Handleiding Davilex Online Boekhouden. Versie 1.5, mei 2015

Transcriptie

1 Handleiding Davilex Online Boekhouden Versie 1.5, mei 2015

2 Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, op welke wijze dan ook, zonder uitdrukkelijke voorafgaande toestemming van Davilex. Hoewel deze handleiding met de grootst mogelijke zorg is samengesteld, aanvaardt Davilex geen enkele aansprakelijkheid voor schade ontstaan door eventuele onvolkomenheden in deze handleiding. Deze handleiding kan zonder verdere berichtgeving gewijzigd worden. 2

3 Inhoudsopgave Inhoudsopgave 1 Inleiding Opzet van de handleiding De werkruimte verkennen Inleiding De werking van het lint Startscherm Mijn kantoor Overzichten Invoerschermen en formulieren Wizards Nieuwe administratie aanmaken Inleiding De wizard nieuwe administratie Testadministratie omzetten naar standaardadministratie Boekhoudstructuur inrichten en onderhouden Grootboekrekeningen Verdichtingen en hoofdverdichtingen Dagboeken BTW-tarieven Kostenplaatsen en kostendragers Relaties toevoegen, importeren en exporteren Relaties toevoegen Relaties importeren Relaties exporteren Beginbalans invoeren Voorbereiding De wizard Beginbalans Boeken met Davilex Online Boekhouden Inleiding BTW-gegevens van de administratie Dagboek kiezen Boekstuk invoeren Boekstukregels toevoegen Controle Journaalpost inzien

4 Inhoudsopgave 7.8 Audittrail Rapporten Verkoopfacturen aanmaken Omzetgroep aanmaken Factuursjabloon aanmaken Factuurnummering opgeven Verkoopfacturen maken Bankafschriften importeren Voorbereidingen importeren bankafschriften Optimale herkenning van transacties Bankafschriften importeren Reconciliatie Bankafschrift verwerken Betaalopdrachten exporteren Instellingen voor betaalopdrachten Betaalopdrachten aanmaken Betaalopdracht wijzigen Betaalopdrachten exporteren Incasso s aanmaken en exporteren Instellingen voor incasso-opdrachten Mandaatadministratie Incasso-opdracht aanmaken Incasso-opdracht wijzigen Incasso-opdrachten exporteren Webshoporders importeren Instellingen webshop Webshoporders importeren Webshoporders verwerken Orders verwerken in verkoopdagboek Loonjournaalposten importeren Inleiding Instellingen Loonjournaalpost importeren Loonjournaalpost verwerken

5 Inhoudsopgave 14 Vervallen posten exporteren Exportbestand aanmaken BTW-aangifte Inleiding SBR, Digipoort en het Davilex XBRL-portaal BTW-aangifteperioden BTW-aangifte samenstellen Overzicht Periodiek BTW-aangiften Rapporten ICP-opgave Inleiding Wanneer ICP-opgave doen? Gescheiden BTW-codes voor Goederen EU en Diensten EU ICP-opgave samenstellen Overzicht ICP-opgaven Boekhoudperioden Inleiding Overzicht Perioden Periode afsluiten De jaarafsluiting Inleiding Nieuw boekjaar aanmaken BTW-aangifteperioden afsluiten Perioden afsluiten Boekjaar afsluiten Correctieboekingen Rapporten Rapportages Inleiding Rapport opstellen Dashboard raadplegen Liquide middelen Omzet Bedrijfsresultaat voor rente

6 Inhoudsopgave 20.4 Omzetbelasting (Ouderdom) Openstaande posten Grafieken actualiseren Samenwerken met accountants- of administratiekantoor Inleiding Contact leggen met een accountants- of administratiekantoor Conversaties Digitale schoenendoos Uw abonnement en accountgegevens beheren Accountgegevens en abonnement inzien en wijzigen Bedrijfslogo importeren Gebruikers en rechten Nieuwe gebruiker toevoegen Aanmeldgeschiedenis Ondersteuning Mijn vragen Helpdesk toegang verlenen tot administratie

7 Inleiding 1 Inleiding In deze handleiding worden de mogelijkheden van Davilex Online Boekhouden toegelicht. U vindt uitleg over onder meer het aanmaken en inrichten van de administratie, het snel en efficiënt invoeren van boekstukken en het samenstellen van BTW-aangiften. 1.1 Opzet van de handleiding In het volgende hoofdstuk maakt u kennis met de werkruimte van Davilex Online, zodat u gemakkelijk en snel uw weg kunt vinden in het programma. In de daaropvolgende hoofdstukken komen de taken die u met Davilex Online Boekhouden uit kunt voeren aan de orde. Zo vindt u onder meer uitleg over het aanmaken van een administratie, het invoeren van boekingen, het afsluiten van de BTW-aangifte en het uitvoeren van de jaarafsluiting. In de laatste hoofdstukken komen de meer algemene zaken aan bod, zoals het opstellen van rapporten, de samenwerking met uw accountant of administrateur en het beheer van uw abonnement en accountgegevens. Met behulp van de Bookmarks links in uw scherm kunt u gemakkelijk navigeren door de handleiding en snel de gewenste informatie vinden. Rapporten Inzicht in de administratie is voor een goede en succesvolle bedrijfsvoering van essentieel belang. De diverse rapporten die u in Davilex Online Boekhouden kunt opstellen, verschaffen u dat inzicht. Aan het eind van ieder hoofdstuk worden rapporten die betrekking hebben op het behandelde onderwerp kort toegelicht. In hoofdstuk 14 vindt u meer informatie over het opstellen van rapporten. 7

8 De werkruimte verkennen 2 De werkruimte verkennen 2.1 Inleiding In dit hoofdstuk laten we u zien hoe u gemakkelijk en snel kunt navigeren binnen Davilex Online. Allereerst wordt de werking van het lint beschreven. Het lint geeft u snel toegang tot taken en opdrachten die u nodig heeft bij het voeren van uw boekhouding. Ook het gebruik van lijsten, formulieren en wizards komen in dit hoofdstuk aan bod. 2.2 De werking van het lint Bovenaan het scherm vindt u een lint dat bestaat uit verschillende tabbladen, zoals Mijn kantoor en Boekhouden. Op deze tabbladen worden verschillende groepen weergegeven. Zo kent het tabblad Boekhouden onder meer de groepen Dashboard, Dagboeken, Relaties, Rapportage en Importeren bankafschrift. In deze groepen zijn taken en opdrachten die op het specifieke onderdeel betrekking hebben overzichtelijk gegroepeerd. In de groep Dagboeken zijn bijvoorbeeld alle dagboeken ondergebracht. U opent een lijst of activeert een opdracht door erop te klikken. Wilt u bijvoorbeeld een inkoopboekstuk toevoegen? Dan klikt u op het tabblad Boekhouden in de groep Dagboeken op Inkoop. Het overzicht Dagboeken Innkopen wordt nu geopend. Vanuit dit overzicht kunt u onder meer een inkoopboekstuk toevoegen of wijzigen. Legenda 1 Het lint bevat meerdere tabbladen 2 Ieder tabblad bestaat uit groepen 3 Iedere groep bevat één of meer taken of functies 2.3 Startscherm Mijn kantoor Nadat u bent ingelogd en een administratie heeft geopend, verschijnt het startscherm. Dit startscherm biedt direct inzicht in uw bedrijfsresultaat en toont meldingen die gerelateerd zijn aan de geopende administratie. Is de BTW-aangifteperiode bijvoorbeeld verstreken, dan wordt u hier in het startscherm aan herinnerd. Door op de bijbehorende link te klikken, wordt direct het overzicht BTWaangiften geopend van waaruit u de wizard BTW-aangifte kunt starten. Tip: bevindt u zich in een ander onderdeel van Davilex Online, dan kunt u het startscherm altijd activeren door op de Davilex Online-knop (linksboven - Home) te klikken. 8

