Handleiding Davilex Online Ledenadministratie. Versie 1.2

Transcriptie

1 Handleiding Davilex Online Ledenadministratie Versie 1.2

2 Belangrijkste wijzigingen ten opzichte van voorgaande versie: Hoofdstuk 8 Gebruikers en rollen Hoofdstuk Gebruikers en rollen toegevoegd. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, op welke wijze dan ook, zonder uitdrukkelijke voorafgaande toestemming van Davilex. Hoewel deze handleiding met de grootst mogelijke zorg is samengesteld, aanvaardt Davilex geen enkele aansprakelijkheid voor schade ontstaan door eventuele onvolkomenheden in deze handleiding. Deze handleiding kan zonder verdere berichtgeving gewijzigd worden.

3 Inhoudsopgave Inhoudsopgave 1 Inleiding Dashboard en navigatie Ondersteuning helpdesk Leden importeren en invoeren Instructievideo Leden importeren Lid handmatig toevoegen Categorieën aanmaken Instructievideo Categorie toevoegen Contributie vastleggen Extra gegevens koppelen Relaties koppelen aan categorie Extra gegevens toevoegen Extra gegeven toevoegen Contributie berekenen Instructievideo Contributie berekenen Incasso-opdracht exporteren Contributiefactuur afdrukken en en Facturen inzien, als betaald markeren of verwijderen Rapportages Rapporten opstellen Instellingen Organisatiegegevens Financiële gegevens Wachtwoord Davilex Online Ledenadministratie wijzigen Gebruikers en rollen Gebruikersrol toevoegen, wijzigen en verwijderen Gebruiker toevoegen en gebruikersrollen toewijzen... 32

4 Inleiding 1 Inleiding In deze handleiding leest u hoe u uw leden overzichtelijk kunt beheren met Davilex Online Ledenadministratie. U vindt uitleg over het invoeren van leden, het aanmaken van categorieën en extra gegevens en over het berekenen van contributie. Daarnaast wordt uitgelegd hoe u rapporten samen kunt stellen, zodat u optimaal inzicht krijgt in uw ledenbestand. Het laatste hoofdstuk laat zien welke instellingen u aan kunt passen en hoe u uw gegevens kunt wijzigen. 1.1 Dashboard en navigatie Davilex Online Ledenadministratie is zo ontworpen dat u snel en intuïtief uw weg zult vinden. Via het overzichtelijke menu heeft u toegang tot alle taken. Met behulp van de opdrachten in de werkbalk bovenin uw scherm kunt u, afhankelijk van het onderdeel waarin u zicht bevindt, gegevens zoeken, selecties maken, gegevens toevoegen en opslaan. Dashboard Davilex Online Ledenadministratie start op met een overzichtelijk dashboard. Zo heeft u direct inzicht in belangrijke gegevens in de ledenadministratie. Ook wordt u in het dashboard onder Belangrijke mededelingen herinnerd aan taken, bijvoorbeeld wanneer contributies geïnd kunnen worden. U kunt de taak vervolgens met één muisklik starten. 4

5 Leden invoeren 1.2 Ondersteuning helpdesk Heeft u een vraag over Davilex Online Ledenadministratie? Neem contact met ons op, onze helpdesk is u graag van dienst. U kunt de helpdesk op onderstaande tijden bereiken op telefoonnummer Maandag Dinsdag Woensdag Donderdag Vrijdag Zaterdag uur uur uur uur uur uur Wij wensen u veel gebruiksgemak van Davilex Online Ledenadministratie! 5

