Handboek Vervanging. Gemeente Lansingerland

Save this PDF as:
 WORD  PNG  TXT  JPG

Maat: px
Weergave met pagina beginnen:

Download "Handboek Vervanging. Gemeente Lansingerland"

Transcriptie

1 Handboek Vervanging Gemeente Lansingerland Versie Omschrijving Datum Versie gebruikt bij audit; opmerkingen A. Gomes en P Diebels verwerkt en diverse bijlages toegevoegd. 0.5 Opmerkingen n.a.v. auditrapport Doxis verwerkt, bijlages samengevoegd en toegevoegd. 0.6 Vragen en opmerkingen brief Gemeentearchief Rotterdam d.d verwerkt; concept-b&w besluit en concept persbericht toegevoegd. 1.0 Positief advies gemeentearchivaris toegevoegd Laatste opmerkingen P. Diebels verwerkt

2 Colofon Datum 27 december 2012 Auteur Arjan Drenthen Documentnummer T Adresgegevens Gemeente Lansingerland Tobias Asserlaan SB Bergschenhoek Telefoon Fax Internet en 2

3 Inhoudsopgave Overzicht bijlages bij handboek Inleiding Achtergrond en ambitie Doelstelling en leeswijzer De te vervangen archiefbescheiden Inhoud, structuur, vorm en samenhang Cultureel erfgoed, overheidsorganen, recht- en bewijszoekenden en historisch onderzoek Inrichting van het vervangingsproces Selectieproces Voorbereidingsproces Scanproces Scannen Bijscannen Uitgaande en interne documenten Vertrouwelijke documenten Nieuwe originelen Raadsbesluiten Release Registratieprocedure Opname in beheersysteem Kwaliteitsprocedures Juistheid, volledigheid en leesbaarheid Terugvindbaarheid en kwaliteit van de metadata Kwaliteitscontrole op decentrale registratie HUQLHWLJLQJVSURFHGXUHYDQYHUYDQJHQDQDORJH RULJLQHOHQ Vernietiging van vervanghqdqdorjh RULJLQHOHQ Inkomende documenten Uitgaande en interne documenten Bewaartermijn en vernietigingsfrequentie Uitzonderingen Vernietigingsprocedure digitale documenten Schematisch overzicht vervangingsproces Technische inrichting Informatiebeleid en informatiearchitectuur Software Softwarepakket Instellingen Hardware Bestandsformaten Centrale opslag en operating system Kwaliteit van de reproducties QI voor gedrukte teksten QI voor afbeeldingen Change Management procedure

4 Overzicht bijlages bij handboek Bijlage 1 = Programmabegroting Bijlage 2 = Informatiebeleidsplan (concept) Bijlage 3 = Informatiearchitectuurplaat (concept) Bijlage 4 = Informatiebeveiligingsplan (concept) Bijlage 5 = Archiefverordening Lansingerland 2011 Bijlage 6 = Besluit Informatiebeheer Lansingerland 2011 Bijlage 7 = Afdelingsplan I&F 2012 Bijlage 8 = Organogram gemeente Lansingerland Bijlage 9 = Organogram afdeling Informatievoorziening & Faciliteiten Bijlage 10 = B&W besluit Vervanging (concept) Bijlage 11 = Persbericht (concept) Bijlage 12 = Functiebeschrijving medewerker A Bijlage 13 = Functiebeschrijving medewerker B Bijlage 14 = Functiebeschrijving medewerker C Bijlage 15 = Functiebeschrijving Adviseur A Bijlage 16 = Rapportage proefaudit digitale vervanging van archiefbescheiden Bijlage 17 = Reactie op Rapportage proefaudit digitale vervanging van archiefbescheiden Bijlage 18 = Overzicht metadata Bijlage 19 = Technische metadata Bijlage 20 = Lijst werkprocessen DSP inclusief bewaartermijnen Bijlage 21 = Lijst documenttypen DSP Bijlage 22 = Autorisatieschema Corsa Bijlage 23 = Vertrouwelijkheden DMS Bijlage 24 = Procedure toevoegen of wijzigen autorisatie Corsa Bijlage 25 = Werkinstructie selectie opening en registratie poststukken Bijlage 26 = Werkinstructie stickeren Bijlage 27 = Werkinstructie scanning Bijlage 28 = Werkinstructie grootformaat scanning Bijlage 29 = Werkinstructie registratie Corsa Bijlage 30 = Werkinstructie WIZ registratie Corsa Bijlage 31 = Werkinstructie WIZ registratie GWS Bijlage 32 = Werkinstructie WABO vooroverleg registratie Corsa Bijlage 33 = Werkinstructie kwaliteitscontrole decentrale registratie Bijlage 34 = Werkinstructie maandelijkse kwaliteitscontrole Bijlage 35 = Werkinstructie digitale vernietiging Bijlage 36 = Werkinstructie analoge vernietiging Bijlage 37 = Procesbeschrijving overdracht naar e-depot Bijlage 38 = Specificaties scanner Bijlage 39 = Specificaties grootformaat scanner Bijlage 40 = Gemeentelijke risicoanalyse informatiebeveiliging (concept) Bijlage 41 = Backup procedure Lansingerland Bijlage 42 = Uitwijkplan Bijlage 43 = Service Level Agreement over de ICT-dienstverlening Bijlage 44 = Beschrijving koppeling DIS Corsa - GWS4all Bijlage 45 = Procedure vernietiging analoge originelen 4

5 Inleiding 1.1 Achtergrond en ambitie De gemeente Lansingerland wil optimaal digitaal werken. Om dit te realiseren is het programma Taskforce Digitalisering opgezet. Onder deze Taskforce vallen diverse projecten. De verschillende projecten die onder de Taskforce Digitalisering vallen zijn: Clean Desk Digitale handtekening Digitalisering personeelsdossiers 1 Documentair Structuur Plan (DSP) Disclaimer en proclaimer website Substitutie Om helemaal digitaal te werken moet eerst de basis op orde zijn. Om dit te bewerkstelligen is in mei 2010 de i-navigator aangeschaft bij VHIC. Met deze applicatie is in 2011 en de eerste helft van 2012 het Documentair Structuur Plan ingericht. Daarnaast is op 28 januari 2011 de eerste, eenvoudige, digitale handtekening geplaatst onder een uitgaande brief van de gemeente. De uitrol daarvan vindt nog steeds plaats. Op 24 t/m 26 augustus 2012 is de gemeente Lansingerland verhuisd naar een nieuw gemeentehuis. De gemeente streeft ernaar om zo digitaal mogelijk te werken. Hiervoor is onder andere het project Clean Desk opgestart. Acht medewerkers zijn vanaf september 2011 ingehuurd om alle papieren archiveringsachterstanden te digitaliseren en te ontsluiten via het Document Management Systeem (DMS) Corsa. Daarnaast is het project substitutie opgestart. Om echt optimaal digitaal te kunnen werken is een machtiging nodig van Gedeputeerde Staten van Zuid-Holland om de gescande, analoge (veelal papieren) originelen te vervangen door digitale reproducties. Net als in veel andere gemeenten bestaat er in Lansingerland momenteel een hybride situatie, waarbij naast de gescande digitale reproducties ook de originele papieren documenten gearchiveerd en ontsloten worden. Het beheer van de dossiers brengt zo dubbele werkzaamheden met zich mee. Dit kost geld en is niet efficiënt. De gemeente Lansingerland heeft bewust de keuze gemaakt om in de toekomst digitaal te werken. Dit betekent dat we volledig afscheid willen nemen van de papieren documenten. Om op deze manier te werken is een machtiging tot vervanging vereist. 1.2 Doelstelling en leeswijzer Dit Handboek Vervanging YDQGHJHPHHQWH/DQVLQJHUODQGLVJHVFKUHYHQPHWDOVGRHO het vervangen van fysieke originelen door digitale reproducties (onder vernietiging van de oorspronkelijke originelen) om volledig digitaal te kunnen werken per 27 augustus µ Dit handboek beschrijft de wijze waarop aan de gestelde eisen, zoals benoemd in de Beleidsregel vervanging archiefbescheiden provincie Zuid- Holland 2008, wordt voldaan. In hoofdstuk 2 wordt ingegaan op de te vervangen archiefbescheiden. Welke archiefbescheiden komen voor vervanging in aanmerking? In hoofdstuk 3 worden de diverse processen beschreven ten behoeve van digitalisering: het selectieproces, het voorbereidingsproces, het scanproces, de registratieprocedure, de procedure voor de opname in het beheerssysteem, de kwaliteitsprocedures en het vernietigingsproces. In 1 Dit project is reeds afgerond en valt buiten de scope van dit handboek. De machtiging wordt dus niet aangevraagd voor deze personeelsdossiers. 5

6 hoofdstuk 4 wordt de technische inrichting beschreven. In hoofdstuk 5 wordt de Change Management procedure beschreven. Daarna volgen 44 bijlagen. 6

7 2 De te vervangen archiefbescheiden Er worden dagelijks documenten ontvangen door de gemeente Lansingerland. We ontvangen documenten zowel fysiek (op papier) als digitaal ( , webformulieren). De meeste fysieke documenten worden sinds het ontstaan van de gemeente op 1 januari 2007 gescand en opgeslagen in Corsa. De te vervangen archiefbescheiden betreffen in dit kader uitsluitend de fysiek aangeleverde archiefbescheiden. Dit geldt voor zowel de te bewaren archiefbescheiden alsook voor de te vernietigen archiefbescheiden. Het betreffen fysieke archiefbescheiden, opgemaakt of ontvangen na 26 augustus Een uitzondering hierop vormen de facturen. De facturen worden niet door DIV gescand, maar fysiek doorgestuurd naar de vakafdeling. De facturen komen dus niet voor vervanging in aanmerking. Een andere uitzondering vormen de bankgaranties. De bankgaranties worden wel gescand, maar niet vervangen. Na afloop van een project worden de fysieke bankgaranties geretourneerd aan de bank. Daarnaast worden uitgezonderd de documenten waarvan de drager een dusdanig toegevoegde waarde heeft dat dit een meerwaarde vormt voor het culturele erfgoed, historisch belang, overheidsorganen en recht- en bewijszoekenden (zie paragraaf 2.2). Documenten die worden ontvangen voor Burgerzaken worden momenteel ook niet gescand en fysiek doorgestuurd naar de afdeling. Deze documenten komen nog niet voor vervanging in aanmerking. De komende jaren is de verwachting echter dat de documenten die binnenkomen m.b.t. Burgerzaken wel gescand zullen worden. Scanning en registratie zal dan verlopen conform de hieronder beschreven SURFHGXUHVYDQGH RYHULJHDOJHPHQHSURFHVVHQ +LHUYDQ]DOPHOGLQJZRUGHQJHGDDQELMGHSURvinciaal archiefinspecteur en bij de gemeentelijk archiefinspecteur. 2.1 Inhoud, structuur, vorm en samenhang,qduwlnhoolgydqkhw$ufklhiehvoxlwvwddwyhuphoggdwyhuydqjlqjdoohhqpdj LQGLHQGH vervanging geschiedt met juiste en volledige weergave van de in de te vervangen archiefbescheiden YRRUNRPHQGHJHJHYHQVµIn artikel 17 van de Archiefregeling wordt bepaald dat de zorgdrager er voor moet zorgen dat te allen tijde kan worden vastgesteld: a. de inhoud, structuur en verschijningsvorm bij het ontvangen of opmaken ervan door het overheidsorgaan, een en ander voor zover deze aspecten kenbaar moesten zijn voor de uitvoering van het betreffende werkproces; b. wanneer, door wie en uit hoofde van welke taak of werkproces het door het overheidsorgaan werd ontvangen of opgemaakt; c. de samenhang met andere door het overheidsorgaan ontvangen en opgemaakte archiefbescheiden. De te vervangen archiefbescheiden komen in vele vormen en formaten binnen bij de gemeente. Brieven, faxen, rapporten, tekeningen en formulieren zijn enkele voorbeelden. Deze papieren documenten worden allemaal gescand, opgenomen in het DMS, geregistreerd en gearchiveerd. De inhoud is doorslaggevend m.b.t. de vraag of een stuk al dan niet voor opname in het DMS (en dus voor vervanging) in aanmerking komt. Bij opname van de gescande ingekomen documenten in het DMS worden de registratiedatum en de juridische datum altijd vermeld. De registratiedatum is de datum van opname in het DMS en de juridische datum is die van ontvangst door de gemeente. Bij interne en uitgaande documenten vermeldt het systeem automatisch (in het veld aangemaakt door) de datum en tijdstip van opmaak. De gemeente Lansingerland beschikt over een Documentair Structuur Plan (DSP), dat wordt beheerd in de i-navigator. Er is daarnaast een ordeningsstructuur aanwezig, gebaseerd op het DSP. Deze 7

