De en wij. Boekhouden - Informatica. Plantyn. Magda Snoeck Inge De Deken Hans Waerniers

Transcriptie

1 6.1 De en wij Boekhouden - Informatica Magda Snoeck Inge De Deken Hans Waerniers Plantyn

2 De site geeft je toegang tot het digitale lesmateriaal bij dit boek. Activeer jouw licentie aan de hand van de onderstaande code. Tijdens de activatie accepteer je de gebruiksvoorwaarden. Zo krijg je voor de duur van de licentie toegang tot het digitale lesmateriaal. Code PT-DHEB-2NJ5-AYUB-PV Plantyn Motstraat 32, 2800 Mechelen T F klantendienst@plantyn.com Dit boek werd gedrukt op papier van verantwoorde herkomst. Ontwerp binnenwerk: Zet Ontwerp omslag: Zet Opmaak binnenwerk: Camar bvba Illustratieverantwoording: Fotolia.com: alphaspirit, Julien Eichinger, rabbit75_ fot.; met onze dank voor de gewaardeerde medewerking aan Isabel NV/Isabel S.A en de andere firma s, instellingen en personen waarvan we de illustraties mochten publiceren. NUR 168 Plantyn nv, Mechelen, België Alle rechten voorbehouden. Behoudens de uitdrukkelijk bij wet bepaalde uitzonderingen mag niets uit deze uitgave worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand of openbaar gemaakt, op welke wijze dan ook, zonder de uitdrukkelijke voorafgaande en schriftelijke toestemming van de uitgever. Uitgeverij Plantyn heeft alle redelijke inspanningen geleverd om de houders van intellectuele rechten op het materiaal dat in dit leermiddel wordt gebruikt, te identificeren, te contacteren en te honoreren. Mocht u ondanks de zorg die daaraan is besteed, van oordeel zijn toch rechten op dit materiaal te kunnen laten gelden, dan kunt u contact opnemen met uitgeverij Plantyn. ISBN /0 D2013/0032/0313

3 INHOUD DEEL 1: BOEKHOUDEN IN DE ONDERNEMING 5 1 Kennismaking met Kronos 6 1 Persoonlijke gegevens 6 2 Een greep uit het assortiment 6 3 Enkele leveranciers 8 4 Enkele klanten 9 5 Personeel 10 1 Organisatieschema van de onderneming 10 2 Personeelsgegevens 10 2 Het organogram van een onderneming 11 1 Organogram van Kronos 11 2 Soorten organisatiestructuren 14 3 Het organogram van een administratieve (financiële en boekhoudkundige) afdeling 16 3 Plannen en vergaderen 19 1 Plannen werkt ontspannend 19 2 Vergaderen 24 3 Werkplanning met elektronische agenda 30 Test je kennis 46 4 Efficiënte communicatie 49 1 Communicatie 49 2 Huisstijl 55 3 Sjabloon ontwikkelen voor brief in venster enveloppe 61 4 Elektronische post 82 Test je kennis 97 5 Verrichtingen met het buitenland Documenten bij internationale handel Indeling internationale handel Documenten bij intracommunautaire handel Documenten bij internationale handel met een derde land Incoterms Het internationale betalingsverkeer: begrippen Prijsvorming op de wisselmarkt De rol van de EU in het monetaire beleid 135 Test je kennis De btw De btw: een verbruiksbelasting De btw-aangifte en rekeninguittreksel De btw-opgave voor de intracommunautaire handelingen Jaarlijkse lijst van de btw-belastingplichtige afnemers (klantenlisting) 161 Test je kennis Algemene instellingen in een boekhoudpakket Openingspost, back-up/restore en centraliseren Dagboek OPE openen Afdrukken niet-gecentraliseerd dagboek OPE Back-up maken Restore Centraliseren Controle van de grootboekrekeningen na centralisatie Periodebeheer Aankoopfacturen inboeken Aankopen handelsgoederen Aankoopfactuur met handelskorting Aankoopfactuur met aankoopkosten en financiële korting Aankoopfactuur met twee btw-tarieven, financiële korting en terug te sturen verpakking Creditnota s voor retourzendingen Creditnota voor retour van handelsgoederen Creditnota voor retour van verpakking Aankoopfactuur voor diensten en diverse goederen 241 De h@ndel en wij 6.1 Boekhouden - Informatica 3

4 4 Aankopen van investeringsgoederen Aankopen van materiële vaste activa Aankopen van immateriële vaste activa Oprichtingskosten Aankoopfactuur voor werken in onroerende staat Aankoopfactuur voor intracommunautaire verwervingen Aankoopfactuur voor invoer uit niet EU-landen Invoer met verlegging van heffing: aankoopfactuur goederen Invoer met verlegging van heffing: factuur douane-expediteur Invoer zonder verlegging van heffing: aankoopfactuur goederen Invoer zonder verlegging van heffing: factuur douane-expediteur 318 Test je kennis Controleren, back-up en centraliseren Verkoopfacturen en uitgaande creditnota s opmaken en inboeken Verkoopfacturen voor handelsgoederen Eenvoudige verkoopfactuur Verkoopfactuur met handelskorting Verkoopfactuur met handelskorting, financiële korting en aangerekende kosten Verkoopfactuur met twee btw-tarieven en terugstuurbare verpakking Uitgaande creditnota s Uitgaande creditnota voor teruggestuurde goederen Uitgaande creditnota voor retour ontvangen verpakking Verkoopfacturen voor levering buiten België Verkoopfactuur voor intracommunautaire levering Verkoopfactuur voor export Verkoopfactuur voor verkoop van vaste activa Winkelverkopen zonder factuur 392 Test je kennis Controleren boekingen, back-up en centralisatie Controleren en printen van de te centraliseren dagboeken Centraliseren van alle openstaande verrichtingen Raadplegen gecentraliseerde boekingen Btw-aangifte en btw-opgave voor de intracommunautaire handelingen Betalingen en inningen De Europese overschrijving Elektronische betalingen via Isabel Boekhoudkundige registratie van betalingen in EUR zonder financiële korting Boekhoudkundige registratie van betalingen in EUR met financiële korting en inkomende creditnota Boekhoudkundige registratie van inningen in EUR zonder financiële korting Boekhoudkundige registratie van inningen in EUR met financiële korting Boekhoudkundige registratie van ontvangen voorschotten Boekhoudkundige registratie van ontvangsten uit contante winkelverkopen Boekhoudkundige registratie van betalingen in vreemde munt Boekhoudkundige registratie van inningen in vreemde munt 467 Test je kennis Debiteurenbeheer Klantvorderingen zelf beheren versus outsourcen Boekhoudkundige verwerking bij tussenkomst van een kredietverzekeraar Klantenlijsten genereren en aanmaningen opmaken in BOB Financiële verrichtingen Financiering met eigen vermogen Kapitaal Uitgiftepremies Reserves en overgedragen winst Financiering met vreemd vermogen op lange termijn Investeringskrediet Leasing Financiering met vreemd vermogen op korte termijn 520 Test je kennis De h@ndel en wij 6.1 Boekhouden - Informatica

