Regels voor zakelijke ethiek

Transcriptie

1 Regels voor zakelijke ethiek

2 Een overzicht van fundamentele groepsbeleiden en richtlijnen die onze relaties onderling en met onze belanghebbenden regelen. Meer details en aanvullende regels voor Ericsson medewerkers in bepaalde werkgebieden zijn te vinden in de groepsbeleiden, groepsrichtlijnen en de groepsinstructies evenals in lokale richtlijnen en instructies. Links naar de Ericsson groepsbeleiden, groepsrichtlijnen en groepsinstructies vindt u hier. (

3 inhoud EEN BETROUWBARE PARTNER ZIJN Onze leidende principes 5 Onze verantwoordelijkheid om aan de regels te voldoen 6 Het melden van nalevingskwesties 7 VERANTWOORDELIJK ZAKEN DOEN Onze verplichtingen als verantwoordelijke bedrijfsburgers 8 Het respecteren van mensenrechten bij al onze zakelijke activiteiten 9 Gezondheid en veiligheid 10 Inzet voor duurzame ontwikkeling 10 Gedragscode 11 ELKE ACTIE TELT Voldoen aan wetten, regels en reguleringen 12 Communicatie en financiële informatie 13 Omgaan met belangenconflicten 14 Corruptie en financiële onregelmatigheden 15 Bescherming en juist gebruik van bedrijfsgoederen 16 Informatie beschermen 17 3

4 Brief van de President EN CEO Beste collega's, Ericsson is gebouwd op verrassende ontdekkingen en geweldige mensen. We hebben een hele bedrijfstak gevormd en technologische ontwikkelingen geleid waar velen van profiteren. Maar het gaat niet alleen om welke activiteiten we doen, maar ook dat we onze activiteiten op verantwoorde wijze uitvoeren. De regels voor zakelijke ethiek zijn ons richtinggevend kader voor de manier waarop we zaken doen en hoe we werken. Ik vraag u hierbij om niet enkel de regels voor zakelijke ethiek te ondertekenen, maar ook dat u zich ervoor inzet deze regels hoog te houden en toe te passen op uw dagelijks gedrag zodat we altijd op verantwoorde wijze zaken doen. Door het volgen van onze regels voor zakelijke ethiek bouwen we vertrouwen en geloofwaardigheid op bij onze klanten, partners, werknemers en aandeelhouders. Ik ben sterk betrokken bij het leiden van een bedrijf dat zorg draagt voor en een diepe invloed kan hebben op de wereld om ons heen. Ik wil u vragen om zorgvuldig de regels voor zakelijke ethiek te lezen en de bevestiging te ondertekenen. Dit toont uw begrip en inzet voor de principes beschreven in de regels voor zakelijke ethiek en verzekert dat we elke dag zaken doen op verantwoorde wijze. Dank u wel. Börje Ekholm President & CEO Maart

5 EEN BETROUWBARE PARTNER ZIJN Onze leidende principes Integriteit, transparantie en verantwoordelijkheid kenmerken de manier waarop we zaken doen. Werken met een sterk gevoel van integriteit is van het grootste belang voor het bewaren van vertrouwen en geloofwaardigheid bij onze klanten, partners, collega's, aandeelhouders, andere belanghebbenden en de samenleving in het algemeen. Voor een dergelijk vertrouwen en geloofwaardigheid is transparantie nodig in hoe we zaken doen en vertrouwelijkheid als we zaken doen om bedrijfsmiddelen en individuele privacy te beschermen. Het scheppen van een transparante omgeving bij het zaken doen vormt voor ons allen een hoge prioriteit. Onze regels voor zakelijke ethiek reflecteert onze inzet om met zorg en waarheidsgetrouw te werken bij onze handelingen en communicatie met de markt. We verwachten dat het bedrijf wordt gevoerd overeenkomstig de principes die in deze regels zijn uiteengezet. Iedereen, vanaf de leden van de raad van bestuur en het uitvoerende management tot aan elke individuele medewerker van Ericsson is aansprakelijk voor het voldoen aan deze normen. Verantwoordelijke bedrijfsburgers zijn Het respecteren van mensenrechten bij al onze zakelijke activiteiten Zorgen voor gezondheid en veiligheid Duurzame ontwikkeling aanmoedigen Ondersteunen van de Global Compact principes van de VN zoals uiteengezet in de gedragscode De regels voor zakelijke ethiek omvatten ook regels voor iedereen die werk uitvoert voor Ericsson, onder het personeelsmanagement van Ericsson, als een medewerker van Ericsson of als onderaannemer of als privé aannemer waaronder: Het te allen tijde voldoen aan de geldende wetten, regels en voorschriften Het promoten van volledige, eerlijke, nauwkeurige, tijdelijke en begrijpelijke openbaring in financiële verslagen en andere openbare communicatie Op juiste wijze omgaan met belangenconflicten Het beschermen en op juiste wijze gebruiken van bedrijfsgoederen Het beschermen van niet openbare informatie De regels voor zakelijke ethiek weerspiegelen de inzet van ons bedrijf om verantwoordelijk zaken te doen waaronder: 5

