootste ledenaanwas weet te realiseren en voor het werven van meisjes en vrouwen; - Het instellen van een regionale verenigingsconsulent. Het huidige bestuur heeft de afgelopen 4 seizoenen het nodige werk verzet en de reglementen, etc. op orde gebracht. Maar wat als het ledental plots met 1/3 zou dalen? Waarom 1/3? Het ledental daalt gestaag en de effecten daarvan op de financiën en het takenpakket van de SBO zijn om die reden moeilijk zichtbaar te maken, om die reden heeft het bestuur gekozen voor een groot aantal. Een halvering is naar onze mening al te drastisch, maar een afname met 1/3 is op langere termijn niet onmogelijk. Om het effect daarvan dus zichtbaar te maken hebben wij ervoor gekozen om de begroting van dit seizoen als basis te nemen voor deze rekenexercitie. Wat als er nu 1/3 aantal leden ineens zou stoppen? Let op: het is slechts een rekenmodel, enkel en alleen bedoeld om de effecten duidelijk zichtbaar te maken, niet meer en niet minder. Dus nogmaals: wat als het ledental plots met 1/3 zou dalen?

2 Welke gevolgen zou dat hebben op het functioneren van de Schaakbond Overijssel? Zowel financieel als wat betreft de kerntaken. M.a.w. zijn de inkomsten en de uitgaven nog wel in balans. Zo nee, dan zijn waarschijnlijk de uitgaven aan de te hoge kant en moet er zeer waarschijnlijk nagedacht worden over ombuigingen (lees: bezuinigingen). Of moeten de tekorten juist worden opgevangen door een contributieverhoging? En wat betekent dit voor de schaakverenigingen zelf? En wat betekent dit voor het takenpakket van de SBO? Deze notitie verkent deze aspecten. Hoe is deze notitie tot stand gekomen? - Oktober 2012, het bestuur onderzoekt haar ledenbestand (leeftijdscategorieën) - November 2012, het bestuur onderzoekt de financiën - December 2012, het bestuur onderzoekt de impact op verenigingen - Januari 2013, het bestuur en de jeugdcommissie komen bijeen om de eerste resultaten te bespreken en alle taken tegen het licht te houden. De schaakbond Overijssel wil aanvullend nog kwijt dat zij één van de kleinere regionale bonden is. Na Zeeland (450 leden) en Friesland (650 leden) is Overijssel (835 leden) de 3 e kleinste regionale bond. 1. Ledenanalyse (oktober 2012) Het ledenbestand 2012 wordt afgezet tegen het ledenbestand De voormalig penningmeester Gerrit Luggenhorst gebruikt hiervoor zijn eigen bestanden. Zie de bijlage voor de diverse analyses en invalshoeken. Deze analyse levert geen nieuwe inzichten op, wel worden er vermoedens over de leeftijdsopbouw bevestigd. Er zijn een groot aantal leden in de categorieën (de top drie): jr jr jr

3 2. Financiën onder druk? (november 2012) De begroting voor 2012/2013 is gebaseerd op: senioren en jeugdleden. Een ledendaling met 1/3 impliceert dan het volgende: senioren en jeugdleden. Zie voor de effecten daarvan de bijlage. De geel gemarkeerde velden betreffen incidentele projectuitgaven. De oranje gemarkeerde velden zijn de opnieuw berekende waarden (2/3 van de huidige begroting). Het bestuur en de jeugdcommissie zoeken de oplossing niet direct in een contributieverhoging, beiden willen eerst kijken of het tekort kan worden opgevangen door ombuigingen. Dus door activiteiten te schrappen of te beperken. Mits het takenpakket niet fundamenteel wordt aangetast, in het laatste geval ligt een contributieverhoging wel voor de hand. 2.1 Financiën kerntaken Wanneer de inkomsten door de ledendaling afnemen en de uitgaven niet daarop aangepast worden, ontstaat er een begrotingstekort van ongeveer EUR 1.600,-. Wanneer dat tekort niet door een contributieverhoging opgevangen wordt, dan moet er bezuinigd worden. Maar waarop? Het bestuur heeft na de eerste berekening een eerste opsomming gemaakt (op de welbekende achterkant van een sigarendoos): - GP Slottoernooi (senioren) EUR 250,- - Grand Prix Cyclus Senioren EUR 380,- - SBO - Munsterland EUR 400,- - Begeleiding ONJK EUR 200,- - PK jeugd (snelschaken) EUR 60,- - GP Slotronde (jeugd) EUR 30,- - Jeugdleidersdag EUR 300,- Deze eerste opsomming wordt verderop in dit document nader uitgewerkt. Het bestuur en de jeugdcommissie gaan deze opsomming later nog samen besproken. 2.2 Financiën kengetallen Er zijn 2 kengetallen: - Bijdrage senioren aan jeugd, deze komt al vrij spoedig boven de norm van EUR 2,50 uit. Nu is de toekomst van het schaken gebaat bij veel jeugd, het bestuur en de jeugdcommissie zullen de jeugd om die reden meer willen ontzien dan de senioren als het gaat om het schrappen van taken. Daarmee komt deze norm onder druk te staan. Een tweede reden zal liggen in het gegeven dat het aantal senioren sneller zal afnemen dan het aantal jeugdleden. In ons eigen rekenmodel zijn wij uitgegaan van elk 1/3, maar dat is niet reëel. De beide argumenten nopen het bestuur deze norm bij te stellen, dit om een jaarlijkse discussie te voorkomen, het bestuur zal op de ALV van september 2013 met een voorstel komen in deze. - De algemene reserve is bedoeld om de KNSB een half jaar contributie te kunnen betalen. In de regel is de algemene reserve iets hoger dan deze contributieverplichting. Aan het eind van het seizoen was de vrije algemene reserve 30% (zie de jaarstukken op blz. 28). Stel nu dat de algemene reserve nu en in de toekomst min of meer dezelfde omvang heeft. Wanneer het ledental echter afneemt, neemt de vrije algemene reserve procentueel juist toe. Naar 100%.

