Leidraad afzonderlijk indienen van documenten via EPO Online Filing

Transcriptie

1 Leidraad afzonderlijk indienen van documenten via EPO Online Filing In dit document wordt aan de hand van schermprintjes vanuit EPO Online Filing het afzonderlijk indienen van documenten uitgelegd. In hoofdstuk 1 wordt de procedure voor het afzonderlijk indienen van documenten ten behoeve van een Europees octrooi beschreven en in hoofdstuk 2 wordt de procedure voor het afzonderlijk indienen van documenten ten behoeve van een Nederlandse octrooiaanvraag beschreven. Voor vragen en/of opmerkingen over de inhoud van deze leidraad kunt u contact opnemen met de redactie via mylenka.schneiders@rvo.nl. Inhoudsopgave: 1. Afzonderlijk indienen documenten EPNL A. Het afzonderlijk indienen van documenten (de vertaling, de gewijzigde vertaling of de verbeterde vertaling) ten behoeve van een EPNL-octrooi (via het formulier EPNLPOST) 2. Afzonderlijk indienen documenten NL A. Het afzonderlijk indienen van documenten ten behoeve van een NL octrooiaanvraag (via het formulier NLAANVRAAG) B. Het afzonderlijk indienen van (gewijzigde of aanvullende) documenten ten behoeve van een NL-octrooi (via het formulier NLPOST) Eerst dient u op gebruikelijke wijze, met uw Smart Card, in te loggen in EPO Online Filing. Hierna komt u automatisch in de File Manager, hier maakt u een keuze uit één van de formulieren*: - EPNL(POST) - NL (AANVRAAG) - NL (POST) *Er zijn meer formulieren beschikbaar, deze leidraad gaat enkel over de genoemde formulieren. De beschikbare formulieren: 1

2 1. Afzonderlijk indienen documenten EPNL U kiest voor het formulier EPNLPOST (zie schermprint op de vorige pagina). Wanneer u EPNL-documenten wilt indienen zijn er drie keuzemogelijkheden: - De (reguliere B1) vertaling (met begeleidende brief EBVERT) - Gewijzigde vertaling (met begeleidende brief EBGVERT) - Verbeterde vertaling (met begeleidende brief EBVVERT) Bij iedere keuzemogelijkheid hoort een aparte begeleidende brief. A. Het afzonderlijk indienen van documenten (de vertaling, de gewijzigde vertaling of de verbeterde vertaling) ten behoeve van een EPNL vertaling (via het formulier EPNLPOST) Met de begeleidende brief kunt u aangeven of u een (reguliere B1) vertaling of een gewijzigde of verbeterde vertaling gaat indienen. Dit doet u door op het blauwe plusteken te klikken, kies: Stukken inzake vertaling. Nu kunt u een begeleidende brief selecteren. Afhankelijk van uw indiening, maakt u een keuze voor de juiste brief (zie onderstaande schermen a, b en c). a. De vertaling (met begeleidende brief EBVERT) b. Gewijzigde vertaling (met begeleidende brief EBGVERT) 2

3 c. Verbeterde vertaling (met begeleidende brief EBVVERT) Nu u de juiste begeleidende brief heeft gekozen, kunt u verder gaan met het toevoegen van documenten. Het is uitdrukkelijk niet de bedoeling om alle documenten in te dienen in één document, het zgn. gecombineerde stuk Vertaling genaamd (zie schermprint). De systemen zijn zo opgebouwd dat alle documenten (beschrijving, conclusies en tekeningen) afzonderlijk moeten worden ingediend. Achteraf aanpassen (wat nodig is voor verdere verwerking) is bijzonder tijdrovend en niet de bedoeling. In dit voorbeeld is er gekozen voor het indienen van een vertaling (B1). Voor het indienen van gewijzigde of verbeterde stukken geldt (bijna) dezelfde procedure. Met de begeleidende brief geeft u aan of het om een reguliere (B1) of een gewijzigde of verbeterde vertaling gaat. Het indienen van afzonderlijke documenten Om documenten toe te voegen gaat u naar de documenten sectie in uw Online Filing aanvraag. Voeg nu ieder document afzonderlijk toe (u kunt één of meerdere opties kiezen): - Beschrijving - Conclusies - Tekeningen Dit kunt u doen aan de hand van onderstaande beschrijving. 3

