equse Indicate: het Dashboard voor kwaliteit

Transcriptie

1 Snelstartgids Met het online kwaliteitssysteem equse Indicate houdt u grip op uw organisatie en waarborgt u op eenvoudige wijze de kwaliteit van uw producten en diensten.

2 Opbouw Het scherm bestaat uit een aantal hoofdonderdelen. Elk onderdeel heeft een specifieke functie. Het samenspel tussen deze hoofdonderdelen is de basis voor de bediening van het systeem. Q-knop De Q-knop is het centrale punt binnen het kwaliteitssysteem. Via de Q-knop navigeert u eenvoudig tussen de verschillende modules die het systeem te bieden heeft. Tabs Een aantal modules bestaat uit meerdere onderdelen, submodules genaamd. Via de tabs navigeert u tussen de aanwezige submodules. Werkbalk Alle mogelijke acties binnen een scherm worden in de werkbalk gepresenteerd. Afhankelijk van het scherm en de gemaakte selecties zijn de verschillende acties wel of niet beschikbaar. De balk blijft altijd bovenin het scherm zichtbaar tijdens het scrollen. Uitlegvenster Het uitlegvenster biedt extra informatie over de geopende pagina. Bijvoorbeeld toelichtingen, legenda s, instructievideo s en meer. Het uitlegvenster kan op elk moment verborgen worden door op de pijltjes te klikken. Pagina/formulier Op de pagina maakt u de selecties in lijsten, vult u gegevens in via formulieren of bekijkt u verschillende soorten informatie. equse Indicate: het Dashboard voor kwaliteit equse Indicate is het centrale punt waar alle kwaliteitszaken van uw organisatie samenkomen. Via het Dashboard heeft u alle informatie en bepalende parameters bij elkaar in één compleet overzicht. U volgt op intuïtieve wijze steeds de stappen van de Deming cirkel waarmee u verbeteringen realiseert en kwaliteit borgt.

3 Modules openen 1. Klik op de grote Q linksboven in het scherm 2. Klik op de gewenste module in het overzicht 3. Klik eventueel op een tab om een submodule te openen Onder de Q-knop bevinden zich nog twee kleine knoppen: een snelkoppeling naar het Dashboard en een snelkoppeling naar de Handleiding. Toevoegen, wijzigen en verwijderen Veel modules zijn verzamelingen van items die u kunt toevoegen, wijzigen en verwijderen. Om een item toe te voegen gebruikt u de knop Toevoegen. Het betreffende formulier wordt geopend. Na het invullen kiest u Opslaan om het ingevoerde item te bewaren. Om een item te verwijderen of te wijzigen moet u het eerst selecteren in de lijst. Selecteer een item door een vinkje aan te vinken. De knoppen Wijzigen en Verwijderen worden nu beschikbaar in de balk. U kunt eventueel meerdere items tegelijk verwijderen door meerdere items te selecteren. De knop Verwijderen geeft met een cijfer aan hoeveel items u geselecteerd heeft. Selecties In de verschillende overzichten heeft u de mogelijkheid om via vinkjes items te selecteren. Afhankelijk van de gemaakte selectie past de werkbalk zich aan en worden acties beschikbaar of juist niet beschikbaar. Tip: Gebruik de knop Selecties in de werkbalk om snelle selecties te maken of op te heffen. Plan Voer verbeteringen door. Waarborg verbeteringen in aangepaste processen en procedures. Informeer de organisatie via Interne Berichten met leesbevestiging. Do Registreer afwijkingen zoals klachten en incidenten. Registreer Prestatie Indicatoren. Check Analyseer afwijkingen. Controleer Prestatie Indicatoren. Voer interne audits uit. Act Voer verbeteringen door. Borg verbeteringen in aangepaste processen en procedures. Informeer de organisatie via Interne Berichten met leesbevestiging.

