Gebruikershandleiding e-subsidieloket (tewerkstellingsprogramma s)

Transcriptie

1 Gebruikershandleiding e-subsidieloket (tewerkstellingsprogramma s) versie december 2012 Vlaams Subsidieagentschap voor Werk en Sociale Economie Koning Albert II laan 35 bus Brussel Tel.: Fax: Internet:

2 INHOUD 1 ALGEMEEN CONTACTPERSONEN HELPDESK TERMINOLOGIE GEBRUIKTE SYMBOLEN SOORTEN PREMIES INLEIDING WAARVOOR GEBRUIK JE DE TOEPASSING E-SUBSIDIELOKET VSAWSE? GEBRUIKERSROLLEN AANDACHT BIJ HET GEBRUIK VAN E-SUBSIDIELOKET WAT TE DOEN BIJ PROBLEMEN? KENNIS MAKEN DE TOEPASSING STARTEN DE VASTE ELEMENTEN OP HET SCHERM HERKENNEN OPZOEKEN/FILTEREN PRESTATIEBESTANDEN SORTEREN VAN LIJSTEN WERKEN MET NAVIGATIEKNOPPEN OPZOEKEN PRESTATIEBESTANDEN EN RESULTATEN BEKIJKEN Individueel Collectief DE PRESTATIEBESTANDEN BEKIJKEN OPZOEKEN/FILTEREN PRESTATIELIJNEN DETAIL WERKNEMER BEKIJKEN OVERZICHT PRESTATIEBESTAND OPVRAGEN DAGPRESTATIES INGEVEN PRESTATIES MANUEEL INVOEREN Prestaties ingeven voor code werktijd 0, 2, 3 en 4 (= voltijds, 1 week op 2, afwisselend 3/w-2/w, 4/5de met volle dagen) Prestaties ingeven voor code werktijd is 1 (= dagelijks met halve dagen) Gebruikershandleiding e-subsidieloket (tewerkstellingsprojecten) Pagina 2

3 6.1.3 Prestaties ingeven voor code werktijd is 5 ((deeltijdse) tewerkstelling met uren afwijkend van de code 0,1,2,3,4) Prestaties ingeven voor premietypes 22 en OPLADEN PRESTATIEBESTANDEN (BULK) Individueel Collectief PRESTATIEBESTANDEN TESTEN PRESTATIEBESTAND AANBIEDEN TOEWIJZEN SOCIAAL SECRETARIAAT AAN CONVENTIE RAADPLEGEN GEMACHTIGDE RAPPORTEN RESULTATEN OVERZICHT DOCUMENTEN BEKIJKEN WAT KAN ER FOUT LOPEN? Gebruikershandleiding e-subsidieloket (tewerkstellingsprojecten) Pagina 3

4 1 ALGEMEEN 1.1 CONTACTPERSONEN HELPDESK Met technische vragen over de toepassing kan u terecht bij de ICT helpdesk: helpdesk ict.vsawse@wse.vlaanderen.be van 9u-12u en 13u-16u Met functioneel inhoudelijke vragen (helpdesk) kan u terecht bij : Anne Hantson Anne.hantson@wse.vlaanderen.be van 9u-12u en 13u-16u Annemie Van Nuffel Annemarie.vannuffel@wse.vlaanderen.be van 9u-12u en 13u-16u Karin Van Lier Karin.vanlier@wse.vlaanderen.be van 9u-12u en 13u-16u Dienst betalingen dienstbetalingen@wse.vlaanderen.be van 9u-12u en 13u-16u 1.2 TERMINOLOGIE Deze tabel lijst de cliëntspecifieke terminologie en afkortingen op die in dit document gebruikt worden. Broodkruimel Gebruikersrol Hyperlink KBO-nummer Prestatiestaten Term Definitie De broodkruimel toont de weg die je afgelegd hebt vanaf de startpagina tot aan de huidige pagina. De broodkruimel wordt bovenaan links, net onder de applicatiehoofding of het logo getoond en wordt vooraf gegaan door "U bent hier:". Elke pagina die in de broodkruimel opgelijst staat, is een snelkoppeling naar die pagina. Door op die snelkoppeling te drukken, gaat u naar de bewuste pagina. De broodkruimel vormt dan ook een handig navigatiehulpmiddel. Gebruik de terug-knop van de browser NIET. Deze knop brengt u immers niet naar het vorig scherm maar naar de startpagina. Set van bevoegdheden die een gebruiker heeft binnen een toepassing. De bevoegdheden bepalen het aantal en de aard van de acties die een gebruiker kan uitvoeren binnen de toepassing. Een hyperlink is een verwijzing in een webdocument naar een ander webdocument. Het activeren van de verwijzing (meestal door een muisklik) geeft direct toegang tot het betreffende document. Een hyperlink herken je aan de blauwe tekstkleur of de onderlijnde vorm. Dit is het ondernemingsnummer dat aan een onderneming wordt toegekend door de Kruispuntbank Ondernemingen (KBO) en bestaat uit 10 cijfers. Prestatiestaten zijn documenten die alle arbeidsverrichtingen oplijsten die een persoon in het kader van een (arbeids-) overeenkomst verricht heeft. Gebruikershandleiding e-subsidieloket (tewerkstellingsprojecten) Pagina 4

5 Term Prestatiebestand Sociaal Secretariaat Conventie Promotor/bijhuis VSAWSE Definitie Een prestatiebestand is de elektronische weergave van een prestatiestaat. Een sociaal secretariaat is in België een organisatie die voor andere bedrijven of werkgevers een aantal administratieve taken afhandelt. Het gaat om de combinatie van diensten in zowel het domein van de salarisadministratie en het personeelsbeleid als van het sociaal juridisch advies. Conventies zijn ministeriële subsidiëringsgoedkeuringen aan werkgevers voor het opzetten van een bepaald werkgelegenheidsproject. Een promotor is een tewerkstellende instantie. In het kader van e-subsidieloket is een promotor de werkgever die volgens de regelgeving in aanmerking komt voor de betrokken maatregel. Een bijhuis is een vestiging, scholengemeenschap of een locatie waar de hoofdpromotor de nodige tewerkstelling voorziet met (deels) gedecentraliseerde TWP administratie. Vlaams Subsidieagentschap voor Werk en Sociale Economie. 1.3 GEBRUIKTE SYMBOLEN Info Opgepast Gebruikershandleiding e-subsidieloket (tewerkstellingsprojecten) Pagina 5

6 1.4 SOORTEN PREMIES Hierbij een overzicht van de verschillende premietypes: Code Omschrijving Code Omschrijving 1 Vaste premie (= 5035,01) 30 Mina's 2 Loopbaanonderbreking 31 Sociale werkplaatsen (vanaf 2004) 3 Brutoloonkost 32 Invoegbedrijf (vanaf 2004) 4 Verhoogde premie gesco veralgemeend stelsel 33 Invoegafdeling (vanaf 2004) 6 Transfer Derde Arbeidscircuit => GESCO 34 Invoegbedrijf Kringloop / groen vanaf Betaalde diensten gesco veralgemeend stelsel 35 Invoegafdeling Kringloop / groen vanaf Verhoogde premie gemeenten 36 Invoegbedrijf-dienstencheques 9 Betaalde diensten gemeenten 37 Invoegafdeling-dienstencheques 21 Sociale werkplaatsen herinschakeling 38 Kleine ondernemingen 22 Sociale werkplaatsen herinschakeling omkadering 39 Middelgrote ondernemingen 23 Invoegbedrijf meerwaardeneconomie 40 Grote ondernemingen 24 Invoegafdeling meerwaardeneconomie 41 Lokale diensteneconomie doelgroepwerknemer vanaf Invoegbedrijf Kringloop/groenactiviteiten 42 Lokale diensteneconomie omkadering vanaf Invoegafdeling Kringloop/groenactiviteiten 43 Werkervaring 44 Gesco Werkervaring Gebruikershandleiding e-subsidieloket (tewerkstellingsprojecten) Pagina 6

