Handboek Digitale Vervanging Archiefbescheiden voor het verzorgingsgebied IBI/DCI van het Ministerie van Infrastructuur en Milieu. Datum 26 juli 2017

Transcriptie

1 Handboek Digitale Vervanging Archiefbescheiden voor het verzorgingsgebied IBI/DCI van het Ministerie van Infrastructuur en Milieu Datum 26 juli 2017 Status Definitief

2 Colofon Bestuurskern DCI Koningskade 4 Den Haag Contactpersoon R.W. van Belkum Adviseur Informatie Management ruth.van.belkum@minienm.nl Versie 1.0 Opdrachtgever Auteur Projectnummer R.W. van Belkum Pagina 2 van 27

3 Inhoud Colofon 2 Inhoud 3 Inleiding 5 1 Reikwijdte en verantwoordelijkheden vervangingsproces Reikwijdte Verantwoordelijkheden en bevoegdheden Dienstonderdelen De afdeling Documentaire Dienstverlening (DD) Directie Concern Informatievoorziening (DCI) Hoofddirectie Financiën, Management en Control (FMC) 7 2 Inrichting van het vervangingsproces Inrichting algemeen Postbehandeling inkomende documenten Digitaliseringsproces Inkomende post Afwijkende formaten Plaatsen in HPRM Inkomende post Toekennen van metadata Inkomende post Uitgaande post 10 3 De medewerker IenM en het vervangingsproces Inkomende digitale post Digitale postbus Verplaatsen naar HPRM map Behandelen document Vervanging papieren documenten door de medewerker ontvangen Scannen documenten Kwaliteitscheck Openemen in HPRM-DMS Scannen on demand Vervangen interne documenten en uitgaande post Interne document Uitgaande post Deponeren / archiveren in het digitaal archief 14 4 Kwaliteitsprocedure Dagelijkse kwaliteitscontrole Steekproef per maand Jaarlijks kwaliteitsonderzoek 18 5 Vernietigingsprocedure 19 6 IT-Beheersmaatregelen 20 7 Change management procedure 21 Pagina 3 van 27

4 8 Technische specificaties Parameters Bestandsformaat Hardware Software 22 Bijlage A Bijlage B Bijlage C Bijlage D Richtlijnen en Wet en Regelgeving 23 Uitgezonderde documenten 24 Relevante interne documenten 26 Relevante interne documenten Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. Pagina 4 van 27

5 Inleiding Met ingang van 1 januari 2013 gelden binnen de overheid nieuwe regels voor de vervanging van archiefbescheiden. Het is niet langer nodig om een machtiging aan te vragen om tot vervanging over te mogen gaan. Overheden mogen voortaan zelf binnen de voorschriften van de Archiefregeling 2009 beslissen of vervanging opportuun is. In aansluiting hierop heeft het ministerie van Infrastructuur en Milieu een besluit opgemaakt en gepubliceerd. Het gewijzigde Archiefbesluit 2013 geeft aan dat een handboek het vervangingsproces, de technische en proceseisen beschrijft als ook de verantwoordelijken en bevoegdheden. Een dergelijk handboek dient als het interne kader voor het vervangingsproces. Leeswijzer Hoofdstuk 2 geeft een overzicht van de verantwoordelijkheden binnen het vervangingsproces. De hoofdstukken 3 en 4 beschrijven het vervangingsproces vanuit de afdeling DD en de medewerker IenM. De hoofdstukken 5, 6 en 7 richten zich op de IT maatregelen, de Change management procedures en de technische specificaties. Pagina 5 van 27

