COMMISSIE FINANCIEN EN ALGEMENE ZAKEN.

Transcriptie

1 COMMISSIE FINANCIEN EN ALGEMENE ZAKEN. Zitting van 17/04/2007 Aanwezig : PAUL DUERINCKX voorzitter LEEN VERRECK, IVAN VANDERZEYPEN, TINA DE WINDT, KRIS DEGREEF, STEFANIE DE NEEFF, RINA RABOUW, ANN DE MARTELAER, HUGO SIMOENS, ANDRE VAN GOETHEM, JO PIERSON, stemgerechtigde leden, EDDY ELYN, lid met raadgevende stem; MARTINE VANBEVER, GILBERTE MULS, HILKE VERHEYDEN, CYRIEL SWEVERS, schepenen; MARINA STAS, KOENRAAD VAN COPPENOLLE, KATRIEN GOOSSENS,. JOHAN GEENS, gemeentesecretaris ERWIN DEPRE, secretaris * * * * * * * * * * * * * * * De voorzitter opent de vergadering om uur. Hij verwelkomt de aanwezigen en wenst ze een vruchtbare samenwerking. Alvorens aan de behandeling van de vastgelegde agendapunten te beginnen stelt de voorzitter voor om bij zijn afwezigheid een commissielid aan te duiden die het voorzitterschap kan waarnemen. Hij stelt voor dat bij de aanduiding van de ondervoorzitter de rangorde wordt gehanteerd die eveneens geldt bij een gemeenteraadszitting. Raadslid Ann De Martelaer vraagt of deze aanduiding onmiddellijk medegedeeld kan worden. De gemeentesecretaris antwoordt dat hij deze rangorde zal nakijken en deze op het einde van de vergadering zal meedelen. DAGORDE * * * * * * * * * * * * * 1. Financiële zaken: begrotingsrekening en jaarrekening dienstjaar definitieve vaststelling: kennisgeving besluit gouverneur 2. Personeelszaken personeelsbehoeftenplan 1. wijziging personeelsformatie: statutair personeel voorziening functie coördinator algemene zaken; contractueel personeel voorziening functie begeleider en administratief medewerker voor gemelde opvang te Pellenberg 2. wijziging organogram 3. Personeelszaken - statuut van het statutair personeel en reglement van het contractueel personeel - aanpassing: vaststelling van de bijzondere wervingsvereisten en

2 functiebeschrijvingen van de functies van coördinator algemene zaken en begeleider van de gemelde kinderopvang 4. Personeelszaken - werving - vacantverklaring van 1 statutaire functie van coördinator algemene zaken en 3 halftijdse functies van begeleider en een halftijdse functie van administratief medewerker in contractueel verband 5. Algemene zaken - Kerkfabriek St. Bernard Lubbeek - rekening Algemene zaken - Kerkfabriek St. Kwinten Linden - rekening Algemene zaken - CREADIV - aanduiding plaatsvervangende vertegenwoordiger. * * * * * * * * * * * * * 1. Financiële zaken: begrotingsrekening en jaarrekening dienstjaar definitieve vaststelling: kennisgeving besluit gouverneur De commissie neemt kennis van deze mededeling. 2. Personeelszaken personeelsbehoeftenplan 1. wijziging personeelsformatie: statutair personeel voorziening functie coördinator algemene zaken; contractueel personeel voorziening functie begeleider en administratief medewerker voor gemelde opvang te Pellenberg 2. wijziging organogram Raadslid Koenraad Van Coppenolle vraagt om de voorziening van de functie van coördinator te motiveren. Schepen Gilberte Muls geeft volgende toelichting Deze coördinator algemene zaken (communciatieamtenaar) wordt voorzien op universitair niveau met het oog op een goede communicatie tussen de burgers, het bestuur en de diensten. Eén van de belangrijke taken is het verzorgen van het communicatiebeleid tussen de organisatie en de burgers via de gemeentelijke website. Hij coördineert de diensten interne zaken, informatie en geeft leiding aan de dienst informatie en onthaal. Hij begeleidt de huidige informatieambtenaar, die zich meer kan toeleggen op de toeristische activiteiten. Het tijdelijk personeel ( 1,5 VTE begeleider en 0,5 VTE administratief medewerker) voor de gemelde opvang wordt voorzien (voorlopig voor de duur van twee schooljaren vanaf 01/09/2007) ingevolge de herstructurering van het voor- en naschool toezicht met het oog op de verbetering van de veiligheid en kwaliteit tijdens de opvang van de kinderen. Op het einde van deze periode wordt het project geëvalueerd en indien dit gunstig is wordt het verlengd of bestendigd. Voor de bijkomende voorziening van personeel wordt een tussenkomst aangevraagd via de tewerkstellingsmaatregel. Sociale Maribel. Raadslid Ann De Martelaer vraagt of deze functiehouder nu de diensten gaat coördineren? De gemeentesecretaris Johan Geens antwoordt dat hijzelf de diensten blijft coördineren en de coördinator algemene zaken hem hierbij zal ondersteunen; in t bijzonder in uitvoering van de wet op de openbaarheid van bestuur en het klachtenmanagement. De coördinator zal tevens de dienst informatie en onthaal organiseren. Raadslid Ann De Martelaer vraagt waar het kabinetspersoneel zich situeert ten opzichte van de coördinator algemene zaken.

