De en wij 6.1 met BOB Boekhouden-Informatica

Transcriptie

1 De en wij 6.1 met BOB Boekhouden-Informatica Plantyn

2 Plantyn Motstraat 32, 2800 Mechelen T F klantendienst@plantyn.com Dit boek werd gedrukt op papier van verantwoorde herkomst. Ontwerp binnenwerk: Zet Ontwerp omslag: Zet Opmaak binnenwerk: Camar bvba Illustratieverantwoording: Fotolia.com: alphaspirit, Julien Eichinger, rabbit75_ fot.; met onze dank voor de gewaardeerde medewerking aan Isabel NV/Isabel S.A en de andere firma s, instellingen en personen waarvan we de illustraties mochten publiceren. NUR 168 Plantyn nv, Mechelen, België Alle rechten voorbehouden. Behoudens de uitdrukkelijk bij wet bepaalde uitzonderingen mag niets uit deze uitgave worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand of openbaar gemaakt, op welke wijze dan ook, zonder de uitdrukkelijke voorafgaande en schriftelijke toestemming van de uitgever. Uitgeverij Plantyn heeft alle redelijke inspanningen geleverd om de houders van intellectuele rechten op het materiaal dat in dit leermiddel wordt gebruikt, te identificeren, te contacteren en te honoreren. Mocht u ondanks de zorg die daaraan is besteed, van oordeel zijn toch rechten op dit materiaal te kunnen laten gelden, dan kunt u contact opnemen met uitgeverij Plantyn. ISBN /0 D2015/0032/0360

3 INHOUD DEEL 1: BOEKHOUDEN IN DE ONDERNEMING 5 1 Kennismaking met Kronos 6 1 Persoonlijke gegevens Ik zal de inhoud in de tweede 6 2 Een greep uit het assortiment 6 proef aanpassen 3 Enkele leveranciers 8 4 Enkele klanten 9 5 Personeel 10 1 Organisatieschema van de onderneming 10 2 Personeelsgegevens 10 2 Het organogram van een onderneming 11 1 Organogram van Kronos 11 2 Soorten organisatiestructuren 14 3 Het organogram van een administratieve (financiële en boekhoudkundige) afdeling 16 3 Plannen en vergaderen 19 1 Plannen werkt ontspannend 19 2 Vergaderen 24 3 Werkplanning met elektronische agenda 30 Test je kennis 46 4 Efficiënte communicatie 49 1 Communicatie 49 2 Huisstijl 55 3 Sjabloon ontwikkelen voor brief in venster enveloppe 61 4 Elektronische post 82 Test je kennis 97 5 Verrichtingen met het buitenland Documenten bij internationale handel Indeling internationale handel Documenten bij intracommunautaire handel Documenten bij internationale handel met een derde land Incoterms Het internationale betalingsverkeer: begrippen Prijsvorming op de wisselmarkt De rol van de EU in het monetaire beleid 135 Test je kennis De btw De btw: een verbruiksbelasting De btw-aangifte en rekeninguittreksel De btw-opgave voor de intracommunautaire handelingen Jaarlijkse lijst van de btw-belastingplichtige afnemers (klantenlisting) 161 Test je kennis Algemene instellingen in een boekhoudpakket Openingspost, back-up/restore en centraliseren Dagboek OPE openen Afdrukken niet-gecentraliseerd dagboek OPE Back-up maken Restore Centraliseren Controle van de grootboekrekeningen na centralisatie Periodebeheer Aankoopfacturen inboeken Aankopen handelsgoederen Aankoopfactuur met handelskorting Aankoopfactuur met aankoopkosten en financiële korting Aankoopfactuur met twee btw-tarieven, financiële korting en terug te sturen verpakking Creditnota s voor retourzendingen Creditnota voor retour van handelsgoederen Creditnota voor retour van verpakking Aankoopfactuur voor diensten en diverse goederen 241 De h@ndel en wij 6.1 Boekhouden - Informatica 3

4 4 Aankopen van investeringsgoederen Aankopen van materiële vaste activa Aankopen van immateriële vaste activa Oprichtingskosten Aankoopfactuur voor werken in onroerende staat Aankoopfactuur voor intracommunautaire verwervingen Aankoopfactuur voor invoer uit niet EU-landen Invoer met verlegging van heffing: aankoopfactuur goederen Invoer met verlegging van heffing: factuur douane-expediteur Invoer zonder verlegging van heffing: aankoopfactuur goederen Invoer zonder verlegging van heffing: factuur douane-expediteur 318 Test je kennis Controleren, back-up en centraliseren Verkoopfacturen en uitgaande creditnota s opmaken en inboeken Verkoopfacturen voor handelsgoederen Eenvoudige verkoopfactuur Verkoopfactuur met handelskorting Verkoopfactuur met handelskorting, financiële korting en aangerekende kosten Verkoopfactuur met twee btw-tarieven en terugstuurbare verpakking Uitgaande creditnota s Uitgaande creditnota voor teruggestuurde goederen Uitgaande creditnota voor retour ontvangen verpakking Verkoopfacturen voor levering buiten België Verkoopfactuur voor intracommunautaire levering Verkoopfactuur voor export Verkoopfactuur voor verkoop van vaste activa Winkelverkopen zonder factuur 392 Test je kennis Controleren boekingen, back-up en centralisatie Controleren en printen van de te centraliseren dagboeken Centraliseren van alle openstaande verrichtingen Raadplegen gecentraliseerde boekingen Btw-aangifte en btw-opgave voor de intracommunautaire handelingen Betalingen en inningen De Europese overschrijving Elektronische betalingen via Isabel Boekhoudkundige registratie van betalingen in EUR zonder financiële korting Boekhoudkundige registratie van betalingen in EUR met financiële korting en inkomende creditnota Boekhoudkundige registratie van inningen in EUR zonder financiële korting Boekhoudkundige registratie van inningen in EUR met financiële korting Boekhoudkundige registratie van ontvangen voorschotten Boekhoudkundige registratie van ontvangsten uit contante winkelverkopen Boekhoudkundige registratie van betalingen in vreemde munt Boekhoudkundige registratie van inningen in vreemde munt 467 Test je kennis Debiteurenbeheer Klantvorderingen zelf beheren versus outsourcen Boekhoudkundige verwerking bij tussenkomst van een kredietverzekeraar Klantenlijsten genereren en aanmaningen opmaken in BOB Financiële verrichtingen Financiering met eigen vermogen Kapitaal Uitgiftepremies Reserves en overgedragen winst Financiering met vreemd vermogen op lange termijn Investeringskrediet Leasing Financiering met vreemd vermogen op korte termijn 520 Test je kennis Inhoud

