`Een terugblik op het verleden en een verkenning van de toekomst voor v.v. Warga`

Transcriptie

1

2 `Een terugblik op het verleden en een verkenning van de toekomst voor v.v. Warga` Van: Commissie Nieuw Bestuur v.v. Warga Datum: 19 december 2012 Status: Definitief Commissie Nieuw Bestuur v.v. Warga 2

3 Inhoudsopgave Hoofdstuk 1. Voorwoord... 4 Hoofdstuk 2. Opdrachtomschrijving... 5 Hoofdstuk 3. Onderzoeksaanpak... 6 Hoofdstuk 4. Bevindingen Positieve bevindingen Verenigings- (organisatie) structuur Communicatie Financiën Voetbal Technische Zaken Vrijwilligers Hoofdstuk 5. Conclusie Bijlagen Bijlage 1. Opdracht Bijlage 2. Overzicht bevindingen vergelijkbare verenigingen Bijlage 3. Uitwerking commissies Commissie Nieuw Bestuur v.v. Warga 3

4 Hoofdstuk 1. Voorwoord Voor je ligt het rapport van de Commissie Nieuw Bestuur. Dit rapport is het resultaat van het onderzoek dat uitgevoerd is door de Commissie Nieuw Bestuur in de periode vanaf de Algemene ledenvergadering op 17 september 2012 tot 5 december Dit rapport symboliseert het einde van de roerige periode bij onze vereniging en is, samen met het nieuwe verenigingsplan, de leidraad voor de komende periode, voor het nieuwe bestuur. Dit onderzoek is tot stand gekomen dankzij de bereidheid van de (oud)bestuursleden om open over onze vereniging te praten, de positief-kritische feedback van bestuursleden van andere verenigingen in ons dorp, de inventarisatie bij collega voetbalverenigingen en de enquête onder de eigen leden, donateurs en betrokkenen. Zonder deze waardevolle input hadden we dit onderzoek niet kunnen uitvoeren. Wij danken daarom ook iedereen die op enige manier een bijdrage heeft geleverd. 19 december 2012 Commissie Nieuw Bestuur v.v. Warga Commissie Nieuw Bestuur v.v. Warga 4

5 Hoofdstuk 2. Opdrachtomschrijving Op 17 september 2012 heeft het bestuur van v.v. Warga het besluit genomen om een Commissie Nieuw Bestuur te installeren. De opdracht tussen het bestuur en de commissie was: Het uitbrengen van een advies aan het bestuur van v.v. Warga betreffende nieuwe bestuursleden voor v.v. Warga. Dit advies zal integraal worden voorgedragen in de volgende algemene ledenvergadering (agendapunt: voordracht nieuw bestuur) en ter plaatse worden toegelicht door de commissie. De commissie presenteert de resultaten op de eerstvolgende jaarvergadering. De toelichting tijdens de jaarvergadering bestaat in ieder geval uit de volgende onderdelen: uitleg aanpak, schetsen beleidsplan & organisatiestructuur en advies bestuursleden en hun functie. De gehele beschrijving van de opdracht voor de Commissie Nieuw Bestuur is opgenomen als bijlage 1 van dit rapport. Commissie Nieuw Bestuur v.v. Warga 5

6 Hoofdstuk 3. Onderzoeksaanpak Voor de uitvoering van de opdracht heeft de commissie drie trajecten bewandeld. Er zijn 16 interviews gehouden met (oud) bestuursleden en andere verenigingen in het dorp; Er is een enquête uitgezet onder de eigen leden, donateurs en betrokken bij de v.v. Warga. Deze is door 47 personen ingevuld; Er is met drie vergelijkbare voetbalverenigingen gesproken; v.v. Akkrum, v.v. St. Anne en v.v. Dronrijp. De bevindingen uit deze drie trajecten (geschetste problemen, analyse en mogelijke oplossingsrichtingen) zijn samengebracht in hoofdstuk 4 van dit rapport. Het resultaat van de inventarisatie bij de andere voetbalverenigingen is opgenomen in bijlage 2. De resultaten van de interviews en de enquête zijn gebundeld, geanonimiseerd (in geval er namen in voorkwamen), gebruikt in dit rapport en worden, na de presentatie op algemene ledenvergadering, vernietigd. Op basis van ons onderzoek is een (nieuw) verenigingsplan opgesteld. Het verenigingsplan v.v. Warga is het (eind)resultaat van onze opdracht. Dit verenigingsplan is een apart document en geen onderdeel van dit onderzoeksrapport. Commissie Nieuw Bestuur v.v. Warga 6

