WORD TIPS Laatst bijgewerkt: 18 maart 2016

Transcriptie

1 WORD TIPS Laatst bijgewerkt: 18 maart 2016 Hieronder zijn enkele tips opgenomen voor een betere werking van Word in samenwerking met Allegro/FinScan. Meldingen M1 Het gekozen samenvoegdocument kan niet worden toegepast M2 Het dat bestand kan niet aangemaakt of overschreven worden M3 Office 2016 & 2013 & 2010 & 2007 & Het gekozen samenvoegdocument kan hier niet worden toegepast M4 Word Melding van Office 2010 als vanuit Allegro een mail verstuurd wordt M5 Word 2013 en hoger Foutmelding: Bestandstype en extensie zijn incompatibel / filetype and extension are incompatible Opmaak brieven en rapporten O1 Hoe kan ik samenvoegvelden in een Word-document opmaken? O2 Hoe regel ik in "samengestelde samenvoegvelden" de opmaak (tabs;lettertypes e.d.)? O3 Hoe kan ik tekst afhankelijk van de waarde van een samenvoegveld automatisch laten wijzigen? O4 Hoe kan ik er voor zorgen dat de komma in een bedrag veld op een acceptgiro wegvalt? O5 Kan ik samenvoegvelden bij elkaar optellen? O6 Wat moet ik doen als een samenvoegveld niet valt in te voegen, omdat het 'lijstje' in Word niet 'uit klapt'? Diverse tips T1 Hoe sluit ik het beste Word af? T2 Indien ik een Word sessie open heb en ik een rapport of brief afdruk in Allegro of FinScan, dan wordt ook deze sessie - zonder te vragen of ik de gegevens wil opslaan- gesloten? T3 Hoe maak ik het makkelijkst de koppeling tussen een dat bestand en een Word document? T4 Wij hebben bij het afdrukken van een rapport het volgende probleem: Bij het samenvoegen met het document wordt er op iedere pagina 1 regel geplaatst, met als gevolg dat er op het eind heel veel pagina's worden vervaardigd en dit is volgens ons niet de bedoeling. Hoe krijgen we meerdere regels op een pagina? T5 Wanneer ik in een kopregel van een zgn. 'adreslijst' samenvoegvelden opneem, worden deze goed weergegeven wanneer je in het document de samenvoegknop "ABC" gebruikt. Echter, als je het document daadwerkelijk gaat samenvoegen m.b.v. "Afdruk samenvoegen", naar een nieuw document, dan worden deze velden in de kopregel niet gevuld. T6 Bij archivering na afdrukken komt dialoogvenster eigenschappen Word 2000 naar voren. Waarom? T7 Bij het precies tegelijkertijd afdrukken van een document in Allegro, geeft Word bij een van de gebruikers de melding: Document is in gebruik bij Andere Medewerker om te bewerken, wilt u dit bestand openen voor lezen, wachten? T8 Bij het afdrukken van brieven worden bepaalde brieven niet goed afgedrukt: het lijkt of de printer op 1 positie blijft 'hangen'. T9 Het afdrukken duurt lang. Hoe kan ik dit sneller maken? T10 Correspondentie-relatie en Kopie-Correspondentie-relatie

2 T11 Archivering in Allegro MELDINGEN M1 - Melding 'Het gekozen samenvoegdocument kan niet worden toegepast'. Bij Details:' Het document is gekoppeld aan'' terwijl hier C:\Windows\Temp\XXX.dat van toepassing is" U heeft een document gekozen dat niet gekoppeld is, of gekoppeld is aan het verkeerde -dat bestand. Dit kan meerdere oorzaken hebben: U heeft het verkeerde document gekozen (het document is terecht gekoppeld aan een ander dat bestand). U heeft een juist document, maar de koppeling in het document is niet goed. Koppel het Word document aan het genoemde -dat bestand. U heeft een juist document en het document is ook juist gekoppeld, maar u gebruikt nu een andere