COR JAARVERSLAG 2014

Transcriptie

1 COR JAARVERSLAG 2014

2 Inhoudsopgave Voorwoord... 3 Vergaderingen Instemmingsverzoeken a. Arbojaarplan b. Meer te verkopen vakantieverlofuren in c. Meer zaken regelen via MyFOM-People... 5 d. Uitvoeringsregelingen (UVR) e. Aanpassing UR 14 en gespreksformulieren functioneringsgesprekken... 6 Adviesaanvragen a. Aangaan duurzame samenwerking met derden in Advanced Research Centre for Nanolithography (ARCNL)... 7 b. FOM wordt Eigenrisicodrager voor de Ziektewet... 7 c. Vernieuwing Financiële Processen... 8 Een greep uit de overige besproken onderwerpen... 9 a. Organisatieaanpassing NWO... 9 b. Strategisch plan FOM... 9 c. En nog veel meer onderwerpen Scholing COR Communicatie Commissies en samenstelling Leden COR en kiesgroepen Colofon

3 Voorwoord Beste FOM-collega, In dit jaarverslag van 2014 hebben we de belangrijkste onderwerpen die afgelopen jaar zijn behandeld op een rij gezet. De meeste onderwerpen zijn inmiddels afgerond en een deel wordt voortgezet in De grootste onderwerpen in 2014 voor de COR waren het nieuwe Strategisch Plan van FOM, de opening van het ARCNL (dat in 2015 zal verzelfstandigen), een nieuw pakket secundaire arbeidsvoorwaarden (de UVR) en de voorzetting van FOM-brede projecten als Vernieuwing Financiële Processen en de mogelijkheden om personeelszaken digitaal te regelen in MyFOM-People. Naast de FOM-gerelateerde onderwerpen zijn er ook specifieke COR-onderwerpen besproken, zoals de communicatie van de COR met de achterban (we zijn gaan Twitteren!) en hoe we FOM-werknemers, in het bijzonder de Engelstalige collega's, beter kunnen betrekken. Het jaar 2014 was een jaar volop ontwikkeling, zowel binnen FOM als binnen de COR. Met de afronding van het afgelopen jaar werpen we ook een korte blik op de toekomst. De komende COR-zittingstermijn zal een spannende tijd worden. Hoe de ontwikkelingen bij NWO uiteindelijk precies uit zullen pakken, welke gevolgen dit met zich mee zal brengen voor de wetenschap en specifiek voor FOM en de FOM-werknemers, zal voor een belangrijk deel in de komende periode duidelijk worden. De COR zal jullie zo goed mogelijk blijven informeren en natuurlijk horen de COR-leden ook heel erg graag wat er leeft onder de FOM-werknemers! Kortom, we hopen op druk tweerichtingsverkeer in Met vriendelijke groet, Wessel Vlug Voorzitter COR FOM

4 Vergaderingen 2014 De COR komt in principe eens per maand bij elkaar om te vergaderen, waarvan eens per twee maanden samen met de directeur van FOM, Wim van Saarloos: de zogenaamde COR overlegvergadering. In 2014 heeft de COR elf keer vergaderd en daarnaast heeft de COR zes keer een overlegvergadering gehad. In juni en december is daarbij ook de Algemene Gang van Zaken besproken in aanwezigheid van Detlef Lohse, vicevoorzitter van het Uitvoerend bestuur (UB) van FOM. De COR-vergaderingen en de COR-overlegvergaderingen zijn toegankelijk voor FOM-medewerkers, na aanmelding bij de ambtelijk secretaris van de COR. Ook de vastgestelde verslagen zijn openbaar. Belangstellende FOM-medewerkers kunnen zich via aanmelden voor de COR-mailing en ontvangen dan maandelijks de agenda's en de vastgestelde verslagen. Instemmingsverzoeken 2014 De bestuurder kan bepaalde besluiten pas nemen nadat de COR instemming heeft verleend (artikel 27 WOR, Wet op de Ondernemingsraden). In 2014 heeft de COR vijf voorgenomen besluiten van de bestuurder ontvangen met het verzoek hiermee in te stemmen. Hieronder volgt een overzicht van de instemmingsverzoeken en verleende instemmingen van de COR in a. Arbojaarplan 2014 In februari 2014 ontving de COR het verzoek om in te stemmen met het Arbojaarplan 2014, waarin het arbobeleid van FOM voor 2014 beschreven staat. De COR vindt net als FOM - veiligheid, gezondheid en welzijn op de werkplek voor de FOM-medewerkers erg belangrijk. De COR heeft het plan besproken met de centrale arbocoördinator van FOM. De COR vond het een goed en duidelijk plan, maar miste in het plan een prioritering van de doelen en een overzicht van de status van de onderwerpen uit het Arbojaarplan 2013 (wat wel en wat niet was afgerond). De COR heeft daarom geadviseerd om beide punten mee te nemen bij het opstellen van het Arbojaarplan De centrale arbocoördinator heeft toegezegd dit te zullen doen en heeft daarnaast aangegeven wat de prioritering was in Een overzicht van de niet-afgeronde actiepunten van het Arbojaarplan 2013 is opgenomen in het Arbo-jaarverslag De COR heeft ingestemd met het Arbojaarplan In september heeft de COR de voortgang van het Arbojaarplan 2014 met de centrale arbocoördinator besproken. 4

