De en wij. Boekhouden - Informatica. Magda Snoeck Inge De Deken Hans Waerniers. Copyright

Transcriptie

1 De en wij Boekhouden - Informatica Magda Snoeck Inge De Deken Hans Waerniers

2 6.1 De en wij Boekhouden - Informatica Magda Snoeck Inge De Deken Hans Waerniers Plantyn

3

4 De handel en wij INHOUD DEEL 1 5 BOEKHOUDEN IN DE ONDERNEMING 5 1 Kennismaking met Kronos 7 1 Persoonlijke gegevens 7 2 Een greep uit het assortiment 7 3 Enkele leveranciers 9 4 Enkele klanten 10 5 Personeel 11 1 Organisatieschema van de onderneming 11 2 Personeelsgegevens 11 2 Het organogram van een onderneming 12 1 Organogram van Kronos 12 2 Soorten organisatiestructuren 15 3 Het organogram van een administratieve (financiële en boekhoudkundige) afdeling 17 3 Plannen en vergaderen 19 1 Plannen werkt ontspannend 19 2 Vergaderen 24 3 Werkplanning met elektronische agenda 30 Test je kennis 44 4 Efficiënte communicatie 48 1 Communicatie 48 2 Huisstijl 54 3 Sjabloon ontwikkelen voor brief in venster enveloppe 60 4 Elektronische post 81 Test je kennis 96 5 Verrichtingen met het buitenland Documenten bij internationale handel Indeling internationale handel Documenten bij intracommunautaire handel Documenten bij internationale handel met een derde land Incoterms Het internationale betalingsverkeer: begrippen Prijsvorming op de wisselmarkt De rol van de EU in het monetaire beleid 134 Test je kennis De btw De btw: een verbruiksbelasting De btw-aangifte en rekeninguittreksel De ICL-kwartaalopgave Jaarlijkse lijst van de btw-belastingplichtige afnemers (klantenlisting) 153 Test je kennis Algemene instellingen in een boekhoudpakket Backup/Restore en centraliseren Backup Restore Centraliseren beginsituatie Controle van de grootboekrekeningen na centralisatie Aankoopfacturen inboeken Aankopen handelsgoederen Aankoopfactuur met handelskorting Aankoopfactuur met aankoopkosten en financiële korting Aankoopfactuur met 2 btw-tarieven, financiële korting en terug te sturen verpakking Creditnota s voor retourzendingen Creditnota voor retour van handelsgoederen Creditnota voor retour van verpakking 225 De h@ndel en wij BI 6.1 3

5 De handel en wij 3 Aankoopfactuur voor diensten en diverse goederen Aankopen van investeringsgoederen Aankopen van materiële vaste activa Aankopen van immateriële vaste activa Oprichtingskosten Aankoopfactuur voor werken in onroerende staat Aankoopfactuur voor intracommunautaire verwervingen Aankoopfactuur voor invoer uit niet EU-landen Invoer met verlegging van heffing: aankoopfactuur goederen Invoer met verlegging van heffing: factuur douane-expediteur Invoer zonder verlegging van heffing: aankoopfactuur goederen Invoer zonder verlegging van heffing: factuur douane-expediteur 310 Test je kennis Controleren en centraliseren Verkoopfacturen en uitgaande creditnota s opmaken en inboeken Verkoopfacturen voor handelsgoederen Eenvoudige verkoopfactuur Verkoopfactuur met handelskorting Verkoopfactuur met handelskorting, financiële korting en aangerekende kosten Verkoopfactuur met twee btw-tarieven en terugstuurbare verpakking Uitgaande creditnota s Uitgaande creditnota voor teruggestuurde goederen Uitgaande creditnota voor retour ontvangen verpakking Verkoopfacturen voor levering buiten België Verkoopfactuur voor intracommunautaire levering Verkoopfactuur voor export Verkoopfactuur voor verkoop van vaste activa Winkelverkopen zonder factuur 386 Test je kennis Controleren boekingen en back-up nemen vóór centralisatie Controleren en printen van de te centraliseren dagboeken Centraliseren van de verkoopfacturen en uitgaande CN s Raadplegen gecentraliseerde boekingen Btw-aangifte en kwartaalopgave Betalingen en inningen De Europese overschrijving Elektronische betalingen via Isabel Boekhoudkundige registratie van betalingen in EUR zonder financiële korting Boekhoudkundige registratie van betalingen in EUR met financiële korting en uitgaande creditnota Boekhoudkundige registratie van inningen in EUR zonder financiële korting Boekhoudkundige registratie van inningen in EUR met financiële korting Boekhoudkundige registratie van ontvangen voorschotten Boekhoudkundige registratie van ontvangsten uit contante winkelverkopen Boekhoudkundige registratie van betalingen in vreemde munt Boekhoudkundige registratie van inningen in vreemde munt 465 Test je kennis Debiteurenbeheer Klantvorderingen zelf beheren versus outsourcen Boekhoudkundige verwerking bij tussenkomst van een kredietverzekeraar Klantenlijsten genereren en aanmaningen opmaken in BOB Financiële verrichtingen Financiering met eigen vermogen Kapitaal Uitgiftepremies Reserves en overgedragen winst Financiering met vreemd vermogen op lange termijn Investeringskrediet Leasing Financiering met vreemd vermogen op korte termijn De h@ndel en wij BI 6.1 Test je kennis 532

