Handboek Digitale Vervanging Gemeente Venray

Save this PDF as:
 WORD  PNG  TXT  JPG

Maat: px
Weergave met pagina beginnen:

Download "Handboek Digitale Vervanging Gemeente Venray"

Transcriptie

1 Handboek Digitale Vervanging Gemeente Venray Handboek voor het vervangen van analoge door digitale documenten die ingevolge de selectielijst voor gemeentelijke archiefbescheiden voor bewaring dan wel vernietiging in aanmerking komen. 1

2 Gegevens over het handboek Versie 1.0 Datum 23 juni 2015 Auteurs S.A. Bruno Telefoon Adviezen Afdeling Publieksdiensten Drs. P. van Meegeren, gemeentearchivaris Afdeling Bestuurszaken Mr. L. Pronk algemeen jurist 2

3 Versiebeheer Handboek Vervanging Versie Datum Opmerkingen

4 Samenvatting Handboek vervanging In het Handboek vervanging worden alle zaken beschreven die aan de orde zijn bij het vervangen van archiefbescheiden. Wat is vervangen van archiefbescheiden Vervanging of substitutie is het vervangen van archiefbescheiden door reproducties. De reproducties nemen volledig de plaats in van de oorspronkelijke bescheiden. In het geval van dit handboek houdt dit in dat papieren archiefbescheiden worden gedigitaliseerd waarna de digitale scans de plaats innemen van de papieren documenten nadat deze fysiek zijn vernietigd. Het digitale document wordt dus het formele archiefdocument. Wettelijke kaders De bevoegdheid van vervanging is geregeld in artikel 7 van de Achiefwet Uitvoeringsregels zijn beschreven in het Archiefbesluit 1995 (artikelen 6 en 8) en de Archiefregeling (hoofdstuk 3a), de Archiefverordening 2006 en het Besluit Informatiebeheer 2012 van de gemeente Venray. Om dit proces van vervanging goed en volgens de regels van de wet- en regelgeving te laten verlopen moet vervanging van archiefbescheiden geschieden met juiste en volledige weergave van de in te vervangen archiefbescheiden voorkomende gegevens. Daarom worden in het handboek de processen beschreven die bij vervanging een rol spelen en worden waarborgen ingebouwd die daaraan bijdragen. Processen De volgende processen spelen een rol: 1. De behandeling van ingekomen papieren poststromen; 2. Het scannen van de papieren post (ingekomen); 3. De technische omzetting van papier naar digitaal; 4. Het registreren (vastleggen van gegevens over) van de ingekomen post; 5. De fysieke vernietiging van de papieren documenten; 6. Het proces van actualisatie van het Handboek vervanging. Waarborgen De volgende waarborgen zijn opgenomen: 1. Gedetailleerde beschrijving van de processen; 2. Beschrijving van de verantwoordelijkheden en bevoegdheden voor alle processen; 3. Beschrijving van de inrichting van de kwaliteitscontroles voor: wel of niet registreren uitzonderingen van vervanging digitale scans 4. Maandelijkse rapportages van de kwaliteitscontroles; 5. Periodieke overleggen tussen de adviseur Informatiebeheer, Informatiemanagement, coördinatoren, medewerkers Informatiebeheer en gemeentearchivaris, over de controlerapportages, het herstellen van fouten, het verbeteren van de kwaliteit en het fysiek vernietigen van de papieren documenten; 6. Periodieke terugkoppeling met de afdelingsmanager over alle aspecten van vervanging. 4

5 INHOUDSOPGAVE Versiebeheer Handboek vervanging 3 Samenvatting Handboek vervanging 4 Inhoudsopgave 5 Inleiding 6 1. Algemene verantwoordelijkheden en bevoegdheden Inleiding Vervanging Archiefbeheer 7 2. Reikwijdte en uitzonderingen Inleiding Organisatieonderdelen waarvoor de machtigingen gelden Categorieën archiefbescheiden waarop het besluit van toepassing is Categorieën archiefbescheiden waarop het besluit niet van toepassing is Controle op de keuze van fysieke bewaring 9 3. Inrichting van het vervangingsproces Inleiding Postontvangst en postsortering Behandelen van ingekomen post Het scanproces Proces van vernietiging van te vervangen archiefbescheiden Inleiding Voorbereiding vernietiging Bevoegdheid tot vernietiging De frequentie van vernietiging Controle van vervanging Vernietiging fysieke archiefbescheiden Verklaring van vervanging Verantwoordelijkheden en bevoegdheden bij het proces vernietigen Kwaliteitscriteria Resultaat Risico s Hard- en Software Inleiding Hardware Software Actualiseren handboek en machtiging Inleiding Actualiseren Handboek Vervanging Verantwoordelijkheden en bevoegdheden bij het proces van actualiseren 15 handboek en besluit Bijlage 1. Werkinstructie medewerkers Backoffice Informatiebeheer 16 Bijlage 2. Proces scannen archiefbescheiden 22 Bijlage 3. Zaaksystemen en servers 27 Bijlage 4. Scanners en scansoftware 28 Bijlage 5. Procedure changemanagement 31 Bijlage 6. Functiebeschrijving Team IB 34 Bijlage 7. Uitzonderingenlijst 5

6 Inleiding Besluit tot vervanging Op 1 juni 2012 is gestart met het zaakgericht werken in het nieuwe zaaksysteem, Verseon 2.1. van Circle. Nieuw met de introductie van het zaaksysteem is dat alle medewerkers in de organisatie hiermee kunnen werken. Niet alleen het raadplegen maar ook het registreren van interne en uitgaande documenten kan uitgevoerd worden door alle medewerkers. Dit is een belangrijke stap op weg naar het volledig digitaal werken. Alhoewel de digitale archiefvorming in snel tempo toeneemt worden de fysieke archiefbescheiden, ook al zijn deze gescand, nog fysiek bewaard. Dit schept een onwenselijke situatie. In dit kader wil de gemeente Venray alle ingekomen papieren archiefbescheiden na het scannen vervangen door digitale exemplaren en de papieren originelen vernietigen. De Archiefwet 1995 geeft de zorgdrager, het College van Burgemeester en Wethouders, de mogelijkheid om archiefbescheiden te vervangen door digitale reproducties om vervolgens de fysieke originelen te vernietigen. De reproducties krijgen daarna de status van origineel en zijn daarmee archiefbescheiden in de zin van artikel 1, aanhef en onder c, ten vierde, van de Archiefwet Daarnaast wordt er getoetst volgens het Referentiekader Opbouw Digitaal Informatiebeheer (RODIN). Deze kaders worden tevens toegepast voor het beheer van digitaal archief van de gemeente Venray. In dit handboek gaat het om het vervangen van de informatie die voor blijvende bewaring en voor vernietiging in aanmerking komen. De Selectielijst voor archiefbescheiden van de gemeentelijke en intergemeentelijke organen (2012) van de VNG is hierbij leidend. Plaatselijke omstandigheden en bijzonderheden worden vanzelfsprekend ook in ogenschouw genomen. Het besluit tot vervanging geldt voor alle archiefbescheiden die vanaf 23 juni 2015 zijn gestart en voor alle daarbij behorende geregistreerde archiefbescheiden. Dit handboek vormt de basis bij de vervanging en beschrijft alle procedures die in het vervangingsproces een rol spelen. Voor dit handboek is gebruik gemaakt van de Handreiking Vervanging Archiefbescheiden versie 1.0 opgesteld in het kader van het programma Archief

7 1. Algemene verantwoordelijkheden en bevoegdheden 1.1. Inleiding In dit hoofdstuk komt aan de orde: 1. de verantwoordelijkheden en bevoegdheden bij en na het besluitvormingsproces van vervanging (1.2.) 2. de verantwoordelijkheden en bevoegdheden ten aanzien van het archiefbeheer (1.3.) 1.2. Vervanging Op grond van artikel 7 van de Archiefwet is het College van Burgemeester en Wethouders bevoegd om archiefbescheiden te vervangen door reproducties, teneinde de aldus vervangen bescheiden te vernietigen. Op grond van de Archiefwet en het Archiefbesluit artikel 6 lid 2 is de gemeente verplicht tot het publiceren van een besluit tot vervanging, met daarbij een verantwoording van de wijze waarop toepassing is gegeven aan artikel 2, eerste lid, onderdelen c: de waarde van de archiefbescheiden als bestanddeel van het cultureel erfgoed en d: het belang van de in de archiefbescheiden voorkomende gegevens voor overheidsorganen, voor recht- of bewijszoekenden en voor historisch onderzoek Archiefbeheer Archiefverordening: Burgemeester en wethouders dragen op grond van artikel 30 van de Archiefwet zorg voor de archief bescheiden van de gemeentelijke organen. De wijze waarop uitvoering wordt gegeven aan het zorgdragerschap is vastgelegd in de Archiefverordening 2006 van de gemeente Venray. Besluit Informatiebeheer Op basis van het Besluit Informatiebeheer 2012 is de afdeling Middelen belast met het geheel van de informatievoorziening voor de onder de gemeentelijke organisatie ressorterende taken alsmede met het beheer van de documenten voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Dit geldt voor alle archiefbescheiden van de gehele gemeentelijke organisatie. De gemeentearchivaris zorgt als toezichthouder voor de kwaliteitscontrole. Dit in de vorm van het jaarlijks verslag aan het College van B&W, het zogenaamde Verslag horizontale verantwoording gemeentelijke informatiehuishouding (rapportage KPI). 7

8 2. Reikwijdte en uitzonderingen 2.1. Inleiding Dit hoofdstuk gaat het over de reikwijdte van de te vervangen archiefbescheiden. Wat wordt wel en wat niet vervangen. De volgende aspecten komen aan de orde: 1. Op welke organisatieonderdelen het besluit tot vervanging wel of niet van toepassing is (2.2.) 2. Op welke categorieën archiefbescheiden het besluit tot vervanging van toepassing is (2.3.) 3. Op welke categorieën archiefbescheiden het besluit niet van toepassing zal zijn (2.4.) 4. Controle op de fysieke bewaring (2.5.) 2.2. Organisatieonderdelen waarvoor het besluit tot vervanging gaat gelden Het besluit tot vervanging van archiefbescheiden is van toepassing op alle ingekomen archiefbescheiden van de gemeentelijke organen zoals bedoeld in artikel 30, eerste lid, van de Archiefwet Het besluit tot vervanging van archiefbescheiden is niet van toepassing op samenwerkingsverbanden tussen de gemeente Venray en andere overheden of privaatrechtelijke organisaties en als gevolg hiervan ook voor de archiefbescheiden Categorieën archiefbescheiden waarop het besluit tot vervanging van toepassing is Met inachtneming van de hierboven genoemde organisatieonderdelen en de uitzonderingen daarop die in 2.4. zijn beschreven, is het besluit tot vervanging van toepassing op alle op papier ontvangen archiefbescheiden die na ontvangst worden gescand. Alle overige ingekomen archiefbescheiden zijn digitaal en blijven digitaal. Vervanging daarvan is niet van toepassing. Uitzondering hierop zijn de technische tekeningen die via de Omgevingsloket (OLO) binnenkomen. Deze archiefbescheiden maken deel uit van het proces omgevingsvergunning dat (nog) op papier verloopt Categorieën archiefbescheiden waarop het besluit tot vervanging niet van toepassing is Niet in alle gevallen is het wenselijk of mogelijk archiefbescheiden te vervangen. Hieronder zijn de categorieën benoemd die (nog) niet worden vervangen: 1. Volgens het Archiefbesluit 1995 artikel 2, eerste lid, onderdeel c en d komen de volgende onderdelen niet in aanmerking voor vervanging omdat genoemde waarde heeft voor het cultureel erfgoed voor wat betreft de uiterlijke vorm van de archiefbescheiden: - de uiterlijke vorm van het bestanddeel is van belang voor de kennis van de technologische ontwikkeling. - Het bestanddeel heeft esthetische waarde. - Het bestanddeel heeft unieke of bijzondere uiterlijke kenmerken (zegels, watermerken, e.d.). - Het is zo oud dat het daaraan zeldzaamheidswaarde ontleent. 8

