HANDLEIDING BEHEERDER

Transcriptie

1 HANDLEIDING BEHEERDER Versie 0.2 dd 31/8/11 Versie 0.3 dd. 11/4/2012 Versie 1.0 dd. 2/7/2012 Versie 1.1 dd. 24/8/2012 Versie 2.0 dd. 06/01/2013 Versie 3.0 dd 12/11/2015

2 1 AAN DE SLAG ALS BEHEERDER INLOGGEN ALS BEHEERDER LEERLINGEN TOEVOEGEN VOOR INFORMAT SCHOLEN VOOR NIET-INFORMAT SCHOLEN PERSONEEL TOEVOEGEN VOOR INFORMAT SCHOLEN VOOR NIET-INFORMAT SCHOLEN EEN GEBRUIKERSACCOUNT AANMAKEN SCHOOLGEGEVENS AANPASSEN VOOR INFORMATSCHOLEN VOOR NIET-INFORMATSCHOLEN KLASSEN TOEVOEGEN VOOR INFORMATSCHOLEN VOOR NIET-INFORMATSCHOLEN GEBRUIKERSBEHEER GEBRUIKERS GROEPEN, ROLLEN EN KLASSEN GROEPEN ROLLEN INSTELLINGEN TOEGANG TOT MODULES AGENDA - INSTELLEN LEERPLANNEN EN IKKLIK ZORGTYPES RAPPORTEN SCHOOLJAAROVERGANG INFORMAT SCHOLEN NIET-INFORMAT SCHOLEN HULP OP MAAT SUPPORTPAGINA MAILEN UPDATENIEUWS

3 1 Aan de slag als beheerder Wanneer u met iomniwize of ikklik als school aan de slag gaat moeten vooraf een aantal stappen doorlopen worden. U stuurt de opstartprocedure ingevuld terug en levert het excelbestand met de leerkrachten en eventueel leerlingen gegevens aan. Wanneer u als school Informat schooladministratiesoftware gebruikt dan hoeft u de leerling gegevens niet te exporteren. Gebruikt uw school echter een ander schooladministratiesysteem dan levert u ook een export van de leerling gegevens aan. Wij importeren alles éénmalig voor u. Wat het beheer betreft is er dus een verschil tussen Informat en niet-informat scholen. Voor Informat scholen is het eenvoudig, het secretariaat schrijft de leerlingen in, het secretariaat voegt de leerkrachten toe. De taak voor de beheerder is eerder beperkt. Voor niet Informat scholen zal het secretariaat de leerlingen en leerkrachten toevoegen in hun systeem (Wisa, Broekx, SOL, ) maar zal de beheerder dit ook voor alle nieuwe leerlingen en leerkrachten in iomniwize/ikklik beheer moeten doen. Iomniwize/ikklik is een online software systeem voor het schoolteam. Met dit systeem kan men : een agenda maken, lesvoorbereidingen maken en delen met collega s, rapporten maken op basis van toetsen met punten, letters, icoontjes of tekstuele feedback, zorgdossier bijhouden, LVS test resultaten ingeven, communiceren intern of met ouders, documenten binnen de school beheren. Voor Informatscholen komt daar ook het opvolgen en registeren van maaltijden, kosten en afwezigheden (Discimus) bij. Voor meer informatie over Informat schooladministratiesoftware verwijzen we graag door naar 3

4 2 Inloggen als beheerder De school ontvangt via mail een beheerderslogin. Hiermee kan alle beheerderswerk gedaan worden. Soms neemt een leerkracht de beheerderstaak op zich. We raden aan om uw leerkrachten login te gebruiken voor uw leerkrachtentaken, de beheerderslogin voor het beheerderswerk. Op die manier heeft u als leerkracht enkel uw eigen agenda, leerlingen, toetsen, ipv alle gegevens van de volledige school. Inloggen doe je via of 3 Leerlingen toevoegen 3.1 Voor Informat scholen U doet als beheerder niets, het secretariaat voegt de leerlingen toe via ileerlingen. Van zodra de leerling is ingeschreven komt die automatisch beschikbaar in iomniwize/ikklik. 3.2 Voor niet-informat scholen Via het menu klik je op beheer iomniwize 4

5 In de menubalk vind je verschillende tabbladen. Klik op leerlingen. Via dit scherm kunt u leerlingen toevoegen en wijzigen, leerlingen van klas wijzigen tijdens het schooljaar of een volledige klas importeren op basis van de export van uw secretariaat. Een leerling kan je toevoegen door op de actieknop te klikken. Vul de gegeven zo correct mogelijk in. Je kan ook de pasfoto per leerling toevoegen, dat is zeker handig wanneer je ook met de zorgdossiers aan de slag gaat. Voor Informatscholen heeft het secretariaat een tooltje beschikbaar om de cd met pasfoto s vlot te importeren voor een klas. De opmerking persoon wordt getoond in het leerlingdossier, vermeld hier dus belangrijke info zoals allergieën, leerstoornissen, familiale afspraken, Via het tabblad Inschrijven en uitschrijven volg je historiek van een leerlingen en kan je een leerling ook uitschrijven 5