6 1 Reikwijdte en verantwoordelijkheden vervangingsproces 1.1 Reikwijdte Er is een Vervangingsbesluit archiefbescheiden verzorgingsgebied IBI/DCI IenM 2017 voor het generieke proces vervanging van permanent te bewaren en van op termijn te vernietigen documenten. De digitale vervanging van archiefbescheiden heeft betrekking op: a. alle papieren archiefbescheiden die zijn ontvangen en opgemaakt voorafgaand aan de inwerkingtreding van dit besluit, en b. op alle papieren archiefbescheiden die zullen worden ontvangen en opgemaakt in de periode tot en met tien jaar na inwerkingtreding van dit besluit. Het besluit heeft betrekking op de documenten van de diensten van het Ministerie van Infrastructuur en Milieu, genoemd in artikel 2, tweede lid, van het Organisatieen mandaatbesluit Infrastructuur en Milieu 2012, die vallen binnen het verzorgingsgebied van de directie Concern Informatievoorziening van de Integrale Bedrijfsvoering IenM. Binnen de ministeriële verantwoordelijkheid dragen de hoofden van dienst zoals vastgelegd in de Beheersregeling documentaire informatieverzorging Infrastructuur en Milieu 2012, de archiefverantwoordelijkheid voor hun dienstonderdeel. Kaderstelling en toezicht op de documentaire informatievoorziening valt onder de verantwoordelijkheid van de directeur FMC/BOI. Binnen het digitale informatiebeheer ligt de verantwoordelijkheid voor het beheren van de documenten in het Document Management Systeem (hierna DMS) bij de medewerkers van het dienstonderdeel en het beheren van het digitale archief in de Record Management Applicatie (hierna RMA) bij de afdeling Documentaire Dienstverlening (DD) van de IBI, directie Concern Informatievoorziening (DCI). De dienstverlening in deze is vastgelegd in de Producten- en Dienstencatalogus (PDC) van IBI. Conform de Beheersregeling is daarmee het uitvoeren van het archiefbeheer en van het vervangingsproces gedelegeerd aan de afdeling Documentaire Dienstverlening. Een aantal documenten worden uitgezonderd van dit vervangingsproces. In bijlage B staat welke dit zijn. 1.2 Verantwoordelijkheden en bevoegdheden In de geldende Beheersregeling voor documentaire informatievoorziening zijn de verantwoordelijkheden ten aanzien van de vervanging van inkomende en uitgaande documenten beschreven Dienstonderdelen Een dienstonderdeel binnen het verzorgingsgebied 1 van IBI/DCI dat conform de Beheersregeling als archiefvormende organisatie (AVO) is aangewezen, is zelf 1 Dienstonderdelen die binnen het verzorgingsgebied van IBI/DCI vallen zijn de ANVS, BSK, DC, IBI, KNMI, NEA en RLi Pagina 6 van 27

7 verantwoordelijk voor het digitaliseren en opnemen in het DMS van inkomende documenten die hij rechtstreeks ontvangt zonder tussenkomt van de afdeling DD. Hetzelfde geldt voor de uitgaande documenten. Ook hier is een dienstonderdeel zelf verantwoordelijk voor de opname in het DMS, de behandeling en de verzending De afdeling Documentaire Dienstverlening (DD) De afdeling Documentaire Dienstverlening (hierna afdeling DD) is als archiefbeheerder verantwoordelijk voor het digitaliseren en opnemen in HP Records Manager (hierna HPRM) van inkomende documenten die worden ontvangen en/of voor digitalisering worden aangeboden. De afdeling DD is verantwoordelijk voor het archiefbeheer van de inkomende en de uitgaande documenten in HPRM-RMA: toegankelijk ordenen en ontsluiten van archief; beheren van digitale archiefbescheiden; overdragen of vernietiging van archiefbescheiden conform wet- en regelgeving; De afdeling DD adviseert en ondersteunt het dienstonderdeel bij de digitalisering en het informatiebeheer en meer specifiek bij het documentenbeheer. De afdeling DD is verantwoordelijk voor de kwaliteitsonderzoeken in het kader van de vervanging alsook het opstellen en beheren van procedures, instructies en instrumenten die informatiebeheer ondersteunen, zoals de Structuurplannen Documentaire Informatievoorziening (SDI s) en de Selectielijst IenM Directie Concern Informatievoorziening (DCI) Binnen DCI is de afdeling Beheer verantwoordelijk voor alle software en hardware die ingezet wordt bij het digitaliseringsproces zodat deze voldoen aan de technische eisen die gelden voor de routinematige vervanging. Servicemanagement is de regievoerder op de leverancier SSC-ICT. De Directie Concern Informatievoorziening (DCI) is gemandateerd systeem eigenaar van HPRM en voert het centraal functioneel beheer uit. Vanuit die functie stuurt zij de leverancier DXC Technology (DXC) 2 aan Hoofddirectie Financiën, Management en Control (FMC) Binnen de hoofddirectie FMC is de directie Bedrijfsvoering, Organisatie en Informatiebeleid (BOI) verantwoordelijk voor kaders op het gebied van (documentaire) informatie, voor het toezicht op de naleving en het toetsen van inrichting en sturing (waaronder op het gebied van ICT) van het gehele vervangingsproces. 2 Samensmelting van CSC en de Enterprise Services dienst van HPE Pagina 7 van 27

