1.3 Overwegingen Algemeen bestuur, Dagelijks Bestuur en kwaliteiten van de heren Hoogenberg en Rol 1.4 Ontwikkelingen sinds Europese aanbesteding

Transcriptie

1 Informatie van het RBT inzake beantwoording vragen PvdA-fracties gemeenteraden van Almelo, Enschede, Hengelo en provinciale staten van Overijssel en VVD-fractie in de gemeenteraad van Almelo 1 Inzet personeel 1.1 Inleiding Bij de start van het Regionaal Bedrijventerrein Twente (RBT), de exploitant van het XL Businesspark Twente (XL Park), is er voor gekozen om voor het Projectbureau geen personeel in dienst te hebben, maar deze via daarvoor gespecialiseerde bureaus in te huren. Op deze wijze kan de inzet van personeel plaatsvinden aan de hand van de behoefte die er is in de verschillende fasen van de ontwikkeling van het XL Park. Daarnaast ontstaan er geen blijvende verplichtingen na afloop van het project. Het Projectbureau kent de volgende parttime functies: 1. Directeur; 2. Casemanager; 3. Planeconoom; 4. Projectadministrateur; 5. Secretaresse; 1.2 Europese aanbesteding In 2008 zijn voor de eerstgenoemde 4 functies Europese aanbestedingen gehouden, die met ingang van 1 januari 2009 hebben geleid tot contracten met 4 verschillende uitlenende B.V. s. De contracten kenden in eerste instantie een looptijd van 1 jaar en kunnen tot maximaal 1 januari 2016 telkens met 1 of 2 jaar worden verlengd. De secretaresse was via een uitzendbureau ingehuurd. De Europese aanbesteding is uitgevoerd door International Tender Services B.V. uit Raalte (ITS) in samenwerking met de secretaris van het RBT en 2 leden van de projectgroep van de deelnemers aan het RBT. De toenmalige voorzitter (mevrouw C. Abbenhues) is voor een deel van de procedure voor de projectdirecteur betrokken geweest (voeren gesprek met kandidaat), terwijl de benoemde projectdirecteur betrokken is geweest bij de procedures voor de medewerkers. Overeenkomstig het aanbestedingsbeleid van het RBT heeft publicatie van de aanbestedingen plaatsvonden op en de website van het RBT. Gegadigden zijn in het bezit gesteld van aanbestedingsdocumenten, waarvan die van de functie van directeur als voorbeeld zijn bijgevoegd. Als gunningscriterium is aangehouden de economisch meest voordelige inschrijving. Op de functie van projectdirecteur zijn 5 inschrijvingen ontvangen: DHV B.V, Fortrace B.V., Hays Executie, Hoogenberg Advies B.V. en Metrum B.V. De inschrijvingen van de eerste 3 genoemde bedrijven hebben de toets van de compleetheid niet doorstaan en voldeden daarom niet aan het Aanbestedingsreglement, waardoor de inschrijvingen op basis van dit reglement dienden te worden uitgesloten voor verdere deelname aan de aanbestedingsprocedure. De inschrijving van Metrum B.V. voldeed niet aan het aanbestedingsreglement omdat de overgelegde referenties niet aan de in dit reglement gestelde eisen voldeden. Op grond van het Aanbestedingsreglement diende ook deze inschrijving te worden uitgesloten. De betrokken 4 bedrijven hebben geen gebruik gemaakt van de mogelijkheid om via een kort geding bij de Rechtbank bezwaar tegen de uitsluiting aanhangig te maken.

