Nota van B&W. onderwerp Besluit vervanging analoge archiefbescheiden 2014

Transcriptie

1 gemeente Haarlemmermeer Nota van B&W onderwerp Besluit vervanging analoge archiefbescheiden 2014 Portefeuillehouder dr. Tom Hom Collegevergadering 7 Oktober 2014 inlichtingen Kim Jeurissen ( ) Registratienummer Samenvatting Deze nota beschrijft het te nemen Besluit Vervanging waarmee analoge (papieren) archiefbescheiden, mits ze vervangen zijn door digitale reproducties en voldoen aan duidelijke kwaliteitseisen, vernietigd kunnen worden. Dit besluit geldt voor alle documenten die zijn opgenomen in het gemeentelijke postregistratie- en archiefsysteem Verseon. In de nabije toekomst zal volgens de procedures uit het Handboek digitale vervanging archiefbescheiden gemeente Haarlemmermeer, die met deze nota wordt vastgesteld, gestart met het vervangen van analoge (papieren) documenten door digitale exemplaren, welke dan zullen gelden als officieel archiefexemplaar. Inleiding De behoefte van de gemeente Haarlemmermeer om tot digitalisering van de administratieve organisatie over te gaan bestaat al lange tijd. Dit heeft ertoe geleid dat vanaf 2003 de eerste stappen zijn gezet om documenten in het archief digitaal vindbaar te maken voor de organisatie. De analoge afhandeling van documenten is in beginsel gehandhaafd. Het digitale document treedt echter steeds meer op de voorgrond en verdringt het papieren document. Daarnaast is de behoefte aan het digitaal afhandelen van stukken toegenomen. Door het nemen van een vervangingsbesluit mogen papieren documenten vervangen worden door een digitaal exemplaar met vernietiging van het papieren exemplaar. Context In 2008 is al eerder een Vervangingsbesluit genomen, geldend voor documenten die een bewaartermijn hebben van maximaal 7 jaar (besluit 2008/5581). Dit besluit is nooit geëffectueerd in verband met de technische beperkingen van volledig digitaal werken met de systemen. De behoefte aan meer digitaal werken en de daaraan gekoppelde mogelijkheden met betrekking tot vervanging van analoge documenten heeft in 2013 geleid tot de aanschaf van Verseon, een systeem waarmee de archiefbescheiden digitaal worden geregistreerd en vastgelegd en zaak/procesgericht worden afgehandeld en beheerd. De analoge documenten zijn de archiefbescheiden en worden dus als papier gearchiveerd. Verseon is geschikt voor volledig digitaal werken, waardoor een vervangingsbesluit nu daadwerkelijk uitgevoerd kan worden. Hiermee kan de gemeente werken met uitsluitend digitale documenten en archiefbescheiden.

2 Onderwerp Besluit vervanging analoge archiefbescheiden 2014 Volgvel 2 Digitale informatie (en archief) in plaats van papieren informatie verbetert de kwaliteit van de dienstverlening, omdat deze sneller en locatieonafhankelijk kan plaatsvinden. Bovendien kan informatie aan veel meer mensen en ook tegelijkertijd beschikbaar worden gesteld, waardoor de bedrijfsvoering efficiënter kan worden ingericht. Het zowel bewaren van papieren als digitale exemplaren is inefficiënt, omdat er feitelijk sprake is van dubbele opslag en archivering. Papieren informatie in het archief vraagt veel ruimtebeslag in de archiefdepots van onze gemeente. Het alleen digitaal bewaren van informatie kan het fysieke ruimtebeslag beperken. Doelstelling Het doel van dit Besluit is het vervangen van analoge archiefbescheiden door digitale exemplaren, waarna de analoge archiefbescheiden vernietigd kunnen worden. Het vervangingsproces, inclusief kwaliteitsprocedures om de kwaliteit van de digitale archiefexemplaren te waarborgen, wordt beschreven in het Handboek digitale vervanging archiefbescheiden gemeente Haarlemmermeer. Effecten Op grond van het Besluit wordt het mogelijk om analoge documenten, na scanning en digitale opslag in het gemeentelijke postregistratie- en archiefsysteem Verseon, na de vereiste kwaliteitscontroles te vernietigen. De kwaliteitscontroles worden beschreven in het Handboek digitale vervanging archiefbescheiden gemeente Haarlemmermeer en zijn getoetst door de gemeentearchivaris. Na een positief advies van de gemeentearchivaris worden alle papieren exemplaren van documenten die vallen onder dit vervangingsbesluit zes maanden na afhandeling feitelijk vernietigd. De termijn van zes maanden is gekozen, omdat dit voldoende tijd geeft om fouten bij scannen, registratie en toewijzing aan behandelaar te herstellen, of het document analoog toe te sturen aan een andere organisatie. Op basis van ervaring kan deze periode verkort worden, als blijkt dat 6 maanden langer dan nodig is. Het vervangen van analoge archiefbescheiden door digitale exemplaren vindt plaats vanaf het moment van besluitvorming. Dit betekent dat het huidige analoge archief blijft bestaan zoals het nu is, inclusief Historisch Archief, studiezaal en dienstverlening. Middelen, personeel en organisatie Dit besluit kan binnen het bestaande budget en met de huidige formatie worden uitgevoerd. Juridische aspecten Vervanging van documenten door digitale exemplaren is geregeld in de Archiefwet 1995, het Archiefbesluit 1995 en de Archiefregeling Artikel 7 van de Archiefwet 1995 bepaalt dat de zorgdrager bevoegd is archiefbescheiden te vervangen door reproducties. De zorgdrager bij een gemeente is het College van Burgemeester en Wethouders. Dit geldt zowel voor documenten die op termijn voor vernietiging in aanmerking komen als voor documenten die bewaard dienen te blijven. Voor vervanging is een positief advies van de gemeentearchivaris van het Noord-Hollands Archief nodig, waarna de zorgdrager een formeel vervangingsbesluit neemt. De

