HANDLEIDING BEHEERDER

Transcriptie

1 HANDLEIDING BEHEERDER Versie 0.3 dd. 11/4/2012 Versie 1.0 dd. 2/7/2012 Versie 1.1 dd. 24/8/2012 Versie 2.0 dd. 06/01/2013 Versie 3.0 dd 12/11/2015 Versie /03/2019

2 1 De opstartprocedure... ERROR! BOOKMARK NOT DEFINED. 2 INLOGGEN ALS BEHEERDER LEERLINGEN TOEVOEGEN VOOR INFORMAT SCHOLEN VOOR NIET-INFORMAT SCHOLEN PERSONEEL TOEVOEGEN VOOR INFORMAT SCHOLEN VOOR NIET-INFORMAT SCHOLEN EEN GEBRUIKERSACCOUNT AANMAKEN SCHOOLGEGEVENS AANPASSEN VOOR INFORMATSCHOLEN VOOR NIET-INFORMATSCHOLEN KLASSEN TOEVOEGEN VOOR INFORMATSCHOLEN VOOR NIET-INFORMATSCHOLEN Scoodle Play instellen 13 8 GEBRUIKERSBEHEER GEBRUIKERS GROEPEN, ROLLEN EN KLASSEN GROEPEN ROLLEN INSTELLINGEN TOEGANG TOT MODULES AGENDA - INSTELLEN LEERPLANNEN EN IKKLIK ZORGTYPES RAPPORTEN SCHOOLJAAROVERGANG INFORMAT SCHOLEN NIET-INFORMAT SCHOLEN HULP OP MAAT SUPPORTPAGINA MAILEN

3 1 De opstartprocedure Wanneer je met iomniwize of ikklik als school aan de slag gaat, moeten er vooraf een aantal stappen doorlopen worden. Je stuurt een mail naar met de aanvraag om op te starten voor je school. Vervolgens ontvang je een aantal documenten, afhangend of jullie met Informat werken of niet en stuur je die ingevuld terug naar de helpdesk met de gevraagde gegevens. Zorg ervoor dat de gegevens volledig zijn om de opstart efficiënt te laten verlopen. Wij importeren alles éénmalig voor jouw school. Vervolgens na de opstart, is het aan jou als beheerder om de gegevens van de school te beheren. Wat het beheer betreft is er dus een verschil tussen Informat en niet-informat scholen. Voor Informat scholen is het eenvoudig, het secretariaat schrijft de leerlingen in, het secretariaat voegt de leerkrachten toe. De taak voor de beheerder is eerder beperkt. Voor niet Informat scholen zal het secretariaat de leerlingen en leerkrachten toevoegen in hun systeem (Wisa, Broekx, SOL, ) maar zal de beheerder dit ook voor alle nieuwe leerlingen en leerkrachten in iomniwize/ikklik beheer moeten doen. Iomniwize/ikklik is een online software systeem voor het schoolteam. Met dit systeem kan men : Een agenda maken, Lesvoorbereidingen maken en delen met collega s, Scoodle Play gebruiken Rapporten maken op basis van toetsen met punten, letters, icoontjes of tekstuele feedback Zorgdossier bijhouden, Klasscreenings zoals bv. CITO LVS test resultaten ingeven, Communiceren intern of met ouders, Documenten binnen de school beheren. En nog veel meer Voor Informatscholen komt daar ook het opvolgen en registeren van maaltijden, kosten en afwezigheden (Discimus) bij. Voor meer informatie over Informat schooladministratiesoftware verwijzen we je graag door naar 3

4 2 Inloggen als beheerder Na de opstart, krijg je van de helpdesk de inlog voor de beheerder en de gebruikerslijst met de login van alle leerkrachten die toegang krijgen tot het programma. Ben je zowel beheerder als leerkracht op je school? Dan raden wij je aan om een aparte leerkrachtenaccount aan te maken waarin je de leerkrachtentaken in maakt en het Inloggen doe je via of 3 Leerlingen toevoegen 3.1 Voor Informat scholen Je doet als beheerder niets, het secretariaat voegt de leerlingen toe via ileerlingen. Van zodra de leerling is ingeschreven komt die automatisch terecht in het leerlingendossier. 3.2 Voor niet-informat scholen Via het menu klik je op beheer iomniwize 4

5 In de menubalk vind je verschillende tabbladen. Klik op leerlingen. Via dit scherm kan je leerlingen toevoegen en wijzigen, leerlingen van klas wijzigen tijdens het schooljaar of een volledige klas importeren op basis van een export via Excel. Een leerling kan je toevoegen door op de actieknop te klikken. Vul de gegeven zo correct mogelijk in. Je kan ook de pasfoto per leerling toevoegen, dat is zeker handig wanneer je ook met de zorgdossiers aan de slag gaat. Voor Informat scholen heeft het secretariaat een tool beschikbaar om de cd met pasfoto s vlot te importeren voor een klas. De opmerking persoon wordt getoond in het leerlingdossier, vermeld hier dus belangrijke info zoals allergieën, leerstoornissen, familiale afspraken, Via het tabblad Inschrijven en uitschrijven volg je historiek van een leerlingen en kan je een leerling ook uitschrijven 5