5 b. Meer te verkopen vakantieverlofuren in 2015 FOM kan volgens de cao het jaarlijks aantal te verkopen verlofuren van 80 naar 120 ophogen, na instemming van de COR. De COR heeft in oktober 2014 het verzoek gekregen om voor 2015 in te stemmen met de uitbreiding van de verkoop van verlofuren van 80 naar 120 uren (AVOM) voor alle FOM-medewerkers (voor deeltijders naar rato). De COR heeft ingestemd met dit verzoek. De COR vindt het positief dat FOM-medewerkers kunnen kiezen voor het verkopen van meer verlofuren. c. Meer zaken regelen via MyFOM-People MyFOM-People is een portal waarin FOM-medewerkers de mogelijkheid hebben om verschillende gegevens in te zien of administratieve zaken door te geven. De plannen die FOM had voor de aanpassing van de portal zijn het afgelopen jaar al in een vroeg stadium besproken met de CORcommissie Personeelszaken (CPZ). Hierdoor heeft de COR al in de plan fase kunnen meedenken en feedback kunnen geven, wat geleid heeft tot diverse aanpassingen en verbeteringen. Voor de COR is de bescherming van privacygevoelige gegevens van medewerkers een belangrijk punt. De COR kijkt kritisch naar het evenwicht tussen enerzijds het voordeel voor de werknemer en voor FOM om zaken digitaal te regelen en anderzijds het niveau van beveiliging. In oktober heeft de bestuurder de COR gevraagd om formeel in te stemmen met de toevoeging van een aantal nieuwe functionaliteiten, waaronder de nieuwe processen planning en evaluatieformulieren / functioneringsverslagformulieren, het aanvragen en declareren van buitenlandse dienstreizen, het aanvragen en declareren van studiekosten, het declareren van drukkosten van het proefschrift en verlofregistratie. Ook vroeg de bestuurder de COR om in te stemmen met de aanpassing van enkele bestaande functies. De COR heeft ingestemd met de voorgestelde wijzigingen. De COR is van mening dat de genoemde aanpassingen het makkelijk maken voor werknemers om een aantal P&Ozaken (online) te regelen. Het verbetert de efficiëntie en draagt bij aan een vermindering van de papierstroom. d. Uitvoeringsregelingen (UVR) De FOM Uitvoeringsregelingen (UVR) worden overeengekomen door FOM en de COR voor een vaste periode van in principe drie jaar. In de UVR staan de regelingen voor werknemers van FOM, die buiten de cao vallen. FOM en de COR hebben in 2014 onderhandeld over een nieuwe UVR. Voor de COR 5

