DORDRECHT. de gemeenteraad

Transcriptie

1 DORDRECHT Retouradres: Postbus 8 Aan de gemeenteraad 3300 AA DORDRECHT Gemeentebestuur Spuiboulevard GR DORDRECHT T F (078) Datum Ons kenmerk Begrotingsprogramma Bijlage(n) Betreft 20 december 2016 SBC/ Veiligheid 3 RAADSINFORMATIE inzake beantwoording motie Dordt op Stoom houden Contactpersoon R. Schellevis T (078) E r.schellevis@dordrecht.n1 Samenvatting Op 29 juni 2016 heeft de gemeenteraad van Dordrecht de motie Dordt op Stoom houden aangenomen. U vraagt hierin het college onderzoek uit te voeren naar de proportionaliteit van de veiligheidseisen en/of een minder zwaar beslag in tijd en geld gerealiseerd kan worden om aan veiligheidseisen te kunnen voldoen. Het college vindt evenementen belangrijk voor de binding van haar inwoners aan de stad en de aantrekkelijkheid van Dordrecht voor bezoekers. Een groot deel van de evenementen is gebaseerd op particuliere initiatieven. De organisator is zelf primair verantwoordelijk voor de organisatie en voor de veiligheid van de bezoekers en het ordelijk verloop van het evenement. Als gevolg van het toenemend aantal bezoekers van evenementen in combinatie met landelijke en regionale ontwikkelingen krijgen organisatoren de afgelopen jaren te maken met toenemende aandacht voor de veiligheid van evenementen en daarbij verhoogde maatregelen en kosten voor veiligheid. De toename in het aantal bezoekers maakt dat de veiligheidsmaatregelen herzien worden. Door de gemeente Dordrecht is in 2016 geïnvesteerd om meer maatwerk aan te bieden aan de organisatoren van evenementen. Met de wijziging van de Algemene Plaatselijke Verordening in 2016 is meer onderscheid gemaakt in meldingen voor kleine evenementen en vergunningen voor (grote) evenementen (met meerdere specifieke vergunningvoorschriften). In het kader van de deregulering kunnen burgers voor activiteiten tot 250 personen (voorheen 80 personen) een melding indienen. Daarnaast zijn reeds een aantal verbetervoorstellen in het behandeltraject doorgevoerd. In 2017 wordt bij elke bespreking en beoordeling van de maatregelen bij de evenementen een verdieping aangebracht waar het gaat om de veiligheid. Op basis daarvan kan nader gerapporteerd worden over de proportionaliteit van de eisen en de (financiële) consequenties die deze opleveren. Inleiding Jaarlijks vinden er circa 250 (waarvan rond de 70 meerdaags zijn) publieksevenementen in Dordrecht plaats. Wat al deze evenementen bindt, is het plezier dat mensen beleven aan het bijwonen ervan. Het is vanzelfsprekend dat bezoekers (los van de verantwoordelijkheid die zij zelf dragen voor hun eigen gedrag) er van uit kunnen gaan dat al het mogelijke gedaan is om het evenement veilig te laten verlopen. Mede door het groeiend aantal publieksevenementen en naar aanleiding van een aantal incidenten bij evenementen staat evenementenveiligheid in de publieke en bestuurlijke belangstelling. Daarnaast geven evenementenorganisatoren het signaal Pagina 1/7 Fi'.1&.1,111tiègf,átle9'eliiffdirrifátre MIX Papier FSC FSC

2 af dat de hoeveelheid documenten en regels die aangeleverd moet worden en de hoge kosten die gepaard gaan met de veiligheid bij hun evenement zwaar beslag leggen op de organisatie van de evenementen. Wij informeren u met deze raadsinformatiebrief over hetgeen gevraagd is in de motie Dordt op Stoom houden, te weten: 1. te onderzoeken of alle veiligheidseisen proportioneel zijn en/of een minder zwaar beslag in tijd en geld gerealiseerd kan worden om aan veiligheidseisen te kunnen voldoen; 2. in gesprek te gaan met organisaties van evenementen om te bezien in hoeverre dit probleem speelt en of aanvullende (financiële) maatregelen vanuit de gemeente nodig zijn om te voorkomen dat evenementen in de problemen komen; 3. de raad uiterlijk eind dit jaar te informeren over de uitkomsten en eventuele verbetervoorstellen voor te leggen. Doelstelling Wij