7 2 INLEIDING 2.1 WAARVOOR GEBRUIK JE DE TOEPASSING E-SUBSIDIELOKET VSAWSE? De toepassing e-subsidieloket is ontwikkeld door het Vlaams Subsidieagentschap voor Werk en Sociale Economie (VSAWSE). Via dit loket kan je documenten en prestatiegegevens betreffende tewerkstellingsprogramma s elektronisch verwerken. Het VSAWSE geeft premies of loonsubsidies voor de tewerkstelling van doelgroepwerknemers en hun omkaderingspersoneelsleden. De premieberekening gebeurt op basis van de gepresteerde dagen/uren (prestaties) van de tewerkgestelde werknemers. Via het e-subsidieloket kan u voortaan betaalstaten raadplegen en downloaden alsook prestatiebestanden elektronisch beheren, opladen en doorsturen naar het VSAWSE voor verdere verwerking. De premies worden na validatie en goedkeuring door het agentschap uitbetaald op basis van een conventie, individuele fiches en geleverde prestaties, rekening houdend met het al uitbetaalde voorschot. 2.2 GEBRUIKERSROLLEN Binnen de toepassing e-subsidieloket zijn een aantal rechten met gebruikersrollen opgenomen, die via de lokale beheerder moeten gemandateerd worden. Hierbij een overzicht van de rollen en welke functionaliteiten eraan verbonden zijn. Authorisatie Sociaal Secretariaat Oplader Sociaal Secretariaat Indiener Promotor Rapport Raadpleger Prestatie Raadpleger Opladen/invullen Prestatiebestand X X X Testen Prestatiebestand X X X Aanbieden Prestatiebestand X X Wijzigen Prestatiebestand X X X Raadplegen Prestatiebestand X X X X Opvragen historiek X X Raadplegen Gemachtigde Rapporten X X Toewijzen sociaal secretariaat X In dit document beschrijven we enkel de functionaliteiten die van toepassing zijn voor de gebruikersrol promotor en sociaal secretariaat. Om de toepassing te kunnen gebruiken, moet u: een Federaal Token of elektronische identiteitskaart (eid) hebben; Gebruikershandleiding e-subsidieloket (tewerkstellingsprojecten) Pagina 7

8 een gebruikersrol toegewezen zijn door de lokale beheerder 2.3 AANDACHT BIJ HET GEBRUIK VAN E-SUBSIDIELOKET De toepassing e-subsidieloket bevat vertrouwelijke informatie. Al uw acties worden gelogd en kunnen bij melding van misbruik opgevraagd en geanalyseerd worden. Voorkom dus misbruik en laat uw computer niet onbeheerd achter. Vergrendel uw computer wanneer u uw werkplaats verlaat of meld u af in de toepassing om misbruik van gegevens en misbruik van uw toegangsrecht te voorkomen. 2.4 WAT TE DOEN BIJ PROBLEMEN? Raadpleeg eerst deze handleiding. Contacteer de helpdesk (ICT en functioneel) (zie 1.1 Contactpersonen, pagina 4). Gebruikershandleiding e-subsidieloket (tewerkstellingsprojecten) Pagina 8

9 3 KENNIS MAKEN 3.1 DE TOEPASSING STARTEN Actie Resultaat 1 Open uw browser 2 Tik volgend adres in de adresbalk in: U wordt doorverwezen naar de online diensten van de Vlaamse overheid. 3 Maak een keuze tussen "Federaal Token" of "Elektronische Identiteitskaart" (eid). U wordt doorverwezen naar de deelpagina "Federaal Token of Elektronische Identiteitskaart. Alle informatie over het Federaal Token vind je op: Alle informatie over de eid-lezer en het gebruik van de elektronische identiteitskaart vind je op: 4 Authenticeer u via één van de onder punt 3 vermelde methodes. U kan nu de toepassing gebruiken. Als u ondanks een goede authenticatie via Federaal Token of Elektronische Identiteitskaart NIET naar de startpagina van de toepassing verwezen wordt, contacteer dan de applicatiebeheerder (zie 1.1 Contactpersonen, pagina 4). Gebruikershandleiding e-subsidieloket (tewerkstellingsprojecten) Pagina 9

10 3.2 DE VASTE ELEMENTEN OP HET SCHERM HERKENNEN Het logo Het logo dient als navigatie om naar de startpagina te gaan. 2 Naam, gebruikersrol Uw naam, uw gebruikersrol 3 Meld af Dit is een snelkoppeling om uzelf af te melden en de toepassing te verlaten. 4 Broodkruimel De broodkruimel toont u de afgelegde weg (voor meer info zie Broodkruimel, pagina 4). 5 Werkruimte De werkruimte is uw virtuele werkplaats van waaruit je gegevens kan opvragen, bekijken en al dan niet kan bewerken. Gevraagde invoerformaat steeds naleven om te activeren. Gebruikershandleiding e-subsidieloket (tewerkstellingsprojecten) Pagina 10

11 4 OPZOEKEN/FILTEREN PRESTATIEBESTANDEN Nadat u bent aangemeld wordt het scherm Opzoeken prestatiebestanden getoond. Het systeem toont alle prestatiebestanden waartoe u gemachtigd bent Zoekcriteria Via de zoekcriteria bovenaan kan u de lijst met prestatiebestanden filteren. Door op de knop Vernieuw te klikken kan u: - de laatste status van bepaalde acties opvragen. - de manuele sortering ongedaan maken. 2 Resultatenlijst In deze zone worden de resultaten weergegeven van uw zoekopdracht. Initieel worden alle prestatiebestanden getoond waartoe u gemachtigd bent. Vanaf het 2 de kwartaal van 2013 kunnen bestanden met verbeteringen (= correcties aan al uitgevoerde afrekeningen) en/of bijvoegsels (= nieuwe lijnen aan al uitgevoerde afrekeningen) Bovenaan links de resultatenlijst kan u zien wat het aantal gevonden resultaten is en welke resultaten momenteel op het scherm getoond worden. 3 Navigatieknoppen Wanneer er meer dan 15 resultaten zijn verschijnen rechts bovenaan navigatieknoppen. Via deze knopjes kan u bladeren doorheen de volledige lijst. Gebruikershandleiding e-subsidieloket (tewerkstellingsprojecten) Pagina 11