8 ordeninggsstructuur is bepalend voor de structuur en samenhang tussen de archiefbescheiden. Het DSP en de bijbehorende ordeningsstructuur zijn in gebruik genomen op 2 januari In bijlage 20 en 21 staan de werkprocessen en documenttypen van het DSP opgenomen. Het DSP is gebaseerd op de werkprocessen (taken), die door de gemeente worden uitgevoerd. Er worden in het DMS zaakdossiers aangemaakt, waarbinnen alle documenten geplaatst worden. Team DIV plaatst de inkomende documenten in de zaakdossiers en de medewerkers op de vakafdelingen plaatsen zelf de interne en uitgaande documenten en hun inkomende s op persoonlijke adressen in de zaakdossiers. 2.2 Cultureel erfgoed, overheidsorganen, recht- en bewijszoekenden en historisch onderzoek Artikel 2 van het Archiefbesluit 1995 vermeldt dat er bij het besluit tot vervanging van archiefbescheiden rekening gehouden dient te worden met: c. de waarde van de archiefbescheiden als bestanddeel van het cultureel erfgoed; en d. het belang van de in de archiefbescheiden voorkomende gegevens voor overheidsorganen, voor recht- of bewijszoekenden en voor historisch onderzoek. Om de afweging te maken of een fysiek poststuk uitgezonderd moet worden van vervanging zal moeten worden gekeken naar de specifieke toegevoegde waarde (intrinsieke waarde) van de drager. Het overgrote merendeel zal niet voor uitzondering op grond van deze redenen in aanmerking komen. Er zijn een aantal criteria 2 voor documenten waarvoor geldt dat ze wel worden gedigitaliseerd, maar niet worden vervangen: de uiterlijke vorm van het bestanddeel is van belang voor de kennis van de technologische ontwikkeling; het bestanddeel heeft esthetische of artistieke waarde; het bestanddeel heeft unieke of bijzondere uiterlijke kenmerken (zegels, watermerken en dergelijke); het stuk is zo oud dat het daaraan zeldzaamheidswaarde ontleent; er zou twijfel kunnen ontstaan over de authenticiteit van het bestanddeel, waarbij alleen onderzoek van de originelen uitsluitstel kan geven; het bestanddeel is van aanzienlijk belang, vanwege de directe relatie met beroemde of historisch belangrijke personen, gebeurtenissen, plaatsen, zaken of voorwerpen; het bestanddeel is van belang als documentatie voor de oprichting of wettelijke grondslag van een institutie; Daarnaast zal er door de DIV medewerker een afweging gemaakt moeten worden of bepaalde fysieke stukken intrinsieke waarde hebben voor het belang van de in de archiefbescheiden voorkomende gegevens voor overheidsorganen, recht- of bewijszoekenden en voor historisch onderzoek. In de praktijk zullen al deze uitzonderingen vermoedelijk zeer weinig voorkomen. 2 Deze criteria zijn overjhqrphqxlwgh %HOHLGVUHJHOYHUYDQJLQJDUFKLHIEHVFKHLGHQ3URYLQFLH=XLG-Holland µ 8

9 3 Inrichting van het vervangingsproces Tot het vervangingsproces behoren de onderdelen selectie, scanklaar maken van archiefbescheiden, scanning, registratie, opname en beheer in het DMS (Corsa), kwaliteitscontrole en de vernietiging van archiefbescheiden. Deze werkzaamheden worden allemaal uitgevoerd door Team DIV. De diverse afdelingen binnen de gemeente Lansingerland zijn verantwoordelijk voor het aanbieden van archiefstukken die het vervangingsproces nog niet hebben doorlopen. Dit geldt voor inkomende documenten die niet via de reguliere kanalen (post of aanlevering bij receptie) bij de organisatie binnenkomen. Daarnaast geldt dit ook voor interne en uitgaande documenten die uitgeprint zijn en GDDUQD YRRU]LHQ YDQ EHODQJULMNH DDQWHNHQLQJHQ SDUDIHQ RI QDWWH KDQGWHNHQLQJHQ 'H]H archiefbescheiden worden door de afdelingen naar Team DIV gestuurd. Team DIV bestaat op uit de volgende functies: Medewerker Documentenbeheer A (3,11 FTE) Medewerker Documentenbeheer B (2,11 FTE) Medewerker Documentenbeheer C (1 FTE) Adviseur A (1 FTE) In de bijlages 12 t/m 15 zijn de functiebeschrijvingen opgenomen voor de hierboven genoemde functieprofielen. Daarnaast is er een teamleider voor inkoop, facilitaire zaken en DIV. De functienamen worden in de rest van het handboek afgekort tot medewerker A, medewerker B, medewerker C en adviseur. 3.1 Selectieproces Er wordt een onderscheid gemaakt tussen drie selectiemomenten. Dit zijn de selectie opening poststukken, de selectie registratie poststukken en de selectie binnen de categorie te registreren documenten. In bijlage 25 staat de gehele procedure voor de selectie beschreven. 3.2 Voorbereidingsproces Op basis van de gemaakte selecties in de vorige stap kunnen de documenten gescand worden. Een medewerker A ontdoet de te scannen documenten van hechtmaterialen, zoals nietjes, ringbanden, paperclips, gelijmde kaften etc. De documenten worden geteld en vervolgens voorzien van een barcodesticker met een uniek registratienummer. In bijlage 26 staat de werkinstructie stickeren beschreven. Daarna worden de documenten, per domein, overgedragen aan de medewerker A die zal gaan scannen. Bij het WIZ-domein worden deze handelingen verricht door een medewerker B. 3.3 Scanproces Het scannen van documenten behoort tot de taken van de medewerkers A. Met betrekking tot het WABOdomein scant een medewerker B. Voor het scannen maken zij gebruik van Corsa en Corsa Capture 3. Details met betrekking tot specificaties over de scanner komen in het volgende hoofdstuk aan de orde. Het scanproces is centraal georganiseerd. Dit betekent dat alle inkomende post door DIV wordt gescand en niet decentraal door medewerkers op de vakafdelingen. 3 Corsa Capture is het programma waarmee gescande documenten worden binnengehaald in Corsa. 9

10 3.3.1 Scannen De inkomende post wordt dagelijks gescand. Het betreft in deze paragraaf het scannen van nieuwe, originele documenten die afkomstig zijn van een externe afzender. Uitgaande, interne en bestuurlijke documenten worden in eerste instantie digitaal aangemaakt en opgeslagen in het DMS. Als die stukken alsnog gescand dienen te worden is er sprake van bijscanning (zie volgende paragraaf). Een medewerker A (soms wordt deze taak verricht door een medewerker B) scant de documenten. Er wordt onderscheid gemaakt tussen documenten van gebruikelijke formaten (A3 en kleiner) en groot formaat documenten (groter dan A3). De hardware die wordt gebruikt bij het scannen van deze documenten wordt gespecificeerd in het volgende hoofdstuk. Er wordt standaard in kleur gescand. De medewerker A controleert na het scannen de scans op volledigheid en leesbaarheid. Indien blijkt dat dit onvoldoende is dan zullen de desbetreffende documenten opnieuw gescand worden. Dit is de eerste kwaliteitscontrole. Na het scannen vindt een release plaats, waarmee de documenten worden opgenomen in het DMS. De release gebeurt door een medewerker A. De documenten worden gereleased naar Corsa Capture. Daarna worden de documenten binnengehaald in Corsa Client. 4 Bij de release worden er direct een aantal metadatavelden ingevuld. De volgende metadata worden bij documenten automatisch opgenomen: - Registratiedatum: De datum van registratie - Stuknummer: Een uniek kenmerk - Aangemaakt door: De naam van de DIV-medewerker die gescand heeft Vanaf dit moment zijn de documenten beschikbaar in het DMS en kan de registratie van de documenten plaatsvinden. In bijlage 27 staat de werkinstructie scanning beschreven. De werkinstructie voor het scannen van grootformaat documenten is terug te vinden onder bijlage Bijscannen Onder bijscannen wordt verstaan het scannen van documenten die om organisatorische of inhoudelijke redenen in eerste instantie niet door Team DIV gescand zijn, maar waarbij het scannen achteraf plaats zal vinden. Er zijn verschillende categorieën te onderscheiden Uitgaande en interne documenten Uitgaande en interne documenten worden door de behandelaars zelf in het DMS opgeslagen. Als er op analoge wijze informatie wordt toegevoegd aan de documenten, bijvoorbeeld een handtekening, een paraaf of een belangrijke aantekening, dan dienen de documenten alsnog gescand te worden. De documenten die al zijn voorzien van een barcode kunnen direct gescand worden. Voor documenten die niet zijn voorzien van een barcode dient eerst een nummer gereserveerd te worden om zodoende het document (alsnog) te voorzien van een barcodesticker Vertrouwelijke documenten Dit betreft de categorie documenten die in eerste instantie niet door Team DIV geopend mag worden, maar waarvan het wel wenselijk is dat ze later alsnog gescand worden. Het betreft hier onder andere stukken betreffende aanbestedingen en kabinetszaken (zie ook bijlage 25). 4 Corsa Client is het gedeelte van het DMS waarbinnen Team DIV het archiefbeheer uitvoert. 10

