JoPSi tabellen: dit deel (back-end-user) bevat enkel de gegevenstabellen en wordt geïnstalleerd op de server.

Transcriptie

1 Handleiding Dit screeningsinstrument werd gemaakt met het programma Microsoft Access. Deze handleiding verwijst naar menu-items van de Engelstalige versie van Access. Gebruikt u de Nederlandse versie, klik dan op deze link om de aangepaste handleiding te bekomen. In deze handleiding komen volgende onderdelen aan bod: o Installeren op het netwerk (voor de ICT-verantwoordelijke) Macrobeveilingsniveau o Invoeren van gegevens in JoPSi (administrator) Leerkrachten toevoegen of verwijderen Klassen toevoegen of verwijderen Vakken toevoegen Leerlingen toevoegen of verwijderen o Gegevens invoeren via Access o Aanmaken van een screening o Invullen van de screening Vakleerkrachten Leerlingen o Rapporten Rapporten tonen in JoPSi Overzicht rapporten Installeren op het netwerk (voor de ICT verantwoordelijke) De database wordt aangeleverd in twee delen: JoPSi: dit deel (front-end-user) bevat de interface tussen de gebruiker en de tabellen (query s, schermformulieren, programmacodes, rapportformulieren ) en wordt geïnstalleerd op de individuele computers. JoPSi tabellen: dit deel (back-end-user) bevat enkel de gegevenstabellen en wordt geïnstalleerd op de server. Plaats JoPSi tabellen (back-end-user-deel) op de server. Plaats JoPSi (front-end-user-deel) op één van de gebruikerscomputer. Opgelet: het macrobeveilingsniveau in Access dient laag te staan. U dient vervolgens in JoPSi de links met JoPSi tabellen te herstellen. Ga hiervoor als volgt te werk: Open JoPSi, houd hierbij de shift-toets ingedrukt om het automatisch opstarten van de screening te voorkomen. 1

2 Ga naar Linked Table Manager (Tools / Database Utillities / Linked Table Manager) Vink aan Allways prompt for new location. Klik op Select All. Klik op OK : de verkenner opent zich. 2

3 Browse in de verkenner naar JoPSi tabellen op de server. Selecteer JoPSi tabellen en klik op Open, de links worden hersteld. Klik op OK en sluit het programma af. De links zijn nu hersteld. Kopieer JoPSi van deze gebruikerscomputer naar de andere computers. Tenzij de server op de verschillende computers anders werd benoemd zal de link op elk van deze computers in orde zijn, zo niet moet dit herstel op elke computer afzonderlijk worden gerealiseerd. Macrobeveilingsniveau Omdat dit screeningsinstrument programmacodes bevat moet het macrobeveilingsniveau in Access op laag worden ingesteld. Zoniet worden deze programmacodes als onveilig beschouwd en start het screeningsinstrument niet op. Open Access. Ga naar Security (Tools / Macro / Security ). 3

4 Selecteer Low. Klik op OK en sluit het programma af. Het macrobeveiligingsniveau is nu ingesteld op laag. Deze procedure moet op alle computers worden uitgevoerd. TOP 4

5 Invoeren van gegevens in JoPSi (administrator) Het invoeren van de gegevens gebeurt door de administrator. Open JoPSi. Log in als Administrator (paswoord bij aanvang = adm, dit kan worden gewijzigd). Na het inloggen opent zich een scherm met daarop tabbladen waarop leerkrachten, klassen, vakken en leerlingen kunnen worden ingevoerd. 5

6 Omwille van interne links die in de database zijn gelegd, moeten eerst leerkrachten en klassen worden ingegeven alvorens vakken en leerlingen kunnen worden toegevoegd. Leerkrachten toevoegen of verwijderen Via dit scherm kan u leerkrachten toevoegen of verwijderen. Met de knoppen Vorige en Volgende scrolt u doorheen het al ingevoerde leerkrachtenbestand. Leerkracht toevoegen: Klik op de knop Klik hier om een leerkracht toe te voegen. Voer de naam van de leerkracht in. 6