4 Indienen van de afzonderlijke beschrijving: Door te klikken op het blauwe plusteken in uw aanvraag, kunt u een keuze kunt maken voor Soort document. Bij het indienen van documenten ten behoeve van een EPNL-octrooi kiest u voor: Stukken inzake vertaling. Zoek nu de beschrijving op in uw eigen documenten. Kies als soort document: Afzonderlijke beschrijving. Het systeem maakt van de naam van het gekozen bestand EVBESCHR.* *Normaal gesproken zou het systeem de bestandsnaam EBESCHR moeten aanmaken in plaats van de naam EVBESCHR. Dit moet nog worden aangepast in het BPP systeem en heeft geen consequenties voor de door u ingediende documenten. Indienen van de afzonderlijke conclusies: Door te klikken op het blauwe plusteken in uw aanvraag, kunt u een keuze kunt maken voor Soort document. Bij het indienen van documenten ten behoeve van een EPNL-octrooi kiest u voor: Stukken inzake vertaling. 4

5 Zoek nu de conclusies op in uw eigen documenten. Kies als soort document: Afzonderlijke conclusies. Het systeem maakt van de naam van het gekozen bestand ECONCL. Indienen van de afzonderlijke tekeningen: Door te klikken op het blauwe plusteken in uw aanvraag, kunt u een keuze kunt maken voor Soort document. Bij het indienen van documenten ten behoeve van een EPNL-octrooi kiest u voor: Stukken inzake vertaling. Zoek nu de tekeningen op in uw eigen documenten. Kies als soort document: Afzonderlijke tekening(en). Het systeem maakt van de naam van het gekozen bestand ETEK. 5

6 Totaaloverzicht van toegevoegde documenten Nadat u de documenten heeft toegevoegd, kunt u er nog voor kiezen om een annotatie toe te voegen bij uw indiening. Annotatie EINDE PROCEDURE NB: Na uw elektronische indiening krijgt u een overzicht van de door u ingediende documenten te zien (zie de schermprint op de volgende pagina). Dit kunt u uitprinten voor uw eigen administratie. 6

7 *NB: U kunt de zin Ongetekende verklaart dat het Europese octrooi in het Engels is verleend negeren. Deze zin wordt automatisch gegenereerd door het systeem. De verlening van een Europees octrooi kan uiteraard ook in het Frans of Duits zijn geweest. Intern zal worden bekeken of deze zin kan worden aangepast. 7

8 2. Afzonderlijk indienen documenten NL Voor het indienen van een octrooiaanvraag in de procedure (NLAANVRAAG) zijn er geen begeleidende brieven. U kiest enkel de documenten die u afzonderlijk wilt indienen. A. Het afzonderlijk indienen van documenten ten behoeve van een NL octrooiaanvraag (via het formulier NLAANVRAAG) U kiest voor het formulier NLAANVRAAG. Het is uitdrukkelijk niet de bedoeling om alle documenten in te dienen in één document, gecombineerd stuk genaamd. (SPECNL, zie schermprint). De systemen zijn zo opgebouwd dat alle documenten (beschrijving, conclusies, tekeningen en uittreksel) afzonderlijk moeten worden ingediend. Achteraf aanpassen (wat nodig is voor verdere verwerking) is bijzonder tijdrovend en niet de bedoeling. 8

9 Het indienen van afzonderlijke documenten Ga naar de documenten sectie van uw Online Filing aanvraag. Voeg nu ieder document afzonderlijk toe (u kunt één of meerdere opties kiezen): - Beschrijving - Conclusies - Tekeningen - Uittreksel Dit kunt u doen aan de hand van onderstaande beschrijving. Indienen van de afzonderlijke beschrijving: Door te klikken op het blauwe plusteken in uw aanvraag, kunt u een keuze kunt maken voor Soort document. Bij het indienen van documenten ten behoeve van een NL-octrooi kiest u voor: Afzonderlijke stukken. Zoek nu de beschrijving op om deze te uploaden. Vink Beschrijving aan. Het systeem maakt van de naam van het gekozen bestand BESCHR (Let op: de pagina nummers van het toegevoegde document wordt automatisch ingevuld). 9

10 Indienen van de afzonderlijke conclusies: Door te klikken op het blauwe plusteken in uw aanvraag, kunt u een keuze kunt maken voor Soort document. Bij het indienen van documenten ten behoeve van een NL-octrooi kiest u voor: Afzonderlijke stukken. Zoek nu de conclusies op om deze te uploaden. Vink Conclusies aan. Het systeem maakt van de naam van het gekozen bestand CONCL (Let op: het aantal pagina s van het toegevoegde document wordt automatisch ingevuld). Indienen van een uittreksel: Door te klikken op het blauwe plusteken in uw aanvraag, kunt u een keuze kunt maken voor Soort document. Bij het indienen van documenten ten behoeve van een NLoctrooi kiest u voor: Afzonderlijke stukken. 10

11 Zoek nu het uittreksel op om deze te uploaden. Vink Uittreksel aan. Het systeem maakt van de naam van het gekozen bestand UITTR (Let op: het aantal pagina s van het toegevoegde document wordt automatisch ingevuld). Indienen van afzonderlijke tekeningen: Als u klaar bent met het toevoegen van de documenten gaat u verder met de tekeningen. Klik op het blauwe plusteken aan de linkerzijde van het scherm. Kies als soort document Afzonderlijke stukken. 11

