rekenkamerbrief evaluatie twee rekenkameronderzoeken BIJLAGENBOEK

Transcriptie

1 rekenkamerbrief evaluatie twee rekenkameronderzoeken BIJLAGENBOEK

2 INHOUDSOPGAVE ONDERWERP PAGINA ALGEMEEN A1 Toelichting op de keuze voor dit NAZORG onderzoek 3. A2 De rollen van de raad en het college van Burgemeester en Wethouders Rapport Externe inhuur Balans tussen Kansen en kosten behandeld in de raad op 7 mei Aanbevelingen E mail van de heer E. Stijnen over inhuur derden Inventarisatie welke informatie de gemeenteraad ontvangt van het college van Burgemeester en Wethouders over externe inhuur Rekenkamerbrief ELK behandeld in de voorbespreking op 15 april Aanbevelingen Memo van mevrouw J. Groenendijk over ELK 16. Reactie van het college van Burgemeester en Wethouders d.d. 14 december 2012 Nawoord rekenkamercommissie op de reactie van het college van Burgemeester en Wethouders d.d. 14 december

3 ALGEMEEN A1. Toelichting op de keuze voor dit NAZORG onderzoek De rekenkamercommissie heeft in het Jaarplan 2012 haar keuze voor dit nazorgonderzoek toegelicht als volgt: Citaat: De rekenkamercommissie heeft in de afgelopen jaren de volgende rapporten uitgebracht: 1. De ene dienst is de andere waard behandeld in de raad op 29 maart 2007; 2. Quick scan Reserves en voorzieningen behandeld in de raad op 20 september 2007; 3. Waar willen we het aan besteden? behandeld in de raad op 27 maart 2008; 4. Quick scan Weten we wat we meten? behandeld in de raad op 3 juli 2008 ; 5. Externe inhuur Balans tussen Kansen en kosten behandeld in de raad op 7 mei 2009 ; 6. De financiën van Culemborg in begrijpelijke taal aangeboden aan de raad op 17 februari 2010; 7. Rekenkamerbrief ELK behandeld in de voorbespreking op 15 april 2010; 8. Rekenkamerbrief Jaarrekening 2009 behandeld in de raad van 17.juni 2010; 9. Handhaving behandeld in de raad op 23 juni 2011; 10. Huisvesting theater De Fransche School behandeld in de raad van 17 november Aanvullende toelichting op de afwikkeling van de aanbevelingen In de afgelopen jaren is de informatievoorziening van het college van burgemeester en wethouders over de afwikkeling van de raadsbesluiten over de aanbevelingen in de rekenkamerrapporten niet toereikend geweest. In de raadsvergadering van 23 juni 2011 is bij de behandeling van het rapport Handhaving het amendement A2 Rapportage aanbevelingen Rekenkamercommissie aangenomen. Met dit besluit is het college van B. en W. opgedragen voortaan in de Na en Voorjaarsrapportages een overzicht te presenteren over de stand van zaken van de uitvoering van de raadsbesluiten die genomen zijn naar aanleiding van aanbevelingen van de rekenkamer. In de daarna verschenen Najaarsrapportage is geen invulling gegeven aan dit raadsbesluit en informatie hierover is niet verstrekt. Enige tijd geleden heeft de rekenkamercommissie een afstemmingsoverleg gevoerd met een delegatie van uw raad. Tijdens dit overleg is gesproken over de doorwerking van de rekenkamerrapporten in het gemeentelijk beleid. Vastgesteld is dat bij de raad en de organisatie meer aandacht moet zijn voor de doorwerking van de rapporten. De rekenkamercommissie voert daarnaast evaluatieonderzoek uit om de ontwikkelingen te monitoren ter ondersteuning van de controlerende rol van de raad. Einde citaat 3.