9 - Het stuk heeft aanzienlijke waarde als tentoonstellingsobject. - Er bestaat twijfel over de authenticiteit van het bestanddeel, waarbij alleen onderzoek van de originelen uitsluitsel kan geven. - Het bestanddeel is van aanzienlijk belang, vanwege de directe relatie met beroemde of historisch belangrijke personen, gebeurtenissen, plaatsen, zaken of voorwerpen. - Het bestanddeel is van belang als documentatie voor de oprichting of wettelijke grondslag van een institutie. - Het stuk is van belang om geformuleerd beleid op het hoogste niveau binnen een bestuurslaag c.q. in de organisatie te documenteren. Deze analoge archiefbescheiden worden gearchiveerd en toegankelijk gemaakt met behulp van het zaaksysteem. In het zaaksysteem wordt een notitie aangemaakt op de digitale kopie waarin vermeld staat dat het archiefstuk nog analoog beschikbaar is en waar dit stuk te vinden is in de archiefruimte van de gemeente Venray. Voor verdere uitwerking van deze borging: zie bijlage 1. Werkinstructie medewerkers Backoffice Informatiebeheer. 2. Archiefbescheiden die deel uitmaken van processen die (nog) op papier verlopen en de overige poststukken die uitgezonderd worden voor vervanging zie bijlage Controle op de keuze van fysieke bewaring De controle op de keuze van fysieke bewaring wordt beschreven in hoofdstuk 3. 9

10 3. Inrichting van het vervangingsproces 3.1. Inleiding Dit hoofdstuk beschrijft de inrichting en de uitvoering van de postbehandeling vanaf de binnenkomst van een poststuk, het doorzenden naar de behandelaar en het afhandelen van de zaak voor zover deze processen relevant zijn voor de vervanging van archiefbescheiden. Aan de orde komen: 1. De postontvangst en postsortering (3.2.) 2. De behandeling van ingekomen post (3.3.) 3. Het scanproces (3.4.) 3.2. Postontvangst en postsortering De processen van postontvangst en postsortering zijn niet relevant voor de vervanging van archiefbescheiden. Daarom worden deze processen hier niet verder uitgewerkt Behandelen van ingekomen post Deze procedure is opgesteld voor de verwerking van archiefbescheiden ten behoeve van de gemeente Venray en heeft betrekking op alle ingekomen archiefbescheiden. Zie bijlage 1. Werkinstructie medewerker backoffice Informatiebeheer 3.4. Het scanproces Het scanproces is centraal georganiseerd. De medewerkers scannen archiefbescheiden volgens de aangewezen procedure. De medewerker backoffice (scanspecialist) controleert de kwaliteit van de scans op juistheid van de reproductie op volledigheid, op leesbaarheid en op informatiewaarde. De 2 e controle vindt plaats tijdens het valideren. Het controleren vindt plaats op basis van de scans op het scherm. Indien blijkt dat de kwaliteit na het scannen niet voldoet dan zal de medewerker backoffice (scanspecialist) het document (of pagina s daaruit) opnieuw scannen en daarbij indien nodig, zorgen voor afwijkende instellingen zodat het kwalitatief beste resultaat wordt verkregen. Voor een verdere beschrijving van deze controle wordt verwezen naar de procedure scannen archiefbescheiden, bijlage 2. 10

11 4. Proces van vernietiging van te vervangen archiefbescheiden 4.1. Inleiding Dit hoofdstuk beschrijft de belangrijkste aandachtspunten bij de fysieke vernietiging van archiefbescheiden waarvoor een besluit tot vervanging is verleend. Als hieronder wordt gesproken over vernietiging wordt de fysieke vernietiging van het papier bedoeld. Aan de orde komen: 1. De voorbereiding van de te vernietigen archiefbescheiden (4.2.) 2. De bevoegdheid van de vernietiging (4.3.) 3. De frequentie van vernietiging (4.4.) 4. De controle van de vervanging (4.5.) 5. De vernietiging van de fysieke archiefbescheiden (4.6.) 6. Het opstellen van een verklaring van vervanging (4.7.) 7. Verantwoordelijk- en bevoegdheden bij het proces vernietigen (4.8.) 8. Kwaliteitscriteria (4.9) 9. Resultaat van de uitvoering (4.10) 10. De risico s (4.11) Voorbereiding vernietiging Alle papieren die op grond van het besluit tot vervanging in aanmerking komen worden gedigitaliseerd. Na digitalisering worden deze archiefbescheiden voor 3 maanden opgeborgen in archiefdozen in de archiefruimte van de gemeente. Om het noodzakelijke opvragen in die periode mogelijk te maken worden de archiefdozen voorzien van een datum Bevoegdheid tot vernietiging De wettelijke grondslag voor vervanging is vastgelegd in artikel 7 van de Archiefwet Bepalingen voor de uitvoering van deze bevoegdheid zijn terug te vinden in de artikelen 2, 6, 8 van het Archiefbesluit 1995 en in hoofdstuk 3a van de Archiefregeling. Op grond van het Besluit Informatiebeheer 2012 is het hoofd van de afdeling Middelen verantwoordelijk voor het beheer van de archiefbescheiden en daarmee voor de vernietiging. De praktische uitvoering ligt in handen van medewerkers van team Informatiebeheer Frequentie van vernietiging De daadwerkelijke vervanging van de archiefbescheiden vindt eens per kwartaal plaats. De archiefbescheiden die daarvoor in aanmerking komen, zijn minimaal 3 maanden oud Controle vervanging Bij de beoordeling of archiefbescheiden wel of niet voor vervanging in aanmerking komen worden de criteria gehanteerd zoals die beschreven zijn in paragraaf 2.4. en waarvan de controleprocedure is beschreven in hoofdstuk 3. en bijlage 1. Werkinstructie medewerker backoffice Informatiebeheer. Gedurende de tijdelijke opslag van 3 maanden, kunnen er zich omstandigheden voordoen waardoor fysieke bewaring alsnog wenselijk blijkt. Na signalering hiervan worden de archiefbescheiden uit de te vervangen serie verwijderd en opgenomen in het papieren archief. Bij twijfel over cultureel erfgoed moet contact worden opgenomen met de gemeentearchivaris. 11

12 4.6. Vernietiging fysieke archiefbescheiden De feitelijke vernietiging van de te vervangen archiefbescheiden wordt uitgevoerd door een gecertificeerd vernietigingsbedrijf. De gemeente is met van Gansewinkel Nederland B.V. een overeenkomst aangegaan waarin voorwaarden zijn opgenomen op basis waarvan het bedrijf de vernietiging uitvoert Verklaring van vervanging Op basis van artikel 8 van het Archiefbesluit 1995 wordt aan het begin van ieder kwartaal door of namens de zorgdrager een verklaring van vervanging opgesteld voor alle archiefdocumenten die 3 maanden oud zijn en voor vervanging in aanmerking kwamen en kort daarvoor daadwerkelijk zijn vernietigd. In de verklaring wordt beschreven op grond waarvan vervanging heeft plaatsgevonden en de wijze waarop dat is gebeurd. Tevens wordt in de verklaring opgenomen of verwezen naar een specificatie van de vervangen archiefbescheiden. Een exemplaar hiervan wordt opgeborgen in het archief van de gemeente Venray Verantwoordelijkheden en bevoegdheden bij het proces vernietigen Stap Taak Verantwoordelijkheden/ Bevoegdheden 1 Opslaan dagdozen in archiefruimte Medewerker backoffice 2 Opstellen verklaring van vervanging Medewerker frontoffice 3 Genereren overzicht te vervangen documenten Functioneel Beheerder Verseon 4 Ondertekenen verklaring Afdelingsmanager Middelen 5 Voorbereiden feitelijke vernietiging Medewerker frontoffice 4.9. Kwaliteitscriteria Criterium Selecteren archiefbescheiden voor permanente bewaring (vrijwaring van vernietiging) Uitvoering daadwerkelijke vernietiging van de vervangen archiefbescheiden. Norm Archiefbescheiden met cultuurhistorische waarde en archiefbescheiden die vanwege wettelijke voorschriften of om organisatorische redenen niet vervangen worden en volgens de gemeentelijke selectielijst bewaard moeten worden, worden uitgezonderd van vernietiging. Per kwartaal. Alleen een daartoe erkend bedrijf mag de archiefbescheiden vernietigen Resultaat Resultaat De vervangen archiefbescheiden zijn na de afgesproken periode vernietigd. De cultuurhistorische waarde van archiefbescheiden wordt door de medewerker backoffice (documentselectie) beoordeeld en als achtervang ook door de medewerker frontoffice IB. 12

13 Hierdoor is het behoud van cultureel erfgoed geborgd Risico s Risico De vervangen archiefbescheiden worden niet per kwartaal vernietigd. Een document is niet als cultureel erfgoed geselecteerd. Maatregel Controle op termijn van vernietiging. Als de termijn is verstreken moet vernietiging alsnog op een later moment plaatsvinden. De gemeentearchivaris moet bij twijfel over de beoordeling of een document cultureel erfgoed is worden ingeschakeld. 13

14 5. Hard- en software 5.1. Inleiding Dit hoofdstuk beschrijft de in het vervangingsproces gebruikte hard- en software. Aan de orde komen: 1. hardware (5.2.) 2. software (5.3.) 5.2. Hardware De technische omgeving bestaat uit de volgende componenten: 1. Kofax Server (SV64) 2. Verseon Server (SV 38) (zie bijlage 3. Zaaksysteem en servers) 3. SQL Databaseserver (SV05) Beeldschermen Het gros van de medewerkers beschikt over een DELL 19 monitor. Op enkele specifieke werkplekken, met name voor het werken met kaartmateriaal, zijn nog grotere beeldschermen beschikbaar. Scanners Voor het scannen van de ingekomen documenten maakt het team Informatiebeheer gebruik van Canon DR 7550-C scanners. Deze worden aangestuurd door een scanserver. Dubbelzijdig scannen is mogelijk. De document feeder heeft een capaciteit van 200 pagina s. De opgegeven scansnelheid met het gebruik van de document feeder is 55 pagina s per minuut enkelzijdig en 110 duplex. De uiteindelijke snelheid hangt af van de snelheid van de scansoftware. Grootformaat documenten worden gescand met gebruikmaking van de hardware van de HP DesignJet T Software Scansoftware De gemeente Venray gebruikt software voor de ondersteuning van het scanproces en het digitaal archiefbeheer. De software voor scanning is in staat om scans te produceren die voldoen aan de eisen die de gemeente Venray hieraan moet stellen. De gebruikte software voor het scannen van archiefbescheiden van formaat A3 en kleiner is Kofax. Deze software zorgt voor het digitaliseren in Pdf/A formaat in het zaaksysteem EVA. Voor het scannen van archiefbescheiden van formaat groter dan A3 t/m A0+wordt gebruik gemaakt van de A0+ scanner HP Designjet T Deze software zorgt voor het scannen in PDF/A formaat in het zaaksysteem van Verseon. Scaninstellingen Documenten worden gescand op minimaal 300 dpi. De documenten worden gescand met als bestandsformaat Tiff (tussenformaat) en daarna opgeslagen in PDF/A als archiefformaat. Grootformaat documenten (tekeningen e.d.) worden op 600dpi gescand. De gebruikte zaaksysteem software is Verseon 2.1. van Circle Zie bijlage 4. Scanners en scansoftware. 14

15 6. Actualiseren handboek en besluit 6.1. Inleiding In dit hoofdstuk is beschreven in welke gevallen het Handboek Vervanging en het besluit vervanging: 1. Worden geactualiseerd (6.2) 2. En hoe de verantwoordelijkheden en bevoegdheden bij de actualisatie zijn belegd (6.3.) 6.2. Actualiseren Handboek vervanging Het Handboek vervanging wordt beheerd en onderhouden door de adviseur Informatiebeheer in samenwerking met ICT, manager Middelen, Informatiemanagement (IM) en medewerker Informatiebeheer die belast is met de vernietiging. Het up to date houden van het Handboek vervanging is een continue proces. Indien van actualisatie van het Handboek vervanging sprake is dan zal de nieuwe versie voor advies naar de gemeentearchivaris worden gezonden. Eén keer per jaar vindt een controle plaats. In samenwerking met het Informatiemanagement (IM) gemeentearchivaris en Informatiebeheer, wordt beoordeeld of op basis van de wijziging van het handboek of actualisatie van het besluit tot vervanging noodzakelijk is. Oudere versies van het Handboek vervanging zullen worden bewaard. Zie bijlage 5. Procedure change management Verantwoordelijkheden en bevoegdheden bij het proces van actualiseren handboek en besluit Stap Taak Verantwoordelijkheden/ bevoegdheden 1 Algemene inhoudelijke informatie, actualisatie Adviseur Informatiebeheer en eindredactie Handboek vervanging 2 Inrichting van het vervangingsproces: processen Manager Informatiebeheer en werkinstructie 3 Kwaliteitscontrole Gemeentearchivaris en Informatiemanagement 4 Selectieproces en proces van vernietiging van te Afdelingsmanager Middelen vervangen archiefbescheiden 5 Hard- en software en de techniek van het vervangingsproces Functioneel beheerder Kofax en Verseon 15

