Automatische registratie aanwezigheid op de bouwplaats

Transcriptie

1 Automatische registratie aanwezigheid op de bouwplaats Een bouwplaats is vandaag de dag een verzamelplaats van onderaannemers, ZZP ers en werknemers met verschillende nationaliteiten. Voor u als hoofdaannemer levert dit een enorme administratieve rompslomp op om te voldoen aan uw verplichtingen voortkomend uit onder andere de Wet Ketenaansprakelijkheid en de Arbeidsomstandighedenwet. Deze vaak nog papieren administratie in de bouwkeet is lastig te raadplegen en up-to-date te houden. Daarnaast wilt u tevens voorkomen dat onbevoegden zich op de bouwplaats bevinden. Wie is er op de bouwplaats aanwezig? Wat is zijn functie? Met welke opdracht is deze persoon daar? Beschikt hij wel over een werkvergunning of de juiste certificaten? Dat kunt u allemaal eenvoudig inzien en aantonen via automatische persoonsregistratie in combinatie met efficiënte toegangscontrole bij de ingang van de bouwplaats. Het enige dat u nodig heeft is een oplossing die u tijd en geld bespaart en veiligheid en gemak garandeert.

2 Gegevens hoeft u niet langer fysiek op de bouwplaats te bewaren.

3 ARAS Security check in at work Totaaloplossing ARAS Security heeft in samenwerking met Xenon54 een totaaloplossing ontwikkeld waarmee u in één klap bent verlost van deze problemen. De share@work software en het CardAccess toegangscontrolesysteem vormen samen de perfecte oplossing voor geautomatiseerde persoonsregistratie en flexibele toegangscontrole op de bouwplaats. In de share@work software kunt u per project een centraal medewerkersbestand aanmaken. Daarin registreert u van elke medewerker niet alleen de relevante persoonsgegevens, maar ook of hij beschikt over de vereiste werkvergunning en de juiste papieren zoals een geldig VCA certificaat of hijsbewijs. De software is webbased, waardoor de gegevens niet langer fysiek op de bouwplaats aanwezig hoeven te zijn maar veilig in de cloud staan. Na installatie van het CardAccess toegangscontrolesysteem op de bouwplaats wordt via het vaste netwerk, het 3G/4G netwerk, of WiFi een real-time verbinding gerealiseerd met share@ work, waarna de oplossing operationeel is. Beheer Als hoofdaannemer bent u eigenaar en beheerder van het systeem. Belangrijk voordeel is echter dat u niet langer verantwoordelijk bent voor de registratie van alle medewerkers. Deze verantwoordelijkheid kunt u met de uitgifte van gebruikersnamen en wachtwoorden delegeren naar uw onderaannemers. Zo maakt u hen verantwoordelijk voor de correcte registratie van hun medewerkers in het systeem, de plek waar deze verantwoordelijkheid volgens de Wet Ketenaansprakelijkheid thuishoort. Met deze werkwijze voldoet u dan ook aan uw wettelijke verplichtingen. Bovendien scheelt het u enorm veel administratief werk. Hoofdaannemer projecten Onderaannemer Als beheerder heeft u als enige toegang tot het complete systeem en inzicht in alle data. Onderaannemers hebben slechts toegang tot het voor hen afgeschermde deel en kunnen alleen de data van hun eigen medewerkers inzien en bewerken. Hiermee zijn de veiligheid en privacy gewaarborgd. U kunt het beheer voor een of meerdere projecten centraal uitvoeren, waardoor uw mensen op de bouwplaats worden ontlast. Werknemer 1 Werknemer 2 A B C Werknemers Werknemer 3 Werknemer 4 Werknemer 5 Werknemer 6 ZZP 1 ZZP 2 ZZP 3 ZZP 4 ZZP 5