8 2 Inrichting van het vervangingsproces In het vervangingsproces ziet de afdeling DD toe op het scannen van de inkomende documenten die bij de afdeling zelf binnenkomen, plaatst de vervangen documenten in HPRM-DMS, voert kwaliteitscontroles uit en vernietigt de vervangen papieren documenten. 2.1 Inrichting algemeen De afdeling DD beschikt over intern vastgestelde procesbeschrijvingen voor documentair informatiebeheer. Deze beschrijvingen zijn vastgelegd in de map DD procesdocumenten 3 en worden periodiek verbeterd en/of geactualiseerd. 2.2 Postbehandeling inkomende documenten De post komt centraal binnen bij de postkamer (FMH). Hier wordt de post gesorteerd per dienst. Reclame, kranten, tijdschriften en soortelijke post die direct naar de medewerker IenM door kan wordt uit de post gehaald. De afdeling DD haalt de post op bij de postkamer (FMH). Alle inkomende papieren documenten worden beoordeeld op wel en niet scannen 4 en gesorteerd naar de volgende categorieën: Poststuk scannen; Poststuk niet openen en fysiek naar geadresseerde (vertrouwelijk / persoonlijk); Poststuk scannen en fysiek door naar geadresseerde; Overige bijzonderheden 5. Nadat de stukken zijn voorgesorteerd op directieniveau, worden de enveloppen geopend. 2.3 Digitaliseringsproces Inkomende post De poststukken worden ontniet en ontdaan van andere bindmiddelen zoals paperclips. De aanbiedingsbrief en de envelop worden als één document gescand, eerst de envelop en dan de aanbiedingsbrief. De bijlagen worden per bijlage als een separaat document gescand. 3 IENM/BSK/ IENM/BSK-2014/214949: Post en scandocument: 5 IENM/BSK-2015/225642: Procedure dreigbrieven pakketten en poederbrieven Pagina 8 van 27

9 Alle te vervangen documenten worden met automatische kleurdetectie gescand. Hiermee wordt informatieverlies voorkomen. Een medewerker van de afdeling DD (hierna medewerker DD) controleert vervolgens: of de scan leesbaar, volledig en recht gescand is. De scans zijn leesbaar als 95% van alle letters en afbeeldingen overeenkomt met het origineel qua helderheid en contrast. Deze subjectieve beoordeling wordt bij twijfel door de medewerker DD getoetst. of de scan volledig is. Alle pagina s die bij het gescande document horen ook daadwerkelijk gescand zijn. op de volgorde van de bladzijden en blanco scan s. Een bladzijde met alleen een paginanummer wordt niet als blanco beschouwd om subjectieve beoordeling van de informatiefunctie te voorkomen. De inhoudelijke kwaliteitscriteria (inhoud, resultaat) worden volgens het vier-ogen principe beoordeeld door: 1 e medewerker DD (tijdens scannen) 2 e medewerker DD (na het scannen) Deze controle wordt op alle documenten uitgevoerd. Het systeem plaatst vervolgens de scan in een afgesloten omgeving op de netwerkschijf, die alleen toegankelijk is voor geautoriseerde medewerkers DD. Het papieren document wordt door de medewerker DD in de dagdoos 6 geplaatst Afwijkende formaten Afwijkende formaten groter dan A3 zoals A0 tekeningen worden met een speciale scanner gedigitaliseerd. Deze scanner voldoet aan dezelfde eisen die gelden voor alle binnen IenM gebruikte scanapparatuur. De gehanteerde procedure en kwaliteitseisen en controles voor het scannen van afwijkende formaten, wijkt niet af van die van de reguliere formaten. Na scanning geldt voor de afwijkende formaten hetzelfde proces als de inkomende post. Nadere technische informatie over het scanproces is te vinden in hoofdstuk Plaatsen in HPRM Inkomende post 6 Een dagdoos is een kartonnen archiefdoos waar alle gedigitaliseerde inkomende of uitgaande documenten per dag in opgeborgen worden. Op de dagdoos wordt de datum van de dag vermeld en chronologisch weggezet. Na 60 dagen worden deze dagdozen vernietigd. Pagina 9 van 27

10 De gescande inkomende documenten worden door de afdeling DD in HPRM-DMS geplaatst en voorzien van metadata, zie hoofdstuk 2.5. Na het scannen van de documenten in Kofax controleert de medewerker DD de kwaliteit van de scans in het kader van het vier ogen principe. De medewerker DD plaatst alle gescande stukken in de directie postbus (digitale postbus) in de opslagstructuur van HPRM-DMS. De verdere afhandeling van het document is beschreven in hoofdstuk Toekennen van metadata Metadata 7 worden door de medewerkers IenM en medewerkers DD toegekend op verschillende momenten in het vervangingsproces. De registratie van metadata is noodzakelijk om authenticiteit, integriteit, duurzaamheid en terugvindbaarheid van de gecreëerde objecten te borgen. Voor het toekennen van metadata aan documenten gelden de volgende richtlijnen: Handboek Documentaire Dienstverlening; Gebruikershandleidingen HPRM; Toepassingsprofiel Metagegevens IenM. De richtlijnen en de inrichting van HPRM voldoen aan de Beheersregeling DIV IenM Inkomende post De medewerker DD voegt bij opname in HPRM-DMS standaard de volgende metadata toe aan het document: Titel; Houder (DMS map Postbus van de medewerker IenM); Type document; Naam (beleids)directie (locatie-eigenaar); Datum stuk; Kenmerk stuk; Gegevens afzender en ontvanger (correspondentie). Het toekennen van metadata aan documenten door de medewerker IenM staat beschreven in hoofdstuk Uitgaande post De medewerker IenM binnen het verzorgingsgebied van de afdeling Documentaire Dienstverlening digitaliseert en plaatst zelf zijn uitgaande post in HPRM-DMS. Het aanbieden van een kopie van het originele papieren uitgaande document aan de afdeling DD is niet nodig, daar de afdeling DD alleen verantwoordelijk is voor de vernietiging van de originele papieren documenten die door de afdeling DD zelf zijn 7 Metadata dienen om andere gegevens te beschrijven. Het vastleggen van metagegevens vergemakkelijkt het beheren, vinden, uitwisselen en interpreteren van informatie en is essentieel voor de betrouwbaarheid ervan. Pagina 10 van 27