4 Dashboard Na het inloggen start u altijd op het dashboard. U treft hier actuele aandachtspunten, veel gebruikte informatie en handige functionaliteiten in één compact overzicht. Berichten en Notificaties Berichten en Notificaties geeft een overzicht van alle actuele aandachtspunten in het systeem. Klik op één van de berichten om deze te lezen en eventueel direct actie te ondernemen. Daar waar u iets moet vastleggen, aanpassen of registreren wordt u direct doorverwezen naar het betreffende scherm of formulier. Persoonlijke startpagina Het persoonlijke startmenu bestaat uit meerdere kleine schermpjes, zogeheten widgets. U kiest zelf welke er getoond worden. Widgets zijn bedoeld om de meest gebruikte onderdelen van het systeem direct beschikbaar te maken. Er zijn een aantal varianten: Snelkoppelingen. Klikbare indexen van gegevensbronnen zoals het handboek, de processen of documenten. Snelle analyse. Bijvoorbeeld het verloop van prestatie indicatoren of klachtenregistraties. Invoer. Een snelle toegang voor het invoeren van specifieke items. Let op: Sommige berichten vereisen een leesbevestiging. Wanneer er een leesbevestiging velangd wordt verschijnt dit verzoek in een blauwe mededeling bovenaan het bericht. In de werkbalk kunt u via de knop Bevestig aangeven dat u het bericht heeft gelezen.

5 Kalender De Kalender is het centrale punt waar u overzichtelijk grip houdt op alle onderdelen die op specifieke momenten aandacht behoeven. Door middel van verschillende intuïtieve overzichten heeft u zicht op de voortgang en kunnen zaken direct worden afgehandeld. Algemeen De Kalender is een centraal onderdeel binnen het gehele systeem. Alle items die u in de verschillende modules heeft gepland, worden in de Kalender overzichtelijk weergegeven. De kalenderitems zijn op verschillende manieren te bekijken: Kalender. Een weergave per dag, week of maand. Lijst: Een chronologische lijst van alle actiepunten in de geselecteerde periode. Tabel: Een totaaloverzicht van alle kalenderitems per maand gesorteerd op module. Door middel van gekleurde bollen wordt de status van elk item weergegeven. Klik in één van de overzichten op een item om het te bekijken of direct af te handelen. Tip: Gebruik de kleine kalendericoontjes om snel naar een vorige of volgende periode te springen. Via het middelste icoontje kunt u direct een periode selecteren. Plannen In verschillende modules kunt u items plannen. In het betreffende formulier staat dan een planningsblokje, herkenbaar door middel van het kalendericoon. 1. Kies het patroon (maandelijks, wekelijks, dagelijks). 2. Kies het jaar. 3. Selecteer momenten of voeg dagen toe. Tip: Selecteer Herinnering wanneer het item in de toekomst doorgepland dient te worden. Zodra het laatste item is geweest, zal het systeem een melding geven totdat er nieuwe momenten zijn gepland of het vinkje is uitgezet. Een gepland item afhandelen 1. Klik in een van de overzichten op het item dat u wilt afhandelen. 2. Vul het betreffende formulier in. 3. Klik in de werkbalk op Opslaan. 4. Klik in de werkbalk op Terug om terug te keren naar het kalenderoverzicht.

