Organisatiestructuur CMWW 2017 november

Transcriptie

1 Werkdocument voor MT en onderlegger gesprek OR en Bestuur MT vergadering vervolg MT dag Als vervolg op onze MT dag 2016 zouden we de vergadering van 8-11 gebruiken voor de vertaalslag van hetgeen aan de orde geweest is. (Op pagina 2 treffen jullie mijn input aan waar we die dag niet meer aan toegekomen zijn onder NB 1.) Ik stel het volgende voor: 1. Op korte termijn een vertaling van hetgeen er nu moet gebeuren voor de organisatie in 2017: 1.1. Eerste stap naar herstructurering, richting primaire taak van ondersteunende diensten is facilitering van zelfsturende TEAMS. De rollen worden op termijn omgedraaid, wij zijn er om de teams te bedienen op de vraag die zij hebben. Inefficiëntie er uithalen en vereenvoudiging van processen. In 2017 zou dat kunnen aan de hand van een 1 e aanpassing van de structuur (zie figuur 1). Het werken met nog maar 1 afdeling Back Office is een aanpassing van het organogram en behoeft dus instemming van OR en Bestuur. In principe voegen we twee afdelingen samen onder een noemer met een aangescherpte opdracht naar de toekomst. De aansturing zal door een faciliterende teamleider gaan gebeuren. Dit maakt dat de functie meewerkende voorman van de huidige afdeling administratie/huishoudelijke dienst komt te vervallen. Ondanks dat de functie komt te vervallen zullen de beschikbare uren wel nodig zijn in de nieuwe constructie (HBO niveau) Welke kaders kunnen we alle teams voor 2017 meegeven? (wat zijn de piketpalen, welke ruimte is er welke vragen moeten we ons nog stellen?) 1.3. Werken met budgetten in teams, zie figuur 2, (= budgetten waar teams over kunnen beschikken bepalen en communiceren, met teams afspreken wie contactpersoon budget is = zelfde als kasbeheerder?, projectleiders van projecten benoemen en instrueren, ook verantwoordelijk voor budget en tijd en inhoud/verantwoording) Toepassing vrijwilligersbeleid, (voorbereiding = vrijwilligersbeleid agenderen in alle teams, budgetten aanbieden per team, vrijwilligersbestand in programma, kwartaalmonitoring resultaten, bepaling wie contactpersoon vrijwilligers is in team, bepaling wie bestand bij gaat houden en controle doet Vereenvoudigen van kasprocessen (= 1 kas per team/werkeenheid) 1.6. Facilitering van medewerkers in: werken vanuit de visie/sonestra (interne coach, faciliterend teamleider en externe inkoop), projectleiderschap = wat houdt dit in (inzet van ProjectYou??) Welke afspraken zijn hard; ieder team wordt gecoached (rolverdeling lgf en coach???), 1