6 De handel en wij DEEL 1 BOEKHOUDEN IN DE ONDERNEMING De h@ndel en wij BI 6.1 5

7 De handel en wij 6 De h@ndel en wij BI 6.1

8 1 Kennismaking met Kronos 1 KENNISMAKING MET KRONOS 1 Persoonlijke gegevens KRONOS bvba is een handelsvennootschap in de wereld van de casual kleding en de sportkleding. KRONOS stelt haar eigen collectie samen. Daarvoor heeft ze een stylist in huis die regelmatig de internationale stoffenbeurzen in Parijs, Firenze, Rotterdam en München bezoekt. Daarna worden de modellen ontworpen bij KRONOS. De confectie gebeurt door buitenlandse ateliers. Elke nieuwe collectie wordt geshowd in de showroom van KRONOS in Antwerpen en verder aan de klantendetaillisten voorgesteld door vertegenwoordigers. KRONOS is de naam van het bedrijf en ook van het huismerk. De naam is met zorg gekozen. In de Griekse mythologie is Kronos de jongste der titanen, een reuzengeslacht. Volgens de Griekse mythologie heerst Kronos op de eilanden der gelukzaligen. De zaakvoerder van KRONOS vond dit een passende naam voor de kleding die hij verkoopt: de collectie is reuzemooi en wie de kleding draagt, voelt er zich goed in. KRONOS Mathis Valke Ledeganckkaai ANTWERPEN Tel Fax Mail Kronos@plantyn.com Website Ondernemingsnummer BE RPR Antwerpen Fortis BIC GEBABEBB, IBAN BE Bank van Breda BIC JVBABE22 IBAN BE Een greep uit het assortiment Bij Kronos krijgen de artikelen een code waarmee herkend kan worden tot welke groep ze behoren. Zo staat: MAG voor Magazines HER voor Herenkleding DAM voor Dameskleding SPH voor Sportkleding heren SPD voor Sportkleding dames ACC voor Accessoires. Goederen onderworpen aan 6 % btw Art. nr. Omschrijving Leveranciernr. Aankoopprijs in EUR (excl. btw) Verkoopprijs in EUR (excl. btw) MAG01 Basket: reglement ,99 21,61 MAG02 Leren lopen in 10 weken ,50 15,99 MAG03 Trainen met een Polar -hartslagmeter ,95 28,21 Deel 1 Boekhouden in de onderneming De h@ndel en wij BI 6.1 7