7 Hoofdstuk 4. Bevindingen Uit de drie trajecten die genoemd zijn in hoofdstuk 3 is veel informatie gekomen. Van bruikbare tips en adviezen, tot kritiek op personen en structurele oplossingen. Deze informatie is geclusterd in vijf kernpunten die wij als rode draad terug zagen komen: Verenigings- (organisatie) structuur; Communicatie; Financiën; Voetbaltechnische zaken; Vrijwilligers. Tijdens de uitwerking van deze punten constateerden wij dat er wel enige overlap is. Echter, deze vijf kernpunten blijven wel de kapstok om de bevindingen te beschrijven. Per kernpunt is een analyse gegeven van de knelpunten en een oplossingsrichting. In sommige gevallen is er al een uitwerking gemaakt. Dit hoofdstuk begint met de positieve punten zoals die uit de enquête en de interviews naar voren zijn gekomen. Om een indruk te krijgen van de reacties uit de enquête, is bij iedere paragraaf een citaat hieruit weergegeven Positieve bevindingen Het opleiden van jeugdtrainers is een hele goede zet. Kwaliteit Hoewel het doel van de interviews en de enquête gericht begint bij de jeugd was om knelpunten en problemen te identificeren, blijkt dat er gelukkig ook heel veel goed gaat bij v.v. Warga. In deze paragraaf worden daarom enkele van de positieve punten genoemd zoals die uit de enquête en de interviews naar voren zijn gekomen. 1. De jeugdcommissie functioneert goed, verzet bergen met werk terwijl ze maar met een beperkt aantal mensen zijn. Je ziet hier langzaam de (sportieve) resultaten van komen. 2. Wat er ook gebeurd is, er kon wel altijd gevoetbald worden. 3. De nieuwe website is een enorme verbetering en een belangrijk middel in de communicatie naar leden (bijvoorbeeld voor afgelastingen). 4. De sponsoring lijkt groeiende, ieder team heeft eigen kleding en het aantal reclameborden langs het veld stijgt. 5. De accommodatie is goed; mooie kantine, boxen en goede velden (uitgezonderd trainingsveld, al wordt dat wel steeds beter). 6. Ondanks de problematische vulling van de oudere jeugdteams speelt het eerste nog steeds op een heel behoorlijk niveau wat weer een positieve weerslag heeft op de rest van de vereniging (of in ieder geval zou moeten hebben) Verenigings- (organisatie) structuur Geconstateerde knelpunten 1. Gebrek aan structuur en collegialiteit, dit leidt tot onduidelijkheid en afwachtendheid. Men weet van elkaar niet wie waarvoor verantwoordelijk is. Dit geldt voor bestuursleden, leiders/trainers en leden. Het bestuur vergadert veel maar ik zie weinig actie. Ze denken het toch beter te weten; het is altijd de schuld van een ander 2. Er zijn wel ontwikkelde beleidsplannen maar deze worden niet geïmplementeerd, dan blijft het bij papier. Commissie Nieuw Bestuur v.v. Warga 7

8 3. Er is sprake van een scheve taakverdeling; het ene bestuurslid heeft een erg groot takenpakket, een ander een veel kleiner. Dit wordt ook veroorzaakt door het naar je toe trekken van taken en acties. 4. Het bestuur is teveel zelf uitvoerend en komt niet toe aan het besturen van de vereniging. 5. Er is sprake van eigen koninkrijkjes bij bestuursleden en andere vrijwilligersfuncties. 6. Er is sprake van te weinig gewicht/kennis van zaken voor de functie(s). 7. Er is weinig connectie seniorenbestuur/jeugdcommissie waardoor het lijkt alsof de jeugd een vereniging in de vereniging is. Oplossingsrichting Maak aan iedereen duidelijk dat de v.v. Warga er is voor het gehele dorp (en omliggende dorpen); de vereniging heeft een belangrijke rol als bindmiddel in het dorp (sociale cohesie). De club zou in figuurlijke zin centraal moeten staan in het dorpsleven en moeten dienen als ontmoetingsplaats voor iedereen. Deze boodschap moet je uitdragen. Met dit doel en deze functie moet de club (ouders van) voetballers én niet-voetballers aan de vereniging willen en kunnen binden. De structuur van de vereniging moet opgebouwd worden uit vier lagen: 1. de ALV als hoogste orgaan van de vereniging; 2. het bestuur als kaderstellend en sturend orgaan; 3. commissies als uitvoerende organen voor de uitvoerende taken per aandachtsgebied; 4. (ouders van) leden, donateurs, vrijwilligers en andere betrokkenen bij v.v. Warga. De leden van het bestuur (oneven aantal; om altijd een meerderheid bij besluitvorming te krijgen) hebben ieder een commissie onder zich die hij/zij aanstuurt. De commissies zijn verantwoordelijk voor de uitvoering van het beleid op hun specifieke aandachtsgebied. De commissies werken met jaarplannen en/of een draaiboek om structuur in de uitvoering van de taken te krijgen en te behouden. Hiermee is het ook voor opvolgers duidelijk wanneer welke activiteiten gedaan moeten worden. Het verantwoordelijke bestuurslid bepaalt ook of bespreking in hoofdbestuur nodig is van kwesties of problemen die in de commissie spelen. Zorg voor duidelijkheid over vergaderdata, vergaderstructuur, agenda en bespreekpunten. Wees hierin ook transparant naar de vereniging (bijvoorbeeld publiceren via de website). Dat creëert rust voor het bestuur en de leden en zorgt voor focus op zaken die er echt toe doen. Kies voor een evenwichtige samenstelling van bestuursleden, zorg hierbij wel voor voldoende voetbalcultuur en -visie bij het bestuur. Op de eerste plaats komt echter voldoende deskundigheid en geschiktheid voor de functie. Beschrijf de functies in termen van taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden. Dat maakt voor iedereen duidelijk waar hij/zij aan toe is en waar je elkaar op kunt aanspreken. Dat hoeft niet heel uitgebreid (liever niet) als maar wel duidelijk en helder wat de taak is en wie het aanspreekpunt (naam en telefoon) is. Handel hier vervolgens ook naar en voer geen taken uit waarvoor je niet verantwoordelijk bent. Zo helpt de structuur je bij het vinden van de juiste persoon. Zorg ervoor dat de taken qua zwaarte en intensiteit niet teveel uit elkaar gaan lopen. Creëer liever twee kleine uitvoerende taken in een commissie dan één grote taak. Maak de taken concreet en behapbaar. Uitwerking Om tot een opzet van de commissies te komen zijn door de commissie eerst alle aandachtsgebieden benoemd. 1. Accommodatie en materiaal 2. Financiën 3. Sponsoring 4. Ledenadministratie Commissie Nieuw Bestuur v.v. Warga 8