12 4 Wijzig adressen Via de knop Wijzig adressen kan u de gegevens wijzigen van de contactpersonen (zie verder). 4.1 SORTEREN VAN LIJSTEN De gegevens worden gepresenteerd in kolommen. Elke kolom heeft een kolomhoofding die duidelijk omschrijft welke gegevens in die kolom getoond worden. Sommige kolommen hebben een sorteerpictogram rechts van de kolomtitel: De getoonde gegevens zijn standaard oplopend gesorteerd volgens de sorteercriteria van de eerste kolom die een sorteerpictogram heeft. Elke kolom die een sorteerpictogram heeft, kan u gebruiken als sorteercriterium oplopend/aflopend. Het is niet mogelijk om meerdere sorteercriteria tegelijk te gebruiken. 4.2 WERKEN MET NAVIGATIEKNOPPEN Het e-subsidieloket gebruikt lijsten om resultaten weer te geven. Een lijst geeft standaard 15 rijen weer. Bij meer dan 15 rijen verschijnen er navigatieknoppen rechts bovenaan de lijst. Via deze knoppen kan u doorheen de volledige lijst bladeren: Ga naar de allereerste pagina. Ga naar de vorige pagina.... Er zijn maximaal 10 paginavakjes voorzien. Bij meer dan 10 pagina s kan u klikken op paginanummer 10, de paginanummers schuiven dan met 5 pagina s op. De huidige pagina wordt in zwarte tekst weergegeven, de andere pagina s worden als hyperlink weergegeven. Ga naar de volgende pagina. Ga naar de allerlaatste pagina. Gebruikershandleiding e-subsidieloket (tewerkstellingsprojecten) Pagina 12

13 4.3 OPZOEKEN PRESTATIEBESTANDEN EN RESULTATEN BEKIJKEN U kan op twee manieren prestatiebestanden opzoeken afhankelijk van hoe u ze wenst te verwerken: - Individueel (via de tab Individueel) Bij een individuele verwerking wordt een actie gegeven voor één individueel prestatiebestand. - Collectief (via de tab Collectief) Bij een collectieve verwerking wordt een actie gegeven voor een groep van prestatiebestanden. Een collectieve verwerking is enkel mogelijk voor de acties downloaden, opladen, en testen. U kan enkel prestatiebestanden opzoeken waartoe u gemachtigd bent Individueel Actie Resultaat 1 Vul de gewenste zoekcriteria in: - Conventienummer In dit veld kan u het volledige conventienummer ingeven. Er kan niet gezocht worden op een deel van het nummer. - Conventienaam In dit veld kan u de volledige conventienaam intikken of een deel van de conventienaam. - KBO Nummer In dit veld kan u het volledige KBO-nummer ingeven. Een KBOnummer begint steeds met de letters BE gevolgd door 10 cijfers Gebruikershandleiding e-subsidieloket (tewerkstellingsprojecten) Pagina 13

14 (bvb. BE ). Er kan niet gezocht worden op een deel van het KBO-nummer, eventueel wel zonder prefix BE. - Prestatieperiode vanaf / tot - Status prestatiebestand - Tussentijds Gewijzigd Als u dit aanvinkt zal het systeem ook de prestatiebestanden tonen die reeds verbeterd werden na het testen. Deze prestatiebestanden worden aangeduid met een asterix (*). Het is mogelijk om gecombineerd te zoeken. Wenst u alle prestatiebestanden op te vragen, klik dan op de knop Zoek zonder voorafgaand criteria in te geven. 2 Klik op de knop Zoek om de zoekactie te starten. U kan ook de ENTER-toets gebruiken om de zoekactie te starten. Door ingave van maand/jaar wordt geselecteerd vanaf of tot Status: door rechts op het driehoekje te klikken opent een scherm met de mogelijke statussen. Testen en aanbieden is enkel mogelijk voor prestatiebestanden waarvoor geen voorgaande periodes meer openstaan. U krijgt een overzicht te zien van alle prestatiebestanden die - aan uw zoekopdracht beantwoorden en - waarvan u de gegevens mag inkijken Als er geen gegevens gevonden worden, toont het systeem een melding: Via de knop Wis kan u de ingave van de zoekcriteria wissen en geeft het systeem de initiële situatie weer. Gebruikershandleiding e-subsidieloket (tewerkstellingsprojecten) Pagina 14

15 De resultatenlijst bekijken Resultatenlijst De resultatenlijst toont per gevonden prestatiebestand volgende informatie: - Acties Afhankelijk van de status van het prestatiebestand kan u onderstaande acties uitvoeren op één individueel prestatiebestand: o Downloaden Via deze knop kan u van elk prestatiebestand de XML-versie downloaden. Dit bestand kan u lokaal invullen en nadien terug opladen. o Opladen Via deze knop kan u een XML-bestand opladen en inlezen. Dit kan een XML-bestand zijn dat u eerder heeft gedownload. o Testen Via deze knop kan u een prestatiebestand testen. Een prestatiebestand moet getest worden zolang er blokkerende fouten vastgesteld worden (Cfr hoofdstuk 9 foutcodes) o Aanbieden Via deze knop kan u een prestatiebestand aanbieden aan het VSAWSE voor verdere Gebruikershandleiding e-subsidieloket (tewerkstellingsprojecten) Pagina 15

16 verwerking. Deze knop is pas zichtbaar als alle blokkerende fouten werden opgelost. o Historiek Via deze knop kan u de historiek van een prestatiebestand raadplegen De knoppen Testen en Aanbieden verschijnen pas indien er geen prestatiebestanden meer openstaan van voorgaande prestatieperiodes. - Conventie Dit is een samenstelling van het Conventienummer en de Conventienaam. Door te klikken op de Conventie worden de detailgegevens getoond van die conventie (zie verder). - Periode De periode waarop het prestatiebestand betrekking heeft. - Naam De naam van het prestatiebestand. De naam is een hyperlink naar de prestatielijnen van dat prestatiebestand. De bestandsnaam bestaat uit 5 delen en ziet er als volgt uit: 89999_I_C_201204_1 Het 1 e deel komt overeen met het conventienummer. Het 2 e deel komt overeen met het type prestatiebestand (I = Initieel prestatiebestand, B = prestatiebestand met Bijvoegsels, V= prestatiebestand met Verbetering (B en V vanaf Q2/2013). Het 3 e deel geeft aan of het prestatiebestand werd opgemaakt aan de hand van een Conventienummer of via een selectie voor het aanmaken van Alle prestatiebestanden voor de gevraagde prestatieperiode. Het 4 e deel komt overeen met de prestatieperiode. Gebruikershandleiding e-subsidieloket (tewerkstellingsprojecten) Pagina 16

