Gedeputeerde Staten. Geachte leden,

Transcriptie

1 Gedeputeerde Staten Datum Ons kenmerk Onderwerp Procedure jaarstukken 2005 Bezoekadres Houtplein 33 Aan de leden van Provinciale Staten van Noord-Holland door tussenkomst van de Statengriffier Haarlem Postadres mw. mr. C.A. Peters Postbus 3007 Houtplein kamer DA Haarlem Tel (023) Fax (023) 514 Directie Middelen Bijlage(n) Behandeld door N. Bakker Telefoon (023) Uw kenmerk Geachte leden, Naar aanleiding van uw brief aan ons college inzake de procedure van de jaarstukken voor 2005 berichten wij u het volgende. We willen in onze reactie zo uitvoerig mogelijk zijn. We vatten eerst uw vragen samen, en herhalen nog eens de bevindingen van de Randstedelijke Rekenkamer op onze jaarstukken over Vervolgens geven wij aan hoe wij tot nu toe met de bevindingen van de Rekenkamer zijn omgegaan, gaan wij nader in op de maatregelen die wij alsnog zullen nemen om aan de bevindingen van de Rekenkamer en aan uw wensen tegemoet te komen, en adviseren wij hoe verder met het vraagstuk onrechtmatigheid over 2005 om te gaan. 1. Samenvatting van de vragen die door uw Staten zijn gesteld. Wij vatten uw vragen en opmerkingen zoals die in uw brief zijn opgenomen als volgt samen: - Onrechtmatige dossiers die een meerjarige doorwerking hebben dienen hersteld te worden, - Overige onrechtmatigheden in dossiers, voorzover in redelijkheid mogelijk, dienen hersteld te worden. - Uw staten vragen ons college om met betrekking tot de voorgaande twee punten aan te geven wat nog op het punt van rechtmatigheid hersteld kan worden. - Bij het herstellen van onrechtmatigheden kunnen de onvolkomenheden in de jaarstukken die door ons college zijn onderkend en bij het Voorjaarsbericht 2006 waren opgenomen, worden betrokken. Internet: post@noord-holland.nl

2 Pagina 2 Ons kenmerk Bevindingen van de Randstedelijke rekenkamer In het rapport van de rekenkamer is op pag. 10 het hiernavolgende overzicht van financiële onrechtmatigheden opgenomen. Onrechtmatigheid 2005 Bedrag miljoen Te herstellen a Onderzoek 180 dossiers- aanbestedingen 2,6 Ca. 1,2 b Onderzoek 180 dossiers- subsidies 0,2 0,2 c Niet onderzochte dossiers Onbekend Onbekend d Behoedzaamheidreserve, BBV fout 1,1 1,1 e Schikking bouwfraude 1,1 1,1 f Voorschot N 242, BBV fout 1,3 1,3 g Terugvordering belastingdienst 4,3 4,3 Totaal (excl. niet onderzochte dossiers) 10,6 9,2 3. Feitelijke informatie per bevinding. Ad a. Aanbestedingen In het accountantsrapport van PWC is gemeld dat voor een bedrag van 2,6 miljoen. (11 dossiers) aan onrechtmatige aanbestedingen zijn gedaan. In het rapport Rechtmatigheid 2005 is aangegeven dat 5 dossiers herstelbaar zijn en 6 dossiers niet. (NB. De Rekenkamer berekent dat 5/11 van 2,6 miljoen= 1,2 miljoen te herstellen is.) Wij hebben in onze analyse van onrechtmatige dossiers aan uw staten (nr ) vastgesteld dat van de 6 niet-herstelbare onrechtmatige aanbestedingsdossiers ( met een totaalbedrag van 1 miljoen) er achteraf 3 (met een totaalbedrag van ) toch volgens de Europese regels blijken te zijn aanbesteed. De accountant is het met deze lezing eens, overigens zonder dat deze invloed heeft op hun oordeel betreffende de rechtmatigheid van Het totaal aan geconstateerde fouten wordt weliswaar kleiner, maar de onzekerheden in de gehele massa wijzigt niet. Rekening houdend met de drie alsnog rechtmatige aanbestedingsdossiers is het bedrag van de nietherstelbare onrechtmatige aanbestedingsdossiers terug te brengen van 1 miljoen tot De vijf herstelbare onrechtmatige dossiers vertegenwoordigen ook een waarde van ruim 1 miljoen. Deze vijf dossiers zullen wij herstellen. In totaal hebben wij hiermee uitleg gegeven hoe wij om gaan met de 11 onrechtmatige dossiers, die in totaal een bedrag van 2,0 miljoen vertegenwoordigen. Er resteert dan nog een bedrag van 0,6 miljoen. Dit bedrag is (in tegenstelling tot wat het accountantsrapport suggereert op pag. 21) niet te