11 gescand en vervangen. De medewerker IenM is zelf verantwoordelijk voor de verzending van zijn getekende papieren uitgaande documenten. Zie verder hoofdstuk 3. Pagina 11 van 27

12 3 De medewerker IenM en het vervangingsproces De medewerker IenM (hierna medewerker) binnen het verzorgingsgebied van de afdeling Documentaire Dienstverlening werkt met digitale documenten. De digitale documenten worden door de medewerker opgeslagen en beheerd in dossiers in HPRM-DMS 8. Papieren documenten worden gedigitaliseerd door de medewerker of door de afdeling DD. Dit hoofdstuk beschrijft op welke wijze de medewerker documenten digitaliseert, waarmee aan de wettelijke eisen wordt voldaan. Let wel: voor medewerker kan ook Management Assistente (MA) worden gelezen tenzij specifiek is aangegeven dat alleen een MA de taak uitvoert. Het organisatieonderdeel is vrij te bepalen, welke taken de medewerker en welke de MA binnen het vervangingsproces en het digitale documentenbeheer uitvoert. Informatie over digitale post, het gebruik van HPRM en archivering vindt de medewerker op het intranet. 3.1 Inkomende digitale post Digitale postbus Fysieke post die wordt ontvangen door de postkamer (FMH), wordt door de afdeling DD beoordeeld, gesorteerd, gescand en geplaatst in de digitale postbus van het organisatieonderdeel in HPRM-DMS, zie hoofdstuk Verplaatsen naar HPRM map De MA maakt voor elk ingescand document in de digitale postbus een recordactie aan voor de behandelaar van het document. De behandelaar is meestal de geadresseerde. De medewerker ontvangt het document middels een recordactie in zijn recordactie lade en via een notificatie in Outlook. De medewerker controleert of het document voor hem is en verplaatst zijn document ter afhandeling naar het juiste dossier. Het is belangrijk het inkomende document uit de postbus te halen en in een HPRM dossier te plaatsen. Alleen dan blijft alle informatie betreffende één zaak bij elkaar en is de status van een zaak duidelijk. Het is bovendien technisch niet mogelijk om uit de postbus te deponeren. Zie verder voor deponeren hoofdstuk Behandelen document De medewerker heeft nu de volgende keuze: 8 DMS is de afkorting voor Document management Systeem. Documenten in dit deel van HPRM kunnen gedeeld worden, gerouteerd en kennen automatische versiebeheer. Pagina 12 van 27

13 Het document behoeft geen verdere actie. De recordactie kan worden voltooid; Het document moet naar een andere medewerker. Een nieuwe recordactie wordt aangemaakt en het document verzonden; Het document behoeft een antwoord. Dat kan intern of extern zijn. In dit handboek wordt onder Antwoordbrief alleen het uitgaande document bedoeld dat een natte paraaf of handtekening verlangt op een papieren document, zie hoofdstuk Vervanging papieren documenten door de medewerker ontvangen Een papieren document dat de medewerker rechtstreeks ontvangt zonder tussenkomst van de afdeling DD digitaliseert en plaatst de medewerker zelf in HPRM-DMS Scannen documenten Voor het scannen van een papieren document maakt de medewerker gebruik van de multifunctionele printer Xerox WorkCentre 7556 (MFP). Het document wordt gescand met OCR, waardoor het PDF-bestand, na opname in HPRM-DMS, full text doorzoekbaar is. Nadere technische informatie over scan hardware en software staat in hoofdstuk 8. De medewerker scant het document op de Xerox MFP en verstuurt het PDF bestand in een naar zijn Outlook Postbus. Hoofddocument en bijlagen worden afzonderlijk gescand Kwaliteitscheck De medewerker opent het bericht met het gescande document. De medewerker controleert op de kwaliteit van het gescande document en controleert daarbij of het document: recht gescand is en geen strepen of vlekken bevat; leesbaar is, letters en afbeeldingen komen qua helderheid en contrast overeen met het origineel; de scan volledig is, het aantal pagina s van het originele document overeenkomt met het gescande document;* volgorde en blanco scans Indien het gescande document niet aan genoemde eisen voldoet, scant de medewerker nogmaals het document. * Een lijvig document wordt ook in zijn geheel gescand. Indien dit niet mogelijk is op de MFP dan biedt de medewerker het document middels een scanverzoek aan de afdeling DD aan. Daar wordt het document gescand en volgt het de route van inkomende post. Dit geldt ook voor afwijkende formaten groter dan A Opnemen in HPRM-DMS Pagina 13 van 27