4 ALGEMEEN A2. De rollen van de raad en het college van Burgemeester en Wethouders uitgewerkt Aan het hoofd van de gemeente staat de gemeenteraad. De raad is eindverantwoordelijk voor alles wat er binnen de gemeente gebeurt. De raad bepaalt dus het beleid in de gemeente Culemborg. Ook het P. en O. beleid. De taakverdeling tussen de raad en het college van Burgemeester en Wethouders is daarbij niet anders dan bij andere beleidsterreinen. De raad richt zich op de WAT vraag en het college van Burgemeester en Wethouders richt zich op de HOE vraag. De taakverdeling houdt in, dat de raad duidelijk moet zijn in wat het college van Burgemeester en Wethouders moet uitvoeren. Het college van Burgemeester en Wethouders moet er vervolgens voor zorgen dat de opgedragen taken zo efficiënt mogelijk worden uitgevoerd. Het ambtelijk apparaat moet hiertoe goed toegerust zijn. Het college van Burgemeester en Wethouders moet de raad voorzien van alle relevante informatie die er toe doet om de raad in staat te stellen zijn rol goed in te vullen. Het is belangrijk dat voor de sturing van de gemeente de raad steeds goede afwegingen kan maken. De raad heeft het budgetrecht. De raad kan met de inzet van de financiële middelen sturen welk beleid het college van Burgemeester en Wethouders moet uitvoeren met ondersteuning van het ambtelijk apparaat en, indien noodzakelijk, de inhuur van derden. De documenten in de planning en controlcyclus, zoals de programmabegroting, de tussentijdse rapportages en de Jaarrekening, zijn beleidsdocumenten en heel belangrijk voor de gemeenteraad, de inwoners van de gemeente Culemborg en andere belanghebbenden. De documenten zijn openbaar en worden gepubliceerd. Dat betekent dat: 1. de documenten zelfstandig en makkelijk leesbaar moeten zijn; 2. de documenten voldoen aan de geldende voorschriften en/of aan duidelijke, vooraf gestelde kwaliteitseisen. Wat betekent dat voor de personeelskosten en de kosten van de inhuur van derden? De informatie over de inzet van personeel inclusief externe inhuur en de kosten daarvan moet de raad in de planning en controldocumenten (Begroting, Jaarrekening en de Tussentijdse rapportages) eenvoudig kunnen toetsen en beoordelen. Dat kan worden bereikt door een integraal en samenhangend overzicht van de personeelskosten waarbij ook de kosten van de inhuur van derden worden uitgesplitst. De informatie moet relevant zijn en in het juiste (meerjarig) perspectief kunnen worden geplaatst. Immers, het is belangrijk dat de raad inzicht heeft in de omvang en de ontwikkeling van de personeelskosten en de personeelsformatie alsmede de kosten, de omvang en de ontwikkeling van de externe inhuur. Alleen dan kan de raad in het kader van strategisch personeelbeleid nut en noodzaak van externe inhuur afwegen en sturen op het totale personeelsbudget. 4.

