NBK nieuws #3. Communicatie. Financiën en bedrijfsvoering P&O. Huisvesting. Projectgroep. Bestuur & sturing / juridische zaken.

Transcriptie

1 NBK nieuws #3 Bestuurdersbulletin Noordelijk Belastingkantoor september 2016 P&O Communicatie Financiën en Schoon over Huisvesting Taken & processen Bestuur & sturing / juridische zaken Projectgroep Stuurgroep Implementatie HOE DE BESLUITVORMING GING AANPAK NIEUWE FASE BOR: WE KIEZEN VOOR EENHEID Vier kogels gingen er door de kerk vlak voor de zomer. Ze sloten de NBK-planfase af en tegelijkertijd markeerden ze de start van een nieuwe fase: die van het ontwerp en de implementatie van onze nieuwe belastingorganisatie. In de zomerweken die volgden werd er hard doorgewerkt. Daardoor konden we na de vakantie de draad snel oppakken. In dit bulletin leest u onder meer over het projectplan dat werd opgesteld, het gedegen aanbestedingsbestek van de dat is gemaakt, het bijzondere besluit van de ondernemingsraden en over de kwartiermaker die is aangesteld. Maar eerst kijken we nog even terug op uw besluitvorming. HOE DE BESLUITVORMING GING Van maart tot half juli waren alle ogen gericht op de bestuurders: gaven ze een go of een no go? U gaf een go. Dat daar wel wat aan vooraf is gegaan, zal niemand verbazen. We interviewden vier ambtelijk ondersteuners over het besluitvormingsproces. veel groter dan bij normale belastingvoorstellen. Dat heeft natuurlijk alles te maken met de impact van een besluit om de afdeling Belastingen op afstand te plaatsen. Ons bestuur is er van overtuigd dat het NBK een succes gaat worden en dat het zal uitgroeien tot een belastingkantoor voor de hele noordelijke regio. ARJAN HAGEMAN, BELEIDSMEDEWERKER BELASTINGEN GEMEENTE GRONINGEN De besluitvorming verliep bij ons soepel. Het college van B&W had eerder al kennis genomen van de managementsamenvatting van het Bedrijfsplan en was dus goed geïnformeerd. Bovendien waren twee wethouders actief betrokken bij het proces dat heeft geleid tot het voorstel om het NBK op te richten. Ook de betrokkenheid van de directie bij de voorbereiding was ARJAN ERKENS, BESTUURSADVISEUR WETTERSKIP FRYSLÂN Ons algemeen bestuur had een aantal zorgpunten. Dat waren vooral de voorwaarden voor toeen uittreding van deelnemers aan de Gemeenschappelijke Regeling, de PM-posten en het uit handen

2 2 geven van zeggenschap. Ook de Friese identiteit is hier echt een issue. Mensen moeten in het Fries kunnen blijven communiceren met het NBK. Uiteindelijk diende de PvdA met steun van de VVD een motie in. Daarin verzochten ze het DB om het besluit aan te houden en een nieuwe nota voor te leggen waarin onder meer scenario s zijn uitgewerkt en een in- en uittredingsregeling is opgesteld. De andere partijen gingen niet mee, de motie is verworpen. De langdurigheid en intensiteit van de discussie vond ik echt opvallend. Maar het is natuurlijk ook een van de weinige keren dat we praten over het vernieuwen van een Gemeenschappelijke Regeling (GR). De tekst daarvan en de voorwaarden voor toe- en uittreding komen bij ons nog ter bespreking in de commissie. Verder staan bij ons de vormgeving van de transitiefase en de aansluiting van Friese gemeenten hoog op de agenda. Door alle discussies stappen onze bestuurders er nu overtuigd en tegelijkertijd alert in. Ze willen er iets moois van maken samen. PIET VAN DIJK, CONTROLLER NOORDERZIJLVEST De controllers