5 DEEL 1 BOEKHOUDEN IN DE ONDERNEMING De h@ndel en wij 6.1 Boekhouden - Informatica 5

6 1 KENNISMAKING MET KRONOS 1 Persoonlijke gegevens KRONOS bvba is een handelsvennootschap in de wereld van de casual kleding en de sportkleding. KRONOS stelt haar eigen collectie samen. Daarvoor heeft ze een stylist in huis die regelmatig de internationale stoffenbeurzen in Parijs, Firenze, Rotterdam en München bezoekt. Daarna worden de modellen ontworpen bij KRONOS. De confectie gebeurt door buitenlandse ateliers. Elke nieuwe collectie wordt geshowd in de showroom van KRONOS in Antwerpen en verder aan de klantendetaillisten voorgesteld door vertegenwoordigers. KRONOS is de naam van het bedrijf en ook van het huismerk. De naam is met zorg gekozen. In de Griekse mythologie is Kronos de jongste der titanen, een reuzengeslacht. Volgens de Griekse mythologie heerst Kronos op de eilanden der gelukzaligen. De zaakvoerder van KRONOS vond dit een passende naam voor de kleding die hij verkoopt: de collectie is reuzemooi en wie de kleding draagt, voelt er zich goed in. KRONOS Mathis Valke Ledeganckkaai ANTWERPEN Tel Fax Mail Kronos@plantyn.com Website Ondernemingsnummer BE RPR Antwerpen BNP Paribas Fortis BIC GEBABEBB, IBAN BE Bank van Breda BIC JVBABE22 IBAN BE Een greep uit het assortiment Bij Kronos krijgen de artikelen een code waarmee herkend kan worden tot welke groep ze behoren. Zo staat: MAG voor Magazines HER voor Herenkleding DAM voor Dameskleding SPH voor Sportkleding heren SPD voor Sportkleding dames ACC voor Accessoires. Goederen onderworpen aan 6 % btw Art. nr. Omschrijving Leveranciernr. Aankoopprijs in EUR (excl. btw) Verkoopprijs in EUR (excl. btw) MAG01 Basket: reglement ,99 21,61 MAG02 Leren lopen in 10 weken ,50 15,99 MAG03 Trainen met een Polar -hartslagmeter ,95 28,21 6 De h@ndel en wij 6.1 Boekhouden - Informatica

7 Goederen onderworpen aan 21 % btw Art. nr. Omschrijving Leveranciernr. Aankoopprijs (excl. btw) Verkoopprijs (excl. btw) SPH101 Short wijnrood ,00 38,76 SPH102 Polo beige ,00 27,19 SPH103 Training zwartbruin ,00 104, 86 SPH104 T-shirt zilvergrijs ,00 16,49 SPH105 Bermuda ,00 36,89 SPH107 Tennispolo wit met groene streep ,00 83,34 SPH108 Hemd korte mouwen ,90 79,22 SPH109 Hemd lange mouwen ,90 89,00 SPH110 T-shirt papyruswit ,20 44,57 SPH111 Zwemslip ,99 34,99 SPH112 Zwemshort ,44 30,00 SPH113 Zwembroek lang ,83 26,55 HER150 Broek jeans donkerblauw ,50 91,94 HER151 Polo robijnrood ,40 46,15 HER152 Pull V wol ,80 67,33 HER153 Pull O ,50 80,21 HER154 Pull V katoen ,50 80,21 HER155 Broek geribd fluweel ,00 102,77 HER156 Polo dennengroen ,00 60,88 HER157 T-shirt wit ,00 46,99 HER158 Gilet met rits antracietgrijs ,20 89,77 SPD201 Short Sprint ,21 37,63 SPD202 Broek jogging ,58 38,99 SPD203 T-shirt ,66 22,07 SPD204 Broek ¾ katoen wit ,62 34,88 SPD205 Bermuda marine en wit ,99 54,38 SPD206 Pull rits ,24 48,00 SPD207 Vest clima ,00 82,34 SPD208 Vest regen ,50 38,99 SPD209 Bermuda ,88 41,67 SPD210 Broek ¾ katoen beige ,00 55,87 SPD211 Polo streep ,50 64,77 SPD212 Zwempak ,90 32,05 DAM250 T-shirt streep ,45 45,78 DAM251 Bloes linnen zandkleur ,90 105,88 DAM252 Gilet rits mosgroen ,68 85,55 DAM253 Bloes lange mouwen wit ,00 78,77 DAM254 Pull O ,00 49,77 DAM255 Pull V wol ,99 49,50 DAM256 Jasje zonder mouwen bruine ruiten ,99 60,59 DAM257 Broek jeans ,00 74,88 Art. nr. Omschrijving Leveranciernr. Aankoopprijs in EUR (excl. btw) Verkoopprijs in EUR (excl. btw) ACC01 Kousen zijde en wol zwart ,70 9,71 ACC02 Badmuts ,10 4,08 ACC03 Duikbril ,87 7,81 ACC04 Zijden sjaal unicolor ,60 52,00 ACC05 Scheenlap ,50 19,62 De h@ndel en wij 6.1 Boekhouden - Informatica 7

8 3 Enkele leveranciers Lev. nr. Naam Straat Postcode Woonplaats Tel. IBAN BIC RPR Ondernemingsnr Electrabel Regentlaan BRUSSEL BE BPOT BE B1 Brussel BE Belgacom Koning Albert II-laan BRUSSEL BE BPOT BE B1 Brussel BE Mobistar Kolonel Bourgstraat BRUSSEL BE KRED BE BB Brussel BE AWW (Antwerpse Waterwerken) Mechelsesteenweg ANTWERPEN BE GKCC BE BB Antwerpen BE Sage BobSoftware Rue Natalis LUIK BE GEBA BE BB Luik BE Buro Market Antwerpen Noorderlaan ANTWERPEN BE BBRU BE BB Antwerpen BE Albatros Place Dumont STOKKEL BE KRED BE BB Brussel BE Cibella Via Gallo IT-FIRENZE IT Parlons chiffons 12, rue Saint Benoit FR-VILLIERS/MARNE FR Créteil FR De Pc-Dokter bvba Montignystraat 109A 2018 ANTWERPEN BE GEBA BE BB Antwerpen BE BDM verzekeringen nv Entrepotkaai ANTWERPEN BE JVBA BE 22 Antwerpen BE JB Textiles Ijzersteden NL-TB ENSCHEDE NL85 RABO NL B Tina Florian Neuenstädter Strasse DE-NEUENSTADT DE DE Piedro (leder) Via Galileo Galilei IT-MILANO IT93b Milano IT Bomonde Koningsdreef TORHOUT BE GEBA BE BB Brugge BE Bagatelle (accessoires) Afrikalaan GENT BE GKCC BE BB Gent BE Nominette (etiketten) Industrieweg ERPE-MERE BE GEBA BE BB Dendermonde BE Rigoletto (schoenen) Gouverneur Roppesingel HASSELT BE GEBA BE BB Hasselt BE Dolores Handelskaai KORTRIJK BE BBRU BE BB Kortrijk BE SD Worx Brouwersvliet ANTWERPEN BE BPOT BE B1 Antwerpen BE Garage Secura Merksemsebaan WIJNEGEM BE BBRU BE BB Antwerpen BE De Post Muntcentrum 1000 BRUSSEL BE PCHQ BE BB Brussel BE Carglass Trichterheideweg HASSELT BE KRED BE BB Hasselt BE Financial Media (CFO Magazine) Stratem 11, bus AALTER BE GEBA BE BB Gent BE ABS Schoonmaak Sterlingerstraat ANTWERPEN BE KRED BE BB Antwerpen BE Anton Varas (zilveren juwelen) Plaza Borda 2 TAXCO (MEXICO) Mabel Haechtsesteenweg EVERE BRUSSEL BE BKCP BE B1 BKB Brussel BE Wo sang C.C.Shaukiwan, Flat B, 17/F HONG KONG Rajatco R-7 Gopal Park AZADPUR DELHI, INDIA De h@ndel en wij 6.1 Boekhouden - Informatica

