INFORMATIEBERICHT. Diensthoofd Burgerzaken & Juridische Ondersteuning. 1 voltijdse statutaire functie graad A1a-A3a

Transcriptie

1 INFORMATIEBERICHT Diensthoofd Burgerzaken & Juridische Ondersteuning 1 voltijdse statutaire functie graad A1a-A3a Het gemeentebestuur van de gemeente Wielsbeke gaat over tot de aanwerving van een (m/v) diensthoofd Burgerzaken en Juridische Ondersteuning, voltijdse statutaire functie (38/38u), graad A1a-A3a, met een wervingsreserve van 3 jaar. VOORWAARDEN Algemene toelatings- en aanwervingsvoorwaarden Om in aanmerking te komen voor een functie moeten de kandidaten op het moment van de aanstelling: 1. een gedrag vertonen dat in overeenstemming is met de eisen van de functie waarvoor ze solliciteren; Het passend gedrag vermeld in punt 1, wordt getoetst aan de hand van een uittreksel uit het strafregister. Als daarop een ongunstige vermelding voorkomt, mag de kandidaat daarover een schriftelijke toelichting voorleggen. 2. de burgerlijke en politieke rechten genieten; 3. medisch geschikt zijn voor de uit te oefenen functie, in overeenstemming met de wetgeving betreffende het welzijn van het personeelslid bij de uitvoering van hun werk. De medische geschiktheid van de kandidaat, vermeld in punt 3, moet in overeenstemming met artikel 27 van het koninklijk besluit van 28 mei 2003 betreffende het gezondheidstoezicht op het personeelslid vaststaan voor de effectieve tewerkstelling bij de gemeente. Medische controle van de kandidaat-personeelsleden kan alleen maar als de bevoegde preventieadviseurarbeidsgeneesheer, na de voorgeschreven risico-analyse, de functie heeft uitgeroepen tot hetzij een veiligheidsfunctie, een functie met verhoogde waakzaamheid, een activiteit met welbepaald risico of een activiteit verbonden aan voedingswaren. 4. Belg zijn 5. geslaagd zijn voor de selectieprocedure; 6. voldoen aan de vereiste over de taalkennis opgelegd door de wetten op het gebruik der talen in bestuurszaken, gecoördineerd op 18 juli Vereisten Diploma: in het bezit zijn van ofwel een masterdiploma, ofwel een diploma van het universitair onderwijs of een diploma van het hoger onderwijs van twee cycli dat gelijkgesteld werd met universitair onderwijs. Gelijkwaardige diploma s komen eveneens in aanmerking. wieg-se-doc (informatiebericht diensthoofd burgerzaken juridische ondersteuning) (2).doc pagina 1

2 De kandidaten leveren het bewijs van de beroepservaring en gelijkstelling of gelijkwaardigheid van het diploma. Laatstejaarsstudenten worden toegelaten tot de selectieprocedure als ze met hun kandidatuur een studiebewijs voorleggen en een verklaring dat ze binnen een termijn van maximum 4 maanden hun einddiploma kunnen behalen. Ze leveren het bewijs dat ze aan de diplomavereiste voldoen uiterlijk op de datum van hun aanstelling bij de gemeente. EXAMENPROGRAMMA Het examenprogramma wordt als volgt vastgesteld: Een schriftelijk gedeelte (30/60 punten): 1) een competentieproef: de kandidaat wordt geconfronteerd met een probleemsituatie (m.b.t. de inhoudelijke en organisatorische werking van de dienst of afdeling) die zich tijdens de latere uitoefening van de functie kan voordoen. De kandidaat tracht een oplossing uit te werken, waarbij de competenties vereist voor de functie op basis van de functiebeschrijving en het competentieprofiel worden getoetst. 2) een werkgerichte proef: omvat de specifieke beschrijving van één of meer situaties of praktijkgevallen die verband houden met de dienst, en waarover de gegevens tijdens het examen aan de kandidaat worden bezorgd. De wetgeving of specifieke kennis m.b.t. de functie kan hierin worden verwerkt. Een mondeling gedeelte of grondig sollicitatiegesprek (20/40 punten) Deze selectietechniek beoogt de evaluatie van de overeenstemming van het profiel van de kandidaat met de specifieke vereisten van de functie, evenals van zijn motivatie, van zijn persoonlijkheid, eventuele werkervaring, vakkennis en van zijn interesse voor het werkterrein. De geselecteerde competenties worden grondig bevraagd. Om als geslaagd te worden beschouwd, moet de kandidaat minstens 50 % behalen op elke selectietechniek, en 60% op het totaal van de selectie. De selectiecommissie maakt voor elke selectietechniek een verslag op. Het verslag vermeldt per kandidaat het resultaat. De selectiecommissie maakt bij de afsluiting van de selectieprocedure een eindverslag op met vermelding van de deelresultaten van de kandidaten en van hun eindresultaat. De kandidaten worden schriftelijk op de hoogte gebracht van het persoonlijk resultaat van de selectie. Kandidaten hebben op hun verzoek toegang tot de selectieresultaten in overeenstemming met de bepalingen van het decreet van 26 maart 2004 betreffende de openbaarheid van bestuur. wieg-se-doc (informatiebericht diensthoofd burgerzaken juridische ondersteuning) (2).doc pagina 2

