OMGEKEERD & EENVOUDIG, hoe schrijf je dat?

Transcriptie

1 WAT IS OMGEKEERD & EENVOUDIG? OMGEKEERD & EENVOUDIG, hoe schrijf je dat? Schrijfoverpeinzing Dinsdag 12 september Ewout Fehres Wat betekent helder, duidelijk, klantvriendelijk, begrijpelijk en lezergericht schrijven voor jullie teksten? UITGANGSPUNTEN 1. Teksten zijn technisch makkelijk te lezen en te begrijpen = eenvoudig HOEZO TECHNISCH EENVOUDIG! WAT IS OMGEKEERD & EENVOUDIG? Wat betekent helder, duidelijk, klantvriendelijk, begrijpelijk en lezergericht schrijven voor jullie teksten? Op grond van artikel 396, lid 7a van de verordening en met inachtneming van de uitsluitingsgronden is uw aanvraag in overweging genomen, met als resultaat dat u conform beschikking met ingang van in aanmerking blijkt te komen voor bekostiging van uw vervoer, waarbij een drempelbedrag wordt gerekend van 5 euro. Valkuil 1 Lange, juridisch dichtgetimmerde zin van 51 woorden Veel vaktaal UITGANGSPUNTEN 1. Teksten zijn technisch makkelijk te lezen en te begrijpen 2. Inhoud en structuur sluiten aan bij voorkennis lezers VALKUIL 2 WAT IS OMGEKEERD & EENVOUDIG? Is de betekenis van dit bord in 1 keer duidelijk? Ja X Nee Niet helemaal Wat betekent helder, duidelijk, klantvriendelijk, begrijpelijk en lezergericht schrijven voor jullie teksten? UITGANGSPUNTEN 1. Teksten zijn technisch makkelijk te lezen en te begrijpen 2. Inhoud en structuur sluiten aan bij voorkennis lezers 3. Belang, informatiebehoefte en vraag lezers staan steeds centraal = omgekeerd schrijven Valkuil Oeps, te veel informatie om snel te kunnen lezen én begrijpen 1

2 VALKUIL 3 Geachte mevrouw Van Workum, VALKUIL 3 U bent onder behandeling vanwege familiaire hypercholesterolemie. Met u werd onlangs vanwege uw zwangerschapswens gesproken over DNA -diagnostiek. Hierbij kan in het DNA-materiaal de afwijking die verantwoordelijk is voor het hoge cholesterol, de zogenaamde genmutatie, worden vastgesteld. Bij de DNA-analyse werd bij u geen afwijking aangetroffen. Dit betekent dat de diagnose familiaire hypercholesterolemie noch bevestigd noch uitgesloten is. Thans kunnen wij bij 80% van de patiënten met klinische familiaire hypercholesterolemie het DNA-effect ook daadwerkelijk aantonen. Echter de afwezigheid van een defect sluit niet uit dat er sprake is van een erfelijk hoog cholesterol. Deze bevinding heeft voor u dan ook geen consequentie voor eventuele behandeling met medicijnen. Hoogachtend, Valkuil 3 Uitgaan van te veel voorkennis Vaktaal Trechterstructuur ANTWOORD Beste Annet, ik heb goed nieuws voor je: je kunt je medicijnen gewoon blijven gebruiken als je zwanger wordt. HOE DOEN ANDEREN HET? HOE MAAK JE DIT BEGRIJPELIJK? Zelfingenomen Ivoren zorgvaktoren Omgekeerd beleid Stap voor stap Meten is weten Op de werkvloer Foliumzuur In de eerste weken van een zwangerschap vormt zich bij een kind de aanleg voor het centrale zenuwstelsel. Daaruit ontstaan later de hersenen en het ruggenmerg. Het is belangrijk dat dit proces goed verloopt, want anders zou het kind afwijkingen kunnen krijgen. Die afwijkingen worden neurale-buisdefecten genoemd. Een van die afwijkingen is een open ruggetje, ook wel spina bifida genoemd. Het kindje is dan meestal lichamelijk gehandicapt en kan ook een verstandelijke achterstand hebben. De baby kan ook geboren worden zonder hersenen (anencefalie). Zo'n kindje overlijdt meestal vrijwel direct na de geboorte of in de eerste levensweek. De kans om een kind te krijgen met zo'n afwijking is erg klein, in Nederland komt een neurale-buisdefect voor bij 1 op de levend geborenen (Gezondheidsvoorlichting, sept. 2006). Het is bekend dat deze geboorteafwijkingen voorkomen kan worden door het gebruik van extra foliumzuur. Foliumzuur is geen verzekering op een gezonde baby, maar gebruik verkleint wel de kans op neurale-buisdefecten. BIJVOORBEELD ZO LEES- EN TAALNIVEAUS Niveau A - Basisgebruiker A1 Beginners A2 Beginners plus Niveau B - Onafhankelijke gebruiker B1 Halfgevorderden B2 Gevorderden Niveau C - Vaardige gebruiker C1 Vergevorderden C2 Specialisten 2

