Handboek vervanging van archieven. Versie definitief Collegebesluit Documentnr. 14INT00969 Gemeente Wageningen

Transcriptie

1 Handboek vervanging van archieven Versie definitief Collegebesluit Documentnr. 14INT00969 Gemeente Wageningen 1

2 Inhoudsopgave Hoofdstuk 1 Algemeen Aanleiding en doel Reikwijdte besluit Kaders en verantwoordelijkheden... 4 Hoofdstuk 2 Technische opzet en inrichting Beeldkwaliteit Opzet en inrichting scanners Opzet en inrichting beheersysteem documenten... 9 Hoofdstuk 3 Procedures en procesbeschrijvingen Selecteren post Scannen documenten Registreren documenten Vernietigen en overbrengen Behandelen zaak (met invoering zaakgericht werken) Afhandelen zaak (met invoering zaakgericht werken) Bij- of nascannen documenten Bijlage 1 Betrokken personen Bijlage 2 Geraadpleegde bronnen

3 Hoofdstuk 1 Algemeen 1.1 Aanleiding en doel De gemeente Wageningen heeft in 2001 het besluit genomen om digitaal te gaan werken. Na de aanschaf van een nieuw DMS eind 2002 is vanaf 2004 gestart met het fasegewijs invoeren van digitaal werken. Door verdergaande digitalisering en automatisering ontstaat de noodzaak om originele analoge archieven om te mogen zetten in digitale originelen. In de gemeente Wageningen bestaat op dit moment een hybride situatie waarbij zowel digitale als analoge (papieren) archieven worden gearchiveerd. De beheersbaarheid van en de controle op de volledigheid van de dossiers wordt daardoor bemoeilijkt. Om die reden heeft de gemeente Wageningen besloten om alle daarvoor in aanmerking komende archieven in het daarvoor aangewezen digitaal beheersysteem, het Document Managementsysteem (DMS), op te slaan en te beheren. De Archiefwet 1995 (Aw) geeft zorgdragers (College van Burgemeester en wethouders) de mogelijkheid om archieven te vervangen door (digitale) reproducties om vervolgens de fysieke originelen te mogen vernietigen. De reproducties krijgen daarna de status van origineel en zijn daarmee archieven in de zin van de Archiefwet. Omdat bij vervanging de originele archieven vernietigd moeten worden, dient bij de voorbereiding van een besluit tot vervanging de uiterste zorgvuldigheid te worden betracht. Alle procedures omtrent het scannen en de dagelijkse postbehandeling dienen uiterst zorgvuldig beschreven te worden in een Handboek vervanging van archieven. De Aw en het Archiefbesluit (Ab) verplichten de gemeente tot het publiceren van een besluit tot vervanging, met daarbij een verantwoording van de wijze waarop wordt omgegaan met de belangen genoemd in het Ab artikel 2 lid 1 sub c: rekening houden met de waarde van de archieven als bestanddeel van het cultureel erfgoed en sub d: rekening houden met het belang van de in de archieven voorkomende gegevens voor overheidsorganen, voor recht- of bewijs zoekenden en voor historisch onderzoek. Met het handboek heeft de gemeente Wageningen een goede procedure voor reproductie op basis waarvan het College van B&W als zorgdrager een besluit tot vervanging van archieven kan nemen. Het beschrijft ook een aantal technische keuzes en maatregelen, maar een groot deel van de ICTbeheermaatregelen staan niet in dit handboek, maar in het informatiebeveiligingsbeleid van de gemeente Wageningen. Dit beleidsdocument is gericht op behouden van betrouwbaarheid (continuïteit, integriteit, vertrouwelijkheid)van informatie in het algemeen. 1.2 Reikwijdte besluit Het besluit tot vervanging heeft betrekking tot de volledig verwerking van papieren post vanaf het moment dat het besluit genomen is. Naast postverwerking is er ook sprake van seriematig of backlog scanning. Het gaat dan om het vervangen van nog niet gedigitaliseerde dossiers of bijscannen van handtekeningen bij opdrachten of overeenkomsten. Deze archieven worden achteraf (na dossiervorming en afdoening) gescand en vervangen en kunnen dateren van voor de moment van het 3