11 Nieuwe originelen Wanneer een al geregistreerd digitaal document op analoge wijze wordt aangepast is er sprake van een nieuw origineel. Een voorbeeld hiervan is het maken van belangrijke aantekeningen op een document. Dit document wordt opnieuw gescand en opgeslagen in het DMS. De verantwoordelijkheid voor het ter scanning aanbieden hiervan ligt bij de behandelaar Raadsbesluiten De raadsbesluiten worden door de behandelaars zelf opgeslagen in het DMS. Deze besluiten worden met een natte handtekening ondertekend. De documenten zijn al voorzien van een barcode. Ze hoeven dus niet gestickerd te worden, maar worden direct gescand. De procedure voor scanning is verder gelijk aan de interne en uitgaande documenten. De overige bestuurlijke documenten (bijvoorbeeld directieadviezen en b&w-besluiten), worden geheel digitaal afgehandeld Release De release vindt op dezelfde wijze plaats als bij het reguliere scannen. 3.4 Registratieprocedure Nadat de documenten gescand en gereleased zijn worden ze geregistreerd. De medewerker A of medewerker B is verantwoordelijk voor de registratie van de documenten. Registratie vindt plaats in Corsa. De registrator opent het document en controleert de scan op juistheid en volledigheid. Indien een scan niet aan de kwaliteitseisen voldoet, wordt het document teruggegeven aan de medewerker die gescand heeft. Het document zal dan opnieuw de scanprocedure doorlopen. Na deze kwaliteitscontrole gaat de registrator over tot registratie van het document. Voor de diverse domeinen (regulier, WIZ, WABO, bouwvergunningen) en voor de verschillende stuksoorten (inkomend, uitgaand, intern) gelden verschillende afspraken met betrekking tot welke velden gevuld worden. In bijlage 18 staan de exacte velden vermeld die per domein per soort worden geregistreerd. De gegevens die, conform het Besluit Informatiebeheer Lansingerland 2011 (bijlage 6), minimaal worden opgenomen bij registratie, zijn de volgende: - Uniek registratienummer (automatisch door Corsa toegekend) - Datum ontvangst / opmaak - Afzender / auteur - Werkproces en documenttype (conform DSP) - Inhoudsomschrijving poststuk - Dossiercode (relatie met andere documenten) Voor het domein WIZ worden deze metadata niet allemaal geregistreerd in Corsa. De registratie vindt (deels) plaats in de backofficeapplicatie GWS4all (zie voor deze werkinstructie bijlage 31). Deze metadata zijn dus wel altijd te achterhalen. In bijlage 44 is meer informatie te vinden over de koppeling tussen Corsa en GWS4all. De inkomende documenten worden tegelijkertijd met de registratie gerouteerd naar de taakverdeler van de afdeling voor wie het betreffende poststuk bestemd is. De taakverdeler van die afdeling stuurt het poststuk vervolgens door naar de behandelende ambtenaar. 11

12 3.5 Opname in beheersysteem Na het scannen van de documenten (met de barcodesticker en het unieke registratienummer) worden de scans opgeslagen in het beheersysteem. Het beheersysteem is het DMS/RMA Corsa. De scans worden door de software op de scanner automatisch omgezet in PDF/A. De datum van opname in het beheersysteem is altijd gelijk aan de registratiedatum. Hierna worden de overige metadata toegevoegd aan de documenten (zie 3.4 registratieprocedure). De metadata en het document zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden. Het document wordt opgeslagen in een dossier binnen de ordeningsstructuur. Na het scannen worden de gescande documenten definitief gemaakt door een DIV medewerker B. De scans kunnen nu niet meer gewijzigd of verwijderd worden door de medewerkers in de organisatie. De enige medewerkers die nog rechten hebben om documenten te kunnen wijzigen en/of verwijderen zijn de medewerkers van DIV. Mochten de medewerkers in de organisatie constateren dat een scan verkeerd is gegaan en/of moet een scan om een andere reden gewijzigd of verwijderd worden, dan neemt de medewerker contact op met Team DIV om deze actie uit te laten voeren. Dit doen de medewerkers door een verzoek te plaatsen in het meldingensysteem TopDesk. 3.6 Kwaliteitsprocedures Op 20 tot en met 22 juni 2012 is er een audit uitgevoerd door Doxis naar aanleiding van dit handboek. De audit is uitgevoerd op basis van een vooraf vastgesteld normenkader. De resultaten hiervan zijn te vinden in bijlage 16. In de toekomst zullen periodiek 5 nieuwe audits plaatsvinden waarbij beleid, procedures, verantwoordelijkheden en de digitale beheeromgeving getoetst zullen worden. In deze paragraaf zal er ingegaan worden op de procedures die gehanteerd worden bij controle op de juistheid, volledigheid, leesbaarheid, terugvindbaarheid en de kwaliteit van de metadata Juistheid, volledigheid en leesbaarheid Er vinden drie controles plaats na scanning. Eerste controlemoment: De medewerker A die scant doet de eerste controle op juistheid en volledigheid van de gescande documenten. Daarmee wordt het volgende bedoeld: a) Juistheid: Zijn de tekst en de afbeeldingen juist weergegeven? Zijn de kleuren juist weergegeven? b) Volledigheid: Zijn alle documenten gescand? Is elk document volledig gescand? Is elke pagina van elk document volledig gescand? Tweede controlemoment: Vervolgens gaan de documenten naar een andere medewerker A of medewerker B ter registratie en archivering. Zij doen de tweede controle. Deze controle is wederom op juistheid en volledigheid. Daarnaast wordt er ook een controle gedaan op de leesbaarheid. c) Leesbaarheid: Is alle tekst even goed leesbaar als op het originele document? Derde controlemoment: De aangewezen taakverdelers (veelal enkele secretariaatsmedewerkers werkzaam bij de vakafdeling) van de betreffende afdeling ontvangen het document in hun takenbak van Corsa. De taakverdeler zet het 5 Op moment van schrijven van dit handboek is nog niet bekend met welke frequentie en door wie de audits uitgevoerd zullen gaan worden. 12

13 document door naar de behandelend ambtenaar. De ontvanger zorgt voor de eindcontrole ² zonder hierbij overigens het origineel te raadplegen. Indien uit één van de controles blijkt dat het gescande document geen juiste, volledige of leesbare weergave van het papieren origineel is, dan zal aan (de medewerker A van) DIV een verzoek gedaan worden om het document opnieuw in te scannen. Het document wordt opnieuw gescand Terugvindbaarheid en kwaliteit van de metadata Het document wordt gearchiveerd in een digitaal dossier. De metadata die worden toegekend zorgen voor een goede terugvindbaarheid van de documenten. De zaakdossiers zijn geordend volgens de ordeningsstructuur, die gebaseerd is op werkprocessen zoals vastgesteld in het DSP. Deze structuur is uiteraard aan verandering onderhevig indien er wet- of regelgeving verandert of indien er zich organisatiewijzigingen voordoen. Binnen deze structuur kunnen de medewerkers al hun documenten eenvoudig terugvinden. Uiteraard geldt dit ook voor de gescande documenten. In paragraaf 3.4 is aangegeven welke metadata altijd worden toegevoegd aan ieder document. Er wordt zoveel mogelijk gewerkt met verplichte keuzevelden. Nadat de DIV medewerker de metadata heeft toegevoegd, vindt er een controle plaats door de behandelende ambtenaar. Maandelijks vindt er een controle plaats door middel van een steekproef door een medewerker C ter controle van de kwaliteit van de ingevulde metadata door de DIV medewerkers. In bijlage 34 staat de bijbehorende werkinstructie beschreven. Daarnaast worden gescande documenten in het DMS voorzien van OCR (Optical Character Recognition), waardoor het mogelijk wordt om full text te zoeken binnen de documenten Kwaliteitscontrole op decentrale registratie De medewerkers op de vakafdelingen registreren zelf de interne en uitgaande documenten. Zij hebben hiervoor instructies ontvangen. Een medewerker B controleert de kwaliteit van deze registraties. Zie voor een beschrijving van deze procedure bijlage HUQLHWLJLQJVSURFHGXUHYDQYHUYDQJHQDQDORJH RULJLQHOHQ VHUQLHWLJLQJYDQYHUYDQJHQDQDORJH RULJLQHOHQ In deze paragraaf staat de procedure beschreven voor het vernietigen van de vervangen analoge RULJLQHOHQ De procedure staat eveneens beschreven in bijlage Inkomende documenten Na scanning worden de inkomende analoge documenten opgeborgen in dagdozen. De analoge documenten zijn voorzien van een barcodesticker met daarop een uniek registratienummer. Via dit registratienummer is in Corsa te achterhalen op welke dag het document is gescand. De scandatum is bepalend voor in welke dagdoos het document wordt geplaatst (en uiteindelijk dus ook voor wanneer het fysieke origineel wordt vernietigd). 13

14 Uitgaande en interne documenten DIV verzorgt niet de verzending van de uitgaande documenten. Dit is de eigen verantwoordelijkheid van de behandelende ambtenaar. Daarna dient een minuut van de originele uitgaande brief te worden opgestuurd naar DIV. Deze minuut wordt, evenals de verzonden brief, voorzien van een handtekening. Nadat de minuut binnenkomt en gescand wordt, worden de brieven fysiek opgeborgen in dagdozen, gesorteerd op scandatum. In Corsa kan eenvoudig achterhaald worden aan de versie wanneer een specifiek document is gescand en dus kan de vindplaats van het uitgaande document worden achterhaald.,q&ruvdlvelmhonsrvwvwxnrskhwwdeeodg GRFXPHQWHQ GHYHUVLHWHYLQGHQ+LHUVWDDWGH exacte datum en tijdstip waarop het document is gescand. De interne documenten worden eveneens na scanning in dagdozen opgeborgen Bewaartermijn en vernietigingsfrequentie De documenten worden minimaal 2 maanden en maximaal 3 maanden bewaard voordat ze worden vernietigd. Deze periode geeft de behandelende ambtenaar voldoende tijd voor het derde controlemoment (zie paragraaf 3.6.1). De documenten worden maandelijks vernietigd. Alle analoge documenten die voor vervanging in aanmerking komen en in januari zijn gescand, worden dan begin april vernietigd. De documenten van februari worden in mei vernietigd etc. Een medewerker C geeft opdracht in de eerste week van elke maand om de inhoud van alle dozen van de maand daterend van 3 maanden daarvoor te vernietigen. De vernietiging zal gebeuren door een erkend archiefvernietigingsbedrijf Uitzonderingen Grootformaat tekeningen (A3 en groter) die binnenkomen met de post worden wel gescand, maar vervolgens niet vernietigd. Ze worden gestempeld als werkexemplaar en doorgestuurd naar de vakafdeling. De reden hiervan is dat de tekeningen anders geplot zouden worden, omdat de meeste medewerkers niet over de benodigde tools beschikken om de documenten digitaal overal mee naar toe te nemen en te bewerken Vernietigingsprocedure digitale documenten In deze paragraaf wordt de procedure beschreven van vernietiging van de digitale documenten. De procedure voor de diglwdohuhsurgxfwlhvglhruljlqhohdqdorjhgrfxphqwhqyhuydqjhqhqgh GLJLWDOERUQ digitale documenten is identiek. De medewerker C of adviseur roept met behulp van Corsa een lijst op van dossiers die voor vernietiging in aanmerking komen. De werkinstructies vernietiging zijn beschreven in bijlage 35 en 36. De lijst wordt voorgelegd aan alle proceseigenaren (teamleiders). Zij geven hun akkoord op deze conceptvernietigingslijst of geven aan welke dossiers naar hun mening (voorlopig) moeten worden uitgezonderd van vernietiging. De medewerker C / adviseur beoordeelt of de argumentatie valide is. Indien dit het geval is worden de dossiers (voorlopig) van vernietiging uitgezonderd en wordt de vernietigingstermijn in Corsa aangepast. Nadat alle reacties binnen zijn van de proceseigenaren wordt de conceptvernietigingslijst opgestuurd ter goedkeuring naar het GAR. Deze procedure wordt jaarlijks herhaald. 14

15 3.8 Schematisch overzicht vervangingsproces Het vervangingsproces ziet er als volgt uit: Stap Wie Activiteit Toelichting 1 TNT post Aanlevering post De postzakken worden bezorgd door TNT post. 2 Bode Aanlevering post van receptie De bode bezorgt de post die aan de receptie is aangeleverd. 3 Medewerker A Opening post en eerste selectie Alle post wordt geopend m.u.v. aanbestedingen en kabinetszaken. 4 Medewerker A Selectie registratie Er wordt geselecteerd of poststukken geregistreerd dienen te worden. 5 Medewerker A Selectie domein De te registreren documenten worden verdeeld in WABO, WIZ en regulier. 6 Medewerker A Voorbereiding scanning Ontdoen van hechtingsmateriaal en plakken van barcodesticker. 7 Medewerker A Scanning post Per domein wordt de post gescand. 8 Medewerker A Opname in beheersysteem De gescande post wordt opgenomen in het DMS Corsa. 9 Medewerker A / B Registratie post Per domein wordt de post geregistreerd. 10 Medewerker A / B Opslag post De fysieke originelen worden opgeslagen in dozen. 10 Medewerker A / B Behandelend ambtenaar Kwaliteitscontrole Er vinden drie controlemomenten plaats op juistheid, volledigheid en leesbaarheid van de scans. 11 Medewerker C Opdrachtverstrekking tot vernietiging 12 Archiefvernietigingsbedrijf De medewerker C geeft maandelijks opdracht tot vernietiging. Vernietiging poststukken De fysieke originelen worden vernietigd. 15