drive-letter: het document is bijvoorbeeld gekoppeld aan 'L:\Windows\Temp\Lening.dat', maar uw privé-map is in de parameters opgenomen als '\\servernaam\share\temp\lening.dat' (parameter 9 van Parameters). Overigens is het zo dat wanneer parameter 9 niet gevuld is, de tijdelijke map van Windows gebruikt wordt (temp-map voor tijdelijke bestanden). M2 - Melding 'Het dat bestand kan niet aangemaakt of overschreven worden'. Wat is er aan de hand? Het kan zijn dat u het dat bestand op dat moment in gebruik heeft, bijvoorbeeld als u in Word een brief geopend hebt, die gekoppeld is aan het betreffende bestand. Sluit dan dit Word-document. Wanneer het dat bestand in gebruik is, kan het niet worden overschreven. Wanneer u bijvoorbeeld net uit Word 'geklapt' bent, terwijl u een dergelijke brief open had, kan het ook zijn dat het systeem nog 'denkt' dat u het bestand in gebruik heeft. Dan is de enige mogelijkheid: de pc afsluiten en opnieuw starten. Het kan ook zijn dat u geen schrijf-rechten heeft in de 'temp'-map waar de dat bestanden worden neergezet (parameter 9 van Parameters). Overigens is het zo dat wanneer parameter 9 niet gevuld is, de tijdelijke map van Windows gebruikt wordt (temp-map voor tijdelijke bestanden). M3 - Melding in Word 2016, 2013, 2010, 2007, 2003 'Het gekozen samenvoegdocument kan hier niet worden toegepast'. De volledige melding die u krijgt, wanneer u gaat werken met Word is: 'Het gekozen samenvoegdocument kan hier niet worden toegepast. Het document is gekoppeld aan '', terwijl hier xxx.dat van toepassing is'. Wanneer u het betreffende document vervolgens buiten Allegro of FinScan om in Word opent, blijkt dat de koppeling met het dat-bestand verbroken is. Wat is er aan de hand? In Word 2003 zit een extra beveiliging. Deze kunt u ook zien als u een samenvoegdocument, waarbij de verbinding met het dat-bestand nog intact is, rechtstreeks in Word opent.

3 U krijgt dan namelijk de beveiligingsmelding: 'Wanneer u dit document opent, wordt de volgende SQL-opdracht uitgevoerd: SELECT * FROM C:\Temp\xxx.dat Gegevens uit de database worden in het document geplaatst. Wilt u dit toestaan?' Om de beveiligingsmelding uit te schakelen, en daarmee het samenvoegen vanuit Allegro en/of FinScan weer mogelijk te maken, zonder dat de koppelingen verbroken worden, dient u een 'register sleutel' aan het register van Windows toe te voegen. Zie ook Microsoft Knowledge Base Article : BELANGRIJK Voordat u het register wijzigt, dient u een volledige back-up van het register te maken. Vergewis u ervan dat u deze ook terug kunt plaatsen indien nodig!! Voor informatie hoe een register back-up te maken, terug te zetten en te bewerken, kunt u op Internet het volgende Microsoft Knowledge Base artikel raadplegen Beschrijving van het Microsoft Windows-register: WAARSCHUWING Als u het register niet juist wijzigt, kunt u ernstige problemen veroorzaken. U doet dit dan ook geheel op eigen risico!! STAPPEN 1. Sluit alle programma's op uw PC. 2. Ga naar Start Uitvoeren en geef in 'regedit' (Start Run) 3. Klik op OK 4. Het register wordt nu geopend. 5. Voor het toevoegen van de sleutel: a. Ga naar HKEY_CURRENT_USER b. Vervolgens naar Software c. Vervolgens naar Microsoft d. Vervolgens naar Office e. Vervolgens naar 16.0 (Office 2016), 15.0 (Office 2013), 14.0 (Office 2010), 12.0 (2007), 11.0 (2003) f. Vervolgens naar Word g. Vervolgens naar Options h. Zorg dat dit mapje (Options dus) open staat. i. Kies: Bewerken Nieuw DWORD32 Waarde - in het menu. (Edit New DWORD Value)

