COMMISSIE FINANCIEN EN ALGEMENE ZAKEN. Zitting van 11 maart 2009

Transcriptie

1 COMMISSIE FINANCIEN EN ALGEMENE ZAKEN. Zitting van 11 maart 2009 Aanwezig : PAUL DUERINCKX voorzitter; IVAN VANDERZEYPEN, LEEN VERRECK, TINA DE WINDT, STEFANIE DE NEEFF, PIERRE OTZER, ANN DE MARTELAER, HUGO SIMOENS, ANDRE VAN GOETHEM, JULES GODTS, stemgerechtigde leden; EDDY ELYN, lid met raadgevende stem; FREDDY VRANCKX, burgemeester; MARTINE VANBEVER, PAUL HUGAERTS, CYRIEL SWEVERS, schepenen; MARINA STAS, KOENRAAD VAN COPPENOLLE, raadsleden;. JOHAN GEENS, gemeentesecretaris; Lidie Van Singel, coördinator algemene zaken ERWIN DEPRE, secretaris. Afwezig: KRIS DEGREEF, commissielid JO PIERSON, commissielid wordt vervangen door JULES GODTS, GILBERTE MULS, schepen wordt verontschuldigd * * * * * * * * * * * * * * * De voorzitter opent de vergadering om uur. Hij verwelkomt de aanwezigen. DAGORDE 1. Algemene zaken - goedkeuring verslag van de commissie d.d. 10/03/ Financiële Zaken - Meerjarige doelstellingennota goedkeuring 3. Financiële zaken: budget dienstjaar gewone en buitengewone dienst: goedkeuring *** 1. ALGEMENE ZAKEN - GOEDKEURING VERSLAG VAN DE COMMISSIE D.D. 10/03/2009 Voorzitter: Het verslag is voorlopig niet beschikbaar. 2. FINANCIËLE ZAKEN - MEERJARIGE DOELSTELLINGENNOTA GOEDKEURING Voorzitter: Aan de gemeenteraad wordt gevraagd om de meerjarige doelstellingennota goed te keuren. COM FIN EN ALG ZAK doc 1

2 In afwachting van de inwerkingtreding van de bepalingen van het gemeentedecreet betreffende de strategische meerjarenplanning wordt in de onderrichtingen voor de budgetopmaak 2009 aan de gemeenten gevraagd een strategisch plan op te stellen en voor te leggen aan de gemeenteraad. Dit plan de meerjarige doelstellingennota (zie bijlage) bevat de concretisering van de beleidsdoelstellingen van de gemeente Lubbeek in operationele doelstellingen, actieplannen en acties. Tevens wordt voor elke nieuw geplande doelstelling een raming van de uitgaven en ontvangsten weergegeven. De burgemeester vraagt of er opmerkingen zijn. Raadslid Van Coppenolle vindt dit de verkeerde aanpak van behandeling van het punt als beleidsmaker van dit plan zou je met enige fierheid op je werk initiatief moeten nemen en het plan voorstellen. De burgemeester stelt voor om het meerjarenplan per beleidsdoelstelling te overlopen: Beleidsdoelstelling nr. 1: Een efficiënte dienstverlening in een aangename en modern uitgeruste setting. De burgemeester licht ondermeer toe: Operationele doelstelling 1.1 Uitwerken van een adequate communicatie als primordiale voorwaarde voor een efficiënte dienstverlening opstelling van een communicatieplan Burgemeester: de diensten zijn bezig met het onderzoeken van de communicatiebehoeften. Operationele doelstelling 1.2 Verbeteren van de externe dienstverlening de burger als klant van de gemeente Uitbouwen van het onthaal: Lidie Vansingel, algemeen coördinator geeft uitleg: de uitbreiding van de onthaalfunctie tot een loketfunctie, een snelbalie waar de burger kan bediend worden zonder met een lange wachttijd geconfronteerd te moeten worden. Tevens wordt hierin een toezichtlokaal voorzien waar de klanten info kunnen opzoeken. De gemeentesecretaris voegt eraan toe dat het tevens de bedoeling is dat de infobalie van het gemeentehuis in synergie dient te werken met de infobalie van de bibliotheek in het gemeenschapscentrum Vernieuwen gemeentelijk infoblad: Raadslid Jules Godts merkt op dat de telefoonnummers van de parochies niet meer in het infoblad vermeld staan Uitgeven van een algemene infogids: de voorzitter stelt dit in vraag om deze gids vlug veroudert is. Lidie Van Singel, algemeen coördinator antwoordt dat dit eerst goed nagegaan zal worden Uitbouw meldingenbeheer en magazijnbeheer De gemeentesecretaris geeft het verschil aan tussen het meldingenbeheer, (administratief beheer van meldingen gevestigd in de gemeentelijke werkplaats) en het klachtenmanagement (behandeling van de klachten) : in uitvoering van de bepaling van het gemeentedecreet. Operationele doelstelling 1.3. verbeteren van de interne communicatie e-raden: elektronische ruimte die voorzien is op de gemeentelijke website waar info kan opgeslagen worden ten behoeve van verschillende entiteiten: mandatarissen, personeel, COM FIN EN ALG ZAK doc 2