5 BOEKHOUDEN IN DE ONDERNEMING De en wij 6.1 Boekhouden - Informatica 5

6 1 KENNISMAKING MET KRONOS 1.1 Persoonlijke gegevens KRONOS bvba is een handelsvennootschap in de wereld van de casual kleding en de sportkleding. KRONOS stelt haar eigen collectie samen. Daarvoor heeft ze een stylist in huis die regelmatig de internationale stoffenbeurzen in Parijs, Firenze, Rotterdam en München bezoekt. Daarna worden de modellen ontworpen bij KRONOS. De confectie gebeurt door buitenlandse ateliers. Elke nieuwe collectie wordt geshowd in de showroom van KRONOS in Antwerpen en verder aan de klantendetaillisten voorgesteld door vertegenwoordigers. KRONOS is de naam van het bedrijf en ook van het huismerk. De naam is met zorg gekozen. In de Griekse mythologie is Kronos de jongste der titanen, een reuzengeslacht. Volgens de Griekse mythologie heerst Kronos op de eilanden der gelukzaligen. De zaakvoerder van KRONOS vond dit een passende naam voor de kleding die hij verkoopt: de collectie is reuzemooi en wie de kleding draagt, voelt er zich goed in. KRONOS Mathis Valke Ledeganckkaai ANTWERPEN Tel Fax Mail Website Ondernemingsnummer BE RPR Antwerpen BNP Paribas Fortis BIC GEBABEBB, IBAN BE Bank van Breda BIC JVBABE22 IBAN BE Een greep uit het assortiment Bij Kronos krijgen de artikelen een code waarmee herkend kan worden tot welke groep ze behoren. Zo staat: MAG voor Magazines HER voor Herenkleding DAM voor Dameskleding SPH voor Sportkleding heren SPD voor Sportkleding dames ACC voor Accessoires. Goederen onderworpen aan 6 % btw Art. nr. Omschrijving Leveranciernr. Aankoopprijs in EUR (excl. btw) Verkoopprijs in EUR (excl. btw) MAG01 Basket: reglement ,99 21,61 MAG02 Leren lopen in 10 weken ,50 15,99 MAG03 Trainen met een Polar -hartslagmeter ,95 28,21 6 Kennismaking

7 Goederen onderworpen aan 21 % btw Art. nr. Omschrijving Leveranciernr. Aankoopprijs (excl. btw) Verkoopprijs (excl. btw) SPH101 Short wijnrood ,00 38,76 SPH102 Polo beige ,00 27,19 SPH103 Training zwartbruin ,00 104, 86 SPH104 T-shirt zilvergrijs ,00 16,49 SPH105 Bermuda ,00 36,89 SPH107 Tennispolo wit met groene streep ,00 83,34 SPH108 Hemd korte mouwen ,90 79,22 SPH109 Hemd lange mouwen ,90 89,00 SPH110 T-shirt papyruswit ,20 44,57 SPH111 Zwemslip ,99 34,99 SPH112 Zwemshort ,44 30,00 SPH113 Zwembroek lang ,83 26,55 HER150 Broek jeans donkerblauw ,50 91,94 HER151 Polo robijnrood ,40 46,15 HER152 Pull V wol ,80 67,33 HER153 Pull O ,50 80,21 HER154 Pull V katoen ,50 80,21 HER155 Broek geribd fluweel ,00 102,77 HER156 Polo dennengroen ,00 60,88 HER157 T-shirt wit ,00 46,99 HER158 Gilet met rits antracietgrijs ,20 89,77 SPD201 Short Sprint ,21 37,63 SPD202 Broek jogging ,58 38,99 SPD203 T-shirt ,66 22,07 SPD204 Broek ¾ katoen wit ,62 34,88 SPD205 Bermuda marine en wit ,99 54,38 SPD206 Pull rits ,24 48,00 SPD207 Vest clima ,00 82,34 SPD208 Vest regen ,50 38,99 SPD209 Bermuda ,88 41,67 SPD210 Broek ¾ katoen beige ,00 55,87 SPD211 Polo streep ,50 64,77 SPD212 Zwempak ,90 32,05 DAM250 T-shirt streep ,45 45,78 DAM251 Bloes linnen zandkleur ,90 105,88 DAM252 Gilet rits mosgroen ,68 85,55 DAM253 Bloes lange mouwen wit ,00 78,77 DAM254 Pull O ,00 49,77 DAM255 Pull V wol ,99 49,50 DAM256 Jasje zonder mouwen bruine ruiten ,99 60,59 DAM257 Broek jeans ,00 74,88 Art. nr. Omschrijving Leveranciernr. Aankoopprijs in EUR (excl. btw) Verkoopprijs in EUR (excl. btw) ACC01 Kousen zijde en wol zwart ,70 9,71 ACC02 Badmuts ,10 4,08 ACC03 Duikbril ,87 7,81 ACC04 Zijden sjaal unicolor ,60 52,00 ACC05 Scheenlap ,50 19,62 De h@ndel en wij 6.1 Boekhouden - Informatica 7

8 1.3 Enkele leveranciers Lev. nr. Naam Straat Postcode Woonplaats Tel. IBAN BIC RPR Ondernemingsnr Electrabel Regentlaan BRUSSEL BE BPOT BE B1 Brussel BE Belgacom Koning Albert II-laan BRUSSEL BE BPOT BE B1 Brussel BE Mobistar Kolonel Bourgstraat BRUSSEL BE KRED BE BB Brussel BE AWW (Antwerpse Waterwerken) Mechelsesteenweg ANTWERPEN BE GKCC BE BB Antwerpen BE Sage BobSoftware Rue Natalis LUIK BE GEBA BE BB Luik BE Buro Market Antwerpen Noorderlaan ANTWERPEN BE BBRU BE BB Antwerpen BE Albatros Place Dumont STOKKEL BE KRED BE BB Brussel BE Cibella Via Gallo IT-FIRENZE IT Parlons chiffons 12, rue Saint Benoit FR-VILLIERS/MARNE FR Créteil FR De Pc-Dokter bvba Montignystraat 109A 2018 ANTWERPEN BE GEBA BE BB Antwerpen BE BDM verzekeringen nv Entrepotkaai ANTWERPEN BE JVBA BE 22 Antwerpen BE JB Textiles Ijzersteden NL-TB ENSCHEDE NL85 RABO NL B Tina Florian Neuenstädter Strasse DE-NEUENSTADT DE DE Piedro (leder) Via Galileo Galilei IT-MILANO IT93b Milano IT Bomonde Koningsdreef TORHOUT BE GEBA BE BB Brugge BE Bagatelle (accessoires) Afrikalaan GENT BE GKCC BE BB Gent BE Nominette (etiketten) Industrieweg ERPE-MERE BE GEBA BE BB Dendermonde BE Rigoletto (schoenen) Gouverneur Roppesingel HASSELT BE GEBA BE BB Hasselt BE Dolores Handelskaai KORTRIJK BE BBRU BE BB Kortrijk BE SD Worx Brouwersvliet ANTWERPEN BE BPOT BE B1 Antwerpen BE Garage Secura Merksemsebaan WIJNEGEM BE BBRU BE BB Antwerpen BE De Post Muntcentrum 1000 BRUSSEL BE PCHQ BE BB Brussel BE Carglass Trichterheideweg HASSELT BE KRED BE BB Hasselt BE Financial Media (CFO Magazine) Stratem 11, bus AALTER BE GEBA BE BB Gent BE ABS Schoonmaak Sterlingerstraat ANTWERPEN BE KRED BE BB Antwerpen BE Anton Varas (zilveren juwelen) Plaza Borda 2 TAXCO (MEXICO) Mabel Haechtsesteenweg EVERE BRUSSEL BE BKCP BE B1 BKB Brussel BE Wo sang C.C.Shaukiwan, Flat B, 17/F HONG KONG Rajatco R-7 Gopal Park AZADPUR DELHI, INDIA Kennismaking

