Beleidsplan Honk- en Softbal Vereniging De Hazenkamp

Transcriptie

1 Beleidsplan 2017 Honk- en Softbal Vereniging De Hazenkamp

2 Inhoudsopgave 1. Inleiding 3 2. Bestuur Samenstelling bestuur Vacante vacatures 4 3. Competitie en toernooien Heren Heren Aspiranten Pupillen Beeball Veteranen Toernooien 5 4. Beleid Huishoudelijk reglement Gedragsregels Vrijwilligersbeleid Technisch Huishoudelijk Reglement Activiteiten PR en naamsbekendheid Hazenkamp Financieel beleid en sponsoring Meerjarenbeleid 7 2

3 1. Inleiding In 2016 kende De Hazenkamp een forse ledengroei, zowel bij de jeugd als bij de senioren. Binnen de jeugd hebben we nu drie teams: Beeball, pupillen en aspiranten. Vooral bij de aspiranten is het ledenaantal flink toegenomen. Bij de senioren hadden we voor het eerst sinds jaren een tweede Herenteam. En daarnaast is in 2016 het veteranenteam opgestart, met oud-honkballers die graag op niveau een balletje slaan en waar mogelijk en nodig invallen bij seniorenteams van De Hazenkamp en de Radboud Rangers. Ook is de Technische Commissie versterkt met een TC lid jeugd, Theo Vos. Positieve ontwikkelingen voor de Hazenkamp die we als bestuur enorm toejuichen en die we in 2017 in ieder geval door willen zetten. Bij een groeiende verjongende vereniging komen ook andere prioriteiten naar boven. Binnen het bestuur gaan in 2017 enkele wijzigingen plaatsvinden en qua beleid gaan we als vereniging in 2017 duidelijker lijnen uit zetten voor de korte en lange termijn. In dit beleidsplan gaan we hier verder op in. 2. Bestuur 2.1 Samenstelling bestuur De bestuurssamenstelling van De Hazenkamp wordt in 2017 gewijzigd ten opzichte van voorgaande jaren. Jogchem Dieleman (algemene zaken) en Jurgen Stenssen (jeugdzaken) nemen na jaren trouwe dienst afscheid van het bestuur. Het bestuur bedankt hen bij deze heel hartelijk voor hun inzet de afgelopen jaren. Beiden hebben aangegeven De Hazenkamp waar nodig nog te willen ondersteunen en van advies te voorzien. In 2016 is Menno Conijn als wedstrijdsecretaris aangesloten bij de bestuursvergaderingen. Gaandeweg heeft hij binnen het bestuur verschillende taken op zich genomen rondom beleids- en competitiezaken. Deze ontwikkelingen hebben geleid tot een herziene samenstelling van het bestuur. Waar binnen andere verenigingen gekozen wordt voor een dagelijks en algemeen bestuur, kiezen we binnen De Hazenkamp voor één bestuur met vijf leden. Deze leden zijn afkomstig vanuit zowel de senioren als de jeugdteams. Op deze manier houden we als bestuur korte lijntjes met alle teams en de spelers, en we hopen op deze manier als bestuur ook toegankelijk te zijn voor onze leden. Nieuw in het bestuur is het bestuurslid Competitie met het wedstrijdsecretariaat en de TC onder zich. Ook het bestuurslid Beheer heeft nu formeel de kleding en materiaal onder zich gekregen. Op deze manier is er voor alle commissies en vrijwilligers een aanspreekpunt binnen het bestuur. Deze structuur zal tijdens de ALV worden gepresenteerd en vastgesteld. De taken worden als volgt verdeeld over de functies en personen. Voorzitter: Coleta van Dam Taken: vergaderingen leiden, contacten naar buiten (gemeente, bond), PR, aanspreekpunt sponsorcommissie, beleid formuleren Penningmeester: Simon Kersten Taken: financiën, begrotingen, facturatie 3

