Deze rapportage is een co-produktie van de volgende auteurs:

Transcriptie

1 aéäçáííé=^ååçìåí~åíë=_ksk= båíéêéêáëé=oáëâ=péêîáåéë= pí~íáçåëéäéáå=s= OOTR=^w=sççêÄìêÖ= mçëíäìë=vmton= ORMV=ip=aÉå=e~~Ö= = qéäw=emtmf=pptommm= c~ñw=emtmf=pptoutm= ïïïkçéäçáííékåä= = Integraal evenementenplan Uitgebracht aan: Provincie Limburg Dhr. ir. H.T.J. Vrehen 15 januari 2007 Deze rapportage is een co-produktie van de volgende auteurs: Provincie Limburg Dhr. mr. F.L.J. van Vloten Dhr. mr. G.B.T. Peters Deloitte Dhr. drs. P.Hofstra RO CIA Dhr. drs. G.M.J. van den Broek Dhr. mr. R.M.A.M. Haen Dhr. J.H. Schreurs RA Dhr. ir. A.C. Kernkamp = = = aéäçáííé=^ååçìåí~åíë=_ksk=áë=áåöéëåüêéîéå=áå=üéí=ü~åçéäëêéöáëíéê=î~å=çé=h~ãéê=î~å=hççéü~åçéä=íé=oçííéêç~ã= = jéãäéê=çñ= çåçéê=åìããéê=oqpsourpk= aéäçáííé=qçìåüé=qçüã~íëì= = = =

2 Inhoud 1. Inleiding Aanleiding Doelstelling Plan van aanpak Actuele ontwikkelingen Leeswijzer 9 2. Integraal evenementenplan Perspectief Stappenplan Winst en draagvlak Inleiding Algemene winstpunten Organisatie Gemeenten Hulpdiensten Omwonenden Aspecten voor administratieve lastenverlichting Inleiding Algemeen Rijk Provincie Gemeenten Administratieve lastenverlichting voor het OLS Ontwikkelpunten en vervolgstappen 38 Bijlage A Onderdelen Integraal Evenementenplan 40 A-1 Aanvraagformulier 40 A-2 Risicomatrix 50 A-3 Verantwoordelijkheden 52 2/59

3 A-4 Governance 52 A-5 Opzet Operationeel Draaiboek 52 Bijlage B Risicoprofiel evenementen 54 Bijlage C Algemeen Risicoraamwerk evenementenplan 55 Bijlage D Modelbesluit Evenementenvergunning 56 Bijlage E Model wijziging APV 57 Bijlage F Betrokken partijen 59 3/59

4 Management samenvatting Algemeen Op verzoek van een aantal gemeenten, met name de gemeente Heel, is in het voorjaar 2006 het project deregulering OLS gestart. Hieruit kwam naar voren dat het organiseren van grootschalige evenementen zoals het OLS wordt bemoeilijkt door de grote regeldruk en de zware administratieve lasten. Om dit knelpunt aan te pakken heeft de provincie Limburg na vaststelling van de notitie Regels onder schot besloten om in samenwerking met Deloitte een integraal evenementenplan te gaan ontwikkelen, waarbij het OLS als voorbeeld evenement is gehanteerd. Deze rapportage vormt het resultaat van de uitgevoerde opdracht Integraal Evenementenplan. De provincie Limburg en Deloitte hebben in samenwerking met betrokken partijen dit integraal evenementenplan ontwikkeld. Het evenementenplan dat is bedoeld voor grootschalige evenementen bestaat grofweg uit drie onderdelen. Ten eerste een procedureomschrijving om tot vergunningverlening te komen. Daarnaast een format integraal evenementenplan in bijlage A met een aantal praktische hulpmiddelen, zoals een aanvraagformulier evenementenvergunning. Vervolgens wordt een groot aantal voorstellen tot administratieve lastenverlichting gedaan. Het integraal evenementenplan vormt een leidraad voor zowel de organisator van het evenement als de vergunningverlener en heeft als doel het organiseren van grootschalige evenementen gemakkelijker te maken en de administratieve lasten te verminderen. Uitgangspunten hierbij zijn dat te allen tijde moet worden voldaan aan de geldende wet- en regelgeving en dat een voldoende veiligheidsniveau gewaarborgd is. Het evenementenplan is een integraal plan. Het geeft de organisator vanuit een algemeen stappenplan maatwerkspecifiek richting in het door hem te organiseren evenement. Daarbij wordt gebruik gemaakt van evenementspecifieke risicoanalyses, wordt de specifiek van toepassing zijnde wet- en regelgeving in de aanvraag betrokken en vindt afstemming tussen partijen en onderlinge toedeling van verantwoordelijkheden plaats. Winstpunten De aanpak volgens het integraal evenementenplan levert naast een aantal algemene winstpunten ook voor iedere bij het evenement betrokken stakeholder een aantal winstpunten op. Deze beoogde winstpunten zijn: 4/59

5 Algemeen - Minder administratieve lasten; - Uniformiteit, gelijkheid en rechtszekerheid bij organisatie grootschalige evenementen; - Betere communicatie; - Gezamenlijke risicoanalyse aanpak; - Onderling gedeelde risicoperceptie; - Gemeenschappelijke acceptatie restrisico. Organisatie - Eén evenementenvergunning - Meer zekerheid wat betreft vergunningverlening; - Toepasbaar voor alle grootschalige evenementen; - Coördinatie van inspecties; - Duidelijke koppeling tussen taken en onderlinge verantwoordelijkheden. Gemeenten - Duidelijke koppeling tussen taken en onderlinge verantwoordelijkheden; - Vereenvoudiging van controles; - Imago deregulerende overheid; - Samenwerking. Hulpdiensten - Efficiencyverbetering - Verbetering onderlinge coördinatie; - Gezamenlijke aanpak; - Duidelijk normenkader; - Duidelijke koppeling tussen taken en onderlinge verantwoordelijkheden. Omwonenden - Eerder betrokken bij het proces. Administratieve lastenverlichting Zoals gezegd heeft het evenementenplan tot doel het organiseren van grootschalige evenementen gemakkelijker te maken en de administratieve lasten te verminderen. Dit kan door overbodige regelgeving te schrappen, maar ook door het gemakkelijker maken voor burgers en bedrijven om aan de regels te voldoen. Het evenementenplan voorziet in beide. Concreet worden de volgende aspecten voor administratieve lastenverlichting genoemd: Algemeen: - Evenementenplan als navigatiesysteem door wet- en regelgeving; - Eén evenementenvergunning; 5/59

6 - Verdeling privaat- en publiekdomein; - Middel- versus doelvoorschriften; - Belanghebbenden eerder betrokken bij het proces. Rijk: - Ontheffing Drank- en horecawet; - Ontheffing Besluit Administratieve Bepalingen inzake het Wegverkeer; - Herijking Zondagswet; - Samenvoeging inspectiediensten. Provincie: - Evenementen opnemen in lijst van artikel 19 lid 2 Wet op de Ruimtelijke Ordening; - Verdere mogelijkheden voor administratieve lastenverlichting. Gemeenten: - Aanpassing APV; - Format voor samenwerking tussen overheden. Ontwikkelpunten en vervolgstappen Tot slot zijn een aantal ontwikkelpunten en vervolgstappen geformuleerd op basis waarvan (de werking van) het integraal evenementenplan verder kan worden verbeterd. Allereerst wordt aanbevolen een steunfunctie in te richten die hulp kan verlenen en kennis kan overdragen inzake de organisatie van grootschalige evenementen. Ten tweede wordt aanbevolen naast het OLS ook andere pilots te starten waarbij het integraal evenementenplan in de praktijk wordt getest. Daarbij dient rekening gehouden te worden met ontwikkelingen van vergelijkbare initiatieven bij onder andere de hulpdiensten, zoals het multidisciplinair evenementenbeleid in ontwikkeling bij de veiligheidsregio s in Limburg. Ten slotte wordt in verband met de klantvriendelijkheid en de bruikbaarheid het integraal evenementenplan gedigitaliseerd. 6/59

7 1. INLEIDING 1.1 Aanleiding De provincie Limburg heeft administratieve lastenverlichting hoog op de bestuurlijke agenda staan en entameert in dit kader de nodige projecten. Op verzoek van een aantal Limburgse gemeenten, met name de gemeente Heel, besloot het college van Gedeputeerde Staten van Limburg tot het starten van het project Deregulering OLS. Uit de resultaten van dit project, welke zijn uitgewerkt in de notitie Regels onder schot, bleek dat de organisatie van een grootschalig evenement als het OLS bemoeilijkt wordt door de grote regeldruk en de zware administratieve lasten. In de notitie Regels onder schot worden een aantal aanbevelingen genoemd waarmee de geconstateerde knelpunten kunnen worden aangepakt. Een van die aanbevelingen is het, in samenwerking met alle betrokken partijen, opstellen van een integraal evenementenplan. Naar aanleiding van deze aanbeveling heeft de provincie Limburg besloten om in samenwerking met Deloitte een dergelijk integraal evenementenplan te gaan ontwikkelen. Het OLS, als Limburgs evenement bij uitstek, is hierbij als pilot evenement gehanteerd. 1.2 Doelstelling De hoofddoelstelling van de provincie Limburg en Deloitte is: - Het in overleg met de betrokken partijen opstellen van een integraal evenementenplan dat in de plaats treedt van alle huidige vereiste plannen en waarin alle voorschriften en overlegstructuren rondom grootschalige evenementen worden geïntegreerd. Het integrale evenementenplan moet alle voor vergunningverlening noodzakelijke informatie bevatten, zodat met één evenementenvergunning kan worden volstaan. Om deze doelstelling te bereiken worden de volgende uitgangspunten gehanteerd: - Het integraal evenementenplan moet bestaan uit een procedure (stappenschema) om tot vergunningverlening te komen, een format integraal evenementenplan en voorstellen tot administratieve lastenverlichting; - De administratieve lasten voor organisatie, vergunningverlener en alle overige bij de grootschalige evenementen betrokken partijen moeten worden geminimaliseerd; 7/59

