De community voor Best Practices van project-, programma- en portfoliomanagement

Transcriptie

1 De community voor Best Practices van project-, programma- en portfoliomanagement PRINCE2, MSP, MoP, M_o_R, MoV & P3O are Registered Trade Marks of AXELOS Limited 1

2 Kalender Nieuwjaarssessie: Best scorende sessies van het seminar 2014 Oeps, de wendbare waterval André van Egteren (NS) Agile Teambuilding, de sleutel tot resultaten Remi-Armand Collaris (Lagant) Projectmatig creëren Algemene Leden Vergadering Digital Projectmanagement: de ene online omgeving is de andere niet Voorjaarseminar: Heeft het vak Projectmanagement toekomst? Webinar: Verander de Wereld Begin bij je project Seminar 2015: Besluitvorming; het spel of de regels Portfoliomanagement: A balancing act Programmamanagement in uitvoering Najaarseminar: Best Practice P3M Tooling Dag van de Projectmanager: IT Projecten in Zambia PRINCE2, MSP, MoP, M_o_R, MoV & P3O are Registered Trade Marks of AXELOS Limited 2

3 Connect met de BPUG PRINCE2, MSP, MoP, M_o_R, MoV & P3O are Registered Trade Marks of AXELOS Limited 3

4 Werkgroepen Werkgroep Leden Werkgroep Community Werkgroep Marktontwikkeling PRINCE2, MSP, MoP, M_o_R, MoV & P3O are Registered Trade Marks of AXELOS Limited 4

5 Programma 18:15-18:50 Ontvangst en eten van een broodje 18:50-19:00 Opening en welkom 19:00-21:00 Sessie door Diederick van Nieuwburg 21:00-21:30 Afsluiting en borrel PRINCE2, MSP, MoP, M_o_R, MoV & P3O are Registered Trade Marks of AXELOS Limited 5

6 Afsluiting Scoren uur buiten zijn Slides beschikbaar op BPUG.nl Drink verantwoord en rij voorzichtig! PRINCE2, MSP, MoP, M_o_R, MoV & P3O are Registered Trade Marks of AXELOS Limited 6

7 Programmamanagement in uitvoering. De 3 dingen die je moet weten over het batenrealisatie plan en de programmablauwdruk Spreker: Diederick van Nieuwburg Datum:

8 Programma 18:15-18:50 Ontvangst en eten van een broodje; 18:50-19:00 Welkom en introductie; 19:00-20:00 Blok 1: Programmamanagement de essentie; Blok 2: Batenrealisatieplan: nut en noodzaak; 20:00-20:15 Pauze; :00 Blok 3 Programmablauwdruk; 21:00-21:30 Afsluiten en borrel; 8

9 Introductie Introductie Diederick van Nieuwburg: Afgelopen 20 jaar werkzaam geweest op het snijvlak van organisatie, proces, mens, cultuur en IT in grote, complexe en kleine organisaties; Overtuiging: Programmamanagement is voor mij de manier om verandering- en verbeteringstrajecten tot een goed einde te brengen; Veranderingstrajecten: ING, LNV, KB, Rentokil Initial (pest control, Hygiene), LaserGroup (Franse bank); 9

10 Verwachtingen van de kennissessie? - Zijn er nu al vragen? - Zijn jullie bekend met programmamanagement? - Wat verwacht je na deze sessie te hebben geleerd? 10

11 Blok 1: Programmamanagement de essentie 11

12 Programmamanagement de essentie - Essentie: - Programmamanagement: gaat over veranderen en het bereiken van strategische doelstellingen (outcome=realiseren van iets wat je als organisatie nu nog niet kunt maar wel in de toekomst). - In de uitvoering: gericht op het realiseren van baten; - Projectmanagement: gaat over realiseren van producten, focus op output, niet in staat om baten te realiseren; - Verschil/overeenkomsten: - Overeenkomsten: sturen op resultaat, tijdelijke organisatie, plannen, risico s, business case; - Verschillen: Programmamanagement Outcome gericht, projectmanagement Output gericht; - Wat is het niet; - Multi-projectmanagement (bundeling van meerdere los van elkaar staande projecten); 12

13 Programmamanagement de essentie - Programma sturing: - Vindt plaats op basis van 9 thema s (Visie, Leiderschap Stakeholdermanagement, Batenrealisatiemanagement, Programmablauwdruk en Levering, Planning en Controle, Business case, Risk & Issue management, Quality and Assurance Management); - 6 processen (Identifying programme, Defining programme, Delivering capability, Realizing the benefits, Managing tranches, Closing programme). - Veranderingen worden gerealiseerd in transities (delen van de verandering die worden gerealiseerd); 13