3 onderwerp Besluit vervanging analoge archiefbescheiden 2014 Volgvel 3 gemeentearchivaris heeft op (Verseon zaaknummer ) een positief advies onder voorwaarden uitgebracht. In het Archiefbesluit 1995, artikel 2, 6 en 8 wordt nader ingegaan op de vervangingsprocedure. Samengevat heeft dit betrekking op de volgende aspecten: Vervanging vindt plaats op basis van een besluit van de zorgdrager; Het vervangingsbesluit moet worden bekendgemaakt; Van de vervanging moet een verklaring worden opgesteld; Een juiste, volledige en duurzame weergave van gegevens in de reproducties moet gewaarborgd zijn. In de Archiefregeling 2010, artikel 26b, wordt nader ingegaan op de specifieke eisen die aan de vervanging van analoge archiefbescheiden gesteld worden. Implementatie Nadat het besluit is genomen wordt niet direct over gegaan tot een gemeente brede implementatie. Eerst zal aan de gestelde voorwaarden van de gemeentearchivaris voldaan moeten worden. Daarna zal de vervanging van analoge archiefbescheiden door digitale exemplaren per werkproces of groep werkprocessen plaatsvinden. Hiervoor wordt een plan van aanpak opgesteld. Per werkproces of groep werkprocessen wordt dit ter advisering voorgelegd aan de gemeentearchivaris. Hierbij wordt een afweging gemaakt tussen het belang van de vervanging, de potentiële risico's die ontstaan en de maatregelen die genomen moeten worden om die risico's uit te sluiten of te minimaliseren. Evaluatie Op de uitvoering van het besluit wordt toezicht gehouden door de gemeentearchivaris. De gemeentearchivaris rapporteert jaarlijks aan het college. Besluit Op grond van het voorgaande hebben wij besloten om: 1. het Besluit vervanging analoge archiefbescheiden 2014 vast te stellen; 2. het Handboek vervanging analoge archiefbescheiden 2014 gemeente Haarlemmermeer vast te stellen; 3. vervanging van de archiefbescheiden uit te voeren conform de voorschriften en procedures zoals beschreven in het Handboek, met inachtneming van de door de gemeentearchivaris gestelde voorwaarden; 4. deze nota ter informatie te zenden aan de raad. Burgemeester en wethouders van de gemeente Haarlemmermeer, namens dezen, de portefeuillehouder. Bijlage{n) Besluit vervanging archiefbescheiden 2014 Advies gemeentearchivaris gemeente Haarlemmermeer Rapportage audit digitale vervanging van archiefbescheiden van Doxis

4 7 gemeente Haarlemmermeer Besluit vervanging analoge archiefbescheiden 2014 gemeente Haarlemmermeer Burgemeester en wethouders van de gemeente Haarlemmermeer, gelet op: - de regeling van de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap van 6 december 2012 nr. WJZ/ (10265), tot wijziging van de Arch ief regel ing in verband met het stellen van nadere regels omtrent vervanging; - artikel 7 van de Archiefwet, besluiten vast te stellen het navolgende: Besluit vervanging van analoge archiefbescheiden 2014 gemeente Haarlemmermeer. Artikel Over te gaan tot vervanging door digitale reproducties van de analoge archiefbescheiden die op grond van de Selectielijst voor archiefbescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke organen, opgemaakt of ontvangen vanaf 1 januari 1996 (vastgesteld Staatscourant 25 juni 2012 nr ), voor bewaring of vernietiging in aanmerking komen, waarna deze analoge archiefbescheiden worden vernietigd; 2. reproductie geschiedt op de wijze zoals omschreven in het Handboek vervanging analoge archiefbescheiden 2014 gemeente Haarlemmermeer. Artikel 2. Dit besluit treedt in werking op 1 januari Artikel 3. Dit besluit kan worden aangehaald als: Besluit vervanging analoge archiefbescheiden 2014 gemeente Haarlemmermeer. Vastgesteld in de vergadering van burgemeester en wethouders van de gemeente Haarlemmermeer, de secretaris, de burgemeester,

5 Handboek vervanging analoge archiefbescheiden 2014 Gemeente Haarlemmermeer

6 Versiebeheer Versie Status Datum Opmerkingen 0.1 Concept Ter revisie naar projectgroep gestuurd (DRM en Info+) 0.2 Concept Ter revisie naar archiefinspectie (NHA) gestuurd Definitief Concept Aanvraag advies bij archivaris (NHA) en pre-toetsing Juridische Zaken 0.4 Concept Aanpassingen doorgevoerd n.a.v. opmerkingen Juridische Zaken, audit en archiefinspectie 0.5 Concept Ter besluitvorming naar Directie gestuurd 1.0 Definitief Na bespreking met wethouder definitief voor besluitvorming B&W Versie 1.0, d.d van 46

7 Inhoudsopgave 1. INLEIDING ALGEMEEN DOELSTELLING REIKWIJDTE EN INWERKINGTREDING INRICHTING VAN HET VERVANGINGSPROCES ONDERHOUD EN BEHEER HANDBOEK KADERS EN VERANTWOORDELIJKHEDEN LANDELIJKE WETGEVING EN NORMEN REGELGEVING GEMEENTE HAARLEMMERMEER ARCHIEFVERORDENING VERANTWOORDELIJKHEDEN OVERBRENGING ARCHIEFBESCHEIDEN NAAR DE ARCHIEFBEWAARPLAATS VERVANGINGSPROCES FUNCTIES EN VERANTWOORDELIJKHEDEN HET VERVANGINGSPROCES ONTVANGT EN SELECTIE SCANNEN REGISTREREN VERNIETIGEN CONTROLE AUDITS KWALITEITSPROCEDURE KWALITEITSCONTROLE HERSTELPROCEDURE VERNIETIGING UITVOERING BEVOEGDHEDEN VOOR VERNIETIGING NA VERVANGING TECHNIEK WIJZIGINGSPROCEDURE DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEEM SCANPROGRAMMATUUR DIGITALISERINGSPARAMETERS KWALITEITSVERBETERING BESTANDSFORMAAT SOFTWAREVERSIES SCAN APPARATUUR INFORMATIEBEVEILIGING INFORMATIEBEVEILIGING INFORMATIEBEVEILIGING HAARLEMMERMEER BACK-UP PROCEDURE VERTROUWELIJKHEID VAN INFORMATIE Versie 1.0, d.d van 46

8 7.5. RISICOANALYSE BIJLAGEN BIJLAGE 1. WERKPROCES REGISTREREN EN SCANNEN BIJLAGE 2. SCANPROCEDURE BIJLAGE 3. (META)GEGEVENS IN VERSEON BIJLAGE 4. KWALITEITSCRITERIA SCANS BIJLAGE 5. STROOMSCHEMA HERSTELPROCEDURE EN CONTROLEMOMENTEN BIJLAGE 6. VERKLARING VAN VERVANGING BIJLAGE 7. SCANAPPARATUUR BIJLAGE 8. RISICOANALYSE Versie 1.0, d.d van 46

