Masterclass Architectuur

Transcriptie

1 Masterclass Architectuur Guido Bayens Utrecht 15 november 2015

2 Even voorstellen Partner Bedrijfsarchitect Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap Ministerie van Veiligheid en Justitie

3 Even voorstellen Business Change Management Business- & informatieplanning Programmamanagement Bedrijfsarchitectuur Bedrijfsontwerp Markten: financiële sector overheid dienstverlening personenvervoer diversen HTM 3

4 VAN PAPIEREN TIJGER NAAR DIGITALE DIENSTVERLENER

5 Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed te Amersfoort

6 350 medewerkers Monumenten Archeologie Roerend Erfgoed (collecties) Taken o.m.: Kennisontwikkeling/-deling Advisering Rijkscollectie Subsidies Vergunningen

7 Subsidies voor onderhoud en restauratie Rijksmonumenten

8 aanvragen per jaar Papieren dossiers D-day

9 Niet klantvriendelijk Geen moderne overheid Lange doorlooptijden Zoekgeraakte dossiers Fouten Subsidie-applicatie end of life Gevraagd: Een oplossing! RCE stelt recht en hoogte subsidie vast Nationaal Restauratiefonds keert in delen het geld uit Klanten leggen verantwoording af over gebruik van geld

10 DE AANPAK

11 Business Empowerment Framework We willen een bepaalde kant op; We maken een veranderplan; we maken een ontwerp van de gewenste situatie; we plannen uit te voeren werkzaamheden; We voeren veranderingen projectmatig agile in. 11

12 Van beleid tot optimale bedrijfsvoering BELEID businessen informatie planning bedrijfsarchitectuur programma- & projectmanagement veranderportfolio management bedrijfsontwerp realisatie implementatie

13 Werken met Novius Raamwerk voor Business- en Informatieplanning Strategie Uitgangspunten Architectuur Actiepunten Veranderportfolio producten en diensten Informatietechnologie processen & organisatie informatiehuishouding

14 Business- & informatieplanning Enterprise Transformation Planning 25 jaar ervaring Marktstandaard Flexibel Best practice

15 Bedrijfsarchitectuur is. Afspraken maken over de bedrijfsinrichting DIENSTVERLENING PRODUCTEN KANALEN / MEDIA BEDRIJFSFUNCTIES en -PROCESSEN ORGANISATIE BESTURING GEGEVENS BERICHTEN/ SERVICES INFORMATIEDOMEINEN/ APPLICATIES APPLICATIE-COMPONENTEN & INFRASTRUCTUUR NETWERK/ SERVERS REKENCENTRUM

16 De context, wettelijke taken klantcontacten bedrijfsprocessen data opslag subsidies Vergunningen Aanwijzingen Klant Toezien & handhaven Bezwaar & Beroep partners

17 De subsidieprocessen dienstverlening via website Bekijk de procedure Bereken uw subsidie Log in met DIGID Vul aanvraagformulier in Zet e-handtekening Volg uw aanvraag Dien documenten in E-beschikking wijzigingsverzoek E-beschikking Ingebrekestelling WOB-verzoek Bezwaarschrift Klant E-beschikking

18 Bedrijfsfunctiemodel RCE (niveau 1 en 2) BESTURING BELEID KENNISDELING REGISTRATIE C.E. VERGUNNINGEN BEHEREN COLLECTIES KENNISOPBOUW SUBSIDIES BEZWAAR & BEROEP KWALITEITSBORGING ONDERSTEUNING

19 Hulpmiddel: Bedrijfsfunctiemodel RCE BESTURING Strategieontwikkeling Management Planning & Control BELEID Beleidsontwikkeling Implementeren beleid Evalueren beleid KENNISUITWISSELING Voorlichting Communicatie Advisering Beleidsinfo Netwerkvorming KENNISOPBOUW Onderzoeken Toevoegen gegevens Ontsluiten gegevens REGISTREREN C.E. Inventariseren Waarderen Selecteren SUBSIDIES Toetsen Beschikken Administreren Monitoren VERGUNNINGEN Opgravingen Monumenten BEZWAAR & BEROEP KWALITEITSBORGING Normeren Monitoren ONDERSTEUNING Financiën P&O Facilitair ICT

20 Modules Subsidie Applicatie Cultureel Erfgoed SACE Registratie aanvragen Toetsing Info uitvraag Beschikkingen Vaststellen voorschot Meldingen Eisen aan SACE Ondersteunen digitaal werken Ondersteunen e-business Flexibel aan te passen Samenwerken met andere applicaties Passend in moderne infrastructuur Prestatieverklaringen Vaststellen subsidie Planning en monitoring Management info