4 Secretaris: Marijke van Diggelen Taken: notulen, vergaderingen archief, post, ledenadministratie. Beheer: Bas Timmer Taken: beheer terrein en accommodatie (incl kantine), toernooien, kleding, materialen Competitie: Menno Conijn Taken: Wedstrijdsecretariaat, TC, vaststellen en inschrijven teams bij de bond, beleid formuleren 2.2 Vacante vacatures De secretaris en de penningmeester hebben aangekondigd in 2017 afscheid te nemen van het bestuur. We zijn daarom dringend op zoek naar (ouders van) leden die deze taken op zich willen nemen. Daarnaast is de Sponsor Commissie op zoek naar nieuwe mensen die deze commissie meer vorm willen gaan geven. We zijn op zoek naar personen die creatieve sponsor acties willen opzetten, nieuwe sponsoren werven en de bestaande sponsorcontacten onderhouden. In het Huishoudelijk Reglement staan omschrijvingen van de taken die bij deze functies horen. Mochten er geïnteresseerden zijn voor de vacante vacatures of is meer informatie gewenst dan horen we dat graag. We zouden het prettig vinden als nieuwe mensen een tijdje mee kunnen kijken met de mensen die deze taken eerder vervulden. Neem contact op met Coleta van Dam 3. Competitie en toernooien 3.1. Competitie In 2017 gaat de Hazenkamp met vijf teams de competitie in. Een korte vooruitblik op het seizoen Heren 1 Heren 1 komt in 2017 wederom uit in de 1 e klasse. Dit is een gesloten klasse. Streven is om de positie in de middenmoot te handhaven. Enkele spelers hebben na afloop van het seizoen 2016 aangegeven te stoppen met honkbal in verband met werk, studie en verhuizing. Naar verwachting komen daar 3 tot 4 nieuwe spelers voor in de plaats zodat Heren 1 met een volwaardige selectie de competitie in kan. Robbert Vos neemt de coachtaken op zich Heren 2 Heren 2 komt in 2017 wederom uit in de 2 e klasse, eveneens een gesloten klasse. Streven is om in de bovenste regionen te eindigen. Dit team bestaat uit ongeveer 20 spelers, waarvan 80% in 2017 doorgaat. In 2017 zullen weer enkele nieuwe spelers aan het team worden toegevoegd, zodat het team weer uit ongeveer 20 spelers zal bestaan. De coaching wordt gedaan door Avie Busby met ondersteuning van Connery Tile en Robert Mitchell. 4

5 3.1.3 Aspiranten De aspiranten komen in 2017 uit in de 2e of 3e klasse afhankelijk van het verloop van de voorcompetitie, in de regio midden en/of zuid. Het team bestaat uit ongeveer 18 spelers. Er wordt overwogen om het team in twee teams te splitsen als de bond daar mee akkoord gaat. De coaching en training blijft in handen van Yan de Bakker, Jurgen Groenendaal en Marilyn Biliosa Pupillen De pupillen komen in 2017 uit in de 3 e klasse, regio midden en/of oost. Het team bestaat uit ongeveer 16 spelers. Twee spelers zijn overgekomen van de Beeball en er zijn drie nieuwe leden. De coaching is in handen van Franka Oost. Roland Hut zal haar daarbij ondersteunen zolang er nog geen vervanger is. De trainingen worden gegeven door Theo Vos en Hanneke van Zomeren-Elvers Beeball De Beeballers doen in 2017 wederom mee aan de Majorcompetitie in regio Zuid. Het team bestaat uit ongeveer 11 spelers. De training wordt gedaan door Folke Westerhof, coaching tijdens wedstrijden zal worden opgepakt door enkele enthousiaste ouders Veteranen In 2017 start het veteranenteam de trainingen met 8 spelers. Dit zijn allemaal ervaren honkballers die wekelijks met elkaar een balletje slaan. Af en toe vallen ze in bij een team van de Radboud Rangers. Aankomend seizoen willen ze enkele oefenwedstrijden organiseren met de Herenteams van De Hazenkamp. Contactpersoon voor de veteranen is Jurriaan Hommes. 3.2 Toernooien Het jaarlijkse Jan van de Vegte toernooi wordt georganiseerd in het weekend van maart. Op zaterdag en zondag spelen de Heren honkbal teams. Op zondag de Dames softbal teams met de Radboud Rangers. Het toernooi zal dit jaar wederom gecombineerd worden met het van Diggelenjeugdtoernooi. Op zaterdag zullen de pupillen en aspirantenteams spelen. Aan het eind van het seizoen in oktober zal het traditionele familietoernooi weer plaatsvinden. 4. Beleid 4.1 Huishoudelijk Reglement In 2016 heeft het bestuur een start gemaakt met het vernieuwen van het Huishoudelijk Reglement. Een Huishoudelijk Reglement is een aanvulling op de statuten en bevat regels, richtlijnen en afspraken binnen een vereniging. Statuten zijn wettelijk verplicht voor een vereniging. Een Huishoudelijk Reglement niet. De Hazenkamp had wel een reglement, maar dit was inmiddels verouderd. Het nieuw opgestelde Huishoudelijk Reglement wordt voorgelegd aan de ALV op 6 maart