14 Programmamanagement de essentie 1. Wat zijn baten (benefits)? 1. Definitie: meetbare verbeteringen die voorkomen uit een outcome. Zichtbaar voordeel voor een of meer belanghebbenden (stakeholders). Baten dragen bij aan een of meer organisatie doelen; 2. Waarom zijn baten belangrijk? 1. Vormen het hart van het programma. De basis van het programma waarop wordt gestuurd. Zonder baten geen programma; 2. Als directie wil je kunnen zien of je investering en de organisatie doelen die je hebt gesteld ook daadwerkelijk door het programma worden gerealiseerd; 3. Welke soorten zijn er? 1. Baten Positief; tussentijds, na afloop 2. Baten Negatief; (meetbare verbetering die voorkomt uit een outcome en een zichtbaar nadeel oplevert voor een of meerdere stakeholders. 14

15 Programmamanagement de essentie 1. Kenmerken: 1. Zijn meetbaar; 2. Kunnen worden gecategoriseerd in: 1. Mate van onzekerheid, 2. Financiële impact (verzilverbaar en niet verzilverbaar), 3. Tijdspad (quick wins, lange termijn); 4. Impact die het heeft op de stakeholder 3. Typen: 1. Effectiviteit: verbeterde werkwijze uitvoeren, minder fouten maken 2. Efficiency: meer leveren met dezelfde capaciteit; 3. Economisch: financiële verbeteringen, minder werkkaptiaal nodig 4. Gedurende de gehele uitvoering van het programma; 5. Worden gerealiseerd in de lijnorganisatie door de Business Change Manager (lijnmanager) in samenwerking met de Programmamanager; 6. Moeten een eigenaar hebben; 15

16 Begrippen Output, Outcome, Benefit and Value Step 3 Benefit 20 % more cleaning capacity for NL and Belgium; Step 1 Output Project 1 Refurbished Buildings Project 2 IT Infrastructure Project 3 Washing Machines Added(Value( Benefit( Outcome( Output( Step 4 Value Business potential to lower the cost price due to more capacity and to create more business; Step 2 Outcome More, faster and better Cleaned Textiles and Garments, (linnen); 16

17 Voorbeelden van benefits (baten) 25 % 10 % 35 (A05) Reduced production cost by 25 % Production cost are now 5. Must be 3,75 on 31 December (B10) New visitor's to our Extranet Textiles by 10% Increase new visitors to our website by an average of 10% a month for the next year. (C45) Minimum of 35 new customers Add a minimum of 35 new customers each 6 months for the next year

18 Oefening Baten, Outcome, Output 1.#Pricing#Tool# 2.#Central# Warehouse# Hygiene## 3.#Polu;on# reduc;on#(to#be# Decided)# #4.#20%#Stock# reduc;on## 5.#CRM#organisa;on#focus# 6.#Rebranding# 7.#Learning# Management# System# 4%#Sales# PorTolio#Growth# 8.#Effec;ve#Procurement# organiza;on# 10.#50#%#on#;me# delivery#it# 11.##HR# informa;on# system## 9.#Strengthen#Focus#on# Health#&#Safety#Perfor[ mance# 12.#Restructured#Belgium# Region#Hygiene#Branche# 13.#Stainless# Steel#hygiene# equipment# 14.#Increased# Staff#HR#training# 15.#Op;mized# Warehousing#and# Distribu;on#Tex;les# 16.#Reduced# number#of#quality# complaints#hygine# Products# 18

19 Output Benefit Outcome 2.#Central# Warehouse# Hygiene## Antwoorden #4.#20%#Stock# reduc9on## 8.#Effec9ve#Procurement# organiza9on# 1.#Pricing#Tool# 7.#Learning# Management# System# 11.##HR# informa9on# system## 13.#Stainless# Steel#hygiene# equipment# 6.#Rebranding# 3.#Polu9on# reduc9on#(to#be# Decided)# # 17.#4%#Sales# Por[olio#Growth# # 10.#50#%#on#9me# delivery#it# 14.#Increased# Staff#HR#training# 16.#Reduced# number#of#quality# complaints#hygine# Products# 5.#CRM#organisa9on#focus# 9.#Strengthen#Focus#on# Health#&#Safety#PerforU mance# 15.#Op9mized# Warehousing#and# Distribu9on#Tex9les# 12.#Restructured#Belgium# Region#Hygiene#Branche# 19

