BIBLIOTHEEK NAARDEN-BUSSUM

Transcriptie

1 AUDITRAPPORTAGE BIBLIOTHEEK NAARDEN-BUSSUM RAPPORTAGE VAN RESULTATEN naar aanleiding van de certificeringsaudit op 18 JUNI OPGESTELD DOOR: Stichting ertificering Openbare Bibliotheken AUDITOR: DRS G. BUIST INHOUDSOPGAVE AUDITRAPPORTAGE BIBLIOTHEEK NAARDEN-BUSSUM - RAPPORTAGE VAN RESULTATEN 1

2 1 INLEIDING 3 2 AANPAK 3 3 RESULTATEN OP HOOFDLIJNEN 4 4 ADVIES M.B.T. ERTIFIERINGSBESLUIT 5 AANBEVELINGEN EN FOLLOW-UP BIJLAGE 1: BEVINDINGEN PER ONDERDEEL UIT DE ERTIFIERINGSNORM AUDITRAPPORTAGE BIBLIOTHEEK NAARDEN-BUSSUM - RAPPORTAGE VAN RESULTATEN 2

3 1 INLEIDING Op basis van overeenstemming tussen de Vereniging Openbare Bibliotheken en de Vereniging Nederlandse Gemeenten (VNG) over de eisen en procedure met betrekking tot certificering is in juni 2006 het proces van certificering formeel van start gegaan. Het primaire doel van certificering is het toetsen van de kwaliteit van de openbare bibliotheek op basis van minimumeisen teneinde vast te stellen of de organisatie als volwaardig partner kan functioneren in het netwerk van openbare bibliotheken. Daarmee is certificering een voorwaarde om te kunnen (blijven) functioneren in het netwerk van openbare bibliotheken en biedt het minimumgaranties voor landelijk netwerkkwaliteit. Daarnaast is de procedure van certificering erop gericht om de kwaliteit van het netwerk van openbare bibliotheken te ontwikkelen en te verbeteren. Als referentiekader voor certificering worden de eisen uit de ertificeringsnorm voor Openbare Bibliotheken gehanteerd, zoals deze na overleg met VNG op 26 juni 2006 in de ledenvergadering van de Vereniging Openbare Bibliotheken definitief zijn vastgesteld. De certificeringsnorm is beschikbaar via de website van het ertificeringsbureau ( dat verantwoordelijk is voor de administratieve en logistieke organisatie van het certificeringsproces. In het kader van de landelijke afspraken met betrekking tot certificering heeft op 18 juni een audit plaatsgevonden bij Bibliotheek Naarden-Bussum. In deze rapportage worden de resultaten van deze certificeringsaudit beschreven. Na een korte schets van de gevolgde aanpak (hoofdstuk 2) wordt op basis van de bevindingen uit de audit een samenvatting van de resultaten gegeven (hoofdstuk 3). In hoofdstuk 4 wordt het advies met betrekking tot het certificeringsbesluit toegelicht en beargumenteerd. Hoofdstuk 5 bevat de aanbevelingen naar aanleiding van de resultaten en beschrijft het vervolgtraject. 2 AANPAK Voorafgaand aan de audit heeft Bibliotheek Naarden-Bussumop verzoek van het ertificeringsbureau documenten aangeleverd die vanuit de certificeringsnorm relevant zijn. Op basis van de toegezonden documentatie heeft de auditor de auditdag voorbereid en hiervoor in afstemming met B ibliotheek Naarden-Bussum een auditprogramma samengesteld. Als onderdeel van dit auditprogramma zijn naast individuele gesprekken met leidinggevende functionarissen op verschillende beleidsterreinen ook groepsgesprekken met medewerkers ingepland. Daarnaast is er tijdens de auditdag gelegenheid geweest voor de auditor om de bibliotheek fysiek te aanschouwen. Aan het einde van de auditdag heeft de auditor op hoofdlijnen zijn beeld vanbibliotheek Naarden-Bussum en de belangrijkste bevindingen ten aanzien van conformiteit met de certificeringsnorm mondeling aan de directeur teruggekoppeld. De audit vond plaats op de hoofdvestiging van de Bibliotheek Naarden-Bussum te Bussum en op de nevenvestiging te Naarden. In Bijlage 1 van deze rapportage zijn op basis van de aangeleverde documentatie en de resultaten tijdens de auditdag de bevindingen per onderdeel uit de certificeringsnorm beschreven. AUDITRAPPORTAGE BIBLIOTHEEK NAARDEN-BUSSUM - RAPPORTAGE VAN RESULTATEN 3