9 1. Inleiding Dit hoofdstuk verschaft inzicht in de eisen die gesteld worden aan vervanging zoals benoemd in de Archiefregeling 2010, Artikel 26b, onderdeel a. de reikwijdte van het vervangingsproces Algemeen De behoefte van de gemeente Haarlemmermeer om tot digitalisering van de administratieve organisatie over te gaan dateert al uit de jaren negentig. Dit heeft ertoe geleid dat vanaf 2003 de eerste stappen zijn gezet om documenten in het archief digitaal vindbaar te maken voor de organisatie. De analoge afhandeling van documenten is in beginsel gehandhaafd. Echter het digitale document treedt steeds meer op de voorgrond en verdringt het papieren document. Daarnaast is de behoefte aan het digitaal afhandelen van stukken toegenomen. In 2012 is het document Digitaal Digitaler Digitaalst, de visie op de (uitvoering van de) documentaire informatiehuishouding gemeente Haarlemmermeer opgesteld. Hierin is te lezen hoe de gemeente er in 2012 voorstond op het gebied van digitalisering, hoe de gewenste situatie in 2016 eruit ziet en welke stappen genomen moeten worden om op dat punt te komen. Deze behoefte aan digitaler werken en de daaraan gekoppelde mogelijkheden met betrekking tot vervanging van analoge documenten heeft in 2013 geleid tot de aanschaf van Verseon: een systeem waarmee het documentenverkeer digitaal wordt vastgelegd, zaakgericht afgehandeld en beheerd wordt maar waarbij de analoge documenten als archiefbescheiden worden beschouwd en gearchiveerd. De gemeente Haarlemmermeer hanteert het principe van één centraal Document Management Systeem (DMS), waarin de documenten die voor de gemeente een formeel karakter hebben, digitaal worden opgeslagen en beheerd. Dit handboek gaat in op het digitaal documentenbeheer, waaronder procesbeschrijvingen, wettelijk gestelde kwaliteitseisen en specificaties op basis waarvan tot vervanging kan worden besloten en toegepast. Voor de samenstelling van dit handboek Digitale vervanging archiefbescheiden gemeente Haarlemmermeer is gebruik gemaakt van de leidraad Nationaal Archief 1 alsmede de Richtlijn Vervanging Archiefbescheiden van het Noord-Hollands Archief, die concrete richtlijnen biedt welke gebaseerd zijn op de leidraad Doelstelling Het handboek heeft als doel inzicht te geven in de procesmatige, technische, juridische en personele inrichting van de organisatie van het documentenbeheer in de gemeente Haarlemmermeer. Op deze wijze wordt de uitvoering van het door het college van Burgemeester en Wethouders als zorgdrager vastgestelde vervangingsbesluit, geborgd Reikwijdte en inwerkingtreding Dit handboek is van toepassing op alle analoge documenten die: - In het DMS van de gemeente Haarlemmermeer worden opgenomen; - Betrekking hebben op alle door of namens de gemeente Haarlemmermeer ontvangen, opgemaakte en verzonden documenten; - Ingevolge de selectielijst 1995 voor gemeentelijke en intergemeentelijke organen voor blijvende bewaring in aanmerking komen; 1 Versie 1.0, d.d van 46

10 - Ingevolge de selectielijst 1995 voor gemeentelijke en intergemeentelijke organen voor vernietiging in aanmerking komen. 2 Er zijn documenten die weliswaar in het DMS worden opgenomen maar uitgezonderd zijn van vervanging. Deze documenten worden in dit handboek benoemd (hoofdstuk 3) en hebben bijvoorbeeld voor de gemeente Haarlemmermeer betrekking op bijzondere gebeurtenissen. Ook als documenten vanwege hun uiterlijke vorm van cultuur-historisch belang zijn voor de gemeente Haarlemmermeer, zal het oorspronkelijke analoge document moeten worden bewaard. Daarnaast worden corporele documenten (voorwerpen die informatie kunnen overdragen) als vanzelfsprekend uitgezonderd. De gemeente Haarlemmermeer gaat over tot het vervangen van bescheiden die na het besluit tot vervanging zijn binnengekomen of opgesteld. Er vindt alleen routinematige vervanging plaats, geen retrospectieve vervanging. Dit betekent dat er alleen vervanging plaatsvindt van documenten die vanaf de vaststelling van het besluit tot vervanging in het DMS worden opgenomen. In overleg met de gemeentearchivaris kunnen analoge bestanden die vóór het genomen besluit tot vervanging dateren voor digitalisering en vervanging worden voorgedragen, mits de (scans van de) originelen in het DMS zijn vastgelegd en worden beheerd Inrichting van het vervangingsproces Het vervangingsproces heeft betrekking op de selectie, de scanning/digitalisering en de registratie van de analoge archiefbescheiden. De ondersteunende middelen die van belang zijn voor de uitvoering van de hierboven genoemde handelingen betreffen een DMS, scanners, digitale opslaglocaties en bekwame medewerkers. Team Document- en Recordmanagement (DRM) behorende tot de cluster Facility Management (FM) heeft de dagelijkse verantwoordelijkheid voor het, scannen/digitaliseren, beheren, vernietigen en overbrengen van daarvoor in aanmerking komende documenten Onderhoud en beheer handboek Organisatorische, technische of juridische ontwikkelingen kunnen tot een wijziging leiden van het handboek. Daarom wordt het handboek tenminste 1 maal per jaar getoetst en aangepast naar aanleiding van deze ontwikkelingen. De clustermanager FM is hiervoor verantwoordelijk. Het formele beheer van het handboek en daarmee het initiatief tot wijziging/aanvulling van het handboek ligt bij de clustermanager FM. In het beheer van het handboek ligt ook de verantwoordelijkheid besloten om bij eventuele aanvullingen en/of wijzigingen de organisatie hierover te informeren en op het belang van de kwaliteit en duurzaamheid van het digitaal documentenbeheer te wijzen. Aanvullingen c.q. wijzigingen van dit handboek worden: ter advisering voorgelegd aan de teammanager van DRM; ter advisering voorgelegd aan de gemeentearchivaris; voor besluitvorming voorgelegd aan de clustermanager FM. Alvorens een functionele en/of technische wijziging c.q. aanvulling voor advies en ter instemming wordt voorgelegd, wordt deze (indien nodig) in een testomgeving op haar kwaliteit en werking gecontroleerd. Het resultaat hiervan wordt meegenomen in het voorstel voor wijziging c.q. aanvulling alsmede de impact die deze wijziging teweeg brengt in de organisatie. 2 In 2012 is een geactualiseerde versie van de selectielijst 1995 vastgesteld door de staatssecretaris van OCW. Hiermee wordt op dit moment gewerkt binnen de gemeente Haarlemmermeer. Versie 1.0, d.d van 46

