Breda, 29 oktober Betreft: Arbitrageplan Beste leden en ouders/verzorgers van de jeugdleden,

Transcriptie

1 Breda, 29 oktober 2018 Betreft: Arbitrageplan Beste leden en ouders/verzorgers van de jeugdleden, Baronie wil een goed gestructureerde vereniging zijn met een positieve cultuur waar het voor al onze leden en sportvrienden goed toeven is. We willen de leden, de vrijwilligers en de achterban met elkaar verbinden, zodat er weer een echte Baronie-familie ontstaat (Beleidsplan ). Een onderdeel waar de structuur en cultuur duidelijk te wensen overlaat is het grote tekort aan scheidsrechters. In de afgelopen jaren is het tekort steeds nijpender geworden. Vanuit de organisatie zijn activiteiten om hier verbetering in aan te brengen achterwege gebleven. De negativiteit rond de arbitrage is groot en zorgt voor onbegrip bij zowel de eigen teams als die van de tegenstander. Het algemene beeld is dat Baronie haar zaakjes wat betreft de arbitrage niet goed op orde heeft. Daar moet snel iets aan gebeuren. De afgelopen twee maanden zijn over dit probleem goede gesprekken gevoerd met de arbitragecommissie, de coördinator van de senioren, de teamleiders van de senioren en de coördinatoren van de jeugd. Voor iedereen is het duidelijk dat er snel iets moet gebeuren. Voor het bestuur is het een knelpunt met hoge prioriteit. In september is een pilot uitgevoerd met de selectiespelers van Baronie 1 en 2. Daarvan hebben we geleerd dat alleen de op zichzelf te waarderen - bereidheid van individuele spelers niet het gewenste resultaat oplevert om het probleem structureel op te lossen. Daarnaast hebben we gekeken naar de aanpak van andere verenigingen. Wat we in algemene zin zien, is een duidelijke omslag van vrijwilligerswerk naar zelfredzaamheid. Hoe minder vrijwilligers, hoe meer we zelf moeten doen om alles soepel te laten verlopen. Wat ons is opgevallen in de gesprekken is dat er bij het benoemen van het probleem steeds werd gesproken over een verkeerde mentaliteit en cultuur en verhalen over leden en ouders die zeggen: Ik betaal toch contributie? En zich terecht afvragen: Wat krijg ik daarvoor terug? Laat ons hierover duidelijk zijn. Met het betalen van contributie koop je geen product, maar een lidmaatschap van de vereniging. Baronie is geen bedrijf met klanten, maar een vrijwilligersorganisatie met een gezamenlijk doel en het leidende principe dat we met z n allen de schouders eronder zetten. Van de contributie betaalt Baronie onder andere de huur van de sportvelden, de energierekening, de wedstrijdgelden aan de KNVB, de kleding, de kantinekosten, de materialen en het onderhoud. In de gesprekken horen we ook steeds weer verhalen over leden die minimaal betrokken zijn bij de vereniging en ouders die onzichtbaar zijn, maar wel hoge verwachtingen hebben en soms zelfs eisen stellen. Aan de andere kant heeft ook niemand in het recente verleden de leden en de ouders uitgelegd wat wij van ze verwachten of actief benaderd met het verzoek om een kleine bijdrage te leveren. We kunnen het in die zin ook niemand kwalijk. Volgens velen die wij de afgelopen periode hebben gesproken zijn we de afgelopen jaren te verwend geraakt. Met het oog op de toekomst van Baronie moet dit snel veranderen. Iedereen die onze mooie vereniging een warm hart toedraagt zal het daarmee eens zijn.

2 Het begint bij het vergroten van de betrokkenheid. In de onderbouw is die betrokkenheid de laatste jaren sterk gegroeid door stap voor stap te werken aan verbetering. De bereidheid bij ouders om een kleine bijdrage te leveren is steeds meer vanzelfsprekend geworden. Als de taken maar duidelijk en overzichtelijk zijn. Een keer helpen bij de Open Dag, een keer optreden als gastheer of gastvrouw. Het levert veel voldoening om samen iets te bereiken, want verenigen doen we samen! De eerste reacties zijn zeer positief. Tot zover de context waarbinnen wij het arbitrageplan hebben opgesteld. Op de volgende pagina volgt het concrete actieplan. We doen hierbij een verzoek aan iedere betrokkene om een positieve bijdrage te leveren om het arbitrageprobleem gezamenlijk op te lossen. Namen het bestuur en de arbitragecommissie Ronald Spruit Bestuurslid Activiteiten & Vrijwilligers

3 Actieplan arbitrage 1. We nemen de arbitragetaak op in de bredere aanpak van de gecoördineerde teamtaken. Ieder team krijgt een teamtaak toebedeeld. (bijlage 1). Voor de senioren en de junioren O17 t/m O19 betekent dat per team 15x fluiten per seizoen. Op deze manier fluit iedere speler gemiddeld 1x fluiten in het seizoen en kunnen we het scheidsrechtersprobleem oplossen. Hoe simpel kan het zijn! 2. We koppelen teams aan elkaar en vragen de teamleiders om onderling afspraken te maken over de verdeling van de wedstrijden (bijlage 2). De teamleiders geven de namen van de spelers die fluiten door aan de arbitragecommissie. Deze nemen het op in het wekelijkse schema. Op deze manier zijn de lijntjes kort en scheelt het de organisatie veel administratieve rompslomp. 3. We vragen de teamleiders van O13 t/m O19 om per team twee ouders aan te dragen als back up voor het geval het een keer niet lukt om een scheidsrechter te regelen. Op deze manier nemen we een gezamenlijke verantwoordelijkheid. De twee ouders per team worden benaderd door de arbitragecommissie voor een spelregelavond en begeleidingstraject als daar behoefte aan is. 4. Wij verzoeken de teamleiders om een teambijeenkomst te beleggen waarin onderling afspraken worden gemaakt over het verdelen van de taken binnen het team én de vereniging waar zij lid van zijn. In deze bijeenkomst wordt ook duidelijk de verwachting uitgesproken dat Baronie van alle leden en ouders van de jeugdleden een bijdrage verwacht. 5. We werken aan het uitbreiden van de scheidsrechterspoule en vragen aan de senioren om zich hiervoor aan te melden. Deze poule wijst de arbitragecommissie bij voorkeur toe aan de seniorenteams. Dat kan alleen als er voldoende scheidsrechters zijn. 6. We organiseren een spelregelavond en zetten een begeleidingstraject op voor junioren en ouders van juniorenteams vanaf O13. Op deze manier kan in een veilige situatie geleerd worden en nemen we mogelijke onzekerheid om te fluiten weg.