6 Onze verantwoordelijkheid om aan de regels te voldoen Iedereen die voor Ericsson werkt is verplicht kennis te nemen van de regels en moet werken volgens de hierin vermelde verplichtingen en moet de geldende regels en wetten volgen. Bovendien moeten we het groepsbeleid, de richtlijnen en de instructies van Ericsson volgen alsmede de plaatselijke richtlijnen en instructies; indien dit niet wordt gedaan, kan dit leiden tot disciplinaire acties waaronder beëindiging van het dienstverband en/of civiele en strafrechtelijke aansprakelijkheid. Onze leiders hebben hierbij extra verantwoordelijkheden. Zij moeten door hun handelen het belang van de conformiteit aan de regels aantonen. Leiding geven door een voorbeeld te zijn is van groot belang, evenals beschikbaar zijn voor mensen die vragen hebben of die mogelijke overtredingen van de regels willen melden. Leiders dienen ervoor te zorgen dat deze regels gerespecteerd worden en worden nageleefd binnen de organisatie. Leiders moeten niet de ogen sluiten voor onethisch gedrag. 6

7 Het melden van nalevingskwesties Mensen die voor Ericsson werken - Mensen die onder het personeelsmanagement van Ericsson werken worden aangemoedigd om elk gedrag te melden waarvan zij denken, in goed vertrouwen, dat het de regels voor ethisch zakendoen overtreedt, aan hun manager of overeenkomstig de plaatselijk vastgelegde procedure. Als de manager betrokken is in de situatie of de problemen niet kan afhandelen of onvoldoende heeft afgehandeld, worden medewerkers geadviseerd om dit te melden aan een manager op een hoger niveau of overeenkomstig de plaatselijk vastgestelde procedure. Leveranciers, klanten en anderen - Leveranciers, klanten en andere partners die betrokken zijn bij Ericsson, kunnen vermoede overtredingen van wetten of van de Regels voor ethisch zakendoen melden aan de plaatselijke manager of overeenkomstig de plaatselijk vastgestelde procedure. Ericsson Melden van overtredingen - als geen van de bovengenoemde kanalen voor het melden beschikbaar of passend is, en als de overtreding is gedaan door groeps- of plaatselijk management, en betrekking heeft op corruptie, twijfelachtig boekhouden, tekortkomingen bij de interne controle op de boekhouding of andersoortige controlezaken (audits) of anderszins ernstig afbreuk doet aan vitale belangen van Ericsson of aan persoonlijke gezondheid en veiligheid, kan de overtreding worden gemeld via het externe klokkenluidersproces van de Groep: de Ericsson Compliance Line. Rapporten kunnen via dit proces worden verwerkt indien in overeenstemming met de plaatselijke wetgeving die op de betrokken personen van toepassing is. Informatie over de Ericsson Compliance Line is beschikbaar op het Ericsson intranet 1 en op de Ericsson website 2. Van leiders wordt verwacht dat ze een gemeld probleem serieus afhandelen en dat ze aan een afdoende oplossing werken in overeenstemming met de ethiek, waarden en procedures van Ericsson en met eventuele plaatselijke wettelijke verplichtingen of voorschriften. Ericsson accepteert geen discriminatie van of represailles tegen de persoon die de overtreding meldt omdat deze de beweerde overtredingen in goed vertrouwen heeft gemeld

8 VERANTWOORDELIJK ZAKEN DOEN de inzet van het bedrijf Het is de verantwoordelijkheid van iedereen die werkzaam is voor Ericsson om kwesties voor verantwoord ondernemen, waaronder kwesties met betrekking tot mensenrechten, gezondheid, veiligheid en milieu op een professionele manier te behandelen en de inzet van het bedrijf te overwegen om een relevante en verantwoordelijke drijfveer te zijn voor positieve verandering in de samenleving door op verantwoorde wijze in hun dagelijks werk zaken te doen. Onze verplichtingen als verantwoordelijke bedrijfsburgers Wij geloven dat communicatie een menselijke basisbehoefte is die bijdraagt aan economische welvaart en sociale gelijkheid en oplossingen biedt voor de vele uitdagingen van duurzame ontwikkeling van de samenleving. Wij streven ernaar ervoor te zorgen dat onze technologie een kracht is voor het goede in de wereld en minimaliseren eventuele negatieve gevolgen. Wij zijn ervan overtuigd dat informatie- en communicatietechnologie (ICT) voor meer transparantie zorgt en vele fundamentele mensenrechten verbetert zoals het recht op gezondheid, onderwijs, vrijheid van vereniging en de vrijheid van meningsuiting. Het is belangrijk dat het merk Ericsson altijd geassocieerd wordt met respect voor mensenrechten, eerlijke en veilige werkomstandigheden en ethische en milieuvriendelijke zakelijke praktijken. Het is belangrijk dat we ons op een sociaal en ethisch verantwoorde manier gedragen en we streven ernaar om verantwoordelijke burgers te zijn in de gemeenschappen waarin we actief zijn. We geven om de mensen die deel nemen aan de productie en die onze producten en diensten wereldwijd ondersteunen en breder de gebruikers van ICT. Ericsson zet zich in voor de 10 Global Compact-principes van de VN die de mensenrechten, arbeidsnormen, milieubeheer en anti-corruptie dekken. Deze principes vormen de basis van onze benadering om verantwoordelijk zaken te doen. 8