14 De medewerker slaat het gescande document op in het juiste dossier in HPRM-DMS. In het getoonde registratiescherm vult de medewerker een verplichte set metagegevens in: de titel van het document; de houder (dossier in het DMS waarin het document wordt opgeslagen); het type document Scannen on demand De medewerker biedt het papieren document aan de afdeling DD aan middels het indienen van een scanverzoek. Daar wordt het gescand en volgt het de route van inkomende post. De medewerker ontvangt het digitale document via de digitale postbus in HPRM- DMS, op eenzelfde wijze als de inkomende digitale post, zie hoofdstuk 3.1. Het digitale document kan nu door de medewerker worden afgehandeld, zie hoofdstuk 3.1. Het papieren document wordt opgenomen in een dagdoos Vervangen interne documenten en uitgaande post Een document dat een natte handtekening behoeft, wordt uitgeprint en vervolgens voorzien van een handtekening Interne document Een getekend papieren document dat binnen het verzorgingsgebied van IBI/DCI wordt verzonden, wordt gescand en in HPRM-DMS geplaatst volgens dezelfde werkwijze zoals beschreven in hoofdstuk Uitgaande post Een getekend papieren document dat naar een organisatie buiten het verzorgingsgebied van IBI/DCI wordt verzonden, wordt eerst gescand. Het originele papieren document kan vervolgens worden verzonden. Het gescande afschrift wordt geplaatst in HPRM-DMS volgens dezelfde werkwijze zoals beschreven in hoofdstuk Deponeren / archiveren in het digitaal archief Een medewerker deponeert zijn dossier in HPRM wanneer dit gearchiveerd dient te worden. Wanneer het dossier is gedeponeerd, is het alleen nog te raadplegen. Met deponeren wordt het dossier overgezet van een DMS naar een RMA omgeving, waardoor het beheer door de afdeling DD wordt overgenomen, zie hoofdstuk 2. 9 Type document staat standaard ingesteld op rapport. Het is aan de medewerker om dit aan te passen. 10 Een dagdoos is een archiefdoos van zuurvrij karton waar alle gedigitaliseerde inkomende of uitgaande documenten in opgeborgen worden per dag. Op de dagdoos wordt de datum van de dag vermeld en chronologisch weggezet. Na 60 dagen worden deze dagdozen vernietigd. Pagina 14 van 27

15 Informatie over digitale post, het gebruik van HPRM en archivering vindt de medewerker op het intranet. Pagina 15 van 27

16 4 Kwaliteitsprocedure 4.1 Dagelijkse kwaliteitscontrole De kwaliteitsnormen t.a.v. het vervangingsproces zijn als volgt geformuleerd: Medewerker Processtap KPI Norm Afdeling DD Postbehandelingen selectieproces Afdeling DD Scheiding te scannen en niet te scannen documenten Scheiding te scannen documenten op (beleids)directie De te scannen documenten zijn op basis van de vastgestelde werkinstructie fysiek gescheiden van de niet te scannen documenten. De te scannen documenten zijn op (beleids)directie gesorteerd. Per (beleids)directie is een aparte stapel gevormd. Afdeling DD Dienstonderdeel (AVO) Afdeling DD Dienstonderdeel (AVO) Afdeling DD Dienstonderdeel (AVO) Afdeling DD Dienstonderdeel (AVO) Scanproces Fysieke voorbereiding van documenten Controle op lege pagina s Controle of documenten goed in scanner liggen Controle op kwaliteit scan De documenten zijn ontdaan van bindmiddelen, zoals nietjes, paperclips, ringbanden, plastic mappen, etc. Alles wordt gescand zoals aangeboden inclusief lege pagina s Alle documenten liggen recht en zonder ezelsoren. Het gedigitaliseerde document is goed leesbaar vanaf het beeldscherm, recht, volledig, bevat geen lege pagina s, zonder afwijkingen in tekst of kleur. De scan bevat slechts één document. 95% van alle karakters komt overeen met het origineel qua helderheid en contrast. Alle pagina s die bij het gescande document horen zijn gescand. Afdeling DD Dienstonderdeel (AVO) Afdeling DD Dienstonderdeel (AVO) Dienstonderdeel (AVO) Dienstonderdeel (AVO) Plaatsen in HPRM Toekennen van metadata Inkomende post: controle op bruikbaarheid in het dagelijkse werk Uitgaande post: controle op bruikbaarheid in het dagelijkse werk. Bepalen welke samenhang het stuk heeft met andere stukken. Alle verplichte velden zijn correct gevuld. Zie Invulinstructie HPRM. Medewerkers signaleren foutief gescande documenten. Medewerkers signaleren foutief gescande documenten aan de hand van de fysiek en digitaal ontvangen documenten. Elk document bevindt zich in een dossier. Aan het dossier is een proces gekoppeld uit het vastgestelde SDI. Pagina 16 van 27