4 3 RESULTATEN OP HOOFDLIJNEN In dit hoofdstuk worden de resultaten per onderdeel van de certificeringsnorm op hoofdlijnen gepresenteerd. Voor meer details over bevindingen met betrekking tot specifieke eisen uit de certificeringsnorm wordt verwezen naar Bijlage 1. ALGEMEEN BEELD De Bibliotheek Naarden-Bussum is tot stand gekomen na de fusie van de afzonderlijke bibliotheken in Bussum en Naarden. De Bibliotheek speelt een belangrijke rol in het openbare leven van beide gemeenten. Bedrijfsmatig en klantgericht staat de bibliotheek midden in de samenleving. Er wordt nauw samengewerkt met andere organisaties zoals de VVV, de Volksuniversiteit en cultureel centrum t Spant. Met de verspreiding van kennis en cultuur draagt de Bibliotheek Naarden-Bussum bij aan de educatie, zelfontwikkeling, actief burgerschap en ontspanning van de inwoners van beide gemeenten. De Bibliotheek is volop in ontwikkeling. Onlangs is de Bibliotheek nog verbouwd. Innovatie krijgt volop aandacht. Daartoe is een vernieuwingsagenda opgesteld. Uitstraling en enthousiasme van medewerkers en directie worden concreet aan de hand van een expliciete visie, missie en strategie. Zeker na uitvoering van de op stapel staande plannen is de bibliotheek goed uitgerust voor de toekomst. LEIDERSHAP, BELEID EN STRATEGIE Bij de Bibliotheek Naarden-Bussum is sprake van een doordachte missie en visie ten aanzien van het bibliotheekwerk. De richtlijnen voor openbare bibliotheken blijken hier duidelijk te leven. Een vernieuwingsagenda is uitgewerkt dmv diverse vernieuwingsplannen. Er is sprake van op de lokale context afgestemd beleid op het terrein van personeel, collecties, spreiding van voorzieningen, innovatie, onderhoud/inrichting van vestigingen, doelgroepen en andere samenwerkingspartners. Het meerjarenbeleidsplan is afgeleid van missie en visie en wordt vertaald in werkplannen. De werkplannen zijn SMART geformuleerd. Daarnaast is de bibliotheek Naarden-Bussum een actieve partner in het netwerk van openbare bibliotheken en draagt hiertoe onder meer bij door haar participatie in Al@din en zoek&boek. Op het gebied van kwaliteitszorg is geen INK-bepaling uitgevoerd. In de dagelijkse werkpraktijk blijkt kwaliteitszorg wel voldoende te leven. De plan-do-check-act cyclus wordt daarbij gehanteerd MANAGEMENT VAN MEDEWERKERS Het personeelbeleid krijgt voldoende aandacht en is afgeleid van missie, visie en strategie. Er zijn functiebeschrijvingen van alle aanwezige functies en medewerkers worden op verzoek bijgeschoold. Een opleidingsplan ontbreekt. Op het gebied van deskundigheidsbevordering wordt nog niet voldaan aan de eis om 3 % van de brutoloonsom te besteden aan opleiding en ontwikkeling MANAGEMENT VAN MIDDELEN Uit schriftelijke en mondelinge bronnen blijkt dat de Bibliotheek Naarden-Bussum haar dienstverlening op basis van interactie met diverse lokale samenwerkingspartners afstemt op de lokale situatie. Er is sprake van formeel spreidingsbeleid en als onderdeel daarvan is de samenhang duidelijk tussen de soort en hoeveelheid vestigingen en hun specifieke dienstverleningsniveau s. De beide vestigingen van de bibliotheek Naarden-Bussum voldoen aan de eisen mbt openingstijden. Vanuit alle vestigingen is er via de website toegang tot het dienstverleningsniveau van de bibliotheek. Op het gebied van collectiebeleid is er nog geen sprake van cijfermatig uitgewerkte collectiedoelstellingen en profielen. Hiervoor bestaan wel plannen. Op het gebied van specifieke voorzieningen heeft de Bibliotheek Naarden- Bussum een actief doelgroepenbeleid met regelmatige activiteiten voor scholieren, AUDITRAPPORTAGE BIBLIOTHEEK NAARDEN-BUSSUM - RAPPORTAGE VAN RESULTATEN 4

5 jongeren en senioren. In beide vestigingen zijn hiervoor voorzieningen beschikbaar. Op alle werkplekken is er de mogelijkheid van tekstverwerking en internetgebruik. Hoewel er aandacht is voor de toegankelijkheid van digitale voorzieningen, is er nog geen formele erkenning volgens de Richtlijn Drempels weg. De nieuwe website zal daaraan wel voldoen. Het innovatiebeleid is afgestemd op missie, visie en lokale context. Dit beleid is zichtbaar in een vernieuwingsagenda. De eis om minimaal 5 % van de totale exploitatie te besteden aan innovatie wordt gehaald. MANAGEMENT VAN PROESSEN Er is sprake van activiteitsplannen waarin taken en activiteiten zijn vastgelegd. De Bibliotheek Naarden-Bussum beschikt over zowel een schriftelijke gedragscode als over een schriftelijk vastgelegde klachtenregeling. ollectievorming vindt nu nog niet plaats met vastgelegde collectieprofielen. Hiertoe bestaan wel plannen. Momenteel wordt 9 % van de collectie jaarlijks vervangen. In 2009 zal dat 12 % zijn. Door middel van folders en via de website zijn tarieven en gebruiksvoorwaarden voor klanten beschikbaar. Jeugd tot 18 jaar heeft helaas geen contributievrijdom. Vanuit alle vestigingen worden gebruikers in de gelegenheid gesteld om materialen te lenen en te raadplegen. Op het gebied van informatievoorzieningen is er een protocol voor de de afhandeling van vragen. Voor Al@din is de aard en de hoeveelheid van werkzaamheden aantoonbaar aan de hand van onderliggende contracten. TEVREDENHEID VAN KLANTEN EN PARTNERS De Bibliotheek Naarden Bussum heeft voor beide vestigingen een klanttevredenheidsonderzoek uitgevoerd op basi van het door de VOB ontwikkelde standaardonderzoek. Op basis van het uitgevoerde onderzoek is een stappenplan met verbeteracties geformuleerd. De tevredenheid van relevante partners wordt onderzocht. Benchmarking met landelijke cijfers heeft nog niet plaats gevonden omdat landelijke benchmarkingsgegevens nog niet beschikbaar zijn gesteld. TEVREDENHEID VAN MEDEWERKERS De Bibliotheek Naarden-Bussum houdt minimaal eens in de vier jaar een enquête onder het personeel. Niet alle aspecten van het VOB onderzoek worden hierbij onderzocht. Benchmarking met landelijke cijfers heeft nog niet plaats gevonden, omdat landelijke gegevens nog niet beschikbaar zijn gesteld TEVREDENHEID VAN BESTUUR EN FINANIERS De Bibliotheek Naarden-Bussum heeft de resultaatafspraken met de subsidiegevers vastgelegd en stelt periodiek gegevens beschikbaar over de realisatie ervan. Het is aantoonbaar dat de Bibliotheek Naarden-Bussum deze resultaten en plannen voor verbeteracties ter kennis brengt aan de subsidiegevers. Daarnaast voldoet de Bibliotheek Naarden-Bussum aan de eisen mbt de financiele verantwoording en toont dit aan dmv een accountantsverklaring. De positie van de Bibliotheek Naarden-Bussum als partner op het terrein van cultuur, educatie en sociale cohesie is herkenbaar geformuleerd AUDITRAPPORTAGE BIBLIOTHEEK NAARDEN-BUSSUM - RAPPORTAGE VAN RESULTATEN 5