3 Pagina 3 Ons kenmerk relateren aan de 11 hiervoor genoemde dossiers, maar is door de accountant opgevoerd op basis van een door Concern-controlling opgesteld auditrapport met betrekking tot de aanbestedingen over het eerste kwartaal van Dit rapport is op 30 mei jl. aan uw staten aangeboden. De bij dit auditrapport geconstateerde onrechtmatigheden zijn overigens zoveel mogelijk al ( tot een bedrag van ) door ons college bij besluit van 8 november 2005 hersteld. Ad b. Subsidies In het accountantrapport is gemeld dat voor een bedrag van 2,3 miljoen aan financiële onrechtmatigheden is aangetroffen in subsidiebeschikkingen. Het betreft hier 16 subsidiedossiers. 90% van de aangetroffen financiële onrechtmatigheden heeft betrekking op de jaren voor Voor het jaar 2005 is een bedrag van 0,2 miljoen aan financiële onrechtmatigheden aangetroffen. Alle aangetroffen financiële onrechtmatigheden zijn herstelbaar. In onze eerder genoemde analyse van onrechtmatige dossiers hebben wij in een bijlage al aangegeven dmv welke herstelacties de dossiers op ambtelijk niveau dan wel door ons college hersteld kunnen worden. Wij zullen de benodigde herstelacties uit voeren. Voor 1 dossier zullen wij de reparatie voorleggen aan uw staten, omdat de desbetreffende regeling geen hardheidsclausule bevat, terwijl er alle reden aanwezig is om een hardheidsclausule toe te passen. Ad d. Behoedzaamheidreserve. In de jaarrekening 2005 is het aandeel van de provincie in de uitkering van het rijk (provinciefonds) betreffende de behoedzaamheidreserve over 2005 ad 1,1 miljoen niet als bate verwerkt. Dit bedrag is in de raming van het Voorjaarsbericht 2006 opgenomen. De betreffende gegevens zijn op een zodanig laat tijdstip bekend geworden dat de jaarstukken al gereed waren en de boekhouding was afgesloten. Het college heeft hiervan ook melding gedaan in hun voordracht bij de jaarstukken. Ad e. Schikking bouwfraude. In de jaarrekening 2005 is een uitkering van 1,1 miljoen wegens aandeel van de provincie in de compensatie bouwfraude niet als bate verantwoord. IPO verkreeg in maart 2006 pas overeenstemming over de

4 Pagina 4 Ons kenmerk verdeling van de middelen. Dit bedrag is ook in de raming bij het Voorjaarsbericht 2006 opgenomen. De betreffende gegevens zijn op een zodanig laat tijdstip bekend geworden dat de jaarstukken al gereed waren en de boekhouding was afgesloten. Het college heeft hiervan ook melding gedaan in hun voordracht bij de jaarstukken. Ad f. Voorschot N 242. In de jaarrekening 2005 is een gedeelte van de uitkering van het rijk in de kosten van de N242 ad. 1,3 miljoen op de balans verantwoord onder Vooruitontvangen bedragen in plaats van onder de voorzieningen. Dit is gedaan omdat de kosten in dat jaar lager waren uitgevallen als geraamd. Het bedrag staat wel credit op de balans onder de vlottende passiva. Deze post heeft geen invloed op het resultaat van de jaarrekening. Ad g. Terugvordering belastingdienst. In de jaarrekening 2005 heeft de provincie voor een bedrag van 4,3 miljoen teveel aan opbrengst opcenten motorrijtuigenbelasting verantwoord. Gebleken is dat de belastingdienst een rekenfout had gemaakt over Dit bedrag wordt door de belastingdienst in 2006 verrekend en is meegenomen in de bijgestelde raming van de opcenten in het Voorjaarsbericht De betreffende gegevens zijn op een zodanig laat tijdstip bekend geworden dat de jaarstukken al gereed waren en de boekhouding was afgesloten. Het college heeft hiervan ook melding gedaan in hun voordracht bij de jaarstukken. 4. Genomen danwel nog te nemen maatregelen. Uit het voorgaande blijkt dat wij in veel gevallen (tot een totaalbedrag van 6,5 miljoen) al maatregelen hebben genomen bij de Voorjaarsnota Verder blijkt dat ons college ervoor zal zorgen dat de onrechtmatige subsidieverleningen (ook van die dossiers die betrekking hebben op de periode voor 2005), hersteld worden. Verder zullen wij de vijf herstelbare aanbestedingsdossiers herstellen. Met deze herstelbesluiten zorgen we ervoor dat er geen onrechtmatigheden meer kleven aan dossiers met een meerjarige doorwerking.