4 j. Geef bij 'Nieuwe waarde nr 1' (Name) in SQLSecurityCheck k. Dubbelklik op SQLSecurityCheck l. Geef bij 'Waarde gegevens' (Value data) in (8 nullen) m. Klik op OK 6. Sluit het register af en start uw PC opnieuw op. M4 - Melding van Office 2010 als vanuit Allegro een mail verstuurd wordt: 'Een programma probeert namens u een bericht te verzenden. Als u deze bewerking niet had verwacht, klikt u op Weigeren etc. Voor iedere mail, automatisch vanuit Allegro verstuurd, moet men 5 seconden wachten en dan akkoord geven. Hier is een oplossing voor. Het betreft het aanmaken van een register sleutel. WAARSCHUWING Als u het register niet juist wijzigt, kunt u ernstige problemen veroorzaken. U doet dit dan ook geheel op eigen risico!! STAPPEN 1. Sluit alle programma's op uw PC. 2. Ga naar Start Uitvoeren en geef in 'regedit' (Start Run) 3. Klik op OK 4. Het register wordt nu geopend. 5. Voor het toevoegen van de sleutel: a. Ga naar HKEY_CURRENT_USER b. Vervolgens naar Software c. Vervolgens naar Policies d. Vervolgens naar Microsoft e. Vervolgens naar Office f. Vervolgens naar 14.0 g. Vervolgens naar Outlook h. Vervolgens naar Security i. Zorg dat dit mapje (Security dus) open staat. j. Kies: Bewerken Nieuw DWORD Waarde - in het menu. (Edit New DWORD Value) k. Geef bij 'Nieuwe waarde nr 1' (Name) in PromptSimpleMAPISend l. Dubbelklik op PromptSimpleMAPISend m. Geef bij 'Waarde gegevens' (Value data) in 2 (Hexadecimaal) n. Klik op OK Sluit het register af en start uw PC opnieuw op.

5 M5 - Foutmelding: Bestandstype en extensie zijn incompatibel / filetype and extension are incompatible Als u bovenstaande foutmelding krijgt in Allegro kan word het tijdelijke bestand niet in het goede formaat opslaan. Om dit op te lossen dient u in Word het volgende in te stellen: Word > Opties > Opslaan > Bestanden opslaan in deze indeling: Word-document (*.docx) OPMAAK BRIEVEN EN RAPPORTEN Hoe kan ik samenvoegvelden in een Word-document opmaken? Dit kan met zogenaamde 'schakel-opties' in Word: Zorg er voor dat de veldcode van het bedoelde samenvoegveld zichtbaar is. Bijvoorbeeld niet: <<HUID_MedewAchternaam>>, maar {MERGEFIELD HUID_MedewAchternaam}. Dit regelt u door of met uw rechtermuisknop op het veld te klikken en te kiezen voor 'Andere veldweergave' (alleen dit veld wordt dan anders weergegeven) of door in het menu van Word onder Extra Opties Weergave een vinkje te zetten bij 'Veldcodes' (alle samenvoegvelden worden dan anders weergegeven). Dit kan ook met de toetscombinatie Alt+F9. Geef nu binnen het samenvoegveld een schakel-optie in, direct achter de naam van het samenvoegveld: {MERGEFIELD HUID_MedewAchternaam\hier}. Enige mogelijke schakel-opties zijn: Voor tekstvelden: \* Caps De eerste letter van elk woord wordt een hoofdletter. {MERGEFIELD HUID_MedewAchternaam\* Caps} geeft 'Jansen Pietersen', ook als er 'jansen pietersen' in het veld zou staan. \* FirstCap De eerste letter van het eerste woord wordt een hoofdletter. {MERGEFIELD HUID_MedewAchternaam\* FirstCap} geeft 'Jansen pietersen'. \* Upper Alle letters worden hoofdletters. {MERGEFIELD HUID_MedewAchternaam\* Upper } geeft 'JANSEN PIETERSEN'. \* Lower Alle letters worden kleine letters. {MERGEFIELD HUID_MedewAchternaam\* Lower } geeft 'jansen pietersen'.

