Programmamanagement in uitvoering

Transcriptie

1 Programmamanagement in uitvoering De 3 dingen die je wilt weten over de programmablauwdruk Spreker: Diederick van Nieuwburg Datum :

2 Programma 18:15-18:50 Ontvangst en eten van een broodje; 18:50-19:00 Welkom en introductie; 19:00-20:00 Blok 1: Programmamanagement de essentie; Blok 2: Programmablauwdruk: hoe en waarom; 20:00-20:15 Pauze; :00 Blok 3 Oefencase; 21:00-21:30 Afsluiten en borrel; 2

3 Introductie Introductie Diederick van Nieuwburg: Afgelopen 20 jaar werkzaam geweest op het snijvlak van organisatie, proces, mens, cultuur en IT in grote, complexe en kleine organisaties; Geloofsovertuiging: Programmamanagement is voor mij de manier om (strategische) verandering- en verbeterings-trajecten tot een goed einde te brengen; Veranderingstrajecten: ING, LNV, KB, Rentokil Initial (pest control, Hygiene), LaserGroup (Franse bank); Kennissessie is gebaseerd op een groot internationaal transitieprogramma TULIP bij Rentokil Initial (Clean Rooms, Workweare, Medical, Hygiene); Nieuw fabrieken, ERP systemen, Sales/Aftersales reorg, Financial reorg 3

4 Verwachtingen van de kennissessie? - Zijn er nu al vragen? - Zijn jullie bekend met programmamanagement? - Wat verwacht je na deze sessie te hebben geleerd? 4

5 Blok 1: Programmamanagement de essentie 5

6 Programmamanagement de essentie - Essentie: - Programmamanagement: gaat over veranderen en het bereiken van strategische doelstellingen (outcome: realiseren van iets wat je als organisatie nu nog niet kunt maar wel in de toekomst). - In de uitvoering: gericht op het realiseren van een nieuwe organisatie die baten kan verzilveren; - Projectmanagement: gaat over realiseren van producten, focus op output, niet in staat om baten of een hele nieuwe organisatie te realiseren; - Verschil/overeenkomsten: - Overeenkomsten: sturen op resultaat, tijdelijke organisatie, plannen, risico s, business case; - Verschillen: Programmamanagement Outcome gericht, projectmanagement Output gericht; - Wat is het niet; - Multi-projectmanagement (bundeling van meerdere los van elkaar staande projecten 6

7 Programmamanagement de essentie - Sturing: - Vindt plaats op basis van 9 thema s (Visie, Leiderschap Stakeholdermanagement, Batenrealisatiemanagement, Programmablauwdruk en Levering, Planning en Controle, Business case, Risk & Issue management, Quality and Assurance Management); - 6 processen (Identifying programme, Defining programme, Delivering capability, Realizing the benefits, Managing tranches, Closing programme). - Veranderingen worden gerealiseerd in transities; 7

8 Blok 2: Programma blauwdruk: hoe en waarom 8

9 2. Programma blauwdruk Programma blauwdruk Wat is het? Een nauwkeurige beschrijving van de nieuwe/ aangepast organisatie. Het is een mix van processen, organisatiestructuur, technologischeaspecten. De optimale mix om in de toekomst de baten te realiseren; Kenmerken Een van de besturingsthema s om de baten te realiseren. Wordt gelijktijdig ontworpen met o.a de Business Case Heb ik dit nodig? Zonder de blauwdruk is het onmogelijk antwoord te geven op de vraag Hoe gaan we de verandering realiseren (baten definitie, ontwerp projectdossier). De verandering blijft dan hangen in een Idee. 9

10 Wat vooraf gaat aan programmablauwdruk 1. Vision Statement Uitgebreid en Ontwikkeld naar 2. Programma blauwdruk 1. Ontwerp Blauwdruk 2. Ontwerp levering Blauwdruk Analyse Benadering Transitie stapsgewijze verandering 10