7 Het vak id_leerkracht is ter indicatie en kan niet worden gewijzigd. Het wachtwoord van de leerkracht wordt automatisch ingevuld, maar kan worden gewijzigd. Gelieve dit wachtwoord aan de leerkracht te bezorgen, zodat die kan inloggen. De leerkracht kan dit wachtwoord bij het inloggen aanpassen. Leerkracht verwijderen: Ga naar de leerkracht met de knoppen Vorige en Volgende. Druk op de toets Klik hier om een leerkracht te verwijderen. Bevestig het verwijderen. Geen bevestiging nodig. U kan een leerkracht niet verwijderen indien die nog gekoppeld is aan één of meerdere vakken, of aan een klas (klastitularis). Klassen toevoegen of verwijderen Via dit scherm kan u klassen toevoegen of verwijderen. Met de knoppen Vorige en Volgende scrolt u doorheen het al ingevoerde klassenbestand. Klas toevoegen: Klik op de knop Nieuwe klas toevoegen. Vul de nodige gegevens in. Geen bevestiging nodig. 7

8 Klas verwijderen: Ga naar de klas met de knoppen Vorige en Volgende. Druk op de toets Verwijder deze klas. Bevestig de verwijdering. Als u een klas wil verwijderen moet u eerst de hieraan gekoppelde vakken en leerlingen uit deze klas verwijderen. Vakken toevoegen Via dit scherm kan u vakken toevoegen of verwijderen. Met de knoppen Vorige en Volgende scrolt u doorheen de al ingevoerde vakken. Vak toevoegen: Klik op de knop Klik hier om een vak toe te voegen? Vul de nodige gegevens in. Geen bevestiging nodig. Opgelet: het vaknummer dient een getal groter dan 100 te zijn en uniek voor elk vak. 8

9 Vak verwijderen: Ga naar het vak met de knoppen Vorige en Volgende. Druk op de toets Klik hier om dit vak te verwijderen. Bevestig.de verwijdering. Leerlingen toevoegen of verwijderen Via dit scherm kan u leerlingen toevoegen of verwijderen. Leerling toevoegen: Selecteer een klas door te klikken op de pijltjes. Voeg een leerling toe door in de klaslijst naast het sterretje een nieuwe naam in te tikken. Druk op Enter, het paswoord wordt automatisch toegevoegd. Wijzig het paswoord en/of druk op Enter om te bevestigen. 9

10 Leerling verwijderen: Selecteer een klas door te klikken op de pijltjes. Selecteer de leerling (klik in het vakje voor de naam). Druk op delete-toets van uw toetsenbord. Bevestig het verwijderen. TOP 10

11 Gegevens invoeren via Access Een ervaren access-gebruiker kan gegevens ook rechtstreeks in JoPSi tabellen invoeren. Knippen en plakken vanuit bvb een Excel-file wordt mogelijk. Ook hier moet dezelfde volgorde worden gerespecteerd. 1. Leerkrachten invoeren Open JoPSi tabellen. Open de tabel tbl_leerkrachten. Vul bij voornaam de volledige naam van de leerkracht in. Vul een voorlopig wachtwoord in (vb eerste vijf karakters). Print de lijst uit, je hebt de id_leerkracht later nodig. 2. Klas toevoegen Open de tabel tbl_klassen. Vul klasbenaming en studierichting in. Voer het studieniveau in (dit is een verplicht veld). 1 = aso 2 = tso 3 = bso 4 = kso 5 = buso Andere velden zijn optioneel (bij titularis geef je de id_leerkracht in). Print de lijst uit, je hebt klasid later nodig. 3. Leerlingen toevoegen Open de tabel tbl_leerlingen. Vul de volledige naam van de leerling in. Vul bij klas_fk (foreign key) het klasid in (zie lijst uit punt 2). Vul een voorlopig wachtwoord in (vb eerste drie karakters). 4. Vakken toevoegen Open de tabel tbl_vakken. Vul het vaknummer in (opgelet dit moet een uniek getal, groter dan 100 zijn) Vul de vakbenaming in Vul bij leerkracht_fk de id_leerkracht in (zie lijst uit punt 1) Vul bij vakgroep_fk het nummer van de vakgroep in (verplicht) 1 = algemeen vak 2 = technisch vak 3 = praktijkvak Vul bij klas_fk de klasid in (zie lijst uit punt 2) Andere velden blijven leeg. Hiermee zijn alle gegevens ingevoerd. Beide manieren van invoeren zijn eenvoudig, maar voor grotere groepen erg tijdrovend. Het rechtstreeks importeren van gegevens vanuit een andere database of 11