4 vervangingsbesluit. Het vervangingsbesluit en het handboek geldt voor zowel permanent te bewaren als op termijn te vernietigen documenten. Een uitzondering wordt gemaakt voor archieven waarvan de waarde ontleend wordt aan de originele (papieren) verschijningsvorm, het medium. Voorbeelden hiervan zijn documenten met watermerken, hologrammen, speciaal papier, etc. Deze fysieke kenmerken dienen een ondersteunende waarde te hebben voor de informatiewaarde van het document en leiden niet per definitie tot een uitzondering op vervanging. Een tweede uitzondering kan gemaakt worden voor documenten waarvan verwacht kan worden dat ze een museale waarde zullen krijgen, bijvoorbeeld een instellingsakte van een bijzondere instelling of een document wat geschreven is door een beroemd iemand. Deze laatste categorie is echter lastig toe te passen in de praktijk en zal daarom niet vaak toegepast worden. In het hier en nu is vrijwel niet te bepalen wat later historisch interessant zal zijn. De keuze om een uitzondering te maken voor vervanging en dus het origineel te blijven bewaren wordt gemaakt in het selectie en scanproces. 1.3 Kaders en verantwoordelijkheden Voor het vervangen van permanent te bewaren analoge archieven door digitale reproducties zijn de artikelen 7 en 9, lid 1 van de Archiefwet 1995 van toepassing. In het Archiefbesluit 1995 wordt dit verder uitgewerkt in de artikelen 2, 6 en 8 en in de archiefregeling in de artikelen 26a en 26b. Naast deze regeling zijn er de afgelopen jaren enkele normen van belang geworden die betrekking hebben op (delen van) de op dit handboek beschreven procesmatige en technische inrichting van de voorgenomen vervanging van archieven: NEN-ISO (informatie- en archiefmanagement) NEN-ISO (records management processen; metadata voor records) NEN-ISO 2082 (functionele eisen informatie- en archiefmanagement in programmatuur) NEN-ISO (Documentbeheer - Elektronische bestandsformaat document voor langdurige bescherming - Gebruik van PDF 1.4 (PDF/A-1) NEN-ISO (Code voor informatiebeveiliging) Voor dit Handboek Vervanging Gemeente Wageningen is gebruik gemaakt van de Handreiking vervanging archieven in het kader van Archief 2020 en van vastgestelde handboeken van andere gemeentes. Daarnaast is gebruik gemaakt van het Referentiekader Opbouw Digitaal Informatiebeheer (RODIN, versie 1, 2010) voor de toetsing van de digitale beheersomgeving voor nog niet overgebrachte archieven. Op basis van het Besluit Informatiebeheer Gemeente Wageningen zijn de proceseigenaren binnen de organisatie (de teammanagers) verantwoordelijk voor het informatiebeheer voor het betreffende proces. Het team IM van de afdeling Middelen ondersteunt de afdelingen bij het beheren en archiveren van de informatie en is verantwoordelijk voor een correcte postverwerking en dossiervorming. Met betrekking tot het vervangingsproces houdt team IM zich bezig met het ontvangen, selecteren, digitaliseren (scannen), registreren en het beheren van de in het DMS aanwezige archieven en met het vernietigen van daarvoor in aanmerking komende archieven. De organisatieonderdelen zijn 4

5 verantwoordelijk voor het aanbieden aan team IM van archieven die het vervangingsproces nog moeten doorlopen. Het scannen van ingekomen, interne en uitgaande archieven gebeurt uitsluitend door team IM. Voor de permanente bewaring van archieven worden de daarvoor in aanmerking komende bescheiden na 20 jaar (of in overleg eerder) overgebracht aan het gemeentearchief Wageningen. De gemeentearchivaris is verantwoordelijk voor het archieftoezicht op de niet overgebrachte archieven. Dit toezicht vindt minstens een keer per jaar plaats. Voor de uitvoering van de in dit handboek beschreven procedures is één van de volgende opleidingen en/of kwalificaties vereist: Opleiding SOD-I en/of SOD-II Opleiding DIOR Vergelijkbare opleiding zoals hierboven aangegeven Administratieve opleiding op minimaal MBO-3 niveau Minimaal één jaar ervaring in het selecteren van archieven indien iemand niet beschikt over één van de hierboven genoemde opleidingen Interne training met stage van 6 maanden gericht op het selecteren van archieven Interne training onder supervisie van een Medewerker Documentselectie die beschikt over de gevraagde opleiding en/of kwalificatie. In de gevallen dat medewerkers niet (volledig) voldoen aan de functie-eisen die horen bij de rollen of zodra deze rollen worden uitgevoerd door andere medewerkers staan zij onder supervisie en verantwoordelijkheid van een gekwalificeerd medewerker. 5

