Op 23 mei 2017 wordt een toelichting gegeven door de financieel beheer.

Transcriptie

1 TOELICHTING BIJ DE GEMEENTERAAD VAN 30 MEI Agenda. Openbare zitting. 1. Jaarrekening TMVW (IC): kennisname agenda gewone algemene vergadering en goedkeuring stemgedrag. 3. TMVW (IC): kennisname agenda buitengewone algemene vergadering en goedkeuring stemgedrag. 4. Interwaas: kennisname agenda buitengewone algemene vergadering en goedkeuring stemgedrag. 5. Leveren en plaatsen van een loopbrug aan de site Hof De Fonteyne - goedkeuring lastvoorwaarden en gunningswijze. 6. Goedkeuring verkoop schoolbus. 7. Niet realiseren binnen de 5 jaar van de rooilijn ter hoogte van de woning Statiestraat 99 naar aanleiding van een aanvraag om stedenbouwkundige vergunning. 8. Opmaak van een masterplan voor het centrum van de gemeente mandaat aan de Vlaamse Bouwmeester voor de organisatie van een open oproep. Bespreking. 1. JAARREKENING Ieder raadslid heeft tijdig een exemplaar van de jaarrekening ontvangen, samen met de verplichte bijlagen, en heeft de mogelijkheid gekregen om vragen te stellen. Op 23 mei 2017 wordt een toelichting gegeven door de financieel beheer. 2. TMVW (IC): KENNISNAME AGENDA GEWONE ALGEMENE VERGADERING EN GOEDKEURING STEMGEDRAG. Onze gemeente is aangesloten bij TMVW en wordt per aangetekend schrijven van 5 mei 2017 uitgenodigd om deel te nemen aan de algemene vergadering van TMVW (IC) - FARYS die op vrijdag 30 juni 2017 plaatsheeft. Samen met de uitnodiging werden alle relevante stukken, agenda en documenten meegestuurd. Het is noodzakelijk dat de gemeente zich uitspreekt over de punten die werden aangebracht op de agenda omdat de gemeente ten volle haar rol wil spelen als aandeelhouder van de intercommunale. Bij gemeenteraadsbesluit van 22 maart 2016 werden de heer Koen Mertens, gemeenteraadslid, aangeduid als vertegenwoordiger van de algemene vergadering en de heer Robby De Caluwé, burgemeester-voorzitter als vervanger van TMVW (IC) voor de duur van de huidige legislatuur. Kan de gemeenteraad:

2 1) Kennis te nemen van de agenda van de algemene vergadering van TMVW (IC) cvba van 30 juni 2017 en de bijhorende documententen nodig voor het onderzoek van de agendapunten: 1. Toetredingen en uitbreiding van toetredingen. 2. Actualisering van bijlagen 1, 2 en 5 aan de statuten ingevolge diverse toetredingen en uitbreiding van toetredingen. 3. Verslag van de Raad van bestuur over het dienstjaar Goedkeuring van de jaarrekening afgesloten per 31 december Verslag van het college van commissarissen. 6. Verslagen van de commissaris-revisor (lid IBR). 7. Kwijting aan de bestuurders, commissarissen en de commissaris-revisor (lid IBR). 8. Benoeming van vertegenwoordigers in de Directiecomités. 9. Benoeming van bestuurders in de Raad van Bestuur. 2) De vertegenwoordiger de heer Koen Mertens en de vervangende vertegenwoordiger de heer Robby De Caluwé aangeduidt in de gemeenteraadszitting van 22 maart 2016 opdragen hun instemming te betuigen met alle agendapunten. 3. TMVW (IC): KENNISNAME AGENDA BUITENGEWONE ALGEMENE VERGADERING EN GOEDKEURING STEMGEDRAG. Onze gemeente is aangesloten bij TMVW en wordt per aangetekend schrijven van 5 mei 2017 uitgenodigd om deel te nemen aan de buitengewone algemene vergadering van TMVW (IC) - FARYS die op vrijdag 30 juni 2017 plaatsheeft. Samen met de uitnodiging werden alle relevante stukken, agenda en documenten meegestuurd. Eerder werd, per aangetekend schrijven van 31 maart 2017 het ontwerp van statutenwijziging overgemaakt. De voorgestelde statutenwijziging is het gevolg van de verplichting van de intercommunale om zich te conformeren aan het decreet van 25 april 2014 houdende instemming met het samenwerkingsakkoord tussen het Vlaams Gewest, het Waalse Gewest en het Brussels Hoofdstedelijk Gewest betreffende de gewestgrensoverschrijdende intercommunales. Het betreft hoofdzakelijk de organisatie en de werking. Het is noodzakelijk dat de gemeente zich uitspreekt over de punten die werden aangebracht op de agenda omdat de gemeente ten volle haar rol wil spelen als aandeelhouder van de intercommunale. Bij gemeenteraadsbesluit van 22 maart 2016 werden de heer Koen Mertens, gemeenteraadslid, aangeduid als vertegenwoordiger van de algemene vergadering en de heer Robby De Caluwé, burgemeester-voorzitter als vervanger van TMVW (IC) voor de duur van de huidige legislatuur.