6 Bestanden Alle bestanden die zich in het systeem bevinden worden beheerd in de module Bestanden. U kunt zelf een mappenstructuur aanmaken en uw bestanden op uw eigen manier ordenen zoals u gewend bent op uw computer. Een bestand toevoegen 1. Open Bestanden. 2. Navigeer naar de gewenste locatie in de mappen. De locatie kan tijdens het toevoegen nog worden gewijzigd via Map. 3. Klik op Toevoegen. 4. Voer alle gegevens in. 5. Klik op Opslaan. Waar is mijn bestand gekoppeld? 1. Open Bestanden. 2. Navigeer naar de map waar het bestand staat. 3. Klik op het bestand. 4. Eventuele koppelingen staan onderaan onder Connecties. Tip: Vink Versiebeheer uit wanneer u een bestand toevoegt dat niet periodiek bijgewerkt hoeft te worden. Bijvoorbeeld bij notulen van een vergadering. Een nieuwe versie van een bestand maken 1. Open Bestanden. 2. Navigeer naar de map waar het bestand staat. 3. Klik op het bestand. 4. Klik op Versie toevoegen in de werkbalk. Tip: U kunt één of meerdere koppelingen van een document direct verwijderen. Selecteer de betreffende koppelingen en klik op de knop Verwijderen in de sectie Connectie(s) van de werkbalk. Berichten en Notificaties Door middel van interne berichten houdt u andere gebruikers binnen uw systeem op de hoogte van belangrijke aandachtspunten. U kunt leesbevestigingen inzetten om de informatieoverdracht aantoonbaar te borgen. Een intern bericht met leesbevestiging sturen 1. Ga naar Berichten en Notificaties. 2. Klik op de tab Interne berichten. 3. Kies Toevoegen in de werkbalk. 4. Selecteer de ontvanger(s). 5. Schrijf het bericht. 6. Kies Ja bij leesbevestiging. Oude berichten bekijken 1. Ga naar Berichten en Notificaties. 2. Kies Gearchiveerd in de werkbalk. 3. Zoek het bericht in de lijst. 4. Klik op het bericht om het lezen. 5. Kies Terug in de werkbalk om terug te keren naar het overzicht.

7 Processen In de module Processen treft u een overzichtelijke structuur van processen, procedures en werkstappen waaraan u onder andere bestanden, prestatie indicatoren en risico s kunt koppelen. Processen bekijken 1. Ga naar Processen. 2. Klik op een proces of procedure in de boom. 3. Klik eventueel op Structuur in de werkbalk om de boom te verbergen. 4. Klik weer op Structuur om de boom weer te tonen. 5. Via de knoppen Schema en Tekst in de werkbalk kan het schema op verschillende manieren worden weergegeven. Tip: U kunt in de schematische weergave de omschrijving van een stap bekijken door op Omschrijving te klikken in het laatste blok van de betreffende stap. Tip: Maak gebruik van labels bij bestanden. De overzichten van bestanden in het procesmodel worden geordend weergegeven per label. Document koppelen aan een stap 1. Ga naar Processen. 2. Navigeer via de boom naar de gewenste stap. 3. Selecteer de stap via het vinkje. 4. Kies Bestand(en) in de werkbalk. 5. Koppel de gewenste bestanden. Er kunnen bestanden worden geselecteerd en nieuwe worden toegevoegd. 6. Klik in de werkbalk op Opslaan. Let op: In Overzicht kunt u alleen bestanden koppelen aan Werkstappen. Het koppelen van bestanden aan Processen en Procedures kan in de submodule beheer.

8 Functies en Taken De verantwoordelijkheden voor de verschillende taken in de organisatie worden vastgelegd via Functies en Taken. Door functies toe te kennen aan medewerkers ontstaat een verdeling van taken per medewerker. Een functie aanmaken 1. Ga naar Functies en Taken. 2. Klik in de werkbalk op Toevoegen. 3. Vul het formulier in. 4. Klik in de werkbalk op Opslaan. Een taak aanmaken 1. Ga naar Functies en Taken. 2. Klik op de tab Taken. 3. Klik in de werkbalk op Toevoegen. 4. Vul het formulier in. 5. Klik in de werkbalk op Opslaan. Tip: Gebruik de omschrijvingen bij verantwoordelijkheden om de taak per verantwoordelijkheid verder te specificeren. Deze omschrijvingen komen via de toegekende functies in het takenoverzicht van de medewerkers. Let op: Het is bij een taak niet verplicht om functies op te geven bij de vier verantwoordelijkheden. Wanneer er bij geen van de verantwoordelijkheden een functie wordt opgegeven, zal deze taak niet verschijnen bij een medewerker. Medewerkers De mensen in de organisatie worden in de module Medewerkers vastgelegd. Door functies toe te kennen aan medewerkers wordt de link gelegd tussen verantwoordelijkheden en specifieke personen. Een medewerker aanmaken 1. Ga naar Medewerkers. 2. Klik in de werkbalk op Toevoegen. 3. Vul het formulier in. 4. Klik in de werkbalk op Opslaan. Let op: Na verfijning van taken bij medewerkers kan het voorkomen dat een verantwoordelijkheid voor een bepaalde taak niet gedekt is. Taken verfijnen 1. Ga naar Medewerkers. 2. Selecteer de gewenste medewerker. 3. Klik in de werkbalk op Verantwoordelijkheden verfijnen. 4. Pas de verantwoordelijkheden aan. 5. Klik in de werkbalk op Opslaan.