6 4.2 Gedragsregels In 2016 is eveneens een start gemaakt met het opstellen van gedragsregels. Dit is te zien als een aanvulling op het Huishoudelijk Reglement. Hierin wordt beschreven hoe wij als vereniging vinden dat we met elkaar om moeten gaan, met tegenspelers en het publiek. Het opstellen van gedragsregels is nodig, zodat leden weten wat van hen verwacht wordt, maar ook dat het bestuur op kan treden bij ongewenst gedrag. De gedragsregels zullen in 2017 verder worden vormgegeven en vastgesteld. 4.3 Vrijwilligersbeleid Net als veel andere verenigingen heeft ook De Hazenkamp moeite om aan hun leden duidelijk te maken welke taken er binnen de organisatie vervuld moeten worden en wanneer. Vaak zijn mensen best bereid om een taak incidenteel of structureel uit te voeren maar men weet vaak niet hoe en wanneer dat nodig is. Het komende jaar wil het bestuur hier meer werk van maken door een vrijwilligersbeleid vast te stellen. Ook landelijk en regionaal is er veel aandacht voor het werven en behouden van vrijwilligers. Een vrijwilligersbeleid is dan ook van belang om duidelijk te maken hoe we binnen de vereniging met de inzet van vrijwilligers omgaan en wat we van onze leden verwachten. Zoals bekend is bijvoorbeeld het oud papier ophalen steeds weer lastig om voldoende in te kunnen plannen. Waar we als Hazenkamp naar toe willen, is dat we het normaal gaan vinden dat iedereen iets doet. Het zou vanzelfsprekend moeten worden dat de vaste taken zoals oud papier en bardiensten taken zijn die die door iedereen gedragen worden. Een aantal specifiekere taken (bestuur, coaching- en trainersstaf, scheidsrechters, commissies) moeten worden beschreven en aan mensen gekoppeld. Daarnaast zijn er nog taken waarop mensen zich kunnen inschrijven (bijvoorbeeld onderhoudsklussen) of specifiek voor worden gevraagd. Eén van de prioriteiten in 2017 is het uitwerken en vaststellen van dit vrijwilligersbeleid. Daarin kunnen we duidelijk maken wat er binnen de club te doen is en wat we verwachten van (ouders van) leden. Ook in het geactualiseerde Huishoudelijk Reglement is al opgenomen wat de visie van de Hazenkamp is rondom vrijwilligers. Het vrijwilligersbeleid is een nadere uitwerking daarvan. 4.4 Technisch Huishoudelijk Reglement In 2016 is vanwege de ledenaanwas bij de jeugd, de technische commissie uitgebreid met een TC lid jeugd, Theo Vos. In 2016 is door de TC, in samenspraak met het bestuur ook een start gemaakt met het actualiseren van het Technisch Huishoudelijk Reglement. Hierin staat beschreven wat de taken van de TC zijn, hoe wij ons technisch beleid vormgeven, hoe teamindelingen plaatsvinden en wat de visie van De Hazenkamp is op honk- en softbal. Eén van de prioriteiten van het bestuur is de doorlopende lijn binnen de jeugdteams weer te realiseren en te behouden. We hebben nu een doorlopende lijn van Beeball, pupillen en aspiranten. Om de doorstroom naar de seniorenteams te kunnen garanderen, hopen we in 2017 al voorbereidingen te doen om in 2018 weer met een juniorenteam te kunnen starten. In 2017 zal het Technisch Huishoudelijk Reglement verder worden vormgegeven en vastgesteld. 6