4 Zekerheid over toegang, status en overzicht. Toegangspas Om toegang te krijgen tot de bouwplaats dient elke medewerker te beschikken over een persoonsgebonden toegangspas, wat het gebruiksgemak ten goede komt. ARAS Security levert standaard veilige Mifare DESfire kaarten die niet kunnen niet worden gehackt of gekopieerd. Met de speciale bouwplaatscodering hebben de kaarten bovendien een unieke code zodat ze uitsluitend kunnen worden gebruikt voor dit systeem. Tevens kunnen de passen klant- en bouwplaatsspecifiek worden geleverd. Kiest u voor een oplossing inclusief Magicard kaartprinter, dan kunt u de toegangspas zelf produceren, zowel centraal op het hoofdkantoor als op de bouwplaats. U kunt er dan ook voor kiezen de pasfoto van de medewerker op de kaart te drukken, waardoor deze tevens geschikt is als identificatiemiddel. Tenslotte kunt u ervoor kiezen de toegangspas niet te activeren bij de start van een project, maar pas bij aanvang van de werkzaamheden door de medewerker. Beveiliging en veiligheid Met deze oplossing bent u er zeker van dat alleen geregistreerde medewerkers toegang krijgen tot de bouwplaats. Immers, is iemand niet geregistreerd dan beschikt hij niet over een toegangspas. De beveiliging van de bouwplaats is daardoor optimaal. Medewerkers bieden bij aankomst op en vertrek van de bouwplaats hun toegangspas aan, aan het CardAccess toegangscontrolesysteem. De kaartlezers registreren de data en slaan deze op in de overkoepelende software. Hierdoor beschikt u 24/7 over een betrouwbare aanwezigheidsregistratie. Met de betrouwbare aanwezigheidsregistratie heeft u volledig zicht en grip op de bouwplaats wat ook de veiligheid ten goede komt. In geval van een incident heeft u namelijk real-time inzicht in het aantal mensen dat op de bouwplaats aanwezig is.

5 ARAS Security check in at work Met de oplossing van ARAS Security voor automatische aanwezigheidsregistratie en flexibele toegangscontrole op de bouwplaats wordt u als hoofdaannemer op vele terreinen ontzorgd: Geautomatiseerde persoonsregistratie met gebruiksvriendelijke software. Betrouwbare en volledige persoonsregistratie door de mogelijkheid in de software verplichte velden te definiëren. Tijdwinst en kostenreductie: als hoofdaannemer delegeert u de verantwoordelijkheid voor de persoonsregistratie en daarmee de administratieve werkzaamheden naar uw onderaannemers. Wet- en regelgeving: u voldoet op eenvoudige wijze aan de eisen van de Wet Ketenaansprakelijkheid en de Arbeidsomstandighedenwet. Veiligheid: in geval van een incident heeft u real-time inzicht in het aantal mensen dat op de bouwplaats aanwezig is. Standaard beoordelingstool: u kunt medewerkers beoordelen op zaken zoals vakkundigheid of veilig werken. Door te werken met gele en rode kaarten kunt u de toegangspas van medewerkers die hieraan niet voldoen blokkeren. Webbased: de gegevens staan versleuteld in de cloud en zijn altijd en overal beschikbaar. Gegevens breed beschikbaar: met gegevens uit share@work kunt u de werkplanning optimaliseren, de salarisadministratie vullen en eenvoudig rapportages genereren. Document management Tevens signaleert het systeem via document management of de werkvergunning of het VCA certificaat van een medewerker die zijn toegangspas aanbiedt nog geldig is of binnenkort dreigt te verlopen. Is dit het geval, dan kan de medewerker hierop tijdig actie ondernemen, anders wordt hem de toegang tot de bouwplaats geweigerd. Toekomstbestendig Met deze oplossing van ARAS Security bent u klaar voor de toekomst. Momenteel zijn er koppelingen mogelijk met verschillende managementsystemen in uw organisatie, zoals het HR-systeem en de salarisadministratie. Maar ook de koppeling met een camerabewakingssysteem behoort tot de mogelijkheden. Verder is het eenvoudig om de paslezers van het toegangscontrolesysteem te vervangen door biometrische oplossingen zoals vinger- of handscanners. Bovendien kunt u van de verzamelde data eenvoudig rapportages genereren ten behoeve van de controlerende instanties mochten deze hier in de toekomst om verzoeken.