geven antwoord op de motie door de ontwikkelingen van het afgelopen jaar op het gebied van veiligheid weer te geven. Tenslotte worden een aantal conclusies getrokken waar verbetervoorstellen aan zijn en worden gekoppeld. Voorafgaand kan meegegeven worden dat de verbetervoorstellen veelal in de praktische aard te vinden zijn, deze worden in deze notitie zichtbaar gemaakt. Stand van zaken/de feiten Wij vinden onze evenementen belangrijk, voor onze inwoners als vanuit het economisch belang voor de stad. Aspecten waaraan de evenementen een grote bijdrage leveren zijn de levendigheid in de binnenstad, directe en indirecte economische spin-off en de bijdrage aan bekendheid en imago van Dordrecht. De gemeente ondersteunt dit met menskracht (o.a. via het evenementenbureau van Dordrecht Marketing) en middelen (o.a. gemeentelijke subsidiëring). Een groot deel van de evenementen is gebaseerd op particuliere initiatieven, enkele uitzonderingen daar gelaten zoals de Kerstmarkt Dordrecht. De organisator is dan ook altijd zelf primair verantwoordelijk voor de organisatie en voor de veiligheid van de bezoekers en het ordelijk verloop van het evenement (evenals het schoon opleveren van het terrein achteraf). Dit betekent dat de organisator ook moet zorgen voor de verkeersveiligheid van de bezoekers en de omgeving bij het evenement. Daarnaast wordt gevraagd te communiceren met de bezoekers over huisregels en met omwonenden en andere belanghebbenden om overlast zoveel mogelijk te beperken. Elke organisator doorloopt hetzelfde traject voor het organiseren van een evenement. Afhankelijk van de omvang, impact en risico's behorende bij het evenement wordt maatwerk in dit traject toegepast. De praktische ondersteuning in de voorbereiding van (grote) evenementen is door de gemeente belegd bij het evenementenbureau van Dordrecht Marketing. Daarbij moet gedacht worden aan de ondersteuning van organisatoren bij de opzet van draaiboeken, communicatievoorziening richting omwonenden en de ondersteuning bij promotionele activiteiten. Het evenementenbureau heeft ervaring en kennis in huis waar een organisator kosteloos gebruik van kan maken. Ook voor allerhande vragen en knelpunten in de uitvoering kunnen organisatoren terecht bij het evenementenbureau. Pagina 2/7 16fdifáiltfijfá"qfèiFètïeiïiffdèfifáilë

3 Nadat de organisator alle benodigde documenten heeft ingediend start het beoordelings- en vergunningstraject bij de Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid die de APV-vergunningen voor de gemeente Dordrecht verstrekt. Het beoordelen en verlenen van de vergunning is een gemandateerde taak die door de gemeente bij de OZHZ is belegd. De organisatoren worden daar waar mogelijk en gewenst betrokken in dit beoordelingstraject. Met bovenstaande voorzieningen willen wij als gemeente organisatoren zo goed mogelijk ondersteunen, nadrukkelijk zónder daarmee de verantwoordelijkheid voor de uitvoering over te nemen. Risico's en kosten van evenementen Evenementen brengen risico's met zich mee. Evenementen dienen voorzien te zijn van een draaiboek waarin de maatregelen (van onder andere de veiligheid van de bezoekers) op papier worden beschreven. De veiligheid van de bezoeker dient daarbij te allen tijde te worden gewaarborgd. Tijdens het vergunningstraject bespreekt de organisator in overleg met de gemeente, het evenementenbureau, hulpdiensten en gemeentelijke diensten de maatregelen die bij het evenement worden genomen. Omdat geen evenement hetzelfde is of omdat er wijzigingen (ten opzichte van voorgaande edities) zijn, wordt per evenement tijdens deze beoordeling besproken of deze maatregelen als voldoende worden beschouwd. Als gevolg van het toenemend aantal bezoekers van evenementen in combinatie met landelijke en regionale ontwikkelingen krijgen organisatoren de afgelopen jaren te maken met toenemende aandacht voor de veiligheid van