9 1 Kennismaking met Kronos Goederen onderworpen aan 21 % btw Art. nr. Omschrijving Leveranciernr. Aankoopprijs (excl. btw) Verkoopprijs (excl. btw) SPH101 Short wijnrood ,00 38,76 SPH102 Polo beige ,00 27,19 SPH103 Training zwartbruin ,00 104, 86 SPH104 T-shirt zilvergrijs ,00 16,49 SPH105 Bermuda ,00 36,89 SPH107 Tennispolo wit met groene streep ,00 83,34 SPH108 Hemd korte mouwen ,90 79,22 SPH109 Hemd lange mouwen ,90 89,00 SPH110 T-shirt papyruswit ,20 44,57 SPH111 Zwemslip ,99 34,99 SPH112 Zwemshort ,44 30,00 SPH113 Zwembroek lang ,83 26,55 HER150 Broek jeans donkerblauw ,50 91,94 HER151 Polo robijnrood ,40 46,15 HER152 Pull V wol ,80 67,33 HER153 Pull O ,50 80,21 HER154 Pull V katoen ,50 80,21 HER155 Broek geribd fluweel ,00 102,77 HER156 Polo dennengroen ,00 60,88 HER157 T-shirt wit ,00 46,99 HER158 Gilet met rits antracietgrijs ,20 89,77 SPD201 Short spin ,21 37,63 SPD202 Broek jogging ,58 38,99 SPD203 T-shirt ,66 22,07 SPD204 Broek ¾ katoen wit ,62 34,88 SPD205 Bermuda marine en wit ,99 54,38 SPD206 Pull rits ,24 48,00 SPD207 Vest clima ,00 82,34 SPD208 Vest regen ,50 38,99 SPD209 Bermuda ,88 41,67 SPD210 Broek ¾ katoen beige ,00 55,87 SPD211 Polo streep ,50 64,77 SPD212 Zwempak ,90 32,05 DAM250 T-shirt streep ,45 45,78 DAM251 Bloes linnen zandkleur ,90 105,88 DAM252 Gilet rits mosgroen ,68 85,55 DAM253 Bloes lange mouwen wit ,00 78,77 DAM254 Pull O ,00 49,77 DAM255 Pull V wol ,99 49,50 DAM256 Jasje zonder mouwen bruine ruiten ,99 60,59 DAM257 Broek jeans ,00 74,88 Art. nr. Omschrijving Leveranciernr. Aankoopprijs in EUR (excl. btw) Verkoopprijs in EUR (excl. btw) ACC01 Kousen zijde en wol zwart ,70 9,71 ACC02 Badmuts ,10 4,08 ACC03 Duikbril ,87 7,81 ACC04 Zijden sjaal unicolor ,60 52,00 ACC05 Scheenlap ,50 19,62 8 De h@ndel en wij BI 6.1 Deel 1 Boekhouden in de onderneming

10 1 Kennismaking met Kronos 3 Enkele leveranciers Lev. nr. Naam Straat Postcode Woonplaats Tel. Bank RPR Ondernemingsnr Electrabel Regentlaan BRUSSEL Brussel BE Belgacom Koning Albert II-laan BRUSSEL Brussel BE Mobistar Kolonel Bourgstraat BRUSSEL Brussel BE AWW (Antwerpse Waterwerken) Mechelsesteenweg ANTWERPEN Antwerpen BE Sage BobSoftware Quai Mativa LUIK Luik BE Buro Market Antwerpen Noorderlaan ANTWERPEN Antwerpen BE Albatros Place Dumont STOKKEL Brussel BE Cibella Via Gallo IT-FIRENZE IT Parlons chiffons 12, rue Saint Benoit FR-VILLIERS/MARNE FR Créteil FR De Pc-Dokter bvba Montignystraat 109A 2018 ANTWERPEN Antwerpen BE BDM verzekeringen nv Entrepotkaai ANTWERPEN Antwerpen BE JB Textiles Ijzersteden NL-TB ENSCHEDE NL85 RABO NL B01 Deel 1 Boekhouden in de onderneming De h@ndel en wij BI Tina Florian Neuenstädter Strasse DE-NEUENSTADT DE DE Piedro (leder) Via Galileo Galilei IT-MILANO IT93b Milano IT Bomonde Koningsdreef TORHOUT Brugge BE Bagatelle (accessoires) Afrikalaan GENT Gent BE Nominette (etiketten) Industrieweg ERPE-MERE Dendermonde BE Rigoletto (schoenen) Gouverneur Roppesingel HASSELT Hasselt BE Dolores Handelskaai KORTRIJK Kortrijk BE SD Worx Brouwersvliet ANTWERPEN Antwerpen BE Garage Secura Merksemsebaan WIJNEGEM Antwerpen BE De Post Muntcentrum 1000 BRUSSEL Brussel BE Carglass Trichterheideweg HASSELT Hasselt BE Financial Media (CFO Magazine) Stratem 11, bus AALTER Gent BE ABS Schoonmaak Sterlingerstraat ANTWERPEN Antwerpen BE Anton Varas (zilveren juwelen) Plaza Borda 2 TAXCO (MEXICO) Mabel Haechtsesteenweg EVERE BRUSSEL Brussel BE Wo sang C.C.Shaukiwan, Flat B, 17/F HONG KONG Rajatco R-7 Gopal Park AZADPUR DELHI, INDIA