3 diensthoofden, MT, momenteel nog beperkt tot de laatste twee. Bedoeling is dit later uit te breiden naar de andere doelgroepen. Operationele doelstelling 1.4. Investeren in menselijk kapitaal Raadslid Koenraad Van Coppenolle herinnert er aan dat de beleidsruimte beperkt wordt door de hoge personeelskost. Hij merkt op dat de balie door verschillende medewerkers worden bediend en vraagt zich dan ook af hoeveel voltijdse equivalenten hiervoor voorzien zijn. De gemeentesecretaris antwoordt dat 1,5 VTE voorzien zijn. Het gaat niet enkel om de onthaaltaken maar ook om de administratieve ondersteuning vervolgt hij. Raadslid Marina Stas komt ter zitting (20.10 uur). Operationele doelstelling 1.5 Optimalisatie van de ondersteuning van personeel en mandatarissen Een duurzaam aankoopbeleid in de gemeentelijke werking : o.a. volgende acties: Duurzaam inkopen: schepen Martine Van Bever geeft aan dat het hier gaat om een verantwoord productgebruik in de gemeentelijke organisatie. De duurzaamheidsambtenaar wordt hierbij nauw betrokken Aankoop barcodescanner: de burgemeester: deze zal aangewend worden voor het magazijn en stockbeheer, meerbepaald te gebruiken voor het inventariseren van technisch gereedschap of materiaal Aankoop hardware voor de verbetering van de toegangscontrole van het gemeentehuis en de gemeentelijke werkplaats: de gemeentesecretaris: de bedoeling is enerzijds het éénvormig maken van het badge- en controlesysteem anderzijds dient dit voor het elektronisch registreren van de aanwezigheid t.v.v. de naambordjes vervangen de telefooncentrales in het gemeentehuis en de loods: burgemeester: de huidige centrales zijn niet gebruiksvriendelijk genoeg omdat we zelf geen wijzigingen kunnen invoeren. Een tussenkomst (financieel hoog) van de operator is hier voor nodig Aankoop scanapparaat voor burgerzaken en archief om grotere documenten dan formaat A3 in te scannen Aankoop van een stemregistratiesysteem: Raadslid Ann De Martelaer vindt het eerder aangewezen om een luidsprekersysteem te installeren in de raadzaal. Ze geeft te kennen dat ze hierop een amendement zal indienen. Operationele doelstelling 1.6 Verbeteren van de gemeentelijk infrastructuur: POB Lubbeek: plaatsen van elektriciteit: dit tot versterking van de elektrische voeding voor de verwarming Gemeentehuis: gedeeltelijke renovatie van de buitengevel: ingevolge vochtprobleem Beleidsdoelstelling nr. 2: Een verkeersveilige, nette en duurzame gemeente Operationele doelstelling 2.1 Verbeteren van de verkeersveiligheid De burgermeester licht toe. Operationele doelstelling 2.2 Ontwikkeling van een kwalitatief landelijke leef-, woonen werkomgeving. Schepen Paul Hugaerts licht toe. COM FIN EN ALG ZAK doc 3