9 1.4 Enkele klanten Klant-nr. Naam Straat en nr. Postcode Woonplaats Telefoon RPR Ondernemingsnummer 2001 Paprica De Bruynlaan WILRIJK Antwerpen BE Brufil Maria-Christinastraat BRUSSEL Brussel BE Handtas en Co Havermarkt HASSELT Hasselt BE Esplanade Lange Zoutstraat AALST Aalst BE Bijou Store Meir ANTWERPEN Antwerpen BE Aspasia Tacambaroplein OUDENAARDE Oudenaarde BE Belle Oude Vest DENDERMONDE Dendermonde BE Aristocrate Tolbareel BRASSCHAAT Antwerpen BE Safari Schriekbos ZOERSEL Antwerpen BE Diana Sports Sint-Jansstraat BONHEIDEN Mechelen BE ZAPPA (schoenen) Koolmijnlaan HEUSDEN-ZOLDER Hasselt BE Saffraan Pelgrimslaan ZELLIK Brussel BE Greenhouse Brusselse steenweg ASSE Brussel BE Sir Patrick Papestraat IZEGEM Kortrijk BE Francesca B. Stormestraat WAREGEM Kortrijk BE Marie Grinelle Duinkerkelaan DE PANNE Veurne BE Boboli Bronstraat WELLEN Tongeren BE Calixte 89, Rue de la Monnaie LILLE FR Stephen Nelson 153 Bell Street NW1 6TL LONDON GB Sabina Berke Unter den Linden BERLIN DE Carlotta Knokkeweg AALTER Gent BE Daikalu Nichiei BLDG, Sth Floor OSAKA, JAPAN Raj Textiles 106 Commerce Centre Goregaon East MUMBAI, INDIA De h@ndel en wij 6.1 Boekhouden - Informatica 9

10 1.5 Personeel Organisatieschema van de onderneming Zaakvoerder Mathis Valke CFO (Chief Financial Officer) Ciska De Roeck Aankoopmanager Claire Dufaux Logistiek manager Vincent Ransbeek Verkoopmanager Arne Schoonhoven Boekhouder Michiel Fobert Aankoopmedewerker Kristina Ibens Magazijnmeester Jasper Putman Logistiek medewerker Robin Vissers Commercieel medewerker binnendienst Marjolein Colle Leyla Ugulur Verkopers buitendienst Arthur Sanders Elise Lamont Fien Lesaffre Assistent boekhouder Pieter Sabbe Receptie Julie Geldof Personeelsgegevens Bedienden Naam Adres Postnummer Plaats Brutowedde In EUR Schaal Mathis Valke De Gerlachekaai 17 bus ANTWERPEN 4 200, Ciska De Roeck Rubenslei 36 bus ANTWERPEN 3 460, Arne Schoonhoven Holleweg BOECHOUT 3 250, Vincent Ransbeek Corneel Smitslei BORSBEEK 2 980, Claire Dufaux Eikendreef KAPELLEN 3 100, Michiel Fobert Villerslei SCHOTEN 2 660, Pieter Sabbe Grote Dries EDEGEM 1 900, Kristina Ibens Kleistraat AARTSELAAR 1 960,00 0 alleen Marjolein Colle Lode Zielenslaan ANTWERPEN L.O ,00 0 alleen Leyla Ugulur Sint-Hubertusstraat BERCHEM 1 900, Julie Geldof Kapelleveld WOMMELGEM 1 920,00 0 alleen Arthur Sanders Zakstraat RANST 2 000, Elise Lamont Oude Kerkstraat KRUIBEKE 2 030, Fien Lesaffre Elf-Julistraat MORTSEL 2 015, Arbeiders Gezinstoestand* Naam Adres Postnr. Plaats Brutoloon Gezinstoestand* Schaal In EUR/uur Jasper Putman Smissestraat SINT-NIKLAAS 16, Robin Vissers Akkerwindestraat ANTWERPEN L.O. 14, * Gezinstoestand = aantal kinderen ten laste. 10 Kennismaking

11 2 ALGEMENE INSTELLINGEN IN EEN BOEKHOUDPAKKET Het BIBF, Beroepsinstituut van erkende boekhouders en fiscalisten, is een vakorganisatie waar boekhouders terechtkunnen voor de meest recente informatie over de boekhoudwetgeving. Het BIBF geeft o.a. het tijdschrift Pacioli uit, genoemd naar hun grote voorbeeld, de franciscaner pater Luca Pacioli, een tijdgenoot van Leonardo da Vinci. Op de website van het BIBF vinden we ook alle informatie rond de rechten en plichten van de zelfstandige boekhouder. Verkenning 1 Surf naar > Toegang Leden en Stagiairs > Beroep > Reglementering van het beroep. 1.1 Wat bepaalt art. 49 van de wet van 22 april 1999 i.v.m. de beroepswerkzaamheid van de boekhouder? 1.2 Wat betekent de zin onder de opsomming: De hierboven vermelde eerste drie activiteiten behoren tot het monopolie van de leden van het BIBF? 2 Kies in de balk bovenaan het tabblad Stage. Kies onder Inschrijven voor Voorafgaand. 2.1 Hoe lang duurt een stage tot erkenning van zelfstandig boekhouder minimaal? 2.2 Hoe lang duurt een stage maximaal? 2.3 Kan iemand die de stage doorlopen heeft onmiddellijk aanspraak maken op de titel van zelfstandig boekhouder? Verklaar. 2.4 Wat is het doel van de stage? 3 Kies het tabblad Publicaties. Deze beroepsvereniging geeft een tijdschrift uit met de naam Pacioli. Zoek via de vraag Wie was Luca PACIOLI? waarom dit tijdschrift deze naam kreeg. Nu we weten welke grote verantwoordelijkheid een erkende boekhouder heeft, houden we dit in het achterhoofd bij het werken met een boekhoudpakket. 4 Open het pakket BOB 50 op je computer > OK > Dossier 95 > OK. Het pakket opent op het tabblad Boekhouding & Financiën. Tabblad Algemene configuratie 5 Kies het tabblad Algemene Configuratie. 5.1 Kies Instellingen > Algemene instellingen Welke informatie vind je in het eerste scherm? Kies de knop Volgende Loop door de andere schermen en noteer welke informatie hier werd ingevuld bij het inrichten van het dossier Kies Instellingen > Opties > Boekhouding > Ingaven In welk tabblad zullen de hier geactiveerde velden werkzaam zijn? Bij een aantal aangevinkte velden is een knop voorzien. Klik op deze informatieknop voor meer uitleg. 5.3 Kies Commercieel beheer > Opties. Waar zullen de geactiveerde velden in deze opties van toepassing zijn in het pakket? 5.4 Kies Commercieel beheer > Verb. boekh. Kies naast het veld Boekhoudcategorie de knop met de loep. Welke informatie krijg je hier? 5.5 Kies Commercieel beheer > Doc. Lay-out. Met welk tabblad in BOB zijn deze documenten gelinkt? De h@ndel en wij 6.1 Boekhouden - Informatica 11