11 1 Kennismaking met Kronos 4 Enkele klanten Klant-nr. Naam Straat en nr. Postcode Woonplaats Telefoon RPR Ondernemingsnummer 2001 Paprica De Bruynlaan WILRIJK Antwerpen BE Brufil Maria-Christinastraat BRUSSEL Brussel BE Handtas en Co Havermarkt HASSELT Hasselt BE Esplanade Lange Zoutstraat AALST Aalst BE Bijou Store Meir ANTWERPEN Antwerpen BE Aspasia Tacambaroplein OUDENAARDE Oudenaarde BE Belle Oude Vest DENDERMONDE Dendermonde BE Aristocrate Tolbareel BRASSCHAAT Antwerpen BE Safari Schriekbos ZOERSEL Antwerpen BE Diana Sports Sint-Jansstraat BONHEIDEN Mechelen BE ZAPPA (schoenen) Koolmijnlaan HEUSDEN-ZOLDER Hasselt BE Saffraan Pelgrimslaan ZELLIK Brussel BE Greenhouse Brusselse steenweg ASSE Brussel BE Sir Patrick Papestraat IZEGEM Kortrijk BE Francesca B. Stormestraat WAREGEM Kortrijk BE Marie Grinelle Duinkerkelaan DE PANNE Veurne BE Boboli Bronstraat WELLEN Tongeren BE Calixte 89, Rue de la Monnaie LILLE FR Stephen Nelson 153 Bell Street NW1 6TL LONDON GB Sabina Berke Unter den Linden BERLIN DE Carlotta Knokkeweg AALTER Gent BE Daikalu Nichiei BLDG, Sth Floor OSAKA, JAPAN Raj Textiles 106 Commerce Centre Goregaon East MUMBAI, INDIA De h@ndel en wij BI 6.1 Deel 1 Boekhouden in de onderneming

12 1 Kennismaking met Kronos 5 Personeel 1 Organisatieschema van de onderneming Zaakvoerder Mathis Valke CFO (Chief Financial Officer) Ciska De Roeck Aankoopmanager Claire Dufaux Logistiek manager Vincent Ransbeek Verkoopmanager Arne Schoonhoven Boekhouder Michiel Fobert Aankoopmedewerker Kristina Ibens Magazijnmeester Jasper Putman Logistiek medewerker Robin Vissers Commercieel medewerker binnendienst Marjolein Colle Leyla Ugulur Verkopers buitendienst Arthur Sanders Elise Lamont Fien Lesaffre Assistent boekhouder Pieter Sabbe Receptie Julie Geldof 2 Personeelsgegevens Bedienden Naam Adres Postnummer Plaats Brutowedde In EUR Schaal Mathis Valke De Gerlachekaai 17 bus ANTWERPEN 4 200, Ciska De Roeck Rubenslei 36 bus ANTWERPEN 3 460, Arne Schoonhoven Holleweg BOECHOUT 3 250, Vincent Ransbeek Corneel Smitslei BORSBEEK 2 980, Claire Dufaux Eikendreef KAPELLEN 3 100, Michiel Fobert Villerslei SCHOTEN 2 660, Pieter Sabbe Grote Dries EDEGEM 1 900, Kristina Ibens Kleistraat AARTSELAAR 1 960,00 0 alleen Marjolein Colle Lode Zielenslaan ANTWERPEN L.O ,00 0 alleen Leyla Ugulur Sint-Hubertusstraat BERCHEM 1 900, Julie Geldof Kapelleveld WOMMELGEM 1 920,00 0 alleen Arthur Sanders Zakstraat RANST 2 000, Elise Lamont Oude Kerkstraat KRUIBEKE 2 030, Fien Lesaffre Elf-Julistraat MORTSEL 2 015, Arbeiders Naam Adres Postnr. Plaats Brutoloon Schaal Gezinstoestand* Gezins- In EUR/uur toestand* Jasper Putman Smissestraat SINT-NIKLAAS 16, Robin Vissers Akkerwindestraat ANTWERPEN L.O. 14, * Gezinstoestand = aantal kinderen ten laste. Deel 1 Boekhouden in de onderneming De h@ndel en wij BI