6 stond hierbij voorop dat de secundaire arbeidsvoorwaarden voor FOM werknemers goed geregeld blijven. Begin 2014 zijn de lokale ondernemingsraden gevraagd om input te leveren voor de onderhandelingen. Tijdens de COR-training in maart 2014 heeft de COR alle wensen en de uiteindelijke inzet uitgebreid besproken. Na een aantal gesprekken tussen de UVR-delegatie en de FOM-delegatie is er eind augustus overeenstemming bereikt tussen de COR en de bestuurder over een nieuwe UVR. De belangrijkste wijzigingen in de nieuwe UVR zijn: Een verlaging van de vermenigvuldigingsfactor voor de berekening van detacheringstoelage van landen en steden die niet specifiek worden genoemd in de tabel van UR8. Deze factor wordt gefaseerd terug gebracht van 3,4 naar 3,25. De vergoedingen voor de kosten 'overig' van de buitenlandse dienstreizen, waarbij geen bonnen overlegd hoeven te worden, wordt berekend door 50% van het op de advieslijst van Binnenlandse Zaken genoemde bedrag 'overig' te nemen. Boven het percentage van 50% kan gedeclareerd worden tot 70% als men de kosten aannemelijk kan maken. Dat betekent niet dat overal een bonnetje van hoeft te zijn. Een verhoging van de vergoeding reiskosten woon-werkverkeer van 0,15 per kilometer naar 0,17 per kilometer. Een forfaitaire netto werkkostenvergoeding van 15,00 per maand voor iedere werknemer. Een regeling voor de stagevergoedingen. e. Aanpassing UR 14 en gespreksformulieren functioneringsgesprekken De COR heeft eind november 2014 het verzoek gekregen om in te stemmen met een aanpassing van de gespreksformulieren voor functionerings-, beoordelings- en ontwikkelingsgesprekken en het aanpassen van de tekst van de regeling in de UVR (UR14). De voorgestelde aangepaste regeling is meer gericht op ontwikkeling van de werknemer en een nieuw aspect is dat de leidinggevende feedback uit de directe omgeving van de werknemer kan vragen voordat het functioneringsgesprek plaatsvindt. De COR heeft vanwege de verkiezingen en tijdgebrek besloten om de inhoudelijke bespreking van dit verzoek op te schorten naar

7 Adviesaanvragen 2014 Naast instemmingsrecht heeft een ondernemingsraad adviesrecht. Conform artikel 25 van de WOR stelt de bestuurder de ondernemingsraad in de gelegenheid om advies uit te brengen over bepaalde voorgenomen besluiten. De COR heeft in 2014 de volgende adviesaanvragen ontvangen: a. Aangaan duurzame samenwerking met derden in Advanced Research Centre for Nanolithography (ARCNL) In juni 2013 kreeg de COR een adviesaanvraag over het voorgenomen besluit tot participatie met derden in een door FOM uitgevoerd Advanced Research Centre for Nanolithography (ARCNL). ASML, FOM, UvA, VU en NWO zijn partners in dit onderzoekscentrum. ARCNL gaat fundamenteel onderzoek doen op het gebied van de nanolithografie en start als afdeling van AMOLF, waarbij het gebruikmaakt van de technische ondersteuning van AMOLF. Op termijn wordt ARCNL verzelfstandigd. De COR heeft een voorbereidingscommissie ingesteld, die regelmatig heeft overlegd met de directeur van FOM. De COR heeft bij het beoordelen van de adviesaanvraag vooral gelet op de begroting, de rol van AMOLF, de relatie van het ARCNL met FOM, de wetenschappelijke meerwaarde en het bestuurlijk model. Na het ontvangen van de definitieve versie van de samenwerkingsovereenkomst heeft de COR op 24 februari 2014 aangegeven het besluit tot participatie van FOM in het door FOM uitgevoerd ARCNL te ondersteunen. De COR was van mening dat er een helder en solide plan tot stand was gekomen (waar ook input van de COR in mee was genomen door FOM) en dat op deze basis een solide centrum opgericht kan worden. De COR heeft de vroegtijdige informatieverstrekking aan de COR en de open dialoog zeer gewaardeerd. Inmiddels is het ARCNL van start gegaan. Het is de verwachting dat het ARCNL medio 2015 verzelfstandigd wordt. De COR volgt de ontwikkelingen van dit (ambitieuze) project met belangstelling! b. FOM wordt Eigenrisicodrager voor de Ziektewet Eind 2013 heeft FOM een adviesbureau, Robidus, onderzoek laten doen of het voordeliger zou zijn voor FOM om zelf eigenrisicodrager te worden voor de Ziektewet (ZW) of om dit bij het UWV te laten. Het eigenrisicodragerschap voor de ZW houdt in dat FOM een lagere sectorpremie betaalt aan het UWV en zelf verantwoordelijk wordt voor de ZW-uitkeringen aan en de begeleiding van zieke ex-werknemers (die ziek uit dienst zijn gegaan of binnen 4 weken na uit uitdiensttreding ziek worden). De COR heeft toen laten weten achter het initiatief van FOM te staan om te onderzoeken of het eigen risicodragerschap ZW al dan niet financieel gunstig zou zijn. Er is afgesproken dat de COR een 7