12 Tabblad Boekhouding & Financiën 6 Kies het tabblad Boekhouding & Financiën. 6.1 Kies Extra > Configuratie > Automatische rekeningen Zoek in het rekeningenstelsel de naam van de rekeningen waarvan de rekeningnummers staan in het tabblad Btw Zoek in het rekeningenstelsel de naam van de rekeningen waarvan de rekeningnummers staan in het tabblad Financieel Zoek in het rekeningenstelsel de naam van de rekeningen waarvan de rekeningnummers staan in het tabblad Diversen Verklaar waarom we hier spreken van automatische rekeningen. 6.2 Kies Extra > Configuratie > Dagboekenlijst Welke dagboeken werden aangemaakt in dossier 95? Waarom wordt in een financieel dagboek een rekeningnummer opgegeven in het tabblad Eigenschappen? 6.3 Kies Extra > Configuratie > Beheer btw-codes > Aankoop > Nationaal. Waartoe dienen de btw-codes? 6.4 Kies Extra > Configuratie > Instellingen van de aanmaningen Geef een paar synoniemen voor het woord aanmaningen Wanneer wordt de eerste aanmaning gestuurd? Hoeveel aanmaningen zullen er gestuurd worden? 6.5 Kies Extra > Configuratie > Tekst voor de aanmaningen. Dit is de tekst voor de eerste aanmaning. Waaruit blijkt dat? 6.6 Kies Extra > Periodebeheer. In welke periode werken we nu? Tabblad Commercieel beheer 7 Kies het tabblad Commercieel beheer. 7.1 Kies Extra > Configuratie > Dagboekenlijst Vergelijk de namen van de dagboeken met die uit het tabblad Boekhouding & Financiën Waartoe dienen deze dagboeken? 7.2 Kies Extra > Configuratie > Documentlay-out Welke documentlay-out hoort bij welk dagboek uit de vraag 7.1? Ter zake 1 De beroepstitel boekhouder Alle boekhoudkundige en fiscale beroepen zijn bij wet gereglementeerd. De wet van 22 april 1999 betreffende de boekhoudkundige en fiscale beroepen heeft vier werkzaamheden inzake boekhouding en fiscaliteit aan de boekhouders toevertrouwd. Artikel 49 van de wet bepaalt dat diegene die de beroepswerkzaamheid van boekhouder uitoefent, diegene is die zich gewoonlijk, als zelfstandige en voor rekening van derden, bezighoudt met: 1 de organisatie van boekhoudingdiensten en raadgeving daaromtrent; 2 het openen, het houden, het centraliseren en het sluiten van boekingen, geschikt voor het opmaken van de rekeningen; 3 het bepalen van de resultaten en het opmaken van de jaarrekening in de door de wet bepaalde vorm; 4 de in artikel 38 van de wet bedoelde werkzaamheden, nl. advies verstrekken in alle belastingaangelegenheden; belastingplichtigen bijstaan bij de nakoming van hun fiscale verplichtingen; belastingplichtigen vertegenwoordigen. 12 Algemene instellingen in een boekhoudpakket

13 De erkende boekhouders, de stagiair-boekhouders, de erkende boekhouders-fiscalisten of de stagiair boekhouders-fiscalisten worden algemeen beschouwd als de naaste raadgevers van de ondernemingen. De eerste drie activiteiten die art. 49 van de btw-wet vermeldt, behoren tot het monopolie van de leden van het BIBF. 2 Werken met een boekhoudpakket Als een bedrijf een boekhoudpakket aankoopt, krijgt de koper support van het softwarebedrijf voor het installeren en inrichten van het pakket volgens de wensen van de koper. We bekijken de belangrijkste instellingen van het pakket. In dit scherm onderscheiden we vier balken: de titelbalk met BOB 50 en uiterst rechts het kruisje en de mogelijkheid tot minimaliseren; de modulebalk met vijf tabbladen: > Boekhouding & Financiën; > Vaste activa; > Commercieel beheer; > Algemene configuratie; > Sage Connect (niet actief in deze versie); de menubalk; de pictogrammenbalk of besturingsbalk. We bespreken hierna in grote lijnen de vier tabbladen van de modulebalk. Onderaan het scherm krijgen we informatie over het dossier waarin we werken. De h@ndel en wij 6.1 Boekhouden - Informatica 13

14 In de werkomgeving staan allerlei knoppen die door ervaren gebruikers graag gehanteerd worden. Wij verkiezen een lege werkomgeving die rustiger is als achtergrond. Klik met de linkermuisknop op de knop. Vink elk item uit. Kies OK. 14 Algemene instellingen in een boekhoudpakket

15 2.1 Tabblad Algemene configuratie Algemene instellingen Om wegwijs te worden in BOB 50 bekijken we eerst het tabblad Algemene configuratie en kiezen in het menu Instellingen > Algemene instellingen. Bij de aankoop van het pakket krijgt de koper de nodige codes om het pakket te installeren. Die codes zijn zichtbaar bij de Algemene instellingen. Kies Volgende. De en wij 6.1 Boekhouden - Informatica 15

16 In dit scherm vinden we de dossiergegevens. Die gegevens kunnen altijd gewijzigd worden, indien nodig. Ook de volgende schermen geven informatie die ingebracht werd op het ogenblik van de installatie van het pakket en het creëren van het dossier 95 Kronos. Kies bij het laatste scherm de knop Beëindigen Opties Kies in het tabblad Algemene configuratie voor Instellingen > Opties. Je kunt ook kiezen voor het sterretje onder de menubalk. 16 Algemene instellingen in een boekhoudpakket

17 We bekijken een aantal mogelijkheden. Kies Boekhouding > Ingaven. De en wij 6.1 Boekhouden - Informatica 17

18 Wanneer je op bepaalde regels gaat staan met de cursor, krijg je extra informatie. Dat geldt ook voor de knop. Btw-beheer: In de dagboeken krijgen we een gedetailleerde lijst met btw-codes. Valutabeheer: De dagboeken bevatten default een veld Valutabeheer. Geavanceerd discontobeheer: Deze optie laat toe op een correcte manier een factuur te boeken met financiële korting. Behalve in dit vakje moet deze optie ook aangevinkt worden in de dagboekenlijst en op de klanten- of leveranciersfiche. Kies Commercieel beheer. Het menu Commercieel beheer legt de optie vast voor het werken met voorraadbeheer en het opmaken van verkoopfacturen en uitgaande creditnota s. Kies Opties. 18 Algemene instellingen in een boekhoudpakket