6 Via tabblad communicatie vul je de contactgegevens van de ouders aan, waaronder het mailadres, indien de school beslist om gebruik te maken van de communicatiemodule. klik vervolgens het vinkje SC (schoolcommunicatie) aan om mails naar dat mailadres te laten toekomen. Voor Informatscholen wordt deze informatie toegevoegd door het secretariaat. 6

7 4 Personeel toevoegen 4.1 Voor Informat scholen Eerst voegt het secretariaat de leerkracht toe via ipersoneel. Als jullie de communicatiegegevens willen gebruiken, is het belangrijk dat het secretariaat het mailadres van de leerkracht toevoegt om gebruik te kunnen maken van de communicatiemodule. SC (schoolcommunicatie) moet bij het mailadres aangevinkt worden. Verder, moet je als beheerder een gebruikersaccount aanmaken voor de ingeschreven leerkracht in iomniwize of Informat. Maar dit leggen wij je uit in de volgende hoofdstuk van deze handleiding. 4.2 Voor niet-informat scholen Via beheer iomniwize tabblad leerkrachten en externen Doorloop ook hier de 3 tabbladen en schrijf de collega in. 7

8 Om gebruik te maken van de communicatiemodule, moet je als beheerder het mailadres toevoegen van de leerkracht onder het tabblad communicatie en vervolgens het vinkje SC (schoolcommunicatie) aanvinken. Als de leerkracht het mailadres wenst te wijzigen, moeten daar ook de gegevens aangepast worden. 8

9 5 Een gebruikersaccount aanmaken Voor zowel Informat als niet-informat scholen verloopt de procedure identiek. De gebruikers kan je beheren via menu gebruikersbeheer. Via het tabblad acties doorloop je het stappenplan. 9

10 Selecteer de gebruiker en klik op volgende. Bij kies account zal het systeem de keuze geven uit een aantal combinaties. Kies het account die in het groen staat, zo zal deze persoon met 1 gebruikersaccount kunnen werken in verschillende scholen waarop hij of zij rechten heeft. Zorg er wel voor dat de persoonlijke gegevens identiek zijn ingevuld in ipersoneel of Beheer iomniwize. Moest er een melding komen dat het account al is toegekend aan een andere persoon, pas de gegevens aan of neem hiervoor contact op met de helpdesk. Selecteer de groep waar deze persoon aan gekoppeld moet worden en vink vervolgens de juiste klasrechten aan. 10

11 Creëer een gebruikersmap voor de gebruiker zodat die zelf lesfiches kan opslaan. En klik vervolgens op voltooien. U krijgt bevestiging met de gebruikersnaam en het wachtwoord. 11

12 6 Schoolgegevens aanpassen 6.1 Voor Informatscholen Het secretariaat past de schoolgegevens aan in ibasis. 6.2 Voor niet-informatscholen Via beheer iomniwize tabblad school kan je de schoolgegevens aanpassen. 12

13 7 Klassen toevoegen 7.1 Voor Informatscholen Het secretariaat past de klasgegevens aan in ibasis. Als je wilt werken met Scoodle Play in iomniwize, is het belangrijk om via ibasis klasnummers toe te kennen aan de leerlingen. Het systeem heeft eerst een dagverwerking nodig en vervolgens gaan de leerkrachten gebruik kunnen maken van Scoodle Play in iomniwize. 7.2 Voor niet-informatscholen Via beheer iomniwize tabblad klassen kan je de nieuwe klassen toevoegen. Selecteer het juiste leerjaar en koppel de juiste titularis aan je klas. Om gebruik te maken van Scoodle Play, moet je via het tabblad leerlingen, de leerlingen een klasnummer toekennen. Let op, het systeem heeft een dag verwerking nodig. De dag daarop zal Scoodle Play geactiveerd worden voor jouw school. 13

14 8 Gebruikersbeheer 8.1 Gebruikers Via het tabblad gebruikers vind je iedereen terug, die toegang heeft tot de school of instelling waarvoor er werd ingelogd. De gebruikers staan op alfabetische volgorde, maar je kan een gebruiker opzoeken door middel van de naam in te geven onder het veld roepnaam of te klikken op een letter in het alfabet. Bij elke gebruiker staat een identieke set van icoontjes. Hierbij een korte opsomming van de betekenissen hiervan: Status : geeft aan of een gebruikersaccount actief is. Indien niet, kan deze persoon niet inloggen. Locked : is een beveiliging op gebruikersaccount. Dit staat aangevinkt als deze persoon het wachtwoord meerdere 14

15 keren foutief heeft ingegeven. Deze functie kan niet aangeklikt worden, maar enkel uitgevinkt als beheerder. Om groepen en klasrechten in te stellen wijzigen van het wachtwoord of instellen van Administratorrechten. verwijderen van het account inloggen als deze gebruiker 8.2 Groepen, rollen en klassen Via dit icoontje kan je controleren tot welke groep of rol een medewerker behoort. Aanpassen van groepen en rollen wordt verder uitgelegd. Rechten geven of ontnemen op bepaalde klassen doe je via het tabblad klassen. Je geeft een leerkracht lees- en schrijfrechten. Je kan ook een leerkracht of externe enkel leesrechten geven tot een klas. Zo kan het leerlingendossier enkel bekeken worden. Via dit tabblad kan je ook klasrechten geven op meerder vestigingen binnen de school. 15