5 1. Rapport Externe inhuur Balans tussen Kansen en kosten behandeld in de raad op 7 mei AANBEVELINGEN 2. Het verdient aanbeveling om zorg te dragen voor een eenduidige registratie van de omvang van de inhuur in relatie tot de aard van de externe inhuur. Belangrijk is dat hierbij primair naar het type categorie waaronder de inhuur valt wordt gekeken, en niet naar de financieringsbron van de inhuur, om te bepalen in welke categorie de inhuur thuis hoort. De omvang van de specifieke inhuur kan dan bij de juiste categorie van inhuur geplaatst worden. (Zie bijlage 4 voor voorbeelden van categorieën). 3. Het is wenselijk dat de verwachtingen van Raad en College met betrekking tot zelf doen of uitbesteden worden uitgesproken. Bij voorkeur leidt dit tot beleidsuitgangspunten waarin aangegeven wordt onder welke omstandigheden externe inhuur plaats kan vinden. 4. Naast afspraken tussen Raad en College betreffende de (omvang van) externe inhuur verdient het aanbeveling dat het College in ieder geval interne beleidsregels opstelt over de wijze van externe inhuur. Bijzondere aandacht dient hierbij te zijn voor de verschillende motieven van inhuur, de onderbouwing van de keuze voor inhuur en de evaluatie van de inhuur. Tevens dient gewaarborgd te worden dat gedurende het besluitvormingstraject, de uitvoering én de evaluatie van de inhuur, er sprake is van een gedegen opbouw van de documentatie in dossiers. Deze uitvoeringsgerichte beleidsregels zouden voor alle categorieën van externe inhuur moeten gelden. 5. Bij de afweging voor externe inhuur bevelen we aan eerst expliciet naar alternatieve mogelijkheden in en rond de organisatie te zoeken. Met alternatieven worden mogelijkheden als de opbouw van een eigen of regionale inhuurpool, wegzetten van opdrachten als stage of afstudeeropdracht, inzet medewerkers van een andere afdeling of verbeterde inzet van eigen medewerkers door ondermeer scholing bedoeld. Deze afweging zou onderdeel moeten zijn van de beleidsregels zoals aangegeven bij paragraaf Het schriftelijk vastleggen van voortgangsevaluaties verdient aandacht en zou zeker bij grotere opdrachten (in tijd en/of kosten) onderdeel moeten zijn van het uitvoeringsbeleid. Met name wanneer de externe inhuur niet verloopt zoals gewenst loopt de gemeente, door gebrek aan bewijs voor goed opdrachtgeverschap, risico s bij verhaal. Daarnaast kunnen voortgangsverslagen een ondersteunende rol vervullen bij de evaluatie van de inhuur. Bij voorkeur vindt de schriftelijke vastlegging plaats op basis van een centraal beschikbaar gesteld format. 7. Het verdient aanbeveling om opdrachten tot meerwerk altijd schriftelijk te verlenen of te bevestigen. 8. Om tot een betere deling van kennis en ervaring met betrekking tot de inhuur van externen te komen, heeft het aanbeveling om alle externe inhuur te evalueren in termen van tijd, kwaliteit, kosten en behalen van doelstellingen. De evaluatie zou, voor toekomstige raadpleging en analyse, volgens een standaard format in een centraal beschikbaar kwaliteitssysteem inhuur externen opgeslagen dienen te worden. 9. Het is wenselijk dat er een formele afronding plaatsvindt van de externe inhuur. Deze formele afronding kan in de vorm van voorgenoemde evaluatie plaatsvinden. 10. Om de Raad te ondersteunen in zijn kaderstellende en controlerende rol dient tenminste de programmabegroting (net als de jaarrekening) een overzicht van de externe inhuur te bevatten. Dit overzicht dient inzicht te geven in de aard en omvang van de externe inhuur en de programma onderdelen waarop zij betrekking heeft. 5.

6 1.2. E MAIL VAN DE HEER E.STIJNEN OVER INHUUR DERDEN Rekenkamercommissie rapport externe inhuur. Zoals u in de beantwoording kunt lezen, is de vermindering van externe inhuur de laatste jaren een belangrijk item binnen de gemeente geweest. Voor 2012 en verder zal in verband met de bezuinigingen, hierop nog nadrukkelijker worden ingezet. Aanbeveling 2.1. Het verdient aanbeveling om zorg te dragen voor eenduidige registratie van de omvang van de externe inhuur. Belangrijk is dat hierbij primair naar het type categorie waaronder de inhuur valt wordt gekeken, en niet naar de financieringsbron van de inhuur, om te bepalen in welke categorie de inhuur thuis hoort. De omvang van de specifieke inhuur kan dan bij juiste categorie van inhuur geplaatst worden. Op basis van de registratie kan dan periodiek een analyse worden uitgevoerd naar de omvang van de verschillende categorieën van inhuur en eventuele mogelijkheden om deze te beperken. Concept antwoord De gemeente heeft deze aanbeveling ter harte genomen. De registratie van externe inhuur vindt in de financiële administratie op drie verschillende kostensoorten (ECL s) plaats, te weten: Vervanging bij vacatures en ziekte Extra capaciteit Externe adviseurs. Deze indeling is dus gebaseerd op het type inhuur. De eenduidige registratie wordt inderdaad ook gebruikt voor analyses. Een voorbeeld van het gebruik van deze analyse is een inkoopscan om de externe inhuur te beperken. Aanbeveling 2.2 Het is wenselijk dat de verwachtingen van raad en college met betrekking tot zelf doen of uitbesteden worden uitgesproken. Bij voorkeur leidt dit tot beleidsuitgangspunten waarin aangegeven wordt onder welke omstandigheden externe inhuur plaats kan vinden. Concept antwoord De raad heeft bij de besluitvorming rondom de perspectiefnota 2012 een amendement aangenomen dat het college oproept tot het verminderen van de kosten voor het gebruik (waaronder externe inhuur) van ambtelijke expertise, onder meer door na te gaan welke winst er te behalen valt door samen te werken met andere gemeenten en gezamenlijk met hen medewerkers in dienst te nemen. Ook heeft de raad uitgesproken dat het college waar mogelijk voorrang moet geven aan eigen medewerkers en hun ontwikkelingsmogelijkheden boven externe inhuur. Het college heeft nadrukkelijk oog voor deze randvoorwaarde via de jaarlijkse pop gesprekken. Het college is hier serieus mee aan de slag gegaan en heeft hiertoe een projectopdracht gemaakt voor de werkorganisatie. Enkele voorbeelden van de uitkomsten staan genoemd bij de beantwoording van aanbeveling 2.3. De rapportage over de stand van zaken zal aan de raad zal bij de perspectiefnota worden aangeboden. 6.