6 Hoofdstuk 2 Technische opzet en inrichting In dit hoofdstuk worden de meer technische uitgangspunten beschreven voor het vervangen van archieven, zoals uitgangspunten voor beeldkwaliteit, de opzet en inrichting van scanners en het document management systeem. Algemene maatregelen van technische aard die de veiligheid en integriteit van digitale documenten beschermen staan beschreven in het informatiebeveiligingsbeleid van de gemeente Wageningen. Hiermee wordt invulling gegeven aan artikel 26b van de Archiefregeling, die stelt dat in het besluit tot vervanging inzicht gegeven dient te worden aan: de inrichting van de apparatuur waarmee wordt vervangen, de gekozen instellingen en de randapparatuur; voor zover van toepassing de software en de gekozen instellingen; de criteria voor de keuze ter zake van reproductie in kleur, grijswaarden of zwartwit; de wijze waarop de reproductie tot stand komt, waartoe in elk geval worden gerekend de formaten, bewerkingen, metagegevens en, voor zover van toepassing, de keuze ter zake van reproductie per batch of per stuk; 2.1 Beeldkwaliteit Een belangrijk uitgangspunt bij het bepalen van de juiste beeldkwaliteit van digitale reproducties is het behoud van de informatiewaarde van het vervangen document. De informatiewaarde van een document is de waarde van de informatie die ontleend kan worden uit een document voor de bedrijfsvoering van de gemeente of voor het nageslacht (cultuur-historische waarde). Er zitten grenzen aan het vergroten van de beeldkwaliteit van digitale reproducties, voornamelijk omdat het vergroten van de beeldkwaliteit ook de bestandsgrootte doet toenemen. Dit kan leiden tot problemen in de bedrijfsvoering: traag zoeken, meer kosten voor opslag, documenten die vastlopen, niet g d kunnen worden, etc.. Vandaar dat een volledig accurate kopie niet als noodzakelijk gezien wordt, zolang de informatiewaarde maar intact blijft. De kleur van de scan is ook bepalend voor de kwaliteit, maar dit is afhankelijk van het fysieke document. Alles in kleur scannen levert de hoogste kwaliteit op, maar dit komt bij zwart-wit documenten meer door de hogere bitdiepte dan door het feit dat in kleur wordt gescand. Het bepalen wanneer een document in kleur gescand moet worden is moeilijk te automatiseren. In sommige gevallen kan zelfs 2% kleur nog dermate betekenisvol zijn dat het document in kleur gescand moet worden. Kleur kan waarde of betekenis geven aan een document door visuele informatie te geven. Deze informatie kan slecht overkomen bij zwart-wit of grijswaarden-scans. Voorbeelden zijn: - Schema s of grafieken in meerdere kleuren (onderscheid in zwart-wit is lastiger of onmogelijk) - Kleurenfoto s met weinig contrast Als uitgangspunt geldt dat documenten zwart-wit op 8-bit gescand worden (grijswaarden). Wanneer er kleur in het document voorkomt die een informatiewaarde heeft of bij twijfel hierover zal in kleur gescand worden. 6

7 De resolutie is ook belangrijk. Hiermee wordt de dichtheid van een digitaal beeld bedoeld, uitgedrukt in het aantal punten (pixels) per oppervlakte (PPI bij beeldscherm, DPI bij printer). Hoe hoger de resolutie, des te gedetailleerder de beeldweergave. De gewenste mate van detaillering van het origineel is te koppelen aan de gewenste resolutie. Voor tekst is dit vrij eenvoudig: hier kun je de kleinste letter als uitgangspunt nemen. Hieronder de aanbeveling van het stadsarchief van Amsterdam: Lettergrootte Kleinste betekenisvolle detail Aanbevolen resolutie 1 mm 0,2 mm 300 ppi 1,5 mm 0,3 mm 200 ppi 2 mm 0,4 mm 150 ppi Er is een steekproef genomen om te bekijken wat de gemiddeld kleinste lettergrootte is. Uit deze test is geconcludeerd dat de meerderheid van de documenten een lettergrootte hebben die groter is dan 1,5 mm en ook na scannen op 200 ppi goed leesbaar waren. Een klein aantal documenten waar mee getest is kunnen gezien worden als lastige gevallen, die bleken zelfs letters te bevatten die kleiner zijn dan 1 mm. Het gaat hier om voetnoten of teksten in tot A4 verkleinde bouwtekeningen. Mocht uit de controle van de documenten of de scans blijken dat een hogere resolutie nodig is, dan moeten voor deze lastige documenten met een hogere resolutie gescand worden en als dat geen goed resultaat oplevert zelfs in kleur (de bitdiepte van kleurenscan helpt de detaillering). Zoals gesteld gaat de gemeente Wageningen bij het bepalen van de resolutie uit van het behouden van de informatiewaarde van het document bij vervanging en niet van vrijwel volledig behoud van alle kenmerken van het document. Het bestandsformaat heeft vooral effect op de bestandsgrootte en de integriteit van het digitale document en natuurlijk ook op de toegankelijkheid van het document (kan het bekeken worden). Hierbij is het gangbaar om voor een TIFF-bestandsformaat te kiezen. Het TIFF-bestandsformaat is sinds 1998 werd TIFF door ISO vastgelegd als officiële standaard (ISO-12639). Bij de opslag van afbeeldingen als TIFF-bestanden kan men verschillende soorten compressie toepassen. LZW- en JPEG-compressie zijn uitbreidingen op de baseline TIFF, maar worden in de praktijk het meest gebruikt en zijn toepasbaar op alle modi 1. In het kader van het overgaan naar vervanging is een sterkere compressietechniek nodig dan de LZW-compressie (standaard vóór het handboek substitutie), waardoor de JPEG-compressie naar voren komt. Uit testen blijkt dat de JPEG-compressietechniek op één uitzondering na een bestandsgrootte hebben van ongeveer 80% van de grootte van de met LZW-compressie gescande documenten, maar het effect verschilt per type document. Voor grote pdf-bestanden (>20 mb) wordt daarnaast Luratec-compressie gebruikt; wanneer bestanden verkleind worden, worden deze als nieuwe versie in het DMS geïmporteerd. Het gecomprimeerde pdf-bestand levert een goed leesbaar bestand, maar heeft de status van werkdocument en vervangt het originele bestand niet. Het originele bestand blijft als oude versie in het DMS