6 Voor cijfervelden: \# 00,00 Met een 0 geeft u het aantal VERPLICHTE cijfers aan, waarbij een positie waarop geen cijfer staat, wordt vervangen door een NUL. Met de, geeft u de positie van het decimaal-teken aan. Met een. geeft u de positie van het scheidingsteken voor duizendtallen aan. {MERGEFIELD Lening_Netto\# ,00} geeft ,00, i.p.v. bijvoorbeeld 3200,00. \# #0,00 Met een # geeft u het aantal VERPLICHTE cijfers aan, waarbij een positie waarop geen cijfer staat, wordt vervangen door een SPATIE. {MERGEFIELD Lening_Netto\# #.##0,00} geeft 3.200,00. \# 'xxx' U kunt ook tekst toevoegen aan het cijfer-veld. De hele opmaak moet dan tussen aanhalingstekens staan. {MERGEFIELD Lening_Netto\# '#.##0,00 euro'} geeft 3.200,00 euro. Voor datumvelden: \@ d Met een d geeft u het getal van de DAG aan, zonder eventuele voorloopnul. Met dd geeft u het getal van de DAG aan, met eventuele voorloopnul. \@ M Met een hoofdletter M geeft u het getal van de MAAND aan, zonder eventuele voorloopnul. Met MM geeft u het getal van de MAAND aan, met eventuele voorloopnul. \@ yy Met yy geeft u het JAAR aan, zonder eeuw. \@ yyyy Met yyyy geeft u het JAAR aan, met eeuw. \@ 'xxx' U kunt ook tekst toevoegen aan het datum-veld. De hele opmaak moet dan tussen aanhalingstekens staan. Soms is het ook nodig speciale tekst nog eens tussen 'enkele' aanhalingstekens te zetten. {MERGEFIELD ALG_Datum\@ 'd-m yyyy'} geeft \@ dddd \@ MMMM Geeft de volledige naam van de DAG. Geeft de volledige naam van de MAAND. {MERGEFIELD ALG_Datum\@ 'vandaag, ddd d MMMM yyyy'} geeft: vandaag, woensdag 22 januari Uitgebreidere schakelopties kunt u vinden in de Help van Microsoft Word. Hoe regel ik in "samengestelde samenvoegvelden" de opmaak (tabs;lettertypes e.d.)? In verschillende dat-bestanden komen 'samengestelde samenvoegvelden' voor. Dat wil zeggen dat één samenvoegveld meerdere, door tabs gescheiden, gegevens bevat. Meestal betreft het een overzicht met meerdere kolommen. Voorbeelden hiervan zijn, onder andere, de budgetopdrachten, de PRS-mutaties of de contracten in de rapportage naar opdrachtgevers. De mogelijkheden om deze velden op te maken zijn beperkt: In parameter 5 kan aangegeven worden of het valuta-teken ( ) in het samengestelde samenvoegveld moet worden opgenomen. In parameter 16 kan aangegeven worden of er duizendtalscheidingstekens in het samengestelde samenvoegveld moeten worden opgenomen.

7 In parameter 17 kan aangegeven worden dat de kolomkoppen moeten worden getoond. Staat deze op 'nee' dient u zelf in het document kolomkoppen op te nemen. In Word kunt u een ander, kleiner, lettertype gebruiken In Word kunt u de tab-instellingen opnemen, zodat de gegevens mooi uitgelijnd worden. Ingeven van de tab-instellingen: Nadat u het samengestelde samenvoegveld in het document hebt opgenomen, klikt u op het icoontje <<ABC>> (samenvoeggegevens weergeven). Er wordt een, onoverzichtelijke, hoeveelheid gegevens getoond. Selecteer deze gegevens zodat deze op een zwarte achtergrond zichtbaar zijn. Door op de knop met het icoontje te klikken wordt in de tekst met pijltjes aangegeven waar de tekst naar de volgende tab verspringt. Zorg dat de liniaal in Word getoond wordt (Menu>Beeld>Liniaal). Door op de Liniaal te klikken kunt u tabs plaatsen. U kunt gebruik maken van verschillende tabs (links uitlijnend, rechts uitlijnend en uitlijnend op decimale komma's). De verschillende tabs kunt u selecteren door de knop links van de liniaal. Eenmaal geplaatste tabs kunt u van positie veranderen door deze horizontaal te verslepen en verwijderen door deze naar