19 Bij het inrichten van dossier 95 werden de nodige opties aangevinkt. Het is mogelijk ze te wijzigen of andere toe te voegen, door te kiezen voor de knop Wijzigen van Opties en het deelmenu verder te doorlopen. Kies Commercieel beheer > Verb. boekh. (Verbinding met de boekhouding). Dit tabblad geeft de btw-codes en algemene rekeningen weer die per default voorgesteld worden tijdens de boekingen. Voor de creditnota s werd in deze schermen niets voorzien. Bij het opmaken en boeken van inkomende en uitgaande creditnota s zullen we waakzaam moeten zijn. Voor transportkosten kiezen we hier voor aankopen de kostenrekening Aankoopkosten en voor verkopen de opbrengstenrekening Doorgerekende kosten. De h@ndel en wij 6.1 Boekhouden - Informatica 19

20 Kies Commercieel beheer > Hergroepering. Dit menu gebruiken we bij het omzetten van een bestelbon naar een zendnota en verder naar een verkoopfactuur. Wij werken niet met voorraadbeheer. Daardoor beschikken we niet over vroeger opgemaakte documenten zoals bestelbonnen en zendnota s die we kunnen recupereren voor het opmaken van verkoopfacturen. Dit menu zullen we dus niet nodig hebben. Kies Commercieel beheer > Doc.lay-out. 20 Algemene instellingen in een boekhoudpakket

21 Hier vinden we de codes van de documenten die we kunnen gebruiken bij het voorraadbeheer en bij het opmaken van verkoopfacturen en uitgaande creditnota s. BESK ZENK FACN CN BESL LBON Bestelbon van klanten Zendnota naar klanten Verkoopfactuur Nederlands Uitgaande creditnota Bestelbon voor leverancier Leveringsbon van leverancier Noot: Bij facturen is het ook mogelijk een Engelstalig document te kiezen. Kies Commercieel beheer > Div.(Diversen). In dit scherm werden een aantal opties geactiveerd die ons toelaten de voorraad te waarderen via het pakket. De en wij 6.1 Boekhouden - Informatica 21

22 2.2 Tabblad Boekhouding & Financiën Configuratie Kies Extra > Configuratie > Automatische rekeningen. Automatische rekeningen hebben als eigenschap dat het programma automatisch op deze rekeningen boekt. Hieronder horen de collectieve rekeningen voor centralisatie van de individuele klanten- en leveranciersrekeningen. Collectieve rekeningen kunnen niet gewijzigd worden. Er kunnen er wel toegevoegd worden. De rekeningen voor automatische boekingen kunnen gewijzigd worden. Het is heel belangrijk na te gaan of deze rekeningen overeenkomen met het gekozen rekeningenstelsel. Er is een aantal tabbladen ter beschikking. Wij bekijken er drie: Btw: btw-rekeningen Financieel: financiële rekeningen (financiële korting, wisselkoersverschillen, boetes enz.). De financiële korting wordt in het pakket disconto genoemd. Diversen: diverse rekeningen (overgedragen winst, transfers, handelskortingen enz.) 22 Algemene instellingen in een boekhoudpakket

23 Opdat eventuele wijzigingen in deze schermen met automatische rekeningen ook doorgevoerd worden in de btw-codes, volstaat het de knop Bijw. btw-codes aan te klikken. De gebruiker krijgt dan een waarschuwing dat de handeling onomkeerbaar is. Er moet dus wel degelijk eerst gecontroleerd worden aan de hand van proefboekingen of de rekeningen correct werken. De en wij 6.1 Boekhouden - Informatica 23

24 Kies Extra > Configuratie > Dagboekenlijst. Voor we kunnen boeken, is het noodzakelijk eerst de dagboeken te creëren. Het is onmogelijk een verrichting te boeken als er geen dagboek voorhanden is om de boeking op te nemen. Dat betekent dat we zoveel dagboeken moeten creëren als er soorten verrichtingen zijn. Wij voorzagen de volgende dagboeken: AAN BEL BNP DIV INCN ING KAS KBC OPE UICN VER Aankoopdagboek Financieel dagboek Belfius Financieel dagboek BNP Paribas Fortis Diversendagboek Dagboek inkomende creditnota s Financieel dagboek ING Kasdagboek Financieel dagboek KBC Diverse posten opening Dagboek uitgaande creditnota s Verkoopdagboek Met de pijltjes bovenaan kunnen we van het ene dagboek naar het andere gaan. Enkele voorbeelden In de financiële dagboeken is het noodzakelijk de juiste rekening in te vullen en omdat bepaalde bankdiensten onderhevig zijn aan btw, moeten de btw-codes ingevuld worden. 24 Algemene instellingen in een boekhoudpakket

25 Indien we een niet-gecentraliseerde boeking verwijderen omdat we fout waren, zal het nummer van die boeking hier toch behouden blijven. Het is dus noodzakelijk in het veld Docnr. onderaan in het scherm het nummer van de verrichtingen terug te draaien als we een niet-gecentraliseerde boeking hebben gewist. Wanneer we een dagboek willen toevoegen of een dagboek willen wissen, klikken we met de rechtermuisknop in een bestaand dagboek en kiezen dan in het deelmenu de verrichting die we willen uitvoeren. Kies Extra > Configuratie > Beheer van de btw-codes. Dubbelklik op Aankoop om het submenu te openen. Dubbelklik daarna op Verkoop. Deze optie geeft toegang tot het schema van de btw-codes. Er zijn twee grote groepen: de groep aankopen en de groep verkopen. Elke groep is onderverdeeld in drie types: Nationaal: binnenlandse verrichtingen EU: intracommunautaire verrichtingen Internationaal: exportverrichtingen (buiten de EU). Verder bevat elk type alle mogelijkheden die noodzakelijk zijn om de fiscale consequenties van een bepaalde verrichting te boeken. De en wij 6.1 Boekhouden - Informatica 25

26 In het bovenstaande scherm hebben we de code HG Handelsgoederen aftrekbaar geopend en daarin het tarief 21 %. Het rechterdeel van het scherm geeft in het tabblad Gedrag de rekening weer waarop de btw geboekt wordt en daaronder de roosters van de btw-aangifte, die gelinkt worden aan deze rekeningen. Om een rekeningnummer te wijzigen volstaat het in het veld met de te corrigeren rekening te klikken en het juiste rekeningnummer te kiezen. Na een wijziging wordt de knop Opslaan actief. Ook de roosters kunnen aangepast worden. We geven een voorbeeld. Kies het juiste rooster in de lijst links en kies de blauwe knop naar rechts. Kies daarna in het veld Richting het juiste teken. 26 Algemene instellingen in een boekhoudpakket