17 Het 5 e deel is een volgnummer. Een validatie kan leiden tot het uitsplitsen van het prestatiebestand in enerzijds een deel met correcte prestatielijnen (Gevalideerd - OK) en anderzijds een deel met foutieve prestatielijnen (Gevalideerd - NOK). Uit de bestandsnaam kan u afleiden dat het prestatiebestand werd uitgesplitst. Het bestand met de validatiefouten krijgt een ander volgnummer toegekend, bvb.: 89999_I_C_201204_2. - Status Klaar voor invoer, bezig met inlezen, fout bij inlezen, ingelezen, ingelezen met tekortkomingen, ingelezen zonder tekortkomingen, bezig met testen, getest OK, getest NOK, aangeboden voor validatie, bezig met valideren, gevalideerd OK, gevalideerd NOK, doorgestuurd, doorgestuurd OK, doorgestuurd NOK, problemen bij doorsturen. - Datum klaargezet Dit is de datum waarop het prestatiebestand werd klaargezet door het VSAWSE. - Bron info Dit geeft aan wie het prestatiebestand opgeladen heeft. Mogelijke waarden zijn P (= Promotor) of S (= Sociaal secretariaat). - Te laat voor K-afrekening De prestatiebestanden moeten doorgestuurd worden vóór de 17 e van de maand volgend op de gepresteerde maand. Als deze te laat worden ingediend, worden de gegevens alsnog behandeld. Het is mogelijk dat deze prestaties pas bij een volgende kwartaalafrekening verrekend worden. Als dit het geval is wordt dit hier aangeduid. - Datum laatste wijziging Dit is de datum waarop het prestatiebestand het laatst is gewijzigd. - Gebruiker laatste actie De naam van de gebruiker die het laatst iets gewijzigd heeft. - contactpersoon 1 Het adres van het eerste aanspreekpunt. - contactpersoon 2 Het adres van het tweede aanspreekpunt. Gebruikershandleiding e-subsidieloket (tewerkstellingsprojecten) Pagina 17

18 Alle mailcommunicatie zal steeds naar de adressen gestuurd worden die u ingeeft bij contactpersoon 1 en contactpersoon 2 en niet naar de persoon die is aangemeld. 2 Wijzig adressen Via de knop Wijzig adressen kan u de gegevens wijzigen van de contactpersonen. Gebruikershandleiding e-subsidieloket (tewerkstellingsprojecten) Pagina 18

19 Detail conventie bekijken Actie Resultaat 1 Klik op een conventie in de resultatenlijst van één van de prestatiebestanden. e-subsidieloket opent een venster waarin de detailgegevens van de conventie getoond worden. 2 Via het knopje [x] in de rechterbovenhoek kan u dit venster sluiten. Gebruikershandleiding e-subsidieloket (tewerkstellingsprojecten) Pagina 19

20 Historiek opvragen 1 Actie Klik op het pictogram in de kolom Acties van het prestatiebestand waarvoor u de historiek wilt bekijken. Resultaat e-subsidieloket opent een venster waarin de historiekgegevens van het prestatiebestand getoond worden. 2 Via het knopje [x] in de rechterbovenhoek kan u dit venster sluiten. U kunt de detailgegevens van de conventie bekijken door op de Conventie te klikken. Het veld Aangeboden door wordt opgevuld met P (promotor) of S (Sociaal Secretariaat) indien het prestatiebestand is aangeboden ter validatie. Gebruikershandleiding e-subsidieloket (tewerkstellingsprojecten) Pagina 20

21 4.3.2 Collectief Actie 1 Indien nodig: Klik op de tab Collectief. Resultaat e-subsidieloket navigeert naar het opzoekscherm voor collectieve verwerking. 2 Geef een Prestatieperiode in. Dit is een verplicht veld. Een collectieve verwerking gebeurt steeds op een groep prestatiebestanden voor eenzelfde prestatiemaand. 3 Selecteer, indien nodig, een andere Actie collectieve verwerking. Standaard staat Downloaden geselecteerd. De mogelijke waarden zijn Downloaden, Opladen en Testen. 4 Selecteer een Type prestatiebestand. De mogelijke waarden zijn Initieel of Bijvoegsel of Verbetering(vanaf Q2/2013) (I, B, V). Standaard staat Initieel geselecteerd. Initiële prestatiebestanden bevatten de initieel klaargezette prestatielijnen voor de te verwerken prestatiemaand binnen het lopend kwartaal. Bijvoegsel: is een prestatiebestand dat niet bij het initiële bestand kon aangemaakt worden omdat de individuele fiche(s) pas achteraf is (zijn) overgemaakt aan de dienst betalingen. Het initieel bestand is intussen wel al verwerkt in een kwartaalafrekening waardoor slechts met een bijvoegsel de ontbrekende lijnen kunnen worden bijgevoegd. Verbetering: is een aanpassing aan al verrekende prestatielijnen b.v. 01/2012 Testen is enkel mogelijk voor prestatiebestanden waarvoor geen voorgaande periodes meer openstaan. Gebruikershandleiding e-subsidieloket (tewerkstellingsprojecten) Pagina 21

22 5 Afhankelijk van de actie die u gekozen heeft kan u kiezen welke statussen u wenst op te nemen in de zoekopdracht. 6 Klik op de knop Zoek. U krijgt een overzicht te zien van alle prestatiebestanden die - aan uw zoekopdracht beantwoorden en - waarvan u de gegevens mag inkijken Als er geen gegevens gevonden worden, toont het systeem een melding: De resultatenlijst bekijken De resultatenlijst voor collectieve verwerking ziet er anders uit dan de resultatenlijst voor individuele verwerking. U kan meerdere prestatiebestanden selecteren voor één bepaalde actie. Afhankelijk van welke actie (bij Actie collectieve verwerking) u gekozen heeft verschijnt de knop Downloaden, Opladen of Testen onderaan de resultatenlijst. In bovenstaand voorbeeld werd gekozen om meerdere prestatiebestanden tegelijkertijd te testen. Actie 1 Selecteer de prestatiebestanden waarvoor u een actie in groep wenst uit te voeren door ze aan te vinken. Resultaat e-subsidieloket duidt de prestatiestanden aan als geselecteerd. Gebruikershandleiding e-subsidieloket (tewerkstellingsprojecten) Pagina 22

23 2 Klik op de actieknop onderaan de lijst (Downloaden, Opladen of Testen). e-subsidieloket voert de actie uit op de geselecteerde prestatiebestanden en geeft hiervan een melding: 3 Klik op de knop Zoek om de voortgang te controleren of gebruik de vernieuwen-functie van uw browser. e-subsidieloket bouwt het scherm opnieuw op en toont de nieuwe status. Het in groep testen van prestatiebestanden is enkel mogelijk voor prestatiebestanden waarvoor geen voorgaande periodes openstaan. Naast het in groep testen van prestatiebestanden kan u ook prestatiebestanden in groep downloaden en opladen. Dit werkt op dezelfde manier zoals hierboven beschreven. Bij het downloaden zal een XML-bestand gegenereerd worden, bulk_download.xml, die de inhoud van alle geselecteerde prestatiebestanden weergeeft. Dit bestand kan u lokaal aanpassen/aanvullen en nadien terug opladen voor de desbetreffende prestatiebestanden. Bij het opladen kan één XML-bestand opgeladen worden om prestaties in te lezen voor meerdere prestatiebestanden. Actie Detail conventie bekijken Resultaat 1 Klik op een conventie in de resultatenlijst van één van de prestatiebestanden. e-subsidieloket opent een venster waarin de detailgegevens van de conventie getoond worden. 2 Via het knopje [x] in de rechterbovenhoek kan u dit venster sluiten. Gebruikershandleiding e-subsidieloket (tewerkstellingsprojecten) Pagina 23

