PROCEDURE OVR_P01 DE VOORBEREIDENDE VERGADERING

Transcriptie

1 PROCEDURE OVR_P01 DE VOORBEREIDENDE VERGADERING Versie 01/02/2017 INHOUD 1. Doel 2 2. Tijdslijn 2 3. Toepassingsgebied 2 4. Aanverwante wetgeving en documenten 3 5. Verantwoordelijkheden 3 6. Werkwijze Voorbereiding van de voorbereidende vergadering Het verloop van de voorbereidende vergadering 4 7. Versiebeheer 4 8. Bijlage: voorbeeld-stappenplan 5

2 1. DOEL Ingeval gewenst kan de initiatiefnemer de procedure tot de opmaak van een omgevingsveiligheidsrapport opstarten met een overleg over het voorgenomen project. Dit overleg wordt de voorbereidende vergadering genoemd. Doel van dit overleg is de verschillende betrokken partijen op de hoogte te brengen van het project en de ermee verbonden externe veiligheidsaspecten. Verder zullen ook de verschillende stappen in de procedure tot de opmaak van het omgevingsveiligheidsrapport aan bod komen tijdens het overleg. Deze procedure beschrijft de voorbereiding en het verloop van de voorbereidende vergadering. 2. TIJDSLIJN Aangezien de opmaak van een omgevingsveiligheidsrapport, afhankelijk van het project en het gekozen traject, enkele maanden tot (meer dan) een jaar in beslag neemt, is het aan te raden dat de initiatiefnemer tijdig contact opneemt met een erkend deskundige en de over het voornemen om een OVRprocedure op te starten. De voorbereidende vergadering versus de projectvergadering Conform art. 8 van het decreet Omgevingsvergunning kan de initiatiefnemer voorafgaand aan de vergunningsaanvraag de bevoegde overheid verzoeken om een projectvergadering te organiseren. Ingeval de initiatiefnemer de voorbereidende vergadering wenst te combineren met de projectvergadering over de omgevingsvergunningsaanvraag, stelt hij de bevoegde overheid die instaat voor de organisatie van de projectvergadering hiervan op de hoogte. In dat geval dient immers bij de voorbereiding en het verloop van het overleg rekening te worden gehouden met deze procedure. In voorkomend geval kan dit overleg samenvallen met de projectvergadering over de omgevingsvergunningsaanvraag (cfr. art. 8 van het decreet omgevingsvergunning). 3. TOEPASSINGSGEBIED Deze procedure is van toepassing op alle OVR-procedures. 1/02/2017 OVR_P01 pagina 2 van 5

3 4. AANVERWANTE WETGEVING EN DOCUMENTEN Decreet Omgevingsvergunning, art. 8 over de projectvergadering Procedure OVR_P02 - de aanmelding Lijst van erkende VR-deskundigen, raadpleegbaar via de website van de afdeling Milieuvergunningen (LNE) 5. VERANTWOORDELIJKHEDEN Organisatie van de voorbereidende vergadering Dienst VR Deskundige Overleg over stappenplan x x x x x 6. WERKWIJZE 6.1 VOORBEREIDING VAN DE VOORBEREIDENDE VERGADERING Wanneer de initiatiefnemer een OVR-procedure dient/wenst op te starten, neemt hij eerst contact op met een erkend deskundige naar keuze die hem zal bijstaan bij de opmaak van een OVR. Vervolgens neemt de initiatiefnemer contact op met de en meldt zijn voornemen om een OVRprocedure op te starten. In overleg met de dossierbehandelaar van de wordt een datum voor de voorbereidende vergadering vastgelegd. Ingeval de initiatiefnemer noch de dossierbehandelaar van de vragende partij zijn voor het organiseren van een voorbereidende vergadering zal de initiatiefnemer aan de te betrekken partijen (zie onder) zijn voornemen voor de opstart van een OVR-procedure melden en navragen of het niet aangewezen is toch een voorbereidende vergadering te organiseren. De voorbereidende vergadering wordt georganiseerd door de initiatiefnemer en vindt bij voorkeur plaats op de site waarover het omgevingsveiligheidsrapport handelt. Volgende partijen worden uitgenodigd: de buitendienst van de afdeling Milieuvergunning (LNE) de vergunningverlenende overheid de omgevingsambtenaar van de gemeente het bevoegde brandweerkorps voor de bedrijven gelegen in de Haven van Antwerpen, het Gemeentelijk Havenbedrijf Antwerpen 1/02/2017 OVR_P01 pagina 3 van 5