9 4 Enkele klanten Klant-nr. Naam Straat en nr. Postcode Woonplaats Telefoon RPR Ondernemingsnummer 2001 Paprica De Bruynlaan WILRIJK Antwerpen BE Brufil Maria-Christinastraat BRUSSEL Brussel BE Handtas en Co Havermarkt HASSELT Hasselt BE Esplanade Lange Zoutstraat AALST Aalst BE Bijou Store Meir ANTWERPEN Antwerpen BE Aspasia Tacambaroplein OUDENAARDE Oudenaarde BE Belle Oude Vest DENDERMONDE Dendermonde BE Aristocrate Tolbareel BRASSCHAAT Antwerpen BE Safari Schriekbos ZOERSEL Antwerpen BE Diana Sports Sint-Jansstraat BONHEIDEN Mechelen BE ZAPPA (schoenen) Koolmijnlaan HEUSDEN-ZOLDER Hasselt BE Saffraan Pelgrimslaan ZELLIK Brussel BE Greenhouse Brusselse steenweg ASSE Brussel BE Sir Patrick Papestraat IZEGEM Kortrijk BE Francesca B. Stormestraat WAREGEM Kortrijk BE Marie Grinelle Duinkerkelaan DE PANNE Veurne BE Boboli Bronstraat WELLEN Tongeren BE Calixte 89, Rue de la Monnaie LILLE FR Stephen Nelson 153 Bell Street NW1 6TL LONDON GB Sabina Berke Unter den Linden BERLIN DE Carlotta Knokkeweg AALTER Gent BE Daikalu Nichiei BLDG, Sth Floor OSAKA, JAPAN Raj Textiles 106 Commerce Centre Goregaon East MUMBAI, INDIA De h@ndel en wij 6.1 Boekhouden - Informatica 9

10 5 Personeel 1 Organisatieschema van de onderneming Zaakvoerder Mathis Valke CFO (Chief Financial Officer) Ciska De Roeck Aankoopmanager Claire Dufaux Logistiek manager Vincent Ransbeek Verkoopmanager Arne Schoonhoven Boekhouder Michiel Fobert Aankoopmedewerker Kristina Ibens Magazijnmeester Jasper Putman Logistiek medewerker Robin Vissers Commercieel medewerker binnendienst Marjolein Colle Leyla Ugulur Verkopers buitendienst Arthur Sanders Elise Lamont Fien Lesaffre Assistent boekhouder Pieter Sabbe Receptie Julie Geldof 2 Personeelsgegevens Bedienden Naam Adres Postnummer Plaats Brutowedde In EUR Schaal Mathis Valke De Gerlachekaai 17 bus ANTWERPEN 4 200, Ciska De Roeck Rubenslei 36 bus ANTWERPEN 3 460, Arne Schoonhoven Holleweg BOECHOUT 3 250, Vincent Ransbeek Corneel Smitslei BORSBEEK 2 980, Claire Dufaux Eikendreef KAPELLEN 3 100, Michiel Fobert Villerslei SCHOTEN 2 660, Pieter Sabbe Grote Dries EDEGEM 1 900, Kristina Ibens Kleistraat AARTSELAAR 1 960,00 0 alleen Marjolein Colle Lode Zielenslaan ANTWERPEN L.O ,00 0 alleen Leyla Ugulur Sint-Hubertusstraat BERCHEM 1 900, Julie Geldof Kapelleveld WOMMELGEM 1 920,00 0 alleen Arthur Sanders Zakstraat RANST 2 000, Elise Lamont Oude Kerkstraat KRUIBEKE 2 030, Fien Lesaffre Elf-Julistraat MORTSEL 2 015, Arbeiders Gezinstoestand* Naam Adres Postnr. Plaats Brutoloon Gezinstoestand* Schaal In EUR/uur Jasper Putman Smissestraat SINT-NIKLAAS 16, Robin Vissers Akkerwindestraat ANTWERPEN L.O. 14, * Gezinstoestand = aantal kinderen ten laste. 10 De h@ndel en wij 6.1 Boekhouden - Informatica

11 2 HET ORGANOGRAM VAN EEN ONDERNEMING 1 Organogram van Kronos Verkenning Maak het organogram van Kronos in Word via SmartArt. Tips Kies in het tabblad Pagina-indeling voor een liggende afdrukstand via de knop Kies in het tabblad Invoegen SmartArt via de knop en kies voor hiërarchie met meerdere niveaus de knoppen: en. Tik in elk vak de tekst in. Wil je het lettertype aanpassen, dan selecteer je bovenaan het scherm het tabblad Start. De h@ndel en wij 6.1 Boekhouden - Informatica 11

12 Ter zake 1 Begrip organogram Een organogram geeft schematisch de verschillende afdelingen van een bedrijf weer evenals de namen van de personen die voor de afdeling verantwoordelijk zijn en de functies die ze uitoefenen. In een organogram staan de personen met de hoogste functie bovenaan. De verbindingslijnen en de plaats van de verschillende afdelingen in het organogram geven de onderlinge relaties weer. Als we de verticale verbindingslijnen bekijken van boven naar onder, vinden we wie leiding geeft. Als we die verbindingslijnen van onder naar boven bekijken, weten we wie moet rapporteren aan welke persoon. De horizontale verbindingslijnen tussen de vakjes geven weer wie op dezelfde hoogte staat in het bedrijf. 2 Een organogram maken in Word Organogrammen maak je in Word 2007 via het tabblad Invoegen, waar je kiest voor SmartArt via de knop. Vervolgens selecteer je Hiërarchie met meerdere niveaus als volgt: Zodra je de muis beweegt in het modelorganogram, verschijnen er bovenaan twee nieuwe tabbladen met hulpmiddelen voor SmartArt. Elk tabblad biedt in het brede lint eronder specifieke selectiemogelijkheden voor het ontwerp en de opmaak. 12 De h@ndel en wij 6.1 Boekhouden - Informatica