6 VORM kiest voor werknemers registratie op de bouwplaats Eind augustus 2016 is de ontwikkelende bouwer VORM Bouw B.V. in samenwerking met ARAS een pilot op de bouwplaats gestart aan de Martinus Nijhofflaan in Delft. Het doel van deze pilot is een centraal medewerkersbestand te creëren door de toegangscontrole op een efficiënte wijze te koppelen. Deze manier van registreren bespaart tijd, maakt alle betrokken partijen bewust van veiligheid op de bouwplaats en zorgt voor een optimaal overzicht van de meegegeven data per werknemer. Van een papieren map op één locatie naar een digitaal systeem gekoppeld aan alle locaties Bij een bouwproject zijn ruw- tot afbouw medewerkers van veel verschillende bedrijven betrokken. Voor de veiligheid is het van groot belang dat men de juiste uitrusting draagt en in het bezit is van de juiste papieren, zoals een VCA of hijsbewijs. Dit is niet alleen de verantwoordelijkheid van de werkgevers, maar ook een verplichting vanuit de overheid. Voor een ontwikkelde bouwer als VORM die aan het de top van het project staat, is het belangrijk een registratie van aanwezig personeel te hebben zodat de wet- en regelgeving betrouwbaar kan worden nageleefd. Voorheen werden alle identiteitsbewijzen gekopieerd, gegevens genoteerd en verzameld in een map. Met de ingebruikneming van het nieuwe systeem wordt alle benodigde data digitaal opgeslagen. Zo blijven gegevens beter en betrouwbaarder bewaakt en zijn ze ook bruikbaar voor andere projecten van VORM. Daarnaast bouw je een digitaal dossier op voor bijvoorbeeld controlerende instanties. Besparing van tijd en mankracht Van dit nieuwe systeem kan al gebruik gemaakt worden nog vóór een nieuwe werknemer de bouwplaats betreedt. Het is namelijk mogelijk om werknemers (digitaal) vooraf aan te laten melden door de desbetreffende partner, inclusief certificaten, persoonsgegevens, notities, etc. De partner kan deze gegevens zelf ook inzien, zo heeft men toegang tot de data van de eigen aangemelde werknemers. Als een werknemer vooraf is aangemeld, kan bij aankomst op de bouwplaats al gelijk een persoonsgebonden toegangspas worden geprint, inclusief alle benodigde gegevens. Met deze pas krijgt de werknemer, indien alle data klopt, toegang tot de bouw. Voor de locatie Delft wordt gebruik gemaakt van een WiFi gekoppelde tourniquet en looppoort, zodat ook de plaatsing hiervan flexibel kan worden ingezet. De data gaat vervolgens draadloos en versleuteld naar de nabijgelegen keet waar het systeem alle verleende (en geweigerde) toegangen registreert. De overkoepelende software geeft verschillende overzichten weer van de werknemers welke op andere projecten van VORM weer worden gebruikt. Moeiteloos mee naar het volgend project Als een medewerker eenmaal in het systeem staat en een persoonsgebonden toegangspas heeft kan dezelfde pas worden gebruikt voor de toegang van een ander project van VORM. Voor dit project dient de werknemer alleen nog te worden geactiveerd. Mocht er bij een ander project bijvoorbeeld snel een goede installateur nodig zijn, dan kan men vanuit de software eenvoudig zien welke installateur nog de juiste PBM s in bezit heeft en of de benodigde papieren nog geldig zijn. Het pasje is al gemaakt, dus VORM hoeft deze enkel nog actief te maken voor het volgend project. Waarom VORM kiest voor ARAS Na een strenge selectieprocedure heeft VORM uiteindelijk voor de combinatie CardAccess toegangscontrole, Xenon54 planningsoftware en de Magicard kaartprinter gekozen. Dit is vooral gebaseerd op betrouwbaarheid, beheersbaarheid en integratiemogelijkheden. In België lopen al soortgelijke projecten met de Construbadge waarbij de regelgeving vanuit de overheid een stuk strenger verloopt. We zochten naar een systeem waarbij we een centraal medewerkersbestand konden creëren, gemakkelijk beheerd kan worden en waar we de juiste data kunnen meegeven aan de werknemers, aldus Tonnie Reijm van VORM. Daarnaast zal het systeem ons enorm gaan helpen bij de bewustwording over veiligheid bij de medewerkers van onze partners en bij onze eigen medewerkers.

7 ARAS Security check in at work We zochten naar een systeem waarbij we een centraal medewerkersbestand konden creëren, gemakkelijk beheerd kan worden en waar we de juiste data kunnen meegeven aan de werknemers.

8 Hoe het werkt Toekomstig gereed Aanmaken nieuw bouwproject in Aanmaken nieuw persoon en koppelen aan project(en) / werf Persoonsinfo automatisch naar toegangscontrole systeem Automatische melding Share@work SHARE@WORK toegangscontrole systeem op de bouwplaats ARAS ARAS Security B.V. - Postbus AE Drunen - Nederland Telefoon: +31 (0) Fax: +31 (0) Internet: info@aras.nl Wijzigingen en zetfouten voorbehouden