3 SELECTIECOMMISSIE Samenstelling De selecties worden uitgevoerd door een selectiecommissie, die als volgt wordt samengesteld: 1. de selectiecommissie bestaat uitsluitend uit deskundigen; onder deskundig wordt verstaan dat de leden van de selectiecommissie over de specifieke deskundigheden moeten beschikken om de kandidaten te beoordelen op de voor de functie vastgestelde selectiecriteria. Komen in aanmerking voor deelname aan een selectiecommissie: a. deskundigen in de personeelsselectie; b. personen extern aan de gemeente, die daartoe wegens hun professionele activiteit en specialisatie geschikt bevonden worden; c. personeelsleden van andere overheden, de toezichthoudende overheid uitgezonderd, en, binnen de grenzen van het toegelaten aantal interne commissieleden, personeelsleden van het eigen bestuur, met een graad die minstens van gelijke rang is als de vacante functie; 2. elke selectiecommissie bestaat uit ten minste drie leden. Bij de selectieprocedure voor vervangers bestaat de selectiecommissie ten minste uit twee leden; 3. ten minste een derde van de leden zijn deskundigen die extern zijn aan het eigen bestuur; van het minimumaantal externe leden kan uitzonderlijk vanwege de specificiteit van de functies en op voorwaarde van uitdrukkelijke motivering worden afgeweken. 4. de selectiecommissie bestaat bij voorkeur uit leden van verschillend geslacht; 5. de gemeentelijke mandatarissen en de gemeentesecretaris als hij aanstellende overheid is kunnen geen lid zijn van een selectiecommissie in een selectieprocedure voor het eigen bestuur; De gemeentelijke mandatarissen en de afgevaardigden van de representatieve vakorganisaties mogen uitsluitend als waarnemer bij de selectie aanwezig zijn. Zij mogen niet aanwezig zijn bij het kiezen van de vragen en het delibereren over de uitslag van de selecties. Bij afloop van de selectie-activiteiten beraadslaagt de selectiecommissie over het eindresultaat en het eindverslag van de kandidaten. De selectiecommissie kan geldig beraadslagen wanneer de helft van de leden aanwezig is. De beslissingen worden bij eenvoudige meerderheid genomen. De selecties kunnen geheel of gedeeltelijk uitgevoerd worden door een extern selectiebureau. Het selectiebureau voert de selectie uit in overeenstemming met de gegeven opdracht. Gedragsregels De leden van de selectiecommissies respecteren de volgende gedragsregels en wettelijke voorschriften bij selecties: 1. onafhankelijkheid; 2. onpartijdigheid; 3. non-discriminatie op grond van zogenaamd ras of huidskleur, nationaliteit of etnische achtergrond, geslacht, seksuele geaardheid, leeftijd, gezondheidstoestand, voorkomen, handicap, geloof of levensbeschouwing, burgerlijke staat, politieke overtuiging, zoals bepaald in de non-discriminatiewetgeving; 4. respect voor de vertrouwelijkheid van de gegevens van de kandidaten en voor hun private levenssfeer; 5. geheimhouding van de vragen en, als dat van toepassing is, respect voor de anonimiteit van de proeven; 6. verbod op belangenvermenging; Niemand kan als lid van de selectiecommissie zetelen wanneer een familieverwantschap tot in de derde graad wordt vastgesteld tussen hem en een kandidaat. wieg-se-doc (informatiebericht diensthoofd burgerzaken juridische ondersteuning) (2).doc pagina 3