12 Zoek nu de tekeningen op om deze te uploaden. Vink Tekeningen aan. Het systeem maakt van de naam van het gekozen bestand TEK ( Let op: het aantal pagina s van het toegevoegde document wordt automatisch ingevuld). In het onderstaande scherm kunt u aan de linkerzijde zien hoe uw indiening er uit moet zien. Ieder document is afzonderlijk toegevoegd. 12

13 Totaaloverzicht van toegevoegde documenten Nadat u de documenten heeft toegevoegd, kunt u er nog voor kiezen om een annotatie toe te voegen bij uw indiening. EINDE PROCEDURE NB: Na uw elektronische indiening krijgt u een overzicht van de door u ingediende documenten te zien (zie onderstaand scherm). Dit kunt u uitprinten voor uw eigen administratie. 13

14 Bevestiging voor een aanvraag NL (documenten sectie)

15 B. Het afzonderlijk indienen van (gewijzigde of aanvullende) documenten ten behoeve van een NL octrooi (via het formulier NLPOST) U kiest voor het formulier NLPOST. Door middel van de begeleidende brief geeft u aan dat u gewijzigde stukken indient. In uw aanvraag kunt u door op het blauwe plusteken te klikken aangeven wat voor soort document u wilt indienen. Klik op het blauwe plusteken en kies voor Gewijzigde stukken en selecteer daarna de brief: Begeleidend schrijven gewijzigde stukken. Begeleidende brief selecteren Het indienen van afzonderlijke documenten Nadat de juiste brief is gekozen kunnen er door middel van het blauwe plusteken aan de linkerkant documenten worden toegevoegd (u kunt er ook voor kiezen om slechts één of enkele documenten in te dienen). 15

16 Voeg nu ieder document afzonderlijk toe (u kunt één of meerdere opties kiezen): - Gewijzigde beschrijving - Gewijzigde Conclusies - Gewijzigde Tekeningen. - Gewijzigde tekening bij uittreksel Dit kunt u doen aan de hand van onderstaande beschrijving. Indienen van de afzonderlijke gewijzigde beschrijving: Door te klikken op het blauwe plusteken in uw aanvraag, kunt u een keuze kunt maken voor Soort document. Kies voor Gewijzigde stukken. Zoek nu de beschrijving op in uw eigen documenten. Kies als soort document Gewijzigde beschrijving. Het systeem maakt van de naam van het gekozen bestand BESCHRGEW. Indienen van de afzonderlijke gewijzigde conclusies: Door te klikken op het blauwe plusteken in uw aanvraag, kunt u een keuze kunt maken voor Soort document. Kies voor Gewijzigde stukken. 16

17 Zoek nu de conclusies op in uw eigen documenten. Kies als soort document: Gewijzigde conclusies. Het systeem maakt van de naam van het gekozen bestand CONCLGEW. Indienen van de afzonderlijke gewijzigde tekeningen: Door te klikken op het blauwe plusteken in uw aanvraag, kunt u een keuze kunt maken voor Soort document. Kies voor Gewijzigde stukken. 17

18 Zoek nu de tekeningen op in uw eigen documenten. Kies als soort document: Gewijzigde tekening. Het systeem maakt van de naam van het gekozen bestand TEKGEW. Indienen van een afzonderlijk gewijzigde tekening bij een uittreksel: Door te klikken op het blauwe plusteken in uw aanvraag, kunt u een keuze kunt maken voor Soort document. Kies voor Gewijzigde stukken. Zoek nu het uittreksel op in uw eigen documenten. Kies als soort document Gewijzigde tekening bij uittreksel. Het systeem maakt van de naam van het gekozen bestand UITTEKGEW. 18

19 Indienen van een afzonderlijk gewijzigd uittreksel: Door te klikken op het blauwe plusteken in uw aanvraag, kunt u een keuze kunt maken voor Soort document. Kies voor Gewijzigde stukken. Zoek nu het uittreksel op in uw eigen documenten. Kies als soort document: Gewijzigd uittreksel. Het systeem maakt van de naam van het gekozen bestand UITTRGEW. In het scherm op de volgende pagina kunt u ( aan de linkerzijde) zien hoe uw indiening er uit moet zien, ieder document is afzonderlijk toegevoegd. 19

20 Totaaloverzicht van uw indiening U kunt onder het kopje Annotatie een annotatie toevoegen, wanneer gewenst. EINDE PROCEDURE NB: Na uw elektronische indiening krijgt u een overzicht van de door u ingediende documenten te zien (zie scherm op de volgende pagina). Dit kunt u uitprinten voor uw eigen administratie. 20

21 21