20 Blok 2: Batenrealisatieplan: nut en noodzaak; 20

21 Wat is batenrealisatieplan? Defninitie: 1. Is een compleet overzicht van alle baten, hun afhankelijkheden en verwachte tijdstip van realisatie inclusief de data van de benefits reviews die aangeven dat de baten zijn gerealiseerd; 2. Kenmerk: 1. Plan valt onder besturingsthema Batenmanagement en wordt samen met het programmaplan en de Business Case ontwikkeld; 3. Moet ik dit doen? 1. Het plan geeft houvast voor het senior management om vast te stellen wanneer de baten van het programma een positieve (of negatieve) bijdrage gaan leveren aan de organisatie. 21

22 1. Baten Management Strategie Wat vooraf gaat aan het plan 3. Baten Map 5. Baten Realisatie Plan 2. Baten Management Framework 4. Baten Profiel 4. Beoordelen Communiceren 1.Identificeren Beschrijving Afhankelijkheden ander programma s Categorie 3. Verzilveren 2. Plannen Baten realisatie Business Change kosten Baten Profiel KPI Optimaliseren Vereiste Busines verandering Vereiste capability 22

23 1. Baten Management Strategie Baten Management Strategie Wat is het? Strategie die bepaalt: Welke soort baten gerealiseerd moeten worden; Welke meetmethoden moeten worden gehanteerd; Wie verantwoordelijk is voor de plannen en het resultaat; 23

24 4. Beoordelen 2. Baten Management Framework Communiceren 3. Verzilveren 2. Plannen 1.Identificeren Baten Management Raamwerk Wat is het? Proces met alle ondersteunende ac=viteiten incl. communiceren en op=maliseren: Iden=ficeren ; Plannen; Verzilveren; Beoordelen; Heb ik dit nodig? Je moet ergens een proces inrichten dat ervoor zorgdraagt dat de realisatie van de baten beheerst wordt uitgevoerd. 24

25 2. Baten Map Baten Map Wat is het? Overzicht met de vaststelling van de volgorde en de agankelijkheden van de baten : Heb ik dit nodig voor het plan? Zonder een baten map kan de planning niet worden opgesteld en weten stakeholders dus niet wanneer ze welke baten kunnen verzilveren. 25

26 3. Baten Profiel Afhankelijkheden ander programma s Baten realisatie Business Change kosten Beschrijving Vereiste Busines verandering Baten Profiel Categorie Vereiste capability KPI Baten profiel Wat is het? Eenduidige beschrijving van de te realiseren baten, wie erbij betrokken zijn en wat de condi=es zijn waaronder dit moet plaatsvinden; Heb ik dit nodig? Zonder het batenprofiel weet de Business Change Manager (lijnmanager ) niet welke baten hij moet realiseren; 26

27 Baten Realisatie Plan, de inhoud (uitgebreid) 5. Baten Realisatie Plan Baten&Realisa+e&Plan&(Uitgebreid)& 1. Baten(Planning;( 2. Milestones(Programme(Benefits(reviews( &(baten(rapportage;( 3. wordt(gerealiseerd(op(basis(van(de( baten;( 4. Detail(transiBe(planning;( 5. InschaFng(kosten(en(inspanning(voor( uitvoeren(van(het(plan.( 6. Externe(aJankelijkheden(van(het( programma;( 7. AJankelijkheden(tussen(te(realiseren( baten;( 8. Voorstel(hoe(baten(na(programma( gerealiseerd(kunnen(worden;( Baten Realisatie Plan

28 Baten Realisatie Plan, de inhoud (kort) 5. Baten Realisatie Plan Baten&Realisa+e&Plan&(Kort&versie)& 1. Gedetailleerde planning van de realisatie (wanneer en in welke periode) van elke bate of groep van baten;" 2. Een planning van de programma meetmomenten (benefit reviews)" 3. Een planning van de overdracht van de baten, waarmee wordt bereikt dat gerealiseerde baten worden geborgd; " 1 2 Baten Realisatie Plan 3 28