2 iedere medewerker welzijn wordt gecoached individueel of in groepsverband (verplichting), hoe ziet dat uit voor de andere afdelingen (ambitie 2017, beschikbaarheid coachuren?) 2. Een eerste verkenning van de organisatie voor de toekomst zie figuren 3 en 4: 2.1. Een planning om de visie (zelfsturing en platte organisatie)en vertaling van deze concreet te maken (= een 2 jaren plan?) Welke ambitie? Welk tempo? 2.2. Concrete planning Welke ondersteuning nodig om ons bij de les te houden? (ProjectYou ondersteuning en onderzoeken) 2.4. Welke fasering kunnen we al benoemen? Proces welzijn / psz /andere afdelingen synchroon of toch maatwerk? Vaststelling en beschrijving kernwaarden en visie als uitgangspunt voor verdere transformatie= legitimering zelfsturing als logisch gevolg op eerdere visiebepaling (Sonestra / CMWW visie) Wie gaan we er wanneer bijhalen, uitvoerende werkers, bestuur, or, cliënten, opdrachtgevers etc.?? 3. Welke stoorzenders zijn er of kunnen zich komend jaar aandienen? 3.1. Verhuizing hoofdlocatie 3.2. Fusie Onderbanken met Schinnen en Nuth 3.3. Minder politieke zekerheid in Brunssum (jeugdzorg??) 3.4. Teveel vraag voor coach-activiteiten (Sonestra succes) Ad.1 Leiderschap / MT 2017 in lijn komen met elkaar - Mt = een team - waar staan wij voor - Lean werken, durven vernieuwen - aanvullen ipv afvangen/afvallen - autonomie in verbondenheid - anders zijn is oké - wie leert wie wat? - competenties (minimaal) - positiviteit als grondhouding - een goed voorbeeld zijn - afspraak is afspraak - de realiteit is ook een perspectief Welke gezamenlijke ambitie is er? - Blijft CMWW een innoverende organisatie? - Wil CMWW de spil in de wijk zijn, BWT als kernteam voor sociale domein? - Hoort maximale zelfsturing bij all the way Sonestra? - Is het binnen de financiële kaders blijven een must? - Gaan PSZ en aansluiten bij BWT? - Projecten zijn wenselijke bron voor innovatie en nodig voor bestendiging volume organisatie? - Projectaanvraag is een verantwoordelijkheid van wie? - Projectmanagement is verantwoordelijkheid van wie? _..??????? 2

3 To DO Efficiëntie en Effectiviteit, Minder is meer? Automatisering voor ons laten werken (visie vooraf) Vertaling ambitie in afspraken / opdrachten (wie doet wat en hoe?) Haalbare doelen, korte en lange termijn opstellen Herordening MT, CQ ontlasting MT/Directie (dat doen waar je voor bent en waar je het best in bent) Derde geldstroom ook voor PSZ (Inhuur projectschrijver?) Sonestra leerbedrijf? CMWW in stelling brengen voor volgende stap zelfsturing...??????? To Change Vroeger is niet meer nu Afspraak = afspraak Eigen verantwoording, en anders blijven vragen Co-creatie met andere stakeholders PSZ en Welzijn hoe maken we de koppeling MT LEAN in praktijk Effectiviteit en efficiëntie optimaliseren...?????? Risico's en kansen na 2017 Vooruitzichten 2017 Goede vooruitzichten budget 2017 (geen krimp in formatie) handhaving budget 2017 additionele opdrachten en projecten Goede naam, innovatief en ondernemend Goede kwaliteit (Certificering) Fusie Onderbanken met Schinnen en Nuth Vertrek wethouder Brunssum wel/geen meerjarenafspraken Lumpsum Positie in aanbod jeugdhulpverlening 0e en 1e lijn Preventie aanbod (organisatie en sector welzijn) Harmonisatie PSZ Onderwijs Landelijk beleid Vergrijzing PSZ / opleidings-eis HBO Sonestra verbreding met en zonder bedrijf SONESTRA?????? 3

4 Figuur (basis ) Bestuur /Directie Leidende principes: Cliënt centraal / Eigen kracht Netwerk / Talent /Sonestra Steeds meer zelfsturing ISO /certificering VVE Faciliterend leidinggeven Afspraak = afspraak *FTL = Faciliterende teamleider (inn transitie naar coach) MT of Lean-machine Directeur OR /CR Kwaliteitsmedewerker FTL* FTL* Backoffice FTL* PSZ Welzijn Interne coach Afdeling Backoffice: Financiën /Boekhouding Administratie /Balie /huishoudelijk dienst Middelen Personeel Gebouwen Uitvoer/coaching/control/verantwoording Afdeling Welzijn: 3 BWT Brunssum 1 BWT Onderbanken Projecten Uitvoer/coaching/control/verantwoording Afdeling PSZ: 3 PSZ Onderbanken 6 PSZ Brunssum Uitvoer/coaching/control/verantwoording Intern cliëntpanel LGF Overhead Cliëntpanel per BWT LGF Welzijn Cliëntpanel PSZ vertegenwoordigers uit Brunssum en Onderbanken LGF PSZ 4