11 Vision Statement 1. Vision Statement Wat is het? Kort statement die makkelijk te onthouden is: Toekomstige tijd geschreven; Makkelijk te begrijpen; Omschreven voor een breed publiek; Voorbeelden: To help people be healthy, To have our product in every home in the Netherlands, To help people enjoy life, or offer an affordable solution to health care. Heb ik dit nodig? Het statement vormt de basis voor alle stakeholder communicatie en is essentieel voor het realiseren van commitment voor de verandering; PRINCE2, MSP, MoP, MoP, M_o_R, MoV MoV & P3O are Registered are Registered Trade Marks Trade of the Marks Office of AXELOS of Government Limited Commerce 11

12 2. Programma blauwdruk Ontwerp Blauwdruk Wat is het? Stap in de realisatie waarin op hoog niveau wordt bepaald wat in de blauwdruk moet worden opgenomen aan: Processen Organisatie 1. Ontwerp Blauwdruk - Processen, - Operationele Kosten, - KPI Techniek POTI - Structuur - Taken/Bevoegdheden - Cultuur - Training Informatie Toekomstige Organisatie GAP analyse As is To BE - Gebouwen - IT systemen - Tools - Machines - Data Model - Informatie model - Rapportages Heb ik dit nodig? De toekomstige organisaties bestaat uit deze 4 pijlers; Analyse van as is naar To be is nodig omdat de GAP bepaalt welke projecten er moeten worden uitgevoerd; 12

13 Voorbeeld Programma blauwdruk Processen Organisatie After Sales Order Klachten Mutaties Telesales Diversen Cultural Change Organization Chart Roles & Responsibilities Logistiek Ordering Receive goods Resolve complaints Stock to Warehouse Install hygiene equipment HR training Skills Training equipment Advantex Software Infra Blueprint Data Models IT hardware Refurbishment Buildings Architectural Blueprint Business Reports Techniek Informatie 13

14 1. Ontwerp Blauwdruk 2. Programma blauwdruk 2. Ontwerp levering Blauwdruk Ontwerp van de Levering Blauwdruk Wat is het? In de praktijk zijn er meerdere wegen naar Rome om de programmaresultaten te behalen: Het meest ideaal is de ontwikkeling van die sets van organisatie vaardigheden waarmee de resultaten snel worden gerealiseerd, de kosten laag blijven, de risico s gering zijn en de opbrengsten hoog; Deze sets worden gerealiseerd in transities (tussenresultaten) bestaande uit een of meerdere projecten; Benadering Analyse Transitie stapsgewijze verandering Heb ik dit nodig? Zonder deze stap zou je in een situatie kunnen komen waarbij o.a. onnodige risico s en kosten worden gemaakt PRINCE2, MSP, MoP, M_o_R, MoV & P3O are Registered Trade Marks of the Office of Government Commerce 14

15 Relatie tussen Vision, Programma blauwdruk en het Programmaplan 1. Resources 3.Tranistie- 2. Project- planning Dossier 4. Controle/ Monitoring 1. Vision Statement 2. Programma blauwdruk 2. Programmaplan Vertaald naar Geleverd door 15

16 1. Ontwerp Blauwdruk 2. Programma blauwdruk 2. Ontwerp levering Blauwdruk Levering Blauwdruk Transi;e/Stapsgewijs Wat is het? Veranderingen worden gerealiseerd in stappen (transities); Iedere stap (transitie) zorgt voor een realisatie van een deel van de blauwdruk (POTI); Iedere stap in de uitvoering van het programma levert een bijdrage in het realiseren van de nieuwe organisatie. Analyse Benadering Transitie, Stapsgewijze verandering Heb ik dit nodig? Vaak is het zo dat het bij de start van het programma niet mogelijk is om in detail duidelijk te hebben hoe de toekomstige nieuwe organisatie eruit komt te zien; In een keer gaan van as is naar to be is daarom veelal niet mogelijk; Er ontstaat een proces van Levering, waarbij voor en na de transitie de blauwdruk wordt aangepast; 16