16 16

17 17

18 4 Technische inrichting In dit hoofdstuk wordt de technische inrichting beschreven. Als eerste wordt ingegaan op de informatiearchitectuur en het informatiebeleid. Daarna zal specifieker worden ingegaan op de software en hardware, de gebruikte bestandsformaten, de kwaliteit van de reproducties en de bewaarstrategie. 4.1 Informatiebeleid en informatiearchitectuur Het Informatiebeleidsplan Lansingerland wordt in de tweede helft van 2012 vastgesteld. De informatiearchitectuur is hierin opgenomen. NORA en GEMMA zijn als uitgangpunt gekozen voor het informatiebeleid en de informatiearchitectuur. NORA (Nederlandse Overheid Referentie Architectuur) bevat principes, beschrijvingen, modellen en standaarden voor het ontwerp en de inrichting van de elektronische overheid. Het is een instrument dat door overheidsorganisaties kan worden gebruikt bij de verbetering van hun dienstverlening. GEMMA (GEMeentelijke ModelArchitectuur) sluit aan op NORA, maar bevat een specifiek op de gemeentes gerichte verdieping en verbreding. GEMMA gaat uit van zaakgericht werken, een midofficearchitectuur en het koppelen van processen en informatiesystemen met berichten op basis van XML en webservices. 4.2 Software Softwarepakket De software die gebruikt wordt voor het digitaliseringsproces bestaat uit het pakket Corsa Capture (BCT) voor het scanproces en Corsa (BCT) 6 voor het registratieproces. De scanner zet de documenten op de scanserver. Corsa Capture haalt hier de documenten op en zet ze tijdelijk op een netwerkschijf (inclusief het bestand waar aanvullende gegevens in staan, zoals bijvoorbeeld het unieke registratienummer van Corsa wat uit de barcode wordt gelezen). Daarna worden de scans door een DIV medewerker vanuit Corsa RSJHKDDOG%ODQFRSDJLQD VZRUGHn er door Corsa Capture uitgehaald bij een marge van <2px (kleiner dan 2 pixels), na controle door de scanmedewerker Instellingen Bij de keuze voor instelling van de software is er een overweging gemaakt tussen de weergave en de reproductiekwaliteit aan de ene kant en de bestandsgrootte en de belasting hiervan op het systeem aan de andere kant. Er is uiteindelijk voor gekozen om op 300 dpi te scannen, met uitzondering van de grootformaat tekeningen. De grootformaat tekeningen worden op 200 dpi gescand. Er wordt standaard in kleur gescand. De software beschikt over kleurherkenning. 4.3 Hardware Voor het scannen van de te vervangen documenten maakt Team DIV gebruik van een Canon 5045i. Dit is een full-color laserprinter/copier/scanner. Deze scanners worden aangestuurd door een scanserver. De scanners kunnen kleur en grijswaarden dubbelzijdig scannen met een maximum optische resolutie van 600 dpi. Documentformaten van A5 tot A3 kunnen worden gescand. De scansnelheid is bij A4 enkelzijdig, 6 Op moment van schrijven van het handboek is de gebruikte versie voor Corsa 7.2 ² De gebruikte versie van Corsa Capture is ²

19 300 dpi: 70 bpm. Bij A4 dubbelzijdig, 300 dpi, is de scansnelheid 100 bpm. Het is mogelijk om te scannen naar TIFF, JPEG, PDF en XPS. Voor de specificaties van de scanner zie bijlage 38. Voor het scannen van grootformaat documenten wordt gebruik gemaakt van een Océ TC4 scanner. De specificaties hiervan zijn terug te vinden in bijlage Bestandsformaten In het DMS Corsa kunnen diverse bestandsformaten worden opgeslagen. De gescande documenten worden standaard opgeslagen als TIFF-document. De gescande documenten worden vervolgens omgezet naar het PDF/A formaat. Het door ons gebruikte PDF/A formaat is momenteel versie PDF 1.4. PDF/A staat voor Portable Document Format Archivable en is bedoeld voor archivering van documenten. Het is geschikt voor duurzame opslag. Er zijn twee soorten van PDF/A, waarvan wij de versie PDF/A-1b gebruiken. Deze versie richt zich alleen op de correcte visuele weergave op lange termijn. PDF/A is een valideerbaar en volledig gedocumenteerd bestandsformaat dat voldoet aan een open standaard. 4.5 Centrale opslag en operating system De bestanden die via Corsa worden gearchiveerd worden in een oracle database opgeslagen binnen een gevirtualiseerde Windows serveromgeving. De opslagruimte is in 2011 opnieuw aangeschaft en voor de komende jaren uit te breiden daar waar nodig. Dit is een verantwoordelijkheid van Team Informatievoorziening & Automatisering, team ICT. Bij de opslag van de bestanden in Corsa wordt geen gebruik gemaakt van een bepaalde compressietechniek. Team ICT is verantwoordelijk voor het systeembeheer en het technisch beheer van Corsa. Team applicatiebeheer is verantwoordelijk voor het functioneel beheer en het applicatiebeheer van Corsa. 4.6 Kwaliteit van de reproducties Om de leesbaarheid van de reproducties te garanderen zal de kwaliteit aan bepaalde eisen moeten voldoen. De kwaliteit van de reproducties wordt berekend met behulp van de Kwaliteitsindex QI (Quality Index). Hierbij is het zinvol om een onderscheid te maken tussen de QI voor gedrukte teksten en de QI voor afbeeldingen QI voor gedrukte teksten De kwaliteit wordt bij gedrukte teksten gerelateerd aan de lettergrootte (h = de hoogte van de kleinste OHWWHU H YDQGHRQGHUNDVWLQKHWRULJLQHOHGRFXPHQWLQPPHQGHUHVROXWLHGSL Het resultaat kan onderverdeeld worden in drie groepen: QI 8 = hoge kwaliteit (alles is bijzonder goed leesbaar) QI 5 = gemiddelde kwaliteit (alles is goed leesbaar) QI 3,6 = slechte kwaliteit (alles is met enige moeite leesbaar) De formule voor het berekenen van de kwaliteit van de reproducties van gedrukte teksten voor (kleuren)scans luidt als volgt: QI = (dpi x 0,039h) / 2 19

20 Ook de kleurenscans gebeuren met een dpi van 300. De hoogte van de kleinste letter e van de onderkast is 2 mm. De QI is 11,7. Dit is een hele hoge kwaliteit. De scans zijn bijzonder goed leesbaar. QI = (300 x 0,039 x 2) / 2 = 11, QI voor afbeeldingen De kwaliteit wordt bij afbeeldingen gerelateerd aan de resolutie (dpi) en de breedte in mm van het kleinste detail dat in de reproductie zichtbaar moet zijn (w). Het resultaat kan worden onderverdeeld in drie groepen: QI 2 = hoge kwaliteit (alle relevante details zijn goed zichtbaar) QI 1,5 = gemiddelde kwaliteit (alle relevante details zijn zichtbaar) QI < 1 = slechte kwaliteit (relevante details zijn nauwelijks zichtbaar) De formule voor het berekenen van de kwaliteit van kleurenscans van afbeeldingen is: QI = dpi x 0,039w Er wordt gescand met een dpi van 200. De breedte van het kleinste detail dat in de reproductie zichtbaar moet zijn is 0,3 mm. De QI is 2,34. Dit is een hoge kwaliteit. Alle relevante details zijn heel goed zichtbaar. QI = 200 x 0,039 x 0,3 = 2,34 20

21 5 Change Management procedure De change management procedure is opgesteld om de regie te voeren en te houden op wijzigingen in de vastgestelde organisatorische en technische beheerprocedures voor het vervangingsproces en de digitale beheeromgeving, die aanzienlijke invloed (kunnen) hebben op de kwaliteit en duurzaamheid van de digitale bescheiden. Het college van B en W heeft in het Besluit Informatiebeheer Lansingerland 2011 het hoofd van de DIGHOLQJ,QIRUPDWLHYRRU]LHQLQJ )DFLOLWHLWHQDDQJHZH]HQDOVYHUDQWZRRUGHOLMNHIXQFWLRQDULVYRRU KHW geheel van de informatievoorziening voor de onder hem ressorterende taken alsmede met het beheer van de documenten van de beheereenheid, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de DUFKLHIEHZDDUSODDWVµDUWLNHO%HVOXLW,QIRUPDWLHEHKHHU/DQVLQJHUODQG+HWWRH]LFKWRSGH]H procedure ligt bij de archivaris. Dat is de gemeentearchivaris van het Gemeentearchief Rotterdam. Voorstellen voor wijzigingen van de in dit handboek vastgestelde organisatorische en technische beheerprocedures worden vooraf ter toetsing voorgelegd aan de adviseur DIV. De adviseur DIV toetst als change manager voorstellen voor wijzigingen aan de in de procedures vastgelegde minimum kwaliteitscriteria en beoogde resultaten, het vigerende informatie- en archiveringsbeleid en aan de weten regelgeving. De adviseur DIV laat hiervoor een impactanalyse opstellen en zorgt ervoor dat deze impactanalyse gedocumenteerd wordt. Voorstellen die mogelijk afbreuk doen aan de kwaliteit en duurzaamheid van de archiefbescheiden worden niet gerealiseerd zonder toestemming van de adviseur DIV. Hierbij gelden de in de procedures vastgelegde minimum kwaliteitscriteria en beoogde resultaten als ondergrens. De archiefinspecteur van het Gemeentearchief Rotterdam is in dit kader in ieder geval betrokken bij majeure wijzigingen t.a.v. de organisatie, bestandsformaten alsmede de software en hardware voor scanning en archivering. De archiefinspecteur adviseert of n.a.v. de (voorgenomen) wijziging een nieuwe machtigingsaanvraag noodzakelijk is. Van een majeure wijziging kan worden gesproken bij de volgende situaties: Opheffing van organisatieonderdelen die een rol spelen binnen de procedures voor digitale vervanging en opslag. (Vervanging door een andere organisatorische eenheid met overname van dezelfde verantwoordelijkheden valt binnen de change management routine). Migratie naar een ander softwareplatform. (Updating, upgrading en uitbreiding van het bestaande software systeem valt binnen de change management routine). Migratie naar een ander hardwareplatform voor zover dat negatieve gevolgen heeft voor de minimum kwaliteitscriteria en resultaten. (Normale hardware changes vallen gewoon binnen het change management principe maar bijvoorbeeld outsourcing vormt een reden om de archiefinspecteur te raadplegen). Conversie naar een ander bestandsformaat. (Een nieuwere pdf-versie kan wel binnen de change management procedure worden opgelost, maar een geheel ander format als odf, xps etc. niet). In al deze gevallen blijft de adviseur DIV de beslissing nemen of de wijziging al dan niet wordt doorgevoerd. Voorstellen en besluiten met betrekking tot geaccordeerde wijzigingen worden gedocumenteerd en aan het handboek toegevoegd. Ook de wijzigingen zelf worden gedocumenteerd en aan het handboek toegevoegd. Wijzigingen t.a.v. de technische inrichting en software worden binnen een OTAP-omgeving (ontwikkeling ² test ² acceptatie ² productie) vooraf getest en pas na acceptatie in de productieomgeving geïmplementeerd. Van deze wijzigingen wordt zowel de documentatie als de testrapporten na accordering door de adviseur DIV aan het handboek toegevoegd. Alle documentatie met betrekking tot geaccordeerde wijzigingen staat altijd ter beschikking van de gemeentelijke en provinciaal archiefinspecteur. 21

Datum: januari 2015. versie 1.0

Datum: januari 2015. versie 1.0 Bijlage bij het besluit tot vervanging door de gemeente Boxtel van analoge archiefbescheiden door digitale archiefbescheiden die ingevolge de selectielijst voor gemeentelijke archiefbescheiden voor bewaring

Nadere informatie

UITVOERINGSHANDBOEK DIGITALE VERVANGING GEMEENTE ECHT- SUSTEREN

UITVOERINGSHANDBOEK DIGITALE VERVANGING GEMEENTE ECHT- SUSTEREN UITVOERINGSHANDBOEK DIGITALE VERVANGING GEMEENTE ECHT- SUSTEREN Versie 9 februari 2017 1 Inhoudsopgave 1.Inleiding... 3 2.Reikwijdte van het vervangingsproces... 3 2.1 Omschrijving van de te vervangen

Nadere informatie

GEMEENTEBLAD. Nr Inleiding Inkomende post Overige documenten. 23 juni Officiële uitgave van gemeente Ten Boer.