van de waterschappen hebben afgesproken een eensluidend voorstel op te stellen voor de drie algemene besturen. Ambtelijk hebben we daarin goed en in openheid samengewerkt. Ook met de gemeentelijke vertegenwoordigers hebben we in alle voorbereidende overleggen plezierig samengewerkt. Bij ons was er algemene instemming met het besluit. Het DB was eenduidig en in het AB is er niet veel discussie geweest. Er zijn wel op een paar punten zorgen uitgesproken, zoals de fiscale consequenties, de stemverhouding en de toe- en uittreding. Maar uiteindelijk is unaniem ingestemd met de oprichting. Ons bestuur is positief over deze kans om samen te werken met gemeenten. Voor het vervolgtraject is de belangrijkste vraag wie welke besluiten neemt. Hoe gaan we de transitiefase vormgeven? Dat staat bij ons op de agenda. Gelukkig zijn de lijntjes kort, we weten elkaar goed te vinden. JANET HIDDING, BESTUURSKUNDIGE HUNZE & AA S Dit was een bijzonder besluitvormingstraject. Dat het over Hefpunt gaat en dus over een GR maakt dat de route anders is. Het voorstel komt niet zoals anders gewoon uit de eigen organisatie. Er was veel afstemming nodig om tot dat gezamenlijke voorstel te komen. De tekst is diverse keren over en weer gegaan en toen was er zelfs in ons DB nog discussie over. Dat was dus best complex. Maar het is goed gekomen en in het AB ging het soepel. PAULIEN GEERDINK AANGESTELD ALS KWARTIERMAKER / BEOOGD DIRECTEUR De besturen van de waterschappen en gemeente Groningen hebben in augustus een vacature uitgezet voor de functie van kwartiermaker / beoogd directeur. Ze hebben gezocht naar een inspirerend leider, een bouwer en verbinder die de nieuwe organisatie met een integrale blik kan vormgeven. Na een zorgvuldige sollicitatieprocedure, waarbij ook de ondernemingsraden van Hefpunt en de gemeente Groningen zijn betrokken, is Paulien Geerdink in deze functie aangesteld. Ze gaat per 1 oktober aan de slag. De verwachting is dat de nieuwe organisatie er op 1 januari 2018 staat. Op dat moment wordt de functie van kwartiermaker / beoogd directeur vervangen door een vaste directeurspositie. AANPAK NIEUWE FASE We gaan een bijzondere tijd tegemoet. Een tijd van opbouw, van creëren, nieuwe samenwerkingen, nieuwe functies, een nieuwe en nog veel meer. Tegelijkertijd gaat de gewone operatie door, dus het wordt ook een tijd van balans zoeken. Om dit in goede banen te leiden, is voor de ontwerp- en implementatiefase een projectorganisatie neergezet met een stuurgroep, een projectgroep en diverse werkgroepen. Daarbij zijn de uitgangspunten dat de deelnemende organisaties zoveel mogelijk zelf doen en voorstellen van onderop worden ontwikkeld.

3 3 WERKGROEPEN Er zijn acht werkgroepen met ieder hun eigen opdracht. P&O Communicatie Financiën en 1 implementatie De nieuwe moet oktober 2017 operationeel zijn. Deze werkgroep is hier verantwoordelijk voor. Een subwerkgroep zorgt voor het realiseren van een werkende ICTinfrastructuur, koppeling met gemeenten en waterschappen en een service level agreement met de leverancier (hierin worden afspraken vastgelegd over service en kwaliteit). Schoon over Taken & processen Projectgroep Stuurgroep Bestuur & sturing / juridische zaken Huisvesting 2 taken & Processen Alles wat te maken heeft met het proces en de organisatie is hier ondergebracht. Denk aan de structuur, het dienstverleningsconcept, werkprocessen en archiefbeleid. Een subwerkgroep zorgt voor juiste afstemming tussen BAG (Basisregistraties Adressen en Gebouwen) en WOZ (Waardering Onroerende Zaken) van gemeenten. 