evenementen. Ook in de gemeente Dordrecht zijn deze landelijke en regionale ontwikkelingen voelbaar. Op 28 september 2016 zijn organisatoren van evenementen bij elkaar gekomen en hebben gevraagd naar verbetering van het evenementenbeleid (brief aan het college van B&W d.d ). Door de organisatoren wordt gewezen op de verhoogde kosten en eisen voor evenementen. De verhoogde kosten zijn te herleiden doordat: 1. de afgelopen jaren meer aandacht voor publieks- en verkeersveiligheid is ontstaan, o.a. naar aanleiding van een aantal landelijke incidenten waaronder Haaksbergen. Deze toegenomen aandacht maakt dat een groter beroep gedaan wordt op de verantwoordelijkheid van de organisatoren voor deze onderwerpen bij hun evenement; 2. de politie (landelijk) de afgelopen jaren minder capaciteit beschikbaar stelt voor taken in het kader van publieksveiligheid bij evenementen. De organisator is verantwoordelijk voor de bezoekers van het evenement (en de veiligheid van deze bezoekers) en de impact die zij hebben op de omgeving. Dit heeft gevolgen voor de gevraagde hoeveelheid beveiligers die ingezet moet worden; 3. privatisering van gemeentelijke diensten heeft plaatsgevonden. Organisatoren worden daardoor geconfronteerd met extra kosten voor de aanschaf van deze diensten (denk aan de schoonmaak van het terrein en de inzet van Handhaving bij evenementen). In het verleden werden deze diensten vaak nog "om niet" door de gemeente geleverd; 4. de (verlaging van) subsidie-uitkeringen tot gevolg heeft dat organisatoren minder inkomsten ontvangen vanuit gemeentelijke bronnen. Er wordt van de organisatoren meer dan voorgaande jaren gevraagd eigen inkomstenbronnen aan te boren. Pagina 3/7 if.fdbá ithirtfmiétrèv'elfrfrárrifilffe

4 Belangrijk om op te merken is dat de gemeente Dordrecht tot nu toe een aantal keren is "bijgesprongen" om de stijging van kosten te compenseren, dit geldt voor bijvoorbeeld Big Rivers als Dordt in Stoom. Proportionaliteit van veiligheidseisen Gevraagd wordt naar de proportionaliteit van de veiligheidseisen die de afgelopen jaren zijn gesteld. Zoals eerder aangegeven heeft dat te maken met landelijke en lokale ontwikkelingen. Om een beoordeling te maken van de proportionaliteit van de (toegenomen) veiligheidseisen zijn de cijfers op het gebied van beveiliging opgevraagd. Geconstateerd wordt dat de afgelopen twee jaar door de politie een hoger aantal beveiligers wordt geëist dan in de jaren daarvoor. Evenement Cijfers inzet beveiliging bij evenementen I, Dordt in Stoom 15-15, 4 professioneel 18" Big Rivers stagiaires 10" Kerstmarkt 9 9 minimaal 13 minimaal 13 maximaal 30 maximaal 30 Koningsdag - 6 Dancetour 52 52, Intocht Sinterklaas - 26 professioneel 24" 24" 26" Wantijpop 20 stagiaires 20" 20" 20"., minimaal 2 minimaal 2 minimaal 2 Zomerkermis 4 maximaal 4 maximaal 4 maximaal 4 Boekenmarkt -, - - minimaal 4 Palm Parkies (i.v.m. variërend aantal bezoekers) Wij concluderen dat op het gebied van beveiliging de eisen de afgelopen jaren verhoogd zijn. Daarentegen concluderen wij dat de veiligheid van bezoekers gewaarborgd moet zijn. De verhoging van het aantal beveiligers is niet buiten proportioneel te noemen. Bij (bijna) alle evenementen zie we een toegenomen aantal bezoekers. Deze toename in het aantal bezoekers maakt dat ook de veiligheidsmaatregelen herzien worden. Ten aanzien van de grote(re) evenementen wordt maatwerk geleverd op het gebied van advisering over de veiligheid bij het evenement. Bij de beoordeling van evenementen worden de organisatoren betrokken en worden de te nemen maatregelen besproken. Bij elke beoordeling wordt maatwerk op dit gebied geleverd, hierbij zijn de impact en complexiteit van het evenement onderdeel van de beoordeling zórider daarmee de verantwoordelijkheid voor de uitvoering over te nemen. Het begeleidingstraject voor de evenementen in 2017 is richting de organisatoren gecommuniceerd. Daarbij wordt, naast de normale bespreking van het draaiboek en bijbehorende onderwerpen, het onderwerp beveiliging apart belicht (dit gezien de motie die is ingediend en de brief van de organisatoren). Doel hiervan is om in samenspraak met de organisator en hulpdiensten maatwerk te leveren voor in ieder geval het aantal beveiligers dat ingezet moet worden. Pagina 4/7 [1'.rdaálitimdt-,ádtitiveirrtffsiiiiidtiè

