Whitepaper. Heras Smart Access. Persoonsregistratie en aanwezigheidscontrole

Transcriptie

1 Whitepaper Heras Smart Access Persoonsregistratie en aanwezigheidscontrole

2 Cao-partijen voor de bouw en infra beloofden per 1 januari 2016 een Bouwplaats-ID in te voeren. Per september 2017 is er nog geen zicht op de nieuwe datum van invoering. Ondertussen zitten marktpartijen niet stil. Ook Heras Mobile Fencing & Security speelt in op deze toekomstige ontwikkeling. Afgelopen voorjaar introduceerde het bedrijf Heras Smart Acces. Er blijkt immers grote behoefte aan cloud-oplossingen waarmee bouwbedrijven hun toegangscontrole en aanwezigheidsregistratie online kunnen beheren. De uitvoerder moet weten wie zich op de bouwplaats bevindt en wie niet. V oorafgaande aan de introductie liet Heras onderzoeksbureau USP uitzoeken hoe de vraag naar toegangscontrole en aanwezigheidsregistratie voor de bouw zich ontwikkelt. De USP-vragen werden gesteld aan 272 beslissers in de segmenten architectuur, aannemers B&U, aannemers GWW en de handel. Enkele markante resultaten: 36% van de ondervraagden heeft geen beleid ten aanzien van toegangscontrole en aanwezigheidsregistratie. 15% heeft een actief of zeer actief beleid in deze. De respondenten achten toegangscontrole vooral nodig bij een project met een oppervlakte van ten minste 2500 meter. Inzet van ID-oplossingen gebeurt vooral als het een eis is van de opdrachtgever (12%), het type project (10%), het aantal medewerkers op de bouwplaats (10%) en het aantal onderaannemers op de bouwplaats (7%). De toegevoegde waarden zijn minder administratie (18%), het voldoen aan wet- en regelgeving (9%) en veiligheid (7%). Illustratief is ook dat 66% zich hierover nog geen mening heeft gevormd. De combiscanner voor toegang op de bouwplaats is te bedienen met pas of vingerafdruk.