8 Hieruit volgen in het kort de volgende standaard scaninstellingen: Scaninstelling Resolutie Bestandsformaat Compressie Type scanprofiel bit- of kleurdiepte Waarde 200 ppi Tiff JPEG (was: LZW) Zwart-wit (grijswaarden) 8 bit Bij onvoldoende kwaliteit (informatiewaarde komt niet of onvoldoende over in de reproductie of er is twijfel hierover) worden de volgende instellingen gebruikt: Scaninstelling Resolutie Bestandsformaat Compressie Type scanprofiel bit- of kleurdiepte Waarde 200 ppi Tiff JPEG (was: LZW) Kleur 24 bit Of: Scaninstelling Resolutie Bestandsformaat Compressie Type scanprofiel bit- of kleurdiepte Waarde 300 ppi Tiff JPEG (was: LZW) Zwart-wit (grijswaarden) 8 bit De instellingen die vrijwel altijd een accurate scan op zullen leveren, maar die alleen gebruikt zullen worden als geen van de bovenstaande instellingen voldoende resultaat opleveren: Scaninstelling Waarde Resolutie 300 ppi Bestandsformaat Tiff Compressie JPEG (was: LZW) Type scanprofiel Kleur bit- of kleurdiepte 24 bit De scaninstellingen worden iets anders dan vóór het overgaan tot substitutie; de enige verandering is een opslag met een andere compressietechniek. 2.2 Opzet en inrichting scanners De gemeente Wageningen gebruikt software voor de ondersteuning van het scanproces en het digitaal archiefbeheer. De software voor scanning is in staat om scans te produceren die voldoen aan de eisen van de gemeente Wageningen. Deze software zorgt voor het rechtstreeks digitaliseren en opslaan van de archieven in het DMS, in Tiff-formaat. Vervolgens worden de archieven automatisch opgeslagen in PDF als archiefformaat in het DMS. De scanners voor het scannen van archieven van formaat A3 en kleiner kunnen kleur en grijswaarden dubbelzijdig scannen met een maximale optical resolutie van 600 dpi en 8

9 een output resolutie van 100 tot 600 dpi. Documentformaten van A3 en kleiner kunnen worden gescand, met gebruik van de Automatic Document Feeder (ADF). Deze heeft een capaciteit van 500 pagina's. Voor het scannen van het formaat groter dan A3 t/m A0 wordt gebruik gemaakt van een A0-scanner. Deze kleurenscanner heeft een maximale scanresolutie van 600 dpi en maakt gebruik van Océ Image Logic. Het is mogelijk om op deze A0 scanner scanprofielen aan te maken. De in te stellen scanformaten zijn: TIFF, PDF (PDF/A), JPEG, Mulitpage TIFF en CALS. De A0 tekeningen kunnen gescand worden naar een USB-stick, Controller, FTP, SMB of een netwerklocatie. De kwaliteit van de gescande archieven groter dan A3 tot en met AO (gescand met de Océ TCS500 breedformaat productieprinter, copier en scanner) wordt gecontroleerd op bijbehorende monitor. Voor het scannen van archieven van formaat groter dan A3 t/m A0 wordt gebruik gemaakt van de scansoftware van de A0-scanner. Deze software zorgt voor het rechtstreeks scannen in PDF en opslag op het netwerk. Daarna worden de archieven (scans) handmatig gekoppeld aan de juiste registraties in het DMS. Vervolgens worden de archieven automatisch opgeslagen in PDF als archiefformaat in het DMS. (De scans die door de scansoftware zijn opgeslagen op het netwerk worden vervolgens handmatig verwijderd.) 2.3 Opzet en inrichting beheersysteem documenten De gemeente Wageningen maakt gebruik van een document management systeem (DMS) als digitaal beheersysteem. Het DMS is en dient bij vervanging NEN 2080 gecertificeerd te zijn. Binnen dit DMS worden archiefwaardige archieven geregistreerd en opgeslagen. Alle medewerkers van de organisatie kunnen vanaf de werkplek digitaal de werkvoorraad en de benodigde archieven en dossiers raadplegen. De technische omgeving van het DMS bestaat in grote lijnen uit de volgende componenten: servers databaseservers t.b.v. de documentregistraties documenten server t.b.v. de documentopslag indexserver ten behoeve van het zoeken citrix-clients ten behoeve van registreren, archiveren en raadplegen van documenten. De bestanden die via het DMS worden gearchiveerd worden in een documenten server opgeslagen op een Windows serveromgeving. De opslagruimte is permanent uitbreidbaar en wordt beheerd via team Automatisering (AUT). Voor wat betreft het beheer en de toegang tot het digitale archief werken team IM en team AUT nauw met elkaar samen. De verantwoordelijkheid voor opslaginfrastructuur ligt bij team AUT. Bij een toekomstige conversie/migratie naar een andere omgeving/ besturingssysteem zal na het zorgvuldig analyseren en testen worden gegarandeerd dat er geen informatie verloren gaat. Deze digitale duurzaamheid is een keiharde eis voorafgaand aan een geplande conversie/migratie. De servers waar de DMS programmatuur op staat betreffen de WCPAP, WCPDS, WCPEN. 9

10 Hoofdstuk 3 Procedures en procesbeschrijvingen Het vervangingsproces omvat de selectie, scanning, registratie, opslag en beheer van de te vervangen archieven en de vernietiging van de vervangen archieven. Ondersteunende middelen betreffen scanners, een DMS en digitale opslaglocaties. 10