16 Bijlage 1. Werkinstructie medewerkers Backoffice Informatiebeheer Naam hoofdproces Afdeling Procesverantwoordelijke Uitvoerend verantwoordelijke : Beoordelen ingekomen post : M Informatiebeheer : Manager Middelen : Medewerker Backoffice Informatiebeheer Omschrijving: Beoordelen van ingekomen post op diverse aspecten Het proces dat hieraan vooraf gaat is het sorteren van de ingekomen post en het scanklaar maken van de post. 1. Het openen en stempelen van de post Zodra de eerste post gesorteerd is kan het openen van de post beginnen. De documenten die geregistreerd moeten worden, worden gestempeld. Je zet een stempel op het eerste blad van de ingekomen documenten. Indien mogelijk plaats je de stempel bovenaan het blad. 2. Beoordelen documenten Het beoordelen van documenten omvat de volgende afwegingen: A. wel/niet registreren B. scannen in kleur of zwart/wit C. scannen grootformaat documenten D. vertrouwelijkheid E. wel/niet toevoegen envelop F. andere gegevensdragers G. uitzonderingenlijst H. toevoegen formulieren I. het aanleveren voor de scanspecialist A. Wel/niet registreren Bij het bepalen of documenten voor registratie in aanmerking komen, is het van belang om na te gaan of het document naar zijn inhoud bestemd is voor de gemeente. Uitgangspunt is dat alle documenten die een startpunt of onderdeel vormen van een proces worden vastgelegd. Bij documenten die geregistreerd worden gaat het om de inhoud van het document ongeacht de vorm. Een hulpmiddel bij het wel of niet registreren vormt het overzicht van de registratiecriteria. Registratiecriteria: 1. een document heeft juridische waarde 2. er wordt iets gevraagd aan de gemeente 3. het betreft een (wettelijke) taak 4. er is een actie of reactie gewenst of noodzakelijk 5. het betreft (nieuw) beleid 6. het document heeft financiële waarde of consequenties 7. het document maakt onderdeel uit van een proces of zaak 16

17 Tussen de documenten die voor registratie in aanmerking komen, leggen we een barcodevel. B. Scannen in kleur of zwart/wit De archiefbescheiden worden standaard in kleur gescand zodat er geen informatieverlies optreedt. Foto s, kaarten, plattegronden en grafieken kunnen relevante kleurinformatie bevatten. Vaak geeft een legenda de betekenis van een kleur aan. C. Scannen grootformaat documenten Grootformaat tekeningen worden gescand door de repromedewerker. Deze plaatst de grootformaattekening op een daarvoor aangewezen netwerkschijf. Zie bijlage 4. scanners en scansoftware. D. Vertrouwelijkheid Medewerker backoffice beoordeelt of de envelop waarin het document is verpakt geopend mag worden. De criteria op basis waarvan een envelop al dan niet geopend kan worden is beschreven in het post- en protocol van de gemeente Venray. Het uitgangspunt hierbij is alles openen. In enkele gevallen mag dit niet. Bijvoorbeeld bij openbare en Europese aanbestedingen, huisverboden, persoonlijke en vertrouwelijke stukken. Deze enveloppen worden voorzien van een datumstempel van ontvangst. Vervolgens worden deze niet te openen documenten in ongewijzigde vorm rechtstreeks doorgestuurd naar de behandelaar. E. Wel / niet toevoegen van envelop Een envelop wordt alleen gescand wanneer de datumstempel op de envelop relevant kan zijn. Dat is het geval bij: 1. aangetekende post 2. bezwaarschriften 3. zienswijzen 4. ingebrekestellingen 5. anonieme documenten 6. als de envelop relevante informatie bevat 7. klachten 8. retourpost van Publieksdiensten (bij adresonderzoek) 9. En bij twijfel wordt de envelop ook toegevoegd. F. Andere gegevensdragers Archiefbescheiden die wel voor vervanging zijn geselecteerd, maar niet gescand kunnen worden bijvoorbeeld door de vorm, zoals maquettes, usb sticks, dvd s enz. worden op dezelfde wijze geregistreerd als de scans in het zaaksysteem. Deze documenten worden dan alsnog uitgezonderd van vervanging. Dit wordt in het zaaksysteem bij de desbetreffende registratie aangegeven. Deze documenten blijven fysiek bewaard tot het moment dat ze vernietigd kunnen worden als conform de selectielijst vernietiging plaats moet vinden. Als deze documenten niet voor vernietiging in aanmerking komen, dan worden deze documenten opgenomen in het te bewaren archief. G. Uitzonderingenlijst 17

18 Documenten die uitgezonderd zijn van vervanging 1. Cultureel erfgoed In een aantal gevallen worden analoge archiefbescheiden niet vervangen, namelijk als die bescheiden een meerwaarde (intrinsieke waarde) hebben omdat papier de drager is. Procedure voor de beoordeling op cultureel erfgoed. Medewerker backoffice IB (documentselectie) beoordeelt of archiefbescheiden van waarde zijn voor het culturele erfgoed. Voor een goede beoordeling wordt getoetst op de volgende criteria: 1. Het jaar van ontstaan van het document; 2. De uiterlijke vorm van het document is van belang voor de kennis van de technologische ontwikkeling; 3. Het document heeft esthetische of artistieke waarde; 4. Het document heeft unieke of bijzondere uiterlijke kenmerken (zegels, watermerken e.d.); 5. Het document heeft aanzienlijke waarde als tentoonstellingsobject; 6. Er bestaat twijfel over de authenticiteit van het document, waarbij alleen onderzoek van de originelen uitsluitsel kan geven; 7. Het document is van aanzienlijk belang vanwege de directe relatie met beroemde of historische belangrijke personen, gebeurtenissen, plaatsen, zaken of voorwerpen. Deze archiefbescheiden doet de medewerker backoffice IB in een aparte omslag met de aantekening dat het hier cultureel erfgoed betreft en een datumstempel op de omslag. Bij twijfel of een document cultureel erfgoed is, wordt contact opgenomen met de gemeentearchivaris. 2. Archiefbescheiden die wel voor vervanging in aanmerking komen, maar niet gescand kunnen worden. Archiefbescheiden die wel voor vervanging zijn geselecteerd, maar niet gescand kunnen worden (bijvoorbeeld door de vorm, zoals maquettes of door het formaat dat groter is dan A0+), worden op dezelfde wijze geregistreerd als de scans in het zaaksysteem. Deze documenten worden dan alsnog uitgezonderd van vervanging. Dit wordt in het zaaksysteem bij de desbetreffende registratie aangegeven. Deze documenten blijven fysiek bewaard tot het moment dat ze vernietigd kunnen worden als conform de selectielijst vernietiging plaats moet vinden. Als deze documenten niet voor vernietiging in aanmerking komen, dan worden deze documenten opgenomen in het te bewaren archief. 3. Niet archiefwaardige documenten. Niet archiefwaardige documenten worden niet opgenomen in het zaaksysteem. Voorbeelden van niet archiefwaardige documenten zijn: reclame, folders, vrijblijvende offertes, tijdschriften, boekwerken, nieuwsbrieven, verkeerd geadresseerde documenten, e.d. 4. Rechtstreeks door te sturen post (niet registreren/niet te vervangen documenten) door het team Informatiebeheer Medewerker backoffice IB (documentselectie) legt de documenten die niet in het zaaksysteem worden opgenomen, zoals niet te openen documenten en de niet 18

19 archiefwaardige documenten ter zijde op een aparte stapel. Vervolgens worden deze documenten in ongewijzigde vorm rechtstreeks doorgestuurd naar de ontvanger. De ontvanger maakt onderdeel uit van het verantwoordelijke organisatieonderdeel. De doorgestuurde documenten kunnen door de geadresseerde (de ontvanger) alsnog achteraf aangeboden worden aan medewerker backoffice IB (documentselectie) voor het doorlopen van het vervangingsproces. 5. Doorgestuurde documenten zonder tussenkomst van het team Informatiebeheer. Documenten die bij de ontvanger terecht zijn gekomen zonder tussenkomst van medewerker backoffice IB (documentselectie) moeten, als zij voldoen aan de registratiecriteria, aangeboden worden aan medewerker backoffice IB (documentselectie) voor het doorlopen van het vervangingsproces. Stap Actor Activiteit Toelichting Criteria en Normen 1. Extern Binnenkomst post Aanleveren post door postbedrijf Dagelijks vóór uur. Deze post wordt dagelijks dezelfde dag nog of uiterlijk binnen één werkdag gescand en geregistreerd (zodra zij hiervoor in aanmerking komen). 2. intern Ontvangst post in de postkamer Aanlevering ingekomen, uitgaande en interne documenten (door medewerkers) via bode. (bijvoorbeeld ontvangen documenten door medewerker dat niet door het team Informatiebeheer mocht worden geopend, maar wel in aanmerking komt voor opname in het zaaksysteem.) Documenten die aangeleverd worden voor uur wordt dezelfde dag nog of uiterlijk binnen één werkdag gescand en geregistreerd (zodra zij hiervoor in aanmerking komen). 3. Medewerker Inhoudelijke selectie: Alle documenten komen voor Uitzonderingen van vervanging: backoffice IB Beoordelen openen; vervanging in aanmerking, Niet archiefwaardige documenten, zoals o.a. documentselectie Beoordelen opname in behalve de uitzonderingen. a. Niet officiële uitnodigingen; het zaaksysteem b. Reclame; (registreren) c. Folders; Beoordelen op d. Vrijblijvende offertes; vervanging; e. Tijdschriften; Beoordelen op cultureel f. Boekwerken; erfgoed (bij twijfel g. Nieuwsbrieven; contact met h. Verkeerd geadresseerde gemeentearchivaris). documenten. 4. Medewerker Opmerking cultureel Dit zal niet vaak voorkomen. Dit Door het vermelden van de opmerking backoffice IB, erfgoed vermelden als document wordt niet vervangen, cultureel erfgoed bij een archiefstuk is documentselectie document valt onder maar wordt wel gescand en direct zichtbaar dat het om cultureel erfgoed cultureel erfgoed opgenomen in het zaaksysteem. gaat. 19

20 Alleen scannen op een flatbadscanner als de materiële toestand dit toelaat. 5. Medewerker Inleggen van Tussen alle te scannen De scheidingsvellen moeten herkenbaar zijn backoffice IB, scheidingsvellen. archiefbescheiden wordt per voor de scansoftware, zodat elk archiefstuk documentselectie document een scheidingsvel ook afzonderlijk wordt gedigitaliseerd. gelegd. 6. Medewerker Aanleveren aan De te scannen archiefbescheiden Volledige archiefbescheiden, inclusief de backoffice IB, scanspecialist. worden aangeleverd aan de daarbij behorende enveloppen als dit is documentselectie scanspecialist. afgesproken (bijvoorbeeld bij aangetekende brieven en bezwaarschriften). 7. Medewerker Doorsturen van Deze documenten worden backoffice IB, documenten die niet (of doorgestuurd naar de ontvanger documentselectie niet direct) voor (verantwoordelijke vervanging in organisatieonderdeel of persoon). aanmerking komen. Procedure voor uitgaande en interne archiefbescheiden. Uitgaande en interne archiefbescheiden (die deel uitmaken van een zaak) worden digitaal opgemaakt en in het zaaksysteem opgenomen, bewerkt, behandeld en gearchiveerd. Deze archiefbescheiden zijn digitaal van oorsprong, zodat er geen sprake is van vervanging. Uitgaande archiefbescheiden waarvan door wettelijke voorschriften of organisatorische overwegingen is bepaald dat deze in analoge vorm leidend zijn, mogen niet vervangen worden. Deze archiefbescheiden worden dan alleen gedigitaliseerd en opgenomen in het zaaksysteem, maar worden niet vervangen. Minimale kwaliteitscriteria Voor de uitvoering van deze procedure zijn de volgende kwaliteitscriteria van toepassing. Criterium Norm Vervangingswaardigheid van documenten. Alle ingekomen analoge documenten komen voor het vervangingsproces in aanmerking, behalve de uitzonderingen. Resultaat De uitvoering van deze procedure leidt tot het volgende resultaat: resultaat De archiefbescheiden worden geselecteerd op wel te vervangen of niet te vervangen. De niet te vervangen documenten komen op een aparte stapel en gaan in ongewijzigde vorm door naar de ontvanger (met uitzondering van archiefbescheiden die onder cultureel erfgoed vallen). De te vervangen archiefbescheiden (en cultureel erfgoed) worden vervolgens gescand en geregistreerd. Het resultaat is dat documenten die vallen onder de criteria uitzonderingen het vervangingsproces niet doorlopen. Risico s 20