9 De werkruimte verkennen 2.4 Overzichten De gegevens die u invoert in Davilex Online worden weergegeven in overzichten. Zo is er bijvoorbeeld een overzicht Dagboeken - Verkopen waarin u alle verkoopboekstukken terugvindt die in de administratie zijn ingevoerd. Door te klikken op de iconen voor de verkopen kunt u boekingen bekijken, bewerken en verwijderen. Door op Nieuw te klikken kunt u een verkoopboekstuk toevoegen aan de lijst Gegevens sorteren Gegevens in een lijst kunt u sorteren door op de kolomtitel te klikken. Door nogmaals op de kolomtitel te klikken, wordt de lijst in omgekeerde volgorde gesorteerd (oplopend of aflopend) Filter Op gegevens die getoond worden in het overzicht kunt u een filter toepassen door achter Filter uit de keuzelijst één van de beschikbare opties te kiezen. Tevens heeft u in diverse overzichten de mogelijkheid om zelf een filter te definiëren. In het overzicht Relaties kunt u bijvoorbeeld in de kolom Relatienaam (een deel van) de naam van een relatie invoeren. Davilex Online doorzoekt de relatielijst en toont vervolgens uitsluitend relaties die voldoen aan de ingevoerde zoekterm. Om het filter te wissen en terug te keren naar de volledige lijst, klikt u linksboven op Filter wissen. 2.5 Invoerschermen en formulieren Om gegevens vast te leggen in uw administratie wordt in Davilex Online gebruikgemaakt van overzichtelijke invoerschermen en formulieren. Een invoerscherm of formulier bestaat uit verschillende invoervelden. Door de velden in te vullen, verschaft u het programma alle informatie die nodig is voor een correcte verwerking van de gegevens in uw administratie. 9

10 De werkruimte verkennen 2.6 Wizards Voor het uitvoeren van bepaalde taken wordt in Davilex Online gebruikgemaakt van een wizard. Een wizard begeleidt u stap-voor-stap bij het uitvoeren van de taak en zorgt ervoor dat alle benodigde gegevens ingevuld worden. Zo kunt u uw BTW-aangifte bijvoorbeeld afsluiten door de wizard BTW-aangifte afsluiten te doorlopen. 10

11 Nieuwe administratie aanmaken 3 Nieuwe administratie aanmaken 3.1 Inleiding Logt u in op Davilex Online, dan kunt u in het venster Administratie openen kiezen voor Demo. In deze demo-administratie kunt u de verschillende functies uitproberen en bekend raken met het programma, zonder dat dit consequenties heeft voor uw eigen administratie. Vanuit de demoadministratie kunt u een nieuwe administratie aanmaken. Let op: De demo-administratie is uitsluitend bedoeld om te experimenteren met het programma. Gebruik de demo-administratie daarom niet om uw eigen administratie te voeren! In dit hoofdstuk vindt u uitleg over het aanmaken en inrichten van uw administratie. Heeft u een proefabonnement, dan kunt u een testadministratie aanmaken. Sluit u een abonnement af, dan kunt u deze testadministratie eenvoudig omzetten in een standaardadministratie. Aan het eind van dit hoofdstuk vindt u hier meer informatie over. 3.2 De wizard nieuwe administratie Voor het aanmaken van een nieuwe administratie maakt u gebruik van de wizard Nieuwe administratie. Deze wizard start u door op het tabblad Mijn kantoor in de groep Mijn abonnementen op Mijn accountgegevens te klikken. Ga vervolgens naar de tab Administraties en klik op Nieuw. In het openingsvenster van de wizard wordt een toelichting gegeven op de stappen die u doorloopt om een administratie aan te maken. Klik op Volgende om naar de eerste stap van de wizard te gaan Algemene gegevens van de administratie In de eerste stap van de wizard selecteert u het soort administratie dat u aan wilt maken. Heeft u een abonnement, dan kunt u hier kiezen voor een testadministratie of een standaardadministratie. Heeft u een proefabonnement, dan kunt u uitsluitend een testadministratie aanmaken. De testadministratie kunt u later desgewenst omzetten in een standaardadministratie, maar u kunt er na het afsluiten van een abonnement ook voor kiezen een nieuwe standaardadministratie aan te maken. Tevens geeft u in deze stap de naam van de administratie op. Deze naam wordt na het aanmaken van de administratie linksboven naast de Davilex Online-knop getoond en wordt automatisch toegevoegd aan rapporten die u in Davilex Online opstelt. Tot slot voert u in deze stap uw bedrijfsgegevens in, zoals uw bedrijfsnaam, het adres en uw BTWnummer. Zijn de gegevens ingevuld, dan klikt u op Volgende om naar de tweede stap van de wizard te gaan. 11

12 Nieuwe administratie aanmaken Startdatum van de administratie In de tweede stap van de wizard geeft u de begindatum van de administratie op. De administratie mag maximaal vijf jaar voor het huidige boekjaar starten, maar niet later starten dan januari van het volgende jaar. Het boekjaar start in Davilex Online altijd op 1 januari. In het eerste boekjaar bent u echter vrij om hiervan af te wijken en een andere startmaand te kiezen. Het eerste boekjaar kunt u vervolgens laten eindigen op 31 december van het huidige kalenderjaar óf op 31 december van het volgende kalenderjaar. Selecteer hiervoor bij Perioden eerste boekjaar het aantal perioden waaruit het eerste boekjaar bestaat. Let op: heeft u de wizard Nieuwe administratie voltooid, dan is het niet mogelijk om een boekjaar met een startdatum voor de begindatum van de administratie toe te voegen Rekeningschema selecteren In de stap Rekeningschema selecteren geeft u aan of u gebruik wilt maken van het standaard rekeningschema in Davilex Online Boekhouden of dat u het rekeningschema zelf inricht. Omdat het inrichten van een rekeningschema een complexe taak is, raden wij u ten zeerste aan om gebruik te maken van het standaard rekeningschema inclusief administratiestructuur. Het standaard rekeningschema kunt u later naar wens aanpassen. 12