9 Het respecteren van mensenrechten bij al onze zakelijke activiteiten Ericsson respecteert alle internationaal erkende mensenrechten, met inbegrip van het internationaal statuut van de rechten van de mens en de verklaring van de internationale arbeidsorganisatie over de fundamentele beginselen en rechten op het werk, waaronder de vrijheid van vereniging en collectieve onderhandeling, dwangarbeid, kinderarbeid en non discriminatie. We implementeren de richtlijnen voor bedrijven en mensenrechten van de VN binnen onze zakelijke werkzaamheden. Wij streven ernaar te voorkomen dat we afbreuk doen aan mensenrechten van anderen en we pakken de nadelige gevolgen aan voor de mensenrechten waarbij Ericsson is betrokken. Wij zullen, in alle contexten, zoeken naar manieren om de internationaal erkende mensenrechten te eren, zelfs als wij worden geconfronteerd met tegenstrijdige eisen. Wij zijn ons bewust van de specifieke uitdagingen binnen bepaalde mensenrechtenkwesties in de Networked Society: zoals het recht op vrijheid van meningsuiting en het recht op privacy en de effecten op andere rechten die voortvloeien uit mogelijk misbruik van technologie en we werken actief aan het minimaliseren van risico's en uitdagingen. Privacy en veiligheid zijn belangrijke elementen in producten en diensten geleverd door Ericsson en wij stemmen onze product- en businessprocessen af om ervoor te zorgen dat aspecten van de mensenrechten voor privacy en vrijheid van meningsuiting tijdens het hele gebruik van onze zakelijke activiteiten worden gerespecteerd. 9

10 Gezondheid en veiligheid Bij Ericsson hechten we veel belang aan de veiligheid en gezondheid van onze medewerkers, de medewerkers van onze partners, de medewerkers van onze leveranciers en het publiek die kunnen worden beïnvloed door onze activiteiten. Onze inzet wordt aangetoond door het zorgvuldig overwegen van de mogelijke nadelige gevolgen voor de gezondheid en veiligheid, het analyseren en het plannen van noodzakelijke acties om dergelijke effecten te vermijden, en met de inzet van het leiderschap op alle niveaus. Bij Ericsson hebben we een visie en doel van nul grote incidenten, en we beschikken over systemen en procedures die gelden voor alle medewerkers en die het bedrijf zullen helpen om de visie van nul incidenten te bereiken. Vanuit het oogpunt van gezondheid stimuleert Ericsson ook medewerkers om een positieve balans tussen werk en leven te handhaven. Inzet voor duurzame ontwikkeling Ericsson zet zich in voor duurzame ontwikkeling van de samenleving, dat wil zeggen dat de ontwikkeling voldoet aan de behoeften van het heden zonder het vermogen in gevaar te brengen van toekomstige generaties om aan hun behoeften te voldoen. We definiëren duurzaamheid als sociale gelijkheid, economische welvaart en betere milieuprestaties op lange termijn. De doelstellingen inzake duurzame ontwikkeling bieden een kader voor de manier waarop we onze inbreng beschrijven voor de samenleving. We zijn toegewijd om onze technologie en expertise te gebruiken om de doelen te bereiken. Ericsson streeft naar het ontwikkelen, produceren en aanbieden van duurzame producten, diensten en oplossingen. We zullen continu werken aan het verminderen van de negatieve gevolgen van onze activiteiten en de positieve effecten van onze technologie vergroten om de duurzame ontwikkeling van de samenleving mogelijk te maken. Wij zullen de kennis en het bewustzijn over duurzaamheid bij medewerkers vergroten en proactief met belanghebbenden deelnemen aan activiteiten die positieve sociale, ecologische en economische gevolgen hebben voor mensen, bedrijven en de maatschappij. We betrekken ook onze leveranciers bij de zorg voor geschikte duurzaamheidstandaarden in onze toeleveringsketen 10