17 De doelstelling van deze controles is om het volgende te bereiken: a. Juistheid - registratie van de juiste documenten - registratie van de juiste gegevens - juistheid van de reproductie b. Volledigheid - controle of alle fysiek ontvangen documenten vervangen zijn - controle per document of het document volledig is vervangen c. Leesbaarheid - controle op leesbaarheid van een document d. Terugvindbaarheid - controle op de metadata die aan het document zijn verbonden Indien aan één van de criteria niet wordt voldaan, wordt het origineel op korte termijn, uiterlijk binnen 60 dagen opnieuw in het scanproces gebracht. Het resultaat van deze kwaliteitsmaatregelen is dat het digitale archief dat de afdeling DD voor de dienstonderdelen beheert, toegankelijk, duurzaam en betrouwbaar is. 4.2 Steekproef per maand 11 Naast het jaarlijks kwaliteitsonderzoek voert de daartoe aangewezen medewerker DD minimaal eens per maand aan de hand van een checklist een steekproef uit op de opname in HPRM. Dit is de controle op de dagdozen. Doel van deze steekproef is te controleren of alle documenten tijdens het vervangingsproces inderdaad door de medewerkers DD zijn gedigitaliseerd. Er wordt willekeurig 10% van het aantal dagdozen in de verstreken maand onderzocht. Minimaal 95% van de onderzochte scans is foutloos. De medewerker DD controleert of: - de documenten die fysiek in de dagdoos zitten ook in HPRM staan; - de digitale documenten die in HPRM staan één op één matchen met de fysieke documenten die in de dagdoos zitten (zitten bijvoorbeeld alle bijl. en de juiste bijl. erbij); - documenten die fysiek doorgestuurd moeten worden naar de medewerker IenM per abuis in de dagdoos zitten. - er risicodocumenten in de dagdoos zitten die niet vernietigd mogen worden en er dus uitgehaald moeten worden ten behoeve van fysiek archief. Indien het resultaat van de steekproef negatief is, herstelt de medewerker DD de fout. - Foutieve scans worden opnieuw gescand middels het proces Scannen en registreren en in een nieuwe dagdoos (datum van scan) geplaatst. - Fysieke documenten die hadden moeten worden doorgezet naar de medewerker IenM, zet de medewerker DD door naar de scanstraat. De medewerker van de scanstraat zet het document alsnog door naar de medewerker IenM. 11 IENM/BSK-2016/308985: Procesbeschrijving Vernietiging van vervanging Pagina 17 van 27

18 Indien het resultaat positief is, kunnen de vervangen documenten klaargezet worden voor vernietiging, zie hoofdstuk Jaarlijks kwaliteitsonderzoek De afdeling DD voert minimaal éénmaal per jaar een kwaliteitsonderzoek op het gehele vervangingsproces uit op basis van een jaarlijks door het MT DD vastgesteld kwaliteitsplan. Tijdens het kwaliteitsonderzoek wordt gecontroleerd of wordt voldaan aan de (technische en functionele) eisen en kwaliteitsnormen rondom het vervangingsproces en of het vervangingsproces nog steeds verloopt, zoals dit is vastgelegd in het voorliggend handboek Vervanging. Het kwaliteitsonderzoek resulteert in een rapportage aan het MT DD. Indien de onderzoeksresultaten aanleiding geven tot wijzigingen dan zal de change management procedure worden gevolgd, zie hoofdstuk 7. Pagina 18 van 27

19 5 Vernietigingsprocedure Nadat de papieren documenten zijn gescand en zijn opgeslagen in HPRM, worden de documenten opgeslagen in dagdozen die door de afdeling DD worden beheerd. De vervangen papieren documenten worden na een positief resultaat van de periodieke steekproef en een minimale wachttijd van 60 dagen op rechtmatige wijze vernietigd. Als grondslag hiervoor wordt het besluit vervanging archiefbescheiden IenM gebruikt. Er is geen verklaring van vernietiging, conform het Archiefbesluit 1995, Artikel 1995, artikel 8, meer nodig. Omwille van transparantie en juist archiefbeheer wordt een verklaring opgesteld welke het hoofd van de afdeling DD ondertekent. Na ondertekening van de verklaring worden de papieren documenten door de medewerkers DD in een afgesloten container geplaatst. De container wordt opgehaald en de fysieke documenten worden vernietigd. Pagina 19 van 27

