Functiekaart. Subdienst:

Transcriptie

1 Functie Graadnaam: administratief deskundige Functienaam: administratief deskundige Functionele loopbaan: B1-B3 Functiegroep: deskundigen Code: Afdeling: Burger- en welzijnszaken Dienst: Burgerzaken Subdienst: Doel van de entiteit De afdeling burger- en welzijnszaken verzorgt de dienstverlening naar de burger toe voor alles wat betrekking heeft op sociale zaken, bevolking en burgerlijke stand. Daarnaast heeft ze een regelfunctie om op een inclusieve manier gelijke kansen en het welzijn van elke burger te bevorderen met oog voor inspraak van specifieke doelgroepen. Deze dienst verzorgt de dienstverlening naar de burger en de administratieve verwerking van alle opdrachten i.v.m. bevolking en burgerlijke stand. Tot het opdrachtenpakket behoren o.a. het verstrekken van de diverse documenten noodzakelijk bij geboorte, huwelijk, overlijden, adoptie en het afleveren van identiteitskaarten, rijbewijzen, paspoorten, Ook het bijhouden van het rijksregister behoort tot de opdrachten. Naast deze specifieke opdrachten heeft deze afdeling ook een onthaal- en wegwijsfunctie en verstrekt ze algemene informatie aan de bevolking Plaats in de organisatie Werkt onder de leiding van en rapporteert aan het afdelingshoofd Burger- en Welzijnszaken. Voor kennisname Schrijf voor kennisname, vul datum en naam in en plaats uw handtekening Personeelslid Direct Leidinggevende Voor kennisname Datum Handtekening Naam CC Consult pagina 1 van 6

2 Kernteken Bevolkingsaangelegenheden Functiekaart Administratieve verwerking en registratie van bevolkingsaangelegenheden en de burgers hierover informeren. Doel: bijhouden van de bevolkingsregisters en afleveren van documenten Opmaken, verwerken en afleveren van identiteitskaarten alsook de daarmee gepaard gaande attesten en documenten Informeren van de burger inzake bevolkingsaangelegenheden Opmaken, verwerken en afleveren van reispassen Ondersteuning bij verkiezingen (inclusief het afleveren van volmachten) Opmaken van diverse statistieken Registreren, opvolgen en verwerken van adreswijzigingen Aanpassen en verwerken van gegevens in het Rijksregister Analyseren en ontleden van meer complexe dossiers Aangelegenheden burgerlijke stand Opmaken van aktes, dossiers en documenten met betrekking tot de burgerlijke stand, evenals aanverwante registers en het bijhouden van statistieken Doel: bijhouden van de registers van de burgerlijke stand Ter beschikking stellen van verschillende modellen uittreksel uit strafregister Informeren van de burger inzake aangelegenheden van burgerlijke stand Bijhouden van genealogie voor burgers of overheid Bijhouden van statistieken Contact opnemen met bevoegde instanties Overschrijven van akten en vonnissen Instaan voor het beheer en het up-to-date houden van het strafregister door het inbrengen van veroordelingen in het rijksregister Registratie, opmaak van aktes en documenten m.b.t. huwelijk en echtscheiding, geboorten, betwisting afstamming, sterfgevallen, erkenningen, adoptie en volle adoptie, naamsverandering, CC Consult pagina 2 van 6

3 nationaliteitsveranderingen, verandering huwelijksvermogensstelsel, opmaken van grafconcessies, erfrechtverklaring Vreemdelingen aangelegenheden Administratieve verwerking en registratie van vreemdelingenaangelegenheden en de burgers hierover informeren Doel: bijhouden van correct register en afleveren van documenten In orde brengen van legalisaties Instaan voor het bemannen van het loket Opmaken van verblijfsdocumenten Informatie verstrekken en instaan voor administratieve handelingen aan het loket Inschrijven en afschrijven van vreemdelingen en burgers Afleveren beroepskaarten voor vreemdelingen Analyseren en ontleden van meer complexe dossiers en instaan voor de opvolging ervan Verkiezingen Instaan voor de administratieve organisatie en de coördinatie van logistiek Instaan dat de kiezerslijsten correct opgemaakt worden en dat iedereen tijdig zijn kiesbrief ontvangt Informatie bezorgen aan alle bevoegdheden Meewerken aan of secretariaat vervullen van het hoofdbureau bij de gemeente- en provincieraadsverkiezingen Administratieve voorbereiding van verkiezingen Interne communicatie Instaan voor een open interne communicatie naar de medewerkers, de dienstverantwoordelijke, de andere entiteiten en het bestuur. Doel: zorgen dat iedereen toegang heeft tot de informatie die noodzakelijk is om zijn taak optimaal te kunnen realiseren signaleren van noden, behoeften en tekorten vastgesteld tijdens het werken met de diverse entiteiten en medewerkers afhandelen van binnenkomende vragen en opmerkingen CC Consult pagina 3 van 6