21 Procesniveaus RCE (gebaseerd op NORA) Bedrijfsprocessen Werk processen Proces stappen Procedure/ handelingen

22 Werkprocessen Subsidies, in Enterprise Architect BPMN 7. Verlenen en handhav en v an subsidies NRF RCE Monumenteigenaar Start proces: invullen subsidieaanvraagformulier Indienen subsidieaanvraag Subsidieaanvraag Ontvangst Subsidieaanvraag Ontvangst beschikking Beschikking op subsidieaanvraag 7.1 Afhandelen subsidieaanv ragen Verleningsbeschikking Ontvangst verleningsbeschikking Ontvangst brief/ kennisgeving monitoring Subsidie verstrekt? Nee Bevoorschotten subsidie Einde subsidieproces Constatering van afwijking activiteiten Brief / kennisgeving monitoring 7.2 Monitoren gesubsidieerde trajecten Melden afwijking activiteiten (meldingsplicht) Melding afwijking activiteiten 7.3 Verwerken wijzigingen in gesubsidieerde trajecten Ontvangst melding afwijking activiteiten Ontvangst afschrift besluit wijziging bevoorschotting Ontvangst besluit n.a.v. melding Besluit bevoorschotting IntermediateEvent2 Afschrift besluit wijziging bevoorschotting Ontvangst verzoek verantwoording 7.4 Vaststellen subsidie Verwerken besluit wijziging bevoorschotting Ontvangst rappel Brief verzoek verantwoording Rappelbrief Opstellen prestatieverklaring Prestatieverklaring Nieuw Proces: Handhaving?? Ontvangst vaststellingsbeschikking Einde subsidieproces

23

24 Applicaties subsidieprocessen Situatie medio 2010 klantcontacten webmodulen bedrijfsprocessen data opslag CMS SF2000+ E-formulier Subsidie verstrekken GMZ beschikkinggegevens WP macro s Infodesk? FAQ! Klant Docman Bezwaar & Beroep Juist streetview ODB beeldbank objectgegevens KvK Kadaster Toezien & handhaven Archis2 perceelgegevens SF2000 partners

25 Applicaties subsidieprocessen Toekomstige situatie Business process management BPM DIGID Drupal klantcontacten data opslag webmodulen CMS Subsidies E-formulier SACE beschikkinggegevens Toezien & handhaven CRM documenten Klant Postreg. Livelink DMS Bezwaar & Beroep ODB (wordt Juist ontvlochten) E-documenten beeldbank objectgegevens GBA Kadaster IAM Kantoor software Brieven generator Archis2 perceelgegevens relatiegegevens SF2000 partners MIS DWH

26 BPM Enterprise Service Bus Nieuw SOA-applicatielandschap voor RCE DIGID klantcontacten Kantoor software Brieven generator MIS DWH website webmodulen CMS E-formulier Subsidies beschikkingen documenten DMS E-documenten Klant Post/mailreg. CRM Monumenten beeldbank relatiegegevens objectgegevens GBA Archeologie perceelgegevens Kadaster Juist NRF partners IAM

27 Het resultaat - Vernieuwing van de website, zodat uploaden van benodigde dossiers mogelijk is. - Ontwikkeling en invoering van een 'elektronische postkamer'. - Opwaarderingen van het bestaande CRMsysteem naar brede inzetbaarheid binnen RCE. - Invoering van workflowsysteem - Bouw van een nieuwe subsidie-administratie. - Modernisering van het elektronisch archief. DRUPAL ORBEON OpenText MS Dynamics CRM OpenText ATOS OpenText

28 Het resultaat Al > 50% aanvragen digitaal. Hoge klanttevredenheid Medewerkers zijn enthousiast. Vrijwel foutloos. De lijnmanager heeft elk moment van de dag, real time zicht op de voortgang van de afhandeling van de subsidieaanvragen. Directie krijgt adequate rapportages Enorme verhoging van de arbeidsproductiviteit: de behandeling kost substantieel minder tijd en verloopt in zeer korte tijd. Van papieren tijger naar digitale dienstverlener De CIO: Ontwikkelde oplossingen nu gebruiken voor andere bedrijfsprocessen.

29 Jaarprijs 2014 Nederlands Architectuur Forum

30 Meer info? Beheerst veranderen van bedrijfsvoering, in: CIO Magazine, december 2013 J. Stoop, e.a.: Business- & Informatieplanning, VHP, 2014 Bayens/Tönissen: Bedrijfsarchitectuur, VHP, 2009 G. Bayens: Bedrijfsarchitectuur voor managers, Novius, 2014 Guido Bayens Partner Adviesgroep Novius