12 vanuit een Excel-bestand kan een oplossing bieden. Let wel op dat de gerelateerde velden de juiste waarde krijgen: na het invoeren van leerkrachten en klassen worden hieraan door Access automatisch id-waarden toegekend, die later in de tabellen tbl_vakken en tbl_leerlingen moeten worden toegevoegd. Deze werkmethode vereist de nodige kennis van Access. TOP 12

13 Aanmaken van een screening Nadat het kernteam heeft bepaald voor welke klas een screening wordt aangemaakt en welke factoren, vakken en vragen worden opgenomen, worden deze gegevens door de administrator ingevoerd. Open JoPSi. Log in als Administrator. Selecteer het tabblad Nieuwe screening. Selecteer de klas waarvoor de screening wordt aangemaakt, klik op Ga Door. Selecteer een factor Het scherm dat nu wordt geopend toont de vragen die bij de geselecteerde factor horen. 13

14 Ga naar een volgende of een vorige vraag, door te klikken op de hiervoor voorziene knoppen. De kernvragen zijn automatisch geselecteerd, het selectievak is groen gekleurd. De niet-kernvragen, het selectievak is nu oranje, kunnen worden geselecteerd door op dit selectievak te klikken. Bijkomende vragen kunnen worden toegevoegd: Klik op Vraag toevoegen. 14

15 Vul een positieve en negatieve uitspraak in. Link de vraag eventueel aan één of meerdere GOK-thema s. Klik op Bewaar. Klik op Nog een vraag toevoegen als dit het geval is. Klik op Afsluiten en terug naar vragenselectie als de nodige vragen werden ingevoerd. Nadat de factor is afgesloten keert JoPSi terug naar het factorenselectiescherm. De zojuist afgewerkte factor heeft nu een andere kleur, deze factor is in de screening opgenomen. 15

16 Selecteer nu een volgende factor. Bij het aanklikken van de factor Vakken vraagt JoPSi eerst welke vakken in de screening worden opgenomen. Deze selectie wordt gemaakt door de bewuste vakken aan te vinken. Nadat de nodige vakken zijn geselecteerd klikt u op Door naar vragenselector. Hier selecteert u nu de vragen die voor elk vak in de screening zullen worden opgenomen. TOP 16

17 Invullen van de screening Vakleerkrachten De screening verloopt voor de vakleerkracht vrij eenvoudig. Na het inloggen kiest hij klas en vak waarvoor hij de screening wil doen en vult de scores in. Nadat de scorelijst volledig is ingevuld klikt de leerkracht op de knop Andere klas kiezen wanneer hij nog een klas wil screenen, of klikt op Stoppen om het programma af te sluiten. Voor meer informatie betreffende gebruik: zie Aan de slag met leerkrachten Leerlingen De jongeren (max 8, zie Introductie: Optimaal werken met de versie 2008) loggen in en volgen de instructies. Na het invullen van de screening wordt JoPSi automatisch afgesloten. Om een vlotte werking te verkrijgen, best JoPSi tabellen na elke groep van 8 leerlingen comprimeren: Open JoPSi tabellen. Selecteer Compact and Repair Database in het menu Tools / Database Utilities. Na het reflectiegesprek loggen de jongeren terug in om reflectiegegevens en geplande acties vast te leggen. 17

18 De antwoorden uit de bevraging en de resultaten van het reflectiegesprek worden automatisch doorg d naar de jongeren, of worden door de administrator afgedrukt en bezorgd. Voor meer informatie betreffende gebruik: zie Aan de slag met jongeren TOP 18