GEMEENTEBLAD. Nr Inleiding Inkomende post Overige documenten. 23 juni Officiële uitgave van gemeente Ten Boer. GEMEENTEBLAD Officiële uitgave van gemeente Ten Boer. Nr. 34724 23 juni 2014 Inleiding 2.1.1 Inkomende post Stap 1: openen van de post De post van de gemeente Ten Boer komt binnen op het adres en postbus

Nadere informatie

Datum: mei 2014. versie 1.0. Naam opsteller: Jo Meulenaars

Datum: mei 2014. versie 1.0. Naam opsteller: Jo Meulenaars Bijlage bij het besluit tot vervanging door de gemeente Boxtel van de voor blijvende bewaring in aanmerking komende archiefbescheiden behorende tot de voormalige verleende milieuvergunningen Datum: mei

Nadere informatie

Studiedag Digitaal Archiveren

Studiedag Digitaal Archiveren Studiedag Digitaal Archiveren Woensdag 18 april 2007 Provinciehuis s-hertogenbosch Beleidsregel digitale vervanging Bijna is het zover! Ingmar Koch & Yvonne Welings 18 april 2007 Wie ben ik? Ingmar Koch

Nadere informatie

Handboek digitale vervanging Gemeente Helmond

Handboek digitale vervanging Gemeente Helmond Handboek digitale vervanging Gemeente Helmond J.W. Lodder Versie: 3 oktober 2013 Geaccordeerd door RHCe: 03-10-2013 Inhoudsopgave 1. Verantwoording 2 1.1 Inleiding 2 1.2 Doel van de vervanging 2 1.3 De

Nadere informatie

HANDBOEK VERVANGING GEMEENTE WESTLAND. Vervanging van analoge archiefbescheiden door digitale reproducties

HANDBOEK VERVANGING GEMEENTE WESTLAND. Vervanging van analoge archiefbescheiden door digitale reproducties HANDBOEK VERVANGING GEMEENTE WESTLAND Vervanging van analoge archiefbescheiden door digitale reproducties Auteur(s) S. van Lin (Beleid en advies team DIV) V.G.J. Wielaart (Teamleider DIV) C.G. Alleblas

Nadere informatie

HANDBOEK VERVANGING GEMEENTE WESTLAND. Vervanging van analoge archiefbescheiden door digitale reproducties

HANDBOEK VERVANGING GEMEENTE WESTLAND. Vervanging van analoge archiefbescheiden door digitale reproducties HANDBOEK VERVANGING GEMEENTE WESTLAND Vervanging van analoge archiefbescheiden door digitale reproducties Auteur(s) S. van Lin (Beleid en advies team DIV) V.G.J. Wielaart (Teamleider DIV) C.G. Alleblas

Nadere informatie

Datum: oktober versie 1.0. Naam opsteller: P.B.M. Leechburch Auwers

Datum: oktober versie 1.0. Naam opsteller: P.B.M. Leechburch Auwers Bijlage bij het besluit tot vervanging door de gemeente Boxtel van de voor blijvende bewaring in aanmerking komende archiefbescheiden behorende tot verleende bouw- en de omgevingsvergunningen Datum: oktober

Nadere informatie

Handboek vervanging papieren archiefbescheiden gemeente Borsele 2014 14.011413

Handboek vervanging papieren archiefbescheiden gemeente Borsele 2014 14.011413 Handboek vervanging papieren archiefbescheiden gemeente Borsele 2014 14.011413 1 Inleiding en overwegingen vervanging... 3 Wettelijk kader... 3 Archiefwet 1995... 3 Archiefbesluit 1995... 4 Archiefregeling...

Nadere informatie

Digitalisering en duurzame toegankelijkheid van informatie bij de provincie Noord-Brabant

Digitalisering en duurzame toegankelijkheid van informatie bij de provincie Noord-Brabant Startnotitie informatie bij de provincie Noord-Brabant 1. Inleiding Duurzame toegankelijkheid van informatie hangt af van de manier waarop informatiedragers, zoals nota s, brieven en emailberichten worden

Nadere informatie

Handboek digitale vervanging van analoge personeelsdocumenten gemeente Vlaardingen

Handboek digitale vervanging van analoge personeelsdocumenten gemeente Vlaardingen GEMEENTEBLAD Officiële uitgave van gemeente Vlaardingen. Nr. 9264 2 februari 2015 Handboek digitale vervanging van analoge personeelsdocumenten gemeente Vlaardingen 1. Algemeen / inleiding: De gemeente

Nadere informatie

Handboek vervanging. Vervanging van fysieke te bewaren documenten door een digitale reproductie. Geschreven door: Bob Weynschenk

Handboek vervanging. Vervanging van fysieke te bewaren documenten door een digitale reproductie. Geschreven door: Bob Weynschenk 1061208 2014 Handboek vervanging Vervanging van fysieke te bewaren documenten door een digitale reproductie Hoogheemraadschap van Delfland Geschreven door: Bob Weynschenk Behorende bij de machtiging van

Nadere informatie

BELEIDSREGEL VERVANGING ARCHIEFBESCHEIDEN PROVINCIE DRENTHE 2009

BELEIDSREGEL VERVANGING ARCHIEFBESCHEIDEN PROVINCIE DRENTHE 2009 BELEIDSREGEL VERVANGING ARCHIEFBESCHEIDEN PROVINCIE DRENTHE 2009 Artikel 1, Begripsbepalingen In deze beleidsregel wordt verstaan onder: a. archiefbescheiden: archiefbescheiden als bedoeld in artikel 1

Nadere informatie

provinciaal blad Gedeputeerde Staten s der provincie Groningen; Gedeputeerde Staten der provincie Groningen nr. 1 28 januari 2009

provinciaal blad Gedeputeerde Staten s der provincie Groningen; Gedeputeerde Staten der provincie Groningen nr. 1 28 januari 2009 provinciaal blad nr. 1 ISSN: 0920-1092 V A N D E P R O V I N C I E G R O N I N G E N 28 januari 2009 Besluit van Gedeputeerde Staten der provincie Groningen van 20 januari 2009, nr. 2009-149719, afd. ABJ,

Nadere informatie

HANDBOEK VERVANGING GEMEENTE MAASSLUIS. Vervanging van analoge archiefbescheiden door digitale reproducties WEST LAND

HANDBOEK VERVANGING GEMEENTE MAASSLUIS. Vervanging van analoge archiefbescheiden door digitale reproducties WEST LAND G E M E E N T E HANDBOEK VERVANGING GEMEENTE Vervanging van analoge archiefbescheiden door digitale reproducties WEST LAND Auteur(s) R.J.A. Bekkers (Team DIV) A. Van Ispelen (Teamleider DIV) H. Geuze (Stadsarchief

Nadere informatie

Leidraad voor vervanging van informatie

Leidraad voor vervanging van informatie Leidraad voor vervanging van informatie Inleiding Vervanging van informatie 1 volgens de Archiefwet 1995 betekent dat informatie gereproduceerd wordt, waarna de oorspronkelijke informatie wordt vernietigd

Nadere informatie

Handboek Digitale Vervanging Gemeente Venray

Handboek Digitale Vervanging Gemeente Venray Handboek Digitale Vervanging Gemeente Venray Handboek voor het vervangen van analoge door digitale documenten die ingevolge de selectielijst voor gemeentelijke archiefbescheiden voor bewaring dan wel vernietiging

Nadere informatie

Gemeente Nijkerk Besluit digitale vervanging archiefbescheiden, ontstaan na 1 januari 2017

Gemeente Nijkerk Besluit digitale vervanging archiefbescheiden, ontstaan na 1 januari 2017 GEMEENTEBLAD Officiële uitgave van de gemeente Nijkerk Nr. 44345 20 maart 2017 Gemeente Nijkerk Besluit digitale vervanging archiefbescheiden, ontstaan na 1 januari 2017 COLLEGEBESLUIT Registratienummer:

Nadere informatie

Ingmar Koch, Provinciale Archiefinspectie Noord-Brabant Versie 1, 12 november 2007

Ingmar Koch, Provinciale Archiefinspectie Noord-Brabant Versie 1, 12 november 2007 Ingmar Koch, Provinciale Archiefinspectie Noord-Brabant Versie 1, 12 november 2007 Documentgeschiedenis Versie Datum Opmerkingen 0.1 Juni 2006 Initiële versie 0.2 22-06-2006 Opmerkingen PAI Noord-Brabant

Nadere informatie

Besluit Informatiebeheer van de gemeenschappelijke regeling DCMR Milieudienst Rijnmond

Besluit Informatiebeheer van de gemeenschappelijke regeling DCMR Milieudienst Rijnmond Het dagelijks bestuur van de gemeenschappelijke regeling DCMR Milieudienst Rijnmond: Gelezen het voorstel van de secretaris; Gelet op artikel 4 van de Arehiefverordening gemeenschappelijke regeling DCMR

Nadere informatie

LEIDRAAD voor de vervanging van archiefbescheiden

LEIDRAAD voor de vervanging van archiefbescheiden L E I D R A A D LEIDRAAD voor de vervanging van archiefbescheiden Voorwaarden, procedure en stappenplan Geactualiseerde versie 1 maart 2013 Archiefinspectie Regionaal Archief Nijmegen 1 Inhoudsopgave 1.

Nadere informatie

Besluit van gedeputeerde staten van 30 september 2014 tot vaststelling van het Besluit informatiebeheer Noord-Holland 2014

Besluit van gedeputeerde staten van 30 september 2014 tot vaststelling van het Besluit informatiebeheer Noord-Holland 2014 Besluit van gedeputeerde staten van 30 september 2014 tot vaststelling van het Besluit informatiebeheer Noord-Holland 2014 Gedeputeerde staten van Noord-Holland gelet op artikel 6 van de Archiefverordening

Nadere informatie

Opgesteld door: A. van der Meulen Kwaliteitsmedewerker DIV Afdeling GSD&F. Verslag archief 2015

Opgesteld door: A. van der Meulen Kwaliteitsmedewerker DIV Afdeling GSD&F. Verslag archief 2015 Opgesteld door: A. van der Meulen Kwaliteitsmedewerker DIV Afdeling GSD&F Verslag archief 2015 2 Inhoudsopgave MANAGEMENTSAMENVATTING 3 DIV 2015 3 POSTBEHANDELING EN DIGITALISERING POSTSTROMEN 3 INTERBESTUURLIJK

Nadere informatie

Voorschriften betreffende het beheer van de archiefbewaarplaats en het beheer van de documenten (Besluit informatiebeheer RUD Zuid-Limburg).