8 - Het integraal evenementenplan moet toepasbaar zijn bij alle grootschalige evenementen. Het OLS is als pilot evenement aangewezen om het geheel een praktische benadering te kunnen geven; - Er moet worden voldaan aan de geldende wet- en regelgeving en te allen tijde moet een voldoende veiligheidsniveau gewaarborgd zijn. Belangrijk aandachtspunt hierbij is risicobeheersing; - Goede en tijdige samenwerking tussen betrokken partijen moet worden geborgd en er moet een duidelijke verantwoordelijkheidsverdeling worden gerealiseerd. 1.3 Plan van aanpak Veldverkenning en literatuurstudie Om hierboven genoemde doelstelling te bereiken was allereerst van belang om te bepalen wie de belangrijkste partijen zijn die bij de organisatie van grootschalige evenementen zijn betrokken. Op deze wijze is afgestemd welke partijen benaderd moesten worden voor de verdere uitwerking van het evenementenplan. In bijlage F is een lijst opgenomen van alle organisaties en personen die bij het opstellen van het integraal evenementenplan zijn betrokken. Parallel hieraan is op basis van informatie van gemeenten, hulpdiensten en organisatoren van evenementen een literatuurstudie uitgevoerd, om een beeld te krijgen van de status quo omtrent het aanvragen van een evenementenvergunning. Interviews, workshops en klankbordgroep Vervolgens is een tiental interviews gehouden met de belangrijkste organisaties en personen die bij de organisatie van een grootschalig evenement (in casu: het OLS) zijn betrokken. Daarnaast zijn twee workshops gehouden. Op basis van de interviews heeft een risico-inventarisatie plaatsgevonden, welke als input diende voor de eerste workshop. Tijdens deze workshop (met als casus het OLS) zijn de geïnventariseerde risico s geprioriteerd om een inschatting te kunnen maken van de belangrijkste risico s en de te treffen maatregelen. Op basis van de risicoanalyse zijn vervolgens de mogelijkheden tot administratieve lastenverlichting geanalyseerd, is een stappenplan ontwikkeld en is een eerste aanzet voor een integraal evenementenplan gemaakt in de vorm van een aanvraagformulier integraal evenementenplan. Deze deelproducten zijn tijdens een tweede workshop met de betreffende partijen besproken. Ook heeft een klankbordgroep (bestaande uit een selecte groep vertegenwoordigers van de betreffende partijen) deze deelproducten behandeld en het projectteam van adviezen voorzien. Op basis van deze feedback is uiteindelijk het stappenplan en het format Integraal Evenementenplan (aanvraagformulier) ontwikkeld dat zijn beslag heeft gekregen in de onderliggende rapportage. 8/59

9 Het stappenplan en het format evenementenplan zijn niet in beton gegoten. Tussen de provincie Limburg, de gemeente Nederweert en de organisatie is de afspraak gemaakt dat het OLS 2007 een pilot zal vormen voor de toepassing van het integraal evenementenplan. Op basis van praktijkervaringen dienen wellicht nog elementen gewijzigd en aangescherpt te worden. Voorts bestaat de ambitie om onderhavig evenementenplan bij de organisatie van andere evenementen aan de realiteit te ijken. 1.4 Actuele ontwikkelingen Naast het genoemde vervolg op dit project uit de vorige paragraaf zijn er binnen de hulpdiensten ook veel ontwikkelingen gaande. Op dit moment wordt binnen de veiligheidsregio s Limburg Noord en Zuid door GHOR, Politie en Brandweer gewerkt aan een multidisciplinair evenementenbeleid. Daarnaast is door de politie een eigen risicoanalyse aanpak ontwikkeld. Deze ontwikkelingen sluiten goed aan bij het integraal evenementenplan. Het is van belang deze ontwikkelingen te volgen en de uitkomsten daarvan zo goed mogelijk in te passen in het integraal evenementenplan. Zie verder ook hoofdstuk 5 Ontwikkelpunten en vervolgstappen voor mogelijke nieuwe ontwikkelingen aansluitend op deze rapportage. 1.5 Leeswijzer In hoofdstuk 2 wordt het stappenplan beschreven die de procedure vormt om tot het integraal evenementenplan te komen. Door het volgen van deze leidraad heeft een organisator een alternatieve en efficiëntere manier om tot een evenementenvergunning te komen. Tevens wordt in dit hoofdstuk het format integraal evenementenplan nader toegelicht dat ingevuld wordt door de organisatie als onderdeel van het stappenplan. In hoofdstuk 3 wordt aandacht besteed aan de winstpunten die het werken volgens het integraal evenementenplan oplevert. Na een aantal algemene winstpunten worden de specifieke winstpunten voor de verschillende betrokken stakeholders beschreven. Hoofdstuk 4 gaat in op de mogelijkheden tot administratieve lastenverlichting. Allereerst worden per bestuurslaag (Rijk, provincie, gemeente) een aantal voorstellen tot administratieve lastenverlichting gedaan. Vervolgens komen de meer specifieke mogelijkheden voor administratieve lastenverlichting aan de orde zoals geïdentificeerd naar aanleiding van de eerste workshop met de case van het OLS. Tenslotte worden in hoofdstuk 5 ontwikkelpunten en vervolgstappen genoemd. 9/59

10 2. INTEGRAAL EVENEMENTENPLAN 2.1 Perspectief In dit hoofdstuk wordt het stappenplan voor het opstellen van integraal evenementenplan als een leidraad beschreven. Dit stappenplan vormt een leidraad voor de organisator, overheid en hulpdiensten tot het opstellen van een integraal evenementenplan wat uiteindelijk zal leiden tot de evenementenvergunning. Het plan bestaat uit een aantal stappen waarbij in hoofdlijnen een efficiënte afstemming wordt gemaakt tussen de risico s, welke afhankelijk zijn van het soort evenement, en de wet- en regelgeving die van toepassing is in de betreffende situatie (soort evenement, omvang, omgeving, etc.). Wanneer duidelijk is welke maatregelen getroffen dienen te worden, kunnen ook de bijkomende verantwoordelijkheden van de verschillende betrokken partijen worden ingevuld. Deze maatregelen hebben tot nu toe veelal bestaan uit vergunningen, ontheffingen en voorschriften op basis van alle geldende wet- en regelgeving. In de nieuwe opzet worden vanuit een risicomanagement perspectief de maatregelen zo opgesteld dat, afhankelijk van het te organiseren evenement, een maatwerkvorm gekozen kan worden. Dit natuurlijk in afstemming met alle partijen waardoor toch wordt voldaan aan de ter zake geldende regelgeving, doch de afgegeven vergunningen, voorschriften en ontheffingen tot een minimum kunnen worden beperkt. Om de organisatie, gemeenten en hulpdiensten zoveel mogelijk een handreiking te bieden, is naast een beschrijving van het stappenplan, een format integraal evenementenplan opgesteld. Hieronder zal het stappenplan in detail worden besproken; het genoemde format wordt toegelicht in de volgende paragrafen en vormt de basis voor het in te dienen integraal evenementenplan dat als vergunning aanvraag bij een gemeente wordt ingediend. 2.2 Stappenplan De procedure om van het voornemen om een grootschalig evenement te organiseren te komen tot de uiteindelijke evenementenvergunning is hieronder stapsgewijs uitgewerkt. NB. Bij uitvoering in de praktijk zal niet elke stap sequentieel plaatsvinden. Het invullen van het aanvraagformulier en het samenstellen van de organisatie in stap 1 resp. 2 kan bijvoorbeeld parallel. In grote lijnen zal per stap een toelichting worden gegeven. 10/59

11 2. Afstemming organisator, gemeente en hulpdiensten 1. Evenement & specificatie 3. Risicoanalyse 5. Integraal evenementenplan 0. Analyse wet- en regelgeving 4. Verantwoordelijkheden en eigenaarschap risico s 6. Vergunningverlening 7. Operationeel draaiboek Figuur 1: Stappenplan integraal evenementenplan (in volgorde genummerd) 11/59

12 2.2.1 Stap 0: Analyse wet- en regelgeving Wet- en regelgeving zijn voortdurend in beweging. Het is van belang om te allen tijde een actueel beeld te hebben van de geldende wet- en regelgeving. Inventarisatie en het bijhouden van de voor het evenement relevante wet- en regelgeving is een taak voor het bevoegd gezag, in casu gemeenten, en is derhalve een continu proces. Een gemeente, of professionele organisator heeft daarmee een actueel overzicht van geldende wet- en regelgeving op het gebied van evenementen beschikbaar. Desgewenst kan een onderverdeling plaatsvinden naar wetgeving op nationaal, provinciaal en lokaal niveau. NB. De omvang van de betreffende gemeente speelt een rol bij het bijhouden van deze specifieke wet- en regelgeving. Indien het hier een relatief kleine gemeente betreft met een beperkte capaciteit voor deze stap, is aan te raden dat deze gemeente, bij het opportuun worden van een te organiseren grootschalig evenement, informatie inwint bij andere gemeenten of derde partijen (bijv. een professionele organisator). Idealiter zou door de Limburgse gemeenten een kennisbank (in de vorm van bijvoorbeeld een e- room) van actuele wet- en regelgeving op het gebied van grootschalige evenementen kunnen worden ontwikkeld. Ook zou kunnen worden gedacht aan het opzetten van een regionale/provinciale steunfunctie (zie hiervoor ook hoofdstuk 5 Ontwikkelpunten en vervolgstappen). De geldende wet- en regelgeving vormen tevens input voor het bijstellen en actualiseren van het aanvraagformulier integraal evenementenplan (verder toegelicht in stap 1). Het is namelijk van belang dat de organisatie weet welke regels er gelden. Het aanvraagformulier integraal evenementenplan moet blijvend worden bijgestuurd o.b.v. de veranderende regels en is tevens een gids om de organisator van evenement door de wet- en regelgeving te loodsen. 12/59