9 Permissies Wat een gebruiker kan zien en/of doen in het systeem wordt bepaald aan de hand van permissies. De permissies van een specifieke gebruiker is een combinatie van toegewezen rollen en direct ingestelde permissies. Een rol aanmaken 1. Ga naar Permissies. 2. Klik op de tab Rollen. 3. Klik op Toevoegen in de werkbalk. 4. Geef een naam op. 5. Kies eventueel de gebruikers waar deze rol op van toepassing is. 6. Klik in de werkbalk op Opslaan. Permissie instellen van een rol 1. Ga naar Permissies. 2. Klik op de tab Rollen. 3. Selecteer de gewenste rol in de lijst. 4. Klik in de werkbalk op Permissies instellen. 5. Vink Permissies aan of uit door middel van de vinkjes onder Instelling. 6. Klik in de werkbalk op Opslaan. Een gebruiker aanmaken 1. Ga naar Permissies. 2. Klik in de werkbalk op Toevoegen. 3. Vul het formulier in. 4. Klik in de werkbalk op Opslaan. Permissies instellen van een gebruiker 1. Ga naar Permissies. 2. Selecteer de gewenste gebruiker in de lijst. 3. Klik in de werkbalk op Permissie instellen. 4. Stel de permissies in door middel van de pull-down menu s onder Instelling. 5. Klik in de werkbalk op Opslaan. Let op: Aan een gebruiker van het systeem is altijd een medewerker gekoppeld. Is er geen medewerker beschikbaar, dan kunt u die aanmaken in de module Medewerkers. Tip: Onder Instelling heeft u voor elke permissie drie keuzes. Geen: De permissie wordt bepaald aan de hand van de toegewezen rol(len). Wanneer er geen rol is toegekend zal de permissie gedeactiveerd zijn. Permissie toewijzen: De gebruiker krijgt deze permissie ongeacht wat er in de rol(len) is bepaald. Permissie ontnemen: De gebruiker krijgt deze permissie NIET, ongeacht wat er in de rol(len) is bepaald.

10 Afwijkingen Klachten, fouten, incidenten en ook complimenten zijn afwijkingen die worden geregistreerd in de module Afwijkingen. Door alle afwijkingen in te delen in categorieën kunnen er gerichte analyses gedaan worden die mogelijk leiden tot gerichte verbeteringen. Een afwijking registreren 1. Ga naar Afwijkingen. 2. Klik in de werkbalk op Toevoegen. 3. Vul de velden in. 4. Klik in de werkbalk op Opslaan. Een afwijking indelen 1. Ga naar Afwijkingen. 2. Selecteer de in te delen afwijking in de lijst. 3. Klik in de werkbalk op Indelen. 4. Vul het formulier in. 5. Klik in de werkbalk op Opslaan. Tip: Gebruik de knop Filteren om alleen de nog in te delen afwijkingen weer te geven. Tip: U kunt de afwijking na het registreren ook meteen indelen door in de werkbalk op Opslaan en Indelen te klikken. Verbeteren In de module Verbeteren kunt u verbeterprojecten beschrijven, plannen, bijhouden en het resultaat vastleggen en borgen. Invoeren 1. Ga naar Verbeteren. 2. Kies Toevoegen in de werkbalk. 3. Vul het formulier in. 4. Kies Opslaan in de werkbalk. Resultaat vastleggen Een Verbetering is een project met een begin en een einddatum. Om een Verbetering af te ronden moet het resultaat worden bepaald. Zolang er geen resultaat is opgegeven, zal het systeem meldingen geven wanneer de verbetering in gang is of de einddatum is verstreken. 1. Ga naar Verbeteren. 2. Selecteer de verbetering in de lijst. 3. Kies Wijzigen in de werkbalk. 4. Bij Resultaatgegevens in het formulier kunt u aangeven wat het resultaat was. 5. Kies Opslaan in de werkbalk. Tip: Gebruik de knop Filteren in de werkbalk voor een beperkt overzicht van een specifieke status.