onderen te verslepen. Door de tabs op de juiste plaats in te voegen zullen de gegevens goed uitgelijnd worden. Dit vergt enige oefening en gewenning. Houdt er bij het plaatsen van de tabs rekening mee dat sommige gegevens vrij lang kunnen zijn (bijvoorbeeld de omschrijving bij een budgetopdracht). Overigens kunt u tabs ook instellen met behulp van Menu>Opmaak>Tab. U dient dan wel de juist positie voor de tab in te geven. Aangezien sommige samengestelde samenvoegvelden vrij veel gegevens bevatten wordt aangeraden om het papierformaat op 'liggend' in te stellen en een kleine letter te gebruiken. In sommige dat-bestanden zijn uitgebreide en minder uitgebreide versies van hetzelfde samenvoegveld aanwezig. U kunt dan naar behoefte hier uit kiezen. Hoe kan ik tekst afhankelijk van de waarde van een samenvoegveld automatisch laten wijzigen? Dit kunt u doen in Word met de optie 'Word-veld invoegen' Als Dan Anders (If Else Then). Voorbeeld: {IF {MERGEFIELD Lening_Aanm1Datum } > 0 'U heeft reeds een aanmaning ontvangen' ''}. Bij het samenvoegen zal GEEN tekst verschijnen wanneer de 1 e aanmaandatum nog leeg is. Wanneer deze wel is gevuld, verschijnt de tekst 'U heeft reeds een aanmaning ontvangen'. Hoe kan ik er voor zorgen dat de komma in een bedrag veld op een acceptgiro wegvalt? Allereerst zijn er, juist bij de dat-bestanden voor acceptgiro's, APARTE velden voor het bedrag in HELE euro's en het bedrag in CENTEN. Wanneer het dus om een bedrag van 59,35 gaat, zijn er aparte velden voor 59 en voor 35. Daarnaast is het ook mogelijk dit door opmaak in Word aan te geven: {MERGEFIELD Lening_Bedrag} geeft bijvoorbeeld 59,35. {MERGEFIELD Lening_Bedrag\# #0} geeft dan 59 (alles achter het decimaalteken valt weg). { = {MERGEFIELD Lening_Bedrag} * 100 \# x0} geeft 35 (alleen de centen). We hebben bij deze laatste het Word-veld = (Formula) gebruikt en het bedrag eerst met 100 vermenigvuldigd.

8 In de opmaak (\#) geef je vervolgens met de x aan dat alleen de laatste 2 posities getoond moeten worden (de centen dus). Kan ik samenvoegvelden bij elkaar optellen? U mist bijvoorbeeld in een dat-bestand de achterstand per heden inclusief de vordering vertragingsrente. Er zijn wel samenvoegvelden voor de achterstand exclusief de vordering vertragingsrente en apart voor de vordering vertragingsrente. U kunt deze dan inderdaad in Word optellen: door het invoegen van het Word-veld = (Formule). Bijvoorbeeld: {={MERGEFIELD Lening_Achterstand}+{MERGEFIELD Lening_VorVT} \* MERGEFORMAT}. Wat moet ik doen als een samenvoegveld niet valt in te voegen, omdat het 'lijstje' in Word niet 'uit klapt'? Met de toetsencombinatie: ALT-SHIFT-F krijgt u in Word een apart scherm met samenvoegvelden!! DIVERSE TIPS Hoe sluit ik het beste Word af? Als je via FinScan of Allegro brieven hebt geopend, sluit je deze niet af door Word te sluiten, maar door in het programma zelf op Sluiten te klikken in het Correspondentiescherm. Dit gaat sneller/effectiever en je voorkomt onnodige wijzigingen en/of foutmeldingen. Indien ik een Word sessie open heb en ik een rapport of brief afdruk in Allegro of FinScan, dan wordt ook deze sessie - zonder te vragen of ik de gegevens wil opslaangesloten? Wanneer u een Word sessie geopend hebt, alvorens een rapport of brief af te drukken vanuit Allegro of FinScan, wordt deze Word sessie NIET gesloten. Uw documenten blijven gewoon open staan. Wanneer u echter, tijdens het afdrukken van een rapport of brief vanuit Allegro of FinScan (het correspondentie-scherm is geopend) een eigen Word sessie wilt openen (c.q. een ander