4 Werking De selectiecommissies worden geleid door een voorzitter. De voorzitter wordt in zijn taak bijgestaan door een secretaris die niet deelneemt aan de eigenlijke selectie-activiteiten en aan de beoordeling van de kandidaten. De leden en de secretaris van de selectiecommissie worden nominatief door de aanstellende overheid aangewezen. Rangschikking De selectieprocedures toetsen de bekwaamheid of geschiktheid van de kandidaten en resulteren in een opsomming van de geslaagde of geschikt bevonden kandidaten. De meest geschikte kandidaat wordt gekozen op basis van een volledige vergelijking van de titels en verdiensten van alle kandidaten en een uitdrukkelijke motivering in overeenstemming met de bepalingen van de Wet betreffende de uitdrukkelijke motivering van bestuurshandelingen van 29 juli wieg-se-doc (informatiebericht diensthoofd burgerzaken juridische ondersteuning) (2).doc pagina 4

5 FUNCTIEBESCHRIJVING DIENSTHOOFD BURGERZAKEN & JURIDISCHE ONDERSTEUING graad A1a-A3a Doel van de entiteit Deze dienst verzorgt de dienstverlening naar de burger en de administratieve verwerking van alle opdrachten i.v.m. bevolking en burgerlijke stand. Tot het opdrachtenpakket behoren o.a. het verstrekken van de diverse documenten noodzakelijk bij geboorte, huwelijk, overlijden, adoptie, en het afleveren van identiteitskaarten, rijbewijzen, paspoorten, Ook het bijhouden van het rijksregister behoort tot de opdrachten. Naast deze specifieke opdrachten heeft deze dienst ook een onthaal- en wegwijsfunctie en verstrekt ze algemene informatie aan de bevolking. Deze dienst biedt tevens algemene juridische ondersteuning aan de gemeente en OCMW-secretaris en de andere afdelingen en diensten van zowel gemeente als OCMW. Het diensthoofd maakt deel uit van het managementteam. Plaats in de organisatie Werkt onder leiding van en rapporteert aan: gemeentesecretaris(secretaris) Is lid van het managementteam Geeft leiding aan: alle medewerkers van de dienst. Kernresultaten Juridische ondersteuning Bieden van juridische ondersteuning aan alle diensten met betrekking tot overheidsopdrachten. Dit omhelst onder meer de volgende concrete taken: adviseren, opstellen en opvolgen van verschillende soorten overeenkomsten, besluiten en andere regelgeving begeleiding bij het invoeren van nieuwe wet- en regelgeving in de afdelingen en diensten opvolgen van geschillendossiers controleren en coördineren van alle officiële documenten, nota s en dergelijke afhandelen van juridische dossiers Verlenen juridisch advies Het verlenen van juridisch advies en van juridische assistentie bij dienstoverschrijdende projecten aan de diensten en het beleid. Doel: de diensten en het beleid toelaten op een zo juridisch correct mogelijke wijze beslissingen te nemen en te werken Dit omhelst onder meer de volgende concrete taken: dragen van de eindverantwoordelijkheid van beslissingen betreffende de dienst voor het college en de gemeenteraad wieg-se-doc (informatiebericht diensthoofd burgerzaken juridische ondersteuning) (2).doc pagina 5

6 het verlenen van mondeling advies over de wijze waarop een dossier juridisch correct dient afgehandeld te worden en indien nodig het zelf uitvoeren van het dossier het adviseren van het college, voorafgaandelijk of tijdens de zittingen Opvolgen gerechtsdossiers Het opvolgen van gerechtsdossiers. Doel: de belangen van de gemeente optimaal vrijwaren en verdedigen Dit omhelst onder meer de volgende concrete taken: het nalezen en becommentariëren van de besluiten of memories en het voorleggen van de besluiten aan het college het volgen van de administratieve procedures bij het opstarten van rechtsgedingen of het optreden als verweerder en bij bepaalde te nemen beslissingen in de loop van het geding het bespreken van de dossiers met de aangestelde advocaat Gemeentelijke reglementen Het opstellen van of het adviseren m.b.t. gemeentelijke reglementen en van dienstgerelateerde reglementen. Doel: de diensten toelaten met juridisch onderbouwde reglementen te werken Dit omhelst onder meer volgende concrete taak: Verkiezingen in overleg met de betrokken diensten het opmaken van gemeentelijke reglementen Instaan voor de organisatie en coördinatie van de verkiezingen, zowel logistiek als administratief. Dit omhelst onder meer de volgende concrete taken: waken over de actualisering van de kiezerslijsten meewerken aan of secretariaat vervullen van het hoofdbureau bij de gemeenteraadsverkiezingen administratief voorbereiden van de verkiezingen Coördinatie en leiding van de entiteit Instaan voor de oordeelkundige planning, organisatie, aansturing en opvolging van de werking van de entiteit en deze vertalen naar concrete doelstellingen voor de directe medewerkers. Doel: continuïteit en kwalitatieve werking van de entiteit garanderen coördineren van de dagelijkse activiteiten van de entiteit waken over de uitvoering van de opdrachten begeleiden en optimaal inzetten van medewerkers zorgen voor de dagelijkse, wekelijkse en maandelijkse planning van de werkzaamheden tijdig opstarten, zorgvuldig (doen) toepassen en opvolgen van de diverse projecten en administratieve procedures nemen van ambtelijke eindverantwoordelijkheid van alle beslissingen binnen de entiteit instaan voor de continuïteit van de entiteit uitwerken van procedures voor het vlotte verloop van de werkzaamheden binnen de entiteit coördineren en opvolgen van specifieke belangrijke dossiers en projecten wieg-se-doc (informatiebericht diensthoofd burgerzaken juridische ondersteuning) (2).doc pagina 6