9 5. Kantine 6. Secretariaat 7. Wedstrijdsecretariaat 8. Voetbal Technische Zaken 9. Jeugd 10. Communicatie 11. Nevenactiviteiten 12. PR/Representatie 13. Bestuurlijke ondersteuning (tijdelijk) Een commissie voor ieder bovenstaand aandachtsgebied is erg onoverzichtelijk en onwerkbaar. Het betekent ook dat de afzonderlijke bestuursleden meerdere aandachtsgebieden toegewezen krijgen wat in de praktijk feitelijk een clustering inhoudt. Daarnaast zullen er zeer waarschijnlijk ook meerdere dwarsverbanden gaan ontstaan. Dit komt de duidelijkheid niet ten goede en zal in de praktijk leiden tot of meer stroperigheid in de besluitvorming of problemen in de aansturing en uitvoering van beleid. Er zal dus geclusterd moeten worden. Vraag is alleen hoe. Clusteren op basis van een evenredige taakverdeling levert op papier een evenwichtige bestuursstructuur op, maar het zal in de praktijk op problemen stuiten omdat dit niet altijd een logische of efficiënte clustering zal zijn. En mogelijk sluit het ook niet aan bij de interesse of kundigheid van het betreffende bestuurslid. De enige juiste manier van clustering is die op basis van efficiëntie (welke taken/mensen hebben elkaar het meest nodig wat betreft ondersteuning en afstemming). Dit heeft wel als nadeel dat een dergelijke clustering in een aantal gevallen kan leiden tot een probleem in de span of control en taakzwaarte. Kortom, het is bij de opzet van commissies zoeken naar de juiste combinatie van aandachtsgebieden. De Commissie Nieuw Bestuur v.v. Warga stelt voor de aandachtsgebieden als volgt te clusteren: Accommodatie & Materiaal Financiën (incl. sponsoring en ledenadministratie) Secretariaat Kantine Voetbal Technische Zaken (incl. Jeugd) Communicatie PR & Representatie (incl. Nevenactiviteiten) Bestuurlijke ondersteuning vernieuwing (tijdelijk) In het bestuur zijn dan 7 bestuursleden nodig: Voorzitter (met de aandachtsgebieden PR & Representatie en Bestuurlijke ondersteuning); Secretaris; Penningmeester; Algemeen bestuurslid met aandachtsgebied Kantine; Algemeen bestuurslid met aandachtsgebied Accommodatie en Materiaal; Algemeen bestuurslid met aandachtsgebied Voetbal Technische Zaken; Algemeen bestuurslid met aandachtsgebied Communicatie. Er is een mogelijkheid om een dagelijks bestuur te formeren met de voorzitter, penningmeester en secretaris in een overlegvorm voor beslissingen die niet tot de eerstvolgende bestuursvergadering kunnen wachten. De figuur op bladzijde 10 toont het nieuwe organogram van de vereniging. Commissie Nieuw Bestuur v.v. Warga 9

10 Algemene ledenvergadering Bestuur Voorzitter Secretaris Penningmees Penningmeester ter Voetbaltechnische Technische zaken Kantine Accommodatie en onderhoud Communicati Communicatie e Ondersteuning Financiële commissie Representatiecommissie Voetbaltechnische zaken Kantinecommissie Onderhoudscommisie Communicatie -commissie Vrijwilligers Ontvangst Club van 50 leiders en trainers kantinemedewerkers Alle leden en donateurs => de vrijwilligers veld, materiaal en gebouwen Redacteurs In bijlage 3 is iedere commissie uitgewerkt en wordt verder ingegaan op opdracht, verantwoordelijkheid en mandaat Communicatie Geconstateerde knelpunten De geconstateerde knelpunten in het kernpunt communicatie is te splitsen in algemene -, alleen interne - en alleen externe punten. Vrijwilligers worden niet op de juiste manier gevraagd: het bulletin is daar niet geschikt voor; een persoonlijke benadering is beter Algemene punten 1. Er wordt onvoldoende communicatie ervaren vanuit de vereniging, wat leidt tot onduidelijkheid bij (ouders van) spelers, trainers, leiders en/of vrijwilligers. 2. Van de communicatiekanalen (bijvoorbeeld bulletin) wordt oneigenlijk gebruik gemaakt waardoor de boodschap bij verkeerde doelgroepen terecht komt. 3. Positief/negatief communiceren. De toonzetting van de communicatie wordt daarbij veelal als een probleem beschouwd. 4. Er is weinig persoonlijk contact tussen de bestuursleden, overige vrijwilligers en overige leden. 5. Er is geen of te weinig presentatie bij bezoekende partijen waardoor gastvrijheid ontbreekt (vergelijk: bij andere verenigingen is vaak een ontvangstcomité die koffie/thee aanbiedt, begeleid bij invullen van de wedstrijdformulieren en de kleedkamers aanwijst e.d.) Commissie Nieuw Bestuur v.v. Warga 10