Word-document opent), gaat u gebruik maken van de door Allegro of FinScan gestarte sessie, TENZIJ u Word opstart met de /w start-switch: deze switch geeft namelijk aan dat u echt een NIEUWE sessie wilt starten en NIET gebruik wilt maken van de reeds openstaande sessie. Hoe maak ik het makkelijkst de koppeling tussen een dat bestand en een Word document? Ga vanuit Allegro naar de betreffende correspondentie, kies niet voor een document of afdrukvoorbeeld maar kies Sluiten. Er is nu een dat bestand klaar gezet in uw Temp map (parameter 9 van Parameters). Open in Word het bedoelde document en koppel onder Extra Samenvoegen Opties het dat bestand aan dit document. Wij hebben bij het afdrukken van een rapport het volgende probleem: Bij het samenvoegen met het document wordt er op iedere pagina 1 regel geplaatst, met als gevolg dat er op het eind heel veel pagina's worden vervaardigd en dit is volgens ons niet de bedoeling. Hoe krijgen we meerdere regels op een pagina? Wanneer u een afdruk PER klant krijgt of PER regel, i.p.v. een verslag, kunt u controleren of het genoemde document wel een ADRESLIJST is en niet een BRIEF (in Word, Samenvoegen, Opties, Type samenvoeging).

9 Wanneer ik in een kopregel van een zgn. 'adreslijst' samenvoegvelden opneem, worden deze goed weergegeven wanneer je in het document de samenvoegknop "ABC" gebruikt. Echter, als je het document daadwerkelijk gaat samenvoegen m.b.v. "Afdruk samenvoegen", naar een nieuw document, dan worden deze velden in de kopregel niet gevuld. Het bovenstaande lukt inderdaad niet zo maar in Word. U kunt dit toch voor elkaar krijgen door in het hoofddocument (dus niet in de koptekst), een waarde toe te kennen aan een bladwijzer, die u vervolgens in de koptekst kunt gebruiken. Bijvoorbeeld: U heeft in het rapport voor een betaalopdracht in Allegro PRS het samenvoegveld 'BA_Nummer'. De waarde van dit veld is in alle records van het samenvoegbestand gelijk en u wilt dit graag in de koptekst van het rapport afdrukken. U voegt dan in het hoofddocument het Word-veld 'SET' in, met een bladwijzernaam en de waarde van het samenvoegveld: {SET BANummer "{MERGEFIELD BA_Nummer}" \* MERGEFORMAT}. In de koptekst gebruikt u vervolgens de bladwijzer, en niet het samenvoegveld: {BANummer}. Bij het precies tegelijkertijd afdrukken van een document in Allegro, geeft Word bij een van de gebruikers de melding: Document is in gebruik bij Andere Medewerker om te bewerken, wilt u dit bestand openen voor lezen, wachten? In Word 2003 en hoger: Bij het opslaan van het samenvoegdocumenten kunt u aangegeven dat het document als Alleen lezen dient te worden opgeslagen. Deze optie kunt u aangeven wanneer u kiest voor opslaan of opslaan als vervolgens in Extra - Opties - Beveiligingsoptie 'Alleen lezen aanbevolen'. Bij het afdrukken van brieven worden bepaalde brieven niet goed afgedrukt: het lijkt of de printer op 1 positie blijft 'hangen'. Dit is waarschijnlijk een geheugenprobleem van Word. Om het geheugengebruik te verminderen dient u in Word het VINKJE in Extra Opties Afdrukken 'Afdrukken op achtergrond' WEG te halen. Bovendien is het raadzaam om parameter 6 van Parameters (maximaal aantal open documenten in Word) LAGER te zetten. Het afdrukken duurt lang. Hoe kan ik dit sneller maken? In Word: het VINKJE in Extra Opties Afdrukken 'Afdrukken op achtergrond' WEG halen. Correspondentie-relatie en Kopie-Correspondentie-relatie In de dat-bestanden die door Allegro worden aangemaakt, onderscheiden we onder meer de volgende groepen velden: Corres, Betreft, Partner, BetrCorres, BetrKopie. In