6 . Handleiding Davilex Online Ledenadministratie Leden invoeren 2 Leden importeren en invoeren Een goede, overzichtelijke ledenadministratie begint bij het goed registreren van lidgegevens. In dit hoofdstuk leggen we uit hoe u leden invoert in Davilex Online Ledenadministratie. Algemene gegevens, categorieën & extra gegevens Naast de algemene gegevens van een lid, zoals de NAW-gegevens en financiële gegevens, kunt u bij een lid aangeven welke categorieën en extra gegevens van toepassing zijn. Categorieën kunt u zelf definiëren en daarmee helemaal aanpassen aan de wensen van uw organisatie. U kunt bijvoorbeeld denken aan categorieën voor indeling naar leeftijd, spelniveau of deelname aan activiteit. Bij het invoeren van een lid kunt u het lid direct koppelen aan één of meerdere categorieën. In categorieën is ook de eventueel verschuldigde contributie vastgelegd. Het kan daarom handig zijn om categorieën aan te maken voordat u leden invoert. Daarnaast biedt Davilex Online Ledenadministratie de mogelijkheid om vrije velden aan te maken, de zogenoemde extra gegevens. Weet u al welke extra gegevens u vast wilt leggen? Dan is het raadzaam om eerst de extra gegevens toe te voegen. U kunt deze extra velden dan bij het invoeren van leden direct gebruiken voor het vastleggen van extra informatie. Meer informatie over categorieën en extra gegevens vindt u in hoofdstuk 3 en hoofdstuk Instructievideo In onderstaande video laten we u stap-voor-stap zien hoe u een lid invoert. De stappen die doorlopen worden, worden onderstaand nader toegelicht. 2.2 Leden importeren U kunt leden handmatig invoeren in Davilex Online Ledenadministratie, maar u kunt gegevens ook importeren. Hiervoor kunt u een eigen bestand gebruiken, waarbij het voor een correcte import wel van belang is dat de kolomtitels overeenkomen met de titels van de velden in Davilex Online Ledenadministratie. 6

7 Leden invoeren Importsjablonen U kunt ook gebruikmaken van de met het programma meegeleverde importsjablonen. Er zijn wee sjablonen beschikbaar: een sjabloon voor import van bedrijven en een sjabloon voor personen. Om de sjablonen te downloaden, klikt u in het menu op Leden & Relaties. Klik vervolgens op Importeren. In het venster Importeren ziet u rechts de links naar de downloadbestanden. Tevens vindt u hier een korte uitleg over het importeren van gegevens. Gegevens importeren Download de sjabloon en open het opgeslagen csv-bestand in Microsoft Excel. Vul de verschillende velden in en sla het bestand op. Om het csv-bestand te importeren, klikt u in het menu op Leden & Relaties en vervolgens op Importeren. Klik op Bladeren en selecteer het bestand dat u wilt importeren. Geef vervolgens aan of u personen of bedrijven wilt importeren en klik op Importeren. De gegevens worden nu geïmporteerd. Tijdens de import worden gegevens waar mogelijk automatisch gekoppeld aan gegevens in de administratie. Zodra de gegevens geïmporteerd zijn, wordt het venster Koppelen van kolommen geopend. Bovenaan dit venster vindt u onder meer informatie over het aantal kolommen dat gekoppeld moet worden, het aantal dat automatisch gekoppeld is en het aantal kolommen dat niet automatisch gekoppeld kon worden. Is een gegeven succesvol automatisch gekoppeld, dan wordt in de kolom Koppelen aan geïmporteerde kolom getoond aan welke kolom het administratiegegeven is gekoppeld. Automatisch gekoppelde gegevens worden onder Koppelwijze aangeduid met Automatisch. U kunt automatisch gekoppelde kolommen eventueel wijzigen door te klikken op het veld onder Koppelen aan geïmporteerde kolom en een andere kolom te selecteren. De koppelwijze verandert in dit geval naar Handmatig. 7

8 Leden invoeren Kan een kolom niet automatisch gekoppeld worden, dan zijn de velden onder Koppelen aan geïmporteerde kolom en Koppelwijze leeg. U kunt het administratiegegeven handmatig koppelen door in het veld onder Koppelen aan geïmporteerde kolom te klikken en een kolom te selecteren. Onder Koppelwijze ziet u nu dat dit gegeven handmatig is gekoppeld. Om wijzigingen in automatisch gekoppelde kolommen en handmatig gekoppelde kolommen door te voeren, klikt u op Verwerken. Staan er nieuwe categorieën of nieuwe Extra-velden in het geïmporteerde bestand, dan kunt u deze toevoegen in de eigen administratie toevoegen en terugkeren naar het venster Import. Klikt u nu op Opnieuw koppelen, dan worden de gegevens in het csv-bestand opnieuw gekoppeld, ook aan de extra velden of categorieën die u zojuist aangemaakt heeft. Zijn alle gegevens in het csv-bestand en Davilex Online Ledenadministratie correct gematcht, dan klikt u op Verwerken om de relaties of bedrijven definitief te importeren. 8

