Méér plezier. met minder regels! Stappenplan Integraal evenementenplan

Transcriptie

1 Méér plezier met minder regels! Stappenplan Integraal evenementenplan

2 Colofon Uitgave: Provincie Limburg Afdeling BSEB Postbus MA Maastricht Tel.: +31 (0) Fax: +31 (0) Internet: mei

3 Voorwoord De provincie Limburg heeft een rijke traditie van grootschalige evenementen zoals Pinkpop, de Amstel Gold Race en het Oud Limburgs Schuttersfeest. De organisatie van dergelijke evenementen is door het woud aan wet- en regelgeving erg complex en tijdrovend. Daarnaast zijn de administratieve lasten voor de organisatie, maar ook gemeenten en hulpdiensten vaak erg hoog. In het kader van de Andere Provincie (een programma met als doel klantgericht werken) heeft de Provincie Limburg, samen met een groot aantal partners, een instrument ontwikkeld om de organisatie van grootschalige evenementen eenvoudiger te maken. Dit instrument is het stappenplan Integraal Evenementenplan. Deze folder beschrijft de hoofdlijnen hiervan. Gedeputeerde Herman Vrehen 3

4 Het stappenplan Het plan is een hulpmiddel voor de organisatie van grootschalige evenementen. Doel is om de organisatie van en vergunningverlening bij grote evenementen makkelijker te maken. Hiernaast treft u het stappenplan schematisch aan. 4

5 2. Afstemming organisator, gemeente en hulpdiensten 1. Evenement & specificatie 3. Risicoanalyse 5. Integraal evenementenplan 0. Analyse wet- en regelgeving 4. Verantwoordelijkheden en eigenaarschap risico s 6. Vergunningverlening 7. Operationeel draaiboek 5

6 Stap 0: Analyse wet- en regelgeving Op het gebied van evenementen is een enorme hoeveelheid wet- en regelgeving van toepassing. Het is noodzakelijk hiervan een actueel overzicht te hebben. Stap 1: Evenement en specificatie Het stappenplan Integraal Evenementenplan is alleen bedoeld voor grootschalige evenementen en middelgrote evenementen met een hoog risicoprofiel. De Sector Veiligheid Noord- en Midden- Limburg en de Veiligheidsregio Limburg-Zuid hebben in hun evenementenbeleid instrumenten ontwikkeld waarmee de omvang en het (risico)profiel van het evenement kan worden vastgesteld. Kijk op onderstaande websites voor meer informatie hierover: Sector Veiligheid Noord- en Midden-Limburg: Veiligheidsregio Limburg-Zuid: Stap 2: Afstemming organisator, gemeente en hulpdiensten Bij een grootschalig evenement zijn veel verschillende partijen betrokken. Het is van groot belang in een vroeg stadium een overzicht te maken van partijen die bij het betreffende evenement betrokken zijn. Hierdoor kunnen in een vroeg stadium afspraken gemaakt worden over taakverdeling en verantwoordelijkheden. Stap 3: Risicoanalyse De volgende stap is het uitvoeren van een risicoanalyse. Door feiten te verzamelen over het evenemententerrein en de omgeving daarvan krijgt u een beeld van de risico s. Op basis van de aspecten kans en impact volgt een prioritering van de risico s. 6

7 Stap 4: Verantwoordelijkheden en eigenaarschap risico s Om onduidelijkheden te voorkomen beschrijft u in het integraal evenementenplan wie verantwoordelijk is voor de uitvoering van de betreffende maatregelen en wie is belast met het toezicht en de naleving hiervan. Stap 5: Integraal evenementenplan De uitkomsten van de voorgaande stappen hebben geleid tot een integraal evenementenplan. Kortom in het integraal evenementenplan wordt beschreven wat voor een evenement zal worden gehouden,welke maatregelen worden genomen om het evenement veilig en met zo min mogelijk overlast te laten verlopen en wie verantwoordelijk is voor de uitvoering en controle hierop. Stap 6: Vergunningverlening Het integraal evenementenplan is gereed en wordt als vergunningaanvraag ingediend bij de gemeente. De gemeente kan bij vergunningverlening dan ook, onder verwijzing het integraal evenementenplan, volstaan met één integrale evenementenvergunning. Stap 7: Operationeel draaiboek Een operationeel draaiboek is noodzakelijk in het belang van een goede uitvoering van het evenement. Dit draaiboek is gericht op de praktische uitvoering van het evenement. Een operationeel draaiboek bevat alle operationele informatie over de locatie en de processen rond de organisatie van het evenement. Denk daarbij aan de elementen infrastructuur en logistiek, organisatie, personeel, materialen en plannen. 7

8 Winstpunten Wat zijn de winstpunten van het stappenplan Integraal Evenementenplan: JJ Er kan worden volstaan met één vergunningaanvraag en één evenementenvergunning; JJ Maatregelen worden afgestemd op de specifieke risico s van het evenement; JJ Deregulering door schrappen van overbodige (deel)besluiten en voorschriften; JJ De organisator van het evenement krijgt een actieve rol en meer verantwoordelijkheden; JJ Multidisciplinaire aanpak, alle partijen werken als partners samen aan een integraal plan. 8

9 Aan de slag! Niet alleen de Provincie maar ook andere organisaties zetten zich in voor het vereenvoudigen van de organisatie van evenementen. Hierbij wordt in het bijzonder gewezen op het multidisciplinaire evenementenbeleid van de Sector Veiligheid Noord- en Midden-Limburg, het multidisciplinaire evenementenbeleid van de Veiligheidsregio Limburg-Zuid en het Wielerplan van het Huis voor de Sport Limburg. Dit stappenplan Integraal Evenementenplan is, in overleg met de bovengenoemde instanties, afgestemd op deze initiatieven. Wij vertrouwen erop dat de organisatie van grootschalige evenementen door al deze initiatieven gemakkelijker wordt. Voor meer informatie hierover verwijzen wij u naar de onderstaande websites: Sector Veiligheid Noord- en Midden-Limburg: Veiligheidsregio Limburg-Zuid: Huis voor de sport Limburg: 9

10 Hulp nodig? Als u ondersteuning wenst bij de organisatie van een grootschalig evenement en het toepassen van het stappenplan Integraal Evenementenplan, dan kunt u contact opnemen met de heer Frans Hol (oud-wethouder gemeente Heerlen) of de heer Jan van den Berg (oud Hoofd Evenementenbureau van de voormalige gemeente Geleen). Gezamenlijk beschikken zij over brede kennis en ervaring op het gebied van evenementen. De Provincie heeft besloten de eerste drie organisaties die gebruikmaken van de diensten van deze heren de helft van de kosten te financieren. Geïnteresseerd? Neem dan contact op met: Frans Hol: Mobiel: Tel.: (045) franshol@hetnet.nl Of met Jan van den Berg: Mobiel: Tel.: (046) janvandenberg55@home.nl 10

11 Informatie en tips Het volledige rapport stappenplan Integraal Evenementenplan kunt u downloaden op de website van de Provincie Limburg: Mocht u naar aanleiding van deze folder of het rapport nog vragen hebben of tips voor verbetering van het stappenplan, neem dan contact op met de heer G. Peters van het cluster Bestuurlijke Zaken van de Provincie Limburg. Tel.: (043) gbt.peters@prvlimburg.nl 11

12