21 De uitvoering van deze procedure leidt tot de volgende risico s: Risico Maatregel Inkomende documenten: Medewerker backoffice IB selecteert tijdens de inhoudelijke selectie niet alle te vervangen archiefbescheiden voor het vervangingsproces. Medewerker backoffice IB controleert steekproefsgewijs de post die in ongewijzigde vorm naar de ontvanger gaat op vervangingswaardigheid. Dit moeten de documenten zijn die niet voor vervanging in aanmerking komen. 21

22 Bijlage 2. Procedure scannen archiefbescheiden Scope: Deze procedure is opgesteld voor het scannen van archiefbescheiden en heeft betrekking op alle ingekomen archiefbescheiden die voor vervanging zijn geselecteerd. 1. Procedure scannen van ingekomen archiefbescheiden De medewerker backoffice IB selecteert de archiefbescheiden die onleesbaar zijn (bijvoorbeeld door een te klein lettertype), die lastig te scannen zijn (o.a. afwijkend formaat, gehavende documenten) of archiefbescheiden die bestaan uit veel pagina s (o.a. ingebonden jaarverslagen, rapporten, e.d.). Waar mogelijk wordt gezocht naar praktische oplossingen, zoals het opvragen van een digitaal exemplaar bij de afzender. Bij uitblijven daarvan wordt het document uit elkaar gehaald en gescand. De medewerker backoffice IB ontdoet de archiefbescheiden die zijn geselecteerd voor scanning van hechtmiddelen en plastic (nietjes, ringbanden, paperclips, gelijmde kaften, e.d.). De medewerker backoffice IB ontvangt de archiefbescheiden en maakt een scheiding van archiefbescheiden op formaat, te weten: Formaat A3 en kleiner en Formaat groter dan A3 tot en met A0+. De medewerker backoffice IB werkt met één standaardprofiel voor archiefbescheiden van formaat A3 en kleiner en met één standaardprofiel voor archiefbescheiden groter dan A3 t/m A0+. De archiefbescheiden worden standaard in kleur gescand, zodat er geen informatieverlies optreedt. De medewerker backoffice IB moet met de juiste scanner de archiefbescheiden scannen. Voor de formaten tot en met A3 de scanner Canon DR-7550-C. Voor formaten groter dan A3 tot en met A0+ de scanner HP Designjet T De medewerker backoffice IB scant de archiefbescheiden met de bijbehorende instellingen zowel voor tekstdocumenten en tekeningen minimaal 300 dpi, 24 bits. Het scanproces is centraal georganiseerd. Iedereen kan gebruik maken van de centrale scanvoorziening (de scanstraat). De medewerker backoffice IB scant per batch archiefbescheiden volgens de voorgeschreven procedure en de opgestelde handleidingen. De medewerker backoffice IB controleert de kwaliteit van de scans op juistheid van de reproductie, te weten: 1. Volledigheid, 2. Informatiewaarde 3. Leesbaarheid. Dit is een controle op de leesbaarheid van de images, de volledigheid van de archiefbescheiden en de natuurgetrouwe weergave van het origineel. Als blijkt dat de kwaliteit na het scannen onvoldoende is zal de medewerker backoffice IB het document (of pagina s daaruit) opnieuw scannen en daarbij als nodig zorgen voor afwijkende instellingen van het scanprofiel, zodat het kwalitatief beste resultaat wordt verkregen. Later bij het registreren, herhaalt de medewerker backoffice IB en medewerker frontoffice IB de kwaliteitscontrole. 22

23 Na het uitvoeren van de scanactiviteiten wordt de scan met een aantal daarbij behorende metagegevens automatisch in de opslagstructuur geplaatst. Deze metagegevens zorgen ervoor dat de scans gekoppeld worden aan de juiste registratie. Deze metadata maken de scan herkenbaar voor de medewerkers frontoffice IB. Na het scannen van de archiefbescheiden moet de medewerker backoffice IB en medewerker frontoffice IB deze nog koppelen aan de juiste registratie in het zaaksysteem. Tijdens de release wordt een aantal metadata meegegeven met het archiefstuk, zoals o.a. documentsoort, documentrichting, datum van opname in het systeem, e.d. De medewerker backoffice IB zorgt ervoor dat de scans na het scannen beschikbaar komen voor de medewerker backoffice IB voor het valideren en medewerker frontoffice IB die belast is met de kwaliteitscontrole en de registratie van de overige metadata. De beoordeling van de informatiewaarde van een scan wordt naast de controle door de medewerker backoffice IB ook gecontroleerd door de medewerker backoffice IB(validatie) en medewerker frontoffice IB (registrator). Na het scannen worden de bij elkaar behorende archiefbescheiden weer op analoge wijze samengevoegd. Automatisch krijgt tijdens het scannen elk archiefstuk een stempel. Archiefbescheiden die om organisatorische of inhoudelijke redenen in eerste instantie niet zijn gescand, maar waarbij het scannen alsnog moet gebeuren om het document te digitaliseren worden alsnog gescand. Het betreft hier documenten/archiefbescheiden die persoonlijk zijn afgegeven aan medewerkers of via andere kanalen dan het gebruikelijke postkanaal zijn binnengekomen. Gewijzigde ingekomen archiefbescheiden worden ook gescand omdat dit in feite nieuwe originele documenten zijn. Deze te scannen archiefbescheiden worden aangeboden bij de medewerker backoffice IB en doorlopen dezelfde procedures als gewone te scannen archiefbescheiden. 2. Uitwerking controle op juistheid en volledigheid, leesbaarheid en terugvindbaarheid a. Juistheid en volledigheid Tijdens de voorbereiding op het scannen vindt al de eerste controle plaats door de medewerkers backoffice IB. Zij controleren de documenten op volledigheid tijdens het verzamelen en ontnieten. Wanneer blijkt dat bepaalde delen of bladzijden ontbreken wordt via de medewerker, die verantwoordelijk is voor de kwaliteit van het scannen overleg gepleegd met de betrokken afdeling. Deze beslist of de betreffende stukken al dan niet op dat moment gescand kunnen worden of dat de ontbrekende stukken eerst aangeleverd moeten worden voor het scannen of op een later tijdstip compleet gemaakt wordt. Daarna wordt voor de documenten bepaald of de standaardinstellingen voldoende zijn om een goed scanresultaat te verkrijgen. Als het nodig is worden papieren documenten met beschadigingen of minder goed leesbare stukken opnieuw gescand met een hoger contrast en helderheid. Na het scannen wordt gecontroleerd of de gegevens op de gemaakte scan juist en volledig zijn overgekomen. Zo nodig zal het scannen opnieuw moeten worden gedaan. b. Leesbaarheid Tijdens het scanproces zelf worden de gescande documenten, die vanaf nu scanbeelden (of images) worden genoemd, getoond op het scherm. De beelden worden tijdens het scannen gecontroleerd op leesbaarheid, duidelijkheid en kwaliteit. Ook wordt in deze fase beoordeeld of ze 23

24 recht gescand zijn en of dit nog (handmatig) aangepast moet worden. Ook worden er nog een aantal correcties automatisch uitgevoerd. Bij een niet duidelijke scan wordt het contrast en helderheid verbeterd. De medewerker backoffice IB, die verantwoordelijk is voor de kwaliteit, ziet hierop toe. Wanneer aanpassing via software niet tot een acceptabel resultaat leidt kan het betreffende document opnieuw worden gescand met aangepaste instellingen. c. Terugvindbaarheid Om documenten en zaken efficiënt en snel weer terug te kunnen vinden is het toekennen van de nodige gegevens (metadata) nodig. Deze metagegevens worden zowel op document- als op zaakniveau toegekend. Op de volledigheid van de registratie wordt in deze fase gecontroleerd. Dit gebeurt aan de hand van een overzicht van gescande en geregistreerde archiefbescheiden van die betreffende dag. Dit overzicht wordt doorgenomen op correctheid en volledigheid door de medewerker backoffice IB, die verantwoordelijk is voor de kwaliteit. Geconstateerde fouten worden hersteld en ontbrekende gegevens of pagina s worden alsnog aangevuld door de medewerker backoffice IB van het team Informatiebeheer. In deze procedure zijn de volgende stappen te onderscheiden: Stap Actor Activiteit Toelichting Criteria en normen 1. Medewerker backoffice Ontvangst van Ontvangt de gesorteerde Archiefbescheiden zijn gesorteerd IB archiefbescheiden archiefbescheiden en houdt deze bij elkaar. 2. Medewerker backoffice Selectie archiefbe- Zodra hiervan sprake is wordt gezocht IB scheiden op: naar praktische oplossingen 1.Onleesbaarheid; (bijvoorbeeld digitaal document 2.Lastig te scannen; opvragen). Als er geen praktische 3.Grote omvang. oplossing mogelijk is wordt het document alsnog geheel gescand. 3. Medewerker backoffice Archiefbescheiden Ontdoet archiefbescheiden die zijn IB ontdoen van geselecteerd voor scanning van hechtmiddelen en nietjes, ringbanden, paperclips, kaften plastic. en/of andere voorwerpen die het scannen onmogelijk maken. 4. Medewerker backoffice Plaatsen van Controle of er tussen alle afzonderlijke IB scheidingsvellen tussen archiefbescheiden een scheidingsvel is de archiefbescheiden geplaats. 5. Medewerker backoffice Scheiden van De archiefbescheiden worden in 2 IB archiefbescheiden op groepen onderverdeeld op grootte. Dit formaat: bepaalt met welke scanner de 1 A3 en kleiner; archiefbescheiden gescand moeten 2 Groter dan A3 t/m worden. A Medewerker backoffice Selecteren van de Afhankelijk van de documentscheiding Canon DR-7550-C scanner tot en met IB geschikte op formaat, maakt de medewerker A3 en HP Designjet T voor scanapparatuur. backoffice gebruik van de relevante groter dan A3 tot en met A0+. apparatuur. 24

25 7. Medewerker backoffice Gebruik maken van De scanspecialist maakt gebruik van Alles wordt in kleur gescand. Dit geldt IB standaardinstellingen. de standaard instellingen van de zowel voor de tekstbestanden als voor scanapparatuur. Zodra de kwaliteit de tekeningen. De minimale kwaliteit onvoldoende is zal de scanspecialist is: handmatig de instellingen aanpassen. Tekstdocumenten 24 bit, 300 dpi; Tekeningen, 24 bit, 300 dpi. Medewerker backoffice Uitvoeren scanning en De archiefbescheiden worden gescand 8. IB kwaliteitscontrole. volgens de vastgestelde procedure. Ook vindt er een kwaliteitscontrole plaats op de kwaliteit van de scans 9. Systeem Opslaan scan. De scansoftware slaat de scan op. Dit gebeurt op een tijdelijke locatie op server SV 38 FTP Verseon Circle. 10. Medewerker backoffice IB Routering van de scans. De gescande archiefbescheiden worden beschikbaar gesteld aan de 11. Medewerker backoffice IB 12. Medewerker backoffice IB 13. Medewerker backoffice IB Bij elkaar brengen van de papieren archiefbescheiden. Automatisch wordt er tijdens het scannen een datumstempel op het analoge document gegenereerd Routering analoge archiefbescheiden. frontoffice medewerkers IB Het op analoge wijze samenvoegen van de bij elkaar behorende archiefbescheiden. Alle documenten die voor vervanging in aanmerking komen worden voorzien van een datumstempel De analoge documenten worden aan de medewerkers frontoffice IB gegeven. Procedure scannen van uitgaande en interne archiefbescheiden Uitgaande en interne archiefbescheiden, die deel uitmaken van een zaak worden digitaal opgemaakt, bewerkt, behandeld en gearchiveerd in het zaaksysteem. Deze archiefbescheiden zijn al digitaal van oorsprong, zodat hier geen sprake is van vervanging. Er moet wel vervanging plaatsvinden in die gevallen waarbij het document analoog is behandeld en alleen het analoge document belangrijke aantekeningen, natte handtekening of parafen bevat. Kwaliteitscriteria Voor de uitvoering van deze procedure zijn de volgende kwaliteitscriteria van toepassing: Criterium Norm Scanresolutie is van voldoende kwaliteit De minimale instellingen zijn: 1.Tekstdocumenten 24 bit, 300 dpi; 2.Tekeningen 24 bit, 300 dpi. De informatiewaarde van de archiefbescheiden moeten van voldoende kwaliteit zijn (juist en leesbaar). Alle archiefbescheiden (scans) worden gecontroleerd op juistheid, informatiewaarde en leesbaarheid. De informatie moet duidelijk leesbaar zijn. Doordat alle archiefbescheiden in kleur worden gescand verliest een document niet aan informatie, als kleur daarbij een 25