9 Leden invoeren 2.3 Lid handmatig toevoegen Om een lid toe te voegen, klikt u in het menu op Leden & Relaties. Klik vervolgens op Nieuwe Relatie om het relatieformulier te openen Algemene, persoons- en bedrijfsgegevens In het formulier dat geopend wordt, is het relatienummer al voor u ingevuld. U kunt het nummer wijzigen, zolang u maar een uniek nummer invoert. Geef vervolgens aan of de relatie een persoon of bedrijf is. Welke velden in het formulier beschikbaar zijn, is afhankelijk van uw keuze. Onder Persoonsgegevens of Bedrijfsgegevens vult u de algemene gegevens van het lid of de relatie in. 9

10 Leden invoeren Profielfoto toevoegen Bij het lid kunt u een profielfoto uploaden. Deze foto wordt getoond in de ledenlijst. Zo heeft u direct een gezicht bij de naam. Profielfoto s kunnen in alle gangbare afbeeldingsformaten geüpload worden (bijvoorbeeld png, jpg, bmp). De afbeelding die u uploadt, wordt automatisch bijgesneden. Het beste resultaat krijgt u met een profielfoto met de afmeting 150x170 pixels. Om een afbeelding te uploaden, sleept u de afbeelding vanuit de Windows Verkenner naar het foto-veld of klik op Foto uploaden om naar het afbeeldingsbestand te bladeren Financiële gegevens Onder Financiële gegevens geeft u eerst aan of de contributie door het lid zelf of door een andere relatie (bijvoorbeeld een ouder) betaald wordt. 10

11 Leden invoeren Betaling door andere relatie Geeft u aan dat de betaling door een ander lid voldaan wordt, dan kunt u de betreffende relatie selecteren uit de keuzelijst. Is de relatie nog niet ingevoerd, dan markeert u de optie Betalende relatie aanmaken na opslaan huidige relatie. U kunt nu eerst de overige lidgegevens invoeren. Slaat u de gegevens op, dan wordt automatisch een nieuw formulier geopend waarin u de relatiegegevens van het betalende lid in kunt voeren. Deze relatie wordt automatisch gekoppeld aan de relatie die u voorgaand ingevoerd heeft. Betaling door relatie Als de relatie de contributie zelf voldoet, dan specificeert u de betaalwijze. U kunt kiezen voor betaling op rekening of automatische incasso. Voer vervolgens IBAN en eventueel BIC in. Incasso-informatie Heeft u de betaalwijze Automatische incasso geselecteerd, dan voert u tevens de aanvullende incasso-informatie in. De incasso-regels schrijven voor dat iedere machtiging voorzien wordt van een uniek kenmerk. Een uniek kenmerk is reeds ingevoerd in het veld Mandaat ID en kunt u eventueel wijzigen. Tip: Het kenmerk dat u toekent moet uniek zijn in combinatie met uw incassant-id en mag niet langer zijn dan 35 alfanumerieke tekens. 11

12 Leden invoeren Bij Soort machtiging geeft u het type machtiging aan: doorlopend of eenmalig. De eerste incasso (bij zowel eenmalige als doorlopende machtiging) moet conform de geldende SEPA-regels altijd voorzien zijn van het kenmerk Eerste incasso SEPA. Markeer deze optie als u voor deze relatie nog niet eerder een incasso heeft uitgevoerd. Is een doorlopende machtiging afgegeven, dan wordt de optie Eerste incasso SEPA automatisch gedemarkeerd wanneer de eerste incasso heeft plaatsgevonden. In het veld Datum ondertekening voert u de datum in waarop de machtiging is ondertekend. Wordt een doorlopende machtiging ingetrokken, dan voert u in het veld Datum beëindiging de einddatum van de machtiging in. Tip: Bij machtigingen die vóór de overgang naar SEPA (1 februari 2014) zijn afgegeven en waarvan de begindatum niet bekend is, voert u conform de geldende SEPA-regels de standaarddatum 1 november 2009 in Adresgegevens In Davilex Online Ledenadministratie kunt u bij iedere relatie meerdere adressen vastleggen. Markeer bij Soort adres het type adres dat u invoert en vul de adresgegevens in. Klik op Adres toevoegen om extra adressen in te voeren. 12