8 adviesaanvraag zou ontvangen als FOM een besluit zou gaan nemen over het eigen risicodragerschap. Uit dit onderzoek bleek dat het - gezien het lage ziekteverzuim bij FOM - voordelig zou zijn om eigenrisicodrager te worden. FOM heeft daarna drie partijen gevraagd om een offerte te maken voor de uitvoering van de uitkeringsadministratie en de verzuimbegeleiding en re-integratie. Op basis van kosten en expertise heeft FOM gekozen voor respectievelijk RAET en QARE. FOM heeft de COR advies gevraagd over het voorgenomen besluit om eigenrisicodrager te worden voor de ZW. In april 2014 heeft de COR groen licht gegeven om eigenrisicodrager voor de ZW te worden en de uitvoering uit te besteden aan de voorgestelde partijen. De COR heeft bovendien geadviseerd om het eigenrisicodragerschap voor de ZW na een jaar te evalueren op financiële aspecten (voordeel ten opzichte van het publieke bestel) en kwaliteit van het casemanagement. c. Vernieuwing Financiële Processen Het project Vernieuwing Financiële Processen, ofwel VFP, gaat over het invoeren van een nieuw financieel systeem voor de gehele FOM-organisatie. Dit systeem vervangt het bestaande Renaissancesysteem en zal ingevoerd worden in De COR heeft in januari 2014 het verzoek gekregen om te adviseren over het voorgenomen besluit om een nieuw financieel systeem aan te schaffen en te implementeren. Na uitgebreid hierover te zijn geïnformeerd door de projectleider VFP, heeft de COR in februari aangegeven zich te kunnen vinden in het streven van FOM om de financiële en begrotingsprocessen en procedures van de FOM organisatie aan te passen en in te richten conform de eisen en wensen van deze tijd en om deze waar mogelijk te vereenvoudigen en te uniformeren. De COR heeft dan ook groen licht gegeven voor verdere uitwerking. De COR was van mening dat de investering verantwoord is en heeft aangegeven graag geïnformeerd te worden over de realisatie van de verwachte voordelen en besparingen. FOM heeft aangegeven dat er voor personeel dat werkt met het nieuwe systeem een verschuiving zal zijn naar meer specialistische werkzaamheden, met mogelijk consequenties voor de functie inhoud. Gemiddeld zal een hoger benodigd werk en denkniveau van de medewerkers nodig zijn en er komt de mogelijkheid voor medewerkers tot tijd en plaatsonafhankelijk werken. Er is naar verwachting geen reductie van het aantal benodigde medewerkers en geen verandering van werkplek. De COR heeft geadviseerd om de gevolgen voor individuele medewerkers - zodra mogelijk - verder in kaart te brengen en uit te werken. Er is een Europese aanbesteding geweest, waar een van de COR-leden bij betrokken is geweest in de beoordelingscommissie. Uiteindelijk is voor het nieuwe systeem UNIT 4 Agresso gekozen. In Agresso zullen alle projecten van FOM geadministreerd worden, maar ook de urenregistratie (tijdschrijven) en reis- en onkostendeclaraties zullen hierin opgaan. 8