11 3.1 Selecteren post In deze procedure voor selectie zijn de volgende stappen te onderscheiden: Stap Actor Activiteit Toelichting 1 Medewerker FM Openen post Bode opent enveloppen machinaal muv gerubriceerde enveloppen. 2 Team DIV Selecteren post archiefwaardigheid 3 Team DIV Doorsturen nietarchiefwaardige post 4 Team DIV Plaatsen (datum)stempel Alle documenten bestemd voor gemeente Wageningen komen voor vervanging in aanmerking, behalve niet archiefwaardige documenten zoals: Uitnodigingen Reclame Folders Vrijblijvende offertes Tijdschriften Boekwerken Nieuwsbrieven Verkeerd geadresseerde documenten (Deze documenten worden niet geregistreerd of opgenomen in het DMS) Deze documenten worden doorgestuurd naar de ontvanger (verantwoordelijk organisatieonderdeel of juiste persoon). Het stempel wordt op het document zelf geplaatst zodra de enveloppen geopend mogen worden. Anders wordt het stempel op 11

12 Stap Actor Activiteit Toelichting 5 Team DIV Selecteren post vervangbaarheid 6 Team DIV Plaatsen sticker "niet vervangen" op uitgezonderde document de enveloppe geplaatst + sticker met tekst Niet geopend volgens Huisregels vertrouwelijke informatie. Belangrijke informatie voor archief? Retour voor registratie Beoordelen of het document vanwege mogelijk historisch-culturele waarde van het fysieke document uitgezonderd wordt van vervanging. Het belang dient samen te hangen met het fysieke stuk, niet alleen met de informatie op het stuk, zoals een zegel, hologram of ander kenmerk dat niet door een digitaal exemplaar vervangen kan worden. Deze fysieke kenmerken maken een stuk niet meteen waardevol, maar een waardevol stuk dat deze fysieke kenmerken bevat dient uitgezonderd te worden. Dit zal niet vaak voorkomen. Dit document wordt niet vervangen maar wordt wel gescand en opgenomen in het DMS. In het DMS wordt zichtbaar gemaakt dat een fysiek exemplaar beschikbaar is en dat dit document dus niet vervangen is. Er zijn speciale zuurvrije stickers met daarop de tekst 'Niet vervangen. Hierdoor is direct zichtbaar dat het document niet vervangen wordt. 7 Team DIV Aanleveren post ter scanning De te scannen archieven worden aan de medewerker DIV gegeven die zich bezig houdt met scannen. 12

13 3.2 Scannen documenten In deze procedure zijn de volgende stappen onderscheiden: Stap Actor Activiteit Toelichting 1 Performers Medewerker DIV 1 Selectie documenten op scanbaarheid 2 Medewerker DIV 1 Bewerken lastig scanbare documenten Selectie archieven op: onleesbaarheid lastig te scannen grote omvang Zodra hiervan sprake is wordt gezocht naar praktische oplossingen (bijvoorbeeld digitaal document opvragen of fysiek doorsturen en later nascannen in de A0-scanner). De DIV-medewerker zorgt ervoor dat de documenten gereed zijn voor het scannen: verwijderen nieten, ringbanden, covers, etc. of vraagt een digitaal exemplaar op. 3 Medewerker DIV 1 Plaatsen barcodes Documenten worden voorzien van een barcode-sticker voorzien van een documentidentificatie (Corsa-nummer). 4 Medewerker DIV 1 Uitvoeren scan op productie scanner Er wordt gebruik gemaakt van de standaard instellingen van de scanapparatuur: Zwart/witprofiel TIFF JPEG 8-bit, 200 ppi 5 Medewerker DIV 1 Kwaliteitscontrole scans De scanmedewerker vergelijkt de scan met het origineel en controleert op: Scheef scannen Aantal gescande pagina s (volledigheid) Informatiewaarde 6 Medewerker DIV 1 Opnieuw uitvoeren scan evt. met hogere instellingen Leesbaarheid Bij onvoldoende kwaliteit wordt de scan opnieuw uitgevoerd. Als de scan correct is uitgevoerd, maar de kwaliteit blijft onvoldoende, wordt gekozen voor een hogere 13

14 Stap Actor Activiteit Toelichting 7 Medewerker DIV 1 Controle omvang bestand (>20mb) 8 Medewerker DIV 1 Samenvoegen papieren documenten 9 Medewerker DIV 1 Bestand verkleinen met Luratech 10 Medewerker DIV 1 Opslaan op plaats netwerk (map grote bestanden) 11 Medewerker DIV 1 Opslaan op documentserver (opslaan mycorsa) 12 Medewerker DIV 1 Bewerken lastig scanbare documenten 13 Medewerker DIV 1 Aanbieden papieren documenten ter registratie kwaliteitsinstelling: kleur 24-bit 200 ppi of zwart-wit 8-bit 300 ppi en als dat nog steeds onvoldoende kwaliteit oplevert kleur 24-bit 300 ppi. De scanmedewerker controleert in Corsa de omvang van het gescande bestand. Met name bij grote (veel pagina's) en gekleurde documenten (of een combinatie ervan) is er een kans dat de omvang te groot is voor Corsa (groter dan 20 MB). Na het scannen worden de fysieke documenten in de originele volgorde samengevoegd. Als het gescande bestand groter is dan 20 MB, dient het met Luratech verkleind te worden. Het bestand dat met Luratech verkleind is wordt opgeslagen in de map grote bestanden. De documenten die opgeslagen zijn in de map grote bestanden worden via "opslaan in Mycorsa" geïmporteerd in Corsa. De DIV-medewerker zorgt ervoor dat de documenten gereed zijn voor het scannen: verwijderen nieten, ringbanden, covers, etc. De gescande archieven worden beschikbaar gesteld aan de medewerker DIV die verantwoordelijk is voor registreren. Dit is altijd een andere medewerker dan degene die scant. Dit wordt in de procesbeschrijving aangegeven als 'Medewerker DIV 2'. 14