3 De gemeentesecretaris zegt dat het kabinetspersoneel zich onafhankelijk situeert binnen de organisatie ten overstaan van de coördinator. Het kabinetspersoneel ondersteunt de burgemeester en schepenen. Dit personeel dient samen te werken met de coördinator algemene zaken. De secretaris voegt eraan toe dat het kabinetspersoneel voorzien wordt op het niveau hoger onderwijs. Raadslid André Van Goethem geeft aan dat de voorziening van de coördinator de personeelskosten nog aanzienlijk gaat verhogen. Hij vindt de voorziening van het personeel voor de gemelde opvang te Pellenberg wel gepast. Het voorstel wordt gunstig geadviseerd met 9 ja-stemmen en 2 onthoudingen. 3. Personeelszaken - statuut van het statutair personeel en reglement van het contractueel personeel - aanpassing: vaststelling van de bijzondere wervingsvereisten en functiebeschrijvingen van de functies van coördinator algemene zaken en begeleider van de gemelde kinderopvang Raadslid Koen Van Coppenolle vraagt of de functiebeschrijvingen van de voorziene functie werden opgemaakt en in te zien zijn. De secretaris deelt mede dat deze ter inzage liggen in het betreffend dossier. Raadslid Hugo Simoens wilt vernemen waar de archivaris gesitueerd is binnen de organisatie. De gemeentesecretaris geeft hem te kennen dat de functie van archivaris (halftijds) oorspronkelijk in staf was gesitueerd. Maar omdat deze functiehouder eveneens te maken heeft met het verlenen van informatie, niet enkel wat interne zaken maar ook wat externe zaken vanuit het archief betreft, de archivaris geplaatst wordt binnen de afdeling algemene zaken. Raadslid Hugo Simoens vraagt welke de kwalificatievereiste is van archivaris? De gemeentesecretaris deelt hem mede dat een diploma van hoger onderwijs agogische of culturele richting is vereist. De titularis is in t bezit van t diploma archivistiek. Raadsleden Jo Pierson en Ann De Martelaer vragen hoe de tussenkomst vanwege de Sociale Maribel verder verloopt. De secretaris deelt hen mede dat de aanvraag voor deze tussenkomst werd overgemaakt aan de vakbonden met het oog op t aanbrengen van hun visum. De aanvraag voor de tussenkomst met het visum van de vakbonden wordt overgemaakt aan het beheerscomité van de RSZ. De tussenkomst wordt verleend voor een bijkomende tewerkstellingplaats. In dit geval bedraagt de tussenkomst ongeveer EUR op jaarbasis voor 1 bijkomende voltijdse contractuele tewerkstelling. De aanwerving van het personeel mag weliswaar niet gebeuren vooraleer het akkoord van het beheerscomité werd betekend aan de gemeente.