2 De inschrijving van Hoogenberg Advies B.V. voldeed volledig aan de eisen die in het Aanbestedingsreglement zijn gesteld. Vervolgens is op basis van de gunningscriteria deze B.V. als economisch meest voordelige inschrijving uit de bus gekomen. Voor de functie van casemanager zijn 2 inschrijvingen ontvangen: Metafoor Ruimtelijke Ontwikkeling en Vastgoed B.V. en ConsultancyCheck B.V. De inschrijving van eerstgenoemde heeft de toets op compleetheid niet doorstaan en voldeed daarom niet aan het Aanbestedingsreglement, waardoor de inschrijving op basis van dit reglement diende te worden uitgesloten voor verdere deelname aan de aanbestedingsprocedure. Het betrokken bedrijf heeft geen gebruik gemaakt van de mogelijkheid om via een kort geding bij de Rechtbank bezwaar tegen de uitsluiting aanhangig te maken. De inschrijving van ConsultancyCheck B.V. voldeed volledig aan de eisen die in het Aanbestedingsreglement zijn gesteld. Vervolgens is op basis van de gunningscriteria deze B.V. als economisch meest voordelige inschrijving uit de bus gekomen. 1.3 Overwegingen Algemeen bestuur, Dagelijks Bestuur en kwaliteiten van de heren Hoogenberg en Rol Het Algemeen Bestuur en Het Dagelijks Bestuur hebben de resultaten van de Europese aanbesteding gevolgd. De benoemde functionarissen voldoen aan de kwalificaties die in de aanbestedingsdocumenten zijn gesteld en hun inschrijvingen zijn op grond van de in het bestek opgenomen criteria als economisch meest voordelige inschrijving uit de bus gekomen. 1.4 Ontwikkelingen sinds Europese aanbesteding Sinds het vertrek van de planeconoom wordt deze functie per 1 augustus 2012 op detacheringsbasis ingevuld door een medewerker van de gemeente Almelo. Hiervoor wordt 110,= per gewerkt uur in rekening gebracht. Begin 2013 heeft het dagelijks bestuur van het RBT besloten het contract met de projectadministrateur en de secretaresse bij de eerstvolgende verleningsdatum (1 januari 2014) niet te verlengen en er naar te streven deze functies vanuit de deelnemers aan het RBT in te vullen. De daartoe onder de deelnemers gestarte verwerving heeft geleid tot 2 detacheringsovereenkomsten met de gemeente Almelo. Vanwege hun specifieke kennis en ervaring met het XL Park (en soortgelijke bedrijventerreinen) heeft het dagelijks bestuur besloten de contracten met de uitlenende B.V. s van de directeur en de casemanager, voor de laatste keer, te verlengen tot 1 januari Wel is de tijdsbesteding enigszins teruggebracht. 1.5 Situatie na afloop huidige contracten projectdirecteur en casemanager Op 24 maart 2014 heeft het dagelijks bestuur besloten in het kader van de Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT de wijze van invulling van het Projectbureau na 2015 te bezien (detachering, inleen of dienstverband). 1.6 Vroegtijdige ontbinding Zoals hiervoor onder 1.4 is aangegeven zijn de contracten met de uitlenende B.V. s van de directeur en de casemanager op basis van de Europese aanbesteding per 1 januari 2014 voor de laatste keer verlengd tot 1 januari Een vroegtijdige ontbinding is op grond van de dienstverleningsovereenkomst alleen mogelijk indien de opdrachtnemer niet langer in staat moet worden geacht ook na schriftelijke sommatie, waarin een redelijke termijn wordt gesteld, zijn verplichtingen uit deze overeenkomst na te komen dan wel indien de ontwikkeling van de werkzaamheden ten behoeve waarvan zij zijn ingezet zodanig verlopen dat naar het oordeel van het RBT voortzetting van de werkzaamheden niet langer gewenst is. Beide situaties doen zich niet voor. Integendeel, de continuïteit van de ontwikkeling en bedrijfsvoering van het XL Park tot 2016 is gebaat bij de inschakeling van de heren Hoogenberg en Rol. Onder 1.5 is reeds aangegeven dat het dagelijks bestuur heeft besloten de situatie na 2015 te bezien. 2 Jaarstukken 2.1 Algemeen De jaarstukken worden jaarlijks 8 weken voorafgaande aan de vaststelling door het Algemeen Bestuur toegezonden aan de gemeenteraden en provinciale staten. Hierbij wordt hen de mogelijkheid geboden bezwaren tegen deze stukken in te dienen bij het algemeen bestuur. 2