9 Een greep uit de overige besproken onderwerpen a. Organisatieaanpassing NWO De afgelopen jaren hebben verschillende evaluatiecommissies vastgesteld dat NWO haar kerntaken overwegend goed vervult. Er is echter ook kritiek op de werkwijze van NWO. De organisatie is een lappendeken en wordt verkokerd genoemd. Het zou allemaal veel efficiënter en beter kunnen, bijvoorbeeld op het gebied van multidisciplinaire samenwerking. In de Wetenschapsvisie 2025 (in november 2014 gepubliceerd) van het kabinet is een verandering van de bestuursstructuur en organisatie van NWO aangekondigd. Deze visie is mede gebaseerd op het advies van de commissie Van der Steenhoven aan het ministerie van OCW. In 2014 is de COR door de bestuurder op de hoogte gehouden van de ontwikkelingen. Op 28 oktober zijn twee leden van de COR aanwezig geweest bij een vergadering van de Raad van bestuur van FOM. Tijdens deze vergadering werd er gediscussieerd over de opstelling van FOM in de discussie over de verwachte NWO-organisatieaanpassing. De COR onderschrijft de oproep die gedaan werd voor een meer geleidelijke aanpassing van NWO (evolutie in plaats van revolutie), waarbij de sterke punten van FOM behouden blijven, zoals de sterke banden en korte lijnen van FOM met het wetenschapsveld. De voorzitter van de COR is ook op 9 december aanwezig geweest bij de vergadering van de Raad van Bestuur, waar verder is gesproken over de situatie. Het Dagelijks Bestuur van de COR heeft in december contact gehad met de COR van NWO en heeft in januari 2015 gesproken met zowel de COR van NWO als de directeur van NWO, Hans de Groene, om zich te laten informeren over de plannen. In 2015 blijven we de ontwikkelingen uiteraard op de voet volgen. b. Strategisch plan FOM Eind 2013 begon FOM aan een nieuw strategisch plan voor de periode , dat tegelijk met een nieuw strategisch plan van NWO gepubliceerd zou worden. De publicatie van dit strategisch plan in 2014 werd echter uitgesteld, omdat het strategisch plan van NWO door de nieuwe Wetenschapsvisie 2025 van het kabinet vertraging heeft opgelopen. In mei 2014 heeft een afvaardiging van de COR de strategiebijeenkomst SOEST 2014 bijgewoond. De COR-commissie Wetenschap en Structuur (CWS) heeft een reactie geschreven op het concept strategisch plan van FOM (versie 16 mei 2014), waarin onder meer wordt benadrukt dat voor bepaalde veranderingen op het gebied van personeelsbeleid instemming van de COR nodig is. Ook vindt CWS het carrièreperspectief voor jonge onderzoekers in de natuurkunde een belangrijk aandachtspunt. 9

10 c. En nog veel meer onderwerpen De COR heeft in 2014 uiteraard nog veel meer onderwerpen op de agenda gehad, zoals de Afspraken FOM en COR (onder meer over de verlenging van het tijdelijk dienstverband bij COR-lidmaatschap), stagevergoedingen, bursalenstelsel, vrouwenbeleid, ontwikkelingen bij het KVI-CART in Groningen, pensioenreglement, topsectoren, financieel beleid FOM, projectruimte, ISAAC, ontwikkelingen bij DIFFER, COR-verkiezingen, enzovoort. Meer hierover weten? Trek je COR-vertegenwoordiger aan zijn of haar mouw of mail naar Scholing COR COR-leden krijgen de kans om talenten en vaardigheden verder te ontwikkelen. Dit gebeurt onder meer door middel van scholingsbijeenkomsten. Daarvan zijn er drie geweest in 2014: Een tweedaagse training in maart 2014 over communicatie (aandacht voor inhoud, aanpak en relatie, communicatiestijlen via het 7LL-model) en over de nota van inzet voor de UVRonderhandelingen. De trainer was Henk-Peter Dijkema van SBI. Een eendaagse training in april 2014 over onderhandelen, waar het Harvard Program on Negotiation is besproken en onderhandelingsvaardigheden zijn getraind. De trainer was Maarten Poorter van TAQT. Een eendaagse training in december 2014 over de Wet op de Ondernemingsraden (WOR) en overlegvaardigheden, voor de nieuwe leden van de diverse ondernemingsraden binnen FOM en de COR. Ook hierbij was de trainer Maarten Poorter van TAQT. Communicatie De COR vindt communicatie met de achterban - en ook betrokkenheid van de achterban heel erg belangrijk. Op het gebied van communicatie met de achterban hebben in 2014 de volgende activiteiten plaatsgevonden: Arbolunches: ook in 2014 zijn met succes arbolunches georganiseerd door de CORvertegenwoordigers en de centrale arbocoördinator in de universitaire werkgroepen in Twente, Utrecht, Leiden en Groningen. Tijdens een arbolunch kunnen de FOM-medewerkers allerlei arboen COR-gerelateerde vragen stellen aan hun COR-vertegenwoordiger en de centrale arbocoördinator van FOM. COR-mailing: het toesturen van agenda's en vastgestelde verslagen aan iedereen die zich aanmeldt voor de COR-mailing. Website: op de FOM-website wordt informatie over de COR-activiteiten actueel gehouden. Nieuwe FOM-medewerkers: in het informatiepakket zit een COR-folder en de COR geeft een presentatie tijdens de kennismakingsdagen voor nieuwe medewerkers 10