3 schoon over De bestanden vormen het hart van onze toekomstige dienstverlening en kwaliteit. Schoon over (ook wel Schoon door de poort genoemd) is daarom een van de meest cruciale deelprojecten. Deze werkgroep stelt vast in hoeverre de bestanden voldoen aan de voorwaarden, zorgt ervoor dat er geen achterstallig onderhoud is en dat er een uniforme bestandsinrichting komt. 4 P&O De voorbereidingen voor het sociaal plan, het functieboek, de regelingen voor secundaire arbeidsvoorwaarden, de plaatsing van het personeel, medezeggenschap en het opleidingsplan: de personele consequenties voor de deelnemende partijen en medewerkers behoren tot het takenpakket van deze werkgroep. Dit gaat uiteraard in nauwe samenwerking met andere werkgroepen. 5 communicatie Op dit vlak ligt er een tweeledige opdracht. Ten eerste de interne en externe communicatie over deze ontwerp- en implementatiefase. Ten tweede de inrichting van de communicatie voor de nieuwe organisatie: van naam en huisstijl tot het nieuwe aanslagbiljet en de website. Implementatie 6 financiën en Zaken als begroting, financiële administratie, contracten, huisvesting en salaris- en personeelsadministratie vallen onder deze werkgroep. 7 bestuur & sturing / juridische zaken Hier wordt de inrichting van de Gemeenschappelijke Regeling (GR) in de vorm van een Bedrijfsvoeringsorganisatie (BVO) uitgewerkt. De tekst van de GR wordt nog voorgelegd aan de besturen van de waterschappen en gemeente Groningen. Ook de fiscale verordeningen behoren tot het takenpakket. 8 huisvesting De locatie, inrichting en verhuizing vormen het takenpakket van deze werkgroep, die start met het opstellen van een pakket van eisen voor de inrichting. Dit gebeurt in nauwe samenwerking met andere werkgroepen, zoals Taken & Processen, waar het dienstverleningsconcept en de manier van werken op de agenda staan. Zodat het pand waar we straks in trekken NBK-geschikt is. PLANNING Voor alle onderdelen is of wordt een gedetailleerde planning gemaakt. Alles is erop gericht dat de nieuwe organisatie per 1 januari 2018 operationeel is en dat alles wat daarvoor nodig is, voor die datum geregeld is. De stuurgroep, projectgroep en een aantal werkgroepen zijn inmiddels gestart en op 1 oktober 2016 gaat ook de kwartiermaker aan de slag. AANBESTEDING BELASTINGAPPLICATIE Direct na de laatste go in juli is een werkgroep van start gegaan met de aanbesteding van de. In korte tijd is een gedegen bestek opgesteld met input van de medewerkers uit beide organisaties. Op 26 september is dat gepubliceerd op het aanbestedingsplatform Tenderned. De gunning vindt uiterlijk eind 2016 plaats. OVERGANG NAAR BVO Deze projectorganisatie bereidt alles voor totdat de GR er is. Vanaf dat moment heeft het bestuur van de BVO de (uitvoerende) verantwoordelijkheden en bevoegdheden zoals die nu bij Hefpunt en de afdeling Belastingen van de gemeente Groningen liggen. Het college van B&W van Groningen en de DB s van de waterschappen wijzen de leden van dat nieuw te vormen bestuur aan en krijgen in ieder geval de tekst van de GR, het sociaal plan en het organisatie- en formatieplan nog voorgelegd. Op dit moment wordt nagedacht over het vormen van een voorlopig bestuur.