3 2.2 Jaren voor 2013 In het jaarverslag werd onder paragraaf 4.5 Bedrijfsvoering jaarlijks gerapporteerd over de bezetting van het projectbureau. Hierin is vermeld welke medewerkers Europees zijn aanbesteed en welke medewerkers zijn ingeleend van de deelnemers. De kosten van de inhuur c.q. inlening van de medewerkers zijn in de jaarrekening opgenomen onder paragraaf 3.3 Plankosten. Onder Plankosten zijn verder onder meer begrepen de kosten van het Intergemeentelijk Ingenieursbureau (dat wordt ingeschakeld voor civieltechnische voorbereiding van het XL Park) juridische kosten, bestemmingsplannen, accountantscontrole, boekhouding en huur projectbureau. De tarieven die het Intergemeentelijk Ingenieursbureau in het kader van de inbesteding hanteert variëren van 65,= tot 128,= per uur. 2.3 Jaar 2013 Bij brief van 2 april 2014 heeft het dagelijks bestuur van RBT), aan de betrokken gemeenteraden en provinciale staten o.a. toegezonden de jaarstukken In deze brief is het dagelijks bestuur specifiek ingegaan op de WNT omdat op basis van deze wet met ingang van 2013 expliciet in de jaarrekening moet worden ingegaan op de bezoldiging van topfunctionarissen. In genoemde brief is aangegeven dat het bij het XL Park gaat om contracten die met de uitlenende B.V. s van de twee betrokken functionarissen zijn gesloten en dat de vergoeding die aan de B.V. s wordt betaald een allin uurtarief is dat mede dient ter dekking van de bedrijfskosten van deze B.V. s. Ook in de jaarstukken wordt op de situatie ingegaan: bladzijden 15 en 16 (in paragraaf 4.5) en bladzijden 22 en 23 (zowel in de tekst als in tabel 12). 3 WNT Bij de WNT gaat het feitelijk om de bezoldiging die een functionaris ontvangt. De directeur en de casemanager ontvangen geen bezoldiging van het RBT. Op aangeven van de accountant moest daarom in de jaarstukken worden opgenomen de totale vergoeding die aan de uitlenende B.V. s is betaald. Helaas geeft dit een verkeerd beeld van de feitelijke situatie. Welke bezoldiging de betrokken functionaris van de B.V. ontvangt is ons niet bekend en maakte ook geen deel uit van de Europese aanbesteding. In die tijd was het gebruikelijk dat werd ingeschreven op basis van een all-in vergoeding. In het Aanbestedingsreglement is opgenomen dat de door inschrijven aangeboden prijzen en/of tarieven marktconform dienden te zijn, zodanig dat er geen sprake lijkt te zijn van een abnormaal laag lijkende inschrijving in de zin van artikel 56 van het Bao. De B.V, die de directeur uitleent heeft ingeschreven voor 175,= en die van de casemanager voor 160,= per werkelijk gewerkt uur. Deze bedragen worden sinds 2009 gehanteerd en gelden gedurende de gehele contractperiode. Uit de all-in vergoeding moeten zij hun bedrijfskosten betalen. Zij ontvangen geen afzonderlijke vergoeding voor reisuren, reis- en/of verblijfkosten, ziektedagen en/of ziektekosten of andere onkosten, ook niet voor reiskosten die ten behoeve van het XL Park worden gemaakt. In 2013 zijn door de directeur naast de standaardvergoeding geen kosten in rekening gebracht. De casemanager heeft een bedrag van 59,15 in rekening gebracht voor avondeten omdat er s avonds is doorgewerkt in verband met de acquisitie van een bedrijf. Hoewel zij parttime voor het XL Park werken zijn zij in beginsel 5 dagen per week, ook buiten de normale kantoortijden en indien nodig ook in het weekend, voor het XL Park beschikbaar. De directeur heeft inzicht gegeven in de kostenposten die (naast zijn salaris) tot de bedrijfskosten van zijn B.V. behoren: - Dienstverband van een medewerker voor 0,5 fte die belast is met btw-administratie, automatisering, ontwikkeling financiële modellen, vooronderzoek wet- en regelgeving, acquisitie; - Personeelskosten zoals sociale lasten ten laste werkgever, pensioenlasten en opleidingskosten; - Afschrijvingen op auto, kantoor en kantoorinventaris; - Autokosten; - Reis- en verblijfkosten, kosten projectverwerving; 3

4 - Algemene kosten als accountant, advisering belastingen, loonadministratie, aansprakelijkheidsverzekering, arbeidsongeschiktheidsverzekering; - Risico werkloosheid; De directeur heeft in 2013 in rekening gebracht 909 gewerkte uren (= ) en de casemanager 625 uur (= ). Almelo, 9 april 2014 E.J. van Marle Voorzitter RBT 4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25

26

27

28

29

30

31

32

33

34

35

36

37