24 5 DE PRESTATIEBESTANDEN BEKIJKEN Actie Resultaat 1 Klik op een naam van één van de prestatiebestanden in de resultatenlijst. e-subsidieloket bouwt het scherm opnieuw op met een overzicht van alle prestatielijnen van het gekozen prestatiebestand Het scherm Raadplegen Prestatiebestand is opgedeeld in drie blokken: - Gegevens prestatiebestand - Opzoeken prestatielijn - Overzicht prestatielijnen 1 Gegevens prestatiebestand In deze zone worden een beperkt aantal gegevens getoond van het gekozen prestatiebestand. Deze kunnen dienen als geheugensteun. Door te klikken op de hyperlink bij Conventie kan u van hieruit ook de detailgegevens van de conventie raadplegen. Door te klikken op de knop Vernieuw kan u - de laatste status van bepaalde acties opvragen. Gebruikershandleiding e-subsidieloket (tewerkstellingsprojecten) Pagina 24

25 - de manuele sortering ongedaan maken. 2 Opzoeken prestatielijn De lijst met prestatielijnen kan gefilterd worden. 3 Navigatieknoppen Tabelpaginering De samenvatting toont (in volgorde): - Acties o ingave (invoeren / wijzigen prestaties - Foutbericht Code en Fout - Werknemer Dit is een samengesteld veld dat bestaat uit het Conventienummer, Individueel nummer en Volgnummer. Door te klikken op de hyperlink in de kolom Werknemer worden de detailgegevens van die werknemer getoond. - Naam, Voornaam Dit is de naam en voornaam van de werknemer. - RRNR 4 Het overzicht van de prestatielijnen Het rijksregisternummer van de betrokken werknemer. - Datum in dienst - Datum uit dienst - Premietype - Aantal dagen/uren In deze kolommen worden de totalen berekend per code alsook het totaal aantal gepresteerde dagen/uren over alle codes heen. - Bedrag vergoeding SINE- (=uitkering sociale inschakelingseconomie) of integratie-uitkering (afhankelijk van het premietype). - Datum laatste wijziging De datum waarop er het laatst iets gewijzigd werd aan de prestatielijn. - Gebruiker De naam van de gebruiker die het laatst iets gewijzigd heeft. 5 Naar overzicht prestatiebestanden Via deze hyperlink kan u terug gaan naar het overzicht met prestatiebestanden (resultatenlijst). Merk op dat de filter bewaard is gebleven. Gebruik de knop Wis om een nieuwe zoekactie te starten. Gebruikershandleiding e-subsidieloket (tewerkstellingsprojecten) Pagina 25

26 5.1 OPZOEKEN/FILTEREN PRESTATIELIJNEN Actie Resultaat 1 Vul de gewenste zoekcriteria in: - Rijksregisternummer In dit veld kan u het volledige rijksregisternummer ingeven of een deel van het rijksregisternummer. - Individueel nummer In dit veld kan u het volledige individueel nummer ingeven. - Volgnr In dit veld kan u het volledige volgnummer ingeven. - Naam werknemer Via dit veld kan u zoeken op de achternaam van de werknemer. - Toon enkel de foute lijnen Dit is een optie om enkel prestatielijnen weer te geven die fouten bevatten. 2 Klik op de knop Zoek om de zoekactie te starten. e-subsidieloket bouwt het scherm terug op met een overzicht van alle prestatielijnen die aan uw zoekopdracht beantwoorden. 3 Als u een nieuwe zoekopdracht wenst uit te voeren, herbegin bij stap 1. Gebruikershandleiding e-subsidieloket (tewerkstellingsprojecten) Pagina 26

27 5.2 DETAIL WERKNEMER BEKIJKEN Vanuit het overzicht met prestatielijnen kan u de detailgegevens opvragen van elke werknemer. Actie Resultaat 1 Klik op een hyperlink in de kolom Werknemer in het overzicht met prestatielijnen. e-subsidieloket opent een venster waarin de detailgegevens van de werknemer getoond worden. 2 Via het knopje [x] in de rechterbovenhoek kan u dit venster sluiten. Gebruikershandleiding e-subsidieloket (tewerkstellingsprojecten) Pagina 27

28 5.3 OVERZICHT PRESTATIEBESTAND OPVRAGEN Via de functie Exporteer naar Excel (links onderaan) kan je een Excel-bestand genereren met een overzicht van wat er per prestatielijn is ingevuld. Hiermee kan u dan ook een HISTORIEK opbouwen van wat u hebt ingevoerd en aangeboden. Gebruikershandleiding e-subsidieloket (tewerkstellingsprojecten) Pagina 28

29 6 DAGPRESTATIES INGEVEN Er zijn twee manieren om prestaties in te geven: - via het opladen van prestatiebestanden - via het manueel ingeven van dagprestaties 6.1 PRESTATIES MANUEEL INVOEREN U kan enkel prestaties ingeven voor de werknemers waarvoor er prestatielijnen zijn klaargezet door het VSAWSE. 1) het is niet mogelijk om zelf prestatielijnen toe te voegen of te verwijderen. 2) Prestaties worden berekend op basis van het forfait van de maand nl het aantal te werken dagen in een maand volgens werkrooster; NIET op kalenderdagen. Prestaties dienen geboekt te worden op één van onderstaande prestatiecodes: Code X V C Omschrijving (niet beperkend) arbeidsdag (onderbroken),inhaalverlof=recup, betaalde feestdag,klein verlet,extra CAO vakantie of betaalde carensdag en 3 dagen vaderschapsverlof wettelijke vakantie onbetaalde carensdag ziekte E gewaarborgd ziekte / hervalling eerste week arbeider / eerste maand bedienden (100%) T D G N betaalde ziekte / hervalling tweede week (85,88% arbeider 86,93% bediende op proef) betaalde ziekte / hervalling derde en vierde week (25,88% arbeider 26,93% bediende op proef) ziekte / hervalling mutualiteit, zwangerschap, familiale vakantie, educatief verlof, arbeidsongeval, beroepsz./hervalling, 7 dagen vaderschapsverlof, andere gelijkst. afwezigheid zonder recht op loon, werkloos, loopbaanonderbreking/tijdskrediet, staking niet erkend, ouderschapsverlof Actie 1 Indien nodig: Navigeer naar het scherm Raadplegen prestatiebestand door op het prestatiebestand te klikken. 2 Klik op het pictogram van de prestatielijn waarvan u de dagprestaties wil invoeren/wijzigen. Dit pictogram vindt u in de 1 e kolom Acties. Resultaat e-subsidieloket toon het overzicht met prestatielijnen. Het scherm om prestaties in te geven wordt opgehaald. Gebruikershandleiding e-subsidieloket (tewerkstellingsprojecten) Pagina 29

30 Gegevens prestatielijn In deze zone wordt een beperkte set van gegevens getoond van de prestatielijn die u geselecteerd heeft om in te voeren of te wijzigen. Om het scherm optimaal te benutten worden een aantal gegevens verborgen. Via het pictogram wordt detailinformatie weergeven. Via het pictogram kan u de informatie opnieuw verbergen. 2 Snelle ingave Via de knop Vul aan kan u op een snelle manier prestatiecodes invullen. Via de aankruisvakjes links en bovenaan in Gebruikershandleiding e-subsidieloket (tewerkstellingsprojecten) Pagina 30