11 Alleen intern 1. Afspraken tussen bestuursleden onderling en tussen bestuur en vrijwilligers (beide kanten op) worden niet nagekomen. 2. Er is geen/onvoldoende begeleiding van vrijwilligers waardoor vrijwilligers in de uitvoering van de taken zwemmen. En dan uiteindelijk afhaken als vrijwilliger. Alleen extern 1. Negatieve PR (Berichtgeving in Leeuwarder Courant). Oplossingsrichting Beschouw communicatie als een apart verzamelgebied in de vereniging met een dedicated commissie die verantwoordelijk is voor het in eerste instantie opzet en uitwerking van een communicatieplan voor de gehele vereniging. De tweede stap is dan het handelen aan de hand van dit communicatieplan. Herkenbaarheid, eenduidigheid en gelijkheid zijn daarbij de belangrijkste kenmerken. Ieder communicatiemiddel dat ingezet wordt in zowel de interne (bulletin, taakbeschrijving, draaiboeken, voetbaltechnisch plan, communicatieplan) als externe communicatie (website, programmaboekje, eventuele glossy, Twitter) moet uitgaan van dezelfde vormgeving en uitstraling. Positiviteit is de grondregel voor iedere vorm van communicatie. Vergeet daarbij zeker ook niet de nieuwe vormen van social media (Twitter, Facebook, ed). De uitvoering van het communicatieplan is een taak voor iedereen; ieder lid en donateur heeft de taak om het imago van de v.v. Warga positief realistisch weer te geven. Onderling, maar ook in contacten met andere verenigingen en andere partijen (bijvoorbeeld pers, gemeente en KNVB). Ontwikkel draaiboeken en instructiebladen voor de vrijwilligerstaken. Deze moeten vrijwilligers helpen bij het uitvoeren van de werkzaamheden Vrijwilligers hebben zo een houvast waar ze op terug kunnen vallen bij mogelijke onduidelijkheden in de uitvoering. Neem hierin eveneens een beknopte, kleine en heldere beschrijving op van de taken, afspraken en de verwachtingen Financiën Geconstateerde knelpunten 1. Onduidelijkheid over de financiële situatie van de vereniging. 2. Wankele basis (waar dat op gebaseerd is, wordt niet duidelijk gemaakt). 3. Er bestaan verschillende boekhoudingen binnen de vereniging met verschillende boekjaren. Zorg voor een persoonlijke benadering en duidelijke instructies over de verwachtingen van vrijwilligers 4. In een kort tijdsbestek zijn er verschillende boekhoudprogramma s geweest wat de duidelijkheid niet ten goede kwam. 5. Het ontbreekt aan gedegen financiële kennis en daadkracht. Oplossingsrichting Het gebied financiën is dynamisch en complex; het kent vele facetten. Om dit te beheersen is een aparte commissie nodig. De penningmeester geeft leiding aan deze commissie. De penningmeester is sturend en controlerend en moet gedegen financiële kennis bezitten. Daarnaast is een administrateur benodigd voor de uitvoerende taken. Hij/zij doet de ledenadministratie en beheert alle ingaande stromen (contributie, sponsors, boetes door spelers te betalen, entreegelden) en uitgaande (betalingen aan KNVB, betaalde krachten, vrijwilligersvergoedingen, school en andere verenigingen) stromen. (Acquisitie van) sponsors is apart in deze commissie belegd. De kantine zou Commissie Nieuw Bestuur v.v. Warga 11