26 beslissende factor speelt. Het aantal pagina s moet correct gescand zijn (volledig). De volledigheid wordt getoetst door de pagina s van het oorspronkelijke document handmatig of machinaal te tellen en te vergelijken met het aantal gescande pagina s. Hierbij wordt ook gelet op lege pagina s. Recht scannen. Een scheef gescand document wordt afgevangen door instellingen van het scanapparaat (automatisch rechtzetten). Alle archiefbescheiden moeten recht staan, conform het originele exemplaar. Het bestandsformaat is gebaseerd op een open standaard. Ten aanzien van het bestandsformaat wordt gebruik gemaakt van zogenoemde open standaarden. Er wordt gebruik gemaakt van Pdf/A Resultaat De uitvoering van deze procedure leidt tot het volgende resultaat: Resultaat Scans worden automatisch opgeslagen server SV 38 FTP Verseon Circle. Analoge archiefbescheiden zijn wanneer het formaat scannen het toelaat- correct gescand. Er is geen informatieverlies omdat alles in kleur wordt gescand. Alle pagina s zijn gescand (met uitzondering van lege pagina s). Pagina s zijn recht gescand. Scanformaten zijn gebaseerd op open standaarden. Scans zijn integer, betrouwbaar en authentiek. De oorspronkelijke maatvoering en schaal van technische tekeningen kunnen volledig en juist worden gereproduceerd. Er is sprake van één op één vervanging: het digitale origineel wijkt inhoudelijk niet af van het analoge document. De scans zijn niet meer te wijzigen. Risico s De uitvoering van deze procedure kan leiden tot de volgende risico s: Risico Maatregel Informatieverlies door scanning. Controle op informatieverlies door de medewerker backoffice IB en frontoffice IB. Onvolledig scannen. Vergelijk het aantal gescande pagina s met de getelde originelen. Oorspronkelijke papieren document handmatig of machinaal tellen. Scan wordt door een technische storing niet correct (tijdelijk) opgeslagen. Als de geautomatiseerde opslagprocedure niet correct of volledig verloopt treedt automatisch een roll back procedure in werking. Daarnaast worden controles gehouden door het houden van steekproeven zodra storing bekend is. Scheef scannen. Controle op de kwaliteit van de scan door instellingen van het scanprofiel van de scanner (automatisch rechttrekken) en het handmatig roteren. 26

27 Bijlage 3. Zaaksysteem en servers De gemeente Venray maakt gebruik van Verseon van Circle software als digitaal zaaksysteem. Binnen dit zaaksysteem worden archiefwaardige archiefbescheiden geregistreerd en opgeslagen. Alle medewerkers van de organisatie zijn tijds- en plaats onafhankelijk in staat om de benodigde archiefbescheiden en zaken te raadplegen. Componenten De technische omgeving van het zaaksysteem bestaat in grote lijnen uit de volgende componenten: Centrale opslag en operating system De bestanden die via het zaaksysteem worden gearchiveerd worden opgeslagen in een server (zie bovenstaande afbeelding) op een Windows serveromgeving (Windows 2010). De opslagruimte is permanent uit te breiden en wordt geregeld via het team ICT in eventuele samenwerking met de leverancier. Voor wat betreft het beheer en toegang tot het digitale archief werken het team Informatiebeheer en het team ICT nauw met elkaar samen. De verantwoordelijkheid voor het systeembeheer ligt bij het team ICT. Bij een toekomstige conversie/migratie naar een andere omgeving/operating system zal na het zorgvuldig analyseren en testen worden gegarandeerd dat er geen gegevens verloren gaan. Deze digitale duurzaamheid is een eis voorafgaand aan een geplande conversie/migratie. 27

UITVOERINGSHANDBOEK DIGITALE VERVANGING GEMEENTE ECHT- SUSTEREN

UITVOERINGSHANDBOEK DIGITALE VERVANGING GEMEENTE ECHT- SUSTEREN UITVOERINGSHANDBOEK DIGITALE VERVANGING GEMEENTE ECHT- SUSTEREN Versie 9 februari 2017 1 Inhoudsopgave 1.Inleiding... 3 2.Reikwijdte van het vervangingsproces... 3 2.1 Omschrijving van de te vervangen

Nadere informatie

Datum: januari 2015. versie 1.0

Datum: januari 2015. versie 1.0 Bijlage bij het besluit tot vervanging door de gemeente Boxtel van analoge archiefbescheiden door digitale archiefbescheiden die ingevolge de selectielijst voor gemeentelijke archiefbescheiden voor bewaring

Nadere informatie

Leidraad voor vervanging van informatie

Leidraad voor vervanging van informatie Leidraad voor vervanging van informatie Inleiding Vervanging van informatie 1 volgens de Archiefwet 1995 betekent dat informatie gereproduceerd wordt, waarna de oorspronkelijke informatie wordt vernietigd

Nadere informatie

Handboek digitale vervanging Gemeente Helmond

Handboek digitale vervanging Gemeente Helmond Handboek digitale vervanging Gemeente Helmond J.W. Lodder Versie: 3 oktober 2013 Geaccordeerd door RHCe: 03-10-2013 Inhoudsopgave 1. Verantwoording 2 1.1 Inleiding 2 1.2 Doel van de vervanging 2 1.3 De

Nadere informatie

Handboek vervanging. Vervanging van fysieke te bewaren documenten door een digitale reproductie. Geschreven door: Bob Weynschenk

Handboek vervanging. Vervanging van fysieke te bewaren documenten door een digitale reproductie. Geschreven door: Bob Weynschenk 1061208 2014 Handboek vervanging Vervanging van fysieke te bewaren documenten door een digitale reproductie Hoogheemraadschap van Delfland Geschreven door: Bob Weynschenk Behorende bij de machtiging van

Nadere informatie

GEMEENTEBLAD. Nr Inleiding Inkomende post Overige documenten. 23 juni Officiële uitgave van gemeente Ten Boer.

GEMEENTEBLAD. Nr Inleiding Inkomende post Overige documenten. 23 juni Officiële uitgave van gemeente Ten Boer. GEMEENTEBLAD Officiële uitgave van gemeente Ten Boer. Nr. 34724 23 juni 2014 Inleiding 2.1.1 Inkomende post Stap 1: openen van de post De post van de gemeente Ten Boer komt binnen op het adres en postbus

Nadere informatie

Handboek digitale vervanging van analoge personeelsdocumenten gemeente Vlaardingen

Handboek digitale vervanging van analoge personeelsdocumenten gemeente Vlaardingen GEMEENTEBLAD Officiële uitgave van gemeente Vlaardingen. Nr. 9264 2 februari 2015 Handboek digitale vervanging van analoge personeelsdocumenten gemeente Vlaardingen 1. Algemeen / inleiding: De gemeente

Nadere informatie

Gemeente Nijkerk Besluit digitale vervanging archiefbescheiden, ontstaan na 1 januari 2017

Gemeente Nijkerk Besluit digitale vervanging archiefbescheiden, ontstaan na 1 januari 2017 GEMEENTEBLAD Officiële uitgave van de gemeente Nijkerk Nr. 44345 20 maart 2017 Gemeente Nijkerk Besluit digitale vervanging archiefbescheiden, ontstaan na 1 januari 2017 COLLEGEBESLUIT Registratienummer:

Nadere informatie

BBM Handboek digitale vervanging analoge archiefbescheiden. Gemeente Steenbergen

BBM Handboek digitale vervanging analoge archiefbescheiden. Gemeente Steenbergen BBM1601226 gemeente Steenbergen Handboek digitale vervanging analoge archiefbescheiden Gemeente Steenbergen Handboek voor het vervangen van analoge door digitale documenten die ingevolge de selectielijst

Nadere informatie

Selectie en vernietiging

Selectie en vernietiging Selectie en vernietiging Het wettelijk kader De ophef in 1998 over het vernietigen van dossiers van de Militaire Inlichtingen Dienst (MID), in de pers en in de Tweede Kamer, laat zien dat van overheidsorganisaties

Nadere informatie

Datum: mei 2014. versie 1.0. Naam opsteller: Jo Meulenaars

Datum: mei 2014. versie 1.0. Naam opsteller: Jo Meulenaars Bijlage bij het besluit tot vervanging door de gemeente Boxtel van de voor blijvende bewaring in aanmerking komende archiefbescheiden behorende tot de voormalige verleende milieuvergunningen Datum: mei

Nadere informatie

Datum: oktober versie 1.0. Naam opsteller: P.B.M. Leechburch Auwers

Datum: oktober versie 1.0. Naam opsteller: P.B.M. Leechburch Auwers Bijlage bij het besluit tot vervanging door de gemeente Boxtel van de voor blijvende bewaring in aanmerking komende archiefbescheiden behorende tot verleende bouw- en de omgevingsvergunningen Datum: oktober

Nadere informatie

PROTOCOL ELEKTRONISCH BERICHTENVERKEER GEMEENTE HENGELO 2005

PROTOCOL ELEKTRONISCH BERICHTENVERKEER GEMEENTE HENGELO 2005 PROTOCOL ELEKTRONISCH BERICHTENVERKEER GEMEENTE HENGELO 2005 HOOFDSTUK 1. BEGRIPSBEPALING, REIKWIJDTE EN DOELEINDEN Artikel 1. Begripsbepaling In dit protocol wordt verstaan onder: Algemene postbus Elektronische

Nadere informatie

LEIDRAAD voor de vervanging van archiefbescheiden

LEIDRAAD voor de vervanging van archiefbescheiden L E I D R A A D LEIDRAAD voor de vervanging van archiefbescheiden Voorwaarden, procedure en stappenplan Geactualiseerde versie 1 maart 2013 Archiefinspectie Regionaal Archief Nijmegen 1 Inhoudsopgave 1.

Nadere informatie

Privé berichten Elektronische berichten die een medewerk(st)er niet uit hoofde van zijn of haar functie ontvangt of

Privé berichten Elektronische berichten die een medewerk(st)er niet uit hoofde van zijn of haar functie ontvangt of CVDR Officiële uitgave van Echt-Susteren. Nr. CVDR70878_1 25 november 2015 E-mail protocol Echt-Susteren 2006 De raad van de gemeente Echt-Susteren, gezien het voorstel van burgemeester en wethouders van

Nadere informatie

Model verslag/vragenlijst Inspectiebezoek.

Model verslag/vragenlijst Inspectiebezoek. Model verslag/vragenlijst Inspectiebezoek. I. Algemeen De Archiefinspectie Rijckheyt houdt, conform artikel 32 van de Archiefwet 1995, toezicht op het beheer van nog niet overgebrachte archiefbescheiden

Nadere informatie

Archiefverordening Avri 2016

Archiefverordening Avri 2016 NOTITIE Archiefverordening Avri 2016 Auteur Avri Versie 1 Datum 25 januari 2016 Archiefverordening Avri 2016 Het algemeen bestuur van Avri gelezen het voorstel van het dagelijks bestuur van 1 februari

Nadere informatie

Handboek Vervanging bouwarchief gemeente Lochem

Handboek Vervanging bouwarchief gemeente Lochem Handboek Vervanging bouwarchief 1900-2010 gemeente Lochem Inhoud 1 Inleiding... 3 2 Verantwoording... 3 2.1 Aanleiding... 3 2.2 Archiefwettelijk kader... 3 2.3 Doel Handboek Vervanging... 4 2.4 Reikwijdte

Nadere informatie

Digitalisering en duurzame toegankelijkheid van informatie bij de provincie Noord-Brabant

Digitalisering en duurzame toegankelijkheid van informatie bij de provincie Noord-Brabant Startnotitie informatie bij de provincie Noord-Brabant 1. Inleiding Duurzame toegankelijkheid van informatie hangt af van de manier waarop informatiedragers, zoals nota s, brieven en emailberichten worden

Nadere informatie

Handboek vervanging van archieven. Versie definitief Collegebesluit 16-09-2014 Documentnr. 14INT00969 Gemeente Wageningen

Handboek vervanging van archieven. Versie definitief Collegebesluit 16-09-2014 Documentnr. 14INT00969 Gemeente Wageningen Handboek vervanging van archieven Versie definitief Collegebesluit 16-09-2014 Documentnr. 14INT00969 Gemeente Wageningen 1 Inhoudsopgave Hoofdstuk 1 Algemeen... 3 1.1 Aanleiding en doel... 3 1.2 Reikwijdte

Nadere informatie

De Archiefwet 1995 bepaalt dat het college van burgemeester en wethouders zorg draagt