7 Naast afspraken tussen Raad en College betreffende de (omvang van) externe inhuur verdient het aanbeveling dat het College in ieder geval interne beleidsregels opstelt over de wijze van externe inhuur. Bijzondere aandacht dient hierbij te zijn voor de verschillende motieven van externe inhuur. Tevens dient gewaarborgd te worden dat er gedurende het besluitvormingstraject, de uitvoering en de evaluatie van de inhuur, er sprake is van een gedegen opbouw van de documentatie in dossiers. De uitvoeringsgerichte beleidsregels zouden voor alle categorieën van externe inhuur moeten gelden. Concept antwoord Door het College is in 2010 het inkoop en aanbestedingsbeleid vernieuwd. Dit beleid geeft regels voor een gedegen inkooptraject (inclusief besluitvormingstraject en opbouw van documentatie in dossiers). Deze regels gelden natuurlijk ook voor alle categorieën van externe inhuur. In de bijlage is het inkoopbeleid van de gemeente Culemborg toegevoegd. Voor de inhuur van externen is toestemming nodig van het management/directie van de organisatie. In het format is nadrukkelijk aandacht voor de motieven van inhuur externen. Een voorbeeld van een ingevuld format is bijgesloten. 2.3 Uitvoering externe inhuur Bij de afweging voor externe inhuur bevelen we eerst expliciet naar alternatieve mogelijkheden in en rond de organisatie te zoeken. Met alternatieven worden mogelijkheden als de opbouw van een eigen of regionale inhuurpool, wegzetten van opdrachten als stage of afstudeeropdracht, inzet medewerkers van een andere afdeling of verbeterde inzet van eigen medewerkers door ondermeer scholing bedoeld. Deze afweging zou onderdeel moeten zijn van de beleidsregels zoals aangegeven bij paragraaf 2.2. Concept antwoord In de praktijk vindt deze afweging en alternatieve uitvoering zeker plaats. Hieronder volgen diverse voorbeelden vanaf 2009: Er zijn ca. 12 stageplekken per jaar en het stagebeleid is in concept vernieuwd met extra aandacht voor het belang van stagiaires. Tijdelijke urenuitbreiding van medewerkers bij piekmomenten (goedkoper dan externe inhuur). Door prioritering van taken is in enkele gevallen geen externe inhuur nodig geweest. Twee vacatures van leidinggevenden zijn in 2011 en 2012 tijdelijk door andere leidinggevenden opgevangen. Een medewerker van de gemeente Culemborg wordt regionaal ingezet voor de uitvoering van de wet tijdelijk huisverbod. Hiervoor wordt de gemeente financieel gecompenseerd door de andere gemeenten. In werkt er een trainee vanuit een andere gemeente tot volle tevredenheid bij de gemeente Culemborg. Enkele medewerkers van de afdeling Stadsontwikkeling werken nu voor het programma Stedelijke Vernieuwing, in plaats van externe inhuur. De start van de samenwerking op het gebied van ICT en Informatiemanagement met de gemeenten Geldermalsen, Tiel en Culemborg biedt ook perspectieven voor de vermindering van externe inhuur. Tegelijkertijd kan ook een regionale inhuurpool bijdragen tot o.a. het verminderen van externe inhuur. Hiervoor is een opdracht gemaakt, die ook in de samenwerkingsopdrachten tussen Tiel, Geldermalsen en Culemborg betrokken wordt. 7.