11 Gedragscode Ten behoeve van het respecteren van mensenrechten en het propageren van eerlijke arbeidsvoorzieningen, veilige werkomstandigheden, verantwoordelijk beheer van milieuzaken en hoge ethische standaarden, zijn onze regels voor zakelijke ethiek gebaseerd op de principes van de VN inzake Global Compact. Het wordt toegepast binnen de activiteiten van het bedrijf, waaronder in het management, ontwikkeling, productie, levering, verkoop en ondersteuning van oplossingen, producten en diensten van Ericsson wereldwijd. De regels voor zakelijke ethiek zijn eveneens geldig voor alle Ericsson leveranciers en wordt toegepast door middel van contractuele voorwaarden. De regels voor zakelijke ethiek zorgen ervoor dat: Alle personen moeten vrij zijn om naar eigen keuze vreedzaam en rechtmatig arbeidersverenigingen te vormen en er al dan niet lid van te worden en hebben het recht om collectief te onderhandelen. Moderne slavernij met inbegrip van gedwongen, gebonden of verplichte arbeid en mensenhandel zijn strikt verboden. Daarnaast accepteert Ericsson het gebruik van kinderarbeid niet. Niemand mag gediscrimineerd worden om reden van ras, huidskleur, geslacht, seksuele aard, geslachtsidentiteit, huwelijkse staat, zwangerschap, ouderlijke staat, religie, politieke overtuiging, nationaliteit, etnische achtergrond, sociale afkomst,sociale status, invaliditeit, leeftijd, lidmaatschap van een vakbond of werknemersvertegenwoordiging of andere kenmerken die door de lokale wet beschermd zijn, indien van toepassing. Alle personen moeten de basisvoorwaarden van hun betrekking kennen. Personen met dezelfde ervaring, prestaties en kwalificaties zullen gelijke betaling ontvangen voor gelijk werk ten opzichte van hen die dezelfde werkzaamheden uitvoeren onder gelijksoortige werkomstandigheden. De gezondheid van de arbeiders en de veiligheid van de werkplek moet altijd een eerste zorg zijn. Dit is van toepassing op alle aspecten van de werkomstandigheden waaronder mentaal-sociale overwegingen. Het is de verantwoordelijkheid van elke medewerker van Ericsson om de gedragscode te respecteren en te bevorderen en het is de verantwoordelijkheid van elke Ericsson-unit en bedrijf, alsmede van elke manager, om ervoor te zorgen dat medewerkers van Ericsson worden behandeld in overeenstemming met de gedragscode. Leveranciers en hun onderaannemers zijn verplicht om zich te houden aan de Gedragscode en om het voldoen hieraan te verifiëren. 11

12 ELKE ACTIE TELT regels voor iedereen die voor Ericsson werkt, onder het personeelsmanagement van Ericsson, hetzij als een medewerker van Ericsson of als onderaannemer of privé aannemer Voldoen aan wetten, regels en voorschriften Ericsson zal voldoen aan alle wetten, regels en regelingen die op zijn zaken van toepassing zijn. Bij het uitvoeren van de zaken voor Ericsson kunt u in aanraking komen met een reeks juridische kwesties. Schendingen van de geldende wet, regel of voorschriften kunnen ernstige gevolgen hebben, zowel voor Ericsson als voor de betrokken personen. Daarom is het uw verantwoordelijkheid om bekend te zijn met en te voldoen aan relevante wetten, regels en voorschriften, waaronder de gebieden die hieronder worden vermeld. Naleving van de handelsregels - Specifieke wetten, regels en voorschriften gelden voor ons als een multinationale groep van bedrijven in het internationale bedrijfsleven, in het bijzonder bij het exporteren en importeren van producten en diensten. De medewerkers van Ericsson moeten daarom bekend zijn met, en zich houden aan alle van toepassing zijnde binnenlandse en buitenlandse wetten, regels en voorschriften omtrent export en import, anti-boycotprovisies, handelsembargo's en sancties. Volgens deze wetten, regels en voorschriften, kunnen individuen worden uitgesloten van deelname aan bepaalde zakelijke activiteiten, personen uit de VS (burgers van de VS, green card-houders en personen die zich fysiek in de VS bevinden) kunnen bijvoorbeeld worden onderworpen aan dergelijke beperkingen. Group Function Legal Affairs is beschikbaar om medewerkers te ondersteunen met vragen over de naleving van handelsregels. Eerlijke competitie - Ericsson richt zich op het uitdragen van eerlijke concurrentie. Eerlijke concurrentie zorgt voor de beste stimulans voor zakelijke efficiëntie. Het stimuleert zakelijke ontwikkeling en innovatie, en het creëert een ruimere keuze voor de consument. De meeste landen hebben wetten die zakelijke praktijken verbieden die interfereren met eerlijke concurrentie (concurrentie- of antitrustwetten). Deze wetten regelen de manieren waarop bedrijven omgaan met hun concurrenten, klanten en leveranciers en ze verbieden bijvoorbeeld prijsafspraken, markt- en klanttoewijzing en manipulatie van aanbestedingsprocedures met concurrenten, evenals het misbruik van een dominante marktpositie. Iedereen die voor Ericsson werkt moet zo krachtig en constructief mogelijk concurreren op de open markt en tegelijkertijd voldoen aan het concurrentierecht in elk land waarin Ericsson actief is. Boekhouding en financiële rapportage - Ericsson is verplicht om strenge boekhoudkundige principes en standaarden te volgen, om financiële informatie nauwkeurig en volledig te melden, en om de juiste interne controles en processen te gebruiken om er voor te zorgen dat de boekhouding en financiële rapportage voldoet aan de wetten, regels en vereisten voor beursnotering. U moet de inspanningen van het bedrijf op dit gebied ondersteunen. Regels voor insiders en handelverbod - iedereen die voor Ericsson werkt, dient zich strikt te houden aan alle van toepassing zijnde regels en regelgevingen voor insiders. Voorkennis is nietopenbare informatie, die, indien zij openbaar zou worden gemaakt, waarschijnlijk een aanzienlijke invloed zou hebben op de koers van een financieel instrument. Niemand die over voorkennis beschikt mag de voorkennis gebruiken om te handelen in financiële instrumenten waarop de informatie betrekking heeft. Verder is het niemand toegestaan om voorkennis met wie dan ook te delen, met inbegrip van familie, vrienden, collega's, of anderen, die die informatie niet nodig heeft voor de uitoefening van zijn/haar taken. Gesloten periode - De leden van de Raad van Bestuur van Telefonaktiebolaget LM Ericsson en de leden van het groepsmanagement van Ericsson is 12