15 3.3 Registreren documenten In deze procedure zijn de volgende stappen onderscheiden: Stap Actor Activiteit Toelichting 1 Medewerker DIV 2 Registreren basisgegevens document 2 Medewerker DIV 2 Kwaliteits- en omvangscontrole scan Van het document worden een aantal basisgegevens geregistreerd, die niet vanuit een zaak komen. Dit zijn: Documentomschrijving / inhoud Afzender of geadresseerde, incl. naam/adres/woonplaats Datum ontvangst/verzending Datum registratie Documenttype (DSP) Documentsoort (documentrichting: inkomend, intern of uitgaand) De registrerende medewerker DIV vergelijkt de scan met het origineel en controleert op: Scheef scannen Aantal gescande pagina s (volledigheid) Informatiewaarde Leesbaarheid Omvang (kleiner dan 20 MB) Voldoet de scan niet, dan wordt het fysieke document opnieuw aangeboden ter scanning. 15

16 Stap Actor Activiteit Toelichting 3 Medewerker DIV 2 Archiveren gescande niet te vervangen documenten 4 Medewerker DIV 2 Vastleggen fysiek mapnr. bij zaakgegevens 5 Medewerker DIV 2 Plaatsen stempel 'Kopie' op vervangen documenten 6 Medewerker DIV 2 Tijdelijk opslaan vervangen papieren documenten 7 Medewerker DIV 2 Tijdelijk opslaan vervangen archief in semi-stat. archief 8 Medewerker DIV 2 Beoordelen nieuwe of bestaande zaak Documenten die om historisch-culturele redenen uitgezonderd zijn van vervanging, dienen alsnog in fysieke dossiermappen opgeslagen te worden. Na fysieke dossiervorming, dient de fysieke vindplaats (mapnummer) geregistreerd te worden bij de zaakgegevens. Gescande documenten waarvan in het registratieproces voor de 2e keer de kwaliteit is getoetst en goed bevonden, worden nu als vervangen beschouwd (met uitzondering van historisch-cultureel belangwekkende documenten). Deze documenten worden voorzien van een stempel 'kopie'. De vervangen documenten worden tijdelijk opgeslagen in de dynamisch archiefruimte voordat de documenten in de semi-statische archiefruimte worden opgeslagen. Na een korte termijn wordt het vervangen archieven tijdelijk opgeslagen in semi-statische opslag. Hier worden de documenten minimaal 3 maanden bewaard als backup, mochten er vragen ontstaan over de kwaliteit van het digitale bestand. De registrerende medewerker DIV beoordeelt of het document waarvan de basisgegevens vastgelegd zijn een nieuwe zaak start of onderdeel is van een andere zaak. 9 Medewerker DIV 2 Aanmaken zaak Indien gekozen wordt voor een nieuwe zaak dienen algemene zaakgegevens vastgelegd te worden. Deze vloeien soms voort uit het gekozen zaaktype. 10 Medewerker DIV 2 Controleren en aanvullen zaakgegevens 11 Medewerker DIV 2 Fysieke documenten naar behandelaar versturen Indien een document onderdeel uitmaakt van een bestaande zaak, wordt gecontroleerd of vanwege het nieuwe document de zaakgegevens aangepast moeten worden. Niet gescande documenten, bijvoorbeeld AO tekeningen, worden na registratie fysiek naar de behandelend ambtenaar gestuurd. Deze documenten worden pas gescand nadat de zaak is afgehandeld. Dit omdat het scannen van deze documenten de behandeling teveel ophoudt. 16

17 Stap Actor Activiteit Toelichting 12 Automatisch Versturen Na het opslaan van de handmatige registratie van de document- en zaakgegevens of nadat een webformulier verwerkt is, wordt automatisch een notificatie verstuurd naar de behandelend ambtenaar of het behandelende team. 17

18 3.4 Vernietigen en overbrengen In deze procedure zijn de volgende stappen onderscheiden: Stap Actor Activiteit Toelichting 1 Medewerker DIV 2 Scheiden van te bewaren en te vernietigen archief 2 Medewerker DIV 2 Overdragen blijvend te bewaren archief 3 Medewerker gemeentearchief Archiveren blijvend te bewaren archief 4 Medewerker DIV 2 Tijdelijk opslaan te vernietigen archief 5 Medewerker DIV 2 Opslaan documenten in Voor documenten waarvoor het substitutiebesluit niet geldt of documenten die uitgezonderd worden van vervanging geldt het huidige/oude vernietigings- en overbrengingsproces. Deze archieven dienen gescheiden te worden in blijvend te bewaren archieven en (op termijn) te vernietigen archieven. De blijvend te bewaren archieven worden overgebracht aan het gemeentearchief (meestal na 20 jaar). Voordat archieven blijvend bewaard kan worden, wordt de fysieke dossiervorming gecontroleerd en evt. verbeterd voor duurzame opslag. Niet vervangen (op termijn) te vernietigen archief wordt tijdelijk (afhankelijk van de vernietigingstermijn) opgeslagen in de semistatische archiefruimte. De documenten die ter vernietiging worden aangeboden, worden tijdelijk in containers 18