12 hier ook onder kunnen vallen, echter vanwege de eigen dynamiek is gekozen om hiervoor een eigen commissie te creëren. Zorg wel voor een duidelijke relatie tussen de financiële commissie en de kantinecommissie omdat vanuit de kantine een groot deel van de opbrengsten voor de vereniging komen. Andere commissies (waar geld benodigd is) binnen de vereniging krijgen een eigen financieel mandaat. Deze commissies hebben zo de beschikking over een eigen budget die ze naar eigen inzicht kunnen inzetten met verantwoording naar en goedkeuring door de penningmeester achteraf. De penningmeester is sturend en controlerend op deze uitgaven Voetbal Technische Zaken Geconstateerde knelpunten 1. Er lijkt binnen de vereniging vooral oog te zijn voor het 1 e elftal. 2. Er is geen visie en/of beleid op voetbaltechnisch vlak voor de gehele vereniging; dit leidt tot enorme versnippering in het voetbaltechnische beleid. 3. Er lijkt eilandvorming te bestaan in de jeugd-, senioren- en dames teams. Er is geen cohesie tussen deze groepen op voetbaltechnisch gebied. Oplossingsrichting Stel één commissie Voetbal Technische Zaken samen die integraal verantwoordelijk is voor het voetballen bij v.v. Warga, van jeugd tot senioren, van 1 e elftal tot dames. Daarmee vervalt het onderscheid tussen senioren en jeugd. De voorzitter van deze commissie is onderdeel van het bestuur. Deze voetbaltechnische commissie maakt een voetbaltechnisch plan waarin de doelstellingen en de manier waarop deze verwezenlijkt moeten worden in opgeschreven staan. Zo creëer je voor de jeugd de belangrijke (voetbal)basis waar de vereniging in de rest van de jaren profijt van heeft. Zoek waar nodig aansluiting met andere (omliggende) verenigingen om de jeugd te laten voetballen. Binden en gebonden houden van de (ouders) van jeugd is essentieel. Zeker in de categorie B en A junioren is dat zeer belangrijk omdat daar de doorstroming naar de selectieteams vandaan moet komen. Trainingen en ondersteuning van deskundige personen in deze categorie is daarbij de basis Vrijwilligers De geconstateerde knelpunten in het kernpunt vrijwilligers komen voor een groot deel voort uit gebrekkige, onduidelijke of ontbrekende communicatie. Echter, omdat wij vrijwilligers erg belangrijk vinden hebben we hiervoor toch een apart kernpunt in de bevindingen van gemaakt. Geconstateerde knelpunten 1. Gebrek aan waardering en aandacht. 2. Gebrek aan taakomschrijvingen en- instructies. 3. Er zijn (veel) te weinig vrijwilligers. 4. Vrijwilligers worden onvoldoende gehoord. Het bestuur heeft alleen maar aandacht voor het 1 e. De vereniging, dat zijn we met z n allen 5. Vrijwilligers worden ingepland op hetzelfde moment voor verschillende taken (bv op de zaterdagmorgen). 6. Teveel werkzaamheden zijn verdeeld over te weinig vrijwilligers. 7. Vrijwilligers willen slecht veranderen en aanpassen. 8. Eigen koninkrijkjes. Commissie Nieuw Bestuur v.v. Warga 12

13 Oplossingsrichting Ledenadministrateur,consul, bestuursleden, kantinemedewerkers, scheidsrechters, leiders, trainers, veldbeheerders, grensrechters, ouders die kleding wassen, kantinevrijwilligers en penningmeester; zo maar een lijstje met functies van de aanwezige vrijwilligers bij v.v. Warga (en er zijn ongetwijfeld nog een hoop nog vergeten). Iedere vereniging en dus ook vv Warga bestaat bij de gratie van vrijwilligers. De ene vrijwilliger besteedt meer tijd aan de vv Warga dan de ander. Dat geeft niet, iedere bijdrage, hoe klein dan ook, moet gewaardeerd worden. Dat hoeft niet in financiële zin. Waardering in woord en gebaar is vaak veel waardevoller, maar ook moeilijker. V.v. Warga doet een beroep op ieder lid en/of ouder/verzorger om bij te dragen aan het functioneren van de vereniging. Lidmaatschap van onze vereniging is niet vrijblijvend. Het betekent ook het uitvoeren van vrijwillige werkzaamheden. Deze werkzaamheden moeten helder en duidelijk omschreven worden. Het is eenvoudiger iemand te vragen voor een kleine en overzichtelijke taak (duidelijk begin en eind). Vrijwillig betekent niet vrijblijvend, iemand die een taak verricht, draagt daarvoor ook de verantwoordelijkheid dat dit op de juiste manier gebeurt, binnen de regels van onze vereniging. Uitwerking Voor het functioneren van vrijwilligers bij v.v. Warga is ons (van de Commissie) voorstel dit te baseren op de 5 B s. Dit is een model wat hieronder verder is uitgewerkt: Binnenhalen van de vrijwilliger o Zorg voor een persoonlijke benadering/werving (werven op bulletin heeft geen zin en heeft zelfs een averechts effect). o Zorg voor directe acquisitie op het aanmeldformulier voor nieuwe leden. o Schets een duidelijk verwachtingspatroon van bestuur/commissie naar vrijwilliger maar ook andersom. Begeleiden van de vrijwilliger o Iedere commissie maakt een draaiboek voor de taken in de commissie. o In de commissie zijn instructiebladen beschikbaar voor de vrijwilligers. o Zorg voor een inwerkperiode /-moment om te voorkomen dat vrijwilligers in het diepe worden gegooid. o Zorg voor periodieke evaluatiemomenten (individueel en als groep). o Zorg voor scholingsmogelijkheden (voorbeelden: trainings -, scheidsrechtercursus, EHBO en tapcursus). Belonen van de vrijwilliger o Biedt consumpties aan tijdens de uitvoering van de vrijwilligerstaken. o Organiseer een jaarlijks vrijwilligersfeest. o Zorg voor materiaal (trainingsjack voor trainers/leiders, fluitje/ blocnote voor scheidsrechters etc). o Toon waardering en respect voor de uitvoering van de vrijwilligerstaken. Behouden van de vrijwilliger o Beloon en waardeer je vrijwilligers (zie bovenstaande). o Zorg voor duidelijk aanspreekpunt tijdens de uitvoering van de taak en na afloop van de taak. o Zorg regelmatig voor evaluatiemomenten. Commissie Nieuw Bestuur v.v. Warga 13