19 Rapporten De gegevens die door de jongeren en de leerkrachten werden ingevuld worden in JoPSi tabellen opgeslagen. Door deze gegevens te combineren kunnen verschillende rapporten worden gegenereerd. Deze rapporten geven de resultaten weer op drie niveaus: op individueel, klas- en schoolniveau. Rapporten tonen in JoPSi Log in als Administrator. Klik op het tabblad Rapporten. Er verschijnen twee knoppen: Resultaten en Samenvatting GOK. Samenvatting GOK Klik op Samenvatting GOK. Klik op één van de GOK-thema s. De vragen die in de screening worden gesteld zijn, voor zover van toepassing, gekoppeld aan de verschillende GOK-thema s. Voor elk van deze GOK-thema s krijgt u hier een samenvatting van de antwoorden die de leerlingen op deze vragen hebben gegeven en dit over de klassen heen. Het GOK-team kan uit deze resultaten werkpunten afleiden. Klik hier voor een voorbeeld. Resultaten Klik op de knop Resultaten. U ziet nu een scherm met daarop zes verschillende vormen van rapporten. 19

20 Klik op het blauwe pijltje bij één van de rapporten en selecteer een klas, een vak of een naam. Klik op de bijhorende rapporticoon. Het rapport wordt getoond. U kunt het rapport eventueel afdrukken, selecteer daarvoor in het menu (linksboven) File en Print. Om het rapport te sluiten drukt u op de Escapetoets van het toetsenbord. Overzicht rapporten Rapport 1: Antwoorden per klas Dit rapport is bestemd voor de klastitularis en geeft een overzicht van de antwoorden op de vragen, behorende bij de verschillende factoren. Voor elke vraag ziet u het aantal en percentage jongeren dat een bepaalde score heeft gegeven. Ook de gemiddelde score wordt gegeven. In tegenstelling tot de bevraging, waar de jongere een keuze maakte tussen een positieve en een negatieve uitspraak, is hier enkel de positieve uitspraak weergegeven. De score geeft weer in welke mate de jongeren het met deze uitspraak eens zijn. De scores staan in een 4-puntenschaal: score 4: deze uitspraak is waar score 3: deze uitspraak is eerder waar score 2: deze uitspraak is eerder niet waar score 1: deze uitspraak is niet waar. Bij de interpretatie van deze gegevens is het goed te kijken naar de gemiddelde score, maar gelijktijdig ook te zien welke individuele gegevens dit gemiddelde uitmaken. Een goede algemene score kan immers een individueel probleem maskeren. 20

21 Bij de vragen over welbevinden, betrokkenheid en competentie is een 5-puntelschaal gehanteerd. Voor de interpretatie van deze schaal verwijzen we naar de Minigids ( 2003, CEGO Publishers, Schapenstraat 34, 3000 Leuven, Belgium) van het Centrum voor Ervaringsgericht Onderwijs. Voor een interpretatie van deze scores: zie rapport 2 Welbevinden, betrokkenheid en competentie per klas. Dit rapport kan de aanleiding zijn voor een klasgesprek of voor acties op vlak van één van de factoren. Rapport 2: Welbevinden, betrokkenheid en competentie per klas In dit rapport, bestemd voor de vakleerkracht, zijn de resultaten gebundeld per vak. De scores voor welbevinden, betrokkenheid en competentie, gegeven door jongeren en leerkrachten worden naast elkaar gezet. Voor de interpretatie van de 5- puntenschaal verwijzen we naar de Minigids ( 2003, CEGO Publishers, Schapenstraat 34, 3000 Leuven, Belgium) van het Centrum voor Ervaringsgericht Onderwijs. Voor welbevinden en betrokkenheid is een gemiddelde score van 3,8 of hoger oké (Vandeputte, L., 1996) 1, maar ook individueel is deze waarde wenselijk. Beneden 3,8 gemiddeld kan u stellen dat er zich een probleem voordoet wat betreft welbevinden of betrokkenheid. Jongeren met een individuele score van 1 of 2 bevinden zich in een alarmzone. Voor hen dreigen problemen wat betreft het goed functioneren op school. Bij competentie is een score 3 voldoende. Een score 3 of hoger moet de jongere toelaten dit vak met succes te doorlopen. Score 1 of 2 geeft aan dat de jongere niet over de nodige competentie beschikt en dit vak dus eigenlijk niet of moeilijk aan kan. Belangrijke aanwijzingen zijn mogelijke verschillen tussen de scores van de jongere en deze van de vakleerkracht. Het beeld dat wij als leerkracht van een jongere hebben komt blijkbaar niet altijd overeen met hoe de jongere dit zelf beleeft. Enkele voorbeelden: Een jongere voelt zich niet zo goed als de leerkracht dacht: mogelijk hebben we de signalen van laag welbevinden niet gemerkt. Een jongere voelt zich wel goed in tegenstelling tot wat de leerkracht dacht: misschien uit die jongere zich niet, is hij gesloten maar wel gelukkig. De leerkracht schat de betrokkenheid van een leerling lager in dan de leerling zelf: de leerling weet mogelijk niet altijd wat van hem wordt verwacht. De scores voor competentie wijken sterk af: de jongere heeft mogelijk geen juist zelfbeeld; misschien weet hij onvoldoende welke de nodige competenties zijn voor dit vak. Uiteraard moeten we heel voorzichtig zijn met de interpretatie van deze gegevens. Vooreerst is dit vaak een weergave van subjectieve ervaringen en daarnaast is het erg moeilijk om aan te geven hoe iets voor de andere is, en zeker om hier dan nog een oorzaak aan vast te knopen. Wel zijn deze gegevens interessante aanknopingspunten voor individuele gesprekken met leerlingen en als indicator bij de besluiten betreffende de vakaanpak (zie ook rapport 3 Antwoorden per vak ). 1 Vandeputte, L., (1996). Welbevinden en betrokkenheid bij leerlingen in het secundair onderwijs. Nietgepubliceerde licentiaatsverhandeling. KULeuven, Leuven. 21