27 Indien een verkeerd rooster gekozen werd, ga dan links in het veld Vak staan met het verkeerde rooster en kies de blauwe pijl naar rechts om de verkeerde selectie te wissen. Een lijst met de juiste btw-codes vind je online in de map Pdf BOB, bestandsnaam Btw-codes BOB. Om de codes in het pakket af te drukken, kies je in het tabblad Boekhouding & Financiën > Afdrukken > Afdrukbestanden > Btw-voet. Kies Extra > Configuratie > Instellingen van de aanmaningen. In dit scherm geven we aan met welke frequentie we aanmaningen zullen sturen. Hier werd gekozen voor een eerste rappel 15 dagen na de vervaldatum. Indien de klant op de eerste rappel niet reageert, wordt er 15 dagen later opnieuw een rappel gestuurd. Kies Extra > Configuratie > Tekst voor de aanmaningen. De en wij 6.1 Boekhouden - Informatica 27

28 Hier kunnen we zowel de lay-out als de tekst voor de aanmaning wijzigen. Het deelmenu bekomen we door om het even waar in het scherm te klikken op de rechtermuisknop Periodebeheer Kies Extra > Periodebeheer. 28 Algemene instellingen in een boekhoudpakket

29 Het bovenstaande scherm geeft aan dat we op dit ogenblik Def (default) werken in de openingsperiode. Wanneer we de openingspost gecentraliseerd hebben, zullen we vooraleer de boekingen van januari te beginnen, een vinkje plaatsen bij de periode 01/20... Belangrijk Plaats geen vinkjes in het rechterdeel van het scherm met de titel Sluiting. Zodra daar vinkjes geplaatst worden, is boeken in de afgesloten periode onmogelijk. 2.3 Tabblad Commercieel beheer Het tabblad Commercieel beheer bevat het menu voor facturatie en voorraad. Vandaar dat we bij Extra ook een deelmenu Configuratie vinden. Hier worden documenten opgemaakt zoals bestelbonnen, leveringsbonnen, verkoopfacturen, uitgaande creditnota s. Die documenten kunnen automatisch opgenomen worden in de boekhouding en tegelijkertijd zal de voorraad bijgehouden worden. Aangezien wij ervan uitgaan dat we werken in de boekhouding, zullen we dit menu enkel gebruiken voor het aanmaken van verkoopfacturen en uitgaande creditnota s. De voorraadadministratie houden wij niet bij in de boekhouding Dagboekenlijst Kies Extra > Configuratie > Dagboekenlijst. De documenten die we opmaken, bewaren we in een daartoe bestemd dagboek. De dagboekenlijst in het tabblad Commercieel beheer bevat daarom: INV VOW OFFK BESK ZENK VER UICN BESL LBON Inventarisboek Voorraadwijzigingen Offerte voor klant Bestelbon van klanten Zendnota naar klanten Verkoopdagboek (verkoopfacturen) Dagboek uitgaande creditnota s Bestelbon voor leverancier Leveringsbon van leverancier De h@ndel en wij 6.1 Boekhouden - Informatica 29

30 Je scrolt van het ene dagboek naar het andere met de pijltjestoetsen, bovenaan. We tonen het dagboek verkopen (verkoopfacturen) en het dagboek uitgaande creditnota s. Het eerste dagboek toont het tabblad Eigenschappen. Het laatste dagboek toont het tabblad Comm. Beh. (commercieel beheer). Op dit tabblad is aangegeven welk document gelinkt is aan het dagboek Documentlay-out Kies Extra > Configuratie > Documentlay-out. 30 Algemene instellingen in een boekhoudpakket

31 Hier worden de lay-outs van de documenten aangemaakt en bewaard. Het aanmaken van een documentlay-out is bewerkelijk en gebeurt via Report Builder. Nu beperken we ons tot het werken met de aangemaakte documenten. Met de pijltjestoetsen kunnen we scrollen van het ene document naar het andere Instellingen voor ingaven Kies Extra > Configuratie > Instellingen voor ingaven. Hier activeren we een aantal extra velden die van nut zijn in de dagboeken bij het opmaken van documenten Andere instellingen Klantenkaarten, leverancierskaarten en artikelkaarten kunnen specifieke instellingen bevatten die de individuele aankoop- of verkoopvoorwaarden weergeven voor die bepaalde klant of leverancier. Wij behandelen deze specifieke instellingen bij het werken in het dossier 95 aan de hand van concrete voorbeelden. De en wij 6.1 Boekhouden - Informatica 31

32 3 OPENINGSPOST, BACK-UP/RESTORE EN CENTRALISEREN Om zich te wapenen tegen het verloren gaan van belangrijke gegevens in de boekhouding, is het noodzakelijk regelmatig een backup te nemen. Vanaf nu nemen wij de gewoonte aan om van een reeks nietgecentraliseerde gegevens een back-up te maken vooraleer te centraliseren. Op die manier kunnen we, wanneer we een fout ontdekken, de back-up terugzetten, de fout verbeteren en opnieuw een back-up maken alvorens te centraliseren. Verkenning 1 Open BOB 50 > Dossier 95 en open het diversepostenboek OPE. 2 Print de niet-gecentraliseerde openingspost af. 2.1 Hoeveel bedraagt de rekening kapitaal? 2.2 Wat is de boekwaarde van de gebouwen? 2.3 Hoeveel bedragen de openstaande vorderingen? 2.4 Hoeveel bedragen de openstaande schulden? 3 Maak een back-up van het dossier Maak een lijst waarop je de gegevens van de back-up noteert. 5 Wanneer zul je de functie Restore gebruiken? 6 Centraliseer het dagboek OPE. 7 Controleer de grootboekrekeningen na centralisatie. 8 Bekijk de gecentraliseerde openingspost via Afdrukvoorbeeld. Ter zake 1 Dagboek OPE openen Open in BOB 50 dossier 95. Kies in het tabblad Boekhouding & Financiën > Ingaven > Individuele ingaven > Diverse posten. 32 Openingspost, back-up/restore en centraliseren

33 Kies OPE Diverse posten opening. Dit is het eerste gedeelte van de openingspost. Door te scrollen kun je naar het einde van de post gaan. Zolang een dagboek niet gecentraliseerd is, zijn de ingeboekte bedragen niet opgenomen in de boekhouding. Maar als ze eenmaal gecentraliseerd zijn, kun je niets meer wijzigen. Daarom is het belangrijk de voorlopige boekingen eerst grondig te controleren. Voor een grondige controle drukken we de dagboeken af. 2 Afdrukken niet-gecentraliseerd dagboek OPE Kies in de pictogrammenbalk, boven het openstaande dagboek Afdrukvoorbeeld. pijltjes- Controleer het afdrukvoorbeeld. Ga van het ene blad naar het andere met de toetsen bovenaan. Als alles in orde is, kies dan Print. Sluit het afdrukvoorbeeld met de knop. Als alles in orde is, kunnen we in principe centraliseren. Om veiligheidsredenen nemen we echter eerst een back-up. Sluit de module 50 door op het kruisje te klikken. De openingspost in het Diversendagboek OPE vind je online in de map pdf BOB, bestandsnaam 95 Diversendagboek OPE beginsituatie. De h@ndel en wij 6.1 Boekhouden - Informatica 33