13 2 Het organogram van een onderneming 2 HET ORGANOGRAM VAN EEN ONDERNEMING 1 Organogram van Kronos Verkenning Maak het organogram van Kronos in Word via SmartArt. Tips Kies in het tabblad Pagina-indeling voor een liggende afdrukstand via de knop Kies in het tabblad Invoegen SmartArt via de knop en kies voor hiërarchie met meerdere niveaus de knoppen: en. Tik in elk vak de tekst in. Wil je het lettertype aanpassen, dan selecteer je bovenaan het scherm het tabblad Start. 12 De h@ndel en wij BI 6.1 Deel 1 Boekhouden in de onderneming

14 2 Het organogram van een onderneming Ter zake 1 Begrip organogram Een organogram geeft schematisch de verschillende afdelingen van een bedrijf weer evenals de namen van de personen die voor de afdeling verantwoordelijk zijn en de functies die ze uitoefenen. In een organogram staan de personen met de hoogste functie bovenaan. De verbindingslijnen en de plaats van de verschillende afdelingen in het organogram geven de onderlinge relaties weer. Als we de verticale verbindingslijnen bekijken van boven naar onder, vinden we wie leiding geeft. Als we die verbindingslijnen van onder naar boven bekijken, weten we wie moet rapporteren aan welke persoon. De horizontale verbindingslijnen tussen de vakjes geven weer wie op dezelfde hoogte staat in het bedrijf. 2 Een organogram maken in Word Organogrammen maak je in Word 2007 via het tabblad Invoegen, waar je kiest voor SmartArt via de knop. Vervolgens selecteer je Hiërarchie met meerdere niveaus als volgt: Zodra je de muis beweegt in het modelorganogram, verschijnen er bovenaan twee nieuwe tabbladen met hulpmiddelen voor SmartArt. Elk tabblad biedt in het brede lint eronder specifieke selectiemogelijkheden voor het ontwerp en de opmaak. Deel 1 Boekhouden in de onderneming De h@ndel en wij BI

15 2 Het organogram van een onderneming De kleur stel je in via de knop De namen en de functies van de personeelsleden tik je in de vakken. Om het lettertype te selecteren, ga je terug naar het tabblad Start, met het bijbehorende brede lint aan instructies. Klik je met je rechtermuisknop op de rand van een tekstvak, dan kun je de hiërarchie nog verder uitbreiden met de selecties. De vorm van het tekstvak kun je aanpassen door met je linkermuisknop te klikken op de hoeken en de middelste bolletjes. Er verschijnt een dubbele pijl en je kunt de vorm uitrekken of kleiner maken. Het organogram bewaar je en druk je af via de Office-knop. In de praktijk In jullie team heeft elk van jullie een bepaalde functie. Maak het organogram van jullie team. 14 De en wij BI 6.1 Deel 1 Boekhouden in de onderneming