5 Budget en Opdracht 2017 figuur 2 Start van financieel traject = opstellen en indienen van begrotingen Start van opdracht = altijd een beschikking cq opdracht bevestiging De beschikking moet vertaald worden voor betreffende LGF / Afdeling. Helderheid voor aanvang van de opdracht! LGF geeft team instructie Begroting basis Begroting projectinkomsten Beschikking Beschikbare FTE Beschikbaar activiteitengeld Verantwoordingsafspraken en termijnen Begrotingen worden opgesteld/ondersteund door directeur en Financiën. Jaarbegrotingen worden door bestuur vastgesteld Begrotingen die de deur uitgaan altijd gefiatteerd / ondertekend door directeur Beschikkingen komen binnen bij directie en financiën en worden tegelijk verstrekt aan interne aanvrager = gezamenlijke controle of beschikking conform aanvraag is. De beschikking wordt helder vertaald door financiën / directeur in fte en beschikbaar budget De leidinggevende bepaalt hoe het team geïnstrueerd wordt, inzet fte per opdracht, beschikbare budgetten, projectverantwoordelijkheid, teamverantwoordelijkheid. Handelingen binnen budget kan LGF zelf verrichten, bij vraag eerst overleg met Financiën. Vragen mbt overschrijding of verschuiving van budget eerst overleg met Financiën dan directie. Kleine verschuivingen /overschrijdingen besluit Financiën en LGF = mededeling aan directeur/mt (?) Majeure verschuivingen/ overschrijdingen altijd directeur en bestuur (?) 5

6 figuur 3 Toekomstperspectief 2018/19? Bestuur OR/CR/ Vertrouwenspersonen Afdeling Backoffice: Directie Financiën /Boekhouding Administratie Gebouwen Project aanvraag / Innovatie Kwaliteit Zelfsturende teams Afdeling PSZ: 3 PSZ Onderbanken 6 PSZ Brunssum Uitvoer/ verantwoording Afdeling Welzijn: 3 BWT Brunssum 1 BWT Onderbanken Projecten Uitvoer/ verantwoording Interne en externe coaches/ faciliterende teamleden 6

7 figuur 4 Directie / management Kader TEAMS Ondersteuning / staf: Werken vraag-gestuurd Teamcoach: Helpt het team zelfsturend te worden. Staat naast het team. 7

8 Vraagstukken vertaald naar Back-office 2016 = teams in stelling gebracht voor: het werken met eigen budget, nieuwe kasstructuur (wie is de beste persoon om dit in de teams vorm te geven, Hélene en Jenny???) vrijwilligersbestand geautomatiseerd vrijwilligersbeleid Overleg met accountant wat mogelijk is (minder regels, beschikbaar stellen van budgetten zonder bonnetjes) 2017 = Vervolgstappen teams: Uitvoeren vrijwilligersbeleid Projectverantwoordelijken aanwijzen en taken goed uitleggen (instrueren en coachen) o Perron045,Samen actief, Groen verbindt etc. o SHV o Cliëntondersteuning o Vervoer? Etc. Werken met eigen budgetten (delegeren speelruimte naar LGF) Een kas per team??? 2017 = Vervolgstappen financiële afdeling Boekhouding opnieuw inrichten (tijdelijke uitbreiding van de formatie met 1 fte voor 1 jaar om dit proces te ondersteunen). Verder automatisering Exact/automatische rekening verwerking Doorlichten alle processen, Hoe gaat het nu, wat is nodig en voor wie, hoe gaan we het slim inrichten Doorgroeien naar een afdeling Back Office (1 regievoerder hierin = lgf afdeling Back Office) Facilitering benodigde input bij zelfsturing (geld, uren, procesmomenten = Dashboard medewerker en directeur) Loonadministratie (andere aanbieder?) HRM en Cao elementen inbouwen cq automatiseren??? 8