13 het bij wet verboden om een transactie in financiële instrumenten van Ericsson uit te voeren tijdens een gesloten periode van 30 dagen voor de publicatie van financiële rapportages. Alle Ericsson medewerkers wordt aangeraden niet te handelen in financiële instrumenten van Ericsson tijdens deze periode, zelfs als ze niet over voorkennis beschikken. Privacy - Ericsson zet zich in om de privacy te beschermen van persoonsgegevens waaronder persoonlijke informatie over medewerkers, partners, externe arbeidskrachten, klanten en eindgebruikers. Persoonsgegevens worden vertrouwelijke bewaard en verwerkt op een veilige manier. U mag alleen persoonlijke gegevens verwerken voor zover dit nodig is om uw werk uit te voeren. Communicatie en financiële informatie Het is belangrijk dat medewerkers van Ericsson de werking van de operationele en financiële prestaties van hun eenheid goed kennen om de betrokkenheid bij het verbeteren van de activiteiten te vergroten. Dit moet in evenwicht zijn met het beleid voor financiële openbaarmaking van Ericsson en met wettelijke eisen, vastgelegd in raamwerken zoals regels over voorkennis, regels voor beurshandel en rapportage van aandelenbeurzen en toezichtsorganen voor effecten. De verplichting van Ericsson om te voldoen aan deze eisen bepaalt de manier waarop mensen die voor Ericsson werken belangrijk nieuws beheren dat invloed kan hebben op de aandelenprijs. Opmerkingen over financiële prestaties en vooruitzichten aan externe partijen mogen uitsluitend worden gemaakt door officiële woordvoerders van het bedrijf zoals geautoriseerd in de woordvoerderrichtlijn en in samenwerking met activiteiten die ondersteund worden door Group Function Marketing & Communications. Iedereen betrokken bij financiële rapportage moet altijd een volledige, eerlijke, accurate, tijdige en begrijpelijke bekendmaking maken in rapporten en documenten die Ericsson deponeert bij of aanbiedt aan overheidsinstanties, autoriteiten en in andere openbare gemeenschappen. De gemachtigde woordvoerders zijn aangewezen om het bedrijf extern te vertegenwoordigen en kunnen een breed scala aan onderwerpen dekken. Alle medewerkers worden gestimuleerd om over Ericsson te praten door openbare informatie over het bedrijf te delen, maar alleen geautoriseerde woordvoerders mogen commentaar geven op financiële prestaties, strategisch gevoelige zaken of niet-openbare klantgerelateerde informatie. Group Function Marketing & Communications kan medewerkers ondersteunen bij twijfel. 13