16 2 Het organogram van een onderneming 2 Soorten organisatiestructuren Ondernemingen kunnen hun organisatie structureren op verschillende manieren. Bij Kronos is de organisatiestructuur goed uitgebouwd. In andere, kleine of opstartende ondernemingen is de organisatiestructuur nog zeer rechtlijnig, zoals in de volgende voorbeelden. Voorbeeld van een organogram in een zakenkantoor Voorbeeld van een organogram in een startende productieonderneming die designverlichting maakt Directeur bedrijf Designer Aan- en verkoopverantwoordelijke Arbeider Arbeider Administratief medewerker Verkenning Teken deze organogrammen in Word. Ter zake 1 Lijnorganisatie De eenvoudigste en oudste organisatiestructuur is een platte structuur van gelijkwaardige functies met aan het hoofd één leidinggevende. Voorbeelden hiervan vinden we in kleine zakenkantoren, kleine immobiliënkantoren en kleine scholen waar één directeur de leiding heeft over het korps van leraren. Deel 1 Boekhouden in de onderneming De h@ndel en wij BI

17 2 Het organogram van een onderneming In dergelijke rechtlijnige organisaties heerst er eenheid van leiding en bevelvoering. Dit maakt deze organisaties overzichtelijk. Beslissingen kunnen snel worden genomen en er wordt vlot gecommuniceerd. Maar zodra de organisatie te groot wordt of geconfronteerd wordt met te complexe problemen, is de bedrijfsleider al snel overbelast. 2 Lijnstaforganisatie Wanneer de taak van directeur in een lijnorganisatie te zwaar geworden is, zal hij zich laten bijstaan door één of meer specialisten, stafleden genoemd. Het zijn deskundigen die voor de directeur bepaalde specifieke problemen uitdiepen en hierover advies geven aan de directeur. Een staflid kan bijvoorbeeld een jurist zijn die de directeur bijstaat op juridisch vlak. Het kan ook een industrieel ingenieur zijn, een designer of een milieudeskundige. 3 Functionele organisatie De meeste organisaties in het bedrijfsleven zijn functionele organisaties. De verschillende functies zoals verkoop, productie, boekhouding zijn ondergebracht in afzonderlijke afdelingen per functie. Aan het hoofd van elke afdeling staat een verantwoordelijke. Op die manier kan de organisatie complexere problemen aan. De leidinggevenden van elke afdeling vormen samen de top van de organisatie onder leiding van de algemeen directeur. Verantwoordelijke aankoop Verantwoordelijke productie Verantwoordelijke verkoop Verantwoordelijke administratie 16 De h@ndel en wij BI 6.1 Deel 1 Boekhouden in de onderneming

18 2 Het organogram van een onderneming 3 Het organogram van een administratieve (financiële en boekhoudkundige) afdeling Algemeen Directeur (CEO) Aankoopmanager Productiemanager Verkoopmanager Kwaliteitscoördinator HRverantwoordelijke Hoofdboekhouder Leveranciersboekhouding Facturatie ERPverantwoordelijke Chief Financial Office(CFO) Interne audit Secretariaat Verkenning Teken dit organogram in Word. Deel 1 Boekhouden in de onderneming De h@ndel en wij BI

19 2 Het organogram van een onderneming Ter zake Het organogram dat je nu getekend hebt, is een voorbeeld van hoe de administratieve, financiële en boekhoudafdeling gestructureerd kan zijn in een internationaal georiënteerd productiebedrijf of handelsbedrijf. We bespreken het organogram. De algemene leiding is in handen van de CEO (Chief Executive Officer) of algemeen directeur. In een functionele organisatie staat de CFO (Chief Financial Officer) of financiële directeur aan het hoofd van de boekhoudafdeling. Hij is lid van het directiecomité samen met de overige managers (zie rode cellen) onder leiding van de CEO of algemeen directeur. De CFO laat zich in zijn staffunctie bijstaan door een interne audit die de volledige organisatie nauwlettend in het oog houdt en helpt bij het beheersen van de financiële, wettelijke en organisatorische risico s. In lijnfunctie onder de bevoegdheid van de CFO functioneren de HR-verantwoordelijke of personeelsdirecteur, de hoofdboekhouder, de ERP-verantwoordelijke en het secretariaat. HR staat voor human resources. Dit kunnen we naar analogie van natural resources (natuurlijke rijkdom) vrij vertalen als menselijke rijkdom. De term wil laten verstaan dat mensen in het bedrijf zeer waardevol zijn en behoren tot de rijkdom van het bedrijf. ERP staat voor Enterprise Resource Planning. Hier gaat het om het beheren van de bedrijfssoftware. Met ERP-software worden alle bedrijfsprocessen, zoals voorraadsystemen, bedrijfsadministratie en logistiek, verbonden in één elektronisch intern netwerk. Met één uniforme software worden alle gegevens door het bedrijf gestuurd, aangepast en geconsulteerd door de personen die hiertoe machtiging hebben. Het secretariaat zorgt voor alle administratie van de financiële afdeling. De hoofdboekhouder doet de nodige financiële verrichtingen, maakt de btw- en intrastat-aangifte op en bereidt voor de CFO de maandafsluiting voor. Onder de hoofdboekhouder werken de hulpboekhouders in de leveranciersboekhouding en de facturatie. In de praktijk Ook een universiteit heeft een organisatiestructuur. Surf naar Ga na welke diensten er onder elke groene stip zitten en teken het geheel uit in een organogram. 18 De en wij BI 6.1 Deel 1 Boekhouden in de onderneming