13 Nieuwe administratie aanmaken Kenmerken administratie opgeven Heeft u ervoor gekozen om gebruik te maken van het standaard rekeningschema, dan worden standaard alleen de basisrekeningen geactiveerd. In deze vierde stap kunt u aangeven welke overige grootboekrekeningen opgenomen moeten worden in de administratie BTW-administratie In de vijfde stap van de wizard geeft u aan of u een BTW-administratie wilt voeren. Kiest u voor deze optie, dan kunt u vervolgens aangeven of u uw BTW-aangifte en (indien van toepassing) Opgaaf ICP rechtstreeks vanuit Davilex Online digitaal wilt indienen bij de Belastingdienst. Markeert u de optie BTW-aangifte vanuit Davilex Online niet, dan is het wel mogelijk om de BTW-aangifte samen te stellen met behulp van de wizard BTW-aangifte, maar kan deze niet verzonden worden. In hoofdstuk 9 vindt u meer informatie over de BTW-aangifte Overzicht ingevoerde gegevens De zesde stap van de wizard Nieuwe administratie toont een overzicht van ingevoerde gegevens. Wilt u gegevens wijzigen, dan kunt u met behulp van de knop Vorige terugkeren naar voorgaande stappen in de wizard en uw wijzigingen doorvoeren. Zijn de gegevens correct, dan klikt u op Volgende. Uw administratie wordt nu aangemaakt. 13

14 Nieuwe administratie aanmaken Administratie inrichten Is de administratie aangemaakt, dan kunt u uw administratie inrichten. In deze stap van de wizard kunt het rekeningschema aanpassen, dagboeken en BTW-tarieven toevoegen en relaties invoeren. Tip: U kunt de administratie ook na voltooiing van de wizard (verder) inrichten. De diverse functies vindt u op het tabblad Boekhouden in de groepen Inrichting en Relaties. In de volgende hoofdstukken leest u meer over het invoeren en onderhouden van deze basisgegevens als grootboekrekeningen, verdichtingen en relaties. Tab Rekeningschema Op de tab Rekeningschema kunt u hoofdverdichtingen, verdichtingen en grootboekrekeningen inzien, bewerken en verwijderen door op de iconen voor een (hoofd)verdichting of grootboekrekening te klikken. Een nieuwe (hoofd)verdichting of grootboekrekening voegt u toe door op Nieuw te klikken en in het formulier dat geopend wordt de eigenschappen van de (hoofd)verdichting of grootboekrekening in te voeren. 14

15 Nieuwe administratie aanmaken Tab Dagboeken De tab Dagboeken toont een overzicht van de dagboeken die reeds in uw administratie aanwezig zijn. Nieuwe dagboeken voegt u toe door op Nieuw te klikken. Wilt u een dagboek inzien, bewerken of verwijderen, dan klikt u op het betreffende icoon voor het dagboek. Tab BTW-tarieven Bij het aanmaken van de administratie zijn automatisch de BTW-tarieven Laag (6%) en Hoog (21%) aangemaakt. Op de tab BTW-tarieven kunt u eventueel nieuwe BTW-tarieven toevoegen en instellingen bij BTW-tarieven wijzigen. Tab Relaties Op de tab Relaties kunt u handmatig relaties invoeren. Klik op Nieuw om het formulier Relatie Nieuw te openen. In dit formulier kunt u uiteenlopende relatiegegevens vastleggen. In hoofdstuk 5 vindt u uitgebreide uitleg over het invoeren en wijzigen van relatiegegevens en vindt u uitleg over het importeren van relaties. Heeft u de administratie ingericht of kiest u ervoor om de administratie na voltooiing van de wizard (verder) in te richten, dan klikt u op Volgende om naar de laatste stap van de wizard te gaan. 15

16 Nieuwe administratie aanmaken Wizard voltooien De nieuwe administratie krijgt automatisch de status Onderhoud en kan alleen geopend en bewerkt worden door de abonnementhouder. Dit stelt u in staat om de administratie eerst volledig inrichten alvorens boekingen ingevoerd worden. Wilt u de administratie niet in onderhoud plaatsen, dan markeert u de optie Administratie openen voor overige gebruikers. Wilt u na het aanmaken van de administratie direct de beginbalans invoeren? Markeer dan de optie Direct doorgaan met de wizard Beginbalans. Klik tot slot op Voltooien om de wizard Nieuwe administratie te voltooien. Administratie vrijgeven Wilt u de administratie later vrijgeven voor overige gebruikers, dan gaat u naar het tabblad Mijn kantoor en klikt u in de groep Mijn abonnementen op Mijn accountgegevens. Klik vervolgens op de tab Administraties op het Bewerken-icoon voor de administratie die u vrij wilt geven en pas de status van de administratie aan. 3.3 Testadministratie omzetten naar standaardadministratie Heeft u tijdens het proefabonnement een testadministratie aangemaakt en wilt u na het afsluiten van een abonnement verder werken in deze administratie? Dan kunt u de testadministratie omzetten naar een standaardadministratie Administratie converteren Om uw testadministratie te converteren naar een standaardadministratie, opent u de demoadministratie. Klik hiervoor op het tabblad Mijn kantoor in de groep Administratie op Administratie openen en kies voor DEMO. Klik vervolgens op het tabblad Mijn kantoor in de groep Mijn abonnementen op Mijn accountgegevens en ga naar de tab Administraties. Klik op het Bewerken-icoon voor de testadministratie die u wilt converteren en klik vervolgens op Converteren naar Client. Na voltooiing van de conversie kunt u de geconverteerde administratie openen en verder werken in uw administratie. 16

17 Boekhoudstructuur inrichten en onderhouden 4 Boekhoudstructuur inrichten en onderhouden In de wizard Administratie aanmaken wordt de mogelijkheid geboden om de administratie direct in te richten. U kunt er echter ook voor kiezen om (hoofd)verdichtingen, grootboekrekeningen, dagboeken en BTW-tarieven na voltooiing van de wizard toe te voegen of aan te passen. In dit hoofdstuk leest u hoe u na het aanmaken van de administratie de boekhoudstructuur controleert, aanpast en onderhoudt. 4.1 Grootboekrekeningen Een grootboekrekening is een overzicht van de financiële wijzigingen die zich gedurende een bepaalde periode voordoen in een bezitting, een schuld of het eigen vermogen. Alle financiële mutaties die u invoert in uw boekhouding, worden bijgehouden op grootboekrekeningen. Een overzicht van grootboekrekeningen in uw administratie opent u door op het tabblad Boekhouden in de groep Inrichting op Rekeningschema > Grootboekrekeningen te klikken. In dit overzicht kunt u grootboekrekeningen toevoegen, bewerken of verwijderen. Tip: Wilt u gebruikmaken van kostenplaatsen en/of kostendragers? Dan kunt u dit in de administratie-instellingen aangeven. Meer hierover leest u in paragraaf