6 Via tabblad communicatie vul je de contactgegevens aan. Wanneer de school met de communicatiemodule wil werken om vb brieven of rapporten te mailen aan ouders, dan zijn het de gegevens die hier ingevoerd worden die gebruikt worden. Zorg er voor dat het vinkje SC (schoolcommunicatie) staat aangevinkt wanneer een bepaald adres of telefoonnummer mag gebruikt worden ifv communicatie met ouders/voogd. Voor Informatscholen gaat dit ook allemaal via het secretariaat. 6

7 4 Personeel toevoegen 4.1 Voor Informat scholen U doet als beheerder niets, het secretariaat voegt het personeel toe via ipersoneel. Van zodra de collega is ingeschreven komt die beschikbaar in iomniwize/ikklik. Je kan de collega een account geven, dat leggen we in de volgende stap uit. 4.2 Voor niet-informat scholen Via beheer iomniwize tabblad leerkrachten en externen Doorloop ook hier de 3 tabbladen en schrijf de collega in. 7

8 U krijgt deze bevestiging : 8

9 5 Een gebruikersaccount aanmaken Voor zowel Informat als niet-informat scholen verloopt de procedure identiek. De gebruikers kan je beheren via menu gebruikersbeheer. Via het tabblad acties doorloop je het stappenplan 9

10 Selecteer de gebruiker en klik op volgende Bij kies account zal het systeem de keuze geven uit een aantal combinaties. Wanneer een leerkracht reeds een account heeft in een andere school van uw SG dan staat die naam in het groen en kiest u deze. Zo heeft de gebruiker meteen ook toegang tot de 2 scholen waar die werkt. Heeft de gebruiker reeds een account in een andere school van de SG? De persoonsgegevens die je gebruikt moeten identiek zijn aan de originele school. Vind je de login van de vorige school niet terug in het lijstje neem dan contact met de vorige school ivm de schrijfwijze van hun logins. Selecteer een passende groep vb leerkrachten lager, leekrachten kleuter, beleidsmedewerker, externe of directie. Geef daarna rechten op bepaalde klassen door de grijze vinkjes groen te maken (aanklikken) 10

11 Creëer een gebruikersmap voor de gebruiker zodat die zelf lesfiches kan opslaan. En voltooi het stappenplan U krijgt bevestiging met de gebruikersnaam en het wachtwoord. 11

12 6 Schoolgegevens aanpassen 6.1 Voor Informatscholen Het secretariaat past de schoolgegevens aan in ibasis. 6.2 Voor niet-informatscholen Via beheer iomniwize tabblad school kan u de schoolgegevens aanpassen. 12

13 7 Klassen toevoegen 7.1 Voor Informatscholen Het secretariaat past de klasgegevens aan in ibasis. 7.2 Voor niet-informatscholen Via beheer iomniwize tabblad klassen kan je de nieuwe klassen toevoegen. Opgelet; selecteer zeker het juiste leerjaar bij lager of kleuter. Wanneer het team met de agenda aan de slag gaat zullen de gegevens die hier geselecteerd worden bepalen welke leerplandoelen (deze zijn anders per klas) er zullen uitgefilterd worden. 13

14 8 Gebruikersbeheer 8.1 Gebruikers Via het tabblad gebruikers vind je alle gebruikers in je school of scholen. Sommige beheerders kunnen bovenaan rechts wisselen van school indien ze beheerder zijn van meerdere scholen. Alle gebruikers staan opgelijst. Wanneer je iemand zoekt kan je klikken op de letterbalk om snel een selectie te krijgen of een deel van de naam intypen. Bij elke gebruiker staat een identieke set van icoontjes. Status : wanneer de vink groen staat kan de gebruiker inlogen. Locked : staat aan wanneer de gebruiker meerdere malen het verkeerde wachtwoord heeft ingegeven, hiermee zal ook automatisch de status vink op grijs komen te staan. Dus niet meer actief door wachtwoord vergeten. Locked kan niet aangeklikt worden door de beheerder, enkel uitgeklikt. 14

15 groepen, rollen en klassen wijzigen verwijderen inloggen als deze gebruiker 8.2 Groepen, rollen en klassen Via dit icoontje kan je controleren tot welke groep of rol een medewerker behoort. Aanpassen van groepen en rollen wordt verder uitgelegd. Rechten geven of ontnemen op bepaalde klassen doe je via het tabblad klassen. In onderstaand voorbeeld heeft Tiny De Bock rechten om zowel gegevens te lezen als gegevens toe te voegen voor da klassen 1A, 2A en 3A. Wanneer een leerkracht een bepaalde klas wel/niet beschikbaar wil in de agenda of zorgdossier, dan vink je dat hier aan of uit. Via Vest kan je naar een andere vestiging. 15