3 Na de beslissing tot afsplitsing van de Divisie Aanvullende Diensten werd een nieuwe dienstverlenende vereniging opgericht met de naam TMVS (zie gemeenteraadsbesluit van 25 oktober 2016). Na de afsplitsing van de Divisie Aanvullende Diensten kan TMVW zich omvormen tot een opdrachthoudende vereniging maar dat moet gebeuren met een statutenwijziging. In het dossier worden de verschillende stappen toegelicht. 4. INTERWAAS: KENNISNAME AGENDA ALGEMENE VERGADERING EN GOEDKEURING STEMGEDRAG. Onze gemeente is lid van de intercommunale INTERWAAS en dient zich uit te spreken conform het decreet van 6 juli 2001 houdende intergemeentelijke samenwerking over de agenda van de algemene vergadering en tevens het stemgedrag vast te stellen. INTERWAAS nodigt de gemeente uit tot het bijwonen van de Algemene Vergadering die doorgaat op 31 mei Samen met de uitnodiging werden tevens alle relevante stukken, agenda en documenten meegestuurd. Het is noodzakelijk dat de gemeente zich uitspreekt over de punten die werden aangebracht op de agenda omdat de gemeente ten volle haar rol wil spelen als aandeelhouder van de intercommunale. De gemeenteraad duidde in zitting van 25 mei 2016 reeds een vertegenwoordiger en plaatsvervanger aan voor de volledige legislatuur zodat deze niet opnieuw moeten worden aangeduid. Kan de gemeenteraad: 1. Kennis nemen van de agenda van de algemene vergadering van de intercommunale INTERWAAS en haar instemming betuigen met alle voorgestelde punten, als volgt: a) Jaarverslag en jaarrekening over b) Verslag van de commissaris revisor betreffende het boekjaar c) Goedkeuring van het jaarverslag en van de jaarrekening over het boekjaar 2016 inclusief de bestemming van het resultaat. d) Kwijting aan de bestuurders en aan de commissaris-revisor betreffende de vervulling van hun mandaat over het boekjaar e) Aan duiding van een lasthebber over de Algemene vergadering van de Maatschappij Linkerscheldeoever van 14 juni 2017 en vaststelling van dienst mandaat. f) Aanduiding/vervanging van leden van de Raad van Bestuur. g) Statutenwijziging. 2. De vertegenwoordigers, met name Mevrouw Greta Thierens, vertegenwoordiger en mevrouw Inge Mertens, plaatsvervanger op te