8 Het schriftelijk vastleggen van voortgangevaluaties verdient aandacht en zou zeker bij grotere opdrachten onderdeel moeten zijn van het uitvoeringsbeleid. Met name wanneer de externe inhuur niet verloopt zoals gewenst, loopt de gemeente, door gebrek aan goed opdrachtgeverschap, risico bij verhaal. Daarnaast kunnen voortgangsverslagen een ondersteunende rol vervullen bij de evaluatie van externe inhuur. Bij voorkeur vindt de schriftelijke verslaglegging plaats op basis van een centraal beschikbaar gesteld format. Concept antwoord. Evaluaties met externe inhuur vinden zeker plaats, nog niet in een centraal beschikbaar gesteld format. Bij het programma Stedelijke Vernieuwing wordt systematisch via een vast format de externe inhuur (tussentijds) geëvalueerd. Een voorbeeld van een evaluatiegesprek is bijgevoegd. 2.4 Evaluatie van externe inhuur Om tot een betere deling van kennis en ervaring m.b.t. de inhuur van externen te komen, heeft het aanbeveling om alle externe inhuur te evalueren in termen van tijd, kwaliteit, kosten en behalen van doelstellingen. De evaluatie zou, voor toekomstige raadpleging en analyse volgens een standaard format in een centraal beschikbaar kwaliteitssysteem inhuur externen opgeslagen dienen te worden. Het is wenselijk dat er een formele afronding plaatsvindt van de externe inhuur.. Deze formele afronding kan in de vorm van voorgenoemde evaluatie plaatsvinden. Concept antwoord. Hoewel er vaak wel een afrondend gesprek plaatsvindt, is de formele afronding in een standaard format in een kwaliteitssysteem nog niet gerealiseerd. De mogelijkheden die het nieuwe workflow systeem (zaakgewijs werken) biedt, worden hiervoor onderzocht. In 2012 wordt het zaakgewijs werken verder geïmplementeerd in de werkorganisatie. Overigens wordt de kwaliteit van externen, wanneer hiervoor aanleiding is, besproken met de directie. Dit kan leiden tot tussentijdse maatregelen. Om de Raad te ondersteunen in zijn kaderstellende en controlerende rol dient tenminste de programmabegroting (net als de jaarrekening) een overzicht van de externe inhuur te bevatten. Dit overzicht dient inzicht te geven in de aard en omvang van de externe inhuur en programma onderdelen waarop zij betrekking hebben. Concept antwoord. In de begroting en de jaarrekening wordt inzicht gegeven in de aard en de omvang van externe inhuur. Tevens wordt de laatste jaren in mei middels een informatie notitie aan de raad extra informatie verschaft. Deze bronnen zijn reeds in uw bezit. Bijlagen: Inkoopbeleid Voorbeeld ingevuld format externe inhuur Voorbeeld evaluatie externe inhuur 8.

9 1.3. INVENTARISATIE WELKE INFORMATIE DE GEMEENTERAAD ONT VANGT VAN HET COLLEGE VAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS OVER EXTERNE INHUUR (Nb. onderstaande informatie is integraal overgenomen uit de betreffende documenten) BOEKJAAR 2009 Programmabegroting 2009 in de paragraaf Bedrijfsvoering In de paragraaf Bedrijfsvoering is geen informatie opgenomen over externe inhuur. Jaarrekening 2009 Pag. 14 Enkele financiële kerngegevens (in miljoenen euro s) Omschrijving Totaal salarislasten werkorganisatie + bestuur 13,2 12,7 12,0 12,0 12,1 Totaal lasten personeel derden 2,2 1,7 1,2 0,8 0,4 Totaal kosten externe adviseurs 1,4 1,5 1,4 1,3 0,9 Jaarrekening 2009 Pag. 103 en 104 in de paragraaf Bedrijfsvoering Externe inhuur 2009 Gelet op de aanbevelingen van de rekenkamercommissie wordt in dit onderdeel aandacht besteed aan de omvang van de externe inhuur van de gemeente Culemborg. In een informatienotitie bent u in september 2009 geïnformeerd over de uitgaven over het jaar 2008 aan externe inhuur. Externe inhuur Realisatie 2008 Realisatie 2009 Inhuur bij vacatures en ziekte Inhuur (extra capaciteit) Externe adviseurs Totaal Inhuur komt in de financiële administratie in een drietal vormen voor, we onderscheiden: 1. Inhuur bij vacatures en ziekte Wanneer een vacature gedurende langere tijd niet is in te vullen of een medewerker langere tijd ziek is en de werkzaamheden moeten onverkort doorgang vinden dan wordt overgegaan tot inhuur. 2. Inhuur als extra capaciteit Deze inhuur geschiedt alleen bij piekbelastingen en/of producten die door een diversiteit aan omstandigheden dreigen te vertragen. 3. Kosten van externe adviseurs Betreft inhuur van bijzondere kennis en/of vaardigheden die we niet in huis hebben en ook maar tijdelijk nodig hebben zodat eigen opleiding en scholing niet effectief is. Er heeft in 2009 meer externe inhuur plaatsgevonden dan in Dit was voornamelijk het gevolg van de vele vacatures in het eerste half jaar van 2009 (inhuur bij vacatures en ziekte). Op externe adviseurs heeft minder inhuur plaatsgevonden dan in