13 De kleur stel je in via de knop De namen en de functies van de personeelsleden tik je in de vakken. Om het lettertype te selecteren, ga je terug naar het tabblad Start, met het bijbehorende brede lint aan instructies. Klik je met je rechtermuisknop op de rand van een tekstvak, dan kun je de hiërarchie nog verder uitbreiden met de selecties. De vorm van het tekstvak kun je aanpassen door met je linkermuisknop te klikken op de hoeken en de middelste bolletjes. Er verschijnt een dubbele pijl en je kunt de vorm uitrekken of kleiner maken. Het organogram bewaar je en druk je af via de Office-knop. IN DE PRAKTIJK In jullie team heeft elk van jullie een bepaalde functie. Maak het organogram van jullie team. De en wij 6.1 Boekhouden - Informatica 13

14 2 Soorten organisatiestructuren Ondernemingen kunnen hun organisatie structureren op verschillende manieren. Bij Kronos is de organisatiestructuur goed uitgebouwd. In andere, kleine of opstartende ondernemingen is de organisatiestructuur nog zeer rechtlijnig, zoals in de volgende voorbeelden. Voorbeeld van een organogram in een zakenkantoor Voorbeeld van een organogram in een startende productieonderneming die designverlichting maakt Directeur bedrijf Designer Verkenning Teken deze organogrammen in Word. Ter zake 1 Lijnorganisatie Aan- en verkoopverantwoordelijke Arbeider Arbeider Administratief medewerker De eenvoudigste en oudste organisatiestructuur is een platte structuur van gelijkwaardige functies met aan het hoofd één leidinggevende. Voorbeelden hiervan vinden we in kleine zakenkantoren, kleine immobiliënkantoren en kleine scholen waar één directeur de leiding heeft over het korps van leraren. 14 De h@ndel en wij 6.1 Boekhouden - Informatica

15 In dergelijke rechtlijnige organisaties heerst er eenheid van leiding en bevelvoering. Dit maakt deze organisaties overzichtelijk. Beslissingen kunnen snel worden genomen en er wordt vlot gecommuniceerd. Maar zodra de organisatie te groot wordt of geconfronteerd wordt met te complexe problemen, is de bedrijfsleider al snel overbelast. 2 Lijnstaforganisatie Wanneer de taak van directeur in een lijnorganisatie te zwaar geworden is, zal hij zich laten bijstaan door een of meer specialisten, stafleden genoemd. Het zijn deskundigen die voor de directeur bepaalde specifieke problemen uitdiepen en hierover advies geven aan de directeur. Een staflid kan bijvoorbeeld een jurist zijn die de directeur bijstaat op juridisch vlak. Het kan ook een industrieel ingenieur zijn, een designer of een milieudeskundige. 3 Functionele organisatie De meeste organisaties in het bedrijfsleven zijn functionele organisaties. De verschillende functies zoals verkoop, productie, boekhouding zijn ondergebracht in afzonderlijke afdelingen per functie. Aan het hoofd van elke afdeling staat een verantwoordelijke. Op die manier kan de organisatie complexere problemen aan. De leidinggevenden van elke afdeling vormen samen de top van de organisatie onder leiding van de algemeen directeur. Verantwoordelijke aankoop Verantwoordelijke productie Verantwoordelijke verkoop Verantwoordelijke administratie De h@ndel en wij 6.1 Boekhouden - Informatica 15

16 3 Het organogram van een administratieve (financiële en boekhoudkundige) afdeling Algemeen Directeur (CEO) Aankoopmanager Productiemanager Verkoopmanager Kwaliteitscoördinator HRverantwoordelijke Hoofdboekhouder Leveranciersboekhouding Facturatie ERPverantwoordelijke Chief Financial Officer (CFO) Interne audit Secretariaat 16 De en wij 6.1 Boekhouden - Informatica

17 Verkenning Ter zake Teken dit organogram in Word. Het organogram dat je nu getekend hebt, is een voorbeeld van hoe de administratieve, financiële en boekhoudafdeling gestructureerd kan zijn in een internationaal georiënteerd productiebedrijf of handelsbedrijf. We bespreken het organogram. De algemene leiding is in handen van de CEO (Chief Executive Officer) of algemeen directeur. In een functionele organisatie staat de CFO (Chief Financial Officer) of financiële directeur aan het hoofd van de boekhoudafdeling. Hij is lid van het directiecomité samen met de overige managers (zie rode cellen) onder leiding van de CEO of algemeen directeur. De CFO laat zich in zijn staffunctie bijstaan door een interne audit die de volledige organisatie nauwlettend in het oog houdt en helpt bij het beheersen van de financiële, wettelijke en organisatorische risico s. In lijnfunctie onder de bevoegdheid van de CFO functioneren de HR-verantwoordelijke of personeelsdirecteur, de hoofdboekhouder, de ERP-verantwoordelijke en het secretariaat. HR staat voor human resources. Dit kunnen we naar analogie van natural resources (natuurlijke rijkdom) vrij vertalen als menselijke rijkdom. De term wil laten verstaan dat mensen in het bedrijf zeer waardevol zijn en behoren tot de rijkdom van het bedrijf. ERP staat voor Enterprise Resource Planning. Hier gaat het om het beheren van de bedrijfssoftware. Met ERP-software worden alle bedrijfsprocessen, zoals voorraadsystemen, bedrijfsadministratie en logistiek, verbonden in één elektronisch intern netwerk. Met één uniforme software worden alle gegevens door het bedrijf gestuurd, aangepast en geconsulteerd door de personen die hiertoe machtiging hebben. Het secretariaat zorgt voor alle administratie van de financiële afdeling. De hoofdboekhouder doet de nodige financiële verrichtingen, maakt de btw- en intrastat-aangifte op en bereidt voor de CFO de maandafsluiting voor. Onder de hoofdboekhouder werken de hulpboekhouders in de leveranciersboekhouding en de facturatie. De en wij 6.1 Boekhouden - Informatica 17

18 IN DE PRAKTIJK Ook een universiteit heeft een organisatiestructuur. Surf naar Ga na welke diensten er onder elke blauwe link zitten en teken het geheel uit in een organogram. 18 De en wij 6.1 Boekhouden - Informatica