Voorschriften betreffende het beheer van de archiefbewaarplaats en het beheer van de documenten (Besluit informatiebeheer RUD Zuid-Limburg). HET DAGELIJKS BESTUUR VAN DE RUD ZUID-LIMBURG Gelet op artikel 8 van de Archiefverordening RUD Zuid-Limburg BESLUIT: Vast te stellen de navolgende: Voorschriften betreffende het beheer van de archiefbewaarplaats

Nadere informatie

Model verslag/vragenlijst Inspectiebezoek.

Model verslag/vragenlijst Inspectiebezoek. Model verslag/vragenlijst Inspectiebezoek. I. Algemeen De Archiefinspectie Rijckheyt houdt, conform artikel 32 van de Archiefwet 1995, toezicht op het beheer van nog niet overgebrachte archiefbescheiden

Nadere informatie

Besluit Beleidsregels routinematige vervanging archiefbescheiden gemeente Nissewaard

Besluit Beleidsregels routinematige vervanging archiefbescheiden gemeente Nissewaard GEMEENTEBLAD Officiële uitgave van gemeente Nissewaard. Nr. 8331 26 januari 2016 Besluit Beleidsregels routinematige vervanging archiefbescheiden gemeente Nissewaard Het college van burgemeester en wethouders

Nadere informatie

Hoofdstuk I. Hoofdstuk II. Burgemeester en Wethouders van Ferwerderadiel; gelet op artikel 7 van de Archiefverordening; besluiten:

Hoofdstuk I. Hoofdstuk II. Burgemeester en Wethouders van Ferwerderadiel; gelet op artikel 7 van de Archiefverordening; besluiten: Burgemeester en Wethouders van Ferwerderadiel; gelet op artikel 7 van de Archiefverordening; besluiten: vast te stellen de navolgende: Hoofdstuk I Algemene bepalingen VOORSCHRIFTEN BETREFFENDE HET BEHEER

Nadere informatie

Handboek Vervanging bouwarchief gemeente Lochem

Handboek Vervanging bouwarchief gemeente Lochem Handboek Vervanging bouwarchief 1900-2010 gemeente Lochem Inhoud 1 Inleiding... 3 2 Verantwoording... 3 2.1 Aanleiding... 3 2.2 Archiefwettelijk kader... 3 2.3 Doel Handboek Vervanging... 4 2.4 Reikwijdte

Nadere informatie

Statenmededeling. Jaarverslag zorgplicht archieven 2013-2014. Aan Provinciale Staten van Noord-Brabant. Kennisnemen van

Statenmededeling. Jaarverslag zorgplicht archieven 2013-2014. Aan Provinciale Staten van Noord-Brabant. Kennisnemen van Statenmededeling Onderwerp Jaarverslag zorgplicht archieven 2013-2014 Aan Provinciale Staten van Noord-Brabant Kennisnemen van Jaarverslag Zorgplicht archieven 2013-2014 Aanleiding In november 2013 is

Nadere informatie

Burgemeester en wethouders van de gemeente Valkenswaard gelet op artikel 7 van de Archiefverordening 2006

Burgemeester en wethouders van de gemeente Valkenswaard gelet op artikel 7 van de Archiefverordening 2006 Besluit Informatiebeheer Valkenswaard 2011 Burgemeester en wethouders van de gemeente Valkenswaard gelet op artikel 7 van de Archiefverordening 2006 Besluiten vast te stellen de navolgende: Voorschriften

Nadere informatie

Besluit tot vaststelling van het Handboek Vervanging gemeente Bladel

Besluit tot vaststelling van het Handboek Vervanging gemeente Bladel GEMEENTEBLAD Officiële uitgave van de gemeente Bladel Nr. 169412 29 september 2017 Besluit tot vaststelling van het Handboek Vervanging gemeente Bladel Burgemeester en wethouders van de gemeente Bladel,

Nadere informatie

Selectie en vernietiging

Selectie en vernietiging Selectie en vernietiging Het wettelijk kader De ophef in 1998 over het vernietigen van dossiers van de Militaire Inlichtingen Dienst (MID), in de pers en in de Tweede Kamer, laat zien dat van overheidsorganisaties

Nadere informatie

Substitutie. Handboek vervanging archiefbescheiden. Waterschap De Dommel

Substitutie. Handboek vervanging archiefbescheiden. Waterschap De Dommel Dit document vertelt het werkproces rondom vervanging (substitutie) van archiefbescheiden door reproducties. De reproducties nemen volledig de plaats in van de oorspronkelijke bescheiden. Substitutie,

Nadere informatie

De Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap,

De Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, Beleidsregel van de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap van 22 januari 2008, nr. WJZ/2008/452 (8218), inzake de bevoegdheid tot het afgeven van een machtiging als bedoeld in artikel 7 van de

Nadere informatie

Handboek vervanging archiefbescheiden van actieve ARBO- en ATW-zaken bij de Arbeidsinspectie

Handboek vervanging archiefbescheiden van actieve ARBO- en ATW-zaken bij de Arbeidsinspectie DEZE BIJLAGE BEHOORT BIJ DE TOELICHTING OP DE REGELING VAN DE MINISTER VAN SOCIALE ZAKEN EN WERKGELEGENHEID VAN., BV/DCA/2010/15373 TOT VERVANGING VAN ARCHIEFBESCHEIDEN ROND HET TOEZICHT OP DE ARBEIDSOMSTANDIGHEDENWET

Nadere informatie

Tool voor certificering instrumenten voor verantwoord digitaal

Tool voor certificering instrumenten voor verantwoord digitaal Tool voor certificering instrumenten voor verantwoord digitaal werken Jan Beens (Regionaal Archief Nijmegen) Geert-Jan van Bussel (Van Bussel Document Services) Introductie De elementen zijn afkomstig

Nadere informatie

b. archiefregeling de Archiefregeling die in werking is getreden per 01-04-2010;

b. archiefregeling de Archiefregeling die in werking is getreden per 01-04-2010; BESLUIT INFORMATIEBEHEER GEMEENTE WAALWIJK 2014 Hoofdstuk I Algemene bepalingen Artikel 1. 1. Dit besluit bedoelt met: a. wet de Archiefwet 1995; b. archiefregeling de Archiefregeling die in werking is

Nadere informatie

(concept) Beleidsregels digitale vervanging Ingmar Koch, Provinciale Archiefinspectie Noord-Brabant Versie 0.6, 26 februari 2007

(concept) Beleidsregels digitale vervanging Ingmar Koch, Provinciale Archiefinspectie Noord-Brabant Versie 0.6, 26 februari 2007 (concept) Beleidsregels digitale vervanging Ingmar Koch, Provinciale Archiefinspectie Noord-Brabant Versie 0.6, 26 februari 2007 Documentgeschiedenis Versie Datum Opmerkingen 0.1 Juni 2006 Initiële versie

Nadere informatie

Goed, Geordend, Gevuld

Goed, Geordend, Gevuld Goed, Geordend, Gevuld Een stappenplan naar vervanging Als je volledig digitaal wilt werken, wil je ook volledig digitaal archiveren. Dat betekent dat je vervanging (ook wel substitutie genoemd) moet regelen:

Nadere informatie

Handboek Vervanging. Handboek Vervanging 1

Handboek Vervanging. Handboek Vervanging 1 Handboek Vervanging Vervanging van analoge archiefbescheiden door digitale reproducties bij de Bestuursdienst Ommen-Hardenberg, gemeente Ommen en gemeente Hardenberg Auteurs: Johan Seekles: Gemeentelijk

Nadere informatie

PROVINCIAAL BLAD. Gelet op artikel 7 van de Archiefverordening provincie Utrecht 2014;

PROVINCIAAL BLAD. Gelet op artikel 7 van de Archiefverordening provincie Utrecht 2014; PROVINCIAAL BLAD Officiële uitgave van provincie Utrecht. Nr. 1077 2 maart 2015 Besluit van Gedeputeerde Staten van Utrecht van d.d. 16 december 2014, nr. 8107CF7C betreffende de voorschriften voor het

Nadere informatie

BESLUIT INFORMATIEBEHEER PROVINCIE FRYSLAN 2014. De commissaris van de Koning in de provincie Fryslân, Gedeputeerde Staten van de provincie Fryslân;

BESLUIT INFORMATIEBEHEER PROVINCIE FRYSLAN 2014. De commissaris van de Koning in de provincie Fryslân, Gedeputeerde Staten van de provincie Fryslân; BESLUIT INFORMATIEBEHEER PROVINCIE FRYSLAN 2014 De commissaris van de Koning in de provincie Fryslân, en Gedeputeerde Staten van de provincie Fryslân; gelet op artikel 7 van de Archiefverordening Provincie

Nadere informatie

Handboek Vervanging. Vervanging analoge documenten door digitale reproducties

Handboek Vervanging. Vervanging analoge documenten door digitale reproducties Handboek Vervanging Vervanging analoge documenten door digitale reproducties Handboek Vervanging. Vervanging analoge documenten door digitale reproducties van de DCMR Milieudienst Rijnmond is in licentie

Nadere informatie

Documentair StructuurPlan. Een handleiding naar informatie over informatie

Documentair StructuurPlan. Een handleiding naar informatie over informatie Documentair StructuurPlan Een handleiding naar informatie over informatie Handleiding en model Documentair StructuurPlan Inhoudsopgave Inleiding...3 De onderdelen van een Documentair StructuurPlan...5

Nadere informatie

Voorschriften betreffende het beheer van de archiefbescheiden van de

Voorschriften betreffende het beheer van de archiefbescheiden van de Voorschriften betreffende het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, voor zover deze archiefbescheiden niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats Wetstechnische informatie

Nadere informatie

Nota van B&W. onderwerp Besluit vervanging analoge archiefbescheiden 2014

Nota van B&W. onderwerp Besluit vervanging analoge archiefbescheiden 2014 gemeente Haarlemmermeer Nota van B&W onderwerp Besluit vervanging analoge archiefbescheiden 2014 Portefeuillehouder dr. Tom Hom Collegevergadering 7 Oktober 2014 inlichtingen Kim Jeurissen (023 5674116)

Nadere informatie

Besluit Informatiebeheer. Bedrijfsvoeringsorganisatie Havenschap Moerdijk

Besluit Informatiebeheer. Bedrijfsvoeringsorganisatie Havenschap Moerdijk Besluit Informatiebeheer Bedrijfsvoeringsorganisatie Havenschap Moerdijk 2017 Vastgesteld door het Dagelijks Bestuur van Havenschap Moerdijk In de vergadering van 7 december 2016 Mij bekend, De secretaris

Nadere informatie

Archiefinspectie Archiefdienst

Archiefinspectie Archiefdienst Archiefinspectie Archiefdienst Verslag over de periode april 2011-maart 2012 betreffende de uitoefening van het toezicht van de archivaris op het beheer van de informatie, welke niet is overgebracht naar

Nadere informatie

Besluit informatiebeheer Peelgemeenten 2017

Besluit informatiebeheer Peelgemeenten 2017 Gemeenteblad nr. 348, 5 januari 2017 Besluit informatiebeheer Peelgemeenten 2017 Het Dagelijks bestuur van het openbaar lichaam Peelgemeenten, Gelet op: Artikel 6 van de Archiefverordening 2017; Overwegende

Nadere informatie

Gemeente Oldebroek. Beleidsnotitie digitale vervanging van te vernietigen archiefbescheiden (substitutie)