13 2.2.2 Stap 1: Evenement & specificatie Het integraal evenementenplan is alleen bedoeld voor grootschalige evenementen en middelgrote evenementen met een hoog risicoprofiel. In het geval van kleinschalige evenementen (denk aan een buurtfeest of een kleine braderie), zal volgens verwachting op basis van de in ontwikkeling zijnde nieuwe model APV van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten worden volstaan met melding (de nieuwe model APV komt waarschijnlijk halverwege 2007 beschikbaar). Om te beginnen moet allereerst de omvang en (risico)profiel van het evenement bepaald. Het te organiseren evenement wordt geschaald volgens een bestaande lijst van onderscheiden categorieën evenementen (zie bijlage B). Op basis van het gecategoriseerde evenement kan een eerste indicatie risicoprofiel met hieraan inherente risico s worden opgemaakt door de organisatie en/of de lokale overheid. Het risicoprofiel zal bij het OLS anders zijn dan bij bijvoorbeeld een voetbalwedstrijd Fortuna Sittard - MVV. Ter indicatie: dit onderdeel kan bijvoorbeeld via de website van een gemeente worden gespecificeerd. Daarbij vindt al een eerste scheiding tussen grote en kleine evenementen plaats. Is sprake van een grootschalig evenement of een middelgroot evenement met een hoog risicoprofiel dan biedt het integraal evenementenplan een oplossing. Allereerst wordt door de organisator het aanvraagformulier integraal evenementenplan ingevuld. Het aanvraagformulier is opgesteld op basis van de geldende wet- en regelgeving. Het ingevulde aanvraagformulier geeft algemene informatie over het evenement, maar daarnaast is een eerste risico-inventarisatie beschikbaar. Dit betreft de zogenaamde standaard -risico s, ofwel risico s die te verwachten zijn bij een doorsnede van de meeste grootschalige evenementen. In paragraaf wordt nader ingegaan op het aanvraagformulier. De organisator stuurt het ingevulde vragenformulier als voorlopige aanvraag naar de gemeente en maakt het evenement in overleg met de gemeente kenbaar aan eventuele belanghebbenden zoals omwonenden van het evenemententerrein. In de meeste gevallen zal de gemeente, als bevoegd bestuursorgaan deze regierol vervullen. Daarnaast maakt de organisator een risico-inventarisatie op basis van het specifieke evenement. Dit betreft de niet-standaard risico s die niet in het aanvraagformulier voorkomen en uniek zijn voor het evenement. Dit is van belang voor verder gebruik in stap 2 en 3. In bijlage C is een risicoanalyse raamwerk opgenomen waarop de risicoinventarisatie gebaseerd kan worden. 13/59

14 2.2.3 Stap 2: Afstemming organisator, gemeente en hulpdiensten Het eerste onderdeel betreft de afstemming en het vaststellen van de regierol rond het te organiseren evenement in gezamenlijk overleg met alle stakeholders. De organisator van het evenement en de gemeente analyseren hiervoor de belanghebbenden rond het te organiseren evenement (stakeholderanalyse) en leggen dit vast. In beginsel wordt de gemeente wordt de regierol aan een gemeente gegeven. Dit kan echter variëren en bijvoorbeeld in nauw samenspel met de organisatie gebeuren. De keuze is onder andere afhankelijk van de grootte van de gemeente en de professionaliteit en ervaring van de organisatie van het evenement. De belanghebbenden uit de stakeholderanalyse worden onderverdeeld naar hun verwachte rol. In de figuur hieronder wordt is als voorbeeld voor het OLS ingevuld 1. Externe organisatie Interne organisatie Omwonenden Rijk Provincie Verantwoorden Gemeente Evenement Hulpdiensten Organisatie Beheersen Schutterij Ondernemers Controlerende instanties Toezicht Hulpdiensten Sturen Federatie Korte termijn Lange termijn Figuur 2: Stakeholders ingevuld voor de governance rond het OLS 1 NB. De invulling van het schema is op basis van expert judgment samengesteld en niet geverifieerd met de stakeholders. 14/59

15 Rollen van stakeholders kunnen per evenement anders belegd worden. Dit heeft te maken met het eigenaarschap van de geïdentificeerde risico s en hun bijbehorende de maatregelen die belegd worden bij de belanghebbenden. Een verdere uitleg van het model in Figuur 2 is te vinden in stap 4: verantwoordelijkheden en eigenaarschap risico s. Ten tweede wordt het ingevulde aanvraagformulier aan deze stakeholders verzonden en worden zij bijeengeroepen voor een afstemmingsoverleg. Tijdens dit overleg wordt het evenement besproken, wordt de uitgevoerde eerste risico-inventarisatie beoordeeld en een inschatting gemaakt van de bijdrage die van iedere afzonderlijke partij wordt verwacht. Gemeenten, hulpdiensten (politie, brandweer, GHOR) en eventueel andere stakeholders vullen het aanvraagformulier waar nodig aan. Vervolgens dienen de stakeholders het evenement te beoordelen en gezamenlijk hun reactie hierop te geven inclusief de bijbehorende input voor het evenementenplan. Een duidelijke communicatie en afstemming zijn hiervoor onontbeerlijk. Zo zal een gemeente minimaal verantwoordelijk zijn voor de openbare orde en veiligheid rond een evenement en het toezicht op het naleven van de bijkomende verplichtingen. NB. Het product gedragen aanvullende risico-inventarisatie is input voor stap 3: risicoanalyse Stap 3: Risicoanalyse Op basis van het in stap 1 ingeschaalde risicoprofiel van het evenement en de onderkende en afgestemde risico-inventarisatie wordt een gezamenlijke risicoanalyse uitgevoerd. Vertegenwoordigers van de bij het evenement betrokken partijen (organisatie, overheden, hulpdiensten, etc.) worden uitgenodigd om vanuit hun expertise een inschatting te maken van de risico s. Risico s worden onderbouwd door feiten te verzamelen van de lokale situatie waar het evenement gehouden zal worden. Door de workshopdeelnemers wordt een inschatting gemaakt op de kans van optreden en de impact van een risico op het evenement (veelal op basis van ervaring en gevoel). Het is essentieel voor een adequate risicoanalyse dat de workshopdeelnemers bestaan uit een juiste samenstelling van vertegenwoordigers van de stakeholders met kennis van zaken. Voor de risicoanalyse kunnen diverse bestaande tools worden gebruikt, echter het basisprincipe van risicoanalyse (waarschijnlijkheid van optreden versus impact) blijft altijd prominent aan de orde. Inschatting van de impact van een bepaalde dreiging vindt plaats op basis van het bruto -risico, ofwel uitgaande van de risico s zonder bestaande of toekomstige maatregelen in ogenschouw te nemen. De regie van de risicoanalyse zal in beginsel door de gemeente worden gevoerd omdat de risicoanalyse in feite de basis is voor de vergunningverlening. Door de gemeente de regie te geven verandert de rol van de overheid in het hele proces. 15/59

16 Op basis van de risicoanalyse wordt een inschatting gemaakt volgens een risicomatrix, waarbij de risico s uitgezet zijn in termen van waarschijnlijkheid en impact. Aan de hand hiervan kunnen de risico s die door de stakeholders als het belangrijkst zijn geschat, worden geprioriteerd. In bijlage A is een ingevulde risicomatrix te vinden, opgesteld naar aanleiding van de risicoanalyse workshop voor het OLS. Op basis van de prioritering van risico s kan worden beoordeeld of er mogelijkheden bestaan tot verdere administratieve lastenverlichting. Identificeren risico s (risicotaal) Prioriteren risico s (kans en impact) Analyseren risico`s Monitoren (acties en risico s) 1. Workshop met alle sleutelfiguren 2. Bespreken verwachte kans 3. Bespreken verwachte impact Figuur 3: Voorbeeld van een risicomatrix Zo is het bijvoorbeeld aan te bevelen om risico s met een lage kans en impact niet altijd af te dekken met complexe en tijdrovende besluiten. Daarnaast is het ook mogelijk om bepaalde risico s via het privaatrecht af te dekken in plaats van door middel van publiekrechtelijke besluiten en voorschriften. Om een inzicht te geven in de mogelijkheden tot administratieve lastenverlichting, zijn de risico s een viertal categorieën geplaatst, globaal weergegeven in Figuur 4. 16/59

17 III IV Impact I II Kans Figuur 4: Risicomatrix ingedeeld per categorie Bij deze categorieën kunnen de volgende vragen gesteld worden om de mogelijkheden tot administratieve lastenverlichting duidelijk te krijgen. 1. Wat zijn de belangrijkste risico s? (categorie IV) Zijn deze risico s onderkend en op waarde geschat? Welke wet- en regelgeving is op deze risico s van toepassing? Welke additionele maatregelen kunnen getroffen worden, mogelijk langs een privaatrechtelijke weg (overeenkomsten) om deze risico s verder te minimaliseren? Is het restrisico voldoende beheerst om een gezamenlijke acceptatie door de partijen te verkrijgen? 2. Wat zijn de laagst geschatte risico's? (categorie I) Welke wet- en regelgeving is hierop van toepassing? Is het wel nodig om al deze risico s af te dekken in het evenementenplan? Zijn er mogelijkheden tot administratieve lastenverlichting? 3. Wat zijn de risico's die tussen de laagst en de hoogst geschatte risico s liggen? (categorie II en III). Welke maatregelen moeten worden genomen om deze risico s te kunnen beheersen? Moet dit in het evenementenplan worden geregeld of zijn er alternatieven beschikbaar of wellicht mogelijkheden tot administratieve lastenverlichting? Van groot belang is dat deze blokken worden afgestemd met de betrokken partijen uit de risicoprioritering in een zogenaamde koppelsessie. In deze koppelsessie wordt geldende de wet- en regelgeving uit Stap 0 gekoppeld met de geprioriteerde risico s om uiteindelijk tot een duidelijke verantwoordelijkheidsverdeling te komen (in stap 4). 17/59

18 Deze koppelsessie kan gestructureerd worden volgens een aantal mogelijke risicomanagementstrategieën (opgesteld in algemene termen) om met risico's om te gaan, namelijk: Vermijden: De gemakkelijkste wijze om niet aan een risico blootgesteld te worden, is het (indien mogelijk) bewust vermijden ervan. Wanneer iets te gevaarlijk is, het risico te groot is, of de gevolgen niet te overzien zijn waardoor voldoende maatregelen niet te nemen zijn, kan worden besloten het risico uit de weg te gaan, bijvoorbeeld door te besluiten dat een bepaalde activiteit gedurende het evenement niet zal plaatsvinden. Dit vereist echter wel dat het risico bekend is en onderkend wordt; Verminderen: Het verminderen van een risico kan op twee manieren gebeuren. Enerzijds is het mogelijk de kans van het risico te verkleinen door preventieve beheersmaatregelen door te voeren. Dit is een maatregel die alleen nut heeft voorafgaand aan een optredend risico (ex ante). Anderzijds is het mogelijk om de impact te beperken door middel van repressieve maatregelen. De (voorbereidingen voor) deze maatregelen worden weliswaar getroffen voordat de ongewenste gebeurtenis plaats heeft, het echte nut van de maatregel bewijst zich echter pas nadat het risico is opgetreden (ex post). Een goede mix tussen preventieve en repressieve maatregelen moet worden gezocht, zodat een optimale beheersing kan worden uitgevoerd. Alle maatregelen tezamen levert het doel van de beheersmaatregelen op, namelijk de omvang van het risico, product van kans en impact, zo klein mogelijk te maken; Overdragen: Risico's dienen daar gelegd te worden waar ze het beste gedragen en beheerst kunnen worden. Door te bepalen bij welke partij het risico moet komen te liggen, kan de allocatie van de verschillende risico's geoptimaliseerd worden (denk hierbij vooral aan contractafspraken, waarbij bijvoorbeeld het ingehuurde cateringbedrijf contractueel verantwoordelijk wordt gemaakt voor het naleven van alle relevante wet- en regelgeving op het gebied van voedsel en waren). Indien het niet mogelijk is om een risico aan een betreffende partij toe te wijzen, is het veelal mogelijk om verzekerd te worden tegen het betreffende risico; Accepteren: Het accepteren van een risico betekent dat de impact van een betreffend risico onderkend wordt, maar zonder verder maatregelen aanvaard wordt (laisser faire). Redenen om een risico te accepteren zijn bijvoorbeeld: 18/59