31 3 Datum uit dienst het bestand van de maand kan u selecteren voor welke dagen u die code(s) wenst in te vullen. Per werknemer kan je de datum uit dienst invullen/wijzigen. De Datum uit dienst kan enkel vervroegd worden. 4 Integratie / sine bedrag Voor aan aantal premietypes (21, 31, 32, 35 en 43) kan het Integratie / SINE bedrag ingegeven worden. 5 Kalendermaand In deze zone kan u prestatiecodes en uren ingeven. TIP: Werken met datumkiezers Het is mogelijk om met de aan-en uitschakelknop bovenaan links alle werkdagen en alle uren te selecteren of te deselecteren. Actie Resultaat 1 Klik op het pictogram e-subsidieloket toont een kalender naast het datumveld dat u wenst te wijzigen: 2 Klik op de gewenste dag. De kalender sluit zich automatisch en de waarde in het datumveld is bijgewerkt. Via het knopje [x] rechtsboven kan je de kalender sluiten zonder een waarde te selecteren. Gebruikershandleiding e-subsidieloket (tewerkstellingsprojecten) Pagina 31

32 Afhankelijk van het premietype en de code werktijd zal de ingave van prestaties verschillend zijn. Hieronder worden de verschillende manieren van ingave toegelicht Prestaties ingeven voor code werktijd 0, 2, 3 en 4 (= voltijds, 1 week op 2, afwisselend 3/w-2/w, 4/5de met volle dagen) Als de code werktijd gelijk is aan 0, 2, 3 of 4 dient u enkel prestatiecodes in te geven, geen uren. Actie Resultaat 1 Selecteer een code uit de keuzelijst naast vm. De mogelijke waarden zijn X, V, C, E, T, D, G en N. Deze actie is optioneel. U kan ook voor elke dag afzonderlijk de code manueel intikken. 2 stap 1 herhalen voor de namiddag (nm). Gebruikershandleiding e-subsidieloket (tewerkstellingsprojecten) Pagina 32

33 3 Selecteer in de kalendermaand de dagen waarvoor je de code wenst in te vullen. Dit kan je doen door de kolom(men) en/of rij(en) aan en uit te vinken. 4 Klik op de knop Vul aan. e-subsidieloket vult de kalender op met de door u gekozen waarden. Deze kunnen nog aangepast worden. 6 Klik op de knop Bewaar als de prestatielijn is ingevuld Via de knop Bewaar» worden de gegevens opgeslagen in de databank en ga je onmiddellijk naar de volgende prestatielijn. De gegevens worden opgeslagen in de databank. E-subsidieloket navigeert naar het scherm Raadplegen prestatiebestand en toont de melding (links boven): Gebruikershandleiding e-subsidieloket (tewerkstellingsprojecten) Pagina 33

34 22 22 Gebruikershandleiding e-subsidieloket (tewerkstellingsprojecten) Pagina 34

35 6.1.2 Prestaties ingeven voor code werktijd is 1 (= dagelijks met halve dagen) Als de code werktijd overeenkomt met 1, dient u enkel de vereiste prestatiecode in te geven voor de betrokken dagen, geen uren. Actie Resultaat Invoeren dagprestaties 1 Selecteer een code uit de keuzelijst. De mogelijke waarden zijn X, V, C, E, T, D, G en N. Deze actie is optioneel. U kan ook voor elke dag afzonderlijk de code manueel ingeven. 2 Selecteer in de kalendermaand de dagen waarvoor je de code wenst in te vullen. Dit kan je doen door de kolom(men) en/of rij(en) aan en uit te vinken. 3 Klik op de knop Vul aan. e-subsidieloket vult de kalender op met de door u gekozen waarden. Deze kunnen nog aangepast worden. Gebruikershandleiding e-subsidieloket (tewerkstellingsprojecten) Pagina 35

36 Invoeren dagprestaties 6 Klik op de knop Bewaar als de prestatielijn is ingevuld Via de knop Bewaar» worden de gegevens opgeslagen in de databank en ga je onmiddellijk naar de volgende prestatielijn. De gegevens worden opgeslagen in de databank. E-subsidieloket navigeert naar het scherm Raadplegen prestatiebestand en toont de melding (links boven): Gebruikershandleiding e-subsidieloket (tewerkstellingsprojecten) Pagina 36

37 6.1.3 Prestaties ingeven voor code werktijd is 5 ((deeltijdse) tewerkstelling met uren afwijkend van de code 0,1,2,3,4) Als de code werktijd overeenkomt met 5 MOET u naast de prestatiecodes ook de uren ingeven (vm en/of nm). Actie Resultaat 1 Selecteer een code uit de keuzelijst naast vm. De mogelijke waarden zijn X, V, C, E, T, D, G en N. Deze actie is optioneel. U kan ook voor elke dag afzonderlijk de code manueel intikken. 2 Vul het aantal uren in dat u aan de code wenst te koppelen. Het totaal aantal uren mag/kan eventueel volledig vermeld worden in vm of nm voor zover er dan maar 1 prestatiecode per dag te vermelden is. Gebruikershandleiding e-subsidieloket (tewerkstellingsprojecten) Pagina 37

38 Het formaat voor uren is uu:mm. Het systeem zal uw ingave automatisch aanpassen naar dit formaat. Als je bvb. het getal 4 ingeeft zal het systeem dit automatisch aanpassen naar 04:00. 3 U kan je stap 1 en 2 (ingave vm) herhalen maar dan voor de namiddag. 4 Selecteer in de kalendermaand de dagen waarvoor je de code en uren wenst in te vullen. Dit kan je doen door de kolom(men) en/of rij(en) aan en uit te vinken. 5 Klik op de knop Vul aan. e-subsidieloket vult de kalender op met de door u gekozen waarden. Deze kunnen nog aangepast worden. Merk op dat er in onderstaand voorbeeld geen prestaties zijn ingevuld voor de maandagen. Dit komt omdat in stap 4 de kolom Maandag uitgevinkt werd. Gebruikershandleiding e-subsidieloket (tewerkstellingsprojecten) Pagina 38

39 6 Klik op de knop Bewaar als de prestatielijn is ingevuld Via de knop Bewaar» worden de gegevens opgeslagen in de databank en ga je onmiddellijk naar de volgende prestatielijn. De gegevens worden opgeslagen in de databank. E-subsidieloket navigeert naar het scherm Raadplegen prestatiebestand en toont de melding (links boven): Merk op dat het systeem de totalen heeft (her)berekend. De status is gewijzigd van Klaar voor invoer naar Ingelezen. Het prestatiebestand kan vanaf nu getest worden. Gebruikershandleiding e-subsidieloket (tewerkstellingsprojecten) Pagina 39

40 6.1.4 Prestaties ingeven voor premietypes 22 en 42 Voor de premietypes 22 en 42 dient u enkel aan te geven of de werknemer al dan niet prestaties heeft geleverd voor de opgegeven prestatieperiode. Actie Resultaat 1 Duid aan of de werknemer in kwestie al dan niet prestaties geleverd heeft voor de opgegeven prestatieperiode. 2 Klik op de knop Bewaar na al of niet te hebben aangevinkt Via de knop Bewaar» worden de gegevens opgeslagen in de databank en ga je onmiddellijk naar de volgende prestatielijn. De gegevens worden opgeslagen in de databank. Het systeem navigeert naar het scherm Raadplegen prestatiebestand en toont de melding (links boven): Gebruikershandleiding e-subsidieloket (tewerkstellingsprojecten) Pagina 40