19 3 PLANNEN EN VERGADEREN 1 Plannen werkt ontspannend Stress wordt een alsmaar groter probleem op de werkvloer. Drie jaar geleden onderzocht het humanresourcesdienstenbedrijf SD Worx met welke werknemersproblemen werkgevers vooral geconfronteerd worden. Onlangs werd dat onderzoek nog eens overgedaan en er bleken een aantal opvallende verschuivingen te zijn. De top vijf van werkgeversbezorgdheden voor het personeel: Huidige peiling Vorige peiling Stressgevoel bij werknemers 56 % 51 % Langdurige ziekte van werknemers 38 % 33 % Ontevredenheid bij werknemers 35 % 42 % Ziekteverzuim 34 % 46 % Personeelsverloop 30 % 25 % Stress stond bij de vorige peiling op de eerste plaats. Het probleem heeft niet alleen zijn positie bewaard maar het percentage is nog toegenomen. Wellicht is er een verband tussen het eerste en het tweede probleem, zegt SD Worx. De stress neemt toe omdat ook de werkdruk toeneemt en dat kan dan weer langdurige ziektes veroorzaken. Bron: De Standaard Verkenning 1 Omschrijf in je eigen woorden wat stress is. 2 Omschrijf het begrip human resources. 3 Geef een viertal oorzaken voor het ontstaan van stress. 4 Welke technieken kunnen we aanwenden om stress te vermijden? 5 Welke technieken gebruik jij als je in tijdnood dreigt te komen? 6 Surf naar > Contact > Over SD Worx. Onderaan de tekst op deze bladzijde vind je de missie van SD Worx: Result driven HR. We excel in HR services that drive your business performance. Vertaal deze opdracht. Ter zake 1 Stress 1 Gezonde versus ongezonde stress Stress is een spanningstoestand van het lichaam als reactie op externe prikkels. Als er gevaar dreigt, is er adrenaline, die door stress wordt aangemaakt, nodig voor het verdedigingsmecha- De h@ndel en wij 6.1 Boekhouden - Informatica 19

20 nisme. Deze zogenaamde vecht- of vluchtreactie gaat onder meer gepaard met een stijging van de bloeddruk, scherpere zintuigen, gespannen spieren en een verlaagde pijngevoeligheid. Is het gevaar geweken, dan herstelt het lichaam de balans via de productie van stoffen die een rol spelen bij gevoelens van blijdschap, welzijn en geluk. De stress die noodzakelijk is om te overleven, noemen we gezonde of positieve stress. Ook stress die het mogelijk maakt om sportprestaties te leveren of op bepaalde ogenblikken te pieken, plaatsen we bij deze categorie. In onze huidige maatschappij heeft iedereen wel eens last van stress: huismoeders, werknemers, kaderleden, topmannen of -vrouwen niemand ontsnapt eraan. Ze hebben allemaal een ander soort van stress, maar uiteindelijk komt het op hetzelfde neer: ze moeten een hele dag racen tegen de klok om al hun taken op tijd af te werken. Een beetje gezonde stress kan motiverend werken, maar als het te veel wordt, lopen we het gevaar het lichamelijk, psychisch en emotioneel niet meer aan te kunnen. Als de stresssituatie te lang aanhoudt, wordt ze ongezonde stress genoemd en die kan uiteindelijk een fysieke instorting van het lichaam veroorzaken. De duur van de stressvolle situaties en de fysieke conditie van het lichaam zijn daarom de belangrijkste beslissende factoren van de manier waarop we op stress reageren. 2 Oorzaken van stress Stress kan veroorzaakt worden door: werkomgeving: hoeveelheid werk, deadlines, grote verantwoordelijkheid, eisen van klanten, onzekere toekomst; relaties: problemen met collega s, vrienden, partner, baas, medewerkers, kinderen, familie; eigen verantwoordelijkheid: slechte tijdorganisatie, laag zelfbeeld, verstoord evenwicht werk/thuis, geldzorgen. 3 Tekenen van stress Stress kunnen we lichamelijk, psychisch en emotioneel ervaren: lichamelijk: hoofdpijn, vermoeidheid, vage klachten en pijnen, rusteloosheid, niet meer in staat om te ontspannen; psychisch: besluiteloosheid, vergeetachtigheid, slechte concentratie, gemakkelijk afgeleid zijn, te gehaast zijn bij het nemen van beslissingen; emotioneel: geïrriteerd, boos, nerveus, ongerust, gespannen, ontevreden over werk en leven. 4 Technieken om met stress om te gaan Er zijn verschillende manieren en middelen om stress te bestrijden. Breng in kaart wat de oorzaak van de ervaren stress is. Dat geeft informatie over hoe het probleem aangepakt moet worden. Leer efficiënt met je tijd omgaan. Werk netjes en georganiseerd: chaos schept problemen. Las regelmatig, verspreid over de dag, kleine pauzes in. Leer je ontspannen en leer afstand nemen. Leer neen zeggen. Zorg voor een goede balans tussen werk en thuis. Eet gezond: vermijd vet en suiker. Blijf fit: ga sporten of wandelen. 20 De h@ndel en wij 6.1 Boekhouden - Informatica

21 2 Werkplanning 1 Principe Vaak horen we de uitspraak: Ik ben voortdurend druk bezig geweest maar ik zou je niet kunnen vertellen waarmee. Wie tot dit besluit komt, moet dringend werk maken van werkplanning. Via timemanagement, werkorganisatie en planning kunnen we stresssituaties vermijden. Nutteloze, inefficiënte en ineffectieve inspanningen moeten we naar de achtergrond verschuiven en vervangen door efficiënte en effectieve inspanningen. Centraal binnen timemanagement staat een verschuiving van de klemtoon: die ligt niet op het bezig zijn maar wel op de resultaten van dat bezig zijn. Het Paretoprincipe of de 80/20-regel zegt dat 80 % van onze resultaten behaald worden door 20 % goed ingezette middelen. Voorbeelden van deze regel zijn uitspraken zoals: 20 % van de bedrijven veroorzaakt 80 % van de milieuhinder; 20 % van onze kleding dragen we gedurende 80 % van het jaar; 20 % van de klanten draagt bij tot 80 % van de resultaten. Daarom is het interessant zich toe te spitsen op die 20 % van de oorzaken of middelen. Op die manier besteden we onze tijd efficiënter. De realiteit bekijken en analyseren en onze tijd goed beheren, zijn van heel groot belang. Timemanagement betekent zichzelf organiseren en zich aanpassen aan de werkomgeving. 2 Voordelen De voordelen van timemanagement zijn onder te brengen in twee grote categorieën. 1 Timemanagement maakt een onderscheid tussen de dingen die werkelijk van belang zijn en de dingen die op de tweede plaats komen. 2 Timemanagement helpt om de tijd zo efficiënt mogelijk te gebruiken. Door de elementen die voor afleiding zorgen te beheersen, neemt de effectiviteit toe en neemt de stress af. De h@ndel en wij 6.1 Boekhouden - Informatica 21