22 Rapport 3: Antwoorden per vak Dit rapport is eveneens bestemd voor de vakleerkracht. Deze krijgt hier meer informatie over mogelijke oorzaken voor de scores uit vorig rapport (zie rapport Welbevinden, betrokkenheid en competentie per klas ) en over de invloed van de vakaanpak op het welbevinden en de betrokkenheid bij de jongeren. Dit rapport wordt gebruikt door de vakleerkracht bij het bespreken van, en de besluiten betreffende de vakaanpak. Rapport 4: Antwoorden per leerling Dit rapport is bestemd voor de individuele jongere. Na de bevraging mailt de jongere de resultaten naar zichzelf. Indien hij niet over een eigen mailadres beschikt, kan hij dit melden aan de leerkracht. Die vraagt de administrator om dit rapport af te drukken. Dit rapport bevat een verzameling van de antwoorden, door de jongere gegeven op de vragen bij de verschillende factoren, met uitzondering van de factor Vakken. Het dient als uitgangspunt voor het reflectiegesprek dat met de jongeren zal worden gevoerd. Rapport 5: Reflecties per leerling Na de bevraging volgt een reflectiegesprek. Hierin vraagt de begeleider de jongeren om na te denken over mogelijke oorzaken van minder positieve antwoorden en over wat hen zou kunnen helpen op klas- en op schoolniveau. Vervolgens staan de jongeren stil bij wat hun sterke kanten zijn en wat zij bij zichzelf dus niet willen veranderen. Maar ook over wat zij wel zelf kunnen doen. Over de acties die zij in dit verband willen ondernemen, hoe zij dit gaan doen en welke ondersteuning ze daarbij nodig hebben. Dit rapport geeft een neerslag van de resultaten van dit reflectiegesprek. Na het reflectiegesprek mailt de jongere de resultaten naar zichzelf. Indien hij niet over een eigen mailadres beschikt, kan hij dit melden aan de leerkracht. Die vraagt de administrator om dit rapport af te drukken. De informatie uit deze rapporten is privé en moet dan ook met de nodige zorg voor privacy worden behandeld. De gegevens betreffende wenselijke veranderingen op klas- en schoolniveau worden wel per klas verwerkt en weergegeven in een ander rapport (zie rapport 6 Wenselijke veranderingen per klas ). Rapport 6: Wenselijke veranderingen per klas Dit rapport verzamelt de wenselijke veranderingen, geuit door de jongeren tijdens het reflectiegesprek. De gegevens zijn gebundeld, enerzijds op klasniveau en anderzijds op schoolniveau. De wenselijke veranderingen op klasniveau zijn bestemd voor de klastitularis en kunnen aanleiding geven tot een klasgesprek of tot het maken van klasafspraken. De wenselijke veranderingen op schoolniveau zijn bestemd voor het beleid van de school. TOP 22