4 Dat is de zogenaamde reserveparadox. Dat betekent dat de SBO het zich kan permitteren voor een langere periode begrotingstekorten te accepteren. De bezuinigingen als het ware uit te stellen. 2.3 Financiën samenvatting Er lijkt geen man over boord. De SBO is in staat een forse krimp van het ledental op te kunnen vangen. Er moet bezuinigd worden op een aantal niet kerntaken. Dat lijkt realiseerbaar. Wel staat het kengetal bijdrage jeugd onder druk. En de vrije reserve neemt toe. Dat houdt in dat een aantal bezuinigingen uitgesteld ingevoerd worden (later dan gepland effectueren), m.a.w. dat begrotingstekorten de komende seizoenen zijn toegestaan.

5 3. Verenigingen onder druk? (December 2012) De eerste wet van Mijnheer luidt als volgt: De kritische massa van een schaakvereniging ligt bij 12/13 leden. Een schaakvereniging heeft immers een minimum aantal leden nodig om in elk geval de huur te kunnen betalen, deel te kunnen nemen met een 8-tal aan de SBO-competitie, uit haar midden een kader kunnen samenstellen. Dit seizoen zit één schaakvereniging onder deze norm. Wanneer het ledental met 1/3 zou afnemen zijn er vijf schaakverenigingen onder deze norm. Om het stigmatiseren van bepaalde kleinere schaakverenigingen te voorkomen plaatsen wij hier niet de tabel met alle verenigingen, het ledental nu en het ledental na correctie (1/3 eraf). Het is immers maar een rekenmodel, een vereniging die nu klein is qua omvang kan ineens groeien en omgekeerd. Een aantal bijzondere clubs, zoals Drienerlo, ESGOO, Twentsche Courant, etc. hebben wij buiten beschouwing gelaten. Conclusie: het bestuur en de verenigingsconsulent moeten de verenigingen de komende jaren extra gaan begeleiden. In de vorm van werkbezoeken, begeleiding en De SBO komt naar je toe. En ook de mogelijkheden van samenwerking mogelijk maken.