20 6 IT-Beheersmaatregelen Er is een back-up strategie en een calamiteiten- en herstelplan vastgelegd door het centraal functioneel beheer van HPRM bij de Directie Concern Informatievoorziening (DCI). Het Centraal Functioneel Beheer (CFB) legt toegangsacties vast in een audit trail die is op te vragen. Door de audit trail zijn alle mutaties op documentniveau te herleiden. Periodiek stelt de afdeling DD vast of er wijzigingen in de hard- en software voor scanning en opslag van digitale archiefbescheiden nodig zijn. Realisatie van wijzigingen in hard- en software volgens de daarvoor geldende change management procedure Pagina 20 van 27

21 7 Change management procedure De change management procedure borgt dat wijzigingen in de procesmatige en technische inrichting niet tot verminderde resultaten leiden en voldoen aan de geldende wet- en regelgeving. De procedure stelt de organisatie in staat om regie te voeren en te houden op wijzigingen in de vastgestelde organisatorische en technische beheerprocedures voor het vervangingsproces en de digitale beheersomgeving, die aanzienlijke invloed (kunnen) hebben op de resultaten van de procedures. De minister van Infrastructuur en Milieu is eindverantwoordelijk voor het vervangingsproces, de daaruit voortkomende resultaten (i.c. digitale archiefbescheiden) en voor de duurzaamheid van de archiefbescheiden. Voorstellen tot wijzigingen kunnen door DCI worden ingediend bij de leverancier. De voorstellen worden altijd in gezamenlijk verband besproken, getoetst aan bestaand informatie- en archiveringsbeleid, alsmede aan wet- en regelgeving en besloten. IBI is in dit kader in ieder geval betrokken bij wijzigingen t.a.v. het vervangingsproces, bestandsformaten, back-up procedures en voorzieningen, software en hardware voor scanning en archivering, en het platform waarin het digitale archief is geplaatst. Het voorliggende handboek routinematige digitale vervanging volgt dezelfde procedure. Voorstellen en besluiten omtrent wijzigingen worden gedocumenteerd en gearchiveerd in HPRM. Ook de veranderingen zelf worden gedocumenteerd. Wijzigingen ten aanzien van de technische inrichting worden door middel van een testomgeving en procedure getest en geïmplementeerd. De Erfgoedinspectie, de afdeling Documentaire Dienstverlening en andere onderzoekers kunnen op basis van de documentatie beoordelen of IenM ook na de wijzigingen voldoet aan wet- en regelgeving en het referentiekader dat IenM hanteert. Kwaliteitsonderzoeken vinden minimaal één keer per kalenderjaar plaats. Pagina 21 van 27

22 8 Technische specificaties 8.1 Parameters De beeldtechnische kwaliteit van de scans voldoen aan de eisen van 300 dpi en een bitdiepte van 24 Bit RGB Kleur. Groot formaat tekeningen worden met 200 dpi gescand. Documenten van alle formaten worden altijd met kleurherkenning gescand. 8.2 Bestandsformaat 8.3 Hardware Het gedigitaliseerde document wordt opgeslagen in het bestandsformaat PDF/A-1a in HPRM. Het tussenformaat dat wordt gebruikt is TIFF. Documenten worden gescand met OCR, waardoor documenten full text doorzoekbaar worden. Hierdoor neemt de omvang van de bestanden toe. Het verzorgingsgebied van IBI/DCI gebruikt Canon en Xerox WorkCentre scanners voor het digitaliseren van papieren documenten. Voor het scannen van A0-formaat worden scanners van het type Image Access WideTEK 42 gebruikt. Zie voor de technische details van alle scanners de specificaties op Internet. 8.4 Software Het samenspel tussen de software ziet er als volgt uit: De driver van de scanner zendt gedigitaliseerde beelden ongecomprimeerd naar Kofax capture. Deze applicatie OCR t de beelden en slaat ze op in het JPG-formaat, gevat in een PDF-container (searchable image PDF, versie 1.3). Het zichtbare deel van het PDF-bestand bestaat hierdoor uit afbeeldingen, terwijl daaronder een laag met tekst en layout-informatie aanwezig is. Tijdens de creatie van het tussenformaat wordt een lage compressieratio op de JPG-beelden toegepast. (Instelling Comprimeerbaarheid van beeld = 75% - hoge kwaliteit). De bestanden worden opgeslagen op een centrale locatie in het netwerk. Pagina 22 van 27

23 Bijlage A Richtlijnen en Wet en Regelgeving Hieronder staan de richtlijnen en wet- en regelgeving die relevant zijn voor het digitaal vervangen van archiefbescheiden: Archiefwet 1995; Archiefbesluit 1995; Archiefregeling, Staatscourant 2010, nr. 70 van 6 januari 2010; NEN ISO NEN 2082 NEN-ISO deel 1 en 2 Baseline informatiehuishouding Rijksoverheid Referentiekader Opbouw Digitaal Informatiebeheer (RODIN), juni 2010, Pagina 23 van 27