13 Leden invoeren Ingedeeld in categorieën Door relaties in te delen in categorieën houdt u uw ledenadministratie overzichtelijk. Tevens zorgt een categorie ervoor dat contributie voor een lid berekend wordt. Hoe u lidcategorieën aanmaakt en contributie specificeert, leest u in het volgende hoofdstuk. Heeft u reeds categorieën aangemaakt, dan kunt u onder Ingedeeld in categorieën de categorie selecteren waaraan u de relatie wilt koppelen. Wilt u de relatie bij meerdere categorieën indelen, dan klikt u op het plus-icoon onder Acties. Wilt u een lid later ontkoppelen aan een categorie, dan opent u de ledenlijst en klikt u bij het betreffende lid op Wijzigen. Voer bij Ingedeeld in categorieën een einddatum in en sla de wijziging op. Het lid is nu niet langer aan de categorie gekoppeld. Met behulp van de knop Toon/Verberg historie kunt u de categorieën waaraan het lid gekoppeld is geweest zichtbaar maken of verbergen. 13

14 Leden invoeren Extra gegevens, notities en waarschuwingen Davilex Online Ledenadministratie biedt de mogelijkheid om een onbeperkt aantal extra gegevens vast te leggen bij een relatie. Zo kunt u precies die informatie vastleggen die voor u relevant is. Hoe u extra gegevens toevoegt, leest u in hoofdstuk 4. Heeft u extra gegevens vastgelegd in de administratie, dan worden de extra velden getoond onder Extra gegevens. Tot slot kunt u ook bij Notities en Waarschuwingen aanvullende informatie vastleggen. 14

15 Categorieën aanmaken 3 Categorieën aanmaken Met behulp van categorieën kunt u uw ledenbestand overzichtelijk indelen. U kunt bijvoorbeeld denken aan categorieën voor indeling naar leeftijd, spelniveau of deelname aan een activiteit, de mogelijkheden zijn legio. Zijn uw leden contributie verschuldigd? Ook dan maakt u gebruik van categorieën, want in een categorie legt u het contributiebedrag vast. 3.1 Instructievideo In de instructievideo ziet u hoe u een categorie toevoegt, contributie specificeert en leden koppelt aan een categorie. Een toelichting op de stappen die u doorloopt worden onderstaand toegelicht. 3.2 Categorie toevoegen Wanneer u in het menu op Categorieën klikt, wordt een overzicht getoond van alle categorieën die aangemaakt zijn. Per categorie ziet u direct de status (actief of niet-actief) en informatie over het aantal leden dat aan de categorie gekoppeld is. U kunt hier een categorie wijzigen of verwijderen. 15

16 Categorieën aanmaken Een nieuwe categorie voegt u toe door op Nieuwe Categorie te klikken. In het formulier dat geopend wordt, geeft u de categorienaam op. Tevens kunt u aangeven of de categorie actief of inactief is. Bij bestaande categorieën ziet u hier tevens de datum tot wanneer contributie berekend is. 16