11 2. Kaders en verantwoordelijkheden 2.1. Landelijke wetgeving en normen Voor het vervangen van permanent te bewaren papieren archiefbescheiden door digitale documenten, is het artikel 26b van de Archiefregeling dat per 1 januari 2013 in werking is getreden van toepassing. Dit artikel is een uitwerking van artikel 7 van de Archiefwet Behalve de Archiefwet en -regeling zijn er ook landelijke NEN-normen van toepassing op het digitaal documentenbeheer: NEN-ISO (informatie- en archiefmanagement); NEN-ISO (records management processen; metadata voor records); NEN-ISO 2082 (functionele eisen informatie- en archiefmanagement in programmatuur); NEN-ISO (managementsystemen voor archivering, MSA) Regelgeving gemeente Haarlemmermeer Voor het documentenbeheer in de gemeente Haarlemmermeer zijn de Archiefverordening en het Besluit Informatiebeheer vastgesteld Archiefverordening In de Archiefverordening liggen ter uitwerking van de archiefwet de formele verantwoordelijkheden vast. Zo is het college van burgemeester en wethouders belast met de zorg van de gemeentelijke archiefbescheiden en is de gemeentearchivaris belast met het toezicht op het beheer Verantwoordelijkheden Op basis van het Besluit Informatiebeheer is de clustermanager FM verantwoordelijk voor het geheel van de informatiebeheer voor de gemeente Haarlemmermeer, voor zover deze informatie niet is overgebracht naar de archiefbewaarplaats. DRM is verantwoordelijk voor de uitvoering van de procedures rondom vervanging zoals beschreven in dit handboek Overbrenging archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats De voor blijvende bewaring in aanmerking komende analoge archiefbescheiden worden periodiek overgebracht. De gemeente Haarlemmermeer kent haar eigen archiefbewaarplaats. Voor blijvende bewaring in aanmerking komende digitale documenten zullen periodiek overgebracht worden naar de digitale archiefbewaarplaats (e-depot). Hiervoor dienen de komende tijd voorzieningen getroffen te worden. Versie 1.0, d.d van 46

12 3. Vervangingsproces Dit hoofdstuk verschaft inzicht in de eisen die gesteld worden aan vervanging zoals benoemd in de Archiefregeling 2010, Artikel 26b, onderdeel e. de wijze waarop reproductie tot stand komt en onderdeel f. de inrichting van de controle op juiste en volledige weergave en het herstel van fouten. Dit hoofdstuk geeft inzicht in de processen die aan het digitale documentenverkeer zijn verbonden en ten grondslag liggen aan de vervanging van analoge documenten. In dit hoofdstuk wordt ingegaan op het reguliere postproces alsmede de bijbehorende functies en verantwoordelijkheden Functies en verantwoordelijkheden Binnen de gemeentelijke organisatie zijn er een aantal functies te onderscheiden die verantwoordelijk zijn voor (delen van) het vervangingsproces. Informatiecoaches Binnen het cluster FM zijn informatiecoaches aangesteld. Zij adviseren directie en bestuur over de inrichting van de informatievoorziening (documentair informatiebeleid). Hiernaast adviseren zij de gemeentelijke organisatieonderdelen over de inrichting van de documentaire informatievoorziening binnen de individuele processen. DRM Medewerker Binnen het team DRM zijn een aantal rollen te onderscheiden: - Procescoördinator Team DRM kent een vijftal procescoördinatoren die de verschillende werkprocessen coördineren. Deze coördinatoren hebben daarnaast ook een uitvoerende taak binnen de individuele werkprocessen. - Scanmedewerker De scanmedewerker is verantwoordelijk voor het produceren van een correcte scan van de analoge documenten. In paragraaf van dit hoofdstuk wordt het proces van scannen verder toegelicht. - Registrator De registrator draagt zorg voor een correcte registratie van documenten, dit wil zeggen het correct toekennen van metadata aan de registratie. In paragraaf van dit hoofdstuk wordt het proces van registreren verder toegelicht. - Archiefmedewerker In de rol van archiefmedewerker is men verantwoordelijk voor het correct archiveren van zowel analoge als digitale documenten. Hierbij zijn de naleving van de gemeentelijke selectielijst en het correct toekennen van een vernietigingstermijn de belangrijkste verantwoordelijkheden. Medewerkers van DRM zijn niet opgedeeld per rol of werkproces, er wordt uitgegaan van een allround uitvoering van de werkzaamheden van alle werkprocessen. Dit geldt met name voor de processen registratie, postverzending en archief. Medewerkers die zich hiermee bezig houden zijn inzetbaar binnen deze werkprocessen. Applicatiebeheerder Binnen het cluster FM zijn applicatiebeheerders aangesteld. Zij zijn verantwoordelijk voor het dagelijks beheer en de operationele inzet van de gebruikte applicaties, alsmede het doorvoeren van aanpassingen daaraan. In hoofdstuk 6 zijn de applicaties die gebruikt worden binnen het vervangingsproces beschreven, net als de technische specificaties daarvan. Versie 1.0, d.d van 46

13 Medewerkers gemeente Haarlemmermeer De verantwoordelijkheid voor de uitvoering van het vervangingsproces ligt bij team DRM. Tot op zekere hoogte zijn de medewerkers in de organisatie ook verantwoordelijk aangezien zij ook deelnemen aan het documentproces. Hierbij valt te denken aan het opstellen van de uitgaande en interne documenten, het correct aanleveren daarvan aan team DRM maar ook het signaleren van foutieve scans en/of registraties en de terugkoppeling daarvan aan team DRM Het vervangingsproces Het vervangingsproces behelst de vervanging van alle analoge documenten die de gemeente ontvangt en genereert en welke in het centrale DMS worden opgenomen. Het hele proces is op te splitsen in een aantal kleinere werkprocessen/stappen: 1. Ontvangst en selectie 2. Scannen 3. Registreren 4. Vernietigen Een zaak kan zowel gestart worden met een inkomende brief, een uitgaande brief of een intern document. Een ingekomen brief doorloopt alle stappen, uitgaande brieven en interne documenten worden door de organisatie bij DRM aangeleverd en doorlopen stappen 2 t/m Ontvangt en selectie Alle inkomende post, zowel analoog als digitaal, wordt centraal ontvangen en geopend op het Raadhuis, Raadhuisplein 1 te Hoofddorp. Indien post op een andere plaats binnenkomt (bijvoorbeeld bij een individuele medewerker) is het de verantwoordelijkheid van de ontvanger om dit aan te leveren bij team DRM zodat de post verwerkt kan worden in Verseon. Na het openen van de post wordt bepaald welke documenten voor registratie (en scannen) in aanmerking komen. Op dit moment wordt ook bepaald of het document voor vervanging in aanmerking komt. Het geldende principe is dat alle documenten die in Verseon opgenomen worden voor vervanging in aanmerking komen, tenzij het een duidelijke uitzondering betreft. Ten aanzien van het scannen (en daarmee in aanmerking komend voor vervanging) van documenten zijn een drietal uitzonderingen benoemd: 1. Documenten die een wezenlijke waarde hebben voor de gemeente Haarlemmermeer. Hier gaat het om stukken die vanwege hun uiterlijke vorm (geschept papier, watermerk, lakzegel, etc.) van cultuur-historisch belang zijn voor de gemeente Haarlemmermeer. Er zijn een aantal criteria waar bij het scannen op wordt gelet: historische waarde artistieke en uiterlijke waarde uniciteit waarde als tentoonstellingsobject Op deze manier wordt uitgesloten dat de intrinsieke waarde van een document wordt aangetast. 2. Documenten die vanwege hun verschijningsvorm niet te scannen zijn. Het betreft hier stukken die simpelweg niet door de scanner kunnen. 3. Documenten waarbij niet vaststaat of kan worden vastgesteld of een digitaal document alleen die authenticiteit waarborgt. Het betreft hier documenten waarvan niet zonder onderzoek van Versie 1.0, d.d van 46