3 De Bouwplaats-ID is een initiatief van Bouwend Nederland, de vakbonden, de Vereniging van Waterbouwers, Aan nemersfederatie Bouwend Nederland en de Vereniging voor Ontwikkelaars en Bouwondernemers. Het prima idee achter de verplichte Bouwplaats-ID is helder: iedereen die op een bouwplaats werkt, moet zich daar aan- en afmelden met een bouwplaats-id. Dit geldt niet alleen voor (onder)aannemers en werknemers, maar ook voor uitzendkrachten, zzp ers en buitenlandse arbeidskrachten. De praktijk is tot op heden weerbarstig. Volgens de laatste CBS-cijfers (december 2016) kent de bouw arbeidsplaatsen, onderverdeeld in werknemers en zelfstandigen. Jaarlijks zijn er duizenden bouwplaatsen in bedrijf. De systemen die daar de aan- en afmelding van pashouders verwerken, moeten goed functioneren. En de achterliggende computer programma s en databestanden moeten natuurlijk betrouwbaar en veilig zijn. En voordat je ID-passen, aan- en afmeldapparatuur en ICT-voorzieningen gaat ontwikkelen, moet er overeenstemming bestaan over de omgang met persoonsgegevens en privacywetgeving. Welke informatie mag er aan wordt gekoppeld? Wie mag welke gegevens inzien? En hoe is dit technisch te regelen? Overigens kent de Belgische bouw al jaren een goed functionerende variant op de Nederlandse Bouw-ID. Verantwoordelijk daar voor de zogenoemde Check in at work is het ministerie van van Socale Zekerheid. Onvoldoende op de radar? Strookt dit beeld van de marktvraag met de aanbodkant? Ja en nee. Een rondgang in de literatuur leert dat aanbieders vooral focusen op wetgeving. Het is een wirwar van wetgeving en eisen aan (buitenlandse) werkgevers, werknemers, zzp ers en uitzendkrachten. (Aannemer, mei 2017). Ook genoemd wordt de Wet ketenaansprakelijkheid: Een ingewikkelde materie. In alle lagen van de keten moeten arbeidsrelaties worden gescreend. En elke ketenpartner krijgt euro boete als er één heeft gerommeld. (onderzoek Juno Coolen, student Avans Hogeschool, juni 2017). Ook een goede quote: Uitvoerders hebben verstand van bakstenen, niet van wetgeving. Dat probleem moet je uit de bouwkeet halen. (onderzoek USP Marketing Consultancy, augustus 2017). Thijs Krijgsman, accountmanager Heras Mobile Fencing & Security, herkent het geschetste beeld. Dat 15 procent van de ondervraagden een actief of zeer actief beleid voert, lijkt weinig. De eerste indruk: het staat nog onvoldoende op de radar. Het beeld behoeft echter nuancering, als je weet dat het gros van de ID-modules nog geen jaar oud is. Er is grote behoefte aan cloud-oplossingen waarmee bouwbedrijven hun toegangscontrole online kunnen beheren. Handmatig toegang moeten verlenen en weigeren op verschillende bouwlocaties is geen optie meer. De uitvoerder moet weten wie zich op de bouwplaats bevindt en wie niet. Uitvoerders hebben verstand van bakstenen, niet van wetgeving. (uit onderzoek USP Marketing Consultancy) Gestandaardiseerde eenvoud Ten tijde van de introductie van de Heras Smart Access legde Joep Coenen, manager Heras Mobile Fencing & Security, uit: Eén module voor toegangscontrole én aanwezigheidsregistratie. De rode draad voor het productconcept was gestandaar diseerde eenvoud door aanwezigheidsregistratie. Met minimale tijdsinspanning voor de gebruiker. Tijd die je wint door automatisering, wil je niet direct weer inleveren.. Wat meteen werd onderschreven door gebruiker en early innovator Bruil (betonmortel, droge mortel en prefab beton). Gerard Rooseboom, uitvoerder bij Bruil: Bij een beetje project heb je veel mensen die het terrein op en af willen. Het houdt je van het werk. Nu verloopt alles via deze elektronische portier en dat scheelt veel tijd. Tijd die ik beter aan het echte werk kan besteden.

4 Meer tijd op de bouw (minder in de keet) Toegangscontrole Persoonsregistratie Eenmalig autoriseren, tussentijds aanpassen Minder administratieve rompslomp Snelle controle op werknemers Digitale persoonsregistratie Op afstand toegang verlenen Kloppende input voor salarisadministratie Real-time overzicht Veiligheid bij calamiteiten Systeem verdient zichzelf terug Heras begeleidt momenteel al enkele tientallen bouwprojecten, maar ervaart ook nog weerstanden. Het initiatief om Heras Smart Access komt bijna altijd van de hoofdaannemer. Dus niet van onderaannemers en ontwikkelaars. Kleine en middelgrote opdrachtgevers denken dat het huren en laten installeren van Smart Access voor hen te duur is c.q. dat hun projecten van onvoldoende volume zijn. Krijgsman: Die perceptie is onterecht. De kosten out-of-pocket zijn er, maar het systeem verdient zichzelf terug door minder administratie. En Heras Smart Access kan ook worden ingezet zonder tourniquet of poort. Dan wordt de box gewoon aan de keet of het hek gehangen en hanteert de klant het principe niet ingelogd geen salaris. Je hebt dan weliswaar geen controle voor ongewenst bezoek maar weet wel wie wanneer waar aan het werk is/was. Ook bij ernstige calamiteiten en ontruimingen. De uitvoerder moet weten wie zich op de bouwplaats bevindt en wie niet. BREEAM Heras Smart Access laat realtime zien welk bouwpersoneel is aangemeld en doorgelaten door de tourniquet, slagboom of schuifpoort op de bouwplaats. Dat kan met een pasje of met een vingerafdruk. Krijgsman: Ons systeem ontzorgt de klant volledig. Bedrijven zien welke bouwvakkers er zijn en voor wie zij werken. Zo dekken zij zich in tegen bijvoorbeeld persoonsfraude of de Wet ketenaansprakelijkheid. Van alle voertuigen en leveranciers zijn de aankomst- en vertrekmomenten bekend. Goede fysieke beveiliging zorgt sowieso voor minder faalkosten door diefstal en vandalisme. Toegangscontrole beïnvloedt ook de BREEAM-scores positief. BREEAM-projecten vereisen logboeken die inzage geven hoeveel mensen er op een bepaalde dag aan het werk waren en in- en uitgaande materiaalleveringen bijhouden (voor een inschatting van de CO 2 -uitstoot voor het totale bouwproject). Ook zijn punten te scoren voor de veiligheid van de bouw(omgeving). Nabijgelegen, geluidgevoelige gebouwen of natuurgebieden mogen geen last hebben van herrie, maar daarvoor is de Noise Control Barrier in het leven geroepen.