22 3 Persoonlijke planning 1 Prioriteiten stellen Bij een persoonlijke planning stellen we ons de hierna volgende vragen. Wat is het belang van de taak? Hoe dringend is de taak? Belang Dringendheid Hoog Laag Laag Doe de taak niet Vraag iemand anders de taak uit te voeren Hoog Doe de taak later Doe de taak nu Niet alleen moeten we rekening houden met het belang en de urgentie van de taak. Ook moeten we ervoor zorgen dat we de taak in de beste omstandigheden uitvoeren. Elke persoon heeft per dag een bepaalde periode waarin hij zich optimaal voelt en anderzijds een periode waarin hij zich weinig energiek voelt. Bovendien zijn er mensen die liever vroeg opstaan en anderen die liever heel laat werken. We noemen ze de ochtendtypes en de avondtypes. In het Frans is daar de mooie uitdrukking voor: les couche-tôt et les couche-tard. Vrij vertaald: zij die vroeg gaan slapen en zij die laat gaan slapen. Dat heeft te maken met het bioritme van elk individu. Energievereisende werkzaamheden kunnen we beter verrichten tijdens onze toptijd, wanneer we scherp van geest zijn en erg geconcentreerd kunnen werken. Tijdens een dipje, bijvoorbeeld na een zware maaltijd, maken we gemakkelijk fouten en werken we wat slordig. Hier kunnen we dan beter taken afwerken met een lage prioriteit die we later nog eens opnieuw kunnen bekijken. 2 To do Wie faalt in zijn plannen, plant zijn eigen falen, aldus een oude wijsheid. Het is belangrijk om een weekplan op te stellen voor de hoofdtaken van de komende week. We richten ons daarbij op de te bereiken resultaten in plaats van op de urgenties. Op die manier bepalen we de prioriteiten. Daarom moeten we de weekplanning omzetten in een dagelijks to do -lijstje en de taken indelen in dringend en belangrijk. In de loop van de dag punten we het todolijstje af met de gerealiseerde taken. Op die manier lopen we niet het risico deadlines over het hoofd te zien. 22 De h@ndel en wij 6.1 Boekhouden - Informatica

23 UIT DE PRAKTIJK Vilfredo Pareto, socioloog, economist en filosoof, leefde van 1848 tot Hij werd in Parijs geboren uit een Franse moeder en een Italiaanse vader. De familie keerde in 1858 terug naar Italië waar Vilfredo een uitstekende opleiding kreeg. Na politieke problemen in Italië werd hij in 1893 lector aan de universiteit van Lausanne in Zwitserland en keerde niet meer naar Italië terug. Pareto constateerde dat 80 % van de rijkdom in Italië in het bezit was van 20 % van de bevolking. Deze 80/20 verhouding werd opgepikt door Joseph Juran die ze toepaste in kwaliteitsstudies en ze de naam Paretoprincipe gaf. Deze vuistregel is nu algemeen verspreid in management kringen met stellingen als: 80 % van de output komt voort uit 20 % van de input. Of: 80 % van de resultaten komt voort uit 20 % van de inspanningen. En nog concreter: 80 % van de bedrijfswinst komt van 20 % van de klanten en producten. 1 Wie was Joseph Juran? Zoek het op via Google. 2 Zoek, via het internet, nog enkele uitspraken die voldoen aan het Paretoprincipe. 3 Welke kritiek is er op deze regel? IN DE PRAKTIJK 1 Maak voor jullie project in team een prioriteitenlijst met uit te voeren taken naargelang van hun belang en urgentie. Laat jullie daarbij leiden door de hierna volgende vragen. 1.1 Wat hebben jullie tot nu toe al gerealiseerd? 1.2 Hoe zijn jullie te werk gegaan? 1.3 Is de groep tevreden over de tot nu toe afgewerkte taken? 1.4 Wat is er op korte termijn nog te doen? 1.5 Wat is er op lange termijn nog te doen? 2 Maak bij elk van jullie vergaderingen in team een todolijst, die je dan op de volgende vergadering afpunt met de uitgevoerde taken. 3 Maak in de weken vóór de examens een todolijst met de dringend te herhalen leerstof van de verschillende vakken. De h@ndel en wij 6.1 Boekhouden - Informatica 23

24 2 Vergaderen Emmanuel Vanaartrijke Vastgoedmakelaar Syndicus Kantoor: Burggravenlaan Gent Tel Fax DOMUS De heer Anton De Somer Beukendreef Kluisbergen Gent, 14 mei 20.. Geachte heer U wordt uitgenodigd voor de algemene vergadering van eigenaars van de Residentie Ensor, Begoniastraat te Gent. Deze bijeenkomst heeft plaats in de vergaderzaal De morgenstond van het hotel Gravensteen, Jan Breydelstraat 35, 9000 Gent, op 30 mei 20.. om 19 uur stipt. Agenda 1 Ondertekenen van het aanwezigheidsregister door de eigenaars of volmachthouders. 2 Nazicht en inzameling van de volmachten. 3 Bespreking residentiële boekhouding en verdeelstaat. De boekhouding ligt ter inzage vanaf 18 uur of kan vooraf worden geraadpleegd op het kantoor van de syndicus na telefonische afspraak. Vragen of opmerkingen moeten vooraf aan de syndicus worden gesteld want tijdens de vergadering is opzoekwerk onmogelijk. 4 Goedkeuring van de boekhouding en de verdeelstaat. 5 Décharge van de syndicus. 6 Nieuwe aanstelling syndicus. 7 Bespreking van de uit te voeren werken: Opsporen oorzaak regelmatige verstopping van de afvoerleidingen; Achtergevel: vernieuwing van de ramen; Vervanging parlofoon door videofoon; Onderhoud gebouw: evaluatie. 8 Varia Vragen van huurders. Ingeval u niet persoonlijk kunt aanwezig zijn op deze vergadering, wilt u mij hiervan dan vóór 20 mei 20.. via mail of telefonisch op de hoogte stellen? Om een nutteloze samenkomst te vermijden is het dan noodzakelijk dat u zorgt voor een vervanger en hem het bijgevoegde volmachtformulier voorzien van uw opdracht en handtekening doorgeeft. Vriendelijke groeten Emmanuel Vanaartrijke Emmanuel Vanaartrijke Syndicus 24 De h@ndel en wij 6.1 Boekhouden - Informatica