6 4. Kerntaken onder druk? (Januari 2013) In de aanloop van het schaakseizoen 2009/2010 heeft het toenmalige interim-bestuur in het voorjaar van 2009 alle taken van de Schaakbond Overijssel uitgeschreven in de notitie Get Back. Deze notitie kunt u nalezen op de website onder downloads en vormt de basis van onderstaande opsomming. 4.1 KNSB ledenadministratie Deze taak is goed uitvoerbaar, ook bij een forse ledendaling. Deze taak wordt nu nog uitgevoerd door een speciale functionaris, deze taak zal met ingang van het nieuwe seizoen door het nieuwe online ledensysteem van de KNSB, naar verwachting, overbodig worden. 4.2 KNSB Contributieheffing Deze taak is goed uitvoerbaar, ook bij een forse ledendaling. 4.3 Verenigingsorgaan / Website / SBO-gids & SBO-jeugdgids Deze taak is goed uitvoerbaar, ook bij een forse ledendaling. Het bestuur en de jeugdcommissie zijn van mening dat de papieren versies van de SBO-gids en de SBO-jeugdgids de komende seizoenen in tact moeten blijven. Elke vereniging ontvangt nu twee exemplaren van de SBO-gids. Plus voor elk ingeschreven team een extra exemplaar. Losse exemplaren zijn tegen drukkosten te bestellen bij de SBO. Van die laatste optie wordt overigens weinig gebruik gemaakt, hoewel individuele schakers ons er regelmatig om vragen. De SBO-jeugdgids wordt verstrekt aan alle deelnemers aan de jeugdcompetitie + teamleiders. 4.4 ALV, JLV, Thema-avonden, De SBO komt naar je toe en werkbezoeken Deze taak is goed uitvoerbaar, ook bij een forse ledendaling. De opkomst op de ALV en de JLV zal wellicht iets afnemen (door minder verenigingen). De vergaderlocaties in Wierden bevallen goed. Om verenigingen te ondersteunen bij ledenbehoud en werving is een extra inspanning als het gaat om thema-avonden, werkbezoeken, de SBO komt naar je toe, etc. dringend gewenst. Dit wordt een belangrijk wederkerend onderwerp de komende seizoenen. Zie hiervoor ook de paragraaf over de schaakverenigingen. 4.5 Begeleiden nieuwe leden (schaakverenigingen) Deze taak is goed uitvoerbaar, ook bij een forse ledendaling. 4.6 Organiseren van cursussen en opleidingen Door een dalend ledenaantal in deze regio zal het steeds moeilijker worden om basistrainingen zoals Schaaktrainer 1 en Wedstrijdleider A en Indelingsdeskundige A in onze regio van de grond te krijgen. Daarmee geraakt deze taak in een negatieve spiraal. Minder leden -> minder deelnemers -> minder kader -> kleinere verenigingen -> nog minder leden -> etc. In het verleden organiseerde de SBO, de OSBO en het steunpunt (Xander Verbeet) jaarlijks een jeugdleidersdag in Apeldoorn. De kosten van die dag werden verdeeld tussen deze drie partijen. Deze dag werd door zo n 40 tot 50 jeugdleiders en jeugdtrainers uit de SBO en de OSBO bezocht. Met het wegvallen van de KNSB-steunpunten is in oktober 2011 de jeugdleidersdag nog eenmaal samen met de OSBO georganiseerd. Ook de KNSB hielp mee. Ditmaal in Arnhem. Met een grote opkomst, meer dan 100 deelnemers uit heel Nederland. De SBO wil dit in oktober 2013 in een kleinere setting herhalen. De SBO beschouwt deze dag als zeer zinvol. Maar wanneer de kosten in de verre toekomst onder druk komen te staan, dan is dit een post waarop bezuinigd kan worden. Het