14 Omgaan met belangenconflicten We zullen zakelijke beslissingen nemen die gebaseerd zijn op de beste belangen van de Groep in plaats van op persoonlijke overwegingen of relaties. Een belangenconflict treedt op als iets storend werkt op of invloed heeft op de uitoefening van ons onafhankelijke oordeel in de beste belangen van Ericsson. We moeten situaties vermijden waarin ons persoonlijke belang in conflict kan komen met, of zelfs maar lijkt in conflict te komen met, de belangen van de Groep. Hieronder een paar voorbeelden van situaties waar goed op gelet moet worden: Zakelijke kansen - U mag geen zakelijke kansen gebruiken die u hebt ontdekt bij uw werk voor Ericsson voor uzelf, uw familie of vrienden als dit de belangen van Ericsson kan schaden. Evenmin mag u op andere wijze eigendommen of informatie van Ericsson of uw positie bij Ericsson voor persoonlijk gewin of voor het gewin van uw familie of vrienden gebruiken. Ander dienstverband of betrekking - U mag geen dienstverband of betrekking buiten Ericsson aangaan, met of zonder compensatie, die schade toebrengt of kan toebrengen aan arbeidsprestaties bij Ericsson of die een belangenconflict creëert of kan creëren. Medewerkers van Ericsson mogen zich niet bezighouden met activiteiten buiten het bedrijf die tijd en aandacht afleiden van de verantwoordelijkheden voor Ericsson of waarvoor werk moet worden gedaan onder de werktijd van Ericsson. Medewerkers van Ericsson moeten mogelijke belangenconflicten vermijden door geen dienstverband of betrekking te accepteren bij een ICT-organisatie of leveranciers, aannemers, agenten, klanten of concurrenten van Ericsson, tenzij de betrekking namens of op verzoek van Ericsson is. Bestuurstaken buiten Ericsson - Medewerkers van Ericsson mogen geen bestuursfunctie vervullen in een entiteit of vereniging (met inbegrip van non-profit organisaties) als dit tot een belangenconflict leidt of een negatieve invloed kan hebben op de uitvoering van de taken en werkzaamheden voor Ericsson. Bijvoorbeeld een bestuursfunctie bij een concurrent, klant, leverancier of strategische partner van Ericsson is niet toegestaan. Een bestuursfunctie bij een niet-significante leverancier van Ericsson kan, onder bepaalde omstandigheden, worden toegestaan, maar steeds onder voorbehoud van goedkeuring door de Chief Legal Officer. Op voorwaarde dat er geen gevaar is voor belangenverstrengeling, kan de medewerker een bestuursfunctie in een externe entiteit vervullen zonder voorafgaande toestemming. Een eventuele aanvullende bestuursfunctie is alleen toegestaan indien vooraf uitdrukkelijk goedgekeurd door de manager van de medewerker en de manager van de manager. Een speciaal goedkeuringsproces geldt ook voor het groepsmanagement. Deelname aan het bestuur van een non-profitorganisatie vereist geen voorafgaande goedkeuring als er geen sprake is van een potentieel belangenconflict. Politieke activiteiten - Ericsson geeft geen bijdragen of betalingen of op andere wijze ondersteuning, direct of indirect, aan politieke partijen of commissies of aan individuele politici 3. U mag geen politieke bijdrage geven namens Ericsson of door gebruik te maken van bedrijfsfondsen of bronnen. Openbaarmaking van belangenconflicten - Ericsson vereist dat u situaties of transacties meldt waarvan redelijkerwijs verwacht kan worden dat ze een belangenconflict veroorzaken. Als u vermoedt dat u betrokken bent bij een transactie of andere afspraak die een belangenconflict creëert, of iets waarvan anderen redelijkerwijs kunnen aannemen dat het een belangenconflict vormt, moet u dit melden aan uw manager en aan Group Function Legal Affairs. Uw manager en Group Function Legal Affairs zullen met u samenwerken om te beoordelen of er sprake is van een belangenconflict en als dat het geval is, hoe dit het beste kan worden aangepakt. 3 Niets in deze sectie verbiedt de oprichting en werking van een apart gescheiden fonds, zoals toegestaan door de Amerikaanse wet (met name 2 U.S.C. 441b(b)(4)(B)) om vrijwillige donaties in te zamelen bij bepaalde in aanmerking komende medewerkers van Ericsson en om bijdragen te leveren aan kandidaten voor een gekozen politiek mandaat in de Verenigde Staten. 14