14 o Voorkom een dubbele planning, dit leidt tot veel ergernis waardoor vrijwilligers eerder zullen stoppen. o Bied scholing / opleiding aan voor de vrijwilligers die dat willen (geen verplichting. Beëindigen van het vrijwilligerswerk o Evalueer, vragen waarom ze niet door willen gaan? o Vraag of er in de toekomst aan hem/haar gedacht mag worden. o Vraag of hij/zij interesse heeft in een andere vrijwilligerstaak. Een model is maar een model. Inzet en betrokkenheid van de (ouders van) leden begint bij een goed gevoel. Dat goede gevoel is subjectief en dus voor iedereen anders en daarom ook moeilijk in te vullen. Een standaard hiervoor bestaat niet. Commissie Nieuw Bestuur v.v. Warga 14

15 Hoofdstuk 5. Conclusie Het onderzoek heeft veel informatie opgeleverd over het functioneren en het imago van onze vereniging in de afgelopen 10 jaar. Veel geïnterviewden geven aan dat zij het fijn vonden om nu eens gehoord te worden; eens hun verhaal kwijt te kunnen. Uit de enquête blijkt dat het cijfer wat hun gevoel bij de v.v. Warga een 7 is. Met dit onderzoeksrapport en de geschetste oplossingsrichtingen moet de v.v. Warga weer vooruit kunnen. Het sluit een roerige periode af. Het achteruitkijken is geweest, we hebben ervan geleerd en vanaf nu kijken we naar de toekomst. Het (nieuwe) verenigingsplan is daarvoor de eerste stap. Commissie Nieuw Bestuur v.v. Warga 15

16 Bijlagen Bijlage 1. Opdracht Commissie Nieuw Bestuur v.v. Warga 16

17 Bijlage 2. Overzicht bevindingen vergelijkbare verenigingen Inleiding Als onderdeel van de commissie Nieuw Bestuur is een inventarisatie gedaan bij vergelijkbare verenigingen als de v.v. Warga om inzicht te krijgen in de structuur/organisatie en sterke - en verbeterpunten te analyseren om hier als commissie voordeel mee te doen in de uitvoering van haar opdracht. Er is gesproken met : V.v Akkrum, telefonisch op 2 oktober V.v St. Anne, op 22 oktober V.v. Dronrijp, op 25 oktober Resultaten Akkrum, St. Anne en Dronrijp zijn alle drie voetbalverenigingen met een eigen dynamiek en bestuurshistorie. We hebben een erg verschillend niveau in besturing, professionaliteit en aanpak ervaren. Uit alledrie gesprekken hebben we een aantal aspecten gekozen die in onze ogen het belangrijkst zijn bij het besturen van een voetbalvereniging. Stel de leden centraal De club is van iedereen. Er is dan wel een bestuur, dat is enkel richtinggevend. De club is van de leden. Stel als bestuur de leden vanaf het eerste moment centraal en maak de verwachtingen die het bestuur heeft (bv tav vrijwilligersinzet) direct duidelijk. Probeer een wij-zij cultuur te voorkomen en probeer de afstand tussen de leden en bestuur niet (te) groot te laten worden. Laat je dus zien, wees een aanspreekpunt als bestuurslid en vooral als voorzitter. De voorzitter is de smeerolie van de vereniging; hij (of zij) moet zorgen dat de boel bij elkaar blijft. Een juiste manier van communiceren is essentieel voor het draagvlak en enthousiasme bij de leden. Commissiestructuur Het bestuur is voor de lange termijn en de sturing daarvan. De uitvoering van de werkzaamheden gebeurt in commissies per aandachtsgebied waarbij ieder bestuurslid voorzitter is van een commissie. Daarmee creëer je ook rust in de bestuursvergaderingen omdat bij problemen en kwesties deze, in principe, altijd in de commissie opgelost worden. Zo voorkom je dat er continu door het bestuur brandjes geblust moeten worden en er een ad-hoc, reactief beleid ontstaat. Zorg voor afgebakende, duidelijke, kleine werk- takenpakketten Vrijwilligerswerk is voor iedere vereniging belangrijk. Het tekort aan vrijwilligers is niet alleen een probleem van voetbalverenigingen maar een maatschappelijk probleem. Verplichting van vrijwilligerswerk (bv als senior lid fluiten bij jeugdwedstrijden, ouders die kantinedienst doen) is bij veel verenigingen al gemeengoed. Echter, daarmee gaat wel de essentie van vrijwilligerswerk verloren. Voor functies in bestuur en/of commissies geldt dat deze duidelijk en afgebakend omschreven moeten zijn. Maak daarbij zo klein mogelijke taken/werkpakketten omdat daarmee de kans dat iemand ja zegt toeneemt. Creëer duidelijkheid zodat ook deze vrijwilligers weten waar ze aan toe zijn en ook de vereniging weet waar ze aan toe is (wederzijdse verwachtingen zijn dan helder). Waardeer vrijwilligers; dit hoeft niet per se financieel, een compliment is vaak veel meer waard. Benoem de goede aspecten. Commissie Nieuw Bestuur v.v. Warga 17

18 Kies jaarlijkse speerpunten Denk niet te groot en heb niet de illusie en verwachting dat alles in 1x (goed) gaat. Focus per jaar op een paar speerpunten in plaats van op alle aspecten maar half. Dan kom je als bestuur en ook als vereniging niet vooruit. Van ieder gesprek is een gespreksverslag gemaakt. Deze zijn als bijlagen bij dit overzicht van bevindingen gevoegd. Afsluiting De inventarisatie bij vergelijkbare verenigingen heeft, naar onze mening, waardevolle inzichten opgeleverd waarbij ook voor de gesproken verengingen gold dat ze het prettig vonden om eens met anderen te spreken. De problemen en kwesties lijken toch bij iedere vereniging gelijk. Commissie Nieuw Bestuur v.v. Warga 18