7 organiseren van zo n dag is immers geen primaire taak. Zolang de financiën het toestaan zal de SBO zich inzetten voor de organisatie hiervan. 4.7 Competities (8-tallen, 4-tallen, CUP) 8-tallen. Er doen nu ongeveer 30 teams mee, de verwachting is dat deze competitie bij een verdere ledendaling flink onder druk zal komen te staan. Een afname van 1/3 aantal leden zal waarschijnlijk leiden tot het verdwijnen van de 2 e klasse. De verwachting is dat er meer dan 1/3 aantal teams zullen stoppen. Wanneer de 1 e klasse hieronder gaat leiden zal er een situatie ontstaan, gelijk aan de Zeeuwse Schaakbond, van een omgekeerde piramide. Deze dreiging beschouwt het bestuur als haar grootste zorg. De 2 e wet van Mijnheer zegt dat de SBO een gezonde 8-tallen competitie moet kunnen organiseren, welke aansluiting heeft op de KNSB-competitie. 4-tallen, er doen nu ongeveer 40 teams mee, de verwachting is dat het aantal team niet met 1/3 zal afnemen, door een overheveling van 8-tallen naar 4-tallen. Deze competitie zal niet tot grote problemen lijden. CUP, er doen nu 16 teams mee, een geringe afname aan clubs zal er toe leiden dat deze competitie niet al te veel hieronder gaat lijden. 4.8 Senioren PK en het veteranentoernooi PK. Aan het senioren PK doen de laatste jaren tegen de 45 deelnemers mee. Bij een ledendaling zal het aantal deelnemers navenant afnemen, het evenement zal ook bij minder deelnemers (inschatting 30) gewoon doorgang hebben. Veteranentoernooi. Aan het Veteranentoernooi doen de laatste jaren tegen de 70 deelnemers mee. Bij een ledendaling zal het aantal deelnemers navenant afnemen, het evenement zal ook bij minder deelnemers (inschatting 43) gewoon doorgang hebben. Beide toernooien worden nu, maar zullen ook de komende jaren in Borne georganiseerd worden, zie daarvoor ook de ALV van april Jeugd PK s, NK s en ONJK ABC-jeugd, afgelopen jaar deden er respectievelijk 10, 3 en 14 deelnemers mee. Op de volgende dag(en): 27, 28 en D-jeugd, afgelopen jaar deden er 15 deelnemers mee. Op de volgende dag(en): 3 en E-jeugd, afgelopen jaar deden er 15 deelnemers mee. Op de volgende dag(en): Pupillen, afgelopen jaar deden er n-aantal deelnemers mee. Op de volgende dag(en): Omdat het aantal deelnemers niet al te groot is, bij een ledendaling mogelijk nog verder daalt, is het raadzaam e.a.a. te gaan combineren. De jeugdcommissie zal om die reden een onderzoek doen naar de mogelijkheden en deze voorleggen aan de JLV in juni 2013 en de ALV in september Alle jeugdtoernooien worden nu, maar zullen ook in de toekomst in Hengelo worden georganiseerd. Een apart aandachtspunt is de begeleiding vanuit de SBO op de jeugd-nk s. De belangrijkste toernooien waar de SBO begeleiding biedt zijn: - NK-ABC, de afgelopen seizoenen in Haarlem. Een 9-daags toernooi in de meivakantie ( t/m ), dit jaar in Sneek; - NK-D, sinds jaar en dag in Rijswijk. Een 3-daags toernooi op 9, 10 en 11 mei a.s. - ONJK, sinds jaar en dag in Twente (Hengelo, Enschede en recentelijk in Borne). Een 6-daags toernooi in augustus ( t/m ).

8 Als er op de langere termijn bezuinigd moet worden, pleit de jeugdcommissie en het bestuur voor het continueren van de begeleiding naar de NK s ABC en D. Het ligt voor de hand om te bezuinigen op de begeleiding tijdens het ONJK wanneer de SBO financiële armslag tekort komt Grand Prix systemen De SBO beziet dit evenement voor de senioren niet als een kerntaak. Er is geen reden deze activiteit nu te beëindigen, dat is niet de bedoeling, doch wanneer op de langere termijn de uitgaven onder druk komen te staan, dan is dit een activiteit die daarvoor in aanmerking komt. De SBO beziet dit evenement voor de jeugd wel als kerntaak. Het is voor de ontwikkeling van de jeugd belangrijk dat zij vele toernooien bezoeken. Dat gebeurt ook, dit systeem stimuleert de jeugd daarbij. Tijdens het overleg tussen bestuur en de jeugdcommissie is gesproken over de prijzen voor de jeugd, dat zijn een groot aantal bekers. De jeugdcommissie zal een nader onderzoek doen naar de hoeveelheid prijzen, met voorstellen komen op de JLV (juni 2013) en op de ALV (september 2013) Slottoernooi De SBO beziet dit evenement niet als kerntaak. Het slottoernooi vindt plaats aan het eind van het schaakseizoen. Hier worden de Grand Prix Cyclus prijzen uitgedeeld. Dit evenement kan evengoed door een schaakvereniging georganiseerd worden. Dit evenement kan, wanneer de kosten onder druk komen te staan, op de langere termijn wellicht ook komen te vervallen. Gelet op de inkomsten en de uitgaven van dit toernooi zal de besparing zeer gering zijn SBO Munsterland DE SBO beziet dit evenement niet als kerntaak. Het is praktisch al een hele toer dit evenement gerealiseerd te krijgen. Dat heeft te maken met de volle schaakagenda. Die wordt eerst gevuld met de KNSB-activiteiten, dan worden de SBO-activiteiten erin geplaatst. Zodat er alleen aan het vroege begin of aan het late einde van het schaakseizoen hiervoor ruimte is. In september 2012 is op het laatste moment deze activiteit afgelast. Het bleek lastig te zijn om in de zomer al spelers te ronselen voor deze meeting. Het bestuur heeft intussen met Munsterland samen besloten dit evenement per direct te schrappen Schoolschaaktoernooi De SBO beziet dit evenement als kerntaak, er zullen wellicht minder deelnemers aan deze activiteit zijn. Niettemin is deze taak goed realiseerbaar Hutton-toernooi De SBO beziet dit evenement als kerntaak, er zullen wellicht niet minder deelnemers (dat is altijd 20) aan deze activiteit zijn, maar deze zijn wel moeilijker te werven. De begeleiding van de spelers is ook een aandachtspunt, niettemin is deze taak goed realiseerbaar. 4.15_Jeugdrating De SBO beziet dit evenement als kerntaak, er zullen wellicht minder deelnemers aan deze activiteit zijn. Niettemin is deze taak goed realiseerbaar Jeugdtraining Door een dalend ledenaantal in deze regio zal het steeds moeilijker worden om basistrainingen voor de jeugd te organiseren zoals GP-trainingen, Ster 1 en Ster 2. Daarmee geraakt deze taak in negatieve spiraal. Minder leden -> minder deelnemers -> minder doorstroom -> kleinere verenigingen -> nog minder leden -> etc.