16 8.3 Groepen Via de groepen breng je personeelsleden samen in een groep. Groepen maken het beheer makkelijker. Via een groep kan je bepalen welke menu onderdelen een bepaalde groep moet kunnen gebruiken. Met andere woorden via de groep kan je dus instellen tot welke menu onderdelen er toegang is voor alle leden van een bepaalde groep. Vb de groep leerkrachten kleuter gebruikt de rapport module niet, je kan dit dus als beheerder voor de volledige groep zo instellen. Wanneer je iemand lid wil maken van een bepaalde groep of de groep wil wijzigen dan vink je in de laatste kolom de groene vink uit. Wil je iemand toevoegen klik dan eerst op niet leden (zo zie je ook de niet-leden van een groep) en vink die aan. Voor Informat scholen die met ipersoneel werken : via de knop meer acties Synchroniseer met personeelsgroepen - maakt het systeem dezelfde groepen aan in iomniwize als in ipersoneel. Je moet deze knop niet gebruiken, indien je liever met beperkte groepen werkt binnen iomniwize. Maar indien gewenst is een snelle synchronisatie mogelijk. 16

17 8.4 Rollen Via de rol bepaal je snel welke toegang op de zorgdossiers mogelijk moet zijn. De meest eenvoudige manier is om de naam van de groep (toegang op menu onderdelen) en de naam van de rol (toegang op zorgdossiers) identiek en 1 op 1 te houden. Via de rol kan je dus als beheerder bepalen dat vb de leerkrachten van kleuter (met de rol kleuter) het zorgdossier kleuterdossier kunnen bekijken. Gouden regel : 1 groep is verbonden aan 1 rol. Je kan dit controleren via het icoontje tabblad groepen en rollen. In dit voorbeeld behoort Tinyl De Bock tot de rol leerkrachten lager en tot de groep leerkrachten lager. Eenvoudig en overzichtelijk. 17

18 9 Instellingen 9.1 Toegang tot modules Via toegang tot modules bepaal je als beheerder welke groep welke menu items kan gebruiken via het tabblad toegang tot modules Wanneer het team met de agenda wil werken, vink dan alles op groen KVS volgsysteem kleuters met extra zorg Alle onderdelen ifv leerlingdossier. Gebruik je ook rapport, vink dan zeker toetsen en rapporten aan zodat deze gegevens ook in het zorgdossier zichtbaar zijn. Gebruik je de LVS toetsen spelling, wiskunde, lezen vink dit dan zeker aan. 18

19 Gebruik je ook de rapporten, vink dan de passende onderdelen aan. Vink niet te veel, enkel wat door jouw team gebruikt wordt. Via extra modules kan je toegang geven op : Communicatie intern of met de ouders Documenten beschikbaar stellen ifv vb schoolwerkplan, verslagen vergaderingen, Enkel voor Informatscholen : de afwezigheden (Discimus) laten registreren door de leerkrachten. 9.2 Agenda - instellen leerplannen en ikklik Wanneer er niet veel info staat, klik dan op automatisch aanmaken van standaard waarden. Vul alle onderdelen aan, bepaal een defaultkoepel maw wat is het meest gebruikte leerplan Gebruikt je school ikklik zet dit dan zeker actief en geef als defaultkoepel het ontwikkelingsplan in. (dit is nodig om het zorgsysteem van ikklik actief te zetten meer info hierover in de handleiding zorg ikklik) Bij Koepels bepaal je welke andere leerplannen dan het default leerplan er nog mogelijk moeten kunnen geselecteerd worden. Hou dit dus zeker beperkt tot de leerplannen of doelenboeken van jouw koepel tenzij je voor de groep bijzondere leermeester levenschouwing het leerplan godsdienst wil actief zetten. Dit leerplan zit binnen de koepel vvkbao. 19

20 9.3 Zorgtypes Via dit tabblad bepaal je als beheerder welke zorgtypes (vb oudercontact, MDO, ) er binnen de school beschikbaar zijn per rol. Een zorgtype toevoegen : RMK op de hoofdmap en nieuw zorgtype toevoegen Rechten geven op een zorgtype : RMK op zorgtype en via rolrechten zorgtypes of zorgdossiers open of zicht zetten voor bepaalden groepen/rollen Via de handleiding zorg staat alle info ivm zorgdossiers schooleigen inrichten en schooleigen zorgformulieren ontwikkelen. 20

21 9.4 Rapporten Wordt uitvoerig besproken in de handleiding beheer rapporten. Zo kan je hier schooleigen iconensets uploaden. 10 Schooljaarovergang 10.1 Informat scholen Het secretariaat zet alle leerlingen over naar de nieuwe klassen. De beheerder in iomniwize moet niets doen Niet-Informat scholen Via beheer iomniwize initialiseer je het nieuwe schooljaar vanaf eind juni en kan je de leerlingen overzetten in de juiste klassen voor het volgende schooljaar. 21

22 11 Hulp op maat Er zijn verschillende kanalen om informatie te vinden of een vraag te stellen Supportpagina Via onze supportpagina helpdeks.plantyn.com vind je al onze digitale producten. Op de supportpagina s staan allerhande stappenplannen, video handleidingen, pdf handleidingen, artikels ivm vragen van klanten, 11.2 Mailen Stuur een mail via helpdesk@plantyn.com en stel je vraag. Vermeld steeds je gebruikerslogin en je naam Updatenieuws Op de startpagina vind je steeds het updatenieuws via de rubriek wat is nieuw. 22