19 Bijlage 3. Uitwerking commissies De commissies zijn globaal beschreven in termen van: Opdracht (wat is de opdracht en doelstelling van de commissie?) Verantwoordelijkheid (wie draagt de eindverantwoordelijkheid en wat zijn de taken?) Mandaat (binnen welk mandaat kan/mag de commissie haar werkzaamheden doen?) Accommodatie en materiaal 1 Opdracht: Zorgdragen voor de instandhouding en verbetering van de gehele accommodatie (kantine, boxen, velden etc.). Zorgdragen voor de instandhouding en verbetering van de materialen van de vereniging (kleding, ballen, netten, vlaggen, pionnen etc.). Contacten met de gemeente voor het veldonderhoud. Speelklaar maken van de velden voor de wedstrijden. Coördinatie van het oud papier verzamelen. Verantwoordelijk: Een algemeen bestuurslid dat vanuit het bestuur belast is met dit aandachtsgebied. Dit bestuurslid is verantwoordelijk voor de sturing van de uitvoerende (deel)taken en zorgt voor voldoende vrijwilligers om deze taken te uit te kunnen voeren. In bestuursvergadering vindt terugkoppeling plaats over de voortgang van de uitvoering van het jaarplan. Informeert indien nodig de ALV bij grote investeringen. Mandaat: Het verantwoordelijke bestuurslid maakt een jaarplan waarin aangegeven is welke (terugkerende) werkzaamheden moeten worden uitgevoerd, gebaseerd op de algemene beleidsvisie en eventueel afspraken in de ALV. Onderdeel daarvan is een begroting, op basis waarvan het jaarbudget voor de commissie wordt vastgesteld. De penningmeester stelt budget beschikbaar om dit te realiseren, waarbij achteraf verantwoording plaatsvindt. Indien nodig wordt de ALV om instemming gevraagd voor voorgenomen investeringen. Financiën (incl. sponsoring en ledenadministratie) Opdracht: Opstellen van (meerjaren) begroting. Opstellen van het financieel jaaroverzicht. Bijhouden van in- en uitgaande financiële stromen (kwartaaloverzichten). Bijhouden ledenadministratie (tijdig in- uitschrijven van leden en donateurs) en tijdige inning van de contributie- en donateursgelden. (Financiële) ondersteuning van andere commissies. (Tijdig) stukken indienen bij de KNVB. Uitvoering geven aan het sponsorbeleid (muv hoofdsponsor) Is betrokken bij de totstandkoming van bezoldigde contracten bij de vereniging. Bijhouden van de vrijwilligersvergoedingen. Verantwoordelijk voor de inning van de entreegelden bij thuiswedstrijden van Warga 1. 1 Het keuren van de velden (consul) is een taak in opdracht van de KNVB. Commissie Nieuw Bestuur v.v. Warga 19

20 Verantwoordelijk: De penningmeester is verantwoordelijk voor de sturing van de uitvoerende (deel)taken en zorgt voor voldoende vrijwilligers om deze taken te uit te kunnen voeren. (zowel binnen de commissie maar ook wat betreft de ondersteuning van andere commissies). Mandaat: Het verantwoordelijke bestuurslid, de penningmeester maakt en onderhoudt, op jaarbasis een draaiboek voor de reguliere terugkerende werkzaamheden. De commissieleden voeren, op basis van dit jaarplan en de algemene begroting, deeltaken uit en ondersteunen andere commissies op financieel gebied. Sponsorwerkzaamheden worden uitgevoerd cf. het sponsorbeleid. Secretariaat Opdracht: Secretariële ondersteuning van de vereniging en de secretaris in het bijzonder. Verwerkt binnenkomende en uitgaande post (inclusief verenigingsmail). Onderhoudt de contacten met derden (KNVB, gemeente, Sportstichting, kaatsclub, etc.). Verantwoordelijk: De secretaris stelt (in overleg met de commissie) een werkplan op waarin wordt vastgelegd hoe de administratieve werkzaamheden worden uitgevoerd (in termen van verwerking, informeren en vastleggen). Is verantwoordelijk voor de onderlinge coördinatie. Mandaat: Het verantwoordelijke bestuurslid, de secretaris, zorgt voor een jaarplan en zorgt voor een goede werkbeschrijving inclusief draaiboek. Geen financieel mandaat. Kantine Opdracht: Beheer van de kantine in die zin dat zowel leden als niet leden er optimaal gebruik van kunnen maken met inachtneming van de wettelijke bepalingen en voorschriften evenals de algemene bestuursvisie. Is belast met de inkoop en voorraadbeheer; Draagt zorg voor een goede werkomschrijving en begeleiding bij (nieuwe) vrijwilligers; Is verantwoordelijk voor het maken van een kantinerooster; Schoonmaak. Verantwoordelijk: Een algemeen bestuurslid dat vanuit het bestuur belast is met dit aandachtsgebied. Stelt in overleg met de commissie de kaders vast waarbinnen het beheer van de kantine wordt geregeld (openingstijden, sleutelbeleid, gebruik door derden etc.). Mandaat: Het verantwoordelijke bestuurslid zorgt voor het kantinebeleid waarin de kaders voor kantinebeheer in zijn opgenomen. Heeft intensief contact met de financiële commissie. Commissie Nieuw Bestuur v.v. Warga 20