10 BOEKJAAR 2010 Programmabegroting 2010 Pag. 117 in de paragraaf Bedrijfsvoering Externe inhuur Gelet op de aanbevelingen van de rekenkamercommissie wordt in dit onderdeel aandacht besteed aan de omvang van de externe inhuur van de gemeente Culemborg. In een informatienotitie is bent u in september 2009 geïnformeerd over de uitgaven over het jaar 2008 aan externe inhuur. De komende jaren wordt de informatievoorziening over de externe inhuur in de paragraaf bedrijfsvoering uitgebreid. Uitgaven 2008 Prognose 2009 Prognose 2010 Inhuur bij vacatures en ziekte Inhuur (extra capaciteit) Externe adviseurs Totaal Jaarrekening 2010 Pag. 17 Enkele financiële kerngegevens (in miljoenen euro s) Omschrijving Totaal salarislasten werkorganisatie + bestuur 13,8 13,2 12,7 12,0 12,0 Totaal lasten personeel derden 2,0 2,2 1,7 1,2 0,8 Totaal kosten externe adviseurs 1,5 1,4 1,5 1,4 1,3 Jaarrekening 2010 Pag. 128 en 129 in de paragraaf bedrijfsvoering Externe inhuur Gelet op de aanbevelingen van de rekenkamercommissie wordt in dit onderdeel aandacht besteed aan de omvang van de externe inhuur van de gemeente Culemborg. In mei 2010 zijn de uitgaven over het jaar in een informatienotitie toegelicht. Ten opzichte van 2009 is er in 2010 een lichte daling te zien van de totale uitgaven voor externe inhuur. Op het onderdeel inhuur bij vacatures en ziekte is er door een strakke sturing en het afronden van de reorganisatie minder uitgegeven aan externe inhuur. Overigens dient wel opgemerkt te worden dat het personeel van de brandweer Buren Culemborg, die in dienst zijn bij de gemeente Buren financieel gezien wordt als externe inhuur ( 0,35 mln.). De toename op het onderdeel inhuur (extra capaciteit) is het gevolg van de vele (OSV)projecten. Inhuur komt in de financiële administratie in drie vormen voor. We onderscheiden: > Inhuur bij vacatures en ziekte. Wanneer een vacature gedurende langere tijd niet is in te vullen of een medewerker langere tijd ziek is en de werkzaamheden moeten onverkort doorgang vinden dan wordt overgegaan tot inhuur. > Inhuur als extra capaciteit. Deze inhuur geschiedt alleen bij piekbelasting en/of producten die door een diversiteit aan omstandigheden dreigen te vertragen. 10.

11 > Externe adviseurs. Betreft inhuur van bijzondere kennis en/of vaardigheden die de gemeente niet in huis heeft en ook maar tijdelijk nodig heeft zodat opleiding en scholing van eigen medewerkers niet efficiënt en effectief is. Externe inhuur 2010 Omschrijving Begroot 2010 Realisatie 2010 Verschil Inhuur bij vacatures en ziekte Inhuur (extra capaciteit) Externe adviseurs Totaal Ter vergelijking zijn hieronder de gegevens 2009 opgenomen: Externe inhuur 2009 Omschrijving Begroot 2009 Realisatie 2009 Verschil Inhuur bij vacatures en ziekte / Inhuur (extra capaciteit) Externe adviseurs Totaal BOEKJAAR 2011 Programmabegroting 2011 Pag. 136 in de paragraaf Bedrijfsvoering Externe inhuur Gelet op de aanbevelingen van de rekenkamercommissie wordt in dit onderdeel aandacht besteed aan de omvang van de externe inhuur van de gemeente Culemborg. Met een informatienotitie bent u in juni 2010 geïnformeerd over de aard en omvang in 2009 aan externe inhuur. In 2011 wordt u met een informatienotitie wederom geïnformeerd. Prestatie indicatoren Uitgaven 2008 Uitgaven 2009 Prognose 2010 Primitieve Begroting 2011 Inhuur bij vacatures en ziekte Inhuur (extra capaciteit) Externe adviseurs Totaal Jaarrekening 2011 Pag. 23 Enkele financiële kerngegevens (in miljoenen euro s) Omschrijving Totaal salarislasten werkorganisatie + bestuur 14,0 13,8 13,2 12,7 12,0 Totaal lasten personeel derden 1,5 2,0 2,2 1,7 1,2 Totaal kosten externe adviseurs 1,7 1,5 1,4 1,5 1,4 11.