De Archiefwet 1995 bepaalt dat het college van burgemeester en wethouders zorg draagt Memorie van toelichting Algemeen De Archiefwet 1995 bepaalt dat het college van burgemeester en wethouders zorg draagt voor de archiefbescheiden die een gemeente ontvangt en creëert vanwege haar taken

Nadere informatie

Studiedag Digitaal Archiveren

Studiedag Digitaal Archiveren Studiedag Digitaal Archiveren Woensdag 18 april 2007 Provinciehuis s-hertogenbosch Beleidsregel digitale vervanging Bijna is het zover! Ingmar Koch & Yvonne Welings 18 april 2007 Wie ben ik? Ingmar Koch

Nadere informatie

Verslag archief- en informatiebeheer GR Ferm Werk

Verslag archief- en informatiebeheer GR Ferm Werk Verslag archief- en informatiebeheer 2015 GR Ferm Werk Vastgesteld door het dagelijks bestuur van Ferm Werk op 9 juni 2016 Inleiding Als archiefzorgdrager legt het dagelijks bestuur van Ferm Werk verantwoording

Nadere informatie

Model-regeling Archiefbeheer/Documentaire Informatievoorziening. RAAMREGELING ARCHIEFBEHEER/ DOCUMENTAIRE INFORMATIEVOORZIENING [naam instelling]

Model-regeling Archiefbeheer/Documentaire Informatievoorziening. RAAMREGELING ARCHIEFBEHEER/ DOCUMENTAIRE INFORMATIEVOORZIENING [naam instelling] RAAMREGELING ARCHIEFBEHEER/ DOCUMENTAIRE INFORMATIEVOORZIENING [naam instelling] PAZU Werkgroep Beheersregels Page 1 29-10-2002 INDELING Art. nrs. Blz. Hoofdstuk I Algemene bepalingen 1 3/5 Hoofdstuk II

Nadere informatie

Burgemeester en wethouders van de gemeente Valkenswaard gelet op artikel 7 van de Archiefverordening 2006

Burgemeester en wethouders van de gemeente Valkenswaard gelet op artikel 7 van de Archiefverordening 2006 Besluit Informatiebeheer Valkenswaard 2011 Burgemeester en wethouders van de gemeente Valkenswaard gelet op artikel 7 van de Archiefverordening 2006 Besluiten vast te stellen de navolgende: Voorschriften

Nadere informatie

Opgesteld door: A. van der Meulen Kwaliteitsmedewerker DIV Afdeling GSD&F. Verslag archief 2015

Opgesteld door: A. van der Meulen Kwaliteitsmedewerker DIV Afdeling GSD&F. Verslag archief 2015 Opgesteld door: A. van der Meulen Kwaliteitsmedewerker DIV Afdeling GSD&F Verslag archief 2015 2 Inhoudsopgave MANAGEMENTSAMENVATTING 3 DIV 2015 3 POSTBEHANDELING EN DIGITALISERING POSTSTROMEN 3 INTERBESTUURLIJK

Nadere informatie

Gemeente Oldebroek. Beleidsnotitie digitale vervanging van te vernietigen archiefbescheiden (substitutie)

Gemeente Oldebroek. Beleidsnotitie digitale vervanging van te vernietigen archiefbescheiden (substitutie) Gemeente Oldebroek Beleidsnotitie digitale vervanging van te vernietigen archiefbescheiden (substitutie) ID/DIV Versie 1.0 23-10-2012 Inhoudsopgave Inhoudsopgave 1 Inleiding 3 1. Beschrijving van de werkwijze

Nadere informatie

HANDBOEK VERVANGING GEMEENTE MAASSLUIS. Vervanging van analoge archiefbescheiden door digitale reproducties WEST LAND

HANDBOEK VERVANGING GEMEENTE MAASSLUIS. Vervanging van analoge archiefbescheiden door digitale reproducties WEST LAND G E M E E N T E HANDBOEK VERVANGING GEMEENTE Vervanging van analoge archiefbescheiden door digitale reproducties WEST LAND Auteur(s) R.J.A. Bekkers (Team DIV) A. Van Ispelen (Teamleider DIV) H. Geuze (Stadsarchief

Nadere informatie

Handboek vervanging papieren archiefbescheiden gemeente Borsele 2014 14.011413

Handboek vervanging papieren archiefbescheiden gemeente Borsele 2014 14.011413 Handboek vervanging papieren archiefbescheiden gemeente Borsele 2014 14.011413 1 Inleiding en overwegingen vervanging... 3 Wettelijk kader... 3 Archiefwet 1995... 3 Archiefbesluit 1995... 4 Archiefregeling...

Nadere informatie

De Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap,

De Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, Beleidsregel van de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap van 22 januari 2008, nr. WJZ/2008/452 (8218), inzake de bevoegdheid tot het afgeven van een machtiging als bedoeld in artikel 7 van de

Nadere informatie

Statenmededeling. Jaarverslag zorgplicht archieven 2013-2014. Aan Provinciale Staten van Noord-Brabant. Kennisnemen van

Statenmededeling. Jaarverslag zorgplicht archieven 2013-2014. Aan Provinciale Staten van Noord-Brabant. Kennisnemen van Statenmededeling Onderwerp Jaarverslag zorgplicht archieven 2013-2014 Aan Provinciale Staten van Noord-Brabant Kennisnemen van Jaarverslag Zorgplicht archieven 2013-2014 Aanleiding In november 2013 is

Nadere informatie

Toezichtinformatie Toezichtindicatoren Archiefwet

Toezichtinformatie Toezichtindicatoren Archiefwet Toezichtinformatie Toezichtindicatoren Archiefwet Versie april 2013 Inhoudsopgave 1. Aanleiding... 3 2. Leeswijzer... 4 3. Matrix Archiefwet... 5 Auteur: Kwaliteitsinstituut Nederlandse Gemeenten (KING)

Nadere informatie

De Regeling elektronisch berichtenverkeer gemeente Heerenveen vast te stellen. BEGRIPSBEPALING, DOEL, REIKWIJDTE, KENBAARHEID

De Regeling elektronisch berichtenverkeer gemeente Heerenveen vast te stellen. BEGRIPSBEPALING, DOEL, REIKWIJDTE, KENBAARHEID REGELING ELEKTRONISCH BERICHTENVERKEER GEMEENTE HEERENVEEN De gemeenteraad, het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester van de gemeente Heerenveen, ieder voor zover het hun bevoegdheden

Nadere informatie

Verslag Horizontaal Toezicht Archiefbeheer 2016

Verslag Horizontaal Toezicht Archiefbeheer 2016 Verslag Horizontaal Toezicht Archiefbeheer 2016 Inhoudsopgave 1 Inleiding 2 Wettelijke regeling voor dynamisch en semi-statisch archief. 3 Kwaliteitszorg 4 Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid,

Nadere informatie

AAN DE RAAD VAN DE GEMEENTE TEN BOER. Raadsvergadering: 27 mei Registratienummer: TB Agendapunt: 12

AAN DE RAAD VAN DE GEMEENTE TEN BOER. Raadsvergadering: 27 mei Registratienummer: TB Agendapunt: 12 AAN DE RAAD VAN DE GEMEENTE TEN BOER Raadsvergadering: 27 mei 2015 Registratienummer: TB15.5023243 Agendapunt: 12 Onderwerp: Vaststelling archiefverordening gemeente Ten Boer 2015 Voorstel: 1. De Archiefverordening

Nadere informatie

Besluit van Provinciale Staten

Besluit van Provinciale Staten Besluit van Provinciale Staten Vergaderdatum Januari 2015 Nummer 6772 Onderwerp Vaststelling van de Archiefverordening Provincie Zuid- Holland 2014 1 Besluit Provinciale Staten van Zuid-Holland, Gelet

Nadere informatie

artikel 40, eerste en tweede lid van de Archiefwet 1995 en artikel 36 van de gemeenschappelijke regeling RUD Utrecht

artikel 40, eerste en tweede lid van de Archiefwet 1995 en artikel 36 van de gemeenschappelijke regeling RUD Utrecht Archiefverordening RUD Utrecht 2014 Het algemeen bestuur van de RUD Utrecht gelezen het voorstel van het dagelijks bestuur van RUD Utrecht Gelet op: artikel 40, eerste en tweede lid van de Archiefwet 1995

Nadere informatie

Handboek vervanging archiefbescheiden van actieve ARBO- en ATW-zaken bij de Arbeidsinspectie

Handboek vervanging archiefbescheiden van actieve ARBO- en ATW-zaken bij de Arbeidsinspectie DEZE BIJLAGE BEHOORT BIJ DE TOELICHTING OP DE REGELING VAN DE MINISTER VAN SOCIALE ZAKEN EN WERKGELEGENHEID VAN., BV/DCA/2010/15373 TOT VERVANGING VAN ARCHIEFBESCHEIDEN ROND HET TOEZICHT OP DE ARBEIDSOMSTANDIGHEDENWET

Nadere informatie

Besluit van gedeputeerde staten van 30 september 2014 tot vaststelling van het Besluit informatiebeheer Noord-Holland 2014

Besluit van gedeputeerde staten van 30 september 2014 tot vaststelling van het Besluit informatiebeheer Noord-Holland 2014 Besluit van gedeputeerde staten van 30 september 2014 tot vaststelling van het Besluit informatiebeheer Noord-Holland 2014 Gedeputeerde staten van Noord-Holland gelet op artikel 6 van de Archiefverordening

Nadere informatie

Archiefzorg en beheer 2013/2014

Archiefzorg en beheer 2013/2014 T Archiefzorg en beheer 2013/2014 Verslag aan de raad ten behoeve van de horizontale verantwoording van de zorg over en het beheer van (analoge en digitale) archieven conform de Archiefwet 1995 Inhoudsopgave

Nadere informatie

Besluit Informatiebeheer van de gemeenschappelijke regeling DCMR Milieudienst Rijnmond

Besluit Informatiebeheer van de gemeenschappelijke regeling DCMR Milieudienst Rijnmond Het dagelijks bestuur van de gemeenschappelijke regeling DCMR Milieudienst Rijnmond: Gelezen het voorstel van de secretaris; Gelet op artikel 4 van de Arehiefverordening gemeenschappelijke regeling DCMR

Nadere informatie

Voorbeeld Praktijkopdracht. Secretaresse niveau 3. Betreft: Zorgt voor de schriftelijke informatie-uitwisseling

Voorbeeld Praktijkopdracht. Secretaresse niveau 3. Betreft: Zorgt voor de schriftelijke informatie-uitwisseling Voorbeeld Praktijkopdracht Secretaresse niveau 3 Betreft: Zorgt voor de schriftelijke informatie-uitwisseling Kwalificatiedossier Secretariële beroepen 2011-2012 Kwalificatie Secretaresse Kerntaak 1 Voert

Nadere informatie

HANDBOEK VERVANGING GEMEENTE WESTLAND. Vervanging van analoge archiefbescheiden door digitale reproducties

HANDBOEK VERVANGING GEMEENTE WESTLAND. Vervanging van analoge archiefbescheiden door digitale reproducties HANDBOEK VERVANGING GEMEENTE WESTLAND Vervanging van analoge archiefbescheiden door digitale reproducties Auteur(s) S. van Lin (Beleid en advies team DIV) V.G.J. Wielaart (Teamleider DIV) C.G. Alleblas

Nadere informatie

HANDBOEK VERVANGING GEMEENTE WESTLAND. Vervanging van analoge archiefbescheiden door digitale reproducties

HANDBOEK VERVANGING GEMEENTE WESTLAND. Vervanging van analoge archiefbescheiden door digitale reproducties HANDBOEK VERVANGING GEMEENTE WESTLAND Vervanging van analoge archiefbescheiden door digitale reproducties Auteur(s) S. van Lin (Beleid en advies team DIV) V.G.J. Wielaart (Teamleider DIV) C.G. Alleblas

Nadere informatie

Voorschriften betreffende het beheer van de archiefbewaarplaats en het beheer van de documenten (Besluit informatiebeheer RUD Zuid-Limburg).

Voorschriften betreffende het beheer van de archiefbewaarplaats en het beheer van de documenten (Besluit informatiebeheer RUD Zuid-Limburg). HET DAGELIJKS BESTUUR VAN DE RUD ZUID-LIMBURG Gelet op artikel 8 van de Archiefverordening RUD Zuid-Limburg BESLUIT: Vast te stellen de navolgende: Voorschriften betreffende het beheer van de archiefbewaarplaats

Nadere informatie

Regelgeving Archiefbeheer Universiteit Leiden

Regelgeving Archiefbeheer Universiteit Leiden Regelgeving Archiefbeheer Universiteit Leiden ex artikel 14 van het Archiefbesluit 1995 Hoofdstuk 1: Algemene bepalingen Hoofdstuk 2: Het archiefbeheer in de dynamische fase Hoofdstuk 3: Het archiefbeheer

Nadere informatie

Parafering besluit PFO Hae 06-07-2015 B Conform Geparafeerd door: Brandt, M.H.J. D&H 04-08-2015 H Conform Geparafeerd door: Maden, B.P.