6 4 ADVIES M.B.T ERTIFIERINGSBESLUIT. Op basis van de auditbevindingen uit Bijlage 1 heeft de auditor de voorliggende auditrapportage opgesteld. Naar aanleiding hiervan brengt de auditor het volgende bindende advies uit aan het bestuur van de Stichting ertificering Openbare Bibliotheken. Gezien het aantal en de aard van de geconstateerde afwijkingen van de certificeringsnorm adviseert de auditor om de Bibliotheek Naarden-Bussum het certificaat te verlenen. 5. AANBEVELINGEN TER VERBETERING Hoewel Bibliotheek Naarden-Bussum op de meeste onderdelen uit de certificeringsnorm voldoet aan de gestelde eisen, wordt aanbevolen om richting volgende certificeringsnorm in ieder geval te werken aan de bevindingen met het predikaat niet-conform(n) en niet conform maar voldoende (NV) uit Bijlage 1. Daarnaast doet de auditor uw bibliotheekorganisatie nog de volgende aanbevelingen ter verbetering: - Het verdient aanbeveling om 3 % van de brutoloonsom te besteden aan opleiding en ontwikkeling. - Ook verdient het aanbeveling om daartoe een scholingsplan op te stellen. - Verder raden wij u aan om met schriftelijke collectieprofielen te gaan werken. - Ook raden wij u aan om in de toekomst bij medewerkerstevredenheidsonderzoek gebruik te gaan maken van het daartoe door de VOB ontwikkelde Vragenformulier. - Tenslotte raden wij u aan om te streven naar contributievrijdom voor jongeren onder de 18 jaar Bij een volgende audit zal met name naar de voortgang van deze verbeterpunten gekeken worden. AUDITRAPPORTAGE BIBLIOTHEEK NAARDEN-BUSSUM - RAPPORTAGE VAN RESULTATEN 6

7 BIJLAGE 1: BEVINDINGEN PER ONDERDEEL UIT DE ERTIFIERINGSNORM In deze bijlage worden per onderdeel uit de certificeringsnorm de bevindingen van de auditor beschreven. Voor iedere eis uit de certificeringsnorm wordt aangegeven wat de bevinding is en welke bewijsvoering de auditor daarvoor heeft gezien. Aan iedere bevinding wordt een oordeel gehangen, te weten: onform () Dit betekent dat de bibliotheek voldoet aan de eis uit de certificeringsnorm. Niet-conform maar voldoende (NV) Dit betekent dat de bibliotheek formeel (nog) niet voldoet aan de eis uit de certificeringsnorm, maar wel als voldoende wordt beoordeeld. Het predikaat voldoende wordt in dit verband alleen gegeven indien: o de bibliotheek blijk geeft van gefundeerde gedachtevorming met betrekking tot de betreffende eis o de bibliotheek aantoont dat dit binnen de bibliotheek breed bekend is en gedragen wordt o de bibliotheek aantoont dat de uitwerking/implementatie van de betreffende eis binnen 6 maanden plaats zal vinden. Niet-conform (N) Dit betekent dat de bibliotheek niet voldoet aan de eis uit de certificeringsnorm. AUDITRAPPORTAGE BIBLIOTHEEK NAARDEN-BUSSUM - RAPPORTAGE VAN RESULTATEN 7