4 dragen op de Algemene Vergadering van Interwaas van 25 mei 2016 en hun instemming te betuigen met alle vooropgestelde agendapunten. 5. LEVEREN EN PLAATSEN VAN EEN LOOPBRUG AAN DE SITE HOF DE FONTEYNE - GOEDKEURING LASTVOORWAARDEN EN GUNNINGSWIJZE. In de gemeenteraadszitting van 29 november 2016 werd het project herwaardering van de site Hof de Fonteyne besproken en werd beslist om de site een publieke invulling te geven. Deze publieke invulling wordt mede ondersteund door de Cultuuradviesraad, de Jeugdraad, de Heemkundige Kring, het wijkcomité Koudenborm en het Genootschap Boudelo uit Klein-Sinaai. De geraamde projectkosten ten bedrage van ,80 kan voor 60% gecofinancierd worden door het Platteland Plus 2016 project. Op advies van de Provinciale Kwaliteitskamer werd een loopbrug voorzien die over de Oostvaart toegang verleent aan de site. Voor de loopbrug ligt heden een lastenboek ter goedkeuring voor om de levering en de plaatsing hiervan uit te besteden aan een aannemer. Aan de gemeenteraad wordt gevraagd: 1) Goedkeuring te verlenen aan de lastvoorwaarden opgenomen in het bestek 2) Goedkeuring te verlenen aan de raming van deze werken ten belope van ,00 3) In te stemmen met de toepassing van de onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking voor de gunning van deze opdracht 4) De uitgave te voorzien in het budget 2017 op artikel AO33/ / AR GOEDKEURING VERKOOP SCHOOLBUS. Eerder dit jaar besliste de gemeenteraad (besluit van 21 februari 2017) om niet langer zelf in te staan voor het leerlingenvervoer, het zwemvervoer en de (school)uitstappen, maar dit volledig uit te besteden. Door de uitbesteding van het scholenvervoer is het niet langer nuttig om de eigen schoolbus te houden. Het college van burgemeester en schepenen stelt daarom voor om de schoolbus te verkopen. De schoolbus werd aangekocht in 2008 voor een bedrag van ,37 en heeft momenteel nog een boekwaarde van ,74. Waarschijnlijk zal de bus meer opbrengen indien voor de verkoop beroep wordt gedaan op de mededinging.

5 De gemeenteraad is bevoegd om de modaliteiten voor de verkoop vast te leggen. Een onderhandse verkoop lijkt hierbij de meest aangewezen methode omdat er dan geen extra kosten mee gepaard gaan zoals het geval is bij een openbare verkoop. Het college van burgemeester en schepenen stelt voor om onderhands te verkopen met toepassing van de principes van de mededinging en onder de volgende modaliteiten: - na marktconsultatie worden meerdere gegadigden geraadpleegd met waarborg van hun gelijke behandeling; - de gegadigden krijgen de gelegenheid om tegen een gestelde termijn schriftelijke en onder gesloten omslag een bod in te dienen; - de prijsbepaling gebeurt op forfaitaire grondslag; - de biedingen worden geopend tijdens een zitting van het college van burgemeester en schepenen; Kan de gemeenteraad goedkeuring verlenen aan voormelde modaliteiten voor onderhandse verkoop en het college van burgemeester en schepen machtigen de onderhandse verkoop te organiseren en vervolgens toe te wijzen aan de hoogste bieder? 7. NIET REALISEREN BINNEN DE 5 JAAR VAN DE ROOILIJN TER HOOGTE VAN DE WONING STATIESTRAAT 99 NAAR AANLEIDING VAN EEN AANVRAAG OM STEDENBOUWKUNDIGE VERGUNNING. De situatie. De bewoner van de woning, gelegen Statiestraat 99, heeft een stedenbouwkundige aanvraag ingediend voor het uitvoeren van gevelwerken. Echter, de woning Statiestraat 99, is getroffen door twee rooilijnen, waardoor er geen werken mogen gebeuren die deze rooilijn overschrijden. De rooilijnen geeft immer de grens aan met het openbaar domein. Het college van burgemeester en schepenen kan dus (in principe) geen stedenbouwkundige vergunning afleveren voor deze werken. Er is echter een mogelijkheid dat hiervan afgeweken wordt indien de bevoegde overheid (=gemeenteraad) bestendigt dat zij de rooilijnen niet zullen realiseren binnen vijf jaar na afgifte van de vergunning. In geval van onteigening na het verstrijken van die termijn, wordt bij het bepalen van de vergoeding wel geen rekening gehouden met de waardevermeerdering die uit de vergunde werken voortvloeit. Een zelfde beslissing werd reeds genomen in de gemeenteraadszitting van 16 september 2014 voor de naburige woning, Statiestraat 101. Kan de gemeenteraad beslissen: 1) ter hoogte van de woning, Statiestraat 99, Moerbeke, de rooilijnen niet te realiseren binnen de vijf jaar na afgifte van de stedenbouwkundige vergunning 2) dat wanneer na het verstrijken van die termijn van vijf jaar maar vóór het verval van het rooilijnplan, onteigend wordt, bij het bepalen van de vergoeding