5 Verbetertraject voor evenementen Door de gemeente Dordrecht is in 2016 geïnvesteerd om meer maatwerk aan te bieden aan de organisatoren van evenementen. Hiervoor zijn reeds een aantal verbetervoorstellen doorgevoerd. 1. De gemeente voert regie over het evenementenproces en legt verantwoordelijkheden daar waar ze thuis horen. De gemeente Dordrecht is door de hulpdiensten gevraagd regie te voeren op het evenementenproces. Dit heeft geresulteerd in de regisseursrol van de afdeling Openbare Orde en Veiligheid. Het afgelopen jaar is in overleg met de betrokken partijen het evenemententraject geëvalueerd en zijn verantwoordelijkheden bij de juiste partijen belegd. 2. Organiseer een dienstenoverleg waarin de conceptaanvraag van de organisator vroegtijdig met betrokken diensten wordt besproken om verassingen en extra werk te voorkomen. De gemeente streeft naar een hoogwaardige behandeling en begeleiding die een begrijpelijk traject doorlopen. Formats die ontwikkeld zijn dienen deze evenementen te ondersteunen en het indienen daarvan te vergemakkelijken. Tot een jaar geleden vond begeleiding van evenementen plaats door het Klein Comité (overleg met organisator, betrokken gemeentelijke en hulpdiensten onder voorzitterschap van het evenementenbureau). Door de organisatoren is gevraagd om herstel van dit overleg. De gemeente Dordrecht heeft hierop het Dienstenoverleg geïntroduceerd. Daarmee doen we recht aan de verantwoordelijkheid van de vergunningverlener en aan het verzoek van de organisatoren van evenementen. Dit overleg hanteert dezelfde werkwijze als het Klein Comité maar dan met de formele vergunningverlener (OZHZ) als voorzitter. De OZHZ dient de adviezen van de hulpdiensten af te wegen ten opzichte van de maatregelen die de organisator heeft genomen. De OZHZ stelt op basis daarvan de voorschriften op en verleent de vergunning. In het kalenderjaar voorafgaand aan het jaar waarin het evenement plaatsvindt benadert het evenementenbureau organisatoren om een vooraankondiging van het evenement in te dienen. Hierdoor is in vroegtijdig stadium inzicht voor de capaciteitsplanning van (hulp)diensten en de mogelijkheid tot spreiden van (grootschalige) evenementen. Op het moment dat grote evenementen zich aanmelden start de begeleiding van de organisator door het evenementenbureau. Concreet voorbeeld daarvan is de Kerstmarkt In samenwerking met gemeente, evenementenbureau, OZHZ en (hulp)diensten is het traject richting de Kerstmarkt 2016 vroegtijdig (juli 2016) opgepakt. Dit heeft geresulteerd in een traject waarin maatwerk is geleverd en dat naar tevredenheid is verlopen. 3. Borg het delen van beleidsontwikkelingen en -kennis tussen evenementenbureau Dordrecht, organisatoren, OZHZ, gemeente Dordrecht en hulpdiensten. Het afgelopen jaar zijn, mede op initiatief van de gemeente Dordrecht, op regionaal niveau een aantal standaard fornnats (draaiboek, plattegrond) ontwikkeld. Op deze manier hoeven de organisatoren niet zelf het wiel uit te vinden maar kunnen zij door het invullen van deze formats voldoen aan de gevraagde informatie vanuit hulpdiensten. Resultaat is dat organisatoren minder geconfronteerd worden met het Pagina 5/7