15 Corruptie en financiële onregelmatigheden Zero-tolerance - Ericsson heeft een zero-tolerance beleid ten aanzien van elke vorm van corruptie en financiële onregelmatigheden, met inbegrip van omkoping, smeergeld, faciliterende betalingen, fraude, verduistering en het witwassen van geld, als volgt. Steekpenningen en smeergeld - Niemand die Ericsson vertegenwoordigt mag, direct of indirect, vragen, accepteren, aanbieden of geven van elke vorm van steekpenningen, smeergeld of ander onwettig of onethisch voordeel aan medewerkers of andere vertegenwoordigers van zakelijke partners (zoals klanten, leveranciers en channel partners) of enige andere derden (bijv. overheden). Cadeaus en entertainment Geen enkele vertegenwoordiger van Ericsson mag bieden aan, of accepteren van, zakenpartners of andere derden, cadeaus, voordelen, vergoedingen, of entertainment, die een schending vormen van de wetten of die een belangenconflict of verdeelde loyaliteit zouden kunnen suggereren, of die gezien zouden kunnen worden als een ongepaste poging om zakelijke beslissingen te beïnvloeden of die anderszins van invloed zouden kunnen zijn op de prestaties of werkzaamheden van de ontvanger. Medewerkers van Ericsson mogen normaal gesproken geen cadeaus accepteren van zakelijke partners of andere derde partijen, met uitzondering van promotionele artikelen met een geringe waarde. Alle geschenken of entertainment moeten: business gerelateerd openlijk gemaakt en doorgaans gericht aan de werkgever van de ontvanger van matige waarde en vrij van verplichting of verwachting zijn en vermeden worden tijdens de lopende onderhandelingen Ambtenaren - Er zijn strengere regels van toepassing wanneer we omgaan met overheidsinstellingen en hun werknemers of vertegenwoordigers. Wees u ervan bewust dat veel mobiele operators ook staatsbedrijven kunnen zijn. Normaal gesproken moet niets van waarde worden toegezegd, aangeboden of verschaft aan een overheidsfunctionaris, direct of indirect. Smeergelden - Niet-officiële betalingen gevraagd door ambtenaren ter versnelling of garantie van uitvoering van routinematige overheidsacties (bijvoorbeeld afgifte van visa, vergunningen of licenties) zijn niet toegestaan door Ericsson. Dergelijke faciliterende betalingen zijn illegaal in de meeste landen en kunnen leiden tot vervolging en bestraffing van de betaler. Fraude en verduistering - Ericsson accepteert geen enkele vorm van frauduleus gedrag of verduistering. Witwaspraktijken - Ericsson ondersteunt de internationale inspanningen om het witwassen van geld en de financiering van terroristische en criminele activiteiten te bestrijden. We zullen ons niet bezig houden met ongebruikelijke betalingsmethoden, of betalingen aan niet-verbonden partijen, in tegenstelling tot het beleid en de richtlijnen van Ericsson. Ondersteuning en rapportage - Als u ooit twijfelt over wat toelaatbaar is, neem dan contact op met Group Function Legal Affairs voor advies. Een aanbieding of voorgestelde regeling die in tegenspraak is met ons zero-tolerance ten aanzien van corruptie moet onmiddellijk worden gemeld aan Group Function Legal Affairs. U kunt ook de Ericsson Compliance Line gebruiken. Bepaalde cadeaus of voordelen mogen nooit aangeboden of aanvaard worden, met inbegrip van geld, leningen, cadeaubonnen, kick-backs, werk voor privé-doeleinden, onethisch voordelen, vakanties, of soortgelijke voordelen gericht aan individuen. Verdere richtlijnen zijn beschikbaar in Ericsson stuurdocumenten en onlinelessen. 15

16 Bescherming en juist gebruik van bedrijfsgoederen met de uitzonderingen welke zijn vastgelegd in internationale handvesten, wetten en afspraken met Ericsson. Ericsson beschikt over een grote verscheidenheid aan bezittingen, waaronder fysieke bezittingen, bedrijfseigen informatie en intellectueel eigendom. U bent verantwoordelijk voor de bescherming van het eigendom van Ericsson dat aan u is toevertrouwd en bij het helpen beschermen van de eigendommen van Ericsson in het algemeen. Hiertoe moet u op de hoogte zijn van de veiligheidsrichtlijnen van Ericsson en deze begrijpen. U moet alert zijn en elk verlies of risico voor verlies van eigendommen van Ericsson melden aan uw manager of aan de beveiligingsafdeling zodra u daarvan op de hoogte geraakt. Hierna vindt u bepaalde instructies voor interne en externe behandeling van informatie, communicatiesystemen en intellectueel eigendom. Intellectueel eigendom - Intellectueel eigendom omvat een verscheidenheid aan eigenschappen, zoals computerprogramma's, technische documentatie en uitvindingen. Bepaald intellectueel eigendom is, of kan worden, onderworpen aan speciale bescherming door copyright, patentrecht, handelsmerkrecht enzovoort. Intellectueel eigendom is een goed van de hoogste waarde voor Ericsson en moet met de juiste zorg behandeld worden. U moet de instructies opvolgen en in geval van twijfel vragen naar wat u moet doen om dit waardevolle goed te beschermen. Het is bijvoorbeeld belangrijk dat open source software alleen wordt gebruikt en verspreid in overeenstemming met de regelgeving van Ericsson inzake open source software. Intellectueel eigendom dat door medewerkers van Ericsson is gemaakt binnen het dienstverband wordt overgedragen en toegewezen aan Ericsson door de wet en/of het arbeidscontract of andere afspraak, Het gebruik van de IT-systemen van Ericsson - De IT-systemen van Ericsson, waaronder communicatiesystemen en verbindingen met internet, zullen worden gebruikt voor het verrichten van zaken voor Ericsson of voor andere incidentele doeleinden die geautoriseerd zijn door uw management of de van toepassing zijnde groepsrichtlijn. U kunt toestemming krijgen van het management of door van toepassing zijnde stuurdocumenten van het bedrijf, om met apparaten en opslagmedia die niet van Ericsson zijn toegang te krijgen tot de IT middelen van Ericsson. Voor zover toegestaan onder de toepasselijke wetgeving, kan de toegang tot de IT-omgeving van Ericsson vanaf elk apparaat of opslagmedium (al dan niet geleverd door Ericsson) worden gecontroleerd op geïnstalleerde software, USB-opslag, firewalls, beheerderinformatie, extra netwerkverbindingen, encryptie, anti-virus- of kwaadaardige software en componenten, enz. Met het oog op de bescherming van het bedrijf Ericsson en het detecteren van onaanvaardbaar gebruik van IT-middelen van Ericsson, kan u gevraagd worden toegang te geven tot alle apparaten en opslagmedia die worden gebruikt om toegang te krijgen tot de IT-middelen van Ericsson of om informatie van Ericsson op te slaan. Een dergelijk verzoek kan alleen worden uitgevoerd door een geautoriseerde beveiligingsfunctie en volgens de geldende werkwijzen. Onaanvaardbaar gebruik van de IT-middelen van Ericsson omvatten het verwerken, verzenden, ophalen, openen, weergeven, opslaan, afdrukken of op andere wijze verspreiden van materiaal en informatie die frauduleus, pesterig, dreigend, illegaal, raciaal, seksueel gericht, obsceen, intimiderend, kwaadsprekend of anderszins inconsistent is met professioneel gedrag. Bij vertrek bij Ericsson - U moet alle goederen van Ericsson inleveren, inclusief documentatie en media die bedrijfseigen informatie van Ericsson bevatten. U blijft na vertrek bij Ericsson gebonden aan de beperkingen voor gebruik en openbaring van bedrijfseigen informatie van Ericsson. 16