5 Pagina 5 Ons kenmerk Overige onrechtmatigheden die in redelijkheid herstelbaar zijn. De vraag is of er overige onrechtmatigheden, voorzover in redelijkheid mogelijk, hersteld zouden moeten worden. Feitelijk gaat het daarbij om de vraag of de zaken die wij bij de Voorjaarsnota 2006 hebben geregeld, alsnog in de jaarstukken 2005 zouden moeten worden opgenomen. Wij menen dat dit in redelijkheid niet mogelijk is. Dit zou namelijk betekenen dat dan een nieuwe accountantsverklaring over de jaarstukken 2005 noodzakelijk is en dat de jaarrekening (inclusief de bijlagen) opnieuw opgesteld en gedrukt zou moeten worden. Ook zou dan weer bij de Najaarsnota een correctie op de Voorjaarsnota 2006 aan uw Staten moeten worden voorgelegd, omdat de zaken die thans bij de Voorjaarsnota zijn rechtgezet, daar weer uit gehaald moeten worden. Bovendien menen wij dat dit door u niet wordt gewenst. Uw Staten geven in uw brief aan dat rekening mag worden gehouden met de onrechtmatigheden die bij de Voorjaarsnota 2006 al zijn onderkend en zijn hersteld. Aanvullend hierop merken wij op dat de aangegeven herstelacties er niet toe zullen leiden dat over de jaarstukken 2005 een andere verklaring dan een oordeelsonthouding wordt verkregen. De jaarrekening zou dan ook pas in het vierde kwartaal aan u ter vaststelling kunnen worden aangeboden, en de extra personele inzet die met deze hersteloperatie gepaard zou gaan kan dan niet worden ingezet in het kader van de rechtmatigheid over Tenslotte wijzen wij erop dat het hier geen onrechtmatig verrichte uitgaven betreft, maar onvolkomenheden in de verantwoording van baten in het dienstjaar. De betreffende gegevens zijn op een zodanig laat tijdstip bekend geworden dat de jaarstukken al gereed waren en de boekhouding was afgesloten. Het college heeft hiervan ook melding gedaan in hun voordracht bij de jaarstukken. Het bedrag dat van het Rijk is ontvangen m.b.t. de N 242 ( 1,3 miljoen) werd door de accountant aangemerkt als classificatiefout die geen invloed had op het jaarresultaat. Ook hier is geen sprake van onrechtmatig verrichte uitgaven. (Overigens heeft navraag bij het Ministerie van BZK opgeleverd dat binnenkort het BBV op dit punt zal worden aangepast waardoor de handelswijze van onze verantwoording wordt gerechtvaardigd). Onze conclusie is dat er na uitvoering van de hiervoor genoemde maatregelen