11 Jaarverslag 2013: het COR jaarverslag 2013 is verspreid onder de FOMmedewerkers, met een QR-code en een frisbee. Nieuwsflits: een e-nieuwsbrief voor de FOM-medewerkers in de universitaire werkgroepen, die drie keer per jaar wordt verspreid. Persoonlijke benadering: nieuwe medewerkers op de universitaire locaties worden door hun lokale COR-vertegenwoordiger verwelkomd, persoonlijk dan wel via . FOM-expres / FOM Personnel News: in de FOM-expres stond altijd een artikel van de COR. In 2014 is de opzet van de FOM expres gewijzigd en nu staat er in elke uitgave van het FOM Personnel News een bijdrage van de COR. Twitter: in 2014 is de COR gestart met Twitteren. Dit experiment wordt nog geëvalueerd. Volg ons op Enquête: er is een korte vragenlijst verspreid onder 10% van de FOM-medewerkers in de universitaire werkgroepen, over de bekendheid van de COR en de COR-communicatiemiddelen. De respons was 50% en de resultaten waren bemoedigend. Commissies en samenstelling Om de verschillende zaken zo goed en effectief mogelijk te kunnen voorbereiden, werkt de COR met verschillende vaste en tijdelijke commissies. Een overzicht van de commissies en de samenstelling in 2014 volgt hieronder: Dagelijks Bestuur (DB): Wessel Vlug (voorzitter), Sjoerd Wouda (secretaris), Veer Keizer (plaatsvervangend voorzitter), Leo Wiggers (plaatsvervangend secretaris) Commissie Personeelszaken (CPZ): Joost van den Berg (voorzitter), Johan Dokter, Ben Elzendoorn, Christiaan Schoemaker / Maarten Soudijn, Marieke Snelder, Sjoerd Wouda Commissie Wetenschap en Structuur (CWS): Niels Grobbe (voorzitter), Monique Jacobs, Gerben Kaas, Jan Just Keijser, Nadine Mascini, Leo Wiggers, Commissie Communicatie (CCC): Veer Keizer (voorzitter), Paula van Tijn, Wessel Vlug, Ineke van der Vegt (AS) Verkiezingscommissie (CVK): Sjoerd Wouda, Jan Just Keijser, Ineke van der Vegt (AS) Commissie Scholing (CCS): Joost van den Berg, Johan Dokter, Ineke van der Vegt (AS) Commissie ARCNL: Niels Grobbe, Nadine Mascini, Leo Wiggers, Sjoerd Wouda Vertegenwoordiger namens de COR FOM in het Kontaktorgaan Ondernemingsraden Researchinstellingen (KORRI): Niels Grobbe, Nadine Mascini (plaatsvervanger) 11

12 Leden COR en kiesgroepen Who are we? Wessel Vlug Utrecht University & Wageningen University chair Sjoerd Wouda AMOLF secretary Veer Keizer Leiden University vice chair Leo Wiggers Nikhef vice secretary Monique Jacobs Eindhoven University & Radboud University Nijmegen Han Genuit DIFFER Ben Elzendoorn DIFFER Joost van den Berg University of Groningen Paula van Tijn FOM-Office Christiaan Schoemaker UvA & VU Amsterdam Until April 2014 Maarten Soudijn UvA & VU Amsterdam (as of April 2014) Marieke Snelder Twente University Nadine Mascini Niels Grobbe AMOLF Delft University of Technology & Erasmus University Rotterdam Johan Dokter Nikhef Jan Just Keijser Nikhef Ineke van der Vegt COR secretary Colofon Jaarverslag 2014 van de Centrale Ondernemingsraad (COR) van de Stichting FOM Teksten: COR De foto's op pagina 4, 5, 6, 8 en 9 zijn van Shutterstock.com cor@fom.nl 12