17 Categorieën aanmaken 3.3 Contributie vastleggen Onder Contributieperiode kunt u de verschuldigde contributie specificeren. Geef een begindatum en eventueel een einddatum op, selecteer de termijn waarover contributie wordt geheven en voer het termijnbedrag in. Wordt er inschrijfgeld in rekening gebracht, dan kunt u dit bedrag in het veld Inschrijfbedrag specificeren. Nieuwe periode Wijzigt het contributiebedrag? Dan hoeft u geen nieuwe categorie aan te maken en leden opnieuw te koppelen. U kunt de bestaande categorie aanpassen door bij Contributieperiode een einddatum op te geven en vervolgens een nieuwe periode aan te maken. De historie blijft op deze manier bewaard en is op te vragen door op Historie tonen te klikken. 3.4 Extra gegevens koppelen Heeft u extra gegevens gedefinieerd (zie hoofdstuk 4), dan kunt u bij Extra gegevens eventueel extra informatie vastleggen bij de categorie. Klik op Alle extra gegevens tonen en markeer de extra gegevens die u wilt koppelen. 3.5 Relaties koppelen aan categorie U kunt op twee manieren relaties koppelen aan een categorie: Bij de categorie onder Leden In het Relatie-formulier (zie hoofdstuk 2) In het Categorie-formulier kunt u leden koppelen door in het veld onder Leden te klikken. Selecteer uit de keuzelijst het lid of de leden die u wilt koppelen aan de categorie en klik op Toevoegen. 17

18 Categorieën aanmaken Zodra u op Toevoegen heeft geklikt, wordt een venster getoond waarin u aan kunt geven per wanneer het lid of de leden aan de categorie toegevoegd moeten worden. Vul hier de huidige datum of een datum in de toekomst in en klik op Verwerken. Het lid of de leden worden nu gekoppeld aan de categorie. Klik op Opslaan om de categorie op te slaan en terug te keren naar het overzicht Categorieën. 18

19 Extra gegevens toevoegen 4 Extra gegevens toevoegen Wilt u bij een relatie of een categorie extra informatie vastleggen? Dan kunt u Extra gegevens toevoegen. Dit zijn velden waarvan u de naam en het type zelf kunt bepalen. In Davilex Online Ledenadministratie kunt u een onbeperkt aantal extra gegevens toevoegen. Tip: het is handig om eerst een overzicht te maken van extra gegevens die u in de administratie op wilt nemen en deze extra gegevens vast te leggen in de administratie alvorens u leden, relaties en categorieen aanmaakt. 4.1 Extra gegeven toevoegen Om een extra gegeven toe te voegen, klikt u in het menu op Extra gegeven. Er wordt nu een overzicht getoond van extra gegevens die reeds ingevoerd zijn. U kunt deze extra gegevens hier wijzigen of verwijderen. Om een nieuw extra gegeven vast te leggen in de administratie, klikt u op Nieuw extra gegeven. Geef een naam op en selecteer het gegevenstype. U heeft de keuze uit de typen tekst, datum, getal, ja/nee en keuzelijst. 19

20 Extra gegevens toevoegen Welke velden vervolgens beschikbaar zijn, is afhankelijk van uw keuze. Bij een keuzelijst kunt u bijvoorbeeld de verschillende opties toevoegen. Heeft u gekozen voor het type datum, dan zijn de velden minimum- en maximumwaarde beschikbaar en bij een veld van het type tekst kunt u aangeven of de tekst uit één of meerdere regels mag bestaan. Op deze manier kunt u alle extra informatie die u bij een relatie of categorie vast wilt leggen, overzichtelijk indelen. U kunt de extra gegevens direct koppelen aan één of meer categorieën. Nadat u het extra gegeven heeft opgeslagen, is in het Relatie-formulier onder Extra gegevens een veld beschikbaar waarin u de extra informatie vast kunt leggen. Tevens kunt u in Rapportage een selectie maken op basis van extra gegevens. Zo kunt u bijvoorbeeld een overzicht oproepen van alle commissieleden per commissie. 20

21 Contributie berekenen 5 Contributie berekenen In voorgaande hoofdstukken heeft u gelezen hoe u contributies vastlegt in categorieën en hoe u categorieën kunt koppelen aan leden. In dit hoofdstuk leggen we uit hoe u contributie kunt berekenen. 5.1 Instructievideo In de instructievideo laten we u zien hoe u gemakkelijk contributie berekent voor uw leden en hoe u facturen en incasso s aan kunt maken. De stappen die u doorloopt worden onderstaand nader toegelicht. 5.2 Contributie berekenen Om contributie te berekenen, klikt u in het menu op Contributie. In het overzicht ziet u de eerder uitgevoerde contributieberekeningen. U kunt dit overzicht exporteren naar Microsoft Excel door op Exporteer overzicht te klikken. Om een nieuwe berekening te maken, klikt u op Nieuwe berekening. 21