4 Operationele doelstelling 2.3 Duurzaam t(r)oeven in groen Schepen Martine Van Bever licht toe Zwerfvuilactie: Raadslid Jules Godts: vindt dit wel een goed idee, maar beklaagt de manier waarop de gemeentelijke arbeiders op te arbeidsintensieve wijze het zwerfvuil verzamelen. Operationele doelstelling 2.4 Optimaliseren van de waterhuishouding Schepen Cyriel Swevers licht toe. Operationele doelstelling 2.5 Streven naar een duurzaam energiebeleid Schepen Martine Van Bever licht meerbepaald toe Aankoop en plaatsing dataloggersysteem gemeentehuis. Dit systeem laat toe om constant energiegegevens op te vragen Opmaken van energieprestatiecertificaten Vanaf januari 2009 is men volgens een Europese richtlijn verplicht voor een openbaar gebouw groter dan 1000 m² gebruiksruimte een certificaat te laten opmaken met het oog op een efficiënter energiegebruik Verhuur van daken plaatsing van fotovoltaïsche zonnepanelen Schepen Martine Van Bever geeft aan dat het onderzoek bezig is. Commissielid André Van Goethem geeft aan dat de zonnepanelen zware metalen bevat en vraagt zich wat er dient mee te gebeuren in t geval deze stuk zouden gaan. Beleidsdoelstelling nr. 3: Kwaliteitsvol onderwijs en buitenschoolse opvang in een kwaliteitsvolle omgeving Operationele doelstelling 3.2 Voortzetting van het nieuwbouwproject GBS Pellenberg De burgemeester licht meerbepaald toe: Nieuwbouw van 8 klassen GBS Pellenberg: achter de bestaande turnzaal, de prefabklassen worden nadien afgebroken. Operationele doelstelling 3.5 Reorganisatie van de kinderopvang gemeenteschool Linden Aanwerving van 1 kleuterleid(st)er B-niveau : ter ondersteuning van de coördinator van de buitenschoolse kinderopvang Omvormen van de oude pastorie Linden: stand van zaken - met het oog op het organiseren van de kinderopvang: een architectuurwedstrijd werd uitgeschreven - de laureaat krijgt als prijs dat hij een ereloonovereenkomst mag afsluiten met de gemeente voor de verbouwing van de pastorie. Beleidsdoelstelling nr. 4: Een bruisend en gastvrij Lubbeek Operationele doelstelling 4.1 Bouwen van een nieuw gemeenschapscentrum Schepen Martine Van Bever licht toe. COM FIN EN ALG ZAK doc 4

5 Operationele doelstelling 4.2 Investeren in informatie en educatie levenslang leren in een toegankelijk en ontspannen sfeer Schepen Martine Van Bever licht toe. Operationele doelstelling 4.3. Stimuleren van sport en beweging. De burgemeester licht meerbepaald toe: Afbraak van de oude kantine: actie werd bepaald bij de oprichting van de nieuwe kantine. Een gebouw waarin de organisatie van de Grabbelpas? Er wordt nog naar een oplossing gezocht. Operationele doelstelling 4.4 Aandacht besteden aan senioren en jongeren als bijzondere doelgroepen Schepen Martine Van Bever licht toe Operationele doelstelling 4.5 Ondersteunen van het verenigingsleven en de lokale handel en economie: de burgemeester licht toe Ter beschikkingstelling per deelgemeente van ontmoetingsplekken voor verenigingen: zoals bepaald in het cultuurbeleidsplan. Het voorstel wordt gunstig geadviseerd met 4 ja-stemmen, 0-stemmen en 6 onthoudingen. 3. FINANCIËLE ZAKEN: BUDGET DIENSTJAAR GEWONE EN BUITENGEWONE DIENST: GOEDKEURING Voorzitter: Aan de commissie wordt gevraagd om advies te verlenen bij de goedkeuring van het budget 2009, gewone en buitengewone dienst, met de volgende resultaten: Gewone dienst Buitengewone dienst Geraamd algemeen begrotingsresultaat ,24 EUR ,15 EUR 2008 Ontvangsten eigen dienstjaar ,02 EUR ,00 EUR Uitgaven eigen dienstjaar ,76 EUR ,12 EUR Ontvangsten vorige dienstjaren 0,00 EUR 0,00 EUR Uitgaven vorige dienstjaren ,44 EUR 0,00 EUR Ontvangsten overboekingen 0,00 EUR ,17 EUR Uitgaven overboekingen ,17 EUR 0,00 EUR Geraamd resultaat begroting ,65 EUR ,95 EUR Geraamd algemeen begrotingsresultaat ,89 EUR ,20 EUR Commissielid Ann De Martelaer merkt op dat volgens de regelgeving de begrotingscommissie minstens bestaat uit een afgevaardigde van het bestuur, de gemeentesecretaris en de gemeenteontvanger. Volgens het verslag van de begrotingscommissie was de gemeenteontvanger afwezig wegens ziekte. Zij vraagt zich af of het niet aangewezen was om de ontvanger te laten vervangen door een deskundige bvb het diensthoofd van de boekhouding. Zij stelt dan ook voor om de begrotingscommissie officieel te installeren en er meer deskundigen te laten in zetelen. COM FIN EN ALG ZAK doc 5