25 Verkenning 1 Wie nodigt hier uit? 2 Wie wordt er uitgenodigd? In welke hoedanigheid wordt de persoon uitgenodigd? 3 Verklaar de term syndicus. 4 Waar vindt de vergadering plaats? 5 Wanneer begint de vergadering? 6 In de agenda zitten twee belangrijke punten. Welke? 7 Wat betekent décharge syndicus? 8 Hoe lang mag deze vergadering volgens jou duren? 9 Waarom is het van belang dat er iemand de leiding neemt op een vergadering? 10 Wat moet er zo snel mogelijk na de vergadering opgemaakt en verspreid worden? Ter zake Efficiënt vergaderen is een kunst, maar in tegenstelling tot echte kunst is het geen kwestie van talent maar van discipline, inzicht en het opnemen van verantwoordelijkheid. Daarom moet elke vergadering grondig voorbereid worden en is het opstellen van een agenda noodzakelijk. Elke deelnemer aan de vergadering krijgt de agenda vooraf. Het voorbeeld hiernaast is een voorbeeld van een externe vergadering. De personen die uitgenodigd worden, hebben dezelfde belangen maar zijn geen collega s. Interne vergaderingen worden gehouden onder collega s van eenzelfde afdeling of van eenzelfde team. De aandachtspunten voor externe en interne vergaderingen zijn dezelfde. 1 Aandachtspunten bij de voorbereiding Agenda Maak een agenda met de punten die besproken zullen worden en roep de vergadering enkel samen als dit de beste manier is om te communiceren. Begin de agenda met eenvoudige punten en plaats de meer ingewikkelde en belangrijkste agendapunten in het midden van de beschikbare tijd. Beperk het aantal agendapunten: een te lange vergadering is vermoeiend en doet de aandacht verslappen. Infrastructuur Geef de deelnemers, indien nodig, vooraf een plaats. Dat voorkomt dat twee goede bekenden tijdens de vergadering met elkaar gaan kletsen. Zet tijdslimieten uit voor elk te bespreken punt en houd je aan die limieten. Zorg ervoor dat de infrastructuur degelijk en comfortabel is: voldoende ruime zaal, water, koffie en thee, een koffiekoekje of een broodje naargelang van het tijdstip van de vergadering. Als je met een presentatie werkt, zorg er dan voor dat elke deelnemer alles duidelijk kan zien en zorg voor een geprinte versie. De h@ndel en wij 6.1 Boekhouden - Informatica 25

26 2 Uitnodiging en agenda Zorg ervoor dat de uitnodiging alle informatie bevat die de deelnemers nodig hebben. Nodig alleen die mensen uit die direct betrokken zijn bij de te bespreken onderwerpen. Zowel voor een interne als voor een externe vergadering moet de uitnodiging de volgende gegevens bevatten. Naam van de afzender, adres en eventueel postadres Naam van de geadresseerde Indien interne vergadering: namen van alle deelnemers Plaats waar de vergadering doorgaat Beginuur van de vergadering Eventueel einduur van de vergadering Agenda van de vergadering met eventueel de tijdsaanduiding per punt Verwijzing naar eventueel meegestuurde documenten met de uitdrukkelijke vraag ze te lezen en eventueel commentaar bij voorbaat door te geven. Vraag om aanwezigheid te bevestigen 3 Een vergadering leiden Meestal is de voorzitter van de vergadering degene die de deelnemers heeft samengeroepen. De voorzitter heeft een belangrijke taak: hij moet de besprekingen in goede banen leiden en ervoor zorgen dat de samenkomst een positief resultaat oplevert. Het verloop van een vergadering kunnen we als volgt schetsen. 1 Openen van de vergadering De voorzitter verwelkomt de aanwezigen en herinnert in een paar kernachtige zinnen aan het doel van de bijeenkomst. Indien het niet bij voorbaat overeengekomen is, duidt de voorzitter een verslaggever aan die de nodige notities neemt voor de schriftelijke neerslag van de vergadering. Indien op een interne vergadering experts van buiten het bedrijf aanwezig zijn, stelt de voorzitter deze personen voor aan de deelnemers. Een voorzitter die enthousiasme en kordaatheid uitstraalt, heeft al bij voorbaat een winstpunt. 2 Bespreking van de agendapunten Op tijd beginnen, ook als niet iedereen er is, maakt de laatkomers duidelijk dat een afspraak er is om gerespecteerd te worden. De volgende keer komen ze beslist op tijd. De voorzitter zorgt ervoor dat de tijdsindeling per agendapunt strikt gerespecteerd wordt. Bij zeer moeilijke punten kan een korte pauze ingelast worden zodat de aanwezigen even bedenktijd krijgen. De voorzitter kan zelf ideeën aanbrengen om de discussie op gang te brengen. Daarna zorgt hij ervoor dat iedereen zo veel mogelijk aan bod komt. De voorzitter moet duidelijk maken dat persoonlijke aanvallen niet kunnen. De voorzitter moet ervoor zorgen dat de deelnemers bij het agendapunt blijven en verhinderen dat er eindeloze uitweidingen gemaakt worden. 26 De h@ndel en wij 6.1 Boekhouden - Informatica

27 3 Beëindigen van de vergadering De voorzitter formuleert de eindconclusies van de vergadering. Afhankelijk van de agendapunten kan het gaan om een enkele conclusie of om verschillende deelconclusies. De voorzitter geeft eventueel de punten aan waarover geen overeenstemming is bereikt en formuleert de verdere manier van werken. De voorzitter formuleert duidelijk de verdere afspraken en legt, indien nodig, een datum vast voor een volgende vergadering. 4 Nazorg van de vergadering De voorzitter zorgt ervoor dat de verslaggever het verslag snel opmaakt. Hij neemt samen met de verslaggever de eindtekst door en laat het document doorsturen naar de deelnemers. Op die manier is de communicatie duidelijk en weet elke aanwezige van de vergadering wanneer hij/zij wat wel of niet moet uitvoeren of opvolgen. UIT DE PRAKTIJK Figuur A Figuur B Figuur C Bron: De Tijd De h@ndel en wij 6.1 Boekhouden - Informatica 27

28 Opdracht De krantenknipsels op de vorige bladzijde zijn uitnodigingen tot de aandeelhoudersvergadering van de betrokken bedrijven. Analyseer deze uitnodigingen aan de hand van de volgende punten. Wie nodigt uit tot vergaderen? Op welke datum wordt de vergadering gehouden? Hoe laat start de vergadering? Figuur A Figuur B Figuur C Waar wordt de vergadering gehouden? Hoeveel punten bevat de agenda? Zijn er verschilpunten op de agenda? Welke? Welke bijkomende informatie wordt er verstrekt? Wanneer moeten de aandelen gedeponeerd worden? IN DE PRAKTIJK Vergaderen jullie efficiënt en effectief in jullie team? Ga dit na met de volgende checklist. 28 De h@ndel en wij 6.1 Boekhouden - Informatica