Parafering besluit PFO Hae 06-07-2015 B Conform Geparafeerd door: Brandt, M.H.J. D&H 04-08-2015 H Conform Geparafeerd door: Maden, B.P. agendapunt 3.b.5 1201818 Aan College van Dijkgraaf en Hoogheemraden ARCHIEFRAPPORTAGE DELFLAND (KPI) Portefeuillehouder Haersma Buma, M.A.P. van Datum 4 augustus 2015 Aard bespreking Besluitvormend Afstemming

Nadere informatie

REGELING ARCHIEFBEHEER RIJKSUNIVERSITEIT GRONINGEN

REGELING ARCHIEFBEHEER RIJKSUNIVERSITEIT GRONINGEN REGELING ARCHIEFBEHEER RIJKSUNIVERSITEIT GRONINGEN INHOUD I II III IV V VI VII VIII IX X XI XII XIII XIV Begripsbepalingen Verantwoordelijkheden en organisatie archiefbeheer Archiefbeheer Postregistratie

Nadere informatie

Norm 1: Bestuur en Beleid

Norm 1: Bestuur en Beleid Norm 1: Bestuur en Beleid De verantwoordelijkheden die het lijnmanagement namens het college van burgemeester en wethouders draagt voor de duurzame toegankelijkheid en betrouwbaarheid van informatie zijn

Nadere informatie

BELEIDSREGEL VERVANGING ARCHIEFBESCHEIDEN PROVINCIE DRENTHE 2009

BELEIDSREGEL VERVANGING ARCHIEFBESCHEIDEN PROVINCIE DRENTHE 2009 BELEIDSREGEL VERVANGING ARCHIEFBESCHEIDEN PROVINCIE DRENTHE 2009 Artikel 1, Begripsbepalingen In deze beleidsregel wordt verstaan onder: a. archiefbescheiden: archiefbescheiden als bedoeld in artikel 1

Nadere informatie

agendapunt 3.b.5 Aan College van Dijkgraaf en Hoogheemraden VERVANGING VAN TE BEWAREN FYSIEKE ARCHIEFBESCHEIDEN DOOR EEN DIGITAAL EXEMPLAAR

agendapunt 3.b.5 Aan College van Dijkgraaf en Hoogheemraden VERVANGING VAN TE BEWAREN FYSIEKE ARCHIEFBESCHEIDEN DOOR EEN DIGITAAL EXEMPLAAR agendapunt 3.b.5 1176471 Aan College van Dijkgraaf en Hoogheemraden VERVANGING VAN TE BEWAREN FYSIEKE ARCHIEFBESCHEIDEN DOOR EEN DIGITAAL EXEMPLAAR Portefeuillehouder Haersma Buma, M.A.P. van Datum 31

Nadere informatie

Hoofdstuk I. Hoofdstuk II. Burgemeester en Wethouders van Ferwerderadiel; gelet op artikel 7 van de Archiefverordening; besluiten:

Hoofdstuk I. Hoofdstuk II. Burgemeester en Wethouders van Ferwerderadiel; gelet op artikel 7 van de Archiefverordening; besluiten: Burgemeester en Wethouders van Ferwerderadiel; gelet op artikel 7 van de Archiefverordening; besluiten: vast te stellen de navolgende: Hoofdstuk I Algemene bepalingen VOORSCHRIFTEN BETREFFENDE HET BEHEER

Nadere informatie

(Besluit Informatiebeheer gemeente Coevorden 1998)

(Besluit Informatiebeheer gemeente Coevorden 1998) Het college van burgemeester en wethouders van Coevorden; gelet op artikel 8 van de Archiefverordening besluit vast te stellen de navolgende: Voorschriften betreffende het beheer van de documenten van

Nadere informatie

Protocol elektronische berichten gemeente Druten

Protocol elektronische berichten gemeente Druten Protocol elektronische berichten gemeente Druten Gegevens van de regeling Overheidsorganisatie Gemeente Druten Officiële naam van de regeling Protocol elektronische berichten gemeente Druten Citeertitel

Nadere informatie

Voorbeeld Praktijkopdracht. Directiesecretaresse-management assistent niveau 4. Betreft: Zorgt voor de schriftelijke informatie-uitwisseling

Voorbeeld Praktijkopdracht. Directiesecretaresse-management assistent niveau 4. Betreft: Zorgt voor de schriftelijke informatie-uitwisseling Voorbeeld Praktijkopdracht Directiesecretaresse-management assistent niveau 4 Betreft: Zorgt voor de schriftelijke informatie-uitwisseling Kwalificatiedossier Secretariële beroepen 2011-2012 Kwalificatie

Nadere informatie

provinciaal blad Gedeputeerde Staten s der provincie Groningen; Gedeputeerde Staten der provincie Groningen nr. 1 28 januari 2009

provinciaal blad Gedeputeerde Staten s der provincie Groningen; Gedeputeerde Staten der provincie Groningen nr. 1 28 januari 2009 provinciaal blad nr. 1 ISSN: 0920-1092 V A N D E P R O V I N C I E G R O N I N G E N 28 januari 2009 Besluit van Gedeputeerde Staten der provincie Groningen van 20 januari 2009, nr. 2009-149719, afd. ABJ,

Nadere informatie

Handreiking Vervanging Archiefbescheiden Werkboek

Handreiking Vervanging Archiefbescheiden Werkboek Handreiking Vervanging Archiefbescheiden Werkboek Dit werkboek is van.. augustus 2014 Hoofdstuk 2. Afwegen van het vervangingsbesluit 2.2.1 Waarom wordt vervanging overwogen? 2.2.2 Gaat het om een volledig

Nadere informatie

D ARCHIEFBEHEEROVEREENKOMST GEMEENTE EDAM-VOLENDAM / OMGEVINGSDIENST IJMOND

D ARCHIEFBEHEEROVEREENKOMST GEMEENTE EDAM-VOLENDAM / OMGEVINGSDIENST IJMOND ARCHIEFBEHEEROVEREENKOMST GEMEENTE EDAM-VOLENDAM / OMGEVINGSDIENST IJMOND Overeenkomst tussen gemeente Edam-Volendam en Omgevingsdienst IJmond over het beheer van archiefbescheiden uit hoofde van de voor

Nadere informatie

Substitutie. Handboek vervanging archiefbescheiden. Waterschap De Dommel

Substitutie. Handboek vervanging archiefbescheiden. Waterschap De Dommel Dit document vertelt het werkproces rondom vervanging (substitutie) van archiefbescheiden door reproducties. De reproducties nemen volledig de plaats in van de oorspronkelijke bescheiden. Substitutie,

Nadere informatie

Besluit Informatiebeheer. Bedrijfsvoeringsorganisatie Havenschap Moerdijk

Besluit Informatiebeheer. Bedrijfsvoeringsorganisatie Havenschap Moerdijk Besluit Informatiebeheer Bedrijfsvoeringsorganisatie Havenschap Moerdijk 2017 Vastgesteld door het Dagelijks Bestuur van Havenschap Moerdijk In de vergadering van 7 december 2016 Mij bekend, De secretaris

Nadere informatie

RAPPORTAGE FOLLOW-UP ONDERZOEK ARCHIEFBEHEER GEMEENTE VALKENSWAARD 2016 SCOPE: BEHEER NIET-OVERGEBRACHTE ARCHIEFBESCHEIDEN

RAPPORTAGE FOLLOW-UP ONDERZOEK ARCHIEFBEHEER GEMEENTE VALKENSWAARD 2016 SCOPE: BEHEER NIET-OVERGEBRACHTE ARCHIEFBESCHEIDEN RAPPORTAGE FOLLOW-UP ONDERZOEK ARCHIEFBEHEER GEMEENTE VALKENSWAARD 2016 SCOPE: BEHEER NIET-OVERGEBRACHTE ARCHIEFBESCHEIDEN 4 oktober 2016 Inhoudsopgave 1 Inleiding 3 1.1 Aanleiding van het onderzoek 3

Nadere informatie

Interne Memo nr. INT14-1518

Interne Memo nr. INT14-1518 Interne Memo nr. INT14-1518 Aan: college van B&W van Heerhugowaard Van: Johan Hoogewerf Datum: 30 juni 2014 Onderwerp: Verslag archief-kpi s gemeente Heerhugowaard 2014 Afschrift aan: 1. LOKALE REGELGEVING

Nadere informatie

elektronische postbus welke gekoppeld is aan een specifieke medewerker/bestuurder van de gemeente Nederweert;

elektronische postbus welke gekoppeld is aan een specifieke medewerker/bestuurder van de gemeente Nederweert; De Gemeenteraad, het College van Burgemeester en Wethouders en de Burgemeester van de gemeente Nederweert, ieder voor zover het hun bevoegdheid betreft: gelet op afdeling 2.3 van de Algemene Wet Bestuursrecht;

Nadere informatie

Archiefverordening GGD Hart voor Brabant Archiefverordening GGD Hart voor Brabant 2015

Archiefverordening GGD Hart voor Brabant Archiefverordening GGD Hart voor Brabant 2015 f AB 20150112-5.4-1 Hart voor Brabant Gezondheid telt! Archiefverordening GGD Hart voor Brabant 2015 Het algemeen bestuur van de GGD Hart voor Brabant, gelezen het voorstel van het dagelijks bestuur van

Nadere informatie

gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 8 november 2016, kenmerk ,

gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 8 november 2016, kenmerk , VERORDENING INFORMATIEBEHEER GEMEENTE GRONINGEN DE RAAD VAN DE GEMEENTE GRONINGEN, gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 8 november 2016, kenmerk 5972394, gelet op de artikelen 30, eerste

Nadere informatie

Gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders van Rotterdam van 12 april 2011, registratienummer ; raadsstuk ;

Gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders van Rotterdam van 12 april 2011, registratienummer ; raadsstuk ; Archiefverordening Rotterdam 2011 De raad van de gemeente Rotterdam, Gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders van Rotterdam van 12 april 2011, registratienummer 578475; raadsstuk

Nadere informatie

IN NAAM DER KONINGIN! DE GOUVERNEUR van de Nederlandse Antillen, Heeft, de Raad van Advies gehoord, besloten: Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen

IN NAAM DER KONINGIN! DE GOUVERNEUR van de Nederlandse Antillen, Heeft, de Raad van Advies gehoord, besloten: Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen LANDSBESLUIT, HOUDENDE ALGEMENE MAATREGELEN, van de ter uitvoering van de artikelen 3, eerste lid, 4, tweede lid, 5, derde lid, 8, tweede lid, 13 en 17, tweede lid, van de Archieflandsverordening 2007

Nadere informatie

Besluit Informatiebeheer 2015

Besluit Informatiebeheer 2015 15.0002092 Besluit Informatiebeheer 2015 Het dagelijks bestuur van de Regio Gooi en Vechtstreek, gelet op artikel 6 van de Archiefverordening Regio Gooi en Vechtstreek 2015, Overwegende dat: - de voortschrijdende

Nadere informatie

b. archiefregeling de Archiefregeling die in werking is getreden per 01-04-2010;

b. archiefregeling de Archiefregeling die in werking is getreden per 01-04-2010; BESLUIT INFORMATIEBEHEER GEMEENTE WAALWIJK 2014 Hoofdstuk I Algemene bepalingen Artikel 1. 1. Dit besluit bedoelt met: a. wet de Archiefwet 1995; b. archiefregeling de Archiefregeling die in werking is

Nadere informatie

Behoort bij raadsvoorstel , titel: Actualisatie Archiefverordening Utrechtse Heuvelrug

Behoort bij raadsvoorstel , titel: Actualisatie Archiefverordening Utrechtse Heuvelrug Behoort bij raadsvoorstel 2016-310, titel: Actualisatie Archiefverordening Utrechtse Heuvelrug De raad van de gemeente Utrechtse Heuvelrug; Gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders

Nadere informatie

Artikel 4 De directeur van de beheerseenheid kan de uitvoering van de bepalingen van dit besluit mandateren aan één of meer medewerkers.