7 organisatie van de voorbereiding van de dossiers van de entiteit die aan de bestuursorganen moeten worden voorgelegd zorgen voor een projectmatig en gestructureerde aanpak van het werk Budgetbeheer en meerjarenplanning Waken over het opstellen en opvolgen van budgetvoorstellen en het opmaken van een meerjarenplanning van de entiteit. Doel: behalen van de financiële doelstellingen van de organisatie inzetten van de beschikbare middelen op de meest efficiënte manier aanbrengen van voorstellen naar optimalisatie in uitvoering m.b.t. middelen en kosten zorgen voor een gefundeerd, samenhangend, tijdig en nauwkeurig budgetvoorstel en voor een accuraat budgetbeheer en -controle advies verlenen om te komen tot een gefundeerd, samenhangend budgetvoorstel en voor een accuraat budgetbeheer en -controle opvolgen van het dagelijks financieel beheer advies verlenen afstemming van / verbanden leggen met de budgetten van de hogere overheid en de gemeentelijke begroting Management organisatie Ondersteunen, als lid van het managementteam, van de coördinatie van de verschillende entiteiten. Doel: de gemeentelijke werking optimaliseren om te komen tot een efficiënte beleidsvoorbereiding, beleidsuitvoering en beleidsevaluatie deelnemen, voorbereiden en opvolgen van de taken en opdrachten van het managementteam mee bewaken van de eenheid in werking, kwaliteit van de organisatie en de werking van de gemeentelijke diensten aanbrengen van problemen en gezamenlijk uitwerken van oplossingen suggesties formuleren en projecten initiëren en opvolgen m.b.t. de optimalisering van de werking van de entiteiten meewerken en opvolgen van taken met betrekking tot globaal personeelsbehoeftenplan (ganse organisatie) Communicatiestroom managementteam Actief bijdragen als lid van het managementteam tot de goede communicatiestroom tussen het managementteam en het bestuur. Doel: efficiënte beleidsvoorbereiding, beleidsuitvoering, beleidsevaluatie in functie van de globale missie frequent overleg met de secretaris om problemen te bespreken, advies te verlenen, meewerken aan en waken over een optimale interne communicatie met het bestuur toelichting geven aan de bestuursorganen beslissingen van het bestuur communiceren aan de medewerkeres en de uitvoering ervan verzekeren samenwerking tussen de entiteiten bevorderen wieg-se-doc (informatiebericht diensthoofd burgerzaken juridische ondersteuning) (2).doc pagina 7

8 informeren van de leden van het managementteam over de projecten en zaken waarmee de entiteit bezig is Personeelsbeleid Instaan voor het personeelsbeleid van de entiteit in overleg met de verantwoordelijke van de personeelsdienst. Doel: het ontwikkelen en behouden van de aanwezige competenties rekening houdend met de veranderende mogelijkheden en behoeften leiden, coachen, motiveren en sensibiliseren van de medewerkers van de entiteit volgens de principes en richtlijnen van het personeelsbeleid coördineren, plannen en organiseren van taken m.b.t. personeelsbeheer instaan voor het voeren van functionerings- en evaluatiegesprekken met de medewerkers op regelmatige basis. Hierbij staan taakplanning, opvolging, jobcoaching en resultaatgerichtheid centraal personeelsbehoeften van de entiteit objectiveren en opvolgen signaleren van wervings- en vormingsbehoeften toepassen van de principes van het personeelsbeleid rekening houdend met de eigenheid van de entiteit Interne communicatie Instaan voor een open interne communicatie naar de medewerkers, de dienstverantwoordelijke, de andere entiteiten en het bestuur. Doel: zorgen dat iedereen toegang heeft tot de informatie die noodzakelijk is om zijn taak optimaal te kunnen realiseren meewerken aan een optimaal interne communicatie binnen de entiteit waken over een optimale interne communicatie binnen de entiteit informeren van de medewerkers van de eigen entiteit over het strategisch beleid, veranderingsprocessen organiseren en opvolgen van intern overleg informeren van de leden van het managementteam over de projecten en werkzaamheden van de entiteit zorgen voor een optimale communicatie met de functioneel bevoegde schepen zorgen voor de informatiestroom van de entiteit naar de dienst communicatie (intranet, info voor de website, folders en brochures, jaarverslag, pers, ) bevorderen van communicatie in alle richtingen (top-down, bottom-up en horizontaal) afhandelen van binnenkomende vragen en opmerkingen signaleren van noden, behoeften en tekorten vastgesteld tijdens het werken met de diverse entiteiten en medewerkers wieg-se-doc (informatiebericht diensthoofd burgerzaken juridische ondersteuning) (2).doc pagina 8