4 Raadslid Ann De Martelaer geeft aan: Wat gebeurt er indien er geen tussenkomst wordt verleend? De gemeentesecretaris antwoordt dat deze personeelsvoorziening dan in zuiver contractueel verband voorzien blijft tijdens de duur van het project. Het voorstel wordt gunstig geadviseerd met 9 ja-stemmen en 2 onthoudingen Schepen Hilke Verheyden verlaat de zitting om u. 4. Personeelszaken - werving - vacantverklaring van 1 statutaire functie van coördinator algemene zaken en 3 halftijdse functies van begeleider en een halftijdse functie van administratief medewerker in contractueel verband Raadslid Ann De Martelaer wil weten hoe de aanwerving verloopt van het contractueel personeel voor de opvang. De gemeentescretaris anwoordt dat de oproep van de kandidaten intern en via de gemeentelijke website zal gebeuren. De kandidaten worden geselecteerd op basis van een grondig sollicitatiegesprek. Het voorstel wordt gunstig geadviseerd met 9 ja-stemmen en 2 onthoudingen 5. Algemene zaken - Kerkfabriek St. Bernard Lubbeek - rekening Raadslid Ann De Martelaer vraagt hoe het nazicht van de rekening gebeurt. De gemeentesecretaris antwoordt dat de rekening enkel rekenkundig wordt gecontroleerd. Op inhoudelijk en boekhouding vlak valt de verantwoording van de uitgaven en ontvangsten moeilijk te controleren. Het voorstel wordt gunstig geadviseerd met 10 ja-stemmen en 1 onthouding 6. Algemene zaken - Kerkfabriek St. Kwinten Linden - rekening Raadslid Rina Rabau stelt zich de vraag hoe verschil in subsidiebedrag vanwege de gemeente tussen de Kerkfabriek St. Bernard Lubbeek en de Kerkfabriek St. Kwinten te motiveren is. De gemeentesecretaris deelt mede dat het bedrag van tussenkomst grotendeels afhangt van de begroting van de werkingskosten die voortvloeien uit de omvang van het patrimonium van de kerkfabriek. Het voorstel wordt gunstig geadviseerd met 10 ja-stemmen en 1 onthouding

5 7. Algemene zaken - CREADIV - aanduiding plaatsvervangende vertegenwoordiger. Van het voorstel wordt kennis genomen. Gestelde vragen na de afhandeling van de dagorde: Raadslid Ann De Martelaer: - Aangaande de bepaling van de dagorde van de gemeenteraadcommissie vraagt zij of er nog punten kunnen aan toegevoegd worden? De gemeentesecretaris deelt mede dat de voorzitter van de commissie dit bepaalt. Hij voegt er aan toe dat dit verzoek best enkele dagen vooraf aan de voorzitter wordt gericht. Het raadslid geeft ook aan dat bepaalde schepenen moeilijk verstaanbaar zijn tijdens de zitting. Zij vraagt of het mogelijk is gebruik te maken van een geluidsinstallatie om dit te kunnen oplossen. De gemeentesecretaris deelt mede dat de nodige apparatuur (microfoons) aanwezig is en er gebruik kan van gemaakt worden. De gemeentesecretaris komt nog terug op de vraag vanwege raadslid Ann De Martelaer aangaande de aanduiding van een ondervoorzitter. Hij deelt de rangorde van de commissieleden in de gemeenteraad mede die bepalend is voor de aanduiding van een ondervoorzitter, nml: 1. Yvan Vanderzeypen 2. André Van Goethem 3. Stefanie de Néeff De voorzitter sluit de vergadering om uur. ************