4 Functiekaart meewerken aan een optimaal interne communicatie binnen de entiteit bevorderen van communicatie in alle richtingen (top-down, bottomup en horizontaal) organiseren en opvolgen van intern overleg verstrekken van nuttige informatie omtrent probleemgroepen aan verantwoordelijken van andere entiteiten die dit kunnen aanbelangen waken over een optimale interne communicatie binnen de entiteit organiseren en opvolgen van intern overleg zorgen voor de informatiestroom van de entiteit naar de dienst communicatie (intranet, info voor de website, folders en brochures, jaarverslag, pers) zorgen voor communicatie met de functioneel bevoegde schepen Externe communicatie Instaan voor een open externe communicatie. Doel: verzorgen van de communicatiestroom naar de burgers en andere belanghebbenden afhandelen van binnenkomende vragen, opmerkingen telefonische- en schriftelijke contacten op een efficiënte en professionele manier afhandelen bestaande relaties met externen (andere openbare diensten, toezichthoudende overheden, ) in kaart brengen en onderhouden de organisatie en/of entiteit vertegenwoordigen in diverse organisaties of op evenementen, fora (netwerken) instaan voor een vlot contact met de burger zorgen voor de toepassing van de wet betreffende de openbaarheid van bestuur ontvangen van binnenkomende vragen, opmerkingen en klachten Administratie Uitvoeren van administratieve handelingen Doel: administratieve ondersteuning bieden aan de entiteit Opmaken van uitgaande brieven CC Consult pagina 4 van 6

5 Uitvoeren van administratieve taken in opdracht van de leidinggevende Opmaken van verslagen en nota s Opstellen van ontwerpbeslissingen voor bestuursorganen Opstellen artikels voor het infoblad Wetgeving en regelgeving Zich op de hoogte houden van de ontwikkelingen rondom de wetgeving en regelgeving van belang voor de entiteit Doel: de entiteit voorzien van de nodige kennis voor het uitvoeren van de taken Briefen van de medewerkers om het benodigde kennisniveau op peil te houden Vakgerichte informatie raadplegen Wetgeving en regelgeving kunnen toepassen De nodige vakkennis opdoen en de opgedane kennis integreren in de werking van de organisatie Vertalen van wetgeving en regelgeving in richtlijnen naar medewerkers van de eigen entiteit Naleven van het arbeidsreglement Organiseren van bijscholing, vorming voor het op peil houden van het benodigde kennisniveau Verruimende bepaling : op vraag van de direct leidinggevende verricht de werknemer ondersteunende taken van de eigen dienst of van andere diensten Functieprofiel De definities en niveaus van de technische en gedragscompetenties worden ter beschikking gesteld in de competentiegids. Een hogere gradatie impliceert steeds dat de lager gelegen gradatie ook is verworven. Technische Competenties Niveau Cluster Competentie PC-Vaardigheden Databanken (access) Presentaties PIM (personal information manager outlook) Elementair Voldoende grondig CC Consult pagina 5 van 6

6 Rekenbladen (excel) Software eigen aan de functie Tekstverwerking Werking en werkmiddelen Procedures en procesbeheer Projectmatig werken Werking van de organisatie Werkmiddelen Wetgeving Wetgeving en regelgeving m.b.t. de functie Wetgeving en regelgeving m.b.t. de organisatie Management en beleid Communicatiemanagement Gedragscompetenties Niveau Cluster Competentie Beheersmatige Plannen en organiseren vaardigheden Informatieverwerkend Flexibiliteit gedrag Organisatieverbondenheid Persoonsgebonden Integriteit gedrag Interactief gedrag Assertiviteit Mondelinge communicatie Relatienetwerking (sociale vlotheid) Teamwerk en samenwerken Probleemoplossend Initiatief gedrag Klantgerichtheid Creativiteit Elementair Voldoende grondig CC Consult pagina 6 van 6