4 Voorbereidende documenten Minstens 5 werkdagen vóór de voorbereidende vergadering wordt door de initiatiefnemer/deskundige aan de verschillende partijen - ter voorbereiding van het overleg - een ontwerpversie van de aanmelding (zie OVR_P02) doorgestuurd. 6.2 HET VERLOOP VAN DE VOORBEREIDENDE VERGADERING Tijdens de voorbereidende vergadering komen typisch volgende agendapunten aan bod: de initiatiefnemer geeft een korte voorstelling van het bedrijf (organisatie, geschiedenis, procedés, gevaarlijke stoffen, installaties, plattegrond, ) en van het project; de ontwerpversie van de aanmelding (zie OVR_P02) wordt besproken; hierbij worden onder meer afspraken gemaakt over o de scope van het project en het OVR o de inhoudelijke aanpak van het OVR o in voorkomend geval de vraag naar confidentialiteit van bepaalde gegevens o het gekozen traject, voorafgaand aan de eigenlijke vergunningsaanvraag het verdere verloop (timing) van de verschillende stappen in de OVR-procedure, bijvoorbeeld aan de hand van het stappenplan in bijlage aan deze procedure De vergadering wordt typisch afgesloten met een rondgang op de site. De gemaakte afspraken en het stappenplan worden na het overleg door de dossierbehandelaar van de per bevestigd. 7. VERSIEBEHEER Datum Versie Beschrijving wijziging 03/03/ Initiële werkversie 01/04/ Aangepaste versie 01/02/ Aanpassingen n.a.v. invoeren van omgevingsvergunning 1/02/2017 OVR_P01 pagina 4 van 5

5 8. BIJLAGE: VOORBEELD-STAPPENPLAN Stap Actie Wie neemt initiatief? Streefdatum Reële datum 0 Voorbereidende vergadering 1 Indienen van de aanmelding 2 Beslissing over de aanmelding 3 Indienen van de 1 ste 4 Onderzoek van de 1 ste, in overleg met de /VR-deskundige Binnen de 20/30/40 dagen na ontvangst - zie OVR_P02 5 Evaluatievergadering / initiatiefnemer / VRdeskundige 6 Indienen van de 2 de 7 Onderzoek van de 2 de werkversie van OVR 8 Vraag naar voorlopige goedkeuring van het OVR 9 Beslissing over voorlopige goedkeuring 10 Indienen van vergunningsaanvraag /VR-deskundige Dienst VR Binnen de 30 dagen na ontvangst van de vraag - zie OVR_P03 11 Beslissing over OVR Binnen de 60 dagen na volledig verklaring van vergunningsaanvraag - zie OVR_P04 Opmerking: De engageert zich om de afgesproken termijnen na te leven, met dien verstande dat dit door alle betrokken partijen gebeurt. Zodra een termijn overschreed wordt, vervalt het stappenplan. Indien er omstandigheden zijn die maken dat de overeengekomen streeftermijn uit het stappenplan niet kan nageleefd worden, zal de partij (in concreto de initiatiefnemer, de deskundige of de ) die de oorzaak van de vertraging is, tijdig contact opnemen met de andere partijen om een aangepast stappenplan af te spreken. 1/02/2017 OVR_P01 pagina 5 van 5