14 het origineel de inhoud, vorm en structuur kan worden vastgesteld. Ook betreft het hier stukken die wettelijk verplicht op papier moeten worden bewaard Scannen De documenten worden zodanig voorbereid dat ze gescand kunnen worden. De documenten die zijn geselecteerd voor scanning worden ontdaan van nietjes, paperclips, ringbanden en/of andere voorwerpen die het scannen onmogelijk maken. Ingebonden documenten (bijv. rapporten) worden opengesneden ten behoeve van scanning. Scannen vindt plaats met behulp van het programma Kofax Capture. De gescande documenten worden op diverse aspecten gecontroleerd, zoals kwaliteit, leesbaarheid en volledigheid. In bijlage 4 zijn de kwaliteitscriteria voor scans terug te vinden. Na het scannen worden de scans per batch doorgezet naar de Kofax Batchmanager waar deze geregistreerd zullen worden. Er zijn diverse scanapparaten aanwezig. DRM medewerkers hebben de keus uit een aantal door de applicatiebeheerder vastgestelde scanprofielen die gebruikt kunnen worden voor het scannen van de analoge documenten. In hoofdstuk 6 worden de technische specificaties van de gebruikte scanners nader toegelicht. Na het scannen worden de gescande analoge documenten op scandatum opgeborgen in archiefdozen om na een periode van 6 maanden te worden vernietigd Registreren Na het scannen vindt de registratie van de gescande documenten plaats. Dit gebeurt ook in Kofax. Registratie vindt plaats op basis van zaaksgewijze ordening. Dit houdt in dat alle documenten die tot één zaak behoren in de opbouw van die zaak worden gekoppeld. Registratie vindt plaats met behulp van het Documentair Structuur Plan (DSP). In het DSP zijn alle zaaktypen en de daaraan verbonden metatada opgenomen. Deze worden in Kofax gebruikt voor het registreren van brieven. Een deel van de in te vullen metadata zijn al ingevuld doordat Kofax deze uitleest vanaf de gemaakte scan. De rest dient handmatig aangevuld te worden. Onvolledig registreren is onmogelijk doordat een aantal metadata verplicht zijn gesteld waardoor de registratie zonder deze gegevens niet afgerond kan worden. Wanneer alle metadata zijn ingevuld wordt de batch goedgekeurd en worden de documenten doorgezet naar Verseon. Hier wordt een registratienummer aan het document toegekend. In bijlage 1 is het proces van registratie uitgewerkt. In bijlage 3 is gespecificeerd welke metadata aan registraties worden toegevoegd in zowel Kofax als Verseon. Naast de registratie in Kofax is het mogelijk om documenten direct in Verseon te registreren. Analoge documenten worden gescand waarna het gedigitaliseerde bestand direct in Verseon geregistreerd wordt. Dit wordt met name gebruikt voor documenten die de normale scanprocedure niet (kunnen) doorlopen. Hierbij valt te denken aan documenten met een groter formaat dan A3 of omvangrijke rapporten die ook digitaal beschikbaar zijn gesteld. De afspraken met betrekking tot het registreren van documenten zijn terug te vinden in het DIM (Documentair Informatie Model). Dit bestand wordt beheerd door de procescoördinator van het proces Registratie. Indien wijzigingen in het proces en/of de gemaakte afspraken plaatsvinden worden deze direct doorgevoerd in het DIM waardoor hier op elk moment de meest actuele afspraken terug te vinden zijn. Tijdens de registratie wordt aangegeven welke afdeling en/of welk team verantwoordelijk is voor de afhandeling van de brief. De registratietaak wordt hiermee beëindigd. Versie 1.0, d.d van 46

15 Vernietigen Op termijn worden de analoge documenten voor vernietiging aangeboden. In hoofdstuk 5 wordt de procedure rond vernietiging van archiefbescheiden die voor vervanging in aanmerking komen uitgewerkt Controle Tijdens het gehele proces vinden controles plaats op de registratie maar met name op de scan van de analoge documenten. De kwaliteitsprocedure van de gemeente Haarlemmermeer is dusdanig opgezet dat er op diverse plaatsen in het proces, door diverse personen gecontroleerd wordt. De controles vinden plaats om te garanderen dat voldaan wordt aan de juistheid, volledigheid, leesbaarheid en terugvindbaarheid van de digitale archiefbescheiden. In het kader van het herstelproces worden analoge documenten 6 maanden bewaard. Indien binnen deze periode gebreken geconstateerd worden kunnen de documenten opnieuw gescand worden. In hoofdstuk 4 is de kwaliteitsprocedure van de gemeente uitgewerkt, net als de herstelprocedure Audits De gemeente Haarlemmermeer toetst de uitvoering van het vervangingsproces en de duurzame opslag van digitale archiefbescheiden door middel van interne audits. Deze zullen ten minste twee keer per jaar worden uitgevoerd en vallen onder de verantwoordelijkheid van de clustermanager FM. Periodiek, ten minste eenmaal per twee jaar, zal er een externe audit worden uitgevoerd op de technische ICT aspecten. De bevindingen uit deze audits zullen leiden tot aanpassingen en verbeteringen in de uitvoering van het vervangingsproces. Versie 1.0, d.d van 46

16 4. Kwaliteitsprocedure Dit hoofdstuk verschaft inzicht in de eisen die gesteld worden aan vervanging zoals benoemd in de Archiefregeling 2010, Artikel 26b, onderdeel f. de inrichting van de controle op juiste en volledige weergave en het herstel van fouten en onderdeel h. de kwaliteitsprocedures Kwaliteitscontrole De kwaliteit van de scans en de registratie wordt op verschillende momenten gecontroleerd. Hieronder zijn de stappen en momenten uitgeschreven en beschreven. Controlemomenten: 1. Tijdens scannen door scanner/registrator Tijdens het scannen controleert de scanner (audio)visueel - nietjes en dubbele pagina s zijn hoorbaar als ze door de scanner gaan - de kwaliteit van de scans. Hierbij neemt deze de in bijlage 4 beschreven criteria in acht. 2. Tijdens registreren door de registrator Tijdens het registreren is de scan wederom zichtbaar op het scherm en ook hier controleert de registrator de volledigheid en de kwaliteit van de scan, de criteria in acht nemende. 3. Intercollegiaal (sporadisch) Tijdens het zoeken en gebruik van Verseon door mede-registratoren en overige collega s kunnen toevallig fouten worden opgemerkt. Vervolgens wordt de fout doorgegeven aan de veroorzaker en hersteld. 4. Door controleur na registratie Een speciaal aangestelde controleur controleert dagelijks steekproefsgewijs de registraties op volledigheid en kwaliteit. Hierbij neemt deze de criteria voor een goede scan in acht, alsmede de door de gemeente Haarlemmermeer bepaalde registratieregels en instructies. Gevonden foute registraties en/of slechte scans worden door de controleur retour gezonden naar de registrator voor herstel. Door een combinatie van de bevindingen uit de controle en een risicoanalyse wordt bepaald hoe deze steekproefsgewijze controle wordt ingericht. 5. Door secretariaat behandelende afdeling Het secretariaat krijgt de scan en de registratie te zien nadat de zaken zijn geregistreerd. Eventuele foute registraties en/of slechte scans kunnen door het secretariaat retour worden gezonden naar team DRM voor herstel. 6. Door behandelaar De behandelaar krijgt de scan en registratie te zien nadat deze is toegewezen door het secretariaat. Eventuele foute registraties en/of slechte scans kunnen door de behandelaar worden teruggekoppeld aan team DRM voor herstel. 7. Door archiefmedewerker Als de zaak ter archivering wordt aangeboden, krijgt de archiefmedewerker de scan en registratie te zien. Eventuele foute registraties worden door de archiefmedewerker hersteld, of deze stuurt ze door naar de registrator om door deze hersteld te worden. In bijlage 5 is een stroomschema opgenomen waarin de kwaliteitsprocedure schematisch wordt weergegeven. Versie 1.0, d.d van 46