29 Voorbeeld van benefits (baten) planning Year' 2015' 2016' 2017' Quarter' Q1' Q2' Q3' Q4' Q1' Q2' Q3' Q4' Q1' Q2' Q3' Month' J''''F'''M' A'''M'''J' J'''A''S' O'''N''D' J''''F'''M' A'''M'''J' J'''A''S' O'''N''D' J''''F'''M' A'''M'''J' J'''A''S' Reduce'produc:on'cost'by'25'%' Benefit'A05' 1'May'' First'Measurement' 10'April' Second'Measurement' 15'June' Third'Measurement' 1'Dec'' Fourth'Measurement' 1'April' Close' Benefit'B10' New'visitors'to'our'Extranet'Tex:le'by'10%'' 1'Oct'' First'Measurement' 13'May' Second'Measurement' 18'Dec'' Close' Benefit'C45' Minimum'of'35'new'customers'every'6'months' 8'July'' First'Measurement' 10'Jan' 18'Sept'' Second'Measurement' Close' Benefit'review' Benefit'realisa:on' Benefit'transmission'to' line'organiza:on' Closing'a'Programme' 29

30 Batenrealisatie plan: nut en noodzaak 1. Nut: zonder batenplan geen overzicht van alle baten, onderlinge afhankelijkheden en de periode waarin de verbeterde bedrijfsprestaties op basis van de daarbij behorende baten gerealiseerd gaan worden; 2. Noodzakelijk: om stakeholders de mogelijkheid te geven batenrealisatie ook over langere periode te volgen. Zodat zij weten wanneer welke baten voor hen worden gerealiseerd; 30

31 3 dingen die je moet weten Batenrealisatieplan; 1. Zorg ervoor dat de benoemde baten gebruikt worden om het programma te sturen; 2. Zorg dat de baten een eigenaar hebben (wordt nog al eens vergeten); 3. Zorg dat iedereen zich aan het batenrealisatieplan committeert; 31

32 Discussie - Is er bij jou organisatie een batenrealisatieplan en wordt hiermee ook gewerkt? - Wat zijn jullie ervaringen met dit onderdeel? 32

33 33

34 Blok 3: Programma blauwdruk: het hoe en waarom 34

35 Wat is een programma blauwdruk? Definitie: 1. Is een nauwkeurige beschrijving van de toekomst in termen van business modellen, organisatie(structuren, tvb), informatiestromen en technologie. Het model wordt aan het begin van het programma ontworpen en gedurende de gehele looptijd onderhouden; 1. Kenmerk: 1. Een van de besturingsthema s om de baten te realiseren. 2. Wordt gelijktijdig ontworpen met de Business Case; 2. Moet ik dit doen? 1. Zonder de blauwdruk is het onmogelijk om de baten te definiëren en het projectdossier te ontwerpen (hoe gaan we verandering realiseren). Het blijft dan hangen in een idee; 35

36 Wat is een programma blauwdruk? 1. Wat zijn nu de voordelen? 1. Met het ontwerpen van de blauwdruk worden ook de stakeholders (belanghebbenden) al vroeg betrokken bij het programma (commitment); 2. Door de Blauwprint tegelijkertijd te ontwikkelen met de Business Case wordt ook de noodzaak duidelijk om baten te realiseren met een organisatiestructuur; 3. Blauwdruk vormt de basis voor eerste definitie van de requirements die elk project moet gaan opleveren; 36

37 Wat is een programma blauwdruk? 1. Ontwerp Blauwdruk: 1. POTI Model (Processen, Organisatie, Techniek, Informatie); 2. Start: High Level scope (0 niveau); 2. Realisatie van de Blauwdruk: 1. Programma s leveren niet in een keer de verandering op maar in transities, waarbij in de toekomst op bepaalde momenten delen van de verandering worden gerealiseerd; 2. De Blauwdruk beschrijft dus de elementen van de toekomstige organisatie. De combinatie van deze elementen zorgt ervoor dat de outcome (doelstelling(en) wordt bereikt; 3. Na het realiseren van de outcomes kan de lijnorganisatie de baten gaan verzilveren; 37

38 Wat is een programma blauwdruk? 1. Realisatie van de Blauwdruk (vervolg): 1. Bij iedere transitie moet de blauwdruk worden geëvalueerd en zo nodig worden bijgesteld. Dit moet gebeuren: - Voor de transitie om vast te stellen of de bekwaamheid die wordt geleverd overeenkomt met de blauwdruk; - Na de transitie als onderdeel van de baten beoordeling: om na te gaan of de nieuwe bekwaamheid de verwachte prestatieverbetering(en) en baten heeft opgeleverd. 38

39 Programma blauwdruk: hoe en waarom? 1. Hoe: samenstellen van teams (proces, organisatie, techniek, informatie) die in workshops de baseline vaststellen. Vervolgens wordt na iedere transitie met de teams de blauwdruk geëvalueerd; 2. Waarom: zonder een zorgvuldig ontworpen Blauwdruk wordt het onmogelijk om een onderling samenhangende set van projecten te definiëren (Projectdossier), projectmanagers te benoemen en lopende projecten te integreren in het plan. 39