18 Boekhoudstructuur inrichten en onderhouden 4.2 Verdichtingen en hoofdverdichtingen Een verdichting is een groep waarin gelijksoortige grootboekrekeningen onder één noemer worden gebracht. Gelijksoortige verdichtingen worden op hun beurt ondergebracht in een hoofdverdichting. Een verdichting valt altijd onder een hoofdverdichting. (Hoofd)verdichtingen worden gebruikt om het grootboek in te delen en om bedragen te kunnen salderen op de balans en de resultatenrekening. Om een (hoofd)verdichting toe te voegen of te wijzigen, klikt u op het tabblad Boekhouden in de groep Inrichting op Rekeningschema > (Hoofd)verdichtingen. 4.3 Dagboeken Een dagboek is een chronologisch overzicht van alle mutaties die voor de financiële administratie van belang zijn. Er worden vijf standaardtypen dagboeken onderscheiden: 'Verkoop', 'Inkoop', 'Bank', 'Kas' en 'Memoriaal'. In ieder dagboek worden gelijksoortige mutaties opgenomen. Wilt u de omschrijving van een dagboek wijzigen of bijvoorbeeld een andere tegenrekening koppelen aan het dagboek, dan kan dat via het overzicht Dagboeken. Dit overzicht opent u door op het tabblad Boekhouden in de groep Inrichting op Dagboeken te klikken. 18

19 Boekhoudstructuur inrichten en onderhouden 4.4 BTW-tarieven Met behulp van BTW-tarieven wordt de BTW over een ingevoerd regelbedrag berekend. Het gebruik van een BTW-tarief zorgt ervoor dat u het verschuldigde BTW-bedrag niet zelf hoeft uit te rekenen en te administreren. U hoeft enkel het juiste tarief te kiezen; de rest gaat vanzelf. Om BTW-tarieven toe te voegen of te wijzigen, opent u het overzicht BTW-tarieven door op het tabblad Boekhouden in de groep Inrichting op BTW-tarieven te klikken. Door op één van de iconen voor een BTW-tarief te klikken, kunt u een BTW-tarief toevoegen of gegevens van het BTWtarief bewerken of bekijken. 4.5 Kostenplaatsen en kostendragers Davilex Online biedt u de mogelijkheid om kostenplaatsen en kostendragers te definiëren, zodat u kosten op kunt splitsen naar bijvoorbeeld een afdeling of project. De rapporten Kostenplaatsen en Kostendragers geven u vervolgens gedetailleerd inzicht in de kosten per kostenplaats/ kostendrager Instellingen Om gebruik te kunnen maken van kostenplaatsen en/of kostendragers moet in de administratieinstellingen de optie Kostenplaatsen/Kostendragers gebruiken gemarkeerd zijn. Ga hiervoor naar het tabblad Boekhouden en klik in de groep Inrichting op Administratie-instellingen. Ga vervolgens naar de tab Overige administratie instellingen en klik op Wijzigen. 19

20 Boekhoudstructuur inrichten en onderhouden Kostenplaats/kostendrager toevoegen Nadat in de instellingen is aangegeven dat het gebruik van kostenplaatsen en/of kostendragers is toegestaan, kunt u kostenplaatsen en/of dragers toevoegen door op het tabblad Boekhouden in de groep Inrichting op Kostenplaats of Kostendrager te klikken. Klik op Nieuw om een kostenplaats/drager toe te voegen. U hoeft enkel een zoekcode en een omschrijving in te vullen Kostenplaats/kostendrager koppelen aan grootboekrekening Heeft u één of meerdere kostenplaatsen/kostendragers gedefinieerd, dan kunt u in het venster Grootboekrekening Wijzigen aangeven of kostenplaatsen/kostendragers van toepassing zijn op deze grootboekrekening. In het veld Standaard kostenplaats/-drager kunt u eventueel de kostenplaats/kostendrager selecteren die standaard getoond wordt wanneer bij het invoeren van een boekstukregel deze grootboekrekening geselecteerd wordt. Moet een bepaalde kostenplaats/kostendrager altijd toegepast worden wanneer op deze grootboekrekening geboekt wordt, dan selecteert u de kostenplaats/drager in het veld Standaard en markeert u de optie Vast. Wordt bij het invoeren van boekstukken een grootboekrekening geselecteerd waarbij een kostenplaats/kostendrager van toepassing is, dan kan deze kostenplaats/kostendrager in de boekstukregel geselecteerd worden. 20

21 Relaties toevoegen, importeren en exporteren 5 Relaties toevoegen, importeren en exporteren Relaties vormen een belangrijk onderdeel van uw administratie. Het correct invoeren en goed onderhouden van de relatiegegevens verdient dan ook de aandacht, onder meer omdat de gegevens die u bij een relatie vastlegt als standaardwaarden worden overgenomen in verschillende formulieren. Voegt u bijvoorbeeld een verkoopboekstuk toe, dan wordt in het veld Grootboekrekening automatisch de omzetrekening ingevuld die u heeft opgegeven bij de relatie. Ook bij de import van bankafschriften spelen de relatiegegevens een rol. Een transactie kan namelijk automatisch gematcht en verwerkt worden in de boekhouding op basis van het bankrekeningnummer dat u bij de relatie heeft ingevoerd. Om snel en efficiënt uw administratie bij te kunnen houden, is het daarom van belang dat de relatiegegevens zo volledig mogelijk en correct zijn ingevuld. 5.1 Relaties toevoegen Om een relatie toe te voegen, gaat u naar het tabblad Boekhouden en klikt u in de groep Relaties op Alle relaties. Klik vervolgens op Nieuw om het venster Relatie - Nieuw te openen. Dit venster bestaat uit een algemeen invoerscherm en verschillende tabs waarop u uiteenlopende relatiegegevens vast kunt leggen. 21