16 8.3 Groepen Via het tabblad groepen breng je personeelsleden samen in een groep. Groepen maken het beheer makkelijker. Je kan hierdoor bepalen welke instellingen deze groep gebruikt. Bv. Leerkrachten lager krijgen rechten op het rapport, maar de groep kleuters dan weer niet. Je kan iemand meteen in een groep onderbrengen bij het aanmaken van een account via gebruikersbeheer. Je kan ook iemand van groep wijzigen door de laatste box naast de grijze vinkje aan te vinken. De personen die niet in deze groep zitten zullen verschijnen en bijgevolg kan je ze lid maken van deze groep. Voor Informat scholen die met ipersoneel werken : via de knop meer acties Synchroniseer met personeelsgroepen - maakt het systeem dezelfde groepen aan in iomniwize als in ipersoneel. Je moet deze knop niet gebruiken, indien je liever met beperkte groepen werkt binnen iomniwize. Maar indien gewenst is een snelle synchronisatie mogelijk. 16

17 8.4 Rollen Via de rol bepaal je snel welke toegang op de zorgdossiers mogelijk moet zijn. De meest eenvoudige manier is om de naam van de groep (toegang op menu onderdelen) en de naam van de rol (toegang op zorgdossiers) identiek en 1 op 1 te houden. Via de rol kan je dus als beheerder bepalen dat vb de leerkrachten van kleuter (met de rol kleuter) het zorgdossier kleuterdossier kunnen bekijken. Gouden regel : 1 groep is verbonden aan 1 rol. Je kan dit controleren via het icoontje tabblad groepen en rollen. In dit voorbeeld behoort Tinyl De Bock tot de rol leerkrachten lager en tot de groep leerkrachten lager. Eenvoudig en overzichtelijk. 17

18 9 Instellingen 9.1 Toegang tot modules Via toegang tot modules bepaal je als beheerder welke groep welke menu items kan gebruiken via het tabblad toegang tot modules. Dit kan gaan over de klasagenda tot het leerlingendossier. Je schakelt deze instellingen in door te klikken op het vinkje. 18

19 Indien jullie gebruik willen maken van het rapportmodule, vink je de instellingen aan via het tabblad toegang tot rapporten. Daarnaast kan je ook nog eens kiezen om de communicatie en of documentatiemodule in te schakelen voor de leerkrachten. Indien jullie met Informat werken, kan je ook de module Afwezigheden open zetten voor de leerkrachten. 19

20 9.2 Agenda ikklik openzetten voor de school Om met thema s te kunnen werken, moet ikklik voor de leerkrachten kleuters opengezet worden. Klik eerst door naar instellingen. Vervolgens klik je op het tabblad agenda. Wanneer er niet veel info staat, klik dan op automatisch aanmaken van standaard waarden. 9.3 Zorgtypes Via dit tabblad bepaal je als beheerder welke zorgtypes (vb oudercontact, MDO, ) er binnen de school beschikbaar zijn per rol. Een zorgtype toevoegen : RMK op de hoofdmap en nieuw zorgtype toevoegen Rechten geven op een zorgtype : RMK op zorgtype en via rolrechten zorgtypes of zorgdossiers open of zicht zetten voor bepaalden groepen/rollen 20

21 Via de handleiding zorg staat alle info ivm zorgdossiers schooleigen inrichten en schooleigen zorgformulieren ontwikkelen. 21

22 9.4 Rapporten Een uitgebreide uitleg over het rapport kan je terugvinden in de handleiding beheer rapporten. Weet dat je hier via de instellingen als beheerder, een iconenset kan opladen. 22

23 10 Schooljaarovergang 10.1 Informat scholen Het secretariaat zet alle leerlingen over naar de nieuwe klassen. De beheerder in iomniwize moet niets doen Niet-Informat scholen Via beheer iomniwize initialiseer je het nieuwe schooljaar vanaf eind juni en kan je de leerlingen overzetten in de juiste klassen voor het volgende schooljaar. De uitgebreide stappenplan voor het schooljaarsovergang, vind je terug op onze supportpagina. 23

24 11 Hulp op maat Er zijn verschillende kanalen om informatie te vinden of een vraag te stellen Supportpagina Via onze supportpagina vind je al onze digitale producten. Op de supportpagina s staan allerhande stappenplannen, video handleidingen, pdf handleidingen, artikels ivm vragen van klanten, Indien je geen antwoord vind op jouw vraag via deze pagina, kan je rechtstreeks een mail sturen naar de helpdesk door te klikken op de knop aanvraag indienen Mailen Je kan ook altijd een mail sturen naar helpdesk@plantyn.com. Zorg ervoor dat je telkens het instellingsnummer van de school vermeldt en een uitgebreide uitleg over jouw probleem. 24