19 Het risico is verwaarloosbaar; Er is geen mitigerende maatregel in te voeren om de gevolgen tegen te houden, te verminderen of de kans van het risico te verkleinen en het is het risico is (gegeven de omstandigheden) aanvaardbaar; Er is een alternatief beschikbaar voor het geval dat het risico optreedt; directe maatregelen zijn bijvoorbeeld vanuit financieel oogpunt derhalve niet wenselijk. NB. Het product geprioriteerde risico s, koppelsessieresultaten en risicomanagementstrategie is input voor het afstemmen van maatregelen (volgens het eigenaarschap van risico s) en verantwoordelijkheden in stap Stap 4: Verantwoordelijkheden en eigenaarschap risico s Op basis van de koppelsessie uit stap 3 wordt door de organisatie het integraal evenementenplan verder aangevuld en op maat gemaakt. Tevens vormt het resultaat van de koppelsessie met de vertegenwoordigers van alle betrokken stakeholders de governance in structuur en proces (zie ook stap 5). Governance is het waarborgen van de onderlinge samenhang tussen de wijze van sturen, beheersen en toezicht houden van een organisatie. Deze samenhang moet ervoor zorgen dat de organisatie op een effectieve en efficiënte manier haar doelstellingen bereikt. Daarnaast moet de organisatie daarover op een open wijze communiceren en verantwoording afleggen ten behoeve van de stakeholders. In het evenementenplan wordt daarom vastgelegd wie waarvoor (voor welk risico) verantwoordelijk is en op welke manier (in hoofdlijnen, niet in details) betreffende maatregelen getroffen worden. Als voorbeeld hoe dit eruit kan zien, is de onderstaande tabel opgenomen. Tabel 1: Verantwoordelijke partij toegewezen per risico Geïdentificeerd / geprioriteerd risico Categorie Risicostrategie / Maatregel Verantwoordelijke partij 1. Risico X Bijv. IV Bijv. vermijden door: Partij 3 2. Risico Y Bijv. III Bijv. accepteren door: Partij 1 3. Risico Z Bijv. I Bijv. overdragen door: Partij 2 19/59

20 Om de verantwoordelijkheden vast te stellen, kan onderstaand governance model worden gebruikt. Hierin zijn de rollen van partijen verdeeld over de assen interne versus externe organisatie en korte versus lange termijn. Externe organisatie Interne organisatie Verantwoorden Governance Beheersen Toezicht Sturen Korte termijn Lange termijn Figuur 5: Algemeen governance model In het governancemodel worden de elementen sturing, beheersing, verantwoording en toezicht in samenhang bekeken. Bij governance in de praktijk ligt de nadruk vaak op de elementen beheersen en verantwoorden. In het governance model gaat het echter om een optimale samenhang tussen alle vier de dimensies: naast beheersen en verantwoorden dient ook gekeken te worden naar sturing en toezicht. Een dergelijke optiek impliceert dat wijzigingen in de beheerslijn consequenties hebben voor de sturingslijn en omgekeerd. Ook veranderingen in de verantwoordingslijn hebben in dit model consequenties voor de overige dimensies. Hieronder worden de dimensies kort toegelicht 2. Sturen Hier wordt richting gegeven aan het realiseren van organisatiedoelen van het evenement, onder meer door het inrichten van de organisatie en het vormgeven van de processen. 2 Afgeleid uit de Deloitte bundel Samenwerken aan veiligheid, een governance model voor een nieuw politiebestel, /59

21 Beheersen Nadat een organisatie is ingericht, moet een stelsel van maatregelen en procedures worden ingevoerd en gehandhaafd. Hierdoor krijgt het bestuur van de evenementenorganisatie informatie over de vraag of de organisatie blijvend de juiste richting opgaat, dat wil zeggen de vastgestelde doelstellingen realiseert. Verantwoorden Verantwoorden heeft betrekking op accountability: aan wie moeten degenen die verantwoordelijk zijn voor de sturing en beheersing verantwoording afleggen? In het geval van een evenement is dit veelal de overheidsinstantie belast met het verlenen van vergunningen van het betreffende evenement. Dit kunnen meerdere bestuurslagen zijn. Toezicht Toezicht houden heeft betrekking op de wijze van opzet en uitvoering van het evenement, hoe het gemanaged en bestuurd wordt en hoe en in welke mate verantwoording wordt afgelegd. Om goed toezicht te kunnen houden, wordt vaak een inspecterend of controlerend orgaan of samenhangend stelsel betrokken. Bij evenementen zijn dit veelal de lokale of regionale hulpdiensten en de inspectiediensten op landelijk niveau. Toespitsing op het integraal evenementenplan Wanneer het bovenstaande governance model wordt ingevuld voor het integraal evenementenplan, zijn in het geval van het OLS een aantal duidelijke rollen te onderscheiden zoals weergegeven in Figuur 2. Daarbij moet wel vermeld worden dat verantwoordelijkheden kunnen verschuiven op basis van de uitkomsten van de risicoanalyse in stap 3 (geprioriteerde risico s, maatregelen en betreffende risicomanagementstrategieën). Zo het afstemmen van organisatorische zaken in contracten in plaats van wet- en regelgeving een verschuiving betekenen van publieke naar private verantwoordelijkheid. Ook kan een gemeente bijvoorbeeld actief betrokken worden bij een deel van de organisatie van een evenement door middel vertegenwoordigers. In het governancemodel verschuift de gemeente dan van het vlak Verantwoorden richting het vlak Beheersen en zal op het grensvlak terechtkomen. Specifieke invulling van de governance rond een evenement kan een verschuiving in het algemene governanceraamwerk opleveren. In het geval van de betreffende case OLS 2007 dienen de verantwoordelijkheden nog toegewezen te worden. 21/59

22 2.2.6 Stap 5: Integraal evenementenplan Het doorlopen van 1, 2, 3 en 4 leidt tot een integraal evenementenplan dat met alle betrokken actoren is afgestemd en waarbij rekening is gehouden met mogelijkheden voor administratieve lastenverlichting. Het integraal evenementenplan bestaat uit een aantal onderdelen, zoals schematisch weergegeven in Figuur 6. Aanvraagformulier Verantwoordelijkhedeheden Risicoanalyse matrix matrix Governance Integraal evenementenplan vormt input voor: Operationeel Draaiboek Operationeel Draaiboek Figuur 6: Overzicht onderdelen integraal evenementenplan Het totale integraal evenementenplan (zoals het eruit moet komen zien) is terug te vinden in bijlage A, waarin een opzet per onderdeel uit Figuur 6 is opgesteld. Hieronder is het per onderdeel nog kort toegelicht. Een ingevuld aanvraagformulier voor evenementen, zoals verderop in deze paragraaf uitgewerkt en bijlage A-1; Een risicoanalysematrix met risico s die geïdentificeerd, afgewogen door stakeholders en geprioriteerd zijn (bijlage A-2); Een overzicht van te nemen publiek- of privaatrechtelijke maatregelen volgens de risicoanalyse benadering en het eigenaarschap van de risico s, wat zorgt voor een geheel van (gecoördineerde) verantwoordelijkheden van de betrokken stakeholders (wie regelt en/of is verantwoordelijk voor wat). Op deze manier 22/59

23 zijn verantwoordelijkheden op elkaar afgestemd en worden onduidelijkheden bij het organiseren van een evenement geminimaliseerd (bijlage A-3); Een ingevuld governancemodel met de verantwoordelijkheden tussen de betrokken stakeholders. Dit ingevulde governancemodel is weer gebaseerd op een clustering van de betreffende risico s zoals volgt uit de risicoanalyse (bijlage A-4). Zo kan de politie bijvoorbeeld verantwoordelijk zijn voor de openbare orde, maar worden ondersteund door private beveiligingsbedrijven, ingezet door de organisatie. Een ander voorbeeld: de organisatie heeft in afstemming met een tentenbouwer een contract afgesloten over stormschade aan tenten, opgezet voor een evenement. Daarmee heeft de organisatie de verantwoordelijkheid voor het risico overgedragen; Het integraal evenementenplan wordt als vergunningaanvraag bij de gemeente ingediend. Omdat het Operationeel Draaiboek verder uitgewerkt dient te worden na eventuele vergunningverlening, vormt het geen onderdeel van het in te dienen integraal evenementenplan. Het Operationeel Draaiboek is een document met alle informatie over de locatie, activiteiten en processen van het te organiseren evenement. Dit wordt verder toegelicht onder stap 7 in paragraaf (bijlage A-5). De betreffende gegevens uit de genoemde onderdelen van het integraal evenementenplan vormen de input voor het uit te werken Operationeel Draaiboek. Toelichting op het aanvraagformulier integraal evenementenplan Uit het bovenstaande is duidelijk geworden dat een eerste belangrijke stap om te komen tot een integraal evenementenplan wordt gezet door het invullen van het aanvraagformulier evenementenvergunning. Het ingevulde aanvraagformulier vormt namelijk de basis voor het uiteindelijke evenementenplan. Om organisatoren, gemeenten en hulpdiensten de helpende hand te bieden is een model aanvraagformulier ontwikkeld, dat als bijlage A-1 bij dit rapport is gevoegd. Voordeel hiervan is dat in het geval veel gemeenten dit vragenformulier gaan gebruiken er kan worden gekomen tot uniformiteit. Het aanvraagformulier is opgesteld op basis van de geldende wet- en regelgeving. Indien wet- en regelgeving verandert, is het dus noodzakelijk het aanvraagformulier aan te passen. Door middel van het vragenformulier wordt een aantal doelen nagestreefd. Allereerst is het formulier bedoeld als navigatiesysteem voor de organisator van grootschalige evenementen. Door middel van het invullen van het vragenformulier 23/59