4 Taken en verantwoordelijkheden De leden en de ouders: stellen zich op als lid van de vereniging; nemen in teamverband hun verantwoordelijkheid om gezamenlijk het arbitrageprobleem op te lossen. De teamleiders: regelen onderling de bezetting van de scheidsrechters en geven dit uiterlijk een week voor iedere wedstrijd door aan de arbitragecommissie. De arbitragecommissie: koppelt de teams aan elkaar; maakt wekelijks een schema waarin de namen van de scheidsrechters staan vermeld; organiseert spelregelavonden; zet een begeleidingstraject op voor ouders en leden; rapporteert de voortgang. De coördinatoren: dragen het beleid uit, houden hierover contact met de teamleiders en communiceren naar het bestuur over knel- en verbeterpunten. Het bestuur: ontwikkelt in samenspraak met de arbitragecommissie en de coördinatoren beleid; betrekt de leden en de ouders bij de inspraak; neemt een besluit over het arbitrageplan; geeft bij een positief besluit de arbitragecommissie de opdracht om het plan uit te voeren; volgt de voortgang.

5 Vervolg In de week van 29 oktober verspreiden we het arbitrageplan via de coördinatoren onder de teamleiders. Die kunnen het delen met de ouders van hun team. Vervolgens organiseren we twee inspraakavonden op donderdag 1 en 8 november. We nodigen de leden en ouders uit om te reageren op ons plan. Als dat niet lukt tijdens een inspraakavond dan kan dat voor 3 november via een mail naar arbitrage@vvbaronie.nl. De inzichten van de eerste avond en de mailberichten bespreken we in de algemene bestuursvergadering van 6 november. Daar nemen we een voorlopig besluit. Na de inspraakavond van 8 november neemt het bestuur een definitief besluit. Bij een positief bestuursbesluit starten we in het weekend van 1 december of eerder als de teamleiders dat onderling kunnen regelen. De arbitragecommissie communiceert over de datum voor de spelregelavond en het begeleidingstraject voor junioren en ouders van jeugdteams vanaf O13. Datum Activiteit november Inspraakavonden 6 november Voorlopig bestuursbesluit 9 november Definitief bestuursbesluit 1 december Start arbitrageplan (onder voorbehoud van een positief besluit)

6 Bijlage 1: Voorlopige indeling teamtaken In concept onder voorbehoud, nog niet definitief Categorie Senioren Junioren O19 Junioren O17 Junioren O15 Junioren O13 Ouders O7 t/m O11 Ouders O13 + O15 Ouders O17 + O19 Teamtaak 15 x fluiten per team voor O17 + O19 Hulp bij seniorenactiviteiten, waaronder 35+/45+ toernooi 15x fluiten per team voor O15 3 x 5 spelers: helpen bij terreinbeheer 15 x fluiten per team voor O13 3 x 5 spelers: schoonmaken kleedkamers 15x fluiten per team voor O11 3 x 5 spelers: klaarzetten velden 3 x 5 spelers: klaarzetten velden Hulp bij extra jeugdactiviteiten Gastheer / -vrouw Hulp bij kledinginname en uitgifte 2 ouders voor hulp bij fluiten (als back up)

7 Bijlage 2: Verdeling teams Senioren Junioren Junioren/Pupillen JO19-1* JO15-1 JO19-2* JO15-2 Baronie 1 JO19-3 JO15-3 Baronie 3 JO19-4 JO15-4 Baronie 5 JO19-5 JO15-5 Baronie 7 JO19-6 JO15-6 Baronie 9 JO19-7 JO JO17-1* JO JO17-2* JO13-2 Baronie 2* JO17-3 JO13-3 Baronie 4 JO17-4 JO13-4 Baronie 6 JO17-5 JO13-5 Baronie 8 JO17-6 JO13-6 Baronie 10 JO17-7 JO13-7 Zaterdag 2 JO17-8 JO13-8 Zaterdag 3 JO17-9 JO13-9 Vrouwen 1 MO19-1 MO13-1 Vrouwen 2 MO Vrouwen 3 MO Vrouwen 4 JO13-10 Teams in het rood = A-categorie = (meestal een) KNVB scheidsrechter * = Opvullen van open wedstrijden indien een KNVB scheidsrechter aangewezen is voor het ontvangende team. De teams O15 vragen we om te fluiten bij O11, maar pas na een goede ondersteuning en begeleiding in overleg met de scheidsrechterscommissie. De pupillen van O13 hoeven nog niet te fluiten, maar mogen zich altijd aanmelden bij de scheidsrechterscommissie.