Artikel 4 De directeur van de beheerseenheid kan de uitvoering van de bepalingen van dit besluit mandateren aan één of meer medewerkers. 4C. BESLUIT INFORMATIEBEHEER REGIO TWENTE - besluit dagelijks bestuur van 20 maart 1998 Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen Artikel 1 Dit besluit verstaat onder: a. documenten de in de wet in artikel 1, onder

Nadere informatie

Besluit van 15 december 1995, houdende regelen ter uitvoering van een aantal bepalingen van de Archiefwet 1995

Besluit van 15 december 1995, houdende regelen ter uitvoering van een aantal bepalingen van de Archiefwet 1995 ARCHIEFBESLUIT 1995 (Tekst geldend op: 06-09-2007) Besluit van 15 december 1995, houdende regelen ter uitvoering van een aantal bepalingen van de Archiefwet 1995 Wij Beatrix, bij de gratie Gods, Koningin

Nadere informatie

Vergadering: Algemeen bestuur. Datum: 7 juli 2015. Agendapunt: 5. Rapporteur. A. J. Borgdorff

Vergadering: Algemeen bestuur. Datum: 7 juli 2015. Agendapunt: 5. Rapporteur. A. J. Borgdorff Vergadering: Algemeen bestuur Datum: 7 juli 215 Agendapunt: 5 Rapporteur A. J. Borgdorff Onderwerp: Zorg en beheer archief Voorstel/Besluit: 1. de archiefverordening vast te stellen. Toelichting In hoofdstuk

Nadere informatie

Beheersregeling document- en archiefbeheer OPTA 2008

Beheersregeling document- en archiefbeheer OPTA 2008 Beheersregeling document- en archiefbeheer OPTA 2008 De voorzitter van het College van de Onafhankelijke Post en Telecommunicatie Autoriteit besluit vast te stellen het volgende: Besluit voor het beheer

Nadere informatie

Het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester van Oost Gelre;

Het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester van Oost Gelre; E-mailprotocol Gemeente Oost Gelre Het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester van Oost Gelre; overwegende dat het gewenst is regels te stellen met betrekking tot; -het gebruik van e-mail

Nadere informatie

Portefeuillehouder: nvt Openbaar: ii ja / nee

Portefeuillehouder: nvt Openbaar: ii ja / nee alyph- v noordzeekanaalgebied AB-vergadering: 09-01-2013 DB-vergadering: Agendapunt: 10 Onderwerp: Archiefverordening Omgevingsdienst Portefeuillehouder: nvt Openbaar: ii ja / nee Bijlagen: 1 Samenvatting:

Nadere informatie

Voorschriften betreffende het beheer van de archiefbescheiden van de

Voorschriften betreffende het beheer van de archiefbescheiden van de Voorschriften betreffende het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, voor zover deze archiefbescheiden niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats Wetstechnische informatie

Nadere informatie

In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:

In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder: Het Algemeen Bestuur van de Veiligheidsregio Brabant-Noord; AGP 15 Gezien het voorstel van het Dagelijks Bestuur van 19 oktober 2011; Gelet op artikel 30, eerste lid en 32 van de Archiefwet, alsmede artikel

Nadere informatie

Besluit informatiebeheer Peelgemeenten 2017

Besluit informatiebeheer Peelgemeenten 2017 Gemeenteblad nr. 348, 5 januari 2017 Besluit informatiebeheer Peelgemeenten 2017 Het Dagelijks bestuur van het openbaar lichaam Peelgemeenten, Gelet op: Artikel 6 van de Archiefverordening 2017; Overwegende

Nadere informatie

Burgemeester en Wethouders van Ferwerderadiel; gelet op artikel 7 van de Archiefverordening;

Burgemeester en Wethouders van Ferwerderadiel; gelet op artikel 7 van de Archiefverordening; Burgemeester en Wethouders van Ferwerderadiel; gelet op artikel 7 van de Archiefverordening; besluiten: vast te stellen de navolgende: VOORSCHRIFTEN BETREFFENDE DE AANWIJZING VAN DE ARCHIEFBEWAARPLAATS,

Nadere informatie

Documentair StructuurPlan. Een handleiding naar informatie over informatie

Documentair StructuurPlan. Een handleiding naar informatie over informatie Documentair StructuurPlan Een handleiding naar informatie over informatie Handleiding en model Documentair StructuurPlan Inhoudsopgave Inleiding...3 De onderdelen van een Documentair StructuurPlan...5

Nadere informatie

de Archiefwet 1995; 2015;

de Archiefwet 1995; 2015; Archiefverordening 2016 De gemeenteraad van de gemeente Cranendonck gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders d.d 3 november 2015 f '-fj - ^ ^3^' gelet op artikel 30, eerste lid, van de Archiefwet

Nadere informatie

MINISTERIELE BESCHIKKING MET ALGEMENE WERKING van de ter uitvoering van artikel 6 van het Archiefbesluit 1 (Beschikking digitaal beheer)

MINISTERIELE BESCHIKKING MET ALGEMENE WERKING van de ter uitvoering van artikel 6 van het Archiefbesluit 1 (Beschikking digitaal beheer) MINISTERIELE BESCHIKKING MET ALGEMENE WERKING van de ter uitvoering van artikel 6 van het Archiefbesluit 1 (Beschikking digitaal beheer) Overwegende: De Minister van Constitutionele en Binnenlandse Zaken,

Nadere informatie

Besluit Informatiebeheer Gemeenschappelijke regeling Samenwerkingsorgaan Hoeksche Waard

Besluit Informatiebeheer Gemeenschappelijke regeling Samenwerkingsorgaan Hoeksche Waard Besluit Informatiebeheer Gemeenschappelijke regeling Samenwerkingsorgaan Hoeksche Waard Het dagelijks bestuur van het Samenwerkingsorgaan Hoeksche Waard; gelet op artikel 7 van de Archiefverordening en

Nadere informatie

Digi Dossier - Aanmaken en koppelen scans concept_software

Digi Dossier - Aanmaken en koppelen scans concept_software In deze handleiding wordt uitgelegd op welke wijze: - het digitale dossier te benaderen is; - het digitale dosier is ingedeeld; - hoe gescande bescheiden gekoppeld kunnen worden aan een - persoon - object

Nadere informatie

In deze handreiking is aangegeven hoe om te gaan met de archivering van digitale ruimtelijke plannen.

In deze handreiking is aangegeven hoe om te gaan met de archivering van digitale ruimtelijke plannen. HANDREIKING Onderwerp Archiveren digitale ruimtelijke plannen Aan Gebruikers RO Standaarden Van Geonovum, Monique van Scherpenzeel Datum 3 februari 2010 Status publiek In deze handreiking is aangegeven

Nadere informatie

Nota van B&W. onderwerp Besluit vervanging analoge archiefbescheiden 2014

Nota van B&W. onderwerp Besluit vervanging analoge archiefbescheiden 2014 gemeente Haarlemmermeer Nota van B&W onderwerp Besluit vervanging analoge archiefbescheiden 2014 Portefeuillehouder dr. Tom Hom Collegevergadering 7 Oktober 2014 inlichtingen Kim Jeurissen (023 5674116)

Nadere informatie

Nota van Bevindingen Aspectinspectie overbrenging + Raad voor de Transportveiligheid

Nota van Bevindingen Aspectinspectie overbrenging + Raad voor de Transportveiligheid Nota van Bevindingen Aspectinspectie overbrenging + Raad voor de Transportveiligheid december 2004-januari 2005 Rijksarchiefinspectie Basisgegevens 1 Naam organisatie Raad voor de Transportveiligheid (RVTV)

Nadere informatie

Handboek Vervanging. Gemeente Lansingerland

Handboek Vervanging. Gemeente Lansingerland Handboek Vervanging Gemeente Lansingerland Versie Omschrijving Datum 0.3 29-5-2012 0.4 Versie gebruikt bij audit; opmerkingen A. Gomes en P. 14-6-2012 Diebels verwerkt en diverse bijlages toegevoegd. 0.5

Nadere informatie

Vervanging van papieren bouw- en omgevingsvergunningen door digitale reproducties

Vervanging van papieren bouw- en omgevingsvergunningen door digitale reproducties Reg. nr.: 1310408 Afdeling: Concern en Dienstverlening Onderwerp Vervanging van papieren bouw- en omgevingsvergunningen door digitale reproducties Samenvatting Gemeenten vallen onder de werking van de

Nadere informatie

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Rotterdam, Gelezen het voorstel van de burgemeester van 12 april 2011, kenmerk ;

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Rotterdam, Gelezen het voorstel van de burgemeester van 12 april 2011, kenmerk ; Besluit Informatiebeheer Rotterdam 2011 Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Rotterdam, Gelezen het voorstel van de burgemeester van 12 april 2011, kenmerk 578475; gelet op artikel

Nadere informatie

Besluit informatiebeheer Hoogheemraadschap Hollands Noorderkwartier 2013

Besluit informatiebeheer Hoogheemraadschap Hollands Noorderkwartier 2013 Hoogheemraadschap Hollands Noorderkwartier 2013 2 Hoofdstuk I Algemene bepalingen Artikel 1 Dit besluit verstaat onder: a. wet: de Archiefwet 1995; b. archiefverordening: de Archiefverordening Hoogheemraadschap

Nadere informatie

Ingmar Koch, Provinciale Archiefinspectie Noord-Brabant Versie 1, 12 november 2007

Ingmar Koch, Provinciale Archiefinspectie Noord-Brabant Versie 1, 12 november 2007 Ingmar Koch, Provinciale Archiefinspectie Noord-Brabant Versie 1, 12 november 2007 Documentgeschiedenis Versie Datum Opmerkingen 0.1 Juni 2006 Initiële versie 0.2 22-06-2006 Opmerkingen PAI Noord-Brabant

Nadere informatie

Artikel 1b De archivaris is belast met het beheer van de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden en documentaire verzamelingen.

Artikel 1b De archivaris is belast met het beheer van de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden en documentaire verzamelingen. CVDR Officiële uitgave van Roosendaal. Nr. CVDR9043_1 6 september 2016 Voorschriften betreffende het beheer van de documenten van de gemeentelijke organen, voor zover deze documenten niet zijn overgebracht

Nadere informatie

Bijlage IV. Generiek scanprotocol gemeente Nijmegen backlog. werkinstructie

Bijlage IV. Generiek scanprotocol gemeente Nijmegen backlog. werkinstructie Bijlage IV Generiek scanprotocol gemeente Nijmegen backlog werkinstructie april 2013 INLEIDING Deze werkinstructie is een nadere detaillering van het Generiek scanprotocol backlog van de gemeente Nijmegen.

Nadere informatie

Doxis Informatiemanagers

Doxis Informatiemanagers Substitutie Doxis Informatiemanagers Grootste adviesburo op het gebied van informatiemanagement in Nederland Zelfstandig bedrijfsonderdeel van Ernst & Young Jarenlange ervaring bij NL Overheid Gedegen

Nadere informatie

BESLUIT INFORMATIEBEHEER PROVINCIE FRYSLAN 2014. De commissaris van de Koning in de provincie Fryslân, Gedeputeerde Staten van de provincie Fryslân;

BESLUIT INFORMATIEBEHEER PROVINCIE FRYSLAN 2014. De commissaris van de Koning in de provincie Fryslân, Gedeputeerde Staten van de provincie Fryslân; BESLUIT INFORMATIEBEHEER PROVINCIE FRYSLAN 2014 De commissaris van de Koning in de provincie Fryslân, en Gedeputeerde Staten van de provincie Fryslân; gelet op artikel 7 van de Archiefverordening Provincie

Nadere informatie

Model Archiefverordening Gemeenten met een benoemde archivaris

Model Archiefverordening Gemeenten met een benoemde archivaris Model Archiefverordening Gemeenten met een benoemde archivaris Archiefverordening gemeente De raad van ; Gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders van ; Gelet op de artikelen

Nadere informatie

RAADSVOORSTEL 16R.00535

RAADSVOORSTEL 16R.00535 RAADSVOORSTEL 16R.00535 gemeente WOERDEN Indiener: college van burgemeester en wethouders Datum: 20 september 2016 Portefeuillehouder(s): burgemeester Portefeuille(s): Bestuurlijke en juridische zaken

Nadere informatie

Agendapunt 7b van de vergadering van het Dagelijks Bestuur van 22 januari 2015.

Agendapunt 7b van de vergadering van het Dagelijks Bestuur van 22 januari 2015. Afdeling: Staf Team: Staf Beh.door: Lacour, J.P. Port.houder: DB, Agendapunt 7b van de vergadering van het Dagelijks Bestuur van 22 januari 2015. Onderwerp: Besluit informatiebeheer Hefpunt 2015 Bijlage(n):

Nadere informatie