6 aanleveren van aanvullende informatie wat veel tijd kost en het vergunningstraject vertraagd. In overleg met de hulpdiensten en het evenementenbureau wordt in 2017 een aantal informatieve bijeenkomsten voor organisatoren georganiseerd. Doel daarvan is om organisatoren te informeren over de inhoud van aan te leveren informatie. Daarnaast wordt de organisatoren de mogelijkheid geboden om kennis en ervaringen te delen met elkaar en de hulpdiensten. 4. Draag zorg voor duidelijke kaders (ook in beheer) van het evenementenbeleid in APV, beleidsregels en nadere regels. De afgelopen jaren zijn beleidsregels en nadere regels opgesteld voor evenementen. In 2017 worden deze regels geactualiseerd en herzien. Doel hiervan is om de organisatoren actuele en duidelijke kaders en richtlijnen te geven waaraan de evenementen aan moeten voldoen. Bijkomend doel van deze actualisatie is dat eenduidige en duidelijke begrippen worden gebruikt in het evenemententraject. Met de wijziging van de Algemene Plaatselijke Verordening in 2016 is meer onderscheid gemaakt in meldingen voor kleine evenementen en vergunningen voor (grote) evenementen (met meerdere specifieke vergunningvoorschriften). In het kader van de deregulering kunnen burgers voor activiteiten tot 250 personen (voorheen 80 personen) een melding indienen. In het kader van deregulering wordt de mogelijkheid voor terugkerende evenementen met een traditioneel familievriendelijk karakter (bijvoorbeeld Sinterklaas, Koningsdag, 4 & 5 mei-viering)een meerjarenvergunning aan te vragen. Voor dergelijke evenementen is het niet efficiënt om ieder jaar opnieuw de vergunningsprocedure te doorlopen. Los van de tijd die het zowel de aanvrager als de behandelaar kost, worden er onnodige kosten gemaakt. In de eerste helft van 2017 wordt bekeken welk beleid hiervoor gehanteerd kan worden en welke consequenties dat heeft. Kosten en dekking De financiële effecten zullen onderdeel zijn van de rapportage in Duurzaamheid Niet van toepassing. Communicatie en inclusief beleid Inmiddels zijn, in overleg met het evenementenbureau, de trajecten voor 2017 met de organisatoren gecommuniceerd. De beschreven initiatieven in het kader van proportionaliteit worden gedeeld met de organisatoren en andere betrokkenen (hulpdiensten en evenementenbureau). Deze initiatieven dienen mede als antwoord op de ontvangen brief van de organisatoren. Deze raadsinformatiebrief wordt met de beantwoording als bijlage meegezonden. Tijdspad, vervolg en evaluatie Gezien de werkwijze, waar het gaat om beoordeling van de grote(re) evenementen, worden de organisatoren van grote(re) evenementen uitgenodigd in het dienstenoverleg om de te treffen maatregelen te bespreken. In 2017 wordt bij elke bespreking en beoordeling van de maatregelen bij de evenementen een verdieping aangebracht waar het gaat om de veiligheidseisen. Op Pagina 6/7 if.ibaélitfègrifétrti.gi 'fifftifilfdtfe

7 basis daarvan kan nader gerapporteerd worden over de proportionaliteit van de eisen en de (financiële) consequenties die deze opleveren. Hierbij wordt een vergelijking met de voorgaande jaren gemaakt en een verbreding aangebracht (bijvoorbeeld waar het gaat om de inzet van de politie). Tevens wordt bekeken wat de afgelopen jaren (aanvullend) gevraagd wordt aan onderbouwing (draaiboek, plattegronden, aanvullende plannen etc.) voor de evenementen. Tenslotte worden een aantal expertsessies met de organisatoren en hulpdiensten georganiseerd om verdere verdieping aan te brengen in de maatregelen en voorzieningen bij evenementen. De beschreven knelpunten zoals gesignaleerd in de brief van de organisatoren van 19 oktober 2016 dienen onderdeel van de rapportage te zijn. Wij informeren u over de uitkomsten hiervan en de aanbevelingen die deze rapportage oplevert. Bijlagen - Motie M18A BvD "Dordt op Stoom houden". - Brief evenementenorganisatoren aan college B&W Antwoord op brief evenementenorganisatoren aan college B&W. Wij vertrouwen er op u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd. Het college van Burgemeester en Wethouders de secretaris de burgemeester M.M. van der Kraan A.A1M. Brok Pagina 7/7 ric.lb%1,11i 61,14,1fc.ttf4ife,ilfr6tiiilltfe