8 1 LEIDERSHAP, STRATEGIE EN BELEID 1. Werkt de bibliotheek vanuit een schriftelijk vastgelegde misse, visie en strategie (MVS))? Beleidsplan oncept beleidsplan De bibliotheek werkt vanuit een schriftelijke missie, visie en strategie 2. Is er een meerjarenbeleidsplan (MJP)? MJP Er is een meerjarenbeleidsplan oncept MJP Is er een koppeling tussen MVS en MJP? MJP Er is een koppeling tussen MVS en MJP 4. Sluit het MJP aan op relevante maatschappelijke ontwikkelingen en politieke keuzen? MJP oncept MJP Het MJP sluit aan op relevante maatschappelijke ontwikkelingen 5. Is er een actuele vernieuwingsagenda? Diverse documenten 6. Is de huidige en gewenste positie tov de Richtlijn MJP geëxpliciteerd? oncept MJP Er is een actuele vernieuwingsagenda De huidige en gewenste positie tov de richtlijn is geëxpliciteerd 7. Wordt het MJP jaarlijks vertaald in een operationeel beleidsplan? Jaarplannen 2005tm 2008 Het MJP wordt jaarlijks vertaald in een operationeel beleidsplan 8. Zijn op basis van het MJP SMART doelstellingen geformuleerd? MJP Op basis van het MJP zijn SMART doelstellingen Geformuleerd 9. Heeft de bibliotheek personeelsbeleid als onderdeel van het operationeel beleidsplan (of dmv verwijzing)? MJP Diverse verslagen MT-overleg Organogram De bibliotheek heeft personeelsbeleid als onderdeel van het MJP 10. Heeft de bibliotheek collectiebeleid als onderdeel van het operationeel beleidsplan (of dmv verwijzing)? Beleidsplan Notitie omwerken collectieonderdelen De bibliotheek heeft collectiebeleid als onderdeel van het operationeel beleidsplan 11. Heeft de bibliotheek spreidingsbeleid als onderdeel van het operationeel beleidsplan (of dmv verwijzing)? 12. Heeft de bibliotheek innovatiebeleid als onderdeel van het operationeel beleidsplan (of dmv verwijzing)? Beleidsplan (concept) De bibliotheek heeft spreidingsbeleid als onderdeel van het operationeel beliedsplan Beleidsplan (concept) De bibliotheek heeft innovatiebeleid als onderdeel van het operationeel beleidsplan 13. Heeft de bibliotheek beleid mbt onderhoud en inrichting van vestigingen als onderdeel van het Beleidsplan (concept) De bibliotheek heeft beleid mbt onderhoud en inrichting van vestigingen AUDITRAPPORTAGE BIBLIOTHEEK NAARDEN-BUSSUM - RAPPORTAGE VAN RESULTATEN 8

9 operationeel beleidsplan (of dmv verwijzing)? 14. Is er beleid vastgesteld tav relevante doelgroepen? Beleidsplan (concept) Er is beleid tav relevante doelgroepen met name Tav scholieren 15. Is er beleid vastgesteld tav samenwerkingspartners Beleidsplan (concept) Er is beleid vastgesteld tav binnen de lokale context? Afspraken met VVV, Volksuniversiteit, samenwerkingspartners binnen de lokale context Kinderopvang, t Spant, en het Filmhuis 16. Ontwikkelt de bibliotheek op basis van dit beleid activiteiten in een netwerk met lokale samenwerkingspartners? Beleidsplan (concept) De bibliotheek ontwikkelt op basis van dit beleid Activiteiten in een netwerk van lokale samenwerkingspartners 17. Levert de bibliotheek een actieve bijdrage in het netwerk van openbare bibliotheken? 18. Voert de bibliotheek afspraken uit zoals in de algemene ledenvergadering van VOB vastgesteld? s s De bibliotheek levert een actieve bijdrage in de vorm van onder meer zoek& boek, al@din en Makkelijk lezen plein De bibliotheek conformeert zich aan het VOBbeleid 19. Worden de principes van kwaliteitszorg toegepast (Plan-Do-heck-Act)? De principes van kwaliteitszorg worden toegepast 20. Wordt het INK-managementmodel gebruikt? (voorkeur, niet verplicht) Het INK-model wordt niet gebruikt NV 21. Is kwaliteitszorg onderdeel van de dagelijkse bedrijfsvoering? s Kwaliteitszorg is een onderdeel van de dagelijkse bedrijfsvoering AUDITRAPPORTAGE BIBLIOTHEEK NAARDEN-BUSSUM - RAPPORTAGE VAN RESULTATEN 9

10 2.1 MANAGEMENT VAN MEDEWERKERS - PERSONEELSBELEID 22. Is er schriftelijk vastgelegd personeelsbeleid? Beleidsplan (concept) Verslagen MT Notitie aanpassing organisatie Er is schriftelijk vastgelegd personeelsbeleid 23. Is het personeelsbeleid afgestemd op de MVS? Beleidsplan (concept) Het personeelsbeleid is afgestemd op de MVS 24. Is als onderdeel van het personeelsbeleid beleid vastgesteld (evt dmv verwijzing) tav taakinhoud en deskundigheid? Functieomschrijvingen Er is beleid vastgesteld tav taakinhoud en deskundigheid 25. Is als onderdeel van het personeelsbeleid beleid vastgesteld (evt dmv verwijzing) tav deskundigheidsbevordering? Mensen kunnen de opleidingen volgen, Die noodzakelijk zijn. NV 26. Is als onderdeel van het personeelsbeleid beleid vastgesteld (evt dmv verwijzing) tav mobiliteit (tijdelijke of periodieke wisseling of verbreding van functie en taken)? ER is geen mobiliteitsbeleid vastgesteld. N 27. Is er beleid tav vrijwilligers geformuleerd? Er is beleid tav vrijwilligers geformuleerd. Deze doen alleen additionele werkzaamheden 28. Inzet van vrijwilligers leidt niet tot verdringing van betaalde formatie Inzet van vrijwilligers leidt niet tot verdringing Van betaalde formatie. AUDITRAPPORTAGE BIBLIOTHEEK NAARDEN-BUSSUM - RAPPORTAGE VAN RESULTATEN 10