3 VAARDIGHEID LEZERS MOEILIJKHEIDSGRAAD TEKSTEN Leesniveau Nederlandse bevolking Communicatie bedrijven en overheden OEPS BEGRIJPELIJK NEDERLANDS Leesniveau Nederland Taalniveau teksten Overheden, organisaties en bedrijven communiceren te moeilijk Ruim 60% van de Nederlanders begrijpt hun informatie niet UITGANGSPUNTEN B1-TEKST Voorkennis tekst begrijpelijk voor lezers met weinig tot geen voorkennis Structuur informatie in de vorm van een piramide + inleiding + voldoende leeswijzers Zinnen - eenvoudige zinnen zonder ingewikkelde constructies. Gemiddelde zinslengte 10 tot 12 woorden Woorden - gewone, concrete woorden = verzorgde spreektaal. Vaktaal wordt uitgelegd Opmaak overzichtelijke bladspiegel, duidelijk lettertype, voldoende witregels en goede lettergrootte STAPPENPLAN OMGEKEERD & EENVOUDIG DE NOODZAAK 1. Doe het samen 2. Weet voor wie je schrijft 3. Vraag je of iets opgeschreven moet worden 4. Weet wanneer iemand leest 5. Schrijf begrijpelijk 6. Zorg voor een toegankelijke opmaak en vormgeving 7. Betrek de lezer = test-test-test 8. Schrijf, schrik, lach en verbeter Succes! De grenzen van mijn taal zijn de grenzen van mijn wereld Oostenrijkse taalfilosoof Ludwig Wittgenstein 3

4 Tot slot Zijn er voor dit moment nog prangende vragen die binnen de context van de beschikbare tijdseenheid weinig additioneel benodigde doorlooptijd behoeven? En je kunt ze natuurlijk altijd even mailen: BEGRIJPELIJK 4

5 IMPEL SCHRIJVEN, HOE DOE JE DAT? 10 TIPS VOOR BEGRIJPELIJKE ZORGINFORMATIE 1. KEN NUT EN NOODZAAK VAN EENVOUDIGE TEKSTEN Precies, het gaat hier om ruim 2 miljoen volwassen Nederlanders die laaggeletterd zijn. Ze hebben dus grote moeite met lezen, schrijven en rekenen. Daarnaast is er een grote groep inwoners en cliënten die teksten technisch wel kan lezen, maar de inhoud vaak niet begrijpt. Er is dus een bittere noodzaak om helder en begrijpelijk te schrijven. Bovendien lezen ook geoefende lezers liever dat er ergens een weg is afgesloten dan dat ze zich door de achtergronddetails van het verkeerscirculatiebeleidsplan moeten worstelen 2. WEET VOOR WIE JE SCHRIJFT Voor wie je ook schrijft, vraag je altijd af wat de lezer wil en op welk moment hij de informatie leest. Die simpele vragen zijn het uitgangspunt. Want in een eenvoudige tekst sluit je aan op de voorkennis en verwachtingen van de lezer en gebruik je woorden die ze (her)kennen. Eenvoudig schrijven is vooral een kwestie van zorgvuldig nadenken. Doe dat voordat de eerste letter op het beeldscherm verschijnt. Bedenk wat je belangrijkste boodschap is en wat de lezer graag wil weten. Die informatie bepaalt namelijk de structuur, insteek, toon, woordkeus en opmaak. 3. GEEF INFORMATIE EEN LOGISCHE STRUCTUUR Een heldere structuur is de belangrijkste voorwaarde voor een begrijpelijke tekst. Structureren is niets anders dan de informatie in een logische volgorde zetten. Maar wat is logisch? Jij kent de dossiers, zorgbeleiddetails, werkprotocollen en bijbehorend vakjargon. De lezer meestal niet. In een logische structuur neem je daarom de situatie van de lezer als uitgangspunt en vertel je vanaf dat punt je verhaal in de vorm van een piramide. Vraag je daarbij altijd af wat voor de lezer het belangrijkste is: de nieuwe werkwijze bij subcutaan injecteren of de griepprik die inwoners krijgen? 4. PRAAT OP PAPIER Schud de lezer ook op papier de hand. Doe dat in verzorgde spreektaal. Stel, je wilt jongeren met een arbeidsbeperking informeren over het aanvragen van een Wajonguitkering. Begin dan niet met de achtergronden van jullie nieuwe software voor het berekenen van iemands theoretische restverdiencapaciteit. Vertel liever dat jullie formulierenteam iemand kan helpen bij de aanvraag. Net als in een zakelijk gesprek, maar dan op papier.