19 Stap Actor Activiteit Toelichting containers ter opgeslagen. vernietiging 6 Medewerker DIV 2 Opstellen vernietigingslijst niet vervangen archieven 7 Gemeentearchivaris Goedkeuren vernietiging 8 Medewerker FM Laten vernietigen documenten 9 Medewerker FM Ontvangen afschrift vernietigingsbedrijf Van de archieven die niet vervangen worden wordt, wanneer de vernietigingstermijn verlopen is, een vernietigingslijst aangemaakt in Corsa. De vernietigingslijst wordt gecontroleerd en bij goedkeuring ondertekend. De documenten worden vernietigd door een daartoe gecertificeerd documentvernietigingsbedrijf. Na vernietiging van de documenten ontvangt de gemeente Wageningen een verklaring van de vernietiging. 19

20 3.5 Behandelen zaak (met invoering zaakgericht werken) In deze procedure zijn de volgende stappen onderscheiden: Stap Actor Activiteit Toelichting 1 Behandelend ambtenaar 2 Behandelend ambtenaar 3 Behandelend ambtenaar 4 Behandelend ambtenaar Toevoegen document vanuit schijf of Opstellen documenten vanuit sjabloon Ontvangen fysieke documenten Laten goedkeuren besluit / zaak De behandelend ambtenaar kan zelf documenten toevoegen aan de zaak in Corsa, indien nodig voor de behandeling van de zaak. De meeste documenten zal de ambtenaar opstellen vanuit een sjabloon. Deze documenten worden meteen vastgelegd in Corsa. De behandelend ambtenaar kan op allerlei wijzen fysieke documenten in behandeling krijgen: via de balie, bij gesprekken met burgers of bedrijven of via de post (deze zijn wel al geregistreerd, maar nog niet gescand). De behandelend ambtenaar kan een besluit of een gehele zaak ter goedkeuring voorleggen aan een of meerdere collega's of aan een teammanager. In de praktijk zal het meestal de gemandateerde teammanager zijn die een besluit onder ogen wil hebben voordat het verstuurd wordt. 20

21 Stap Actor Activiteit Toelichting 5 Teammanager / collega ambtenaar 6 Behandelend ambtenaar 7 Behandelend ambtenaar Wel/niet goedkeuren besluit / zaak Bepalen of alle en juiste documenten aanwezig zijn Afhandelen zaak De teammanager of collegaambtenaar beoordelen het besluit of de hele zaak en geven wel of geen akkoord. De behandelende ambtenaar bepaalt na eventuele besluitvorming of de zaak compleet is: bevat de zaak alle documenten en hebben ze een definitieve status? De behandelend ambtenaar bepaalt of de zaak inhoudelijk afgehandeld is en de stukken verstuurd kunnen worden. 21

22 3.6 Afhandelen zaak (met invoering zaakgericht werken) In deze procedure zijn de volgende stappen onderscheiden: Stap Actor Activiteit Toelichting 01 Behandelend ambtenaar Bepalen methode van beschikbaar stellen document(en) 02 Medewerker FM Centraal printen en verzendgereed maken document(en) 03 Medewerker FM Vastleggen verzenddatum 04 Medewerker FM Verzenden document(en) 05 Behandelend ambtenaar Niet gescande fysieke documenten ter scannen aanbieden 06 Medewerker DIV 2 Aanvullen metagegevens voor archivering Nadat de zaak afgehandeld is, dient bepaald te worden op welke wijze het document ter beschikking wordt gesteld. Digitaal beschikbaar stellen kan alleen als de burger dit expliciet heeft aangegeven, bijv. in het webformulier. Documenten die via de post verstuurd dienen te worden, worden via een workflow centraal bij de postkamer uitgeprint en verzendgereed gemaakt. Hierbij wordt de datum van verzending op de brief gestempeld. De verzenddatum wordt vastgelegd in Corsa. De brieven worden ter verzending aangeboden aan het postbedrijf. Indien geregistreerde documenten zonder te scannen naar de behandelend ambtenaar zijn gestuurd, wordt er na verloop van tijd een reminder gestuurd. De ambtenaar biedt dan alsnog de documenten aan ter scanning. Nadat de zaak is afgehandeld, wordt gecontroleerd of alle zaakgegevens op orde zijn en er geen documenten missen. 22