6 Pagina 6 Ons kenmerk meer wordt hersteld dan de door de Randstedelijke Rekenkamer berekende herstelbare onrechtmatigheid van 9,2 miljoen. 6. Alle herstelbare fouten herstellen? Wij willen ook ingaan op de vraag van een minderheid uit de rekeningencommissie die ervoor pleit om aan te geven wat er voor nodig is om alle herstelbare fouten in de jaarstukken te herstellen. Zoals uit het voorgaande is gebleken zijn met onze maatregelen uit het recente verleden en met de maatregelen die wij hebben aangekondigd, alle herstelbare fouten, voorzover gebleken uit het onderzoek van de accountant, en voorzover mogelijk hersteld. Dat wil niet zeggen dat alle mogelijke fouten in de jaarrekening hiermee hersteld zijn. Daarvoor zou nodig zijn een volledig dossieronderzoek door de accountant, evenals herstelmaatregelen van de gebleken onrechtmatigheden, een nieuwe accountantsverklaring en het naar verwachting opnieuw opstellen van de jaarrekening. Dit zou een zeer omvangrijke actie zijn die er mogelijk toe zou leiden dat de jaarrekening zelfs niet meer in 2006 zou kunnen worden vastgesteld. 7. Ons advies over onrechtmatigheid Samenvattend stelt ons college naar aanleiding van het rapport van de Randstedelijke Rekenkamer over de jaarstukken 2005 voor : - Wij zullen de onrechtmatige subsidiebesluiten herstellen, - We gaan de te herstellen aanbestedingsdossiers herstellen, - Wij overwegen niet om de jaarstukken 2005 aan te passen om redenen zoals hiervoor in de brief aangegeven. - Aan de hand van het Plan van Aanpak rechtmatigheid 2006 neemt de Directie maatregelen om onrechtmatig handelen in de toekomst zoveel mogelijk te voorkomen. 8. Hoe verder in 2006? Hoewel uw Staten in uw brief daar geen aandacht voor vragen achten wij het verstandig om de gelegenheid te gebruiken om nader in te gaan op het vraagstuk rechtmatigheid Het probleem dat zich daarbij met betrekking tot de subsidieverlening kan voordoen is dat in 2005 of eerder mogelijk onrechtmatig verleende subsidies in 2006 en verder tot finale afrekening komen. De accountant zal in die gevallen

7 Pagina 7 Ons kenmerk constateren dat er over 2006 sprake is van onrechtmatige subsidieverlening. Wij willen voorkomen dat onrechtmatige subsidieverlening over de periode van voor 1 januari 2006 van invloed kan zijn op het rechtmatigheidsoordeel over 2006 en verder. Wij menen dat de inspanningen die wij thans leveren om de (goedkeurende) rechtmatigheidverklaring te verkrijgen, niet beïnvloed zouden moeten worden door fouten uit het verleden. Om dit te bereiken wil het college de subsidiedossiers, waarvan de beschikkingen vóór 1 januari 2006 zijn afgegeven en waarvan de eindafrekening in de jaren 2006 en verder plaatsvindt, laten uitsluiten van het rechtmatigheidsoordeel van de accountant. Dit betekent dat de accountant aan de (eventueel) geconstateerde fouten/onzekerheden van voor de genoemde data van beschikkingverlening, geen consequenties verbindt in het kader van zijn rechtmatigheidsoordeel. Wij stellen uw staten derhalve voor om in te stemmen met het uitsluiten van het rechtmatigheidsoordeel van de accountant over de subsidieverlening waarvan de beschikking vóór 1 januari 2006 is afgegeven, en waarvan de eindafrekening in 2006 of later zal plaatsvinden. Daarnaast komt het voor dat uw staten vanuit politieke overwegingen een gewenst subsidiebesluit nemen, waarvan de grondslag niet altijd in termen van rechtmatigheid volmaakt is. Als voorbeeld noemen wij uw besluit van 24 april 2006, amendement 10-1, waarbij uw staten een gewijzigde verplichting oplegde aan de subsidieontvanger (het garanderen van het openbaar gebruik van een botenlift voor minimaal 30 jaar). Dit was in strijd met de Algemene subsidieverordening Noord-Holland. U heeft inmiddels in uw vergadering van 10 juli jl. het genoemde amendement ingetrokken. Wij sluiten niet uit dat er in de jaren voor 2006 enkele (politiek gewenste, doch niet rechtmatige) statenbesluiten zijn genomen. Met uw besluit tot het uitsluiten van het rechtmatigheidsoordeel van de accountant over de subsidieverlening waarvan de beschikking voor 1 januari 2006 is afgegeven, en de eindafrekening in 2006 of later zal plaatsvinden, zullen ook deze statenbesluiten niet meetellen in het rechtmatigheidsoordeel over 2006 of latere jaren.

8 Pagina 8 Ons kenmerk Wij hopen u hiermee naar genoegen te hebben geïnformeerd. Hoogachtend, Gedeputeerde Staten van Noord-Holland, provinciesecretaris voorzitter Titel:Vd 27: Procedure jaarstukken 2005 Datum: Nummer:27