17 1. Ontwerp Blauwdruk 2. Programma blauwdruk 2. Ontwerp levering Blauwdruk Levering Blauwdruk Transi;e/Stapsgewijs Wat is het? Veranderingen worden gerealiseerd in stappen (transities); Iedere stap (transitie) zorgt voor een realisatie van een deel van de blauwdruk (POTI); Iedere stap in de uitvoering van het programma levert een bijdrage in het realiseren van de nieuwe organisatie. Analyse Benadering Transitie, Stapsgewijze verandering Heb ik dit nodig? Vaak is het zo dat het bij de start van het programma niet mogelijk is om in detail duidelijk te hebben hoe de toekomstige nieuwe organisatie eruit komt te zien; In een keer gaan van as is naar to be is daarom veelal niet mogelijk; Er ontstaat een proces van Levering, waarbij voor en na de transitie de blauwdruk wordt aangepast; 17

18 Proces van levering 4. Aangepaste blauwdruk POTI 1.Voor Transitie 4. Aangepaste blauwdruk 3. Na transitie 2.Transitie POTI 1.Voor Transitie 4. Aangepaste blauwdruk 3.Na transitie 2.Transitie 3. Na transitie POTI 1.Voor Transitie 2.Transitie 18

19 Levering Programma blauwdruk 4. Aangepaste blauwdruk 3. Na transitie 2.Transitie 4. Aangepaste blauwdruk POTI 1.Voor Transitie Logistiek 2.Transitie Baseline Huidig Logistiek After Sales Processen Mutaties Organisatie Telesales Klachten Ordering Receive goods Mutaties Order Ordering Diversen Cultural Change Roles & Responsibilities Stock to Warehouse HR training Skills Receive goods Diversen Cultural Change Stock to Warehouse HR training Skills Advantex Software Infra Blueprint Data Models IT hardware Refurbishment Buildings Architectural Blueprint Business Reports Techniek Mutaties Ordering Receive goods Organization Chart Diversen Cultural Change Roles & Responsibilities Stock to Warehouse HR training Skills Install hygiene equipment Resolve complaints Training equipment Organisatie Telesales Klachten IT hardware Apr 17 - Jun 7 Advantex Software Infra Blueprint Data Models Refurbishment Buildings Architectural Blueprint Business Reports Techniek Advantex Software Infra Blueprint Data Models Refurbishment Buildings Architectural Blueprint Business Reports Techniek Training equipment Processen Order Organization Chart Roles & Responsibilities Transitie 2: Einde gewenst Install hygiene equipment Resolve complaints IT hardware Organisatie Telesales Klachten Training equipment Organization Chart Install hygiene equipment Resolve complaints After Sales Processen 3. Na transitie Order Transitie 1: tussentijds After Sales 1.Voor Transitie Logistiek POTI Informatie 67 days Informatie 66 days Informatie On track Baseline( Day$1$ 13$ 25$ 37$ 49$ 61$ 73$ 85$ 97$ Alert Finished 109$ 121$ 133$ 19

20 Transitie planning projecten in Programma TULIP End of first Tranche End of Second Tranche End of Third Tranche Project Processen After Sales Logistiek After Sales Processen Mutaties Order Receive goods Mutaties Order Telesales Klachten Ordering Receive goods IT hardware Organization Chart Diversen Cultural Change Roles & Responsibilities Stock to Warehouse HR training Skills Install hygiene equipment Resolve complaints Training equipment Organisatie Advantex Software Infra Blueprint Data Models Refurbishment Buildings Architectural Blueprint Business Reports Techniek Informatie T R A N S I T I O N Mutaties Ordering Receive goods IT hardware Organization Chart Diversen Cultural Change Roles & Responsibilities Stock to Warehouse HR training Skills Install hygiene equipment Resolve complaints Training equipment Organisatie Telesales Klachten Advantex Software Infra Blueprint Data Models Refurbishment Buildings Architectural Blueprint Business Reports Techniek Informatie Organisatie Telesales Klachten Ordering Processen After Sales T R A N S I T I O N Logistiek T R A Project Processen Logistiek N S Project Infra Blueprint I T I Project Blueprint Architectural O N Logistiek After Sales Processen Order Organization Chart Diversen Cultural Change Roles & Responsibilities Stock to Warehouse HR training Skills Project IT Hardware Install hygiene equipment Resolve complaints Training equipment Advantex Software Infra Blueprint Data Models IT hardware Refurbishment Buildings Architectural Blueprint Business Reports Techniek Project Advantex Software Informatie Benefits Review Benefits realized after transaction Benefits Review Benefits realized after transaction 20