24 wordt hij automatisch door het hele woud van geldende wet- en regelgeving geloodst. Deregulering 3 en vermindering van administratieve lasten is namelijk niet alleen een kwestie van het schrappen van regels, maar ook het gemakkelijker maken voor burgers en bedrijven om aan de geldende regels te voldoen. Het aanvraagformulier integraal evenementenplan is hiervan een goed voorbeeld. Daarnaast wordt door middel van het invullen van het aanvraagformulier een eerste vorm van risico-inventarisatie uitgevoerd. Het ingevulde vragenformulier geeft namelijk inzicht in een groot aantal zaken zoals aantal bezoekers, inschakeling bewakingsdiensten, brandgevaarlijke activiteiten etc. Ten slotte vormt het ingevulde vragenformulier de basis voor het integraal evenementenplan. Het vragenformulier is opgedeeld in 6 hoofdstukken en afhankelijk van de uitkomsten van het vragenformulier en stap 2, 3 en 4 van het stappenschema worden deze hoofdstukken verder aangevuld zodat er uiteindelijk één integraal evenementenplan ontstaat. De betreffende hoofdstukken zijn: 1. Algemene informatie 2. Het evenement 3. Hygiëne en drank en horeca 4. Verkeer en vervoer (bereikbaarheid) 5. Veiligheid 6. Communicatie Er moeten nog twee randvoorwaarden worden ingevuld wil het aanvraagformulier echt goed resultaat opleveren. Ten eerste moet het formulier nog worden gedigitaliseerd. Voordeel hiervan is niet alleen dat het hierdoor gebruiksvriendelijker wordt, ook biedt dit betere mogelijkheden tot standaardisering van het evenementenplan. Wat een aanvrager op het aanvraagformulier invult en aanvinkt moet een aantal tekstblokken activeren en invullen die samen als resultaat een eerste (nog niet volledige) versie van het evenementenplan vormen. Het is de verwachting dat het aanvraagformulier begin 2007 in digitaal formaat beschikbaar zal zijn. Ten tweede is het noodzakelijk dat het evenementenbeleid van gemeenten en hulpdiensten bekend is. Als dit bekend is kan dit namelijk als input dienen voor het evenementenplan. Als bijvoorbeeld bekend is hoeveel beveiligers, EHBO-ers, toiletten, waterpunten e.d. zijn vereist per aantal bezoekers, dan kunnen deze kengetallen automatisch worden ingevuld als bekend is hoeveel bezoekers worden verwacht. Als bijvoorbeeld als norm wordt gehanteerd 1 toilet op 150 bezoekers dan kan bij NB. In deze rapportage wordt de term deregulering gebruikt als een aspect van administratieve lastenverlichting. 24/59

25 bezoekers automatisch in het evenementenplan bij de paragraaf sanitair worden ingevuld dat 100 toiletten zijn vereist. Deze worden in de planning dan gelijk op het evenemententerrein ingepland en zullen door de organisatie contractueel worden vastgelegd. In dit verband wordt gewezen op het multidisciplinaire evenementenbeleid dat door de hulpdiensten in de veiligheidsregio Limburg Zuid wordt ontwikkeld. Naar verwachting wordt dit beleid medio 2007 gepresenteerd waarna het in het evenementenplan zal worden geïntegreerd. Hierdoor wordt een zogenaamd intelligent aanvraagformulier gecreëerd dat zichzelf gedeeltelijk invult. Het verdient aanbeveling om ook het gemeentelijk beleid voor grootschalige evenementen op eenzelfde wijze op elkaar af te stemmen. Het meerdere malen genoemde steunpunt, waar kennis en ervaring met betrekking tot grootschalige evenementen door gemeenten zouden kunnen worden gebundeld, zou ook hier een uitkomst kunnen bieden. Groot voordeel hiervan is dat dan echt een uniform evenementenplan ontstaat voor de gehele provincie, waarmee recht wordt gedaan aan het gelijkheidsbeginsel en het rechtszekerheidbeginsel Stap 6: Vergunningverlening Indien de gemeente het ingediende integraal evenementplan wil goedkeuren, kan ze met één besluit volstaan. Zie bijlage D voor een voorbeeld van een modelbesluit. Daarnaast kan afdeling 3.4 van de Algemene Wet bestuursrecht van toepassing verklaard worden. Het ontwerp besluit en de bijbehorende stukken moeten in dat geval 6 weken ter inzage worden gelegd. Gedurende deze periode kunnen belanghebbenden (omwonenden) hun zienswijzen bekend maken. Door deze aanpak vervalt de bestaande bezwaarprocedure mogelijkheid. De belanghebbenden hebben wel nog de mogelijkheid van beroep maar dat dienen zij in te stellen bij de rechtbank. Het beroep heeft geen schorsende werking van de vergunning. Aangenomen wordt dat organisatie en/of gemeente in een eventuele gerechtelijke procedure sterker staan als met de belangen van omwonenden voldoende rekening is gehouden en zij in een zo vroeg mogelijk stadium betrokken zijn geweest Stap 7: Operationeel Draaiboek Deze stap is gericht op de praktische uitvoering van het evenement. Op basis van het integraal evenementenplan wordt een Operationeel Draaiboek van het betreffende evenement opgesteld. Het Operationeel Draaiboek vormt daarmee geen onderdeel van het integraal evenementenplan, maar dient er uit voort te vloeien na eventuele vergunningverlening. Een Operationeel Draaiboek betreft alle operationele informatie over de locatie en de processen rond de organisatie van het evenement. Denk daarbij aan de elementen infrastructuur en logistiek, organisatie, personeel, materialen en plannen. 25/59

26 In wezen is het Operationeel Draaiboek een combinatie van de bestaande draaiboeken van de hulpdiensten, echter opgesteld vanuit het integraal evenementenplan, waardoor eenduidigheid, compleetheid en eenvoud wordt nagestreefd. Het Operationeel Draaiboek dient daarom gekoppeld te worden aan deze draaiboeken, aangezien de Operationeel Draaiboek zelf al veel elementen bevat die in draaiboeken veelal overlappend zijn (denk aan overzichtskaarten en andere gegevens zoals hierboven benoemd). Daarnaast kan het opstellen EN bijhouden van een Operationeel Draaiboek helpen in de: Coördinatie van taken bij overlappende en onderling afhankelijke werkzaamheden; Coördinatie van preventieve controles op naleving voorafgaand aan het evenement. In aanvulling op de belangrijkste risico s en de te treffen maatregelen uit het evenementenplan kunnen tevens scenarioplannen worden beschreven (contingencyplanning) waardoor afstemming tussen organisatie, gemeenten en de hulpdiensten onderling (politie, brandweer en GHOR) vergemakkelijkt wordt. Alle informatie uit de vergunning, opgesteld met behulp van de voorgaande stappen zoals het aanvraagformulier integraal evenementenplan, de uitkomsten van de risicoanalyse, maatregelen, verantwoordelijkheden en governancestructuur wordt gebruikt voor het opstellen van de Operationeel Draaiboek. De elementen voor de opzet van dit Operationeel Draaiboek zijn terug te vinden in bijlag A Tot slot: Eindevaluatie Nadat het evenement is gehouden is het van belang om met alle betrokken partijen gezamenlijk het evenement te evalueren. Eventuele klachten, problemen of onduidelijkheden die zich tijdens de voorbereiding van het evenement of gedurende het evenement zelf hebben voorgedaan zijn belangrijke leerpunten voor een volgende keer. Als de evaluatie daartoe aanleiding geeft zal het integraal evenementenplan op basis van deze leerpunten worden aangepast. 26/59

27 3. WINST EN DRAAGVLAK 3.1 Inleiding Zoals eerder genoemd zijn het stappenplan en het aanvraagformulier integraal evenementenplan ontwikkeld om een winst te creëren voor alle betrokken stakeholders bij het organiseren van een (grootschalig) evenement. Om te stimuleren dat het ontwikkelde integraal evenementenplan voor toekomstig te organiseren evenementen gebruikt gaat worden, is in de volgende paragrafen aangeven wat de algemene winstpunten zijn en waar de winstpunten liggen voor zowel organisator, gemeente als hulpdiensten. Volledigheidshalve wordt hierbij aangetekend dat de mate waarin deze winstpunten worden gerealiseerd afhankelijk is van de wijze waarop in concrete situaties met het evenementenplan wordt omgegaan. Dit zal eerst duidelijk worden met de toepassing op het OLS Algemene winstpunten De gezamenlijke input voor het invullen van het integraal evenementenplan kan namelijk leiden tot een aantal algemene winstpunten, die hieronder beschreven staan. Minder administratieve lasten Uit onderzoek van Sira Consulting BV 4 is gebleken dat de administratieve lasten bij toepassing van het integraal evenementenplan voor het OLS aanzienlijk zullen dalen ten opzichte van de situatie in 2005 en Uniformiteit, gelijkheid en rechtszekerheid bij organisatie grootschalige evenementen Vergunningverlening voor grootschalige evenementen is een bevoegdheid van gemeenten. Waar gemeenten op dit moment op eigen wijze de organisatie van grootschalige evenementen oppakken, zorgt het evenementenplan voor een uniforme procedure. Indien veel gemeenten gaan werken volgens het integraal evenementenplan kan dit uiteindelijk leiden tot meer uniformiteit, gelijkheid en rechtszekerheid op het gebied van organisatie van grootschalige evenementen. 4 Reductie Administratieve Lasten OLS, Een raming van de dereguleringsvoorstellen van de provincie Limburg voor de Administratieve Lasten voor het Oud Limburgs Schuttersfeest, Sira Consulting B.V. ir. G. van Wijhe en drs. B.H. Duits, Nieuwegein 23 juni /59