24 Bijlage B Uitgezonderde documenten Categorieën van archiefbescheiden waarop de digitale vervanging niet van toepassing is: 1) Documenten van afwijkende vorm of formaat waardoor digitalisering binnen het scanproces niet mogelijk of niet praktisch is. Deze documenten worden alleen geregistreerd en niet gedigitaliseerd. 2) Documenten met bijzondere uiterlijke verschijningsvorm of symbolische waarde waaronder documenten met lakzegels, zoals verdragen, geloofsbrieven en door bewindspersonen ondertekende of anderszins unieke condoleancekaarten met een grotere waarde dan een gescand evenbeeld daarvan. 3) Bepaalde documenten die in het internationale rechtsverkeer in digitale vorm geen algemeen geaccepteerde rechtsgeldige status hebben, waaronder: verdragen, volmachten en akten van bekrachtiging, goedkeuring, aanvaarding en toetreding; processen-verbaal behorend bij de depositaire verdragen, alle gewaarmerkte afschriften van multilaterale verdragen en zeekaarten die behoren bij verdragen; documenten die een rechtsverhouding vestigen, wijzigen of een bewijsfunctie hebben en/of als zodanig door de Directie Juridische Zaken aangemerkte documenten. Europese Unie documenten tenzij in de clausules van specifieke Europese programma s is opgenomen dat documenten die zijn vervangen conform nationale wet- en regelgeving rechtsgeldig zijn; Documenten die tijdelijk 12 in papieren vorm worden aangehouden zijn: 4) Documenten waarin het ministerie namens de Staat in het civielrecht optreedt als contractspartij bij privaatrechtelijke rechtsverhoudingen, waaronder: koop- en huurcontracten; documenten in aanbestedingstrajecten; schikkingsonderhandelingen; burgerlijke processen; gerechtelijke uitspraken; expertiserapporten; notariële akten; documenten die een rechtsverhouding vestigen, wijzigen of een bewijsfunctie hebben. 5) Hoger dan departementaal vertrouwelijk gerubriceerde stukken die op grond van regelgeving over informatiebeveiliging niet in het document management systeem (DMS) mogen worden opgeslagen 12 Bij te bewaren documenten wordt vastgesteld of de bewijslast op het moment van overdracht aan het Nationaal Archief nog van belang is. Als dat het geval is, worden deze in papieren vorm overgedragen. Pagina 24 van 27

25 6) Financiële documenten die door de afdeling IBI-F&I worden gedigitaliseerd en opgenomen in SAP. Deze kennen een eigen vervangingsproces dat is beschreven in het Handboek digitale vervanging en digitale vernietiging van archiefbescheiden vanuit SAP 13 ; 7) P-documenten die door P-Direkt worden gedigitaliseerd en opgenomen in de digitale personeelsdossiers. Deze kennen een eigen vervangingsproces dat is beschreven in het Handboek digitale vervanging personeelsdossier 14. In het kader van de inzichten die zijn opgedaan bij de uitvoering van het programma Optimaal Verbinden is in overleg met P-Direkt door IenM afgeweken van de afspraken met betrekking tot het aanleveren van de documenten inzake instroom, de doorstroom en de uitstroom van medewerkers. 13 IENM/BSK-2015/197697: Handboek digitale vervanging en digitale vernietiging van archiefbescheiden vanuit SAP 14 IENM/BSK-2017/124329: Handboek digitale vervanging personeelsdossiers Pagina 25 van 27

26 Bijlage C Relevante interne documenten Beheersregeling Documentaire Informatieverzorging IenM 2012; Producten en Dienstenoverzicht Integrale Bedrijfsvoering IenM 2016; Handboek Functioneel Beheer HPRM; Calamiteiten- en herstelplan; Handboek Documentaire Dienstverlening; Kwaliteitsplan afdeling Informatiemanagement; Producten- en dienstenoverzicht Integrale Bedrijfsvoering IenM Selectielijst van het ministerie van Infrastructuur en Milieu Structuurplannen Documentaire Informatievoorziening (SDI s) Change management procedure IenM Pagina 26 van 27

27 Bijlage D Procesflow scannen en registreren Proces Scannen en registreren Input Medewerker S&R Controlerende medewerker S&R Output Proces Scanverzoek Proces Inkomende post Scannen document HP RM Holmes Bundelen en stempelen fysieke documenten Controleren kwaliteit gescand document Kwaliteit goed? nee Scannen document ja Afsluiten batch Doc. paginatelling ingekomen fysieke post Proces Scanverzoek Registratieverzoek Registreren digitaal document HP RM Archief Dagdoos Archiveren fysiek document Fysieke post voor postkamer FMH einde Proces Vernietigen dagdozen Pagina 27 van 27