Gemeente Oldebroek. Beleidsnotitie digitale vervanging van te vernietigen archiefbescheiden (substitutie) Gemeente Oldebroek Beleidsnotitie digitale vervanging van te vernietigen archiefbescheiden (substitutie) ID/DIV Versie 1.0 23-10-2012 Inhoudsopgave Inhoudsopgave 1 Inleiding 3 1. Beschrijving van de werkwijze

Nadere informatie

Model-regeling Archiefbeheer/Documentaire Informatievoorziening. RAAMREGELING ARCHIEFBEHEER/ DOCUMENTAIRE INFORMATIEVOORZIENING [naam instelling]

Model-regeling Archiefbeheer/Documentaire Informatievoorziening. RAAMREGELING ARCHIEFBEHEER/ DOCUMENTAIRE INFORMATIEVOORZIENING [naam instelling] RAAMREGELING ARCHIEFBEHEER/ DOCUMENTAIRE INFORMATIEVOORZIENING [naam instelling] PAZU Werkgroep Beheersregels Page 1 29-10-2002 INDELING Art. nrs. Blz. Hoofdstuk I Algemene bepalingen 1 3/5 Hoofdstuk II

Nadere informatie

Burgemeester en Wethouders van Ferwerderadiel; gelet op artikel 7 van de Archiefverordening;

Burgemeester en Wethouders van Ferwerderadiel; gelet op artikel 7 van de Archiefverordening; Burgemeester en Wethouders van Ferwerderadiel; gelet op artikel 7 van de Archiefverordening; besluiten: vast te stellen de navolgende: VOORSCHRIFTEN BETREFFENDE DE AANWIJZING VAN DE ARCHIEFBEWAARPLAATS,

Nadere informatie

Handboek vervanging van archieven. Versie definitief Collegebesluit 16-09-2014 Documentnr. 14INT00969 Gemeente Wageningen

Handboek vervanging van archieven. Versie definitief Collegebesluit 16-09-2014 Documentnr. 14INT00969 Gemeente Wageningen Handboek vervanging van archieven Versie definitief Collegebesluit 16-09-2014 Documentnr. 14INT00969 Gemeente Wageningen 1 Inhoudsopgave Hoofdstuk 1 Algemeen... 3 1.1 Aanleiding en doel... 3 1.2 Reikwijdte

Nadere informatie

PROTOCOL ELEKTRONISCH BERICHTENVERKEER GEMEENTE HENGELO 2005

PROTOCOL ELEKTRONISCH BERICHTENVERKEER GEMEENTE HENGELO 2005 PROTOCOL ELEKTRONISCH BERICHTENVERKEER GEMEENTE HENGELO 2005 HOOFDSTUK 1. BEGRIPSBEPALING, REIKWIJDTE EN DOELEINDEN Artikel 1. Begripsbepaling In dit protocol wordt verstaan onder: Algemene postbus Elektronische

Nadere informatie

Besluit van Provinciale Staten

Besluit van Provinciale Staten Besluit van Provinciale Staten Vergaderdatum Januari 2015 Nummer 6772 Onderwerp Vaststelling van de Archiefverordening Provincie Zuid- Holland 2014 1 Besluit Provinciale Staten van Zuid-Holland, Gelet

Nadere informatie

Verslag archief- en informatiebeheer GR Ferm Werk

Verslag archief- en informatiebeheer GR Ferm Werk Verslag archief- en informatiebeheer 2015 GR Ferm Werk Vastgesteld door het dagelijks bestuur van Ferm Werk op 9 juni 2016 Inleiding Als archiefzorgdrager legt het dagelijks bestuur van Ferm Werk verantwoording

Nadere informatie

*13.077867* 13.077867

*13.077867* 13.077867 *13.077867* 13.077867 Onderwerp Advies Dossiercode kwaliteitsplan digitaal archief Corsakwaliteitsplan digitaal archief Corsa MEMO INTERN Van : Jean-Luc Rouvroye Aan : zaakgericht werken Datum : 20 november

Nadere informatie

Artikel 4 De directeur van de beheerseenheid kan de uitvoering van de bepalingen van dit besluit mandateren aan één of meer medewerkers.

Artikel 4 De directeur van de beheerseenheid kan de uitvoering van de bepalingen van dit besluit mandateren aan één of meer medewerkers. 4C. BESLUIT INFORMATIEBEHEER REGIO TWENTE - besluit dagelijks bestuur van 20 maart 1998 Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen Artikel 1 Dit besluit verstaat onder: a. documenten de in de wet in artikel 1, onder

Nadere informatie

MINISTERIELE BESCHIKKING MET ALGEMENE WERKING van de ter uitvoering van artikel 6 van het Archiefbesluit 1 (Beschikking digitaal beheer)

MINISTERIELE BESCHIKKING MET ALGEMENE WERKING van de ter uitvoering van artikel 6 van het Archiefbesluit 1 (Beschikking digitaal beheer) MINISTERIELE BESCHIKKING MET ALGEMENE WERKING van de ter uitvoering van artikel 6 van het Archiefbesluit 1 (Beschikking digitaal beheer) Overwegende: De Minister van Constitutionele en Binnenlandse Zaken,

Nadere informatie

BBM Handboek digitale vervanging analoge archiefbescheiden. Gemeente Steenbergen

BBM Handboek digitale vervanging analoge archiefbescheiden. Gemeente Steenbergen BBM1601226 gemeente Steenbergen Handboek digitale vervanging analoge archiefbescheiden Gemeente Steenbergen Handboek voor het vervangen van analoge door digitale documenten die ingevolge de selectielijst

Nadere informatie

Verslag Horizontaal Toezicht Archiefbeheer 2016

Verslag Horizontaal Toezicht Archiefbeheer 2016 Verslag Horizontaal Toezicht Archiefbeheer 2016 Inhoudsopgave 1 Inleiding 2 Wettelijke regeling voor dynamisch en semi-statisch archief. 3 Kwaliteitszorg 4 Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid,

Nadere informatie

Privé berichten Elektronische berichten die een medewerk(st)er niet uit hoofde van zijn of haar functie ontvangt of

Privé berichten Elektronische berichten die een medewerk(st)er niet uit hoofde van zijn of haar functie ontvangt of CVDR Officiële uitgave van Echt-Susteren. Nr. CVDR70878_1 25 november 2015 E-mail protocol Echt-Susteren 2006 De raad van de gemeente Echt-Susteren, gezien het voorstel van burgemeester en wethouders van

Nadere informatie

Archiefzorg en beheer 2013/2014

Archiefzorg en beheer 2013/2014 T Archiefzorg en beheer 2013/2014 Verslag aan de raad ten behoeve van de horizontale verantwoording van de zorg over en het beheer van (analoge en digitale) archieven conform de Archiefwet 1995 Inhoudsopgave

Nadere informatie

Verslag post en archief gemeente Boxmeer over de periode 2009-2010

Verslag post en archief gemeente Boxmeer over de periode 2009-2010 Verslag post en archief gemeente Boxmeer over de periode 2009-2010 Boxmeer, 3 februari 2012 O-ID Inhoudsopgave 1. Opdracht 2. Postbehandeling 3. Archieven 3.1 Inleiding 3.2 Dynamische archieven 3.3. Semi

Nadere informatie

Digitalisering in het Zuiden Onderzoek naar digitalisering door de Samenwerkende Archiefinspecties Zuid-Nederland

Digitalisering in het Zuiden Onderzoek naar digitalisering door de Samenwerkende Archiefinspecties Zuid-Nederland Provincie Noord-Brabant Digitalisering in het Zuiden Onderzoek naar digitalisering door de Samenwerkende Archiefinspecties Zuid-Nederland Auteur I.J.H.Koch Datum mei 26 Managementsamenvatting en conclusies

Nadere informatie

SAP Invoice Management (SIM)

SAP Invoice Management (SIM) (SIM) Copyright 2005 Avelon BV Pagina 1 / 10 1 Inleiding Voor veel organisaties is het afhandelen van binnenkomende facturen een handmatig proces dat veel tijd in beslag neemt. Handmatige invoer, tijdrovend

Nadere informatie

2. Deze voorziening wordt getroffen zoveel mogelijk overeenkomstig de bepalingen van deze wet.

2. Deze voorziening wordt getroffen zoveel mogelijk overeenkomstig de bepalingen van deze wet. Notitie Inrichting archiefbeheer en informatievoorziening bij samenwerkingsverbanden, ofwel Verbonden Partijen Welke afspraken te maken tussen de Verbonden Partij en de deelnemers? Werkgroep LOPAI / sectie

Nadere informatie

Factsheet Mozard Archief

Factsheet Mozard Archief Archivering met de Mozard Suite Factsheet Mozard Archief Mozard maakt het mogelijk de archiefprocessen volledig zaakgericht te ondersteunen. Een zaak is een hoeveelheid werk waarvan kwaliteit en doorlooptijd

Nadere informatie

Besluit informatiebeheer Hoogheemraadschap Hollands Noorderkwartier 2013

Besluit informatiebeheer Hoogheemraadschap Hollands Noorderkwartier 2013 Hoogheemraadschap Hollands Noorderkwartier 2013 2 Hoofdstuk I Algemene bepalingen Artikel 1 Dit besluit verstaat onder: a. wet: de Archiefwet 1995; b. archiefverordening: de Archiefverordening Hoogheemraadschap

Nadere informatie

Hybride archivering. Omslagproces van analoog naar digitaal. En wat doen we in de tussentijd? Organisatie, gedrag en cultuur (MO3?

Hybride archivering. Omslagproces van analoog naar digitaal. En wat doen we in de tussentijd? Organisatie, gedrag en cultuur (MO3? Hybride archivering Omslagproces van analoog naar digitaal Organisatie, gedrag en cultuur (MO3?) En wat doen we in de tussentijd? Statusbepaling leidende drager Omgang met ordening en borging: - gebruiksdrager

Nadere informatie

Vervanging van papieren bouw- en omgevingsvergunningen door digitale reproducties

Vervanging van papieren bouw- en omgevingsvergunningen door digitale reproducties Reg. nr.: 1310408 Afdeling: Concern en Dienstverlening Onderwerp Vervanging van papieren bouw- en omgevingsvergunningen door digitale reproducties Samenvatting Gemeenten vallen onder de werking van de

Nadere informatie

Besluiten het navolgende Besluit Informatiebeheer provincie Utrecht 2014 vast te stellen.

Besluiten het navolgende Besluit Informatiebeheer provincie Utrecht 2014 vast te stellen. BESLUIT INFORMATIEBEHEER PROVINCIE UTRECHT 2014 Besluit van Gedeputeerde Staten van Utrecht van d.d. 16 december 2014, nr. 8107CF7C betreffende de voorschriften voor het beheer van de archiefbewaarplaats

Nadere informatie

In deze handreiking is aangegeven hoe om te gaan met de archivering van digitale ruimtelijke plannen.