11 2.2 MANAGEMENT VAN MEDEWERKERS TAAKINHOUD EN DESKUNDIGHEID 29. Zijn er functieprofielen beschikbaar? Functieomschrijvingen Er zijn functieomschrijvingen tot 2007 In 2008/2009 worden deze vernieuwd 30. Zijn de medewerkers gekwalificeerd op basis van eisen met betrekking tot voor de functie relevante beroepsopleiding, kennis en vaardigheden? De medewerkers zijn voldoende gekwalificeerd Voor hun functies 31. Hebben medewerkers belast met inlichtingenwerk de beroepsopleiding op minimaal MBO-niveau? 32. Beschikken medewerkers van de front-office over vaardigheden in de omgang met relevante doelgroepen, zoals kinderen, jongeren, ouderen Medewerkers belast met inlichtingenwerk hebben een beroepsopleiding op minimaal MBO-niveau Medewerkers van de front-office beschikken over vaardigheden in de omgang met relevante doelgroepen 2.3 MANAGEMENT VAN MEDEWERKERS DESKUNDIGHEIDSBEVORDERING 33. Wordt minimaal 3% van de brutoloonsom besteed aan opleiding en ontwikkeling (inclusief kapitalisering van de tijd)? Begroting 1 % van de brutoloonsom wordt aan opleiding N en ontwikkeling besteed 34. Zijn er plannen mbt opleiding en ontwikkeling? ER zijn geen opleidingsplannen. Wel kan men noodzakelijke cursussen volgen NV AUDITRAPPORTAGE BIBLIOTHEEK NAARDEN-BUSSUM - RAPPORTAGE VAN RESULTATEN 11

12 3.1 MANAGEMENT VAN MIDDELEN - DIENSTVERLENINGSNIVEAU 35. Is het dienstverleningsniveau vastgesteld en afgestemd op de lokale context? Foldermapje Website Het dienstverleningsniveau is vastgesteld op de lokale context 36. Is het spreidingsbeleid vastgesteld en afgestemd op de lokale context? Beleidsplan Het spreidingsbeleid is vastgesteld en afgestemd op de lokale context 37. Zijn de openingstijden vastgesteld en afgestemd op de lokale context? Foldermapje Beleidsplan De openingstijden zijn vastgesteld en afgestemd op de lokale context 38. Is de wijze van communicatie over producten en diensten vastgesteld en afgestemd op de lokale context? Observatie De wijze van communicatie over produkten en diensten is vastgesteld en afgestemd op de lokale context 39. Is er schriftelijk vastgelegd spreidingsbeleid? Beleidsplan (concept) Er is schriftelijk vastgelegd spreidingsbeleid 40. Is er als onderdeel van het spreidingsbeleid vaststelling en argumentatie tav soort en hoeveelheid vestigingen en servicepunten? 41. Is er als onderdeel van het spreidingsbeleid vaststelling en argumentatie tav specifieke dienstverleningsniveaus van vestigingen en servicepunten? 42. Is er als onderdeel van het spreidingsbeleid vaststelling en argumentatie tav de onderlinge samenhang van vestigingen en servicepunten? 43. Is er (virtuele) toegang tot de dienstverleningsniveaus vanuit alle vestigingen en servicepunten Beleidsplan Beleidsplan (concept) Beleidsplan Beleidsplan (concept) Beleidsplan Beleidsplan (concept) Observatie Er is vaststelling en argumentatie tav soort en hoeveelheid vestigingen en servicepunten Er is vaststelling en argumentatie tav specifieke Dienstverleningsniveaus van vestigingen en servicepunten Er is vaststelling en argumentatie tav de onderlinge samenhang van vestigingen en servicepunten Er is (virtuele) toegang tot de dienstverleningsniveau s vanuit alle vestigingen en servicepunten 44. Zijn de openingstijden van de vestigingen relevant? Klanttevredenheidsonderzoek Foldermapje 45. Bedragen de openingstijden minimaal 15 uur per Foldermapje week per vestiging? De openingstijden van de vestigingen zijn relevant De vestigingen zijn minimaal 15 uur per week geopend 46. Zijn de openingstijden van de servicepunten relevant? 47. Bedragen de openingstijden minimaal 4 uur per week per servicepunt? NVT NVT er zijn geen servicepunten NVT NVT NVT er zijn geen servicepunten NVT AUDITRAPPORTAGE BIBLIOTHEEK NAARDEN-BUSSUM - RAPPORTAGE VAN RESULTATEN 12