6 5. SCHRIJF EENVOUDIGE ZINNEN In de 19 e eeuw was het schrijven van lange, ingewikkelde zinnen een ware kunst met een hoge status. Tegenwoordig stelt de lezer ze niet meer op prijs. Ze zijn moeilijk en roepen weerstand op. Houd zinnen dus kort en eenvoudig. Wie de aandacht van de lezer wil vasthouden, zorgt voor een gemiddelde zinslengte van 12 woorden (uitgangspunt B1- tekst), afhankelijk van het leesniveau en de voorkennis van de beoogde lezers. 6. GEBRUIK GEWONE WOORDEN Ontdoe je tekst van ouderwetse schrijftaal, beleidsnarigheden en vakjargon. Dan snapt de minder goede lezer ook wat jij bedoelt. Jargon betekent letterlijk voor oningewijden moeilijk verstaanbare taal. Gebruik het dus alleen voor collega s en vakgenoten die de woorden kennen. Zijn bepaalde begrippen onvermijdelijk voor een bredere doelgroep? Leg ze dan uit in je tekst. 7. WIJS DE LEZER DE WEG Mensen lezen niet woord voor woord, of zin voor zin. Nee, ze glijden met hun ogen langs groepjes woorden, scannen stukken tekst en geven daar betekenis aan. Met leeswijzers geef je de lezer houvast en zorg je dat ze de informatie sneller kunnen verwerken. Hoe geef je de lezer houvast? Dat doe je met opsommingen, koppen en tussenkoppen. De lezer moet na één keer koppen snellen de lijn van je verhaal al begrijpen. Net als in een krant. 8. GEBRUIK DE JUISTE SPELLING Spelfouten staan slordig, maken een ongeïnteresseerde indruk en veranderen soms de betekenis van een woord. Gebruik dus de spellingcontrole van Word, maar vertrouw er nooit blind op. Twijfel je tussen korte termijngeheugen en kortetermijngeheugen? Controleer het op (het Groene Boekje op internet) Oefen je spelvaardigheid dagelijks op 9. ZORG VOOR EEN TOEGANKELIJKE OPMAAK Zorg voor een opmaak en typografie die de begrijpelijkheid en toegankelijkheid van de informatie ondersteunen. Dat doe je onder meer met een overzichtelijke bladspiegel, veel functioneel wit om de teksten, geen fancy vormgeving, alles links uitlijnen, woorden nooit afbreken, voldoende regelafstand en lettergrootte en een toegankelijk lettertype. 10. TEST DE BEGRIJPELIJKHEID VAN JE TEKSTEN De begrijpelijkheid van je eigen teksten controleren is lastig. Je kent de inhoud te goed en je leesniveau en voorkennis zijn te hoog. Daardoor zie je onduidelijkheden, lastige woorden en opmaakverwarring makkelijk over het hoofd. Laat externe teksten daarom tegenlezen. Bijvoorbeeld door een collega. Nog beter is het om een dummy van de opgemaakte tekst voor te leggen aan een aantal proeflezers. En dan het liefst lezers van hetzelfde leesniveau als de doelgroep die je voor ogen hebt.

7 TIPS Controleer zelf het taalniveau (A1 t/m C2) van je tekst: o Check gemiddelde zinslengte en % lijdende vormen: o Vink de optie leesbaarheidsstatistiek aan in de spellingcontroleinstellingen van Word Gebruik gewone woorden: o Testen en doorverwijzen zwakke lezers: o Gebruik de Taalmeter: o