23 3.7 Bij- of nascannen documenten In deze procedure zijn de volgende stappen onderscheiden: Stap Actor Activiteit Toelichting 1 Medewerker DIV 1 Selectie documenten op scanbaarheid 2 Medewerker DIV 1 Bewerken lastig scanbare documenten Selectie archieven op: onleesbaarheid lastig te scannen De DIV-medewerker zorgt ervoor dat de documenten gereed zijn voor het scannen: verwijderen nieten, ringbanden, covers, etc. of vraagt een digitaal exemplaar op. 3 Medewerker DIV 1 Plaatsen barcodes Documenten worden voorzien van een barcode-sticker voorzien van een document-identificatie (Corsa-nummer). 4 Medewerker DIV 1 Scheiden >A3 of kleiner 5 Medewerker DIV 1 Uitvoeren scan op productie scanner 6 Medewerker DIV 1 Kwaliteitscontrole scans De archieven worden in 2 groepen onderverdeeld op grootte. Dit bepaalt met welke scanner de archieven gescand moeten worden. De standaard productiescanner kan formaten aan tot en met A3. Groter dan A3 (bijv. posters of tekeningen) worden gescand met de plotter. Er wordt gebruik gemaakt van de standaard instellingen van de scanapparatuur: Zwart/witprofiel TIFF JPEG 8-bit, 200 ppi. De scanmedewerker vergelijkt de scan met het origineel en controleert op: Scheef scannen 23

24 Stap Actor Activiteit Toelichting Aantal gescande pagina s (volledigheid) Informatiewaarde Leesbaarheid 7 Medewerker DIV 1 Opnieuw uitvoeren scan evt. met hogere instellingen 8 Medewerker DIV 1 Controle omvang bestand (>20mb) 9 Medewerker DIV 1 Uitvoeren scan op Plotter 10 Medewerker DIV 1 Kwaliteitscontrole scans 11 Medewerker DIV 1 Opnieuw uitvoeren scan 12 Medewerker DIV 1 Bestand verkleinen met Luratech 13 Medewerker DIV 1 Opslaan op plaats netwerk (map grote bestanden) 14 Medewerker DIV 1 Opslaan op documentserver (opslaan mycorsa) Bij onvoldoende kwaliteit wordt de scan opnieuw uitgevoerd. Als de scan correct is uitgevoerd, maar de kwaliteit blijft onvoldoende, wordt gekozen voor een hogere kwaliteitsinstelling: kleur 24-bit 200 ppi of zwart-wit 8-bit 300 ppi en als dat nog steeds onvoldoende kwaliteit oplevert kleur 24-bit 300 ppi. De scanmedewerker controleert in Corsa de omvang van het gescande bestand. Met name bij grote (veel pagina's) en gekleurde documenten (of een combinatie ervan) is er een kans dat de omvang te groot is voor Corsa (groter dan 20 MB). De scan op de plotter wordt gedaan met de volgende instellingen: 24-bit, 150 dpi voor zowel grijs als kleur. De scanmedewerker vergelijkt de scan met het origineel en controleert op: Scheef scannen Aantal gescande pagina s (volledigheid) Informatiewaarde Leesbaarheid Wanneer de scan niet goed gelukt is, wordt de handeling opnieuw uitgevoerd. Als het gescande bestand groter is dan 20 MB, dient het met Luratech verkleind te worden. Het bestand dat met Luratech verkleind is wordt opgeslagen in de map grote bestanden. De documenten die opgeslagen zijn in de map grote bestanden worden via "opslaan in Mycorsa" geïmporteerd in Corsa. 24

25 Stap Actor Activiteit Toelichting 15 Medewerker DIV 1 Samenvoegen papieren documenten Na het scannen worden de fysieke documenten in de originele volgorde samengevoegd. 16 Medewerker DIV 1 Aanbieden papieren documenten ter registratie De gescande archieven worden beschikbaar gesteld aan de medewerker DIV die verantwoordelijk is voor registreren. Dit is altijd een andere medewerker dan degene die scant. Dit wordt in de procesbeschrijving aangegeven als 'Medewerker DIV 2'. 25

26 Bijlage 1 Betrokken personen Bob Kernkamp - Gemeentearchivaris Wim Aartse - Teammanager Informatiemanagement Joke Hoksbergen - Senior medewerker Informatiemanagement Michiel van Velp - Functioneel Applicatiebeheerder DMS Arie van der Klift - Functioneel Applicatiebeheerder DMS Rob Haans - Adviseur Bedrijfsvoering en ICT Bennie te Vaarwerk - Interbestuurlijk toezichthouder archieven Provincie Gelderland 26

27 Bijlage 2 Geraadpleegde bronnen Gemeente Amsterdam, Aanbevelingen voor digitalisering van tekstdocumenten ten behoeve van het concern Amsterdam (Amsterdam 2009) Gemeente Bergen op Zoom, Handboek digitale vervanging (Bergen op Zoom, 2012) Gemeente Uden, Handboek digitale vervanging (Uden 2012) Gemeente Wageningen, Informatiebeveiligingsbeleid (Wageningen 2013) Gemeente Westland, Handboek vervanging gemeente Westland. Vervanging van analoge archieven door digitale reproducties (Westland, 2012) Landelijk overleg van provinciale archiefinspecteurs (o.a.), Referentiekader Opbouw Digitaal Informatiebeheer RODIN (Nijmegen 2010) Nationaal Archief, Handreiking vervanging archieven (Den Haag 2014) 27