20 3 PLANNEN EN VERGADEREN 1 Plannen werkt ontspannend Stress wordt een alsmaar groter probleem op de werkvloer. Drie jaar geleden onderzocht het humanresourcesdienstenbedrijf SD Worx met welke werknemersproblemen werkgevers vooral geconfronteerd worden. Onlangs werd dat onderzoek nog eens overgedaan en er bleken een aantal opvallende verschuivingen te zijn. De top vijf van werkgeversbezorgdheden voor het personeel: Huidige peiling Vorige peiling Stressgevoel bij werknemers 56 % 51 % Langdurige ziekte van werknemers 38 % 33 % Ontevredenheid bij werknemers 35 % 42 % Ziekteverzuim 34 % 46 % Personeelsverloop 30 % 25 % Stress stond bij de vorige peiling op de eerste plaats. Het probleem heeft niet alleen zijn positie bewaard maar het percentage is nog toegenomen. Wellicht is er een verband tussen het eerste en het tweede probleem, zegt SD Worx. De stress neemt toe omdat ook de werkdruk toeneemt en dat kan dan weer langdurige ziektes veroorzaken. Bron: De Standaard Verkenning 1 Omschrijf in je eigen woorden wat stress is. 2 Omschrijf het begrip human resources. 3 Surf naar Kies Over SD Worx en zeg in een tweetal zinnen wat SD Worx bedoelt met Uitmuntend door evenwicht. 4 Geef een viertal oorzaken voor het ontstaan van stress. 5 Welke technieken kunnen we aanwenden om stress te vermijden? 6 Welke technieken gebruik jij als je in tijdnood dreigt te komen? Ter zake 1 Stress 1 Gezonde versus ongezonde stress Stress is een spanningstoestand van het lichaam als reactie op externe prikkels. Als er gevaar dreigt, is er adrenaline, die door stress wordt aangemaakt, nodig voor het verdedigingsmechanisme. Deze zogenaamde vecht- of vluchtreactie gaat onder meer gepaard met een stijging van de bloeddruk, scherpere zintuigen, gespannen spieren en een verlaagde pijngevoeligheid. Is het gevaar geweken, dan herstelt het lichaam de balans via de productie van stoffen die een rol spelen bij gevoelens van blijdschap, welzijn en geluk. De stress die noodzakelijk is om te overleven, noemen Deel 1 Boekhouden in de onderneming De h@ndel en wij BI