34 3 Back-up maken Een back-up maken we via de module BOB 50 System. Sluit alle schermen in de module BOB 50. Kies op het bureaublad de snelkoppeling Kies 2 x OK. BOB 50 System. Kies Onderhoud > Backup/Restore. Kies het tabblad Backup. Kies de selectieknop in het veld Dossiers. Selecteer dossier 95 in het deelscherm. Klik op de blauwe pijl naar rechts. Kies OK. Kies de keuzeknop naast Vaste eenheid. Het scherm geeft aan waar het programma zich bevindt. 34 Openingspost, back-up/restore en centraliseren

35 Open de map BOB50-PLANTYN. Kies Nieuwe map maken. Geef de nieuwe map de naam backup95. Kies nu deze nieuwe map door erop te klikken en kies daarna OK. De en wij 6.1 Boekhouden - Informatica 35

36 In het veld Vaste eenheid wordt nu het pad aangegeven waar de back-up zal worden bewaard. Kies Uitvoeren. Laat het systeem rustig werken. De balk geeft de status aan. BOB 50 nummert elke back-up, maar geeft de inhoud ervan niet weer. We moeten dus zelf een lijst bijhouden met het nummer van de back-up en de bijbehorende inhoud. Om de gegevens van de back-up te kennen, kiezen we het tabblad Herstellen. We leggen nu manueel een lijst aan waarin we informatie noteren over deze back-up volgens het onderstaande model. Datum Naam dossier Nr. back-up Omschrijving 04/07/ Kronos BOB/05 Dagboek OPE beginsituatie vóór centralisatie Noteer zorgvuldig de datum, het dossiernummer, het back-upnummer en de inhoud. Berg de lijst op in je werkmap. Telkens als we een reeks boekingen hebben verricht, zullen we een back-up maken alvorens te centraliseren. Nu we van deze situatie een back-up hebben gemaakt, kunnen we met een gerust gemoed centraliseren. Mochten we achteraf toch nog fouten vinden, dan kunnen we deze back-up terugzetten via Herstellen en vanuit de oude situatie opnieuw beginnen. Sluit het deelscherm door op het kruisje te klikken. 4 Herstellen Belangrijk vooraf Vooraleer een back-up terug te zetten, is het noodzakelijk dat alle openstaande boekingen eerst gecentraliseerd worden. Een back-up overschrijft de bestaande toestand. Aangezien wij altijd een back-up maken van openstaande boekingen (niet-gecentraliseerd), kan dit conflicten geven met andere openstaande boekingen. Om een dossier terug te zetten, gaan we te werk zoals bij een back-up. We kiezen de module BOB 50 System. Kies Onderhoud > Backup/Restore. 36 Openingspost, back-up/restore en centraliseren

37 Kies het tabblad Herstellen. Selecteer de back-up die je wilt terugzetten en kies Laat het systeem rustig werken. Sluit het menu met het kruisje. Sluit de module met het kruisje. Uitvoeren. 5 Centraliseren De beginsituatie bij Kronos is op dit ogenblik nog niet gecentraliseerd. Dat betekent dat de bedragen nog niet op de rekeningen staan, maar voorlopig werden genoteerd in een dagboek. Als de gegevens eenmaal gecentraliseerd zijn, zijn wijzigingen niet meer mogelijk. Daarom is het van primordiaal belang alle voorlopige boekingen grondig te controleren. Als een verrichting in een dagboek in evenwicht is, wordt de knop Opslaan actief. Met deze functie worden de gegevens slechts voorlopig opgeslagen. Je kunt nog altijd wissen, corrigeren of een regel tussenvoegen. Pas als je kiest voor centralisatie, worden de bedragen ingeschreven op de rekeningen en is het aanbrengen van wijzigingen niet meer mogelijk. Nu we een kopie (back-up) hebben opgeslagen van de boekingen in het diversendagboek OPE, kunnen we het dagboek centraliseren. Open de module BOB 50 en het dossier 95. Open het dagboek OPE. Het pakket biedt verschillende mogelijkheden om te centraliseren. 5.1 Centraliseren vanuit het dagboek OPE Kies Boekhouding & Financiën > Ingaven > Individuele ingaven > Diverse posten. Open het dagboek OPE. Kies onderaan in het dagboek Centraliseren. De h@ndel en wij 6.1 Boekhouden - Informatica 37

38 5.2 Centraliseren via Ingaven > Te centraliseren Kies het tabblad Boekhouding & Financiën > Ingaven > Te centraliseren. Klik in de regel om te selecteren of kies Alles selecteren. Kies Verrichting uitvoeren. Het systeem geeft via een deelscherm de status aan. Laat het rustig werken. Sluit het scherm met het kruisje. 5.3 Centraliseren via Beheer van de ingaven Kies het tabblad Boekhouding & Financiën > Ingaven > Beheer van de ingaven. Hier geeft het systeem aan dat er drie journaalposten moeten worden gecentraliseerd en dat de volgende boekpost het nummer 4 zal krijgen. Klik in de regel OPE Diverse posten opening om het dagboek te selecteren. 38 Openingspost, back-up/restore en centraliseren

39 Kies Centraliseren. Dit scherm geeft tevens een overzicht van de bewerkingen die al of niet werden uitgevoerd. 6 Controle van de grootboekrekeningen na centralisatie Kies in het tabblad Boekhouding & Financiën > Afdrukken > Grootboek > Algemene rekeningen. Vul dit scherm in zoals hierboven aangegeven. Kies. De h@ndel en wij 6.1 Boekhouden - Informatica 39

40 Ga met de pijltjes bovenaan in het scherm naar de volgende bladzijde. Om een gecentraliseerd journaal van een dagboek af te drukken, kiezen we in het tabblad Boekhouding & Financiën > Afdrukken > Dagboeken. 40 Openingspost, back-up/restore en centraliseren

41 Vul dit scherm in zoals aangegeven hierboven. Kies in de rechtermarge Afdrukken of Afdrukvoorb. Noot: Dit dagboek vind je online in de map Pdf BOB, bestand: 95 OPE beginsituatie. Opdracht Vergelijk deze afdruk met de afdruk voor centralisatie. Wat is het verschil? 7 Periodebeheer Na het centraliseren van de openingspost kunnen we de beginperiode die aangeduid wordt met **/20.., afsluiten. Zodra we beginnen met de boekhoudkundige verrichtingen, kiezen we een nieuwe periode om in te werken. Voor dit dossier werken we in januari Kies het tabblad Boekhouding & Financiën > Extra > Periodebeheer. Vink de periode 01/201.. aan. De h@ndel en wij 6.1 Boekhouden - Informatica 41