22 Relaties toevoegen, importeren en exporteren Algemene relatiegegevens In het venster Relatie - Nieuw voert u de algemene relatiegegevens in, zoals de NAW-gegevens van de relatie. Davilex Online voert in het veld Relatienummer automatisch het nummer in volgend op het laatst gebruikte relatienummer. U bent echter vrij om een ander relatienummer in te voeren Tab Notities en waarschuwingen De tekst die u invoert in het veld Waarschuwingen wordt automatisch getoond wanneer u een boekstuk voor de betreffende relatie invoert. In het veld Notities kunt u aanvullende informatie over de relatie registreren. Per veld kunt u maximaal 2000 tekens invoeren Tab Contactpersoon Op de tab Contactpersoon kunt u gegevens van uw contactpersoon bij de relatie invoeren, zoals de naam, het telefoonnummer en het adres Tab Financieel Op het tabblad Financieel voert u de financiële gegevens van de relatie in, zoals het IBAN en het BTW-nummer. Tevens geeft u hier aan of de relatie een debiteur, een crediteur of beiden is. Afhankelijk van het type relatie, kunt u in het veld Standaard omzetrekening en/of Standaard inkooprekening een rekening selecteren. Bij het invoeren van een boekstuk wordt de rekening die hier is geselecteerd automatisch ingevuld. Tip: Is het IBAN van de relatie niet bekend, maar wel het Nederlandse bankrekeningnummer? Dan kunt u dit Nederlandse bankrekeningnummer invoeren en het bankrekeningnummer door te klikken op de knop IBAN BIC NL direct converteren naar IBAN Tab Factuur Maakt u ook gebruik van Davilex Online Factuur, dan is tevens de tab Factuur beschikbaar. Hier kunt u onder meer de standaard betalingsvoorwaarde selecteren die voor deze relatie geldt, een kredietlimiet opgeven en aangeven of facturen voor deze relatie via of per post verzonden moeten worden. Tekst die u invoert in het veld Factuurnotitie wordt op de factuur in het veld Opmerkingen getoond. 22

23 Relaties toevoegen, importeren en exporteren Tab Debiteur Is bij de relatiegegevens aangegeven dat de relatie een debiteur is, dan kunt u op deze tab de standaard omzetrekening selecteren. Bij het toevoegen van een verkoop wordt de opgegeven rekening automatisch voor u ingevuld. Tevens kunt u op deze tab de betaalwijze en betalingstermijn vastleggen. Is Bankieren Plus onderdeel van uw abonnement en is de betaalwijze Automatische incasso geselecteerd, dan kunt u op deze tab tevens de benodigde incasso-informatie vastleggen. Let op: werkt u tevens met Davilex Online Factuur? Dan kunt u op de tab Debiteur geen betaalwijze opgeven. In plaats hiervan geeft u op de tab Factuur de voor deze debiteur geldende betalingsvoorwaarde op. Is de betalingsvoorwaarde Automatische incasso, dan kunt u op de tab Debiteur wel de incasso-informatie vastleggen Tab Crediteur Is de relatie een crediteur, dan kunt u op de tab Crediteur onder meer de standaard inkooprekening, de betaalwijze en betalingstermijn vastleggen. 5.2 Relaties importeren Heeft u relatiegegevens ingevoerd in een ander programma, dan kunt u deze gegevens importeren in Davilex Online. Hierbij maakt u gebruik van de Davilex Online Import Sjabloon. Dit sjabloon en een uitgebreide toelichting erop kunt u downloaden door op onderstaande link te klikken. >> Davilex Online Importsjabloon Relaties downloaden Heeft u de Davilex Online Import Sjabloon Relaties ingevuld en opgeslagen, dan kunt u het bestand importeren in Davilex Online. Ga hiervoor naar het tabblad Import en Export en klik in de groep Boekhouden op Relaties importeren. Klik vervolgens op Open importbestand, blader naar de locatie waar u het importbestand heeft opgeslagen (een csv-bestand) en klik op Start importeren. De relatiegegevens worden nu geïmporteerd Overzicht geïmporteerde gegevens Zodra de gegevens geïmporteerd zijn, wordt in het venster Boekhouden Relaties een overzicht getoond van de geïmporteerde relatiegegevens. In het overzicht ziet u onder meer de kolommen Status en Import log. Deze kolommen geven aan of de geïmporteerde gegevens voldoen aan de vereisten (status Akkoord) of niet (status Afgekeurd). Bij relaties met status Afgekeurd wordt in de kolom Import log aangegeven welke gegevens incorrect of onvolledig zijn Relatiegegevens aanvullen en/of corrigeren Door op het Bewerken-icoon voor de relatie te klikken, opent u het formulier Relatie Wijzigen. Hier kunt u de ontbrekende gegevens invullen en eventuele fouten corrigeren. De gegevens die de kolom Import log toont, vindt u tevens terug in dit venster. Zijn de gegevens aangepast, dan klikt u op Opslaan. De relatiegegevens worden opnieuw gevalideerd en het overzicht van geïmporteerde gegevens wordt direct bijgewerkt. 23

24 Relaties toevoegen, importeren en exporteren Relaties definitief importeren Relaties met de status OK kunt u definitief importeren in uw administratie. Klik hiervoor linksboven op Start importeren status OK. De relatiegegevens worden nu in uw administratie verwerkt. Is de import succesvol, dan wijzigt de status van de relatie van OK naar DONE. Tip: Wilt u één of meerdere relaties met status OK (nog) niet importeren? Demarkeer dan het selectievakje voor de betreffende relatie(s) voordat u op Start importeren status OK klikt. 5.3 Relaties exporteren Relatiegegevens die u heeft ingevoerd in Davilex Online kunt u eenvoudig exporteren naar een csv-bestand en zo openen in bijvoorbeeld Microsoft Excel. Om relatiegegevens te exporteren, klikt u op het tabblad Import en export in de groep Boekhouden op Export relaties. Kies in het veld Debiteuren/Crediteuren het type relatie waarvan u gegevens wilt exporteren. U kunt hier kiezen voor debiteuren, crediteuren of alle. Geef vervolgens aan of u actieve relaties, niet-actieve relaties of alle relaties in de administratie wilt exporteren. Klik op Exporteer bestand om het csv-bestand te genereren. Het exportbestand kunt u vervolgens direct openen of opslaan. 24