40 Voorbeeld Programma blauwdruk Processen Organisatie After Sales Order Klachten Mutaties Telesales Diversen Cultural Change Organization Chart Roles & Responsibilities Logistiek Ordering Receive goods Resolve complaints Stock to Warehouse Install hygiene equipment HR training Skills Training equipment Advantex Software Infra Blueprint Data Models IT hardware Refurbishment Buildings Architectural Blueprint Business Reports Techniek Informatie 40

41 Transitie planning Programma blauwdruk Transitie 2: Einde gewenst After Sales Processen Logistiek After Sales Processen Baseline Huidig Logistiek After Sales Processen Mutaties Order Telesales Klachten Ordering Organisatie Receive goods Organization Chart Diversen Cultural Change Roles & Responsibilities Stock to Warehouse HR training Skills Telesales Klachten Ordering Receive goods IT hardware Diversen Cultural Change Roles & Responsibilities Stock to Warehouse HR training Skills Advantex Software Infra Blueprint Data Models IT hardware Refurbishment Buildings Architectural Blueprint Business Reports Techniek Receive goods Training equipment IT hardware Organization Chart Diversen Cultural Change Roles & Responsibilities Stock to Warehouse HR training Skills Install hygiene equipment Resolve complaints Organization Chart Apr 17 - Jun 7 Advantex Software Infra Blueprint Data Models Refurbishment Buildings Architectural Blueprint Business Reports Techniek Advantex Software Infra Blueprint Data Models Refurbishment Buildings Architectural Blueprint Business Reports Techniek Training equipment Ordering Install hygiene equipment Resolve complaints Training equipment Install hygiene equipment Resolve complaints Mutaties Order Organisatie Telesales Klachten Logistiek Transitie 1: tussentijds Mutaties Order Organisatie Informatie 67 days Informatie 66 days Informatie On track Baseline( Day$1$ 13$ 25$ 37$ 49$ 61$ 73$ 85$ 97$ Alert Finished 109$ 121$ 133$ 41

42 Transitie planning Programma End of first Tranche End of Second Tranche End of Third Tranche Project Processen After Sales Logistiek After Sales Processen Mutaties Order Receive goods Mutaties Order Telesales Klachten Ordering Receive goods IT hardware Organization Chart Diversen Cultural Change Roles & Responsibilities Stock to Warehouse HR training Skills Install hygiene equipment Resolve complaints Training equipment Organisatie Advantex Software Infra Blueprint Data Models Refurbishment Buildings Architectural Blueprint Business Reports Techniek Informatie T R A N S I T I O N Mutaties Ordering Receive goods IT hardware Organization Chart Diversen Cultural Change Roles & Responsibilities Stock to Warehouse HR training Skills Install hygiene equipment Resolve complaints Training equipment Organisatie Telesales Klachten Advantex Software Infra Blueprint Data Models Refurbishment Buildings Architectural Blueprint Business Reports Techniek Informatie Organisatie Telesales Klachten Ordering Processen After Sales T R A N S I T I O N Logistiek T R A Project Processen Logistiek N S Project Infra Blueprint I T I Project Blueprint Architectural O N Logistiek After Sales Processen Order Organization Chart Diversen Cultural Change Roles & Responsibilities Stock to Warehouse HR training Skills Project IT Hardware Install hygiene equipment Resolve complaints Training equipment Advantex Software Infra Blueprint Data Models IT hardware Refurbishment Buildings Architectural Blueprint Business Reports Techniek Project Advantex Software Informatie Benefits Review Benefits realized after transaction Benefits Review Benefits realized after transaction 42

43 3 dingen die je moet weten Programma blauwdruk; 1. Zorg dat de blauwdruk altijd wordt opgesteld met op basis van informatie uit het Programmamandaat, Programmavoorstel en het Visiedocument ; 2. Realiseer je dat het onmogelijk is om in een keer een goede blauwdruk te ontwerpen. Je start met een raamwerk die concreter wordt gedurende het traject en dus steeds moet worden bijgesteld; 3. Vergeet niet om ook aan het einde van het programma de blauwdruk te reviewen en te actualiseren ter afsluiting; 43

44 Discussie - Wordt er ook binnen jullie organisatie gewerkt met een blauwdruk? - Wat zijn jullie ervaringen met dit onderdeel? 44

45 45