13 3.2 MANAGEMENT VAN MIDDELEN - OLLETIEBELEID 48. Is er schriftelijk vastgelegd collectiebeleid? Beleidsplan (concept) Er is schriftelijk vastgelegd collectiebeleid Notitie omwerken collectieonderdelen 49. Is het collectiebeleid afgestemd op MVS?: Beleidsplan Het collectiebeleid is afgestemd op MVS 50. Is het collectiebeleid afgestemd op de bevolkingssamenstelling? Beleidsplan Notitie omwerken collectieonderdelen Het collectiebeleid is afgestemd op de bevolkingssamenstelling 51. Is het collectiebeleid afgestemd op de collectie in de lokale en/of provinciale regio? Regionaal beleidsplan Gooi & Vechtstreek Het collectiebeleid is afgestemd op de regio 52. Heeft over het collectiebeleid afstemming met relevante partners in het netwerk plaatsgevonden? 53. Is er (virtuele) toegang tot grafische, audiovisuele en digitale informatiebronnen voor gebruikers in alle vestigingen en servicepunten? Boekenlijst Volksuniversiteit Over het collectiebeleid heeft afstemming met relevante partners in het netwerk plaats gevonden Observatie Er is (virtuele) toegang tot grafische, audiovisuele en digitale informatiebronnen voor gebruikers in alle vestigingen 54. Participeert de bibliotheek in Bibliotheek.nl op basis van specifieke afspraken over aard en hoeveelheid van werkzaamheden?. Documenten Al@din Bibliotheek participeert in bibliotheek.nl Op basis van specifieke afspraken AUDITRAPPORTAGE BIBLIOTHEEK NAARDEN-BUSSUM - RAPPORTAGE VAN RESULTATEN 13

14 3.3 MANAGEMENT VAN MIDDELEN SPEIFIEKE VOORZIENINGEN 55. Ontvangt de bibliotheek relevante doelgroepen mbt Jaarplannen De bibliotheek ontvangt relevante doelgroepen de culturele en educatieve functie? Zoals scholieren en senioren 56. Beschikt de bibliotheek over specifieke voorzieningen voor de ontvangst van groepen? 57. Voldoet de toegang voor invaliden aan regels zoals gesteld ten behoeve van het certificaat Internationaal Toegankelijkheids Symbool (ITS). 58. Zijn er werkplekken voor gebruikers met de mogelijkheid van tekstverwerking en internetgebruik? Observatie Observatie Observatie De bibliotheek beschikt over specifieke voorzieningen voor de ontvangst van groepen Zoals een computerruimte en lesruimten De bibliotheek voldoet niet aan de regels volgens Het ITS-symbool Er zijn werkplekken met de mogelijkheid van tekstverwerking en internetgebruik N 59. Voldoen de digitale voorzieningen aan accessibilityregels zoals volgens de Richtlijn Drempels weg? De nieuwe website zal voldoen aan de accessibilityregels volgens de Richtlijn Drempels weg NV AUDITRAPPORTAGE BIBLIOTHEEK NAARDEN-BUSSUM - RAPPORTAGE VAN RESULTATEN 14

15 3.4 MANAGEMENT VAN MIDDELEN INNOVATIE 60. Is er schriftelijk vastgelegd innovatiebeleid? Beleidsplan Er is schriftelijk vastgelegd innovatiebeleid Beleidsplan (concept) 61. Is het innovatiebeleid afgestemd op MVS? Beleidsplan Het innovatiebeleid is afgestemd op de MVS Beleidsplan (concept) 62. Is het innovatiebeleid afgestemd op de vernieuwingsagenda? Beleidsplannen Het innovatiebeleid is afgestemd op de vernieuwingsagenda 63. Is het innovatiebeleid afgestemd op de lokale context? Beleidsplannen Het innovatiebeleid is afgestemd op de lokale context 64. Is innovatie is aantoonbaar gericht op een of meerdere van onderstaande aspecten: a. Vernieuwing en verbetering van de vijf kernfuncties b. Vernieuwing en verbetering van bedrijfsvoering c. Vernieuwing en verbetering in het kader van kwaliteitszorg en tevredenheidsonderzoek bij klanten en medewerkers Beleidsplannen De innovatie is aantoonbaar gericht op de drie genoemde aspecten 65. Wordt minimaal 5% van de exploitatie besteed aan innovatie (inclusief kapitalisering van tijd)? Begroting Minimaal 5 % van de exploitatie wordt besteed aan innovatie 66. Is dit aantoonbaar aan de hand van projectplannen en daaraan gekoppelde toedeling van budgetten en tijd? Beleidsplannen Verslagen MT Dit is aantoonbaar aan de hand van projectplannen AUDITRAPPORTAGE BIBLIOTHEEK NAARDEN-BUSSUM - RAPPORTAGE VAN RESULTATEN 15

16 4.1 MANAGEMENT VAN PROESSEN ALGEMEEN 67. Zijn taken en activiteiten vastgelegd in werkplannen? Jaarplannen Taken en activiteiten zijn vastgelegd in werkplannen 68. Wordt de dienstverlening in een servicepunt aangestuurd vanuit een vestiging? NVT NVT Er zijn geen servicepunten NVT 69. Is er een schriftelijk vastgelegde gedragscode? Medewerkerssite Er is een schriftelijk vastgelegde gedragscode 70. Is er een schriftelijk vastgelegde klachtenregeling? Foldermapje Website : idee of klacht Er is een schriftelijk vastgelegde klachenregeling AUDITRAPPORTAGE BIBLIOTHEEK NAARDEN-BUSSUM - RAPPORTAGE VAN RESULTATEN 16