17 4.2. Herstelprocedure Voldoet de scan niet aan de kwaliteitscriteria, dan moet de fout hersteld worden. Dit gaat volgens de volgende procedure: 1 Het originele papieren exemplaar wordt in de scandozen op datum gevonden; 2 De scan wordt nogmaals uitgevoerd en er wordt gecontroleerd op de geldende criteria; 3 De scan wordt als nieuwe versie aan de registratie gekoppeld. De oude versie blijft d.m.v. versiebeheer raadpleegbaar, waar deze indien gewenst teruggezien kan worden; 4 Het papieren exemplaar wordt weer in de scandoos opgeborgen. Versie 1.0, d.d van 46

18 5. Vernietiging Dit hoofdstuk verschaft inzicht in de eisen die gesteld worden aan vervanging zoals benoemd in de Archiefregeling 2010, Artikel 26b, onderdeel g. het proces van vernietiging van de vervangen archiefbescheiden Uitvoering Alle papieren originele documenten, die in dit handboek niet als uitzondering zijn opgenomen en met behulp van Verseon zijn vastgelegd, vallen onder de werking van vervanging. Het proces van vernietiging staat onder toezicht van de archivaris (Noord-Hollands Archief). Het college van Burgemeester en Wethouders is verantwoordelijk voor de vernietiging. De clustermanager FM is belast met de uitvoering van de vernietigingsprocedure van de papieren documenten. De fysieke vernietiging van het papier wordt uitgevoerd door een daartoe gecertificeerd gespecialiseerd bedrijf voor archiefvernietiging. De papieren originele documenten worden na digitalisering niet direct vernietigd. Nadat de analoge documenten zijn gescand en de kwaliteit van de scans is gecontroleerd worden de analoge documenten op datum van scanning gearchiveerd in archiefdozen. De archiefdozen worden in stellingen in de archiefopslag geplaatst. De tijdelijke bewaartermijn van de papieren (analoge) originele documenten na scanning bedraagt 6 maanden. Deze periode dient voor kwaliteitscontroles (steekproef) en geeft een extra mogelijkheid om controle te doen op intrinsieke waarde. De frequentie van vernietiging is eenmaal per kwartaal. Van vernietiging wordt aantekening gemaakt. Aangetekend wordt: de periode waarop de te vernietigen documenten betrekking hebben; de datum van feitelijke vernietiging; de naam en de verantwoording van het bedrijf dat belast is met de feitelijke vernietiging. Na de vernietiging van de vervangen papieren originelen wordt een verklaring van vervanging opgemaakt. Zie bijlage 6 voor een voorbeeld hiervan Bevoegdheden voor vernietiging na vervanging Artikel 8 van het Archiefbesluit 1995 De zorgdrager maakt van de vernietiging, vervanging of vervreemding een verklaring op, die ten minste een specificatie van de vernietigde, vervangen of vervreemde archiefbescheiden bevat, alsmede aangeeft op grond waarvan en op welke wijze de vernietiging, vervanging of vervreemding is geschied. Een exemplaar van deze verklaring wordt bewaard door het overheidsorgaan waaronder de archiefbescheiden zouden berusten, indien zij niet waren vernietigd, vervangen of vervreemd. Artikel 27 Besluit Informatiebeheer Haarlemmermeer Ten aanzien van besluiten tot vervanging van documenten door reproducties als bedoeld in artikel 6, eerste lid, van het Archiefbesluit 1995, wordt vooraf het advies van de archivaris ingewonnen. Vervangingsbesluit Indien een nieuw vervangingsbesluit wordt genomen door het college van Burgemeester en Wethouders, zal dit besluit bekend moeten worden gemaakt. Versie 1.0, d.d van 46

19 6. Techniek Dit hoofdstuk verschaft inzicht in de eisen die gesteld worden aan vervanging zoals benoemd in de Archiefregeling 2010, Artikel 26b, onderdeel b. de inrichting van de apparatuur waarmee wordt vervangen, de gekozen instellingen en de randapparatuur, onderdeel c. voor zover van toepassing de software en de gekozen instellingen, onderdeel d. de criteria voor de keuze ter zake van reproductie in kleur, grijswaarden of zwart/wit en onderdeel e. de wijze waarop de reproductie tot stand komt Wijzigingsprocedure De wijzigingsprocedure borgt dat wijzigingen in de procesmatige en technische inrichting niet tot verminderde resultaten leiden en blijven voldoen aan de geldende wet- en regelgeving. De procedure stelt de organisatie in staat om regie te voeren en te houden op wijzigingen in de vastgestelde technische beheerprocedures voor het vervangingsproces en de digitale beheeromgeving. De clustermanager FM is eindverantwoordelijk voor het vervangingsproces, de daaruit voortkomende resultaten (i.c. digitale archiefbescheiden) en voor de duurzaamheid van de archiefbescheiden. Het team DRM toetst voorstellen voor wijzigingen in het vervangingsproces en/of de archiefbeheeromgeving aan bestaand informatie- en archiveringsbeleid, alsmede aan wet- en regelgeving. Voorstellen en besluiten omtrent wijzigingen worden gedocumenteerd. Ook de veranderingen zelf worden gedocumenteerd. Wijzigingen t.a.v. de technische inrichting worden door middel van een testomgeving en procedure getest en geïmplementeerd Document Management Systeem Het Document Management Systeem (DMS) van de gemeente Haarlemmermeer is Verseon (versie 2.1 SP2). Dit systeem voldoet aan de NEN 2082; Eisen voor functionaliteit van informatie- en archiefmanagement in programmatuur. In Verseon worden documenten volgens een zaaksgewijze ordening vastgelegd, voorzien van metadata en toegankelijk gemaakt ter ondersteuning van administratieve processen en zodat de voortgang en afdoening van zaken kan worden bewaakt. De zaaktypen welke worden gehanteerd voor de zaaksgewijze ordening worden beheerd in de applicatie i-navigator van leverancier VHIC. Indien een wijziging wordt aangebracht in een zaaktype wordt deze mutatie d.m.v. een exportbestand in Verseon geïmporteerd Scanprogrammatuur Het digitaliseren van documenten tot en met A3 formaat wordt uitgevoerd met de applicatie Kofax Capture. Kofax is een client/server applicatie waarbij het scanproces wordt uitgevoerd op de scanclients en de verdere verwerking op de server plaatsvindt. Vervolgens wordt een.pdf en een.xml bestand met metadata naar Verseon gestuurd. Het scanproces bestaat uit de volgende onderdelen: Scannen: een handmatige activiteit uitgevoerd op een pc waarbij een medewerker papieren documenten digitaliseert; Data-extractie: een geautomatiseerde activiteit uitgevoerd op de server waarbij metadata (o.a. NAW, onderwerp) van documenten worden herkend; Validatie: een handmatige activiteit uitgevoerd op een pc waarbij een medewerker het document ter registratie krijgt aangeboden voorzien van de herkende metadata uit de voorgaande stap; Versie 1.0, d.d van 46