11 PI s Periodiek meten van strategische onderdelen binnen de werkprocessen gebeurt door middel van indicatoren. U beschrijft wat u wilt meten, op welke momenten dit moet gebeuren en wat de normwaarden dienen te zijn. Een PI aanmaken 1. Ga naar PI s. 2. Klik op Toevoegen. 3. Voer alle gegevens in. 4. Klik op Opslaan. Resultaten bekijken 1. Ga naar PI s. 2. Klik op de titel van een indicator waarvan u het resultaat wilt bekijken. 3. Onder het kopje Registraties vind u een grafiek en een overzicht van de ingevoerde registraties. Direct registreren op PI Er kan op twee manieren worden geregistreerd op een PI: via de geplande items in de kalender of direct via de module PI s. 1. Ga naar PI s. 2. Selecteer de PI waarop u wilt registreren. 3. Klik op Registreren in de werkbalk. 4. Voer alle gegevens in. 5. Klik op Opslaan in de werkbalk. Tip: Wanneer er bij een registratie niet wordt voldaan aan een kwantitatieve normwaarde krijgt u een melding en verschijnen er handige snelkoppelingen naar Verbeteren en Afwijkingen in het Uitlegvenster. Handboek Zaken als beleidsverklaringen, uw visie op kwaliteit, jaarplannen en dergelijke kunt u kwijt in de module Handboek. Door middel van eenhoofdstukken- en paragrafenstructuur creëert u eenvoudig een overzichtelijk handboek. Handboekitems bekijken 1. Ga naar Handboek. 2. Klik op een hoofdstuk of paragraaf in de boom. 3. Klik eventueel op Hoofdstukken in de werkbalk om de boom te verbergen. 4. Klik weer op Hoofdstukken om de boom weer te tonen. Handboekitem toevoegen 1. Ga naar Handboek. 2. Klik op de tab Beheer. 3. Selecteer het hoofdstuk/paragraaf waaronder het item komt. 4. Klik in de werkbalk op Toevoegen. 5. Vul het formulier in. 6. Klik in de werkbalk op Opslaan.

12 Het online kwaliteitssysteem waar u een slag mee maakt Kwaliteit is cruciaal voor iedere onderneming. Het voeren van een gezonde bedrijfsvoering, die zowel nu als in de toekomst is gestoeld op meerwaarde en kwaliteit, is vergelijkbaar met het uitoefenen van topsport. Het maken van de juiste slag komt neer op gericht organiseren, aanbrengen van structuur en het werken met de juiste hulpmiddelen. Met het online kwaliteitssysteem equse Indicate houdt u grip op uw organisatie en waarborgt u op eenvoudige en over- zichtelijke wijze de kwaliteit van uw producten en diensten. Verbeterprocessen worden simpelweg een natuurlijk onderdeel van de dagelijkse gang van zaken. Uw gehele organisatie beschikt voortaan over een flexibele, gedegen en bewezen ondersteunende tool om efficiënt en vol vertrouwen de toekomst tegemoet te gaan. Bovendien is het behalen van de juiste certificeringen met equse Indicate slechts een formaliteit! Kortom: equse Indicate het online kwaliteitssysteem waar u een slag mee maakt! Voor meer informatie kunt u onze website bezoeken of een mail sturen naar welkom@equse.nl. Direct contact kan natuurlijk ook, telefoonnummer Schiehavenkade EZ Rotterdam T +31 (0) F +31 (0) E welkom@equse.nl