17 4.2 MANAGEMENT VAN PROESSEN OLLETIEVORMING 71. Vindt collectievorming plaats met behulp van een Beleidsplan (concept) ollectievorming vindt nu nog niet plaats met NV vastgelegd collectieprofiel? collectieprofielen. Hiertoe bestaan wel concrete plannen 72. Is het collectieprofiel afgestemd op MVS? Beleidsplan De collectieprofielen worden straks afgestemd NV op de MVS 73. Is het collectieprofiel afgestemd op de bevolkingssamenstelling? Beleidsplan De collectieprofielen worden straks afgestemd op de bevolkingssamenstelling NV 74. Is het collectieprofiel afgestemd op de collectie van andere bibliotheken in de lokale en/of provinciale regio, zodanig dat gezamenlijk een totale collectie aangeboden wordt? Beleidsplannen Het collectieprofiel wordt straks afgestemd op de collectie van andere bibliotheken NV 75. Is het collectieprofiel gebaseerd op marktonderzoek waarbij voor alle informatiebronnen indicatoren zijn geformuleerd? Klantentevredenheidsonderzoek Het collectieprofiel wordt straks afgestemd op Marktonderzoek NV 76. Wordt het collectieprofiel jaarlijks geëvalueerd en bijgesteld? Beleidsplannen Het collectieprofiel wordt straks jaarlijks Geevalueerd en bijgesteld NV 77. Wordt de fysieke collectie jaarlijks gemiddeld met minimaal 10% vervangen? 78. Is het vervangingspercentage per collectieonderdeel gespecificeerd in het collectieprofiel? 9 % van de fysieke collectie wordt momenteel vervangen. Dat wordt binnenkort 12% Het vervangingspercentage per collectieonderdeel is niet gespecificeerd in het collectieprofiel NV N AUDITRAPPORTAGE BIBLIOTHEEK NAARDEN-BUSSUM - RAPPORTAGE VAN RESULTATEN 17

18 4.3 MANAGEMENT VAN PROESSEN UITLEEN 79. Zijn de tarieven en gebruikersvoorwaarden voortdurend beschikbaar voor klanten en andere belanghebbenden? Foldermapje Website De tarieven en gebruikersvoorwaarden zijn voortdurend beschikbaar voor klanten en andere belanghebbenden 80. Is er afstemming in de regio m.b.t. uitleentermijn? Regionaal beleidsplan Gooi & Vechtstreek Er is afstemming in de regio mbt de uitleentermijn 81. Is er afstemming in de regio m.b.t. het aantal te Regionaal Beleidsplan Gooi & Vechtstreek Er is afstemming in de regio mbt het aantal te lenen media? lenen media 82. Is er afstemming in de regio m.b.t. de prijsstelling? Regionaal Beleidsplan Gooi & Vechtstreek Er is afstemming in de regio mbt de prijsstelling 83. Geldt voor jeugd tot 18 jaar contributievrijdom? Foldermapje Jeugd tot 18 jaar heeft geen contributievrijdom N 84. Ligt bij afwijking van deze regel een gemeentelijk besluit ten grondslag? Hieraan ligt een gemeentelijk besluit ten grondslag 85. Bedraagt bij afwijking van deze regel de contributie voor jeugd maximaal 50% van de contributie voor personen die 18 jaar of ouder zijn? Foldermapje Jeugd betaalt meer dan 50 % van de contributie Voor personen die 18 jaar of ouder zijn N 86. Is er mogelijkheid tot uitlening en raadpleging van elders aanwezige collectie? Observatie Er is mogelijkheid tot uitlening eb raadpleging van elders aanwezige collectie 4.4 MANAGEMENT VAN PROESSEN INFORMATIEDIENSTVERLENING 87. Hanteert de bibliotheek een schriftelijk vastgelegd Protocol van vraagafhandeling De bibliotheek hanteert een schriftelijk protocol voor de afhandeling van vragen, waarin in vastgelegd protocol van vraagafhandeling ieder geval de doorverwijzing naar een back-office geregeld wordt? 88. Participeert de bibliotheek in Al@din op basis van specifieke afspraken over aard en hoeveelheid van werkzaamheden Documenten Al@din De bibliotheek participeert in Al@din AUDITRAPPORTAGE BIBLIOTHEEK NAARDEN-BUSSUM - RAPPORTAGE VAN RESULTATEN 18

19 5 TEVREDENHEID VAN KLANTEN EN PARTNERS 89. Voert de bibliotheek minimaal eens per vier jaar een onderzoek uit naar de tevredenheid van relevante klantgroepen? KTO De bibliotheek voert minimaal eens per vier jaar een KTO uit 90. Maakt de bibliotheek hierbij gebruik van het door de VOB hiertoe ontwikkelde standaardonderzoek, ter verkrijging van en ter vergelijking met landelijke kengetallen? (voorkeur, niet verplicht) KTO De bibliotheek maakt daarbij gebruik van het door de VOB ontwikkelde standaardonderzoek 91. Is het onderzoek gericht op aspecten m.b.t. dienstverlening? KTO Dit onderzoek is gericht op aspecten mbt dienstverlening 92. Is het onderzoek gericht op aspecten m.b.t. producten? KTO Dit onderzoek is gericht op aspecten mbt produkten 93. Is het onderzoek gericht op aspecten m.b.t. locatie/accommodatie? KTO Dit onderzoek is gericht op aspecten mbt locatie/accommodatie 94. Is het onderzoek gericht op aspecten m.b.t. lokaal relevante componenten? KTO Dit onderzoek is gericht op aspecten mbt lokaal relevante componenten 95. Vergelijkt de bibliotheek de uitkomsten van het gebruikersonderzoek met landelijke gegevens? Deze normeis is tijdens de eerste certificertingstermijn niet van toepassing NVT NVT 96. Vergelijkt de bibliotheek de uitkomsten van het gebruikersonderzoek met lokaal relevante gegevens? De bibliotheek vergelijkt de uitkomsten van het gebruikersonderzoek met lokaal relevante gegevens 97. Stelt de bibliotheek verbeterplannen op met betrekking tot de terreinen waar de uitkomsten meer dan 5% onder het gemiddelde scoren? Deze normeis is tijdens de eerste certificeringstermijn niet van toepassing NVT NVT 98. Onderzoekt de bibliotheek in hoeverre relevante partners tevreden zijn over de mate waarin zij haar verplichtingen nakomt? De bibliotheek onderzoekt in hoeverre relevante partners tevreden zijn over de mate waarin zij haar verplichtingen nakomt AUDITRAPPORTAGE BIBLIOTHEEK NAARDEN-BUSSUM - RAPPORTAGE VAN RESULTATEN 19