41 Gebruikershandleiding e-subsidieloket (tewerkstellingsprojecten) Pagina 41

42 6.2 OPLADEN PRESTATIEBESTANDEN (BULK) Naast het manueel invullen van prestaties kan een bronbestand met prestaties opgeladen worden voor een klaargezet prestatiebestand of een groep van klaargezette prestatiebestanden (collectieve verwerking) Individueel Actie 1 Navigeer naar het scherm Opzoeken prestatiebestanden. Resultaat 2 Klik op het pictogram in de kolom Acties van het prestatiebestand waarvoor u prestaties wenst op te laden. e-subsidieloket toont het scherm om prestaties op te laden Gegevens prestatiebestand In deze zone kan u zien voor welk prestatiebestand u prestaties gaat opladen. 2 Bestand opladen In deze zone kan u een bronbestand selecteren en opladen. Gebruikershandleiding e-subsidieloket (tewerkstellingsprojecten) Pagina 42

43 Actie Resultaat 1 Klik op de knop Bladeren. e-subsidieloket opent een dialoogvenster. 2 Ga naar de map waar het bronbestand opgeslagen is en selecteer het bronbestand. 3 Klik op de knop Open. Gebruikershandleiding e-subsidieloket (tewerkstellingsprojecten) Pagina 43

44 4 Klik op de knop Opladen. Er kunnen enkel bestanden opgeladen worden van het type XML. e-subsidieloket laadt het bestand op en toont onderstaande melding als er geen problemen vastgesteld worden: 5 Klik op Vernieuw-knop om de voortgang van het inlezen te controleren. Het systeem bouwt het scherm opnieuw op en toont de nieuwe status. Mogelijke statussen na het opladen zijn: Ingelezen zonder tekortkomingen Het bronbestand is met succes ingelezen in het doelbestand. Ingelezen met tekortkomingen Het bronbestand is niet succesvol ingelezen. Eén of meerdere lijnen werden niet correct ingelezen omdat er bijvoorbeeld lijnen te veel en/of te weinig zijn. Fout bij inlezen Het bronbestand kan niet ingelezen worden in het doelbestand omdat zich fatale fouten hebben voorgedaan. Bij fouten zal er een duidelijke omschrijving van de reden getoond worden. Wanneer er een fout wordt vastgesteld tijdens het inlezen van het bronbestand zal dit via mail gecommuniceerd worden naar de contactpersonen. Gebruikershandleiding e-subsidieloket (tewerkstellingsprojecten) Pagina 44

45 Als het prestatiebestand een nieuwe versie is van een reeds eerder opgeladen prestatiebestand, vraagt e-subsidieloket een bevestiging om door te gaan: Gebruikershandleiding e-subsidieloket (tewerkstellingsprojecten) Pagina 45

46 Als u op de knop Ok klikt wordt het huidige prestatiebestand overschreven met het nieuwe Collectief Het opladen van prestaties voor een groep van prestatiebestanden werkt op dezelfde manier zoals hierboven beschreven met dat verschil dat u bij een collectieve verwerking meerdere prestatiebestanden kan selecteren. Het bronbestand dat u oplaadt wordt enkel ingelezen in de door u geselecteerde prestatiebestanden. Gebruikershandleiding e-subsidieloket (tewerkstellingsprojecten) Pagina 46

47 7 PRESTATIEBESTANDEN TESTEN Nadat u een prestatiebestand heeft opgeladen of manueel heeft ingevuld dient u het te testen alvorens het kan aangeboden worden aan het VSAWSE voor verdere verwerking. Actie 1 Als u zich op het scherm Raadplegen prestatiebestand bevindt, klik op de knop Testen. Als u zich op het scherm Opzoeken prestatiebestanden bevindt, klik op het pictogram in de kolom Acties van het prestatiebestand dat u wenst te testen. 2 Klik op de knop Vernieuw om de voortgang van het testen te controleren. Gebruik Eenmaal een prestatiebestand getest is kan u het niet meer downloaden of kan u geen prestaties meer opladen voor dat prestatiebestand. de knop Zoek om te vernieuwen in geval u test vanuit het scherm Raadplegen prestatiebestand. Resultaat Het systeem start de test en toont de melding: De status wijzigt naar Bezig met testen: Tijdens het testen kunnen geen andere acties ondernomen worden voor het desbetreffende prestatiebestand. e-subsidieloket bouwt het scherm opnieuw op en toont de nieuwe status. De mogelijke statussen na het testen zijn: Getest OK Het prestatiebestand bevat geen blokkerende fouten en is klaar om aangeboden te worden. Getest NOK Het prestatiebestand bevat blokkerende fouten en dient gecorrigeerd te worden. Na correctie dient het prestatiebestand opnieuw getest te worden. Er kunnen twee type fouten vastgesteld worden: niet-blokkerende fouten: een prestatiebestand waarbij niet blokkerende fouten worden vastgesteld kan alsnog doorgestuurd worden. Het is aangewezen om deze fouten te controleren alvorens het prestatiebestand door te sturen. blokkerende fouten: een prestatiebestand waarbij blokkerende fouten worden vastgesteld dient eerst verbeterd te worden alvorens het kan doorgestuurd worden. Van zodra er minstens één van deze fouten worden vastgesteld wordt een gedetailleerd overzicht met fouten gecommuniceerd naar het adres van de contactpersonen. Gebruikershandleiding e-subsidieloket (tewerkstellingsprojecten) Pagina 47

48 3 Controleer de foutberichten. Na het corrigeren van de foutieve prestatielijnen dient u het prestatiebestand opnieuw te testen. Merk op dat er na het wijzigen een asterix (*) naast de naam van het prestatiebestand verschijnt. Op die manier kan je op snel zien of er al wijzigingen zijn aangebracht na het testen. Gebruikershandleiding e-subsidieloket (tewerkstellingsprojecten) Pagina 48

49 4 Herhaal stap 3 totdat alle fouten zijn opgelost en voer opnieuw een test uit. e-subsidieloket bouwt het scherm opnieuw op en toont de nieuwe status. In dit voorbeeld werden alle fouten opgelost en is de status gewijzigd van getest NOK naar getest OK. Een prestatiebestand in status getest - OK is klaar om aangeboden te worden. 5 Klik in de rechterbovenhoek op de hyperlink Naar overzicht prestatiebestanden om terug te gaan naar de resultatenlijst. e-subsidieloket verlaat het scherm Raadplegen prestatiebestand en navigeert naar het overzicht met prestatiebestanden. Het pictogram om het prestatiebestand aan te bieden is nu beschikbaar. Het aanbieden van een prestatiebestand is enkel mogelijk vanuit de resultatenlijst cfr hoofdstuk 8. Gebruikershandleiding e-subsidieloket (tewerkstellingsprojecten) Pagina 49