6 geen rekening gehouden wordt met de waardevermeerdering uit de vergunde werken voortvloeit. 8. OPMAAK VAN EEN MASTERPLAN VOOR HET CENTRUM VAN DE GEMEENTE MANDAAT AAN DE VLAAMSE BOUWMEESTER VOOR DE ORGANISATIE VAN EEN OPEN OPROEP. Het college van burgemeester en schepenen wenst een ontwerper aan te stellen voor de opmaak van een masterplan voor het centrum van de gemeente. De Vlaamse Bouwmeester kan de aanbestedingsprocedure begeleiden via de procedure van de Open Oproep. Hiervoor dient een protocol te worden afgesloten met de Vlaamse Bouwmeester. In het protocol worden afspraken vastgelegd en een taakverdeling tussen de Vlaamse Bouwmeester en de gemeente. Ook dient de gemeente aan de Vlaamse Bouwmeester uitdrukkelijk het mandaat te geven op het project op te nemen in de procedure van de Open Oproep. Het project doorloopt vervolgens verschillende fases. Samenstelling projectdossier. Het projectdossier bestaat uit: - het bestek - de overeenkomst - het offerteformulier - de projectdefinitie - technische, ruimtelijke en administratieve randvoorwaarden - een overeenkomst met een extern jurylid De open oproep. De Vlaamse Bouwmeester organiseert 2x per jaar een open oproep. Dit is een Europese publicatie met allerlei verschillende opdrachten. In eerste fase wordt een soort ontwerpwedstrijd georganiseerd. Deze wedstrijd is anoniem. Op basis van de projectdefinitie kunnen geïnteresseerde ontwerpers deelnemen. De Vlaamse Bouwmeester zal de binnengekomen kandidaturen beoordelen en de gemeente een advies, d.i. een soort preselectie, bezorgen aan de gemeente. Zij weerhouden uiteindelijk het dubbel aantal kandidaten die wij wensen te weerhouden. Met de (door ons gekozen) overgebleven kandidaten, wordt dan een tweede ronde georganiseerd via de onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking. Een gunningscommissie (waarin ook een extern expert zetelt), jureert dan de verschillende kandidaten om uiteindelijk 1 kandidaat voor te stellen waarmee een overeenkomst wordt afgesloten.

7 De niet-weerhouden kandidaten krijgen een vergoeding voor de geleverde diensten. Dit bedraagt +/ euro per team (= 3 à 4 teams). Overeenkomst met ontwerper. Van zodra de gemeente een overeenkomst sluit met een ontwerper, stopt de begeleiding van de Vlaamse Bouwmeester. De uitwerking van het masterplan kan dan via deelopdrachten ten uitvoer worden gebracht. De Vlaamse Bouwmeester voorziet volgende uitgaven: per team dat de tweede ronde afvalt (= 3 à 4 teams) = max ; - 375/halve dag externe expertise; - +/ voor de opmaak van het masterplan. Aan de gemeenteraad wordt gevraagd volgende beslissingen te nemen: o De Vlaamse Bouwmeester te mandateren om de opdracht voor de opmaak van een masterplan voor het centrum van de gemeente op te nemen in de procedure van de Open Oproep. o In te stemmen met de principes en de voorwaarden van de Open Oproep en een protcol van samenwerking af te sluiten. o Een vergoeding te voorzien voor de twee (van de drie) kandidaten die na de indiening van een voorontwerp niet weerhouden worden. Deze vergoeding is bepaald op 3.500,00 excl.btw. o De jury te laten samenstellien door de Vlaamse Bouwmeester waaronder één deskundige wiens vergoeding geraamd wordt op 375,00 per halve dag. De bijgevoegde publicatietekst goed te keuren.