9 Externe communicatie Instaan voor een open externe communicatie. Doel: verzorgen van de communicatiestroom naar de burger en andere belanghebbenden instaan voor een vlot contact met de burger bestaande relaties met externen (andere openbare diensten, toezichthoudende overheden, ) in kaart brengen en onderhouden de organisatie en/of entiteit vertegenwoordigen in diverse organisaties of op evenementen, fora, telefonische en schriftelijke contacten op een efficiënte en professionele manier afhandelen ontvangen en afhandelen van binnenkomende vragen en opmerkingen Wetgeving en regelgeving Zich op de hoogte houden van de ontwikkelingen rondom de wetgeving en regelgeving van belang voor de entiteit. Doel: de entiteit voorzien van de nodige kennis voor het uitvoeren van de taken de nodige vakkennis opdoen en de opgedane kennis integreren in de werking van de organisatie vertalen van wetgeving en regelgeving in richtlijnen naar de medewerkers van de eigen entiteit briefen van de medewerkers om het benodigde kennisniveau op peil te houden wetgeving en regelgeving kunnen toepassen volgen van bijscholing, vorming, voor het op peil houden van het benodigde kennisniveau vakgerichte informatie raadplegen Verruimende bepaling: op vraag van de direct leidinggevende verricht de werknemer ondersteunende taken van de eigen dienst of van andere diensten. wieg-se-doc (informatiebericht diensthoofd burgerzaken juridische ondersteuning) (2).doc pagina 9

10 grondig voldoende elementair gradatie 3 gradatie 2 gradatie 1 CC Select Functieprofiel De definities en gradaties van de technische en gedragscompetenties worden ter beschikking gesteld in de competentiegids. Per competentie worden 3 gradaties onderscheiden. Een hogere gradatie impliceert steeds dat de lagere gradatie ook is verworven. Technische Competenties Gradatie Cluster Competentie Management en beleid Communicatiemanagement X X X Financieel management X X HRM-management X X Strategisch management X X X PC-Vaardigheden Algemene PC-vaardigheden X X PIM (Personal Information Manager) (Outlook) X X Presentaties (PowerPoint) X X Rekenbladen (Excel) X X Software eigen aan de functie X Tekstverwerking (Word) X X Werking en werkmiddelen Procedures en procesbeheer X X Projectmatig werken X X Werking van de organisatie X X X Wetgeving en regelgeving Wetgeving en regelgeving m.b.t. de functie X X X Wetgeving en regelgeving m.b.t. de organisatie X X Gedragscompetenties Gradatie Cluster Beheersmatige vaardigheden Informatieverwerkend gedrag Competentie Plannen en organiseren X X Analytisch denken X X Organisatiebewustzijn X X Visieontwikkeling X X X Interactief gedrag Netwerken X X Teamwerk en samenwerken X X Leiderschap Leidinggeven X X Persoonsgebonden gedrag Flexibiliteit X X Probleemoplossend gedrag Klantgerichtheid X X X Waardegebonden gedrag Loyauteit X X X wieg-se-doc (informatiebericht diensthoofd burgerzaken juridische ondersteuning) (2).doc pagina 10

11 KANDIDAATSTELLING Interesse in deze functie? Voor meer inlichtingen i.v.m. de diplomavoorwaarden, de functiebeschrijving en de selectieprocedure kan je terecht op onder vacatures lokale besturen of contacteer je Micheline Pompen op of Solliciteren kan door een gemotiveerd schrijven met cv, uittreksel uit het strafregister en een kopie van het gevraagde diploma, uiterlijk tegen 4 juli 2013 (poststempel geldt als bewijs), te sturen naar P/A CC Select - Vliegvelddreef Brussel. wieg-se-doc (informatiebericht diensthoofd burgerzaken juridische ondersteuning) (2).doc pagina 11