25 Beginbalans invoeren 6 Beginbalans invoeren De beginbalans geeft een overzicht van alle bezittingen en schulden van uw organisatie bij de start van de administratie. U voert de beginbalans in met behulp van de wizard Beginbalans. In dit hoofdstuk vindt u uitleg over deze wizard en de gegevens die ingevoerd moeten worden om de financiële situatie bij de start van uw administratie vast te leggen. Balans Een balans is een overzicht van de bezittingen (debetzijde), de schulden (creditzijde) en het eigen vermogen (creditzijde) van een onderneming op een bepaald moment. Bij het invoeren van de beginbalans moeten de debetzijde (=activa) en de creditzijde (=passiva) in balans zijn. Voorlopige beginbalans De wizard Beginbalans kunt u meerdere keren doorlopen; het is niet nodig om de beginbalans in één keer in te voeren. Klikt u in de wizard op Annuleren, dan wordt u gevraagd of u de beginbalans op een later tijdstip af wilt ronden. Bevestigt u deze vraag, dan wordt de voorlopige beginbalans opgeslagen. Door de wizard opnieuw te starten, kunt u wijzigingen in beginbalans aanbrengen, ook als de beginbalans reeds definitief is gemaakt. Voorwaarde hierbij is wel dat het eerste boekjaar niet is afgesloten. 6.1 Voorbereiding De beginbalans voert u in met behulp van de wizard Beginbalans. Omdat u in deze wizard geen nieuwe grootboekrekeningen in kunt voeren, is het van belang om vooraf te controleren of de benodigde grootboekrekeningen van het soort Balans in uw administratie aanwezig zijn. Open hiervoor het overzicht Grootboekrekeningen door op het tabblad Boekhouden in de groep Inrichting op Rekeningschema te klikken en te kiezen voor Grootboekrekeningen. Pas vervolgens de inhoud van het overzicht aan door bij Toon alles uit de keuzelijst de optie Toon balans te selecteren. Controleer of alle benodigde grootboekrekeningen aanwezig zijn en voeg eventueel grootboekrekeningen toe. Bij het invoeren van de beginbalans is het verder van belang dat u de saldi van de grootboekrekeningen weet en beschikt over een overzicht van openstaande posten debiteuren en crediteuren. Tip: Een openstaande post is een geldbedrag dat nog niet betaald is aan een crediteur of door een debiteur. Wanneer u bijvoorbeeld artikelen op rekening verkoopt, voert u hiervan een boekstuk in. Zolang de debiteur niet betaald heeft, blijft dit bedrag open staan. Dit wordt een openstaande post genoemd. 6.2 De wizard Beginbalans De wizard Beginbalans start u door op het tabblad Boekhouden in de groep Inrichting op Beginbalans te klikken. In het openingsvenster vindt u een toelichting op de stappen die u doorloopt om de beginbalans in te voeren. Klik op Volgende om naar de eerste stap van de wizard te gaan. 25

26 Beginbalans invoeren Overzicht ingevoerde balansrekeningen en openstaande posten De eerste stap van de wizard toont een overzicht van reeds ingevoerde balansrekeningen en openstaande posten. Klik op Wijzigen om de beginbalans in te voeren of wijzigingen in de voorlopige beginbalans aan te brengen Balansrekeningen invoeren Nadat u op Wijzigen heeft geklikt, kunt u het saldo invoeren van grootboekrekeningen die opgenomen moeten worden op de beginbalans. In het overzicht worden de grootboekrekeningen getoond die gekoppeld zijn aan een dagboek. Om het saldo van de grootboekrekening in te voeren, klikt u op het Bewerken-icoon voor de betreffende grootboekrekening. Om een grootboekrekening toe te voegen die niet in het overzicht getoond wordt, klikt u op Nieuw. Selecteer een grootboekrekening en voer het debet of creditsaldo in. Klik vervolgens op Opslaan om de grootboekrekening toe te voegen aan de beginbalans of op Opslaan en nieuw om direct een volgende grootboekrekening toe te voegen. Zijn de saldi van de grootboekrekeningen die onderdeel moeten zijn van de beginbalans ingevoerd, dan klikt u op Volgende. 26

27 Beginbalans invoeren Let op: Om de beginbalans definitief te kunnen maken, moet het totaalbedrag debet overeenkomen met het totaalbedrag credit Openstaande posten Debiteuren invoeren In deze stap van de wizard voert u de openstaande posten Debiteuren in. Om een openstaande post toe te voegen, klikt u op Nieuw. Het formulier Beginbalans Nieuw wordt geopend. In dit formulier selecteert u een relatie, voert u het bedrag in en geeft u het factuurnummer en de factuurdatum van de bij de openstaande post behorende factuur op. Tip: Is de relatie nog niet bekend in de administratie? Klik dan op het +-teken achter het veld Relatie. Het formulier Relatie Nieuw wordt geopend. Heeft u de relatiegegevens ingevoerd, dan klikt u op Opslaan om terug te keren naar het formulier Beginbalans Nieuw. Klik op Opslaan om de openstaande post op te slaan en terug te keren naar het overzicht Openstaande posten of klik op Opslaan en nieuw om direct een nieuwe openstaande post in te voeren. Let op: Om de beginbalans definitief te kunnen maken, moet het totaal aan openstaande posten Debiteuren gelijk zijn aan het saldo dat in de voorgaande stap van de wizard is ingevoerd bij balansrekening Debiteuren. Dit saldo vindt u bovenaan de lijst met ingevoerde openstaande posten. Heeft u de wizard Beginbalans eerder doorlopen en openstaande posten ingevoerd, dan kunt u openstaande posten bekijken, bewerken of verwijderen door op het betreffende icoon voor de openstaande post te klikken Openstaande posten Crediteuren invoeren Tot slot voert u de openstaande posten Crediteuren in. Hiervoor volgt u dezelfde stappen als bij het invoeren van openstaande posten Debiteuren. Ook hier geldt dat het totaal aan openstaande posten gelijk moet zijn aan het saldo dat in stap 1 van de wizard is ingevoerd bij balansrekening Crediteuren. 27

28 Beginbalans invoeren Beginbalans controleren en opslaan In de laatste stap van de wizard wordt een overzicht getoond van de totaalsaldi van de grootboekrekeningen, het verkoop- en het inkoopdagboek. Zijn alle onderdelen van de beginbalans in balans (herkenbaar aan het groene vinkje), dan kan de beginbalans definitief worden gemaakt. Markeer hiervoor de optie Definitief opslaan en klik op Voltooien. Bij het definitief maken van de beginbalans worden de saldi in de administratie verwerkt. U kunt de wizard Beginbalans ook voltooien zonder de beginbalans definitief te maken. De ingevoerde saldi worden dan nog niet in uw administratie verwerkt. Door de wizard opnieuw te starten, kunt u de beginbalans aanvullen, wijzigen en/of definitief maken. Tip: Ook als de beginbalans definitief is gemaakt, kan deze gewijzigd worden zolang het eerste boekjaar niet is afgesloten. 28