9 De SBO streeft naar 2 regionale trainingen: de GP-training en de Ster 1 training Diploma s De SBO beziet dit evenement als kerntaak, er zullen wellicht minder examens worden afgenomen. Niettemin is deze taak goed realiseerbaar Materiaalbeheer en archief De SBO is van mening dat het archief een kerntaak is. Deze taak is goed realiseerbaar. De SBO is van mening dat het materiaalbeheer geen kerntaak is, m.u.v. het grote schaakspel. Het materiaal m.u.v. het grote schaakspel wordt nimmer uitgeleend. Het bestuur overweegt, ook bij geen gebruik daarvan in de toekomst, om al het materiaal dat nog in haar bezit is af te stoten, m.u.v. het grote schaakspel Bondsraad De SBO is van mening dat de afvaardiging naar de Bondsraad een kerntaak is. Deze taak is goed realiseerbaar Bemensing bestuur en commissies en individuele functionarissen Het vinden van kader zal steeds moeilijker worden bij een dalend ledental. Daarbij moet gedacht worden aan de bemensing van: - Het bestuur van de SBO; - Commissie Kascontrole; - Commissie van Beroepsgeschillen; - Commissie Jeugdschaak (competitie, grand-prix, schoolschaak, rating, diploma s, ); - Commissie SBO-archief; - Bondsraadvertegenwoordiging; - Webteam; - Ledenadministratie; - Verenigingsconsulent SBO snelschaakkampioenschap (Senioren en Jeugd) In het verleden werden deze titels vergeven op toernooien die door anderen dan de SBO werden georganiseerd. Zo was de titel voor de senioren gekoppeld aan het Jan Krul snelschaaktoernooi, georganiseerd door de Stichting Schaakpromotie Hengelo. De titel is door gedoe losgekoppeld van dit toernooi. De Stichting Schaakpromotie Hengelo en het SBO hebben onlangs met elkaar gesproken. De titel zal weer gekoppeld worden aan het Jan Krul snelschaaktoernooi. Die voor de jeugd werd jarenlang door Park Stokhorst georganiseerd, de laatste jaren door Hardenberg. Dit seizoen heeft dit toernooi niet plaatsgevonden. Het bestuur en de jeugdcommissie hopen dat volgend seizoen een schaakvereniging dit jeugdtoernooi weer op de agenda zal plaatsen.

10 5. Samenvatting (maart 2013) In de samenvatting willen wij bovenstaande plaatsen in acties op korte en zeer lange termijn. Plus aandachtspunten die telkens terugkomen. 5.1 Acties op korte termijn Bestuur kengetal jeugd bijstellen Jeugdcommissie voorstel prijzen Jeugd GP Jeugdcommissie onderzoek mogelijkheden samenvoegen PK s 5.2 Acties op de zeer lange termijn Bestuur bezuinigingen (indien nodig en in de verre toekomst) te realiseren op: - GP Slottoernooi (senioren) EUR 250,- - Grand Prix Cyclus Senioren EUR 380,- - Begeleiding ONJK EUR 200,- - PK jeugd (snelschaken) EUR 60,- - GP Slotronde (jeugd) EUR 30,- - Jeugdleidersdag EUR 300,- Bestuur materiaalbeheer (m.u.v. groot schaakspel), wat hier mee te doen? 5.3 Permanente aandachtspunten Bestuur ondersteunen verenigingen bij ledenbehoud en werving (PRIORITEIT) Bestuur levensvatbare 8-tallen competitie (PRIORITEIT) Bestuur begrotingstekorten zijn toegestaan Bestuur voldoende bemensing bestuur, commissies, etc. Het bestuur zal zich gaan richten op de acties op korte termijn en de permanente aandachtspunten. De acties op lange termijn zijn niet aan de orde. Borne, maart 2013 Erik Mijnheer