de Corres-velden staan ALTIJD de gegevens van de relatie waar de correspondentie naar verstuurd dient te worden. Dit betekent dat wanneer u een brief afdrukt voor mevr. Schellekens, betreffende mevr. Schellekens, hierin ook de gegevens van mevr. Schellekens zullen staan. Wanneer u een brief afdrukt voor dhr. Rasmussen, betreffende mevr. Schellekens, dan staan in de Corres-velden de gegevens van dhr. Rasmussen. Wanneer in Relaties bij mevr. Schellekens echter een Correspondentie-relatie is opgenomen, bijvoorbeeld dhr. Voogt, dan zullen in de Corres-velden, wanneer u een brief afdrukt voor mevr. Schellekens, betreffende mevr. Schellekens, de gegevens van dhr. Voogt staan. Wanneer er (ook) een Kopie-Correspondentie-relatie is gevuld bij de Relatie, dan wordt automatisch een tweede samenvoeg-record aangemaakt, waarin de Corres-velden gevuld zullen zijn met de gegevens van de Kopie-Correspondentie-relatie. Met andere woorden: voor de adressering van brieven kunt u volstaan met de Corres-gegevens. In de Betreft-gegevens staan altijd de gegevens van de relatie waarover u een brief stuurt (betreft relatie). In de Partner-gegevens staan altijd de gegevens van de partner van de relatie waarover u een brief stuurt (betreft relatie).

10 In de BetrCorres-gegevens staan altijd de gegevens van de Correspondentie-relatie van de relatie waarover u een brief stuurt (betreft relatie) en in de BetrKopie-gegevens staan altijd de gegevens van de Kopie-Correspondentie-relatie van de relatie waarover u een brief stuurt (betreft relatie). Voorbeeld: Schellekens heeft een Correspondentie-relatie: Voogt. Rasmussen heeft een Kopie-Correspondentie-relatie: Jansen. (1) U stuurt een brief naar Schellekens, betreffende Rasmussen: Corres-velden zijn dan van Voogt. Betreft-velden zijn dan van Rasmussen. BetrCorres-velden zijn leeg. BetrKopie-velden zijn van Jansen. (2) U stuurt een brief naar Rasmussen, betreffende Schellekens: Er worden 2 samenvoeg-records aangemaakt: 1: Corres-velden van Rasmussen. Betreft-velden van Schellekens. BetrCorres-velden van Voogt. BetrKopie-velden zijn leeg. 2: Corres-velden van Jansen. Betreft-velden van Schellekens. BetrCorres-velden van Voogt. BetrKopie-velden zijn leeg. Archivering in Allegro De archivering in Allegro zal, bij verstuurde brieven, altijd plaats vinden onder het kenmerk van de BETREFT-relatie. Dit kan een relatiecode of een contractnummer zijn (relatiecode + contractvolgnummer). Voorbeeld: (zie ook Correspondentie-relatie en Kopie-Correspondentie-relatie) Schellekens heeft een Correspondentie-relatie: Voogt. Rasmussen heeft een Kopie-Correspondentie-relatie: Jansen. (1) U stuurt een brief naar Schellekens, betreffende Rasmussen: Corres-velden zijn dan van Voogt.

11 Betreft-velden zijn dan van Rasmussen. BetrCorres-velden zijn leeg. BetrKopie-velden zijn van Jansen. De archivering van deze brief zal plaats vinden onder het kenmerk van Rasmussen, en bij 'Verzonden Aan' zal Voogt staan. (2) U stuurt een brief naar Rasmussen, betreffende Schellekens: Er worden 2 samenvoeg-records aangemaakt: 1: Corres-velden van Rasmussen. Betreft-velden van Schellekens. BetrCorres-velden van Voogt. BetrKopie-velden zijn leeg. De archivering van deze brief zal plaats vinden onder het kenmerk van Schellekens, en bij 'Verzonden Aan' zal Rasmussen staan. 2: Corres-velden van Jansen. Betreft-velden van Schellekens. BetrCorres-velden van Voogt. BetrKopie-velden zijn leeg. De archivering van deze brief zal plaats vinden onder het kenmerk van Schellekens, en bij 'Verzonden Aan' zal Jansen staan.