17 Informatie beschermen Het beschermen van vertrouwelijke en bedrijfsinformatie van Ericsson en die van onze klanten, partners en leveranciers Personen die werken voor Ericsson hebben toegang tot informatie die eigendom is van Ericsson en soms ook tot informatie die eigendom is van derden. Dergelijke informatie kan zijn financiële informatie, bedrijfsplannen, technische informatie, informatie over medewerkers en klanten en andere soorten informatie. Niet-geautoriseerde toegang, gebruik en openbaarmaking kunnen Ericsson of de externe partij schaden; daarom hebt u geen toestemming tot het benaderen, gebruiken of openbaren van informatie behalve wanneer u daartoe op de juiste wijze bent geautoriseerd. Niet-geautoriseerde toegang, gebruik en openbaring kunnen ook een overtreding zijn van wetten inclusief privacybepalingen. Als u twijfelt over uw toestemming, dient u instructies te vragen aan uw manager of Ericsson Security. Hier volgen een aantal regels die niet openbare informatie van Ericsson en haar klanten, partners en leveranciers helpen beschermen: 1. Maak aan anderen geen informatie bekend die niet door Ericsson is vrijgegeven behalve voor (i) personen die voor Ericsson werken en die in hun werk toegang hebben tot de betreffende soort informatie en die gerechtvaardigde redenen hebben om over deze informatie te beschikken, (ii) ieder ander die door Ericsson is geautoriseerd als ontvanger van dergelijke informatie, of (iii) personen aan wie u, overeenkomstig uw werkplichten, dergelijke informatie moet geven. 2. Directe of indirecte toegang, duplicatie, reproductie of gebruikmaking van niet openbare informatie is niet toegestaan anders dan bij de uitvoering van uw verplichtingen en werk voor Ericsson. Bij vertrek bij Ericsson, verloopt de toestemming voor toegang tot of gebruikmaking van niet openbare informatie en moet informatie in uw bezit worden teruggegeven of weggedaan. 3. Als u op de hoogte komt van enig onjuist gebruik of behandeling van niet openbare informatie, moet u direct uw manager hiervan op de hoogte brengen en volledig met Ericsson samenwerken om dergelijke informatie te beschermen. 4. Sla geen niet openbare informatie op privé computers op of op andere opslagmedia of apparaten die niet door Ericsson zijn goedgekeurd. Clouddiensten van derde partijen of andere internethostingdiensten dienen alleen gebruikt te worden voor de opslag van niet openbare informatie indien goedgekeurd voor dat doel door Ericsson Group Security. 5. Toegang en toestemming verleend aan personen die werken voor Ericsson mag alleen gebruikt worden op de manier waarvoor het bedoeld is. Wachtwoorden en pincodes en gelijksoortige informatie mogen nooit worden gedeeld of afgegeven voor gebruik door personen die hier geen toestemming voor hebben. 17

18 Ericsson SE Stockholm, Zweden Telefoon Telefonaktiebolaget LM Ericsson 18