20 PDF-generatie: een geautomatiseerde activiteit uitgevoerd op de server waarbij de.tiff images worden omgezet naar PDF/A-1a; Export: een geautomatiseerde activiteit uitgevoerd op de server waarbij de.pdf bestanden inclusief een.xml bestand met metadata worden geëxporteerd naar Verseon Digitaliseringsparameters Instellingen van de scansoftware worden centraal beheerd door middel van scanprofielen. Documenten worden met Kofax altijd met 300 DPI in kleur (24 bit) gescand. Hierbij wordt een apparaat onafhankelijk RGB kleurenprofiel gebruikt. Voor het scannen van grootformaat documenten wordt de selectie tussen kleur en zwart/wit (1 bit) scanning door de scanmedewerker uitgevoerd. Grootformaat documenten worden slechts zwart/wit gescand indien geen kleur op het document aanwezig is Kwaliteitsverbetering Voor het optimaliseren van scankwaliteit wordt in het scanproces gebruik gemaakt van de applicatie Kofax Virtual Rescan (VRS). Indien deze geautomatiseerde optimalisatie niet tot het gewenste resultaat leidt is het mogelijk om deze instellingen handmatig aan te passen. Op documenten gescand met een grootformaat scanner wordt geen kwaliteitsverbetering toegepast. VRS voert de volgende correctiemethoden uit: Auto Deskew: Scheve images worden recht gezet op basis van inhoud of papierformaat; Auto Crop: Images worden opgeslagen met de daadwerkelijke afmeting van het gescande papierformaat in plaats van het geselecteerde papierformaat van de scanner; Edge Cleanup: Indien het fysieke document imperfecties vertoont aan de randen, bijvoorbeeld een gescheurde rand of een gevouwen hoek, worden deze niet zichtbaar op de scan; Edge Fill: Indien de scan zwarte randen vertoont worden deze opgevuld met de achtergrondkleur van het document; Hole Fill: Indien in het fysieke document perforatiegaten aanwezig zijn worden deze in de scan opgevuld met de achtergrondkleur van het document waardoor deze niet zichtbaar zijn; Auto Rotate: VRS detecteert of een pagina staand (portrait) of liggend (landscape) gepresenteerd dient te worden door herkenning van de tekstrichting; Blank page detection: Blanco pagina s worden automatisch verwijderd. Voor het scannen van foto s of andere afbeeldingen is een apart scanprofiel aangemaakt. Op het moment dat geconstateerd wordt dat een foto of afbeelding met het reguliere scanprofiel niet correct gescand wordt, zal de betreffende pagina vervangen worden door de pagina opnieuw te scannen met het scanprofiel Foto instellingen. Dit profiel voert bovenstaande correctiemethoden uit, met uitzondering van Edge fill en Hole fill. Alle scaninstellingen liggen per scanprofiel vast in configuratiebestanden op de Kofax server Bestandsformaat Gescande documenten worden als tussenformaat opgeslagen als.tiff bestand met lossy JPEG compressie. Het uiteindelijke bestandsformaat welke wordt gegenereerd is PDF/A-1a (ISO ) met lossy JPEG compressie. Zowel tijdens het scanproces als tijdens de creatie van het uiteindelijke.pdf bestand wordt een kwaliteitsratio van 100% gehanteerd zodat de hoogst mogelijke beeldkwaliteit is gewaarborgd. De bestanden zijn voorzien van OCR, waardoor deze full text doorzoekbaar zijn. Op Versie 1.0, d.d van 46

21 tekeningen wordt geen OCR toegepast vanwege het minimale tekstuele element. Als eigenschappen van de.pdf wordt ook de scandatum en de naam van de scanmedewerker opgeslagen Softwareversies De volgende software wordt gebruikt in het scanproces. Canon DR-9050C scanner driver 1.9 Kofax Capture Kofax Virtual Rescan SP1 Kofax Transformation Modules SP Scan apparatuur Documenten tot en met A3 formaat worden gescand met scanners van het type Canon DR-9050C. Documenten groter dan A3 worden gescand met een grootformaat scanner van het type Océ TC4. Zie bijlage 7 voor een specificatie van de scanapparatuur. Versie 1.0, d.d van 46