20 6 TEVREDENHEID VAN MEDEWERKERS 99. Voert de bibliotheek mimimaal eens per vier jaar een onderzoek uit naar de tevredenheid van haar medewerkers? Formulier personeelsenquete De bibliotheek voert een maal in de vier Jaar een onderzoek uit naar de tevredenheid Van haar medewerkers 100. Maakt de bibliotheek hierbij gebruik van het door de VOB hiertoe ontwikkelde standaardonderzoek, ter verkrijging van en ter vergelijking met landelijke kengetallen? (voorkeur, niet verplicht) 101. Is het onderzoek gericht op aspecten m.b.t. benutting capaciteiten, opleidings- en ontwikkelingsmogelijkheden? 102. Is het onderzoek gericht op aspecten m.b.t. communicatie met de leiding en tussen/binnen afdelingen? Formulier Formulier Formulier De bibliotheek maakt hierbij nog geen gebruik Van het hiertoe door de VOB ontwikkeld standaardonderzoek Dit onderzoek is mede gericht op opleidings en ontwikkelingsmogelijkheden Dit onderzoek is niet gericht op aspecten mbt communicatie met de leiding en tussen/binnen afdelingen N N 103. Is het onderzoek gericht op aspecten m.b.t. waardering van de werkomstandigheden? Formulier Het onderzoek is niet gericht op aspecten mbt waardering van de werkomstandigheden N 104. Is het onderzoek gericht op aspecten m.b.t. lokaal relevante componenten? Formulier Het onderzoek is wel gericht op aspecten mbt lokaal relevante componenten 105. Vergelijkt de bibliotheek de uitkomsten van het medewerkerstevredenheidsonderzoek met landelijke gegevens? Deze normeis is tijdens de eerste certificeringstermijn niet van toepassing NVT NVT 106. Stelt de bibliotheek verbeterplannen op met betrekking tot de terreinen waar de uitkomsten meer dan 5% onder het gemiddelde scoren? Deze normeis is tijdens de eerste certificeringstermijn niet van toepassing NVT NVT AUDITRAPPORTAGE BIBLIOTHEEK NAARDEN-BUSSUM - RAPPORTAGE VAN RESULTATEN 20

21 7 TEVREDENHEID VAN BESTUUR EN FINANIERS 107. Heeft de bibliotheek op basis van overeenstemming met bestuur en subsidiegever meetbaar vastgelegd welke resultaten gerealiseerd dienen te worden? Goedkeuring Beleidsplan Vergadering Gemeenschappelijke Raad De bibliotheek heeft meetbaar vastgelegd welke resultaten gerealiseerd dienen te worden 108. Verschaft de bibliotheek periodiek gegevens met betrekking tot de realisatie van afgesproken resultaten? Jaarverslagen DE bibliotheek verschaft periodiek gegevens Mbt de realisatie van afgesproken resultaten 109. Verschaft de bibliotheek periodiek gegevens met betrekking tot andere relevante kengetallen? De bibliotheek verschaft periodiek gegevens mbt andere relevante kerngetallen 110. Zijn hierover afspraken gemaakt met bestuur en subsidiegever? Hierover zijn afspraken gemaakt met bestuur en subsidiegever 111. Worden de resultaten van klanttevredenheidsonderzoek ter kennis gebracht van bestuur en subsidiegever? De resultaten van het KTO worden ter kennis Gebracht van bestuur en subsidiegever 112. Worden deze resultaten vergezeld van plannen voor verbeteracties? 113. Voldoet de bibliotheek aan geldende wetgeving en branchespecifieke afspraken met betrekking tot financiële verantwoording? Deze resultaten worden vergezeld van plannen voor verbeteracties Jaarrekening 2007 DE bibliotheek voldoet aan geldende wetgeving mbt financiele verantwoording 114. Is de positie van de bibliotheek als gemeentelijk partner op het terrein van cultuur, educatie en sociale cohesie herkenbaar gedefinieerd? Programmabegroting 2008 Naarden en Bussum 2008 De positie van de bibliotheek als gemeentelijk partner op het terrein van cultuur en educatie Is herkenbaar gedefinieerd AUDITRAPPORTAGE BIBLIOTHEEK NAARDEN-BUSSUM - RAPPORTAGE VAN RESULTATEN 21