29 . Boeken met Davilex Online 7 Boeken met Davilex Online Boekhouden 7.1 Inleiding In een administratie legt u financiële mutaties systematisch vast. Zo moet u bijvoorbeeld inkomende en uitgaande facturen registreren, bankafschriften en kasmutaties vastleggen en, indien u BTW-plichtig bent, een BTW-administratie bijhouden. In Davilex Online Boekhouden kunt u deze financiële mutaties eenvoudig vastleggen door het toevoegen van boekstukken. Aan de hand van een overzichtelijk invoerscherm vult u alle benodigde gegevens in. Het programma controleert vervolgens op verschillende manieren of het ingevoerde boekstuk boekhoudkundig correct is. Is de boeking niet correct dan ontvangt u een melding met informatie over de mogelijke oorzaak hiervan. Is de boeking correct, dan wordt deze automatisch verwerkt in de boekhouding. Voert u een BTW-administratie dan is het voor een correcte verwerking van de boekstukken van belang dat de BTW-instellingen correct zijn. In de volgende paragrafen vindt u daarom eerst uitleg over de BTW-gegevens van de administratie. Vervolgens gaan we dieper in op het invoeren van boekstukken. 7.2 BTW-gegevens van de administratie Voordat u van start gaat met het invoeren van boekstukken is het raadzaam om stil te staan bij de BTW-gegevens in uw administratie. Davilex Online Boekhouden kan de BTW namelijk alleen automatisch voor u uitrekenen en verwerken indien de koppelingen in het programma correct zijn. Bovendien zorgt een correcte instelling van de BTW-gegevens ervoor dat u boekstukken snel en efficiënt in kunt voeren. Belangrijk in dit kader zijn de BTW-typen en BTW-tarieven BTW-tarieven en BTW-typen De BTW-administratie vormt de basis voor uw BTW-aangifte. Daarbij is het van belang dat u precies weet hoeveel BTW u heeft berekend en hoeveel BTW bij u in rekening is gebracht. Tevens moet een splitsing gemaakt worden in omzet die u in Nederland behaalt en omzet die u maakt door levering van goederen en/of diensten aan of in het buitenland. Veel van deze informatie is vastgelegd in BTW-tarieven. Een BTW-tarief bevat gegevens over het gebruikte BTW-percentage en de grootboekrekeningen waarop de berekende BTW-bedragen moeten worden geboekt. Het gebruik van een BTW-tarief zorgt er tevens voor dat u het verschuldigde BTW-bedrag niet zelf hoeft uit te rekenen en te administreren. U hoeft alleen maar het juiste tarief te kiezen; de rest gaat vanzelf. Ook bij het samenstellen van de BTW-aangifte speelt het gebruik van BTW-tarieven een belangrijke rol. Het programma baseert zich hierbij namelijk op de BTW-tarieven die in de verschillende boekingen zijn toegepast. In het overzicht BTW-tarieven, dat u opent door op het tabblad Boekhouden in de groep Inrichting op BTW-tarieven te klikken, kunt u nieuwe BTW-tarieven invoeren, gegevens van bestaande BTW-tarieven wijzigen en BTW-tarieven verwijderen. 29

30 . Boeken met Davilex Online BTW-type Een BTW-tarief is altijd gekoppeld aan een BTW-type, zoals bijvoorbeeld Laag, Hoog of Goederen EU. Op basis van deze BTW-typen kan de wizard BTW-aangifte uw aangifte correct berekenen. Tot welk BTW-type het BTW-tarief behoort, geeft u op bij het aanmaken van een nieuw BTW-tarief. Leveringen aan het buitenland Levert u goederen aan het buitenland? Dan hoeft u geen BTW af te dragen in Nederland. In dit geval geldt het 0%-tarief. Wel is het belangrijk om onderscheid te maken tussen leveringen binnen en buiten de EU, omdat u over leveringen binnen de EU Opgaaf ICP moet doen. In Davilex Online zijn daarom drie BTW-typen beschikbaar voor leveringen aan het buitenland: Verkoop Niet EU, Goederen EU en Diensten EU. Meer over de Opgaaf ICP leest u in hoofdstuk Dagboek kiezen Zijn de BTW-gegevens in de administratie correct, dan kunt u van start met het invoeren van boekstukken. Hiervoor moet u eerst bepalen in welk dagboek u wilt boeken. Afhankelijk van het type document kiest u voor: Dagboek Inkoop Verkoop Kas Bank Memoriaal Type document inkoopfacturen verkoopfacturen contante inkomsten en uitgaven bank- en/of giroafschriften boekingen die niet onder bovenstaande dagboeken vallen 30

31 . Boeken met Davilex Online Het betreffende dagboek opent u door op het tabblad Boekhouden in de groep Dagboeken te klikken op het dagboek waarin u het boekstuk wilt boeken. Een overzicht met reeds in het dagboek ingevoerde boekstukken wordt nu geopend. 7.4 Boekstuk invoeren Heeft u het juiste dagboek geopend, dan kunt u een boekstuk invoeren door op Nieuw te klikken. Wilt u bijvoorbeeld een verkoopboekstuk invoeren, dan opent u het dagboek Verkoop en klikt u op Nieuw. Het venster Verkoopboekstuk Nieuw wordt geopend. Dit venster bevat verschillende invoervelden waar u de algemene gegevens van het boekstuk invoert. Daarnaast kunt u hier boekstukregels toevoegen en betalingen registreren Boekstuk invoeren - Algemeen In het bovenste deel van het venster Boekstuk - Nieuw geeft u de algemene gegevens van het te boeken document op. Welke gegevens dit zijn, is afhankelijk van het type dagboek dat u gekozen heeft. Bij het toevoegen van een verkoopboekstuk in het dagboek Verkoop vindt u naast velden als Boekstukdatum en Toelichting bijvoorbeeld ook de velden Relatie, Factuurnummer en Totaalbedrag. Boekt u een afschrift in het dagboek Bank dan vindt u ook velden als begin- en eindsaldo afschrift. Tip: Met behulp van de Tab-toets kunt u snel door het formulier navigeren. 31

32 . Boeken met Davilex Online 7.5 Boekstukregels toevoegen Zijn de algemene gegevens van het boekstuk ingevoerd, dan kunt u onder Boekstukregels het totaalbedrag van het boekstuk uitsplitsen over verschillende regels. De boekstukregels komen, afhankelijk van het type boekstuk dat u invoert, overeen met de factuurregels, de regels op het afschrift of (in geval van kas- of memoriaalboeking) het totaal van de debet- en creditbedragen die u bij of af wilt boeken. Tab-toets U kunt een boekstukregel activeren door er met de Tab-toets naartoe te navigeren of door de muiscursor in het eerste veld van de boekstukregel te plaatsen. Met behulp van de Tab-toets kunt u vervolgens snel naar het volgende veld navigeren. Een nieuwe boekstukregel wordt automatisch geopend wanneer het laatste veld in de regel actief is (rood omkaderd) en op de Tab-toets wordt gedrukt. Welke velden onder Boekstukregels getoond worden, is afhankelijk van het type boekstuk dat u invoert. Voert u bijvoorbeeld een verkoopboekstuk toe, dan vult u onder meer de relatie, de omschrijving, de grootboekrekening, het BTW-tarief en het regelbedrag in. Met behulp van de Tab-toets kunt u naar de volgende boekstukregel navigeren. Tip: Heeft het boekstuk betrekking op een openstaande post? Dan selecteert u eerst de relatie en vervolgens in het veld Document de bijbehorende openstaande post. De velden Grootboekrekening, Bedrag en Omschrijving worden nu automatisch ingevuld. 32