7 4.5 Activiteiten Voordat de Hazenkamp in 2014 op een dieptepunt verkeerde in het aantal jeugdleden, werden er voor de jeugd met enige regelmaat activiteiten georganiseerd. Bekendste voorbeeld daarvan is het Pinksterkamp. Nu we weer forse aantallen jeugdleden hebben, is er animo voor het organiseren van activiteiten voor de jeugd, al dan niet in samenwerking met de senioren. In 2017 willen we als bestuur gaan kijken of het mogelijk is een activiteitencommissie in te stellen die zich gaat buigen over dit soort initiatieven. Ook het werven van extra inkomsten voor de vereniging, zoals de bloembollenactie van Hilde Westerhof, zou deel uit kunnen maken van een activiteitencommissie. 4.6 PR en naamsbekendheid Hazenkamp De prestaties van ons Heren1 team verschijnen met enige regelmaat in de Gelderlander. Afgelopen jaar hebben er enkele paginagrote artikelen met mooie foto s in de Gelderlander gestaan. Dat ons Heren1 team in trek is bij de Gelderlander, is goed voor de naamsbekendheid van De Hazenkamp in Nijmegen en de verdere regio. Voor de jeugdteams worden door Hilde Westerhof met enige regelmaat berichten geplaatst op online en papieren versies van lokale krantjes in Nijmegen, Beuningen en omstreken. Het regelmatig plaatsen van berichten zorgt ervoor dat bewoners, en dus potentiële leden van de Hazenkamp, bereikt worden. Ook neemt De Hazenkamp deel aan Sjors Sportief, een sportpromotie-actie van de gemeente Beuningen. Meer naamsbekendheid voor De Hazenkamp in de regio blijft belangrijk, zeker omdat honkbal een relatief onbekende sport is in vergelijking met bijvoorbeeld voetbal. Daarnaast doen onze leden ook aan uitstekende mond-totmond reclame en PR. Wij denken de naamsbekendheid van De Hazenkamp verder te kunnen vergroten door kleding als hoodies en jackjes met ons Hazenkamp logo (met daarbij duidelijk honkbal Nijmegen) te verkopen. In 2017 zal deze kleding ter beschikking komen. Ook zal gekeken worden of het mogelijk is om rondom onze accommodatie nog meer te doen aan zichtbaarheid en herkenbaarheid van De Hazenkamp. 4.7 Financieel beleid en sponsoring De inkomsten vanuit de contributie zijn het afgelopen jaar gestegen en zullen ook in 2017 stabiel blijven. Dat maakt dat we in onze begroting voor 2017 een minder grote verliespost op hoeven nemen. We teren echter nog steeds in op onze reserves en dat vraagt om bepaalde keuzes te maken. Daarnaast zijn de kosten van onze accommodatie ook gestegen in het afgelopen jaar. De verwachting is dat de kosten in 2017 verder zullen stijgen, doordat de huur van onze velden waarschijnlijk omhoog gaat. Hoewel we dus financieel een stijgende lijn te pakken hebben, lukt het ons nog niet om de begroting sluitend te maken zonder onze reserves aan te spreken. Vanuit het verleden had De Hazenkamp een grote reservepot, waar we helaas door de grote verliezen van de afgelopen jaren, flink op hebben ingeteerd. Dat betekent nog steeds dat we als Hazenkamp verantwoord met ons geld om moeten gaan. Voor aankomend jaar willen we als bestuur een duidelijker financieel beleid gaan vaststellen zodat we de komende jaren een echt financieel gezonde vereniging worden met voldoende reserves. Sponsoring zal onderdeel zijn van dit financieel beleid. Er zijn sponsorinitiatieven op diverse terreinen mogelijk zoals uitbreiding van de sponsordoeken, subsidies, en individuele sponsoring in de vorm van sponsoracties, sponsorkliks etc. In 2017 hopen we wederom een sponsorcommissie in te kunnen stellen die zich gaat buigen over mogelijke vormen van (grootschalige) sponsoring. 7

8 4.8 Meerjarenbeleid Nu De Hazenkamp weer in een opwaartse beweging zit, is er ruimte om na te denken over een langere termijn koers van de vereniging. In 2017 hopen we een begin te maken met een toekomstvisie van De Hazenkamp en een meerjaren beleidsplan. De plannen voor de herinrichting van Sportpark Staddijk zullen ook een rol spelen in het meerjarenbeleidsplan. Hopelijk zal in 2017 meer duidelijkheid komen over de herinrichting en op welke termijn daarmee aangevangen gaat worden. 8