28 Betere communicatie Het integraal evenementenplan zorgt ervoor dat partijen in een vroeg stadium met elkaar in contact komen. Doordat er één integraal plan wordt opgesteld, spreken alle betrokkenen dezelfde taal en worden interpretatieverschillen en dergelijke in principe voorkomen. Gezamenlijke risicoanalyse aanpak Door bij het opstellen van het integraal evenementenplan een gezamenlijke risicoanalyse uit te voeren, vindt gestructureerde discussie plaats en krijgen de vertegenwoordigers van de betrokken partijen beter inzicht in de te lopen risico s, de onderlinge relaties en de mogelijkheden van te nemen maatregelen. Onderling gedeelde risicoperceptie Een onderling afgestemde definitie en uitvoering van onderling afgewogen maatregelen o.b.v. een gezamenlijke risicoanalyse aanpak zoals in het vorige punt omschreven, levert tevens een onderling gedeelde risicoperceptie op. Gemeenschappelijke acceptatie restrisico Na het treffen van de mogelijke maatregelen (beperkt door geld, mankracht, tijd, etc.) op de belangrijkste risico s ontstaat een beeld van de restrisico s die nog tijdens het evenement gelopen worden. Door deze restrisico s onder de betrokken partijen te communiceren kan ook een acceptatie van overgebleven restrisico s en bijgevolg ook deregulering/vermindering van administratieve lasten plaatsvinden Organisatie Slechts één evenementenvergunning Door het volgen van het stappenplan (en het invullen van het aanvraagformulier integraal evenementenplan) wordt een integraal evenementenplan opgesteld zodat uiteindelijk nog maar één evenementenvergunning noodzakelijk is. Hierdoor wordt het voor organisatoren gemakkelijker om integraal aan (alle en) de juiste regels te voldoen. Meer zekerheid op goedkeuring aanvraag evenementenvergunning Het opstellen van het integraal evenementenplan levert in principe een veel kortere doorlooptijd op en aangezien het plan al is afgestemd met alle betrokken partijen wordt de kans op positieve besluitvorming door de gemeente vergroot en het risico van eventuele weerstanden tot een minimum beperkt. 28/59

29 Uniforme toepasbaarheid Het stappenplan voor het opstellen van een integraal evenementenplan is toepasbaar voor alle grootschalige evenementen en middelgrote evenementen met een hoog risicoprofiel. Er wordt naar gestreefd om het ontwikkelde integraal evenementenplan ook bij toekomstig te organiseren grote evenementen te gebruiken, zodat het als een bruikbaar aanvaard product gezien zal worden. De bereidheid van gemeenten om met dit plan te werken is hierbij een noodzakelijke voorwaarde. Coördinatie van inspecties Wanneer hulpdiensten hun inspecties en handhavingsacties in de toekomst zullen coördineren en bundelen levert dit een lastenvermindering op voor de organisatie. Dit wordt echter tot op heden nog niet veel gedaan. In het kader van de dereguleringsmogelijkheden (zie hoofdstuk 4) wordt tevens een voorstel gedaan op nationaal niveau om hier binnen de controlerende instanties en hulpdiensten aandacht aan te besteden. Duidelijke koppeling tussen taken en onderlinge verantwoordelijkheden In het integraal evenementenplan kunnen de rollen van de organisator en de overheid anders belegd worden. In beginsel wordt ernaar gestreefd een uniforme aansluiting van taken en duidelijke verantwoordelijkheden en bevoegdheden te creëren, waardoor een transparante rolverdeling tussen gemeente, hulpdiensten en organisatie wordt vastgelegd. Indien op basis van het evenementenplan vast staat dat bepaalde taken bijvoorbeeld tot het werkgebied van de gemeente behoren, biedt dat een meerwaarde voor de organisatie omdat dat dan voor de organisatie een aandachtspunt minder is. 3.4 Gemeenten Duidelijke koppeling tussen taken en onderlinge verantwoordelijkheden Op basis van het evenementenplan wordt een grotere mate van transparantie gegeven aan de OOV sector en vindt er een betere aansluiting plaats van taken, verantwoordelijkheden, bevoegdheden en inzet van mensen en middelen. Zodoende vindt er ook een betere verantwoordelijkheidsverdeling plaats. Zie ook de voorgaande paragraaf 3.3. Vereenvoudiging van controles Het verlenen van een vergunning op basis van een integraal evenementenplan kan op een eenvoudige wijze plaatsvinden en kan tevens een vereenvoudiging van de controle 29/59

30 daarop en de handhaving ervan betekenen. Gezamenlijke inspecties met de hulpdiensten verkleint de kans op tegenstrijdigheden. Imago deregulerende overheid Door het integraal evenementenplan te hanteren als hulpmiddel voor het vergemakkelijken van een vergunningaanvraag voor evenementen kan worden tegemoet gekomen aan de wens van burgers en bedrijven m.b.t. het verminderen van de administratieve lastendruk. Samenwerking Werken met een uniform integraal evenementenplan schept voor de gemeenten een gezamenlijke basis hoe wordt omgegaan met de organisatie van evenementen, met als bijkomend voordeel dat kennis en ervaring worden gebundeld. 3.5 Hulpdiensten Efficiencyverbetering Het integraal evenementenplan kan een efficiencyslag tot gevolg hebben zodat met de juiste hoeveelheid mensen de gewenste veiligheid gegarandeerd kan worden. Ook kan met behulp van overzichtelijke argumentatie worden aangetoond waarom een bepaald aantal hulpverleners benodigd is. Verbetering onderlinge coördinatie Door een gezamenlijke inspraak in het proces bij het opstellen van het integraal evenementenplan en de Operationeel Draaiboek kan de onderlinge coördinatie tussen de hulpdiensten worden verbeterd. Gezamenlijke aanpak Het integraal evenementenplan gaat als ontwikkeling goed samen met de al in gang gezette plannen van de hulpdiensten binnen de veiligheidsregio Limburg Zuid om te komen tot een gezamenlijk evenementenbeleid. Door gezamenlijke inspecties worden tegenstrijdigheden voorkomen. Duidelijk normenkader Op basis van de risicoanalyse als onderdeel van het integraal evenementenplan kunnen vooraf betere normen worden gesteld die gehanteerd kunnen worden bij controles en handhaving. 30/59

31 Duidelijke koppeling tussen taken en onderlinge verantwoordelijkheden Op basis van het integraal evenementenplan vindt een duidelijke verdeling van verantwoordelijkheden plaats. Zie ook paragraaf Omwonenden Eerder betrokken in het proces Omwonenden kunnen door de aanpak van het integraal evenementenplan eerder en op een laagdrempelige manier betrokken worden in het proces. Door de inspraak eerder in het proces te borgen, komt geen van de betrokken stakeholders voor verrassingen te staan. Openheid naar en betrokkenheid van de omwonenden leiden waarschijnlijk tot meer draagvlak voor het evenement. 31/59

32 4. ASPECTEN VOOR ADMINISTRATIEVE LASTENVERLICHTING 4.1 Inleiding In navolging van het vorige hoofdstuk waarbij is ingegaan op de beoogde winst die voor elke betrokken partij geldt, worden in dit hoofdstuk de mogelijkheden tot administratieve lastenverlichting uitgewerkt. Administratieve lastenverlichting an sich is al een winstpunt, maar gezien de focus van dit rapport zal hieronder per overheidslaag worden uitgelegd waar verwacht wordt dat administratieve lastenverlichting kan plaatsvinden. Naast de algemene aspecten van administratieve lastenverlichting, worden deze ook behandeld op rijks-, provinciaal- en gemeentelijk niveau. Tenslotte wordt de koppeling met de praktijk gemaakt door in de laatste paragraaf 4.6 in te gaan op de aspecten van administratieve lastenverlichting voor het OLS evenement. 4.2 Algemeen Evenementenplan als navigatiesysteem door wet- en regelgeving Deregulering en vermindering van administratieve lasten is niet alleen een kwestie van het schrappen van regels, maar ook van het gemakkelijker maken voor burgers en bedrijven om aan de geldende regels te voldoen. Het integraal evenementenplan is hiervan een goed voorbeeld. Eén evenementenvergunning Voor het organiseren van een evenement wordt op basis van het integraal evenementenplan slechts één overkoepelende evenementenvergunning verleend. Voorheen was hiervoor bij grootschalige evenementen een veelvoud aan (deel)besluiten en voorschriften nodig. Verdeling privaat- en publiekdomein Er wordt, waar mogelijk, een onderscheid gemaakt tussen het private- en publieke domein. Om voldoende veiligheid af te dwingen op bepaalde aspecten rond het organiseren van een evenement hoeft niet altijd uitgegaan te worden van het publieksrecht. Dit kan ook op een privaatrechtelijke manier, bijvoorbeeld door middel van toepassing van contracten. 32/59

33 4.3 Rijk Middel- versus doelvoorschriften Middelvoorschriften worden vervangen door doelvoorschriften. Dit betekent dat er geen gedetailleerde beschrijvingen meer nodig zijn hoe iets moet gebeuren, maar slechts een beschrijving van het doel dat nagestreefd wordt. Belanghebbenden eerder betrokken in het proces Belanghebbenden (omwonenden e.d.) die niet direct met het organiseren van het evenement te maken hebben, kunnen bij de besluitvorming betrokken worden door toepassing van de Uniforme Openbare Voorbereidingsprocedure (afdeling 3.4 Awb). Ontheffing drank- en horecawet Ontheffing van artikel 35 Drank- en horecawet is mogelijk door een meldingsplicht door de organisatie in te stellen. Deze melding kan onderdeel vormen van het in te dienen integraal evenementenplan. Overigens is in België de betreffende Drank- en horecawet al vervangen door een soortgelijke maatregel. Ontheffing m.b.t. het wegverkeer Voor kortdurende evenementen kunnen uitzonderingen gemaakt worden op basis van het van Besluit Administratieve Bepalingen inzake het Wegverkeer. Dit heeft met name betrekking op het tijdelijk afsluiten van wegen in verband met het evenement of het creëren van extra op- en afritten van en naar het evenemententerrein voor het verkeer. Deze melding kan tevens onderdeel vormen van het in te dienen integraal evenementenplan. Herijking Zondagswet Aangezien evenementen vaak op een dag in het weekend gehouden worden of zelfs meerdere dagen kunnen duren, is een herijking van de Zondagswet gewenst. Dit kan met name zinnig zijn voor gemeenten geen grote bezwaren hebben met het plannen van een evenement op een volgens de christelijke religie geldende rustdag. Samenvoeging inspectiediensten Zoals genoemd in paragraaf 3.3 kan de coördinatie van inspectiediensten tot een lastenvermindering van met name de organisatie leiden. Wanneer over wordt gegaan tot 33/59