22 Contributie berekenen In het veld Berekendatum voert u de datum in tot en met wanneer er contributie berekend moet worden. De datum die u hier invoert, is tevens de factuurdatum. Wilt u de facturen direct als betaald markeren, dan markeert u deze optie. Selecteer bij Categorie de categorie of categorieën waarvoor u contributie wilt berekenen en klik op Berekenen. Let op: Maakt u gebruik van automatische incasso? Markeer de optie Gegenereerde facturen direct als betaald markeren dan niet. Alleen facturen die gemarkeerd zijn als Niet betaald worden namelijk in het incassobestand opgenomen. Zodra de berekening is uitgevoerd, wordt onder Overzicht van contributieberekeningen een lijst getoond van leden waarvoor contributie is berekend. Zodra u op Verwerken klikt, wordt voor deze leden een factuur aangemaakt. U kunt vervolgens, nadat u één of meerdere facturen heeft geselecteerd, een incassobestand aanmaken en exporteren, facturen afdrukken en/of per versturen. 22

23 Contributie berekenen 5.3 Incasso-opdracht exporteren Om een incasso-opdracht aan te maken en te exporteren, selecteert u de facturen waarvoor een incassobestand aangemaakt moet worden. Dit doet u door op het selectievakje voor Factuurnummer te klikken. Klik nu op en kies vervolgens voor Incassobestand exporteren. In het veld Verwerken op voert u de datum in waarop de incasso s geïnd moeten worden. Deze datum moet tussen de huidige datum en de huidige datum +90 dagen liggen. 23

24 Contributie berekenen Klikt u op Exporteren, dan wordt er een SEPA-PAIN incassobestand gegenereerd en geëxporteerd. Sla het incassobestand (incasso.xml) op en importeer het in de internetbankieromgeving van uw bank. Om de export van incasso s te annuleren, klikt u op Annuleren. 5.4 Contributiefactuur afdrukken en en De facturen die aangemaakt zijn naar aanleiding van de contributieberekening kunt u exporteren naar PDF en afdrukken. Ook kunt u ervoor kiezen de facturen direct via te versturen... Er wordt nu een pdf- Facturen afdrukken Markeer de facturen die u af wilt drukken en klik op het Afdrukken-icoon factuur gegenereerd die u kunt openen en afdrukken. Tip: Op de factuur worden gegevens van uw organisatie getoond, zoals uw IBAN en uw logo. Deze gegevens voert u in bij de Instellingen. In hoofdstuk 7 leest u er meer over. Facturen via versturen Om facturen via te versturen, markeert u de te verzenden facturen en klikt u op enicoon. De geselecteerde facturen worden nu direct digitaal verzonden. 5.5 Facturen inzien, als betaald markeren of verwijderen Het overzicht van alle facturen die aangemaakt zijn naar aanleiding van een contributieberekening opent u door in het menu op Facturen te klikken. U vindt er onder meer informatie over de datum waarop de factuur gegeneerd is, het gefactureerde bedrag en de betaalstatus. 24

25 Contributie berekenen Om een factuur in te zien of als betaald te markeren, klikt u op het Bewerken-icoon achter de factuurregel. In het venster dat geopend wordt, vindt u algemene informatie met betrekking tot de factuur en een specificatie van de factuurregels. Om de factuur als betaald te markeren, klikt u op Betaald. Klik op het Verwijderen-icoon om de factuur te verwijderen. 25