6 Schepen Paul Hugaerts antwoordt dat momenteel nog geen plaatsvervanger voor de ontvanger werd aangeduid. Hij zal tegen volgende gemeenteraadszitting laten nagaan hoe de begrotingscommissie naast haar minimumsamenstelling nog verder kan uitgebreid worden. Raadslid Koenraad Van Coppenolle heeft ondermeer volgende vragen: pag. 44: Art /742-98: Aankoop scanapparaat 5.000? Voor het sannen van grotere bladen dan A3. pag. 52: Art. 104/ : frankeringskosten ? Hogere frankeringskosten ingevolge het dikker worden van het infoblad pag. 54: Art. 334/124-06: prestaties van derden, eigen aan de functie 5.000? De politiezone vraagt met het oog op de eenvormige dienstverlening aan de andere gemeenten van de politiezone om Lubbeek eveneens te laten aansluiten bij de dierenbescherming van Werchter ipv Aarschot - vanaf 09/2009. pag /111-01: bezoldiging pers. techn. dienst + jobstudenten ? Opsplitsing jobstudenten? bedrag jobstudenten: nihil nml. geen behoefte Commissielid Ann De Martelaer vraagt: pag. 92: Art / drank Pellenberg ? Art / drank Linden/Binkom ? zie ook ontvangsten pag. 85. Vraag - antwoord wordt bezorgd tegen volgende raadszitting. Art / Verzekering school Linden/Binkom 5.500? Commissielid André Van Goethem pag. 110 Art. 762/ Erelonen en vergoedingen voor expertises 5.000? bedoeld voor sondering en opmetingsplan gemeenschapscentrum Commissielid Koenraad Van Coppenolle pag. 126 Art / Podiumverlichting Santro? Vraag - antwoord wordt bezorgd tegen volgende raadzitting? pag. 128 Art / Verlichting sportaccomodatie Binkom ? Nieuwe voetbalpleinverlichting de bestaande verlichting staat te laag. Commissielid Koenraad Van Coppenolle maakt de algemene opmerking dat de werken beter dienen opgevolgd worden zodat onnodige procedures met firma s worden vermeden. pag. 160 Art /124 06: containerpark: ? Stijging ingevolge verwerking van meer gratis restafvaldeponering. Totaal van de artikels met economische code 123/16 receptie- en representatiekosten bedraagt - nogal veel!? Commissielid Ann De Martelaer COM FIN EN ALG ZAK doc 6

7 pag / Heraanleg begraafplaats Pellenberg ? Op deze begraafplaats mag niet meer begraven worden (cfr. monumentenzorg), de bedoeling is hier om een bank en parkje te installeren (idem voor begraafplaats Pellenberg). Het voorstel wordt gunstig geadviseerd met 5 ja-stemmen, 0 nee-stemmen en 5 onthoudingen. De voorzitter sluit de vergadering om uur. Namens de commissie: Erwin Depré secretaris Paul Duerinckx voorzitter COM FIN EN ALG ZAK doc 7