34 samenvoeging van inspectiediensten, kan op basis van één controle door één bevoegd gezag een grote efficiencyslag plaatsvinden binnen de betreffende inspectiediensten. 4.4 Provincie Opname evenementen in lijst artikel 19 lid 2 WRO Tijdelijke evenementen worden opgenomen op de lijst van artikel 19 lid 2 Wet Ruimtelijke Ordening. Hierdoor wordt het voor gemeenten eenvoudiger om toestemming te geven met betrekking tot de ruimtelijke ordening voor jaarlijks terugkerende tijdelijke evenementen. Verdere mogelijkheden voor administratieve lastenverlichting Het integraal evenementenplan is een voorbeeld van een format voor verdere administratieve lastenverlichtingsoperaties: (digitale) leidraden kunnen ontwikkeld worden om burger/bedrijven door ingewikkelde regelgeving te loodsen. 4.5 Gemeenten Aanpassing APV Aanpassing van de Algemene Plaatselijke Verordening (APV) door het opnemen van een aparte paragraaf voor evenementen. Als op grond van deze paragraaf vergunning is verleend, zijn geen andere vergunningen/ontheffingen op grond van de APV meer noodzakelijk. Zie bijlage F voor een model wijziging van de APV. Format voor samenwerking tussen overheden Het integraal evenementenplan is een voorbeeld van een format voor samenwerking tussen overheden op het terrein van administratieve lastenverlichting. De gemeente dient als autonoom bevoegd orgaan en de provincie kan als middenbestuur knelpunten oppakken en ook gecoördineerd aankaarten bij de centrale overheid. 34/59

35 4.6 Administratieve lastenverlichting voor het OLS Aan de hand van de resultaten van de workshop risicoanalyse van 18 oktober jl. welke specifiek gericht was op de praktijkcase OLS hebben wij de daarin gedefinieerde risico s beoordeeld aan de hand van toepasselijke wet- en regelgeving. Waar mogelijk hebben wij getracht aan te geven welke de eventuele mogelijkheden tot administratieve lastenverlichting zijn. We hebben de volgorde qua onderkende risicopunten aangehouden zoals die werd bepaald naar aanleiding van de workshop. Voor een toelichting op de scores verwijzen wij naar een separate notitie betreffende de uitwerking van de workshop risicoanalyse OLS. Score Risico x impact Aandachtspunten administratieve lastenverlichting 1. Overlast natuur - Wettelijke bepalingen ten aanzien van bijvoorbeeld veiligheid tenten, middels contractuele afspraken neerleggen bij de contractpartij (tentenverhuur) - Gebruik maken van gecertificeerde tentenbouwers; indien niet gecertificeerd: toetsen conform huidige situatie - Ten aanzien van de hulpdiensten geldt geen wettelijke regeling. Wel kunnen hulpdiensten specifieke voorschriften stellen. Zie punt Inspraak omwonenden Op basis van de Algemene Wet bestuursrecht (AWB): uniforme openbare voorbereidingsprocedure bij grote evenementen. Voordeel: inspraak vooraf, geen mogelijkheid tot bezwaar bij gemeente, belanghebbende moet direct naar de rechter. 3a. Uitbraak vogelgriep/varkenspest etc. 3b. Voedselvergiftiging e.d. Geen wettelijke bepalingen m.b.t. evenementen. Eventueel risico afdekken middels evenementenverzekering Bepalingen in contracten met cateraar en leveranciers opnemen dat wordt voldaan aan Warenwet. Voorschriften van Voedsel- en warenautoriteit voor rekening en risico van 35/59

36 contractspartij. 4. Overregulering - In integraal evenementenplan vóóraf eisen hulpdiensten en gemeente opnemen. - Vooroverleg in ontwerpfase met alle instanties die regels stellen; - Gezamenlijke controles hulpdiensten en keuringsinstanties om doublures en tegenstrijdige regels zoveel mogelijk te voorkomen; - BHV overbodig wegens aanwezigheid hulpdiensten. Overigens geldt m.i.v. 15 maart 2006 dat organisaties die volledig draaien op vrijwilligers zijn vrijgesteld van de eisen die gelden voor bedrijfshulpverlening. 5. VIP s veranderend risicoprofiel Weinig mogelijkheden tot administratieve lastenverlichting. Burgemeester (politie) is verantwoordelijk. 6. Verminderde samenwerking organisatie gemeente Vooroverleg/koppelsessies conform evenementenplan 7. Onduidelijke verantwoordelijkheid - In evenementenplan verantwoordelijkheden zoveel mogelijk benoemen; - Verantwoordelijkheden diverse (markt) partijen zoveel mogelijk contractueel bepalen. 8. Non-compliance wet- en regelgeving - Vooroverleg i.v.m. mogelijke onbekendheid regels; - Zie tevens punt 4, 6 en Verminderde samenwerking gemeente / controlerende en hulpverlenende instanties Zie punt 4, 6, en Verkeersrisico s Blijft verantwoordelijkheid politie/gemeente 11. Paniek in menigten Bewustwording en aandacht in evenementenplan; - Draaiboek. - Hulpdiensten verantwoordelijk Verder niet te dereguleren. 36/59

37 12. Terreurdreiging Zie punt Brand/explosies - Vooraf overleg brandweer (punt 4) - Contractuele afspraken met exploitanten inz. gebruik brandveilige materialen e.d. 14a. Openbare orde problemen 14b. Veiligheid - voldoende (gecertificeerde) security op terrein zelf, te regelen door organisatie zelf; - Buiten terrein primair verantwoordelijkheid politie; - Voorwaarden bij optochten e.d.: - voorwaarde dat gecertificeerde materialen worden gebruikt. Goedkeuring Aangewezen keuringsinstantie. (AKI-certificaat) 15. Bodemverontreiniging en afvalwater Milieuwetgeving blijft van toepassing. 16. Imagoschade bestuurders Vermindering risico imagoschade door verantwoordelijkheden duidelijk vast te leggen. 37/59

38 5. ONTWIKKELPUNTEN EN VERVOLGSTAPPEN In deze rapportage is het integraal evenementenplan beschreven. Met behulp van het integraal evenementenplan wordt het eenvoudiger om grootschalige evenementen te organiseren en worden de administratieve lasten zoveel mogelijk beperkt. Daarnaast wordt getracht een betere coördinatie en communicatie tussen de betrokken partijen mogelijk te maken. Het integraal evenementenplan is echter niet in beton gegoten. Hieronder staan een aantal aanbevelingen opgesomd op basis waarvan het integraal evenementenplan verder kan worden verbeterd. Meerdere pilot evenementen Er dient een Proof of principle plaats te vinden bij andere grootschalige evenementen door het zoeken naar andere pilot evenementen om een referentiekader op te bouwen het nut van het integraal evenementenplan te kunnen bewijzen. Verbeteringen uit de praktijkervaring kunnen zo weer meegenomen worden in de verdere vervolmaking van het evenementenplan. Zodoende is een continue verbetercyclus mogelijk, waarbij alle betrokkenen hun input kunnen blijven leveren. Integraal evenementenplan digitaliseren Het integraal evenementenplan is als een stappenplan ontwikkeld en uitgewerkt in deze rapportage. Om zoveel mogelijk tegemoet te komen aan de wens tot lastenverlichting van burgers en bedrijfsleven dient het evenementenplan gedigitaliseerd te worden, waardoor het mogelijk wordt het format aanvraagformulier via Internet te benaderen, bijvoorbeeld via de website van gemeenten. Tevens wordt het dan mogelijk om te beschikken over de laatste versie ervan. Er kan zelfs gedacht worden aan een aparte pagina op websites van gemeenten, speciaal gericht op evenementen, waarop alle relevante informatie staat verzameld. Steunfunctie Het organiseren van grootschalige evenementen kost veel tijd en vergt een specifieke kennis van de complexe wet- en regelgeving op dat terrein. Voor grotere gemeenten is het gemakkelijker om capaciteit hiervoor vrij te maken dan voor kleinere gemeenten. Om ook hier een oplossing te bieden kan worden gedacht aan het oprichten van een steunfunctie die tot doel heeft gemeenten maar ook de overige betrokken partijen te ondersteunen bij de organisatie van grootschalige evenementen. Hierbij kan worden gedacht aan hulp bij toepassing van het integraal evenementenplan en het overdragen van kennis en ervaring. Een dergelijke steunfunctie zou bijvoorbeeld op het gebied van de veiligheidsregio kunnen worden ingericht. Het beleid van de veiligheidsregio s op gebied van 38/59

39 evenementenbeleid is volop in ontwikkeling en het is derhalve van belang verdere ontwikkelingen rond het integraal evenementenplan en een steunfunctie in nauwe samenwerking met deze veiligheidsregio s te ontwikkelen. Wat betreft de deelnemers aan een dergelijke steunfunctie kan worden gedacht aan één of meer gemeentelijke evenementencoördinatoren, medewerkers van hulpdiensten, een medewerker van de provincie en eventueel een derde partij met specifieke expertise zoals Deloitte. 39/59

40 BIJLAGE A ONDERDELEN INTEGRAAL EVENEMENTENPLAN A-1 Aanvraagformulier 1. ALGEMENE INFORMATIE 1.1. Persoonlijke gegevens: Naam organisatie: Naam aanvrager: Adres: Postcode en Woonplaats: Telefoonnummer: Mobiel nummer: Contactpersoon: Naam: Telefoonnummer: Mobiel nummer: 1.3. Gegevens evenement: Naam evenement: Datum evenement: van: t/m: Tijdstip(pen) evenement: Dag 1: van: uur t/m: uur Dag 2: van: uur t/m: uur Dag 3: van: uur t/m: uur Start opbouw: d.d. om: uur Einde afbraak: d.d. om: uur Korte omschrijving evenement: Verwachte aantal deelnemers, bezoekers en in te zetten vrijwilligers: Doelgroep: Worden voor het evenement toegangskaarten verkocht? Ja 40/59