21 Commissie Voetbal Technische Zaken Opdracht: Verantwoordelijk voor het maken van een voetbal technisch plan voor de gehele vereniging (geen onderscheid tussen jeugd, dames en heren) Verantwoordelijk voor de uitvoering van dit plan door: o Aanstellen technische en medische begeleiding bij de teams; o Opstellen trainingsrooster; o Maken van de teamindelingen. Voert het wedstrijdsecretariaat tav het plannen, vaststellen en wijzigen van de seniorenwedstrijden (dames en heren). Voert het wedstrijdsecretariaat tav het plannen, vaststellen en wijzigen van de jeugdwedstrijden. Stelt scheidsrechters aan voor de thuiswedstrijden (indien er door KNVB geen scheidsrechter is aangesteld). Handelt de tuchtzaken af richting de KNVB. Verzorgt opleidingen (bv inhuur bij KNVB) voor scheidsrechters, trainers en leiders. Verantwoordelijk: Een algemeen bestuurslid dat vanuit het bestuur belast is met dit aandachtsgebied. Stelt in overleg met de commissie het voetbaltechnische plan op (zie punt 1) en werkt vanuit dit plan. Mandaat: Het verantwoordelijke bestuurslid heeft een financieel mandaat om cursussen en trainingen aan te bieden. Verantwoording achteraf aan penningmeester. Communicatie Opdracht: Stelt een communicatieplan op voor de gehele vereniging. Borgt de huisstijl van de vereniging. Begeleiden van de commissies in de opzet van draaiboeken en werkinstructies. Opstellen bulletin website, bulletin en glossy. Bijhouden van de social media (Twitter en Facebook). Verantwoordelijk Binnen het bestuur is één bestuurslid belast met dit aandachtsgebied. Dit doet het bestuurslid in samenwerking met de leden van de communicatiecommissie. Het bestuurslid zorgt voor de rapportage voor wat betreft dit onderwerp binnen het bestuur en zorgt ervoor dat dit een vast agendapunt wordt tijdens vergaderingen. Binnen de communicatiecommissie fungeert het bestuurslid als voorzitter en zorgt dat de taken uitgevoerd worden en huisstijl geborgd wordt. Van alle leden van de communicatiecommissie wordt verwacht dat ze een duidelijke visie hebben op het begrip communicatie en dat kunnen toepassen op deze voetbalclub (obv communicatieplan). Ze zijn communicatief goed onderlegd, beheersen de Nederlandse taal uitstekend in woord en geschrift. Ook hebben zij verstand van ontwikkelingen op het gebied van social media (Twitter / Facebook) en websites. Mandaat De commissie krijgt een eigen financieel mandaat met verantwoording achteraf. Commissie Nieuw Bestuur v.v. Warga 21

22 PR en Representatie (incl. neven activiteiten commissie) Opdracht: Organiseren van nevenactiviteiten voor de leden van de vereniging. Organiseren van kampioensfeesten en huldigingen. Organiseren van een representatieve ontvangst van gasten en bezoekers van het sportcomplex, zowel op het gebied van sportbeoefening als andere evenementen. o Verwelkomen bestuurders en leider(s) tegenpartij; o Verwelkomen scheidsrechters; o Wijzen boxen aan. Heten nieuwe leden welkom middels een huisbezoek nav een nieuwe inschrijving. Doen een exitgesprek met voetballende leden om hiervan te leren (en ze te behouden als donateur/vrijwilliger). Verzorgen de ontvangst van bezoekers bij wedstrijden van Warga1 (entreegelden). Verantwoordelijk: De voorzitter stelt een jaarplan op waarin aangegeven welke evenementen moeten worden georganiseerd, gebaseerd op de algemene beleidsvisie en de inbreng van de commissie Maakt jaarlijks een begroting, op basis waarvan het jaarbudget voor de commissie wordt vastgesteld. Is verantwoordelijk voor de onderlinge coördinatie Mandaat: Het jaarplan is het kader voor de commissieleden voor de organisatie van de nevenactiviteiten. Voeren dit zelf uit of zoeken vrijwilligers, indien noodzakelijk. Maken draaiboeken voor de terugkerende evenementen (jaar afsluiting, huldiging en feest voor kampioenselftallen etc.) Bestuurlijke ondersteuning (tijdelijk) Opdracht: Uitbreiden en borging van de bestuurlijke vernieuwing; Dienen als klankbord voor het nieuwe bestuur; Dienen als extra capaciteit ( handjes ) om invulling te geven aan de werkzaamheden in de commissies. Verantwoordelijk: De voorzitter is vanuit het bestuur belast met deze commissie en kan besluiten gebruik te maken van de expertise in deze commissie. Andere bestuursleden kunnen gebruik maken van personen in deze commissie in de uitvoering van haar opdrachten. Mandaat: De voorzitter heeft eigen mandaat om (bestuurlijke) vraagstukken voor te leggen aan deze commissie. Deze commissie heeft een tijdelijke status en wordt ontbonden als de bestuurlijke vernieuwing voldoende geborgd is (bv tot de ALV in 2013). Commissie Nieuw Bestuur v.v. Warga 22