12 Jaarrekening 2011 pag. 111 in de paragraaf Bedrijfsvoering Prestatie indicatoren Uitgaven 2009 Uitgaven 2010 Jaarrekening 2011 Inhuur bij vacatures en ziekte Inhuur (extra capaciteit) Externe adviseurs Totaal Ten opzichte van de uitgaven 2010 is er in 2011 een daling te constateren in de inhuur van externen. Het ingezette beleid van terughoudendheid t.a.v. inhuur begint te werken. Voor de komende jaren zal de inhuur van externen verder gereduceerd worden. BOEKJAAR 2012 Programmabegroting 2012 Pag. 141 in de paragraaf Bedrijfsvoering Externe inhuur Gelet op de aanbevelingen van de rekenkamercommissie wordt in dit onderdeel aandacht besteed aan de omvang van de externe inhuur van de gemeente Culemborg. Met een informatienotitie is de raad in juni 2011 geïnformeerd over de aard en omvang in 2010 aan externe inhuur. In 2012 wordt de raad met een informatienotitie wederom geïnformeerd. Prestatie indicatoren Uitgaven 2009 Uitgaven 2010 Prognose 2011 Raming 2012 Inhuur bij vacatures en ziekte Inhuur (extra capaciteit) Externe adviseurs Totaal Voorjaarsnota 2012 Pag. 150 in de paragraaf Bedrijfsvoering Externe inhuur Gelet op de aanbevelingen van de rekenkamercommissie wordt in dit onderdeel aandacht besteed aan de omvang van de externe inhuur van de gemeente Culemborg. Met een informatienotitie is de raad in juni 2011 geïnformeerd over de aard en omvang in 2010 aan externe inhuur. In 2012 wordt de raad met een informatienotitie wederom geïnformeerd. Prestatie indicatoren Uitgaven 2009 Uitgaven 2010 Prognose 2011 Raming 2012 Inhuur bij vacatures en ziekte Inhuur (extra capaciteit) Externe adviseurs Totaal Hierna volgt nog integraal de informatie over minder inhuur externe expertise zoals vermeld in het Bijlagenboek van de Perspectievennota Hiernaar wordt verwezen in het concept antwoord bij Aanbeveling 2.2. NB. In het Bijlagenboek Programmabegroting 2013 is dezelfde pagina opgenomen. 12.