21 Programma blauwdruk: hoe en waarom? 1. Ontwerp Blauwdruk: 1. POTI Model (Processen, Organisatie, Techniek, Informatie); 2. Start: High Level scope (0 niveau); 2. Levering van de Blauwdruk: 1. Programma s leveren niet in een keer de verandering op maar in transities, waarbij in de toekomst op bepaalde momenten delen van de verandering worden gerealiseerd; 2. De blauwdruk beschrijft dus de elementen van de toekomstige organisatie Processen, Organisatie, Techniek en Informatie. De combinatie van deze elementen zorgt ervoor dat de outcome (doelstelling(en) wordt bereikt; 3. Na het realiseren van de outcomes kan de lijnorganisatie de baten gaan verzilveren; 21

22 Programma blauwdruk: hoe en waarom? 1. Hoe: samenstellen van teams (proces, organisatie, techniek, informatie of combinaties ervan) die in workshops de baseline vaststellen. Vervolgens wordt na iedere transitie met de teams de blauwdruk geëvalueerd; 2. Waarom: 1. Blauwdruk levert de input aan de programma business case; 2. Blauwdruk levert samen met het programmaplan de kaders voor de programma besturing 3. Blauwdruk en het programmaplan bepalen hoe de stakeholders moeten worden benaderd, input van deze groep heeft weer invloed op de programmablauwdruk en het plan; 4. Blauwdruk en programmaplan vormen de input voor de bepaling van de risico s; 5. Blauwdruk en programmaplan bepalen de kwaliteit; 22

23 23

24 Blok 3: Programma blauwdruk: Oefening 24

25 Oefening Opstellen Programmablauwdruk 1. In groepen programmablauwdruk opstellen; 2. Per groep 5 deelnemers; 3. Max 20 minuten; 4. Antwoorden op geeltjes; 5. Resultaten geeltjes op Flipovers; 25

26 Oefening Opstellen Programmablauwdruk 4. Training 2. Data Model 1. Receive order 8. Performance Management 5. Roles and Responsibili>es 3. GAP Analysis 7. Organiza>on Design 10. Deliver order to client 11. Mentoring 6. Lead genera>on 8 Hardware install 14. Refurbished Buildings 15. Applica>on Blueprint 9. Project Schedule SoQware 13. Web portal Development 17. Price Approval 16. Business Reports 12. Opera>onal Complaints NL. 26

27 1.#Receive# order# Antwoord: Opstellen Programmablauwdruk 10.#Deliver# order#to#client# Processen 12.#Opera5onal# Complaints#NL.# # 17.## Price#Approval# # 6.#Lead#genera5on# Techniek POTI Organisatie 7.#Organiza5on# Design# #4.#Training## Informatie 5.#Roles#and# Responsibili5es# 11.##Mentoring## 8#Hardware# install# 9.# ProjectSchedule# SoMware# 16.#Business# Reports# 3.#GAP#Analysis# 14.# Refurbished# Buildings# 13.##Web#portal# Development# 2.##Data#Model# 15.#Applica5on# Blueprint# 27

28 3 dingen die je moet weten Programma blauwdruk; 1. Zorg dat de blauwdruk altijd wordt opgesteld op basis van informatie uit het Programmamandaat, het Programmavoorstel en het Visiedocument ; 2. Realiseer je dat het onmogelijk is om in een keer een goede blauwdruk te ontwerpen. Je start met een raamwerk dat concreter wordt gedurende het traject en dus steeds moet worden bijgesteld; 3. Vergeet niet om ook aan het einde van het programma de blauwdruk te reviewen en te actualiseren ter afsluiting; 28

29 Discussie - Wordt er ook binnen jullie organisatie gewerkt met een blauwdruk? - Wat zijn jullie ervaringen met dit onderdeel? 29

30 30