In deze handreiking is aangegeven hoe om te gaan met de archivering van digitale ruimtelijke plannen. HANDREIKING Onderwerp Archiveren digitale ruimtelijke plannen Aan Gebruikers RO Standaarden Van Geonovum, Monique van Scherpenzeel Datum 3 februari 2010 Status publiek In deze handreiking is aangegeven

Nadere informatie

Voorschriften betreffende het beheer van de archiefbewaarplaats en het beheer van de documenten

Voorschriften betreffende het beheer van de archiefbewaarplaats en het beheer van de documenten Gemeenteblad van de gemeente Tubbergen Jaargang: 2014 Nummer: 67 Uitgifte: 30 oktober 2014 Bekendmaking van het besluit van het college van burgemeester en wethouders d.d. 30 oktober 2014, tot vaststelling

Nadere informatie

Bijlage 1. Generiek scanprotocol

Bijlage 1. Generiek scanprotocol Bijlage 1 Generiek scanprotocol Inhoudsopgave 1 Technische voorzieningen m.b.t. de scanvoorziening 4 1.1 Technische specificaties scanapparatuur 4 1.2 Minimum hardware eisen Server 4 1.3 Ondersteuning

Nadere informatie

Agendapunt 05 Besluit informatiebeheer 2016 Omgevingsdienst IJmond

Agendapunt 05 Besluit informatiebeheer 2016 Omgevingsdienst IJmond Agendapunt 05 Besluit informatiebeheer 2016 Omgevingsdienst IJmond 24 februari 2016 Het dagelijks bestuur van Omgevingsdienst IJmond, gelet op artikel 8 van de Archiefverordening 2016 Omgevingsdienst IJmond,

Nadere informatie

Besluit Informatiebeheer Gemeenschappelijke regeling Samenwerkingsorgaan Hoeksche Waard

Besluit Informatiebeheer Gemeenschappelijke regeling Samenwerkingsorgaan Hoeksche Waard Besluit Informatiebeheer Gemeenschappelijke regeling Samenwerkingsorgaan Hoeksche Waard Het dagelijks bestuur van het Samenwerkingsorgaan Hoeksche Waard; gelet op artikel 7 van de Archiefverordening en

Nadere informatie

Beheersregeling document- en archiefbeheer OPTA 2008

Beheersregeling document- en archiefbeheer OPTA 2008 Beheersregeling document- en archiefbeheer OPTA 2008 De voorzitter van het College van de Onafhankelijke Post en Telecommunicatie Autoriteit besluit vast te stellen het volgende: Besluit voor het beheer

Nadere informatie

agendapunt 3.b.5 Aan College van Dijkgraaf en Hoogheemraden VERVANGING VAN TE BEWAREN FYSIEKE ARCHIEFBESCHEIDEN DOOR EEN DIGITAAL EXEMPLAAR

agendapunt 3.b.5 Aan College van Dijkgraaf en Hoogheemraden VERVANGING VAN TE BEWAREN FYSIEKE ARCHIEFBESCHEIDEN DOOR EEN DIGITAAL EXEMPLAAR agendapunt 3.b.5 1176471 Aan College van Dijkgraaf en Hoogheemraden VERVANGING VAN TE BEWAREN FYSIEKE ARCHIEFBESCHEIDEN DOOR EEN DIGITAAL EXEMPLAAR Portefeuillehouder Haersma Buma, M.A.P. van Datum 31

Nadere informatie

Het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester van Oost Gelre;

Het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester van Oost Gelre; E-mailprotocol Gemeente Oost Gelre Het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester van Oost Gelre; overwegende dat het gewenst is regels te stellen met betrekking tot; -het gebruik van e-mail

Nadere informatie

Archiefinspectie RHC Alkmaar. Verslag archief-kpi s Heerhugowaard 2015

Archiefinspectie RHC Alkmaar. Verslag archief-kpi s Heerhugowaard 2015 Archiefinspectie RHC Alkmaar Verslag archief-kpi s Heerhugowaard 2015 Bijlage bij de brief van de gemeentelijke archiefinspectie aan het college van Burgemeester en wethouders van de gemeente Heerhugowaard,

Nadere informatie

REGELING ARCHIEFBEHEER RIJKSUNIVERSITEIT GRONINGEN

REGELING ARCHIEFBEHEER RIJKSUNIVERSITEIT GRONINGEN REGELING ARCHIEFBEHEER RIJKSUNIVERSITEIT GRONINGEN INHOUD I II III IV V VI VII VIII IX X XI XII XIII XIV Begripsbepalingen Verantwoordelijkheden en organisatie archiefbeheer Archiefbeheer Postregistratie

Nadere informatie

Digitalisering milieudossiers deelnemende gemeenten in Friesland (FUMO)

Digitalisering milieudossiers deelnemende gemeenten in Friesland (FUMO) Digitalisering milieudossiers deelnemende gemeenten in Friesland (FUMO) 14 maart 2013 Inleiding Hieronder vind u een plan van aanpak, alsmede een prijsofferte voor het digitaliseren van milieudossiers

Nadere informatie

HANDBOEK VERVANGING ALGEMEEN. Bestuursondersteuning. T. Geurts, (073) 658 01 19 HANDBOEK BEHORENDE BIJ HET BESLUIT TOT

HANDBOEK VERVANGING ALGEMEEN. Bestuursondersteuning. T. Geurts, (073) 658 01 19 HANDBOEK BEHORENDE BIJ HET BESLUIT TOT HANDBOEK VERVANGING HANDBOEK BEHORENDE BIJ HET BESLUIT TOT SUBSTITUTIE VAN DOCUMENTEN DIE DEEL UIT MAKEN VAN ZAKEN VOOR BLIJVENDE BEWARING IN AANMERKING KOMEND ALGEMEEN Afdeling Bestuursondersteuning Behandeld

Nadere informatie

Bewaarstrategie. Klik hier als u tekst wilt invoeren.[titel] KLIK HIER ALS U TEKST WILT INVOEREN.

Bewaarstrategie. Klik hier als u tekst wilt invoeren.[titel] KLIK HIER ALS U TEKST WILT INVOEREN. Bewaarstrategie Klik hier als u tekst wilt invoeren.[titel] KLIK HIER ALS U TEKST WILT INVOEREN. Documenthistorie Versie Datum Auteur (s) Toelichting 0.1 30-06-2016 Mostafa Belkadim Conceptversie 1.0 01-09-2016

Nadere informatie

De Archiefwet 1995 bepaalt dat het college van burgemeester en wethouders zorg draagt

De Archiefwet 1995 bepaalt dat het college van burgemeester en wethouders zorg draagt Memorie van toelichting Algemeen De Archiefwet 1995 bepaalt dat het college van burgemeester en wethouders zorg draagt voor de archiefbescheiden die een gemeente ontvangt en creëert vanwege haar taken

Nadere informatie

Handboek vervanging archiefbescheiden

Handboek vervanging archiefbescheiden Handboek vervanging archiefbescheiden Titel : Handboek vervanging archiefbescheiden Documentnummer : 13.0008150 Datum : 1 augustus 2014 Versie : 2.0 Status Opdrachtgever Opsteller(s) : Definitief : : Jack

Nadere informatie

Handboek Digitale Vervanging. MijnGemeenteDichtbij Gemeente Boxtel Gemeente Sint-Michielsgestel

Handboek Digitale Vervanging. MijnGemeenteDichtbij Gemeente Boxtel Gemeente Sint-Michielsgestel Handboek Digitale Vervanging MijnGemeenteDichtbij Gemeente Boxtel Gemeente Sint-Michielsgestel Versie Datum Auteur Toelichting 0.1 12-04-2017 Willem Vonhof 0.2 11-05-2017 Willem Vonhof Na opmerkingen Jean-Luc

Nadere informatie

Handreiking Vervanging Archiefbescheiden Werkboek

Handreiking Vervanging Archiefbescheiden Werkboek Handreiking Vervanging Archiefbescheiden Werkboek Dit werkboek is van.. augustus 2014 Hoofdstuk 2. Afwegen van het vervangingsbesluit 2.2.1 Waarom wordt vervanging overwogen? 2.2.2 Gaat het om een volledig

Nadere informatie

Handboek digitale vervanging archiefbescheiden Gemeente Hof van Twente

Handboek digitale vervanging archiefbescheiden Gemeente Hof van Twente Handboek digitale vervanging archiefbescheiden Gemeente Hof van Twente Versie/registratienr. Omschrijving Opsteller Datum B&W besluit Datum inwerkingtreding Versie 1.0 TESZ 43439 Definitief E. Wolthuis-Krooshoop

Nadere informatie

HANDLEIDING SUBSTITUTIE. digitaliseren van personeelsdossiers. vernietigen van het fysieke exemplaar

HANDLEIDING SUBSTITUTIE. digitaliseren van personeelsdossiers. vernietigen van het fysieke exemplaar HANDLEIDING SUBSTITUTIE voor het digitaliseren van personeelsdossiers en het vernietigen van het fysieke exemplaar Sebastiaan Stevens Adviseur Informatievoorziening IA/DIV Juli 2014 Versie 2.2 (definitief)

Nadere informatie

Protocol elektronische berichten gemeente Druten

Protocol elektronische berichten gemeente Druten Protocol elektronische berichten gemeente Druten Gegevens van de regeling Overheidsorganisatie Gemeente Druten Officiële naam van de regeling Protocol elektronische berichten gemeente Druten Citeertitel

Nadere informatie

RAPPORTAGE FOLLOW-UP ONDERZOEK ARCHIEFBEHEER GEMEENTE VALKENSWAARD 2016 SCOPE: BEHEER NIET-OVERGEBRACHTE ARCHIEFBESCHEIDEN

RAPPORTAGE FOLLOW-UP ONDERZOEK ARCHIEFBEHEER GEMEENTE VALKENSWAARD 2016 SCOPE: BEHEER NIET-OVERGEBRACHTE ARCHIEFBESCHEIDEN RAPPORTAGE FOLLOW-UP ONDERZOEK ARCHIEFBEHEER GEMEENTE VALKENSWAARD 2016 SCOPE: BEHEER NIET-OVERGEBRACHTE ARCHIEFBESCHEIDEN 4 oktober 2016 Inhoudsopgave 1 Inleiding 3 1.1 Aanleiding van het onderzoek 3

Nadere informatie

Archiefreglement provincie Fryslân 2005

Archiefreglement provincie Fryslân 2005 Provinciaal Blad no. 30 Uitgegeven: 27 maart 2009 Archiefreglement provincie Fryslân 2005 De commissaris van de Koningin in de provincie Fryslân, provinciale staten van Fryslân en gelet op artikel 7 van

Nadere informatie

Regelgeving Archiefbeheer Universiteit Leiden

Regelgeving Archiefbeheer Universiteit Leiden Regelgeving Archiefbeheer Universiteit Leiden ex artikel 14 van het Archiefbesluit 1995 Hoofdstuk 1: Algemene bepalingen Hoofdstuk 2: Het archiefbeheer in de dynamische fase Hoofdstuk 3: Het archiefbeheer

Nadere informatie

De Regeling elektronisch berichtenverkeer gemeente Heerenveen vast te stellen. BEGRIPSBEPALING, DOEL, REIKWIJDTE, KENBAARHEID

De Regeling elektronisch berichtenverkeer gemeente Heerenveen vast te stellen. BEGRIPSBEPALING, DOEL, REIKWIJDTE, KENBAARHEID REGELING ELEKTRONISCH BERICHTENVERKEER GEMEENTE HEERENVEEN De gemeenteraad, het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester van de gemeente Heerenveen, ieder voor zover het hun bevoegdheden

Nadere informatie

*3078514* Aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Hilvarenbeek Postbus 3 5080 AA HILVARENBEEK. Inspectierapportage

*3078514* Aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Hilvarenbeek Postbus 3 5080 AA HILVARENBEEK. Inspectierapportage Aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Hilvarenbeek Postbus 3 5080 AA HILVARENBEEK Brabantlaan 1 Postbus 90151 5200 MC s-hertogenbosch Telefoon (073) 681 28 12 Fax (073) 614 11

Nadere informatie

Substitutie, de eerste stap naar een E-depot. Miriam Weeda

Substitutie, de eerste stap naar een E-depot. Miriam Weeda Substitutie, de eerste stap naar een E-depot Miriam Weeda Inhoud De weg naar een Machtiging voor vervanging Een E-depot opbouwen Structuur van je E-depot? En dan Even voorstellen 2003 in DIV-wereld terechtgekomen

Nadere informatie