4 4 ONDERNEMINGSRADEN KIEZEN VOOR EENHEID IN BOR De komende maanden staan er zaken op de agenda die de medewerkers rechtstreeks raken. Waar komen we te zitten? Hoe ziet mijn functie er straks uit? En de organisatie? Bij zowel Hefpunt als de gemeente Groningen is medezeggenschap geregeld via een ondernemingsraad. Deze raden zijn in de vorige fase al nauw betrokken geweest en hebben een adviesrol gehad bij de benoeming van de kwartiermaker / beoogd directeur. Dat ging steeds in goede harmonie. Dat ze zich verbonden voelen in hun belangen, blijkt wel uit hun besluit om nu een overkoepelend orgaan op te richten: een Bijzondere OR (BOR). Deze bestaat uit vier leden: Benny Koopman en Ben Kloosterhuis van de gemeente Groningen en Frits Ridderbos en Jolle de Boer van Hefpunt. Alle vier zijn ze ook OR-lid, ze zijn dus afgevaardigd naar de BOR. De ondernemingsraden hebben voor een BOR gekozen omdat ze willen opereren vanuit eenheid, de lijnen kort willen houden en vastberaden zijn om er gezamenlijk uit te komen. Deze BOR heeft dan ook het mandaat gekregen om zelfstandig advies uit te brengen over alles wat het NBK aangaat. Concreet betekent dit dat de BOR adviesrecht heeft over de organisatiestructuur, de functiebeschrijvingen & het functieboek en de huisvesting. We hebben regulier overleg met de WOR-bestuurder en stellen ons proactief op. Ook andere onderwerpen kunnen we op de agenda zetten van dat overleg. De samenstelling van het MT bijvoorbeeld. En als we zien dat iets de verkeerde kant op gaat, zullen we dat zeker aankaarten, zegt Frits Ridderbos. Het convenant met alle afspraken is inmiddels ondertekend. Daarin staat onder meer dat mocht er geen consensus zijn binnen de BOR, de adviesbevoegdheid teruggegeven wordt aan de ondernemingsraden. Deze zullen in dat geval eigen adviezen uitbrengen. Maar ik heb vertrouwen in de intenties van ons als BOR-leden. Wij gaan voor eenduidige besluitvorming want we hebben één gezamenlijk belang en dat is het personeel, aldus Ridderbos. Gezamenlijk optreden vergroot ook onze invloed. Daarmee bekrachtigen we het samenspel, voegt Benny Koopman toe. De gewone ondernemingsraden houden de andere lopende zaken (die niet met het NBK te maken hebben) onder hun hoede en blijven uiteraard goed aangehaakt. Koopman: In de OR koppel ik terug vanuit de BOR. De ondernemingsraden gaan ook iets vinden en zij brengen uiteindelijk het advies uit dat door de BOR is voorbereid. En het allerbelangrijkst: de BOR neemt de medewerkers ook goed mee, in bijvoorbeeld bijeenkomsten, spreekuren, nieuwsbulletins en zo nodig enquêtes. De BOR gaat de komende periode positief in. Koopman: Het gesprek dat we hebben gehad met Paulien gaf vertrouwen. We zien er toekomst in.

5 5 MEDEWERKERS EN BESTUURDERS TRAPPEN NIEUWE FASE AF Op donderdag 8 september trapten medewerkers, management, directie en bestuurders in een gezamenlijke bijeenkomst de nieuwe fase af. Ze luisterden onder meer naar een inspirerend verhaal van Gerard Kemkers over de kracht van het team. Bestuurders Ton Schroor en Bé de Winter waren erbij en werden geïnterviewd door Ate Wijnstra van Noorderzijlvest, die de bijeenkomst leidde. Ze blikten terug en keken vooruit naar de nieuwe fase en alle uitdagingen die daarbij horen. De bestuurders worden samen verantwoordelijk voor het goed opzetten van een nieuwe organisatie en zullen eraan moeten wennen die gezamenlijk aan te sturen, aldus Schroor. En er gaat een nieuwe Gemeenschappelijke Regeling opgesteld worden. Daar wordt veel waarde aan gehecht, dat is nog een behoorlijke klus, voegde De Winter daaraan toe. Schroor: Er komen twee culturen bij elkaar die in de kern op elkaar lijken, maar ook veel verschillen. Ik verwacht veel van het nieuwe management. Zij moeten die samenbrengen. Uiteindelijk komt er een goede, flexibele uitvoeringsorganisatie, die op een effectieve manier heft en int en aantrekkelijk is voor andere gemeenten. Het wordt een bedrijf voor heel Noord-Nederland. Dat ook het personeel voor een grote uitdaging staat, daarvan zijn beide bestuurders zich goed bewust. De winkel blijft open en de nieuwe moet worden gebouwd. De burger mag daar niets van merken, zegt De Winter. Ze geven beide aan dat de medewerkers volop steun van hen kunnen verwachten. Ze willen aanspreekpunt zijn en horen wat er speelt, zodat ze kunnen handelen als dat nodig is.