41 Organiseerde u dit evenement al eens eerder: Zo ja: Wanneer: Waar: 1.4. Locatie Waar vindt het evenement plaats? Binnen Buiten Ja Locatie van het evenement: Betreft het privé terrein? Ja Zo ja, gegevens van de eigena(a)r(en) *: Naam: Adres: Postcode en woonplaats: Telefoonnummer: Mobiel nummer: Heeft/hebben de eigena(a)r(en) toestemming gegeven om zijn terrein te gebruiken: Ja Indien mogelijk graag de volgende kaarten bijvoegen: 1. Situatietekening Een tekening van het evenemententerrein op een schaal van 1 : 1000 (1 cm op papier is 10 meter in werkelijkheid). 2. Plattegrondtekening Op deze tekening wordt aangegeven hoe de indeling van de verschillende (tijdelijke) bouwwerken is op een schaal van 1 : 100 (1 cm op papier is 1 meter in werkelijkheid). Hierop dient ten minste te worden aangegeven: - plaats en afmeting van de uitgangen en nooduitgangen; - vluchtrouten; - podia; - bijzondere attracties; - verwarmingstoestellen; - locatie brandpreventieve voorzieningen. * Bij meerdere eigenaren graag een bijlage bijvoegen met de gegevens van de overige eigenaren. 41/59

42 2. HET EVENEMENT 2.1. Inrichting evenemententerrein 1. Bent u voornemens tijdelijke bouwwerken/objecten te plaatsen gedurende het evenement? Ja Indien Nee, ga verder naar de volgende vraag. Indien Ja, geef hieronder aan welke bouwwerken/objecten u wilt plaatsen: Object Aantal Afmeting Object Aantal Afmeting (Feest)Tent Podium Stellage Tribune (Markt)Kramen Kermisattractie(s) Hekwerk Overkapping Vlaggenmasten Anders, te weten: Indien mogelijk de locatie van de tijdelijke bouwwerken/objecten aangeven op de situatietekening Afvalstoffen 1. Op welke wijze bent voornemens het tijdens het evenement geproduceerde afval te verwijderen en af te voeren? 2.3. Afvalwater 1. Komt er gedurende het evenement afvalwater vrij? Ja Indien Ja, op welke wijze bent u voornemens dit af te voeren? 42/59

43 2.4. Sanitair 1. Van welke sanitaire voorzieningen (toiletwagens e.d.) bent u voornemens gebruik te maken? 2.5. Geluid 1. Wilt u tijdens het evenement (muziek)geluid ten gehore brengen? Ja Indien Nee, ga verder met vraag 3. Indien Ja, vul de onderstaande vragen in. 2. Periode en tijdstip dat (muziek)geluid ten gehore wordt gebracht: Datum: van: uur t/m: uur Datum: van: uur t/m: uur Datum: van: uur t/m: uur 3. Soort/genre muziek (bv. klassiek, jazz, house, country etc.) 4. Wilt u tijdens het evenement ander geluid ten gehore brengen? (bv. omroepen, soundcheck etc.) Ja Indien Ja: Wat voor een geluid? _ Op welke tijdstippen? _ 2.6. Verkoop 1. Wilt u waren (anders dan etenswaren) en/of goederen te koop aanbieden tijdens het evenement? Ja Indien Ja: Welk soort waren en/of goederen? Op welke tijden? Datum: van: uur t/m: uur Datum: van: uur t/m: uur Datum: van: uur t/m: uur 2.7. Ballonnen, parachutisten en helicopters 1. Bent u voornemens om tijdens het evenement ballonnen op te laten / een luchtballon op te laten? Ja, luchtballon, registratienummer luchtballon Ja, ballonnen 43/59

44 Ja, beide, registratienummer luchtballon 2. Wilt u tijdens het evenement parachutisten / helicopters laten landen? (Denk hierbij ook aan traumahelicopers) Ja, locatie en tijdstip 2.8. Kansspelen Wilt u tijdens het evenement een kansspel houden? (Bingo, loterij etc.) Ja, te weten Indien Ja, wat is de hoogte van het totale prijzenbedrag? 3. HYGIËNE EN DRANK EN HORECA 3.1. Dranken en etenswaren 1. Worden tijdens het evenement dranken/etenswaren verkocht? Ja, te weten de volgende producten (aard aangeven vb. verpakt snoep, broodjes etc): 2. Bent u voornemens om hiervoor (een) gecertificeerd(e) cateringbedrij(f)(ven) in te schakelen?* Ja, te weten: Naam: Adres: Postcode en Woonplaats: Telefoonnummer: * Indien u meerdere cateringbedrijven inschakelt, graag een bijlage bijvoegen met de gegevens van de overige bedrijven Drank en horeca 1. Bent u voornemens om tijdens het evenement zwak-alcoholische dranken te verstrekken? Ja, ga verder naar hoofdstuk 4 44/59

45 2. Wordt er een vergunninghoudend horeca bedrijf ingeschakeld? Ja, te weten (ga verder naar hoofdstuk 9) De verstrekking zal plaatsvinden onder onmiddellijke leiding van: Leidinggevende 1: Naam aanvrager: Adres: Postcode en woonplaats: Telefoonnummer: Geboortedatum en geboorteplaats: Leidinggevende 2: Naam aanvrager: Adres: Postcode en woonplaats: Telefoonnummer: Geboortedatum en geboorteplaats: Verklaring sociale hygiëne bijvoegen. 4. VERKEER EN VERVOER (BEREIKBAARHEID) 4.1. Verkeer en vervoer 1. Welke toegangswegen bent u voornemens te gebruiken voor de bezoekers van het evenement? 2. Bent u voornemens om tijdens het evenement doorgaande wegen, straten, fietspaden, pleinen, parken, water etc. of een deel daarvan afsluiten voor het verkeer? Ja Indien ja, vul hieronder in welke straten, pleinen etc. worden afgezet en gedurende welke periode. 45/59

46 3. Heeft u dranghekken, verwijzingsborden of ander materiaal nodig? Ja Van welke parkeergelegenhe(i)d(en) bent u voornemens gebruik te maken? 4.2. Optocht 1. Wordt tijdens het evenement een optocht/defilé gehouden op de openbare weg? Ja Indien Ja: Datum en tijdstip optocht: Route van de optocht: _ 5. VEILIGHEID 5.1. Beveiliging 1. Bent u voornemens bewaking van het terrein buiten de evenementsuren te regelen? (bv. s nachts) Ja 2. Bent u voornemens tijdens het evenement beveiligingsmedewerkers in te zetten? Ja 3. Bent u voornemens of heeft u hiervoor een contract afgesloten met een beveiligingsdienst/ bewakingsdienst? Het bedrijf moet voldoen aan de Wet Particuliere Beveiligingsorganisaties en Recherchebureau s Ja, te weten met: Naam: Adres: Postcode en Woonplaats: Telefoonnummer: 46/59

47 5.2. Brandveiligheid 1. Zal tijdens het evenement worden gekookt, gebakken en/of gebraden? Ja, in de openlucht Ja, in een onder 2.1. genoemd tijdelijk bouwwerk/object Indien Ja, op welke wijze cq met welke brandstof: Barbecue houtskool Barbecue gas Brander, fornuis e.d. Electrisch Gasflessen butaan, stuks, inhoudsmaat liter Mobiele bakkraam Gasflessen propaan stuks, inhoudsmaat liter Brandstoftanks Anders, te weten 2. Wilt u een onder 2.1. genoemd tijdelijk bouwwerk/object verwarmen? Ja Indien Ja, op welke wijze? Hete lucht Centrale verwarming Anders, te weten De brandstof die hiervoor wordt gebruikt is: 3. Bent u voornemens brandpreventieve voorzieningen te plaatsen? Ja Indien Ja, welke: Poederblusapparaten, te weten stuks Schuimblusapparaten, te weten stuks Slaghaspel, te weten stuks Anders, te weten Nog nader in overleg met de brandweer te bepalen 5.3. Inzet hulpverleners 1. Bent u voornemens om EHBO-ers in te zetten tijdens het evenement? Ja, te weten EHBO ers van niveau (niveau aangeven) 5.4. Weersomstandigheden 1. Heeft u rekening gehouden met extreme weersomstandigheden? Ja, op de volgende wijze: 47/59

48 5.5. Vuurwerk 1. Bent u voornemens om tijdens het evenement vuurwerk te ontsteken? Ja*, ga verder naar de volgende vraag Indien Ja, welk bedrijf is verantwoordelijk voor het ontsteken van het vuurwerk? Naam: Adres: Postcode en Woonplaats: Telefoonnummer: * U heeft aangegeven dat u vuurwerk wilt gaan ontsteken tijdens uw evenement. De Gedeputeerde Staten van Limburg zijn het bevoegde bestuursorgaan voor het verlenen van vergunningen voor het ontsteken van vuurwerk. U kunt hiervoor contact opnemen met de Provincie Limburg, afdeling Vergunningen en Subsidies (Drink)water 1. Gebruikt u een (drink)water aansluiting? Ja* Verklaring 'Kiwa Legionella Veilig Beheerd' is vereist. 6. COMMUNICATIE 6.1. Promotie Maakt u promotie voor het evenement? Ja, landelijk Ja, Regionaal Ja, lokaal Indien Ja, welke promotie- en/of communicatiemiddelen wilt u hiervoor inzetten? Internet Krant Radio/TV Folders Anders, te weten 48/59

49 6.2. Aankondigingsborden en spandoeken 1. Wilt u aankondigingsborden langs de openbare weg plaatsen? Ja Indien Ja: Wat is de afmeting? Hoeveel stuks? Wanneer worden ze geplaatst? Wanneer worden ze verwijderd? 2. Wilt u spandoeken langs de openbare weg hangen? Ja Indien Ja: Wat is de afmeting? Hoeveel stuks? Wanneer worden ze geplaatst? Wanneer worden ze verwijderd? ONDERTEKENING: Datum: Plaats: Handtekening: 49/59

50 A-2 Risicomatrix Hieronder is ter illustratie de risicomatrix uit workshop 1 van het OLS weergegeven. III IV I II Bovenstaande illustratie betreft de risicomatrix na scoring van kans en impact volgens alle deelnemers van workshop 1 OLS. Deze risicomatrix is opgesteld met de Ballot Resolver tool van Deloitte. Daarbij is het tevens mogelijk om deelnemers in groepen te specificeren, waarmee verschillen in mening per groep zichtbaar worden. In de matrix zijn vier categorieën te onderscheiden. In het kader van administratieve lastenverlichting en eventuele dereguleringsmogelijkheden worden deze categorieën in stap 3 van het stappenplan (zie paragraaf 2.2.4) globaal beschreven. Voor de volledigheid worden ze hieronder nog kort genoemd: 50/59