26 Rapportages 6 Rapportages In Davilex Online Ledenadministratie kunt u uiteenlopende rapportages opstellen die u goed inzicht geven in de ledenadministratie. Binnen de rapportage heeft u diverse selectiemogelijkheden, zodat u ieder gewenst rapport kunt maken. 6.1 Rapporten opstellen Om een rapport op te stellen, klikt u in het menu op Rapportages. Automatisch wordt het laatst opgesteld rapport geopend. Selecteer een template of klik op Gegevens definiëren. Kiest u voor deze laatste optie, dan kunt u door het markeren van gegevens een rapport maken dat precies die informatie bevat die u nodig heeft. Tip: Heeft u de gegevens in een rapport zelf gedefinieerd en wilt u dit rapport vaker raadplegen? Dan kunt u voor het genereren van het rapport, de selectie onder een eigen naam opslaan als template. Een volgende keer kunt u het rapport eenvoudig oproepen door de template te kiezen in de keuzelijst. 26

27 Rapportages Rapport samenstellen Markeer onder Gegevens Selectie de gegevens die in de rapportage moeten worden opgenomen. Onder Toon alleen leden & relaties die voldoen aan de volgende voorwaarde kunt u eventueel een extra filter op de gegevens toepassen. Klik op Rapportage genereren om het rapport samen te stellen. Wilt u het rapport bewaren of afdrukken? Dan kunt u het rapport Downloaden. Het rapport, in Excel-formaat, kunt u vervolgens opslaan, afdrukken en/of verder bewerken. 27

28 Instellingen 7 Instellingen In de Instellingen kunt u een aantal gegevens over uw organisatie vastleggen. Een deel van deze gegevens wordt gebruikt op de contributiefactuur, zoals uw logo en uw bankrekeningnummer. Tevens kunt u in de instellingen uw wachtwoord voor Davilex Online Ledenadministratie aanpassen en vindt u hier informatie over uw abonnement. 7.1 Organisatiegegevens Om de instellingen te openen, klikt u in de blauwe titelbalk op het Instellingen-icoon. Onder Organisatiegegevens kunt u de algemene gegevens van uw vereniging of stichting vastleggen. 28

29 Instellingen Logo uploaden U kunt bestanden uploaden in alle gangbare afbeeldingsformaten, zoals png, jpg en bmp. Het logo op de contributiefactuur heeft een afmeting van 150 x 150 pixels. Logo s die u uploadt, worden automatisch naar dit formaat geschaald. Omdat bij het schalen van afbeeldingen kwaliteitsverlies op kan treden, behaalt u het beste resultaat door een logo te uploaden in bovengenoemde afmetingen. 7.2 Financiële gegevens De financiële gegevens die op een contributiefactuur getoond worden, zoals uw IBAN en de betalingstermijn die uw vereniging of stichting hanteert, kunt u invoeren onder Financiële gegevens. Maakt u gebruik van automatische incasso? Dan kunt u hier ook uw incassant-id invoeren. 7.3 Wachtwoord Davilex Online Ledenadministratie wijzigen Om uw wachtwoord voor Davilex Online Ledenadministratie te wijzigen, klikt u in de instellingen onder Gebruiker op Wachtwoord wijzigen. Vul de gegevens in en klik op Bevestigen om uw wachtwoord te wijzigen. 29

30 Gebruikers en rollen 8 Gebruikers en rollen Davilex Online Ledenadministratie biedt de mogelijkheid om met meerdere gebruikers gelijktijdig in de ledenadministratie te werken. Bij het abonnement zijn standaard twee gebruikers inbegrepen. Tip: Wilt u meer gebruikers toegang geven tot Davilex Online Ledenadministratie, dan kunt u uw abonnement uitbreiden. Onze afdeling Direct Sales kan u er meer over vertellen. Zij zijn op werkdagen tussen en uur bereikbaar op , optie 1. Gebruikers in uw ledenadministratie kunt u verschillende rollen toekennen. Zo bepaalt u zelf tot welke onderdelen van de administratie de gebruiker toegang heeft en welke rechten de gebruiker heeft. Enkele gebruikersrollen, zoals Penningmeester en Ledenadministrateur zijn reeds vastgelegd in de administratie. Daarnaast kunt u zelf gebruikersrollen definiëren. Omdat het handig is om eerst de gebruikersrollen goed vast te leggen alvorens gebruikers worden toegevoegd, gaan we in dit hoofdstuk eerst in op het toevoegen van gebruikersrollen. Vervolgens wordt uitgelegd hoe u gebruikers toevoegt. Hoofdgebruiker Gebruikersrollen en gebruikers kunnen toegevoegd worden door de hoofdgebruiker. Dit is de gebruiker die in eerste instantie het (proef)abonnement op Davilex Online Ledenadministratie heeft afgesloten. De gebruikersrol Hoofdgebruiker kan aan meerdere gebruikers gekoppeld worden. Deze gebruikers hebben dan volledige rechten. 8.1 Gebruikersrol toevoegen, wijzigen en verwijderen Het venster Gebruikersrollen opent u door onder Gebruikers & rollen op Gebruikersrollen te klikken. Het overzicht toont de gebruikersrollen die reeds beschikbaar zijn in uw administratie. 30