29 Checklist voor een effectieve en efficiënte vergadering Vóór de vergadering 1 Werd vastgelegd: 1.1 Wie voorzitter is? 1.2 Wie secretaris is? Is er een reserve voorzien? 2 Heeft de voorzitter het doel van de vergadering duidelijk vastgelegd? 3 Kunnen alle leden zich vrijmaken om te vergaderen? 4 Liggen de volgende zaken vast: 4.1 Plaats van vergaderen? 4.2 Tijdstip van vergaderen? 4.3 Duur van de vergadering? 5 Is het lokaal gereserveerd? 6 Is de agenda duidelijk uitgeschreven? 6.1 Zijn de verschillende punten goed onderscheiden? 6.2 Zijn de verschillende punten logisch gerangschikt? (van zeer belangrijk naar minder belangrijk) 6.3 Werd er aan de deelnemers gevraagd om punten toe te voegen? 6.4 Is er een punt varia voorzien, zodat de leden bij het begin van de vergadering eventueel nog punten kunnen toevoegen? 6.5 Is er een maximum tijd per punt vastgesteld? 7 Hebben alle deelnemers vooraf de agenda met eventueel bijkomende stukken gekregen? Tijdens de vergadering 8 Heeft de voorzitter het woord genomen om de vergadering te beginnen? 9 Werd aan de secretaris gevraagd om notities te nemen? 10 Werden de namen van de aanwezigen genoteerd? 11 Werden de namen van de afwezigen genoemd en hun verontschuldiging genoteerd? 12 Heeft de voorzitter een rondvraag gehouden om eventuele variapunten toe te voegen aan de agenda? 13 Worden de punten van de agenda gevolgd? 14 Dwalen de deelnemers niet af van het onderwerp? 15 Roept de voorzitter, indien nodig, de deelnemers tot de orde? 16 Leidt de voorzitter elk agendapunt in? 17 Leidt de voorzitter de discussie? 18 Laat de voorzitter alle deelnemers aan bod komen? 19 Houdt de voorzitter de tijd in het oog? 20 Rondt de voorzitter elk punt af met: 20.1 Het samenvatten van de beslissing? 20.2 Het duidelijk stellen van eventuele actiepunten? 21 Laat de voorzitter noteren welke punten in een volgende vergadering zullen worden besproken? 22 Is het duidelijk wanneer de vergadering is afgelopen? Na de vergadering 23 Is de datum van het opmaken van het verslag vermeld? 24 Heeft het verslag een titel of een onderwerp? 25 Zijn de datum, plaats en tijdstip van de vergadering vermeld? 26 Zijn de volgende gegevens vermeld: 26.1 Naam van de voorzitter 26.2 Naam van de secretaris 26.3 Namen van alle aanwezigen 26.4 Namen van de verontschuldigden 27 Is elk besproken agendapunt samengevat? 28 Zijn de genomen besluiten duidelijk verwoord? 29 Is er duidelijk aangegeven wie wanneer welke eventuele actie onderneemt? 30 Is het verslag snel ter beschikking? De h@ndel en wij 6.1 Boekhouden - Informatica 29

30 3 Werkplanning met elektronische agenda Johan Deschuyffeleer is senior vice president and general manager of the Technology Services Business in Europe, the Middle East and Africa bij HP. Bron: De Tijd 30 De en wij 6.1 Boekhouden - Informatica

31 Verkenning 1 Lees aandachtig de tijdsbesteding van Johan Deschuyffeleer en antwoord op de volgende vragen. 1.1 Wat zijn de bedrijfsactiviteiten van HP? 1.2 Het hoofdkwartier van HP is gevestigd in Palo Alto. Zoek op waar deze stad ligt en situeer ze op een kaart. 1.3 Waarop maakt Johan Deschuyffeleer allusie met Green-IT? 1.4 Surf naar > About us. Wat is de opdracht van deze organisatie? 1.5 Als twee medewerkers onmiddellijk aan hem rapporteren, wat is dan hun positie in het organogram? 1.6 Wat is een telefoonconferentie? 1.7 Welke kritiek geeft deze bedrijfsleider op het politieke bestel? 1.8 Wat betekent waarde leveren aan het bedrijf? 2 Maak een tabel in Word volgens het model hieronder, en omschrijf per dag, in een paar punten, de bezigheden van Johan Deschuyffeleer. ZA ZO Ter zake 1 Agenda als tijdbeheerder Voor het plannen van werkzaamheden zijn agenda s om verschillende redenen onontbeerlijk. Ze zijn bruikbaar voor afpuntlijstjes: to do en done. Ze zijn een bron van informatie: wanneer was ik waar en waarvoor? Ze zijn een hulpmiddel voor het beheren van de tijd. Ze zijn een geheugensteuntje voor warhoofden. Een agenda kan bijgehouden worden in diverse vormen: een papieren agenda een pda (personal digital assistant) Dit kleine toestel integreert gsm, agenda, , surfen op het internet, sms, gps, mp3, fototoestel, camera enz. Voorbeelden van merken van dergelijke toestellen zijn o.a. Acer, Apple, Black- Berry, Nokia, Samsung. de elektronische agenda Online o.a. via gmail.com (Google), Windows Live Mail en MS Outlook. 2 De MS Outlook-agenda 1 Kennismaking Voormiddag Namiddag Avond De MS Office-software bevat naast Word, Excel en andere pakketten ook Outlook. Outlook heeft twee luiken: communicatie en planning. Wij beperken ons hier tot het deel planning, meer bepaald het bijhouden van een agenda. De h@ndel en wij 6.1 Boekhouden - Informatica 31

32 Open Outlook door te dubbelklikken op het pictogram op het bureaublad of door het programma te kiezen via Start > Programma s. Kies in de linkermarge voor de knop Agenda. De agenda staat open op een leeg blad op 19 april De blauwe balk bovenaan is de cursor. Het witte blok in het midden geeft de werktijd aan van 9 uur tot uur. Het gele blokje bovenaan geeft aan dat de pagina 1 dag bevat. De andere mogelijkheden zijn een weekoverzicht of een maandoverzicht. Bij het openen van het pakket kom je automatisch terecht op de juiste dag van de maand. Hier is dat 19 april Een agendablad lezen 32 De h@ndel en wij 6.1 Boekhouden - Informatica

33 Wat leert dit agendablad ons? Het is 19 april Dat zien we bovenaan in het agendablad maar ook in de kalender in de linkerkolom. De eigenaar van deze agenda heeft die dag een afspraak in de garage om 8 uur. Hij heeft dat in zijn agenda geschreven als een persoonlijke afspraak. Dat zien we aan het slotje en aan de omkadering. Het paarse balkje links geeft aan dat hij buitenshuis is. Om 9 uur heeft hij een vergadering op kantoor. Ze zal duren tot uur. De blauwe balk geeft aan dat hij wel op kantoor is, maar dat hij niet gestoord wil worden. Om 13 uur heeft hij een nieuwe afspraak buitenshuis. Die zal vermoedelijk duren tot uur. Dat hij dan niet op kantoor is, zien we aan de paarse balk links. 3 Navigeren in de kalender Door op het driehoekje rechts te klikken, schuift de kalender naar een volgende maand. Door op het driehoekje links te klikken, schuift de kalender naar een vorige maand. Wie heel vlug naar een vorig of volgend jaar wil, klikt op de naam van de maand en sleept de cursor naar omhoog voor een vorig jaar of naar beneden voor een volgend jaar. 4 Opties in Outlook aanpassen 1 Tijdzone aanpassen Op dit ogenblik is de agenda ingedeeld per uur. Wie nauwkeuriger wil werken, kan de tijdzone wijzigen. Ga met de cursor op de tijdzone staan. Klik op de rechtermuisknop. Kies voor een meer gedetailleerde tijd, bijvoorbeeld per kwartier. De h@ndel en wij 6.1 Boekhouden - Informatica 33