42 4 AANKOOPFACTUREN INBOEKEN 4.1 Aankopen handelsgoederen Aankoopfactuur met handelskorting FACTUUR DOLORES Handelskaai Kortrijk Telefoon Fax KRONOS AF/1 05/01/20.. Kronos bvba Ledeganckkaai Antwerpen Klantnummer Factuurnummer Ondernemingsnr. Klant Datum Vervaldag K1040 P/0806 BE /01/ /01/20.. Artikel Omschrijving Aantal EHP Bruto Korting 3 % Netto Btwcode 18/03 Badmuts 20 2,10 42,00 1,26 40, /05 Duikbril 20 4,87 97,40 2,92 94, /7 Scheenlap 20 9,50 190,00 5,70 184,30 2 Totaal bruto Handelskorting 3 % Basis Btw % Btw-bedrag Terugstuurbare verpakking Totaal 329,40 9,88 319, ,10 386,62 Ondernemingsnummer BE RPR Kortrijk Bankrelatie BE BIC BBRUBEBB 42 Aankoopfacturen inboeken

43 Verkenning 1 Reken deze aankoopfactuur na in Excel. Gebruik hiervoor het bestand AF&ICN 1-26 Rekenschema. Je vindt dit bestand online in de map Invulbestanden. Verklaar hoe de btw op de factuur werd berekend. 2 Ontleed de factuur aan de hand van een boekhoudfiche. Stel je daarbij de volgende vragen: 2.1 Wat betekent het bedrag in de boekhouding? 2.2 Welke soort rekening moeten we bijwerken en wat is het nummer van die rekening? 2.3 Wordt de rekening vermeerderd of verminderd? 2.4 Wordt de rekening gedebiteerd of gecrediteerd? 3 Boek deze factuur op rekeningen. 4 In welke roosters van de btw-aangifte komen welke bedragen? De btw-handleiding helpt je hierbij. Deze handleiding vind je online in de map Documenten, bijlage Open het boekhoudpakket BOB en open de leveranciersfiche Dolores. 5.1 Controleer of op het tabblad D/C Lev. het bedrag van de schuld overeenkomt met het bedrag van de openingspost. 5.2 Voorzie op het tabblad Fact. een handelskorting van 3 %. 6 Maak de coderingsfiche op als voorbereiding op het inboeken van deze aankoopfactuur in BOB 50. Gebruik hiervoor het rekeningenstelsel en de btw-voeten. Je vindt deze documenten online in de map Pdf BOB. 7 Open het dagboek Aankopen. Boek aan de hand van de coderingsfiche deze aankoopfactuur in het dagboek Aankopen. Ter zake 1 Analyse Het aankopen van handelsgoederen wordt in de boekhouding opgenomen als een bedrijfskost. De verkregen handelskorting vermindert de bedrijfskosten. Om de boekhouding te kunnen gebruiken als beleidsinstrument moet ze informatie geven over de samenstelling van de kosten. Daarom boeken we de aankopen handelsgoederen en de handelskorting op afzonderlijke rekeningen. In het rekeningenstelsel vinden we de kostenrekeningen: Aankopen handelsgoederen, die gedebiteerd wordt voor vermeerdering van de kosten Handelskortingen op aankopen (-), die gecrediteerd wordt voor verminderingen. Het btw-bedrag dat de onderneming betaalt aan haar leverancier, kan ze terugvorderen van de overheid. Het is een vordering op ten hoogste 1 jaar. In klasse 4 kiezen we uit de groep 41 de activarekening Aftrekbare btw, die gedebiteerd wordt voor vermeerderingen. Het totale factuurbedrag zijn we verschuldigd aan de leverancier. We boeken deze schuld op de creditzijde van de passivarekening Leveranciers. De h@ndel en wij 6.1 Boekhouden - Informatica 43

44 2 Boekhoudfiche Document Verrichting Aankoopfactuur AF/1 Aankoop van handelsgoederen Redenering A/P K/O +/- D/C Rek. nr. Rek. naam Bedrag in EUR D C Bedrijfskosten + K + D Aankopen handelsgoederen 329,40 Bedrijfskosten - K - C Handelskortingen op Aankopen (-) 9,88 Vordering op de overheid + A + D Aftrekbare btw 67,10 Schuld aan de leverancier + P + C Leveranciers 386,62 Extracomptabele informatie voor btw-aangifte: maatstaf van heffing 319,52 EUR Noot: We lezen een boekhoudfiche horizontaal als volgt: Bedrijfskosten + = Bedrijfskosten vermeerderen. K + D = We kiezen een kostenrekening. Kostenrekeningen vermeerderen langs de debetzijde. Het nummer van de gekozen rekening is 60400, de naam is Aankopen handelsgoederen. Deze rekening wordt gedebiteerd voor 329,40 EUR. Rekeningnummers spreken we uit als zestig vierhonderd en vierenveertig drie nullen (we gebruiken geen duizendtallen). 3 Boeking op rekeningen D Leveranciers + C D Aankopen handelsgoederen - C 386,62 329,40 D Handelskortingen op aankopen (-) - C 9,88 D Aftrekbare btw - C 67,10 44 Aankoopfacturen inboeken

45 4 Btw-aangifte Handelingen Belasting (btw) II Uitgaande III Inkomende IV Verschuldigde V Aftrekbare , , VI Saldo VII Voorschot Coderen als voorbereiding op het boeken in BOB Gebruik hiervoor het rekeningenstelsel en de btw-voeten uit BOB. Je vindt de documenten online. De leveranciersnummers vind je vooraan in het boek. Als boekingsdatum gebruiken we de datum van de ontvangst van de factuur (zie stempel). Coderen van aankoopfacturen Geboekt Boekingsdatum factuur 05/01/20.. Eigen nummer AF/1 Extern nummer P/0806 Vervaldag 31/01/20.. Leveranciersnummer 1019 Leveranciersnaam Dolores Rekeningen Bedrag D/C Btw Mvh Reg Btw-bedrag Totaal bedrag factuur 386,62 C Toe te wijzen rek. nr.: ,40 D 329,40 HG 69,17 Toe te wijzen rek. nr.: ,88 C -9,88 HG -2,07 Toe te wijzen rek. nr.: Totaal btw-bedrag 67,10 D 319,92 Controle D = C 329, ,10 = 386,62 + 9,88 Controle btw-totaal 67,10 De h@ndel en wij 6.1 Boekhouden - Informatica 45

46 6 Boeken in BOB 6.1 Leveranciersfiche Kies in het tabblad Boekhouding & Financiën > Bestand > Leveranciers > Lijst of kies in de uitschuifbalk naast het pictogram Leveranciers in de pictogrammenbalk voor Lijst. Kies in het veld Sleutel voor Naam. Tik in het veld Opzoeken de eerste letters van de te zoeken leverancier, hier Dolores. Dubbelklik op de rij waar de cursor staat. 46 Aankoopfacturen inboeken