31 Instellingen Gebruikersrol toevoegen Om een gebruikersrol toe te voegen, klikt u op Nieuwe gebruikersrol. In het venster dat geopend wordt, voert u een naam in voor de nieuwe gebruikersrol. Markeer vervolgens onder Entiteiten de rechten die u aan deze gebruikersrol toe wilt kennen en klik op Opslaan Gebruikersrol wijzigen Om een rol te wijzigen, klikt u in het overzicht Gebruikersrollen op het Wijzigen-icoon achter de betreffende gebruikersrol. Voer de wijzigingen door en klik op Opslaan. De gebruikers die gekoppeld zijn aan deze rol hebben nu gewijzigde gebruiksrechten Gebruikersrol verwijderen Om een gebruikersrol te verwijderen klikt u in het overzicht Gebruikersrollen op het Verwijderenicoon achter de gebruikersrol. Voorwaarde is dat de gebruikersrol niet gekoppeld is aan een gebruiker Overzicht gebruikers per gebruikersrol Om inzicht te krijgen in welke gebruikers gekoppeld zijn aan een bepaalde gebruikersrol, opent u het overzicht Gebruikersrollen. Klik hiervoor op Gebruikers & rollen en vervolgens op Gebruikersrollen. Klik op het Bewerken-icoon achter de gebruikersrol. Onder Gebruikers met deze rol ziet u nu een overzicht van gebruikers waaraan deze gebruikersrol is gekoppeld. 31

32 Instellingen 8.2 Gebruiker toevoegen en gebruikersrollen toewijzen Een gebruiker kunt u toevoegen door bij Gebruikers & rollen op Gebruikers te klikken en vervolgens te kiezen voor Nieuwe gebruiker. Is de gebruiker die u toe wilt voegen een bestaande relatie? Dan kunt u de relatie selecteren in de keuzelijst en op Toevoegen klikken. De persoonsgegevens worden automatisch ingevuld, u hoeft alleen de ontbrekende gegevens nog in te vullen. Komt de nieuwe gebruiker niet voor in de relatielijst, dan kunt u de persoonsgegevens handmatig invoeren. Markeer vervolgens onder Rollen de gebruikersrollen die u toe wilt wijzen aan de gebruiker en klik op Opslaan Nieuwe gebruiker toegang geven tot Davilex Online Ledenadministratie Om aan te melden bij Davilex Online Ledenadministratie heeft de nieuwe gebruiker aanmeldingsgegevens nodig. Stuur de nieuwe gebruiker het klantnummer van uw organisatie, de gebruikersnaam die u heeft opgegeven en de url naar Davilex Online Ledenadministratie ( Davilex stuurt een met betrekking tot het wachtwoord naar het adres dat onder Persoonsgegevens is vermeld. Met deze combinatie van gegevens kan de nieuwe gebruiker aanmelden bij Davilex Online Ledenadministratie Gebruiker wijzigen of verwijderen Om persoonsgegevens van een gebruiker te wijzigen en/of gebruikersrollen bij de gebruiker aan te passen, opent u het overzicht van gebruikers door bij Gebruikers & rollen op Gebruikers te klikken. Klik vervolgens op het Bewerken-icoon achter de gebruiker en voer de wijzigingen door. Klik op het Verwijderen-icoon achter een gebruiker om de gebruiker te verwijderen. De gebruiker heeft dan niet langer toegang tot Davilex Online Ledenadministratie. 32