50 Gebruikershandleiding e-subsidieloket (tewerkstellingsprojecten) Pagina 50

51 8 PRESTATIEBESTAND AANBIEDEN Een prestatiebestand in status getest OK kan worden aangeboden aan het VSAWSE voor verdere verwerking. Actie Resultaat 1 Klik op het pictogram voor het prestatiebestand dat u wenst aan te bieden. Dit pictogram vindt u in de 1 e kolom Acties op het scherm Opzoeken prestatiebestanden. e-subsidieloket start opnieuw de test op, bouwt het scherm opnieuw op en toont de melding: De status is gewijzigd van getest OK naar Aangeboden voor validatie. Er kunnen geen wijzigingen meer aangebracht worden aan het prestatiebestand. Gebruikershandleiding e-subsidieloket (tewerkstellingsprojecten) Pagina 51

52 Een prestatiebestand dient aangeboden te worden binnen een vooropgestelde termijn. Standaard zal dit vóór de 17 de van de maand zijn die volgt op de gepresteerde maand, bijvoorbeeld: Prestaties voor de maand april moeten doorgestuurd worden vóór de 17 de van de maand mei. Als de vooropgestelde termijn bijna verstreken is wordt er een herinneringsmail gestuurd naar de contactpersonen. Gebruikershandleiding e-subsidieloket (tewerkstellingsprojecten) Pagina 52

53 9 TOEWIJZEN SOCIAAL SECRETARIAAT AAN CONVENTIE Een promotor kan een Sociaal Secretariaat toewijzen aan een bepaalde conventie zodat het Sociaal Secretariaat de prestaties kan ingeven voor de promotor. Actie 1 Navigeer naar het scherm Toewijzen Sociaal Secretariaat aan conventie via Toepassingsbeheer in de menubalk. Resultaat e-subsidieloket toon het scherm om een Sociaal Secretariaat toe te wijzen aan een conventie. Enkel de conventies (naam en nummer) waartoe u gemachtigd bent, worden getoond in het scherm. 2 Klik op het pictogram voor de conventie waaraan u een Sociaal Secretariaat wilt toewijzen. Dit pictogram vindt u in de 1 e kolom Actie op het scherm Toewijzen Sociaal Secretariaat aan conventie. e-subisidieloket bouwt het scherm opnieuw op. De naam en het nummer van de geselecteerde conventie zijn ingevuld. e-subsidieloket toont een lijst met mogelijke Sociale Secretariaten. Gebruikershandleiding e-subsidieloket (tewerkstellingsprojecten) Pagina 53

54 3 Selecteer een Sociaal Secretariaat uit de lijst bij het veld Toegewezen Sociaal Secretariaat. 4 Klik op de knop Bewaar om de toewijzing te bewaren. Klik op de knop Annuleer om de toewijzing ongedaan te maken. e-subsidieloket bouwt het scherm opnieuw op met het al dan niet toegewezen Sociaal Secretariaat. Indien de toewijzing succesvol is, wordt KBO nummer en naam van het Sociaal Secretariaat ingevuld in de kolom Sociaal Secretariaat een infomelding getoond : U kunt de toewijzing van een conventie aan een Sociaal Secretariaat ongedaan maken door in het veld Toegewezen Sociaal Secretariaat de blanco lijn te selecteren en te bewaren. Gebruikershandleiding e-subsidieloket (tewerkstellingsprojecten) Pagina 54

55 10 RAADPLEGEN GEMACHTIGDE RAPPORTEN U kan documenten met betrekking tot conventies of leerwerkbedrijven waarvoor u gemachtigd bent, raadplegen. Mogelijke types waarvoor u documenten kan opvragen, zijn Conventie Leerwerkbedrijf Voor het type Conventie zijn de volgende documenten beschikbaar: GESCO betaalstaten Voorschotten GESCO betaalstaten Afrekening GESCO betaalstaten GGMMI GESCO Debiteurenbrieven GESCO CSV Voorschotten GESCO CSV Afrekeningen Voor het type Leerwerkbedrijf zijn de volgende documenten beschikbaar: LWB betaalstaten Voorschotten LWB betaalstaten Afrekening LWB betaalstaten Nazorg LWB Debiteurenbrieven LWB CSV Voorschotten LWB CSV Afrekeningen Actie 1 Navigeer naar het scherm Mijn documenten via Documenten in de menubalk. Resultaat e-subsidieloket toon het scherm Ingeven zoekcriteria met de criteria om een bepaald document op te zoeken. Gebruikershandleiding e-subsidieloket (tewerkstellingsprojecten) Pagina 55

56 2 Kies het type van het document (conventie/leerwerkbedrijf). Dit is een verplicht veld. Standaardwaarde is Conventie. 3 Kies het soort document uit de keuzelijst Dit is een verplicht veld. Standaardwaarde is GESCO Betaalstaten Voorschotten. e-subsidieloket stelt de keuzelijst van Soort document op, corresponderend met het geselecteerde type. e-subsidieloket bepaalt de mogelijke invoer voor het veld Vanaf periode. 4 Voer de periode in vanaf wanneer de documenten moeten getoond worden In te voeren periode is mm/jjjj (maand/jaar) voor GESCO Betaalstaten Voorschotten GESCO CSV Voorschotten GESCO CSV Afrekeningen LWB Betaalstaten Voorschotten LWB CSV Voorschotten LWB CSV Afrekeningen In te voeren periode is k/jjjj (kwartaal/jaar) voor GESCO Betaalstaten Afrekening GESCO Betaalstaten GGMMI GESCO Debiteurenbrieven LWB Betaalstaten Afrekening LWB Betaalstaten Nazorg LWB CSV Afrekeningen Gebruikershandleiding e-subsidieloket (tewerkstellingsprojecten) Pagina 56

57 LWB Debiteurenbrieven Dit is een verplicht veld. 5 Klik op de knop Zoek om de zoekactie te starten. e-subsidieloket bouwt het scherm terug op met een overzicht van documenten die aan uw zoekopdracht beantwoorden. Als er geen gegevens gevonden worden, toont het systeem een melding: Via de knop WIS kan u de ingave van de zoekcriteria wissen en geeft het systeem de initiële situatie weer RESULTATEN OVERZICHT DOCUMENTEN BEKIJKEN 1 2 Gebruikershandleiding e-subsidieloket (tewerkstellingsprojecten) Pagina 57

58 1 Resultatenlijst De resultatenlijst toont per gevonden document volgende informatie: - Kwartaal Dit is het kwartaal waarop het document betrekking heeft - Conventienummer Dit is het nummer van de conventie. - Benaming Dit is de naam van de conventie. - Document De bestandsnaam van het document. De naam is een hyperlink. 2 Opnieuw zoeken Via de knop Opnieuw zoeken kan u nieuwe zoekcriteria ingeven. E-subsidieloket opent het scherm Ingeven zoekcriteria.. Actie 1 Klik op een hyperlink in de kolom Document in het overzicht met documenten. Resultaat e-subsidieloket opent een dialoogvenster waarin u kan kiezen om het geselecteerde document te openen of te bewaren. Gebruikershandleiding e-subsidieloket (tewerkstellingsprojecten) Pagina 58

59 2 Klik op Open om het document te openen. Klik op Save om het document op te slaan op een plaats naar keuze. Klik op Cancel om de actie te annuleren. Gebruikershandleiding e-subsidieloket (tewerkstellingsprojecten) Pagina 59