33 . Boeken met Davilex Online 7.6 Controle De bedragen van verschillende boekstukregels vertegenwoordigen samen het totaalbedrag van het boekstuk. In het bovenste deel van het venster Boekstuk Nieuw wordt het verschil tussen de ingevoerde boekstukregels inclusief BTW en het totaalbedrag van het boekstuk tussen haakjes weergegeven achter het veld Totaalbedrag. Tip: Voert u een bankafschrift in, dan vindt u informatie over het verschil tussen de ingevoerde bankboekstukregels en het totaal te boeken bedrag (eindsaldo beginsaldo afschrift) terug onder Controle. Boekstuk opslaan Een boekstuk kan alleen opgeslagen worden indien er geen verschil is tussen het regelsaldo en het ingevoerde totaalbedrag van het boekstuk. Is er geen verschil, dan klikt u op Opslaan om het boekstuk op te slaan of op Opslaan en nieuw om direct een volgend boekstuk in te voeren. Openstaande post Heeft u een boekstuk ingevoerd in het dagboek Verkoop, dan wordt automatisch een openstaande post aangemaakt. Ontvangt u een betaling, dan kunt u bij het invoeren van een bankboekstuk de betreffende openstaande post selecteren. De boekstukregel wordt automatisch ingevuld met de gegevens die u ingevoerd heeft bij het verkoopboekstuk. Nadat het bankboekstuk is opgeslagen, wordt de betaling bij het verkoopboekstuk onder de kop Betalingen geregistreerd. 7.7 Journaalpost inzien Van ieder boekstuk dat wordt opgeslagen, wordt een journaalpost aangemaakt. Een journaalpost laat zien hoe en met welke bedragen de grootboekrekening is bijgewerkt. De jourmaalpost raadpleegt u door in de lijst Boekstukken op het Bekijken-icoon voor een boekstuk te klikken. Klik vervolgens linksboven op Journaalpost. 33

34 . Boeken met Davilex Online 7.8 Audittrail De historie van een boekstuk kunt u inzien door in de lijst Dagboeken op het Bekijken-icoon voor het boekstuk te klikken en vervolgens linksboven op Audittrail te klikken. In het overzicht dat geopend wordt, ziet u welke gebruiker welke wijziging op welk moment heeft doorgevoerd. 7.9 Rapporten Om inzicht te krijgen in de financiële mutaties die u in uw administratie heeft ingevoerd, kunt u verschillende rapportages oproepen. Onderstaand vindt u (in alfabetische volgorde) een korte toelichting op de inhoud van de rapporten die in dit kader relevant zijn. Rapport Balans Het rapport Balans geeft een overzicht van alle bezittingen en schulden van uw onderneming op een bepaald tijdstip. Onder Activa staan de bezittingen en onder Passiva het eigen vermogen en de schulden. De activa en passiva moeten altijd in evenwicht zijn. De winst of het verlies van de onderneming op het gekozen moment vindt u onderaan het rapport terug bij Resultaat lopend boekjaar. Rapporten Debiteuren en Crediteuren Met deze rapporten kunt u per debiteur of crediteur een overzicht opvragen van gegevens zoals aangemaakte facturen, reeds gedane betalingen, openstaande bedragen en persoonlijke gegevens zoals adres en telefoonnummer. Rapport Grootboek Het rapport Grootboek toont voor iedere grootboekrekening over een op te geven periode het begin- en eindsaldo en alle tussenliggende mutaties op die rekening. Rapport Journaal Het journaal is een chronologisch overzicht van boekstukken die u heeft ingevoerd. In het journaal wordt op systematische wijze aangegeven hoe (debet of credit) en met welke bedragen de afzonderlijke grootboekrekeningen zijn bijgewerkt. U kunt het rapport Journaal gebruiken om uw ingevoerde boekingen op juistheid te controleren. Rapport Kolommenbalans Het rapport Kolommenbalans geeft een (tussentijds) overzicht van de saldi van alle grootboekrekeningen die in gebruik zijn. Het rapport is een combinatie van de rapporten Proef saldibalans, Resultatenrekening en Balans. Rapport Omzet Het rapport Omzet geeft een overzicht van de omzet die over een bepaalde periode is behaald. In het rapport worden de saldi op de grootboekrekeningen van het soort Opbrengst getoond. Afhankelijk van de ingestelde detaillering geeft het de omzet weer op hoofdverdichting-, verdichting-, grootboekrekeningniveau. 34

35 . Boeken met Davilex Online Rapport Kosten Het rapport Kosten geeft een overzicht van de kosten die over een bepaalde periode zijn gemaakt. In het rapport worden de saldi op de grootboekrekeningen van het soort Kosten getoond. Afhankelijk van de ingestelde detaillering geeft het rapport de kosten weer op hoofdverdichting-, verdichting-, grootboekrekeningniveau. Rapport Kostenplaatsen/Kostendragers Maakt u gebruik van kostenplaatsen/-dragers dan geeft het rapport Kostenplaatsen/ Kostendragers een overzicht van alle mutaties die betrekking hebben op de kostenplaats/- drager. Zo krijgt u snel een goed beeld van de kostenverdeling in uw bedrijf. Rapport Resultatenrekening Met het rapport Resultatenrekening krijgt u inzicht in de winst- of verliespositie van uw onderneming. Het rapport toont de saldi op de grootboekrekeningen van het soort 'Opbrengsten' en 'Kosten'. Deze grootboekrekeningen geven de veranderingen weer die in het eigen vermogen hebben plaatsgevonden. Creditsaldi duiden op een toename van het eigen vermogen (winst), debetsaldi geven een afname van het eigen vermogen aan (verlies). 35

36 Verkoopfacturen aanmaken 8 Verkoopfacturen aanmaken In Davilex Online Boekhouden kunt u in een paar eenvoudige stappen een verkoopfactuur aanmaken die automatisch doorgeboekt kan worden naar de boekhouding. Voordat u verkoopfacturen aan kunt maken, heeft Davilex Online enkele gegevens nodig. In dit hoofdstuk leest u eerst welke voorbereidingen u moet treffen. Vervolgens wordt uitgelegd hoe u een verkoopfactuur aanmaakt. Tip: Heeft u behoefte aan uitgebreidere facturatiemogelijkheden? Kies dan voor Davilex Online Factuur. U kunt dan onder meer artikelen invoeren, betalingsvoorwaarden vastleggen en automatisch aanmaningen genereren. Voor het uitbreiden van uw Davilex Onlineabonnement klikt u op de Davilex-knop (linksboven) en klikt u vervolgens rechts in uw scherm op Abonnement uitbreiden. 8.1 Omzetgroep aanmaken Voordat u verkoopfacturen toe kunt voegen, moet een omzetgroep aangemaakt zijn. In een omzetgroep legt u vast op welke rekeningen de omzet geboekt moet worden. Om een omzetgroep aan te maken, gaat u naar het tabblad Boekhouden en klikt u in de groep Inrichting op Omzetgroep. In het venster dat geopend wordt, voert u een omzetgroepcode en omschrijving in. Vervolgens specificeert u de dagboeken waarin de omzet geboekt moet worden. Klik tot slot op Opslaan om de omzetgroep op te slaan. 36