13 Perspectiefnota Pag. 17 en 18 Bijlagenboek 7. Kosten ambtelijke expertise Algemeen Projectopdracht in trefwoorden Nr. bezuinigingsvoorstel Programma cf Begroting Ambtelijk opdrachtnemer Minder inhuur externe expertise PN A5 Algemene dekkingsmiddelen Ed Stijnen Samenvatting De gemeente heeft met in minder ingehuurd dan in het jaar ervoor. Op een verdere verlaging wordt ingezet door 1) een digitaal meldpunt voor tijdelijke opdrachten, waarop medewerkers kunnen reageren, 2) strakkere regie op centrale inkoop, 3) inzet eigen medewerkers op het programma Stedelijke Vernieuwing, 4) regionale inhuurpoule, 5) samenwerking op het gebied van ICT met Tiel en Geldermalsen. Projectopdracht Beschrijving projectopdracht Stand van zaken Varianten Rode draad gesprek adviesraden Te verwachten ingangsdatum bezuiniging Onderzoek de omvang van externe inhuur en onderzoek de mogelijkheden om de omvang van de externe inhuur terug te dringen. In 2010 bestede de gemeente voor aan externe inhuur. In 2011 is dit met gedaald naar Om de inhuur verder te verminderen zijn de volgende maatregelen genomen: een digitaal meldpunt voor tijdelijke opdrachten, waarop medewerkers kunnen reageren; strakkere regie op de centrale inkoop (zie voorstel nr. 32). in plaats van externe inhuur worden medewerkers van de afdeling Stadsontwikkeling ingezet voor het programma Stedelijke Vernieuwing (zie voorstel nr. 30) in het samenwerkingstraject met Tiel en Geldermalsen (zie voorstel nr. 31) wordt op het gebied van P&O onderzocht of een regionale inhuurpool kan bijdragen tot o.a. het verminderen van externe inhuur (voorstel nr 31) de samenwerking op het gebied van ICT en Informatiemanagement met de gemeenten Geldermalsen, Tiel en Culemborg biedt ook perspectieven voor de vermindering van externe inhuur (voorstel nr. 8) Nadere analyse uitvoeren bij welke producten en diensten wordt ingehuurd en vervolgens bepalen wat de mogelijkheden zijn om hier taakstellend op te bezuinigen. Bij het opnemen van bedragen is kans op dubbeltelling met andere bezuinigingsmaatregelen aanwezig. n.v.t. n.v.t. Beoogde bezuinigingsomvang zie andere Idem Idem Idem idem voostellen en 8 13.

14 Te verwachten bezuinigingsomvang zie andere voostellen en 8 Idem Idem Idem idem Verschil Toelichting bij afwijkingen tov beoogde bezuinigingsomvang De besparingen op externe inhuur worden reeds bij de andere bezuinigingsopdrachten ingeboekt. Ze hier opnemen zou leiden tot een dubbeltelling. Effecten bezuinigingsmaatregel Maatschappelijke effecten Effecten voor het gemeentelijk beleid Effecten voor de gemeentelijke organisatie Eventuele transitiekosten Anders, namelijk n.v.t. Voor de effecten van vier van de vijf maatregelen wordt verwezen naar de desbetreffende bezuinigingsvoorstellen. Alleen het voorstel om te komen tot een digitaal meldpunt voor tijdelijke opdrachten is niet opgenomen in een ander voorstel. Hierbij wordt naast minder externe inhuur verwacht dat de flexibiliteit van medewerkers wordt vergroot en dat het mogelijkheden biedt voor medewerkers om zich op een breder domein te ontwikkelen. n.v.t. n.v.t. Najaarsnota 2012 Pag. 144 in de paragraaf Bedrijfsvoering Externe inhuur Gelet op de aanbevelingen van de rekenkamercommissie wordt in dit onderdeel aandacht besteed aan de omvang van de externe inhuur van de gemeente Culemborg. Met een informatienotitie is de raad in juni 2011 geïnformeerd over de aard en omvang in 2010 aan externe inhuur. In 2012 wordt de raad met een informatienotitie wederom geïnformeerd. Prestatie indicatoren Uitgaven 2009 Uitgaven 2010 Prognose 2011 Raming 2012 Inhuur bij vacatures en ziekte Inhuur (extra capaciteit) Externe adviseurs Totaal Najaarsnota 2012 Pag. 151 en 152 Rapportage aanbevelingen rekenkamercommissie Op pagina 151 en 152 geeft het college van Burgemeester en Wethouders informatie over de afdoening van de aanbevelingen van eerder rekenkameronderzoek. Over de aanbevelingen van dit rekenkameronderzoek schrijft het college dat uw raad over de stand van zaken via een separaat onderzoek van de rekenkamercommissie wordt geïnformeerd. Deze informatie is overigens exact hetzelfde als die is geschreven op pagina 161 van de Voorjaarsnota

15 2. REKENKAMERBRIEF ELK behandeld in de voorbespreking op 15 april AANBEVELINGEN 1 Maak in de subsidierelatie met ELK een zo strikt mogelijk onderscheid tussen STUREN en AFREKENEN. 1. Staar je als gemeente, waar het gaat om sturingsinformatie, niet blind op het meten van effectiviteit, maar zoek alternatieve vormen van verantwoording over de resultaten van het welzijnswerk. 2. Laat je als gemeenteraad op andere wijzen informeren over de activiteiten en resultaten van het welzijnswerk, dan alleen schriftelijk. 15.

16 16.

17 17.

18 18.

19

20

21