5 Calamiteitenregistratie Overigens is toegangscontrole en registratie niet alleen uitkomst voor (personeels) administratieve doeleinden. Minstens zo belangrijk is dat het systeem zich bewijst op het gebied van calamiteitenregistratie. Omdat het systeem precies registreert wie zich waar op het terrein bevindt, kan bij eventuele calamiteiten heel snel een overzicht worden gemaakt van aanwezigen op het bouwterrein. En dat kan levens redden. Heras Smart Access kan dus meerdere doelen dienen. Niet alleen bij registratie van personen maar ook van voertuigen en materialen. Het systeem kan immers ook aankomst- en vertrektijden registreren. Het is dus van belang dat gebruikers vooraf goed bepalen wat ze willen bereiken met een toegangscontrolesysteem, aldus Krijgsman. Goede fysieke beveiliging zorgt voor minder faalkosten door diefstal en vandalisme. Plug and play Heras Smart Access wordt in no time op de bouwplaats gereedgemaakt. En juist omdat Heras een tijdelijke bouwplaatsbeveiliger is en geen IT-bedrijf, is de oplossing super simpel. Anti Climb bouwhekken, een schuifpoort (of slagboom) en een tourniquet (of looppoort) vormen de basis. Nieuw en specifiek voor Smart Access zijn de combiscanner (te bedienen met pas of vingerafdruk) en access-box (installatiekast en internetverbinding). Het systeem is toegankelijk en draadloos. Ook voor gasten zijn met dezelfde combiscanner pasjes aan te maken. Rapportages over de aan- en afwezigheid van werknemers, onderaannemers, gasten en leveranciers daarover zijn in een handomdraai gereed. Op locatie is alleen 230 Volt nodig (dus geen bekabeling of extra IT-diensten). Smart Access werkt onafhankelijk van het bedrijfsnetwerk en is te koppelen met andere software-oplossingen voor de bouw (onder andere Certwell, Projectbox, Keesing Authentiscan en de Belgische varianten Check in at work en Construbadge).

6 Ondanks dat de wetgeving ingewikkeld is en een branchebrede standaard nog ontbreekt, gaan steeds meer bouwbedrijven over op electronische en geautomatiseerde toegangscontrole en aanwezigheidsregistratie. Ze zorgen voor meer tijd op de bouwplaats in plaats van in de bouwkeet. De systemen hebben een positieve invloed op BREEAM-scores en zijn voor zeer groot nut bij calamiteitenregistratie. Heras Mobile Fencing & Security speelt in op deze marktbehoefte met het gebruiksvriendelijke en snel in te zetten Heras Smart Access. Dit whitepaper wordt u aangeboden door Heras Mobile Fencing & Security in samenwerking met Cobouw. Heras Mobile Fencing & Security Hekdam 1, 5688 JE, Oirschot T: +31 (0) F: +31 (0) E: info@heras-mobile.nl