21 we gezonde of positieve stress. Ook stress die het mogelijk maakt om sportprestaties te leveren of op bepaalde ogenblikken te pieken, plaatsen we bij deze categorie. In onze huidige maatschappij heeft iedereen wel eens last van stress: huismoeders, arbeiders, bedienden, kaderleden, topmannen of -vrouwen niemand ontsnapt eraan. Ze hebben allemaal een ander soort van stress, maar uiteindelijk komt het op hetzelfde neer: ze moeten een hele dag racen tegen de klok om al hun taken op tijd af te werken. Een beetje gezonde stress kan motiverend werken, maar als het te veel wordt, lopen we het gevaar het lichamelijk, psychisch en emotioneel niet meer aan te kunnen. Als de stresssituatie te lang aanhoudt, wordt ze ongezonde stress genoemd en die kan uiteindelijk een fysieke instorting van het lichaam veroorzaken. De duur van de stressvolle situaties en de fysieke conditie van het lichaam zijn daarom de belangrijkste beslissende factoren van de manier waarop we op stress reageren. 2 Oorzaken van stress Stress kan veroorzaakt worden door: werkomgeving: hoeveelheid werk, deadlines, grote verantwoordelijkheid, eisen van klanten, onzekere toekomst relaties: problemen met collega s, vrienden, partner, baas, medewerkers, kinderen, familie eigen verantwoordelijkheid: slechte tijdorganisatie, laag zelfbeeld, verstoord evenwicht werk/thuis, geldzorgen. 3 Tekenen van stress Stress kunnen we lichamelijk, psychisch of emotioneel ervaren: lichamelijk: hoofdpijn, vermoeidheid, vage klachten en pijnen, rusteloosheid, niet meer in staat om te ontspannen psychisch: besluiteloosheid, vergeetachtigheid, slechte concentratie, gemakkelijk afgeleid zijn, te gehaast zijn bij het nemen van beslissingen emotioneel: geïrriteerd, boos, nerveus, ongerust, gespannen, ontevreden over werk en leven. 4 Technieken om met stress om te gaan Er zijn verschillende manieren en middelen om stress te bestrijden. Breng in kaart wat de oorzaak van de ervaren stress is. Dat geeft informatie over hoe het probleem aangepakt moet worden. Leer efficiënt met je tijd omgaan. Werk netjes en georganiseerd: chaos schept problemen. Las regelmatig, verspreid over de dag, kleine pauzes in. Leer je ontspannen en leer afstand nemen. Leer neen zeggen. Zorg voor een goede balans tussen werk en thuis. Eet gezond: vermijd vet en suiker. Blijf fit: ga sporten of wandelen. 2 Werkplanning 1 Principe Vaak horen we de uitspraak: Ik ben voortdurend druk bezig geweest maar ik zou je niet kunnen vertellen waarmee. Wie tot dit besluit komt, moet dringend werk maken van werkplanning. 20 De h@ndel en wij BI 6.1 Deel 1 Boekhouden in de onderneming

22 Via timemanagement, werkorganisatie en planning kunnen we stresssituaties vermijden. Nutteloze, inefficiënte en ineffectieve inspanningen moeten we naar de achtergrond verschuiven en vervangen door efficiënte en effectieve inspanningen. Centraal binnen timemanagement staat een verschuiving van de klemtoon: die ligt niet op het bezig zijn maar wel op de resultaten van dat bezig zijn. Het Pareto-principe of de 80/20-regel zegt dat 80 % van onze resultaten veroorzaakt worden door 20 % goed ingezette middelen. Voorbeelden van deze regel zijn uitspraken zoals: 20 % van de bedrijven veroorzaakt 80 % van de milieuhinder; 20 % van onze kleding dragen we gedurende 80 % van het jaar; 20 % van de klanten draagt bij tot 80 % van de resultaten. Daarom is het interessant zich toe te spitsen op die 20 % van de oorzaken of middelen. Op die manier besteden we onze tijd efficiënter. De realiteit bekijken en analyseren en onze tijd goed beheren, zijn van heel groot belang. Timemanagement betekent zichzelf organiseren en zich aanpassen aan de werkomgeving. 2 Voordelen De voordelen van timemanagement zijn onder te brengen in twee grote categorieën. 1 Timemanagement maakt een onderscheid tussen de dingen die werkelijk van belang zijn en de dingen die op de tweede plaats komen. 2 Timemanagement helpt om de tijd zo efficiënt mogelijk te gebruiken. Door de elementen die voor afleiding zorgen te beheersen, neemt de effectiviteit toe en de stress af. Deel 1 Boekhouden in de onderneming De h@ndel en wij BI