22 7. Informatiebeveiliging 7.1. Informatiebeveiliging Informatievoorziening is essentieel voor het goed functioneren van de processen van de gemeente. Informatiebeveiliging is een organisatievraagstuk en geen IT aangelegenheid. Zonder informatie kan de gemeente het adequaat uitvoeren van haar (wettelijke) taken niet correct of tijdig uitvoeren. De informatie moet daarom op een adequate wijze beveiligd zijn. Hierbij geldt als uitgangspunt dat er passende maatregelen genomen moeten worden ten behoeve van de door gemeente geïdentificeerde risico s. Maatregelen die te zwaar zijn geïmplementeerd leiden tot onnodig hoge kosten terwijl maatregelen die te licht zijn geïmplementeerd leiden tot niet aanvaarbare risico s. De relevante kwaliteitsaspecten zijn: Beschikbaarheid: De informatie moet bereikbaar zijn op de momenten dat deze nodig is; Integriteit: De organisatie moet kunnen vertrouwen op de juistheid, volledigheid en actualiteit van de informatie; Vertrouwelijkheid: De informatie mag alleen bereikbaar zijn voor degenen die daartoe geautoriseerd zijn. Informatiebeveiliging is het proces dat de bovenstaande kwaliteitsaspecten zo inricht dat een betrouwbare informatievoorziening is geborgd. Informatie is een bedrijfsmiddel dat grote waarde heeft voor de gemeente en voortdurend op passende wijze beveiligd dient te worden. Hierbij moeten onder andere de rechten van de burger (bijvoorbeeld privacy) voldoende beschermd zijn. Informatiebeveiliging beschermt informatie tegen bedreigingen om de continuïteit van de bedrijfsvoering te kunnen waarborgen. Ongeacht de vorm waarin informatie wordt opgeslagen of uitgewisseld dient de informatie te worden beveiligd. De gemeentelijke organisatie is in toenemende mate afhankelijk van een ongestoorde werking van haar informatiesystemen. Informatiesystemen zijn het zenuwcentrum geworden van de gemeentelijke organisatie. De kwetsbaarheid van de gemeentelijke informatiesystemen is dan ook een risico, waarvan de gemeentelijke organisatie mogelijk zeer nadelige gevolgen kan ondervinden. Het is dus zaak door middel van zowel preventieve, detectieve, correctieve als directieve beveiligingsmaatregelen de risico s zoveel mogelijk te beperken. Om te voorkomen dat de Gemeente schade ondervindt aan: Imago, en daarmee het vertrouwen van de burger beschadigt raakt of verliest; Operationele processen, met mogelijk onacceptabele (reparatie) kosten; Juridische gevolgen, bijvoorbeeld in de vorm van boetes. Of de schade moedwillig of per ongeluk is opgetreden doet feitelijk niet ter zake. Het zijn niet slechts interne redenen waarom de gemeente Haarlemmermeer haar informatievoorziening moet beveiligen. Ook de wetgever stelt een aantal eisen. Door bijvoorbeeld de Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP) worden eisen gesteld, waaraan gemeenten moeten voldoen en die zich richten tegen "verlies of enige vorm van onrechtmatige verwerking van gegevens". Onder onrechtmatige vormen van verwerking van gegevens vallen onder andere de aantasting van de gegevens, onbevoegde kennisneming, wijziging of verstrekking daarvan. De beveiligingsverplichting strekt zich uit tot alle onderdelen van het proces van gegevensverwerking en over alle gemeentelijke processen en eveneens aan de eisen die zij stelt aan haar leveranciers. Versie 1.0, d.d van 46

23 De functie van een informatiesysteem kan worden omschreven als het vastleggen, opslaan en verwerken van gegevens, het verstrekken en uiteindelijk vernietigen (indien van toepassing) van informatie Informatiebeveiliging Haarlemmermeer De documenten Beleid voor informatiebeveiliging en Normenkader informatiebeveiliging Haarlemmermeer, beide vastgesteld door het college van B&W en de gemeenteraad 3, vormen gezamenlijk het gemeentelijk beleid voor informatiebeveiliging. Deze beide normen zijn afgeleid van de Baseline Informatiebeveiliging Nederlandse Gemeenten (BIG) en specifiek gemaakt voor de situatie van de gemeente Haarlemmermeer. In het document Beleid voor informatiebeveiliging worden de visie en missie van de gemeente op het gebied van informatiebeveiliging en gegevensbescherming benoemd. Tevens worden de strategische uitgangspunten weergegeven welke als kapstok dienen voor het inhoudelijk normenkader. In het document Normenkader informatiebeveiliging wordt volgens NEN/ISO 27002:2007 en NEN/ISO 27001:2005 het normenkader neergezet. Deze standaarden zijn voor de Nederlandse overheid gekozen en algemeen aanvaard als de norm voor informatiebeveiliging. Vanuit de risicoanalyse (bijlage 8) op het proces Centrale informatievoorziening blijkt dat het maximale regime voor informatiebeveiliging noodzakelijk is. Dit staat omschreven in het Normenkader informatiebeveiliging Haarlemmermeer. Hierbij dient speciale aandacht te zijn voor het onderdeel back-up and recovery (Hoofdstuk 10.5), maar ook voor de onderdelen fysieke beveiliging (eisen data center, Hoofdstuk 9) en logische toegangsbeveiliging (Hoofdstuk 11) Back-up procedure De technische infrastructuur is ondergebracht bij het datacenter van Getronics in Haarlem. Van de gemeentelijke productieomgeving wordt ieder weekend een volledige back-up gemaakt. Door de weeks wordt dagelijks een incrementele back-up gemaakt. In deze back-up worden alleen die gegevens opgeslagen die sinds de vorige volledige of incrementele back-up zijn veranderd. Deze back-ups worden één maand bewaard. Gedurende deze periode is het mogelijk gegevens te herstellen. Op de productiedatabase vindt een continue opslag van alle wijzigingen plaats. De wijziging zelf en de transactie worden opgeslagen, waardoor het te allen tijde mogelijk is om een rollback uit te voeren. Er is daarom op databaseniveau geen kans op gegevensverlies. Back-ups van de database zijn ook onderdeel van de hierboven beschreven back-up cyclus en zijn gedurende 6 weken te herstellen. Back-ups worden op dezelfde fysieke locatie bewaard als de productiedata Vertrouwelijkheid van informatie Voor raadpleging van Verseon wordt het uitgangspunt gehanteerd dat in beginsel alle informatie voor de interne organisatie toegankelijk is. Uitzondering hierop zijn zaken waarvan organisatie brede toegang inbreuk maakt op de persoonlijke levenssfeer van personen (uitgangspunt WBP). Voorbeelden hiervan zijn personeels- en cliëntendossiers. Vervolgens kan een zaak een vertrouwelijke status krijgen als de inhoud dit vereist, bijvoorbeeld bij transacties met een economisch belang en aangaande de openbare orde en veiligheid. De zaak is dan beperkt toegankelijk voor de medewerkers van de betreffende afdeling. 3 Vastgesteld op , zie: 4 Dit is een zeer ongewenste situatie, momenteel is dit in bespreking om tot verbetering te komen. Versie 1.0, d.d van 46

24 7.5. Risicoanalyse In verband met het ontbreken van een vastgesteld informatiebeveiligingsplan voor team DRM is er een risicoanalyse opgesteld voor de Centrale Informatievoorziening binnen de gemeente Haarlemmermeer. Deze risicoanalyse is opgesteld door medewerkers van de clusters FM en Info+. Op deze manier is zowel informatie beschikbaar gesteld vanuit het werkproces als vanuit de informatiebeveiliging. De risicoanalyse richt zich enkel op Verseon, het centrale DMS van de gemeente Haarlemmermeer. Alle overige gebruikte systemen zijn buiten beschouwing gelaten. De risicoanalyse is uitgevoerd op basis van de bestaande situatie bij de gemeente, waarbij hybride gewerkt wordt. Zodra wordt overgegaan naar een compleet digitale werkwijze waarbij vervanging wordt toegepast en er niet meer terug te vallen is op fysieke documenten zal deze nogmaals uitgevoerd moeten worden om vast te stellen welke beveiligingsmaatregelen er in die situatie nodig zijn. De risicoanalyse is gebaseerd op de SPRINT methodiek, welke bepaalde financiële consequenties toekent aan worst case scenario s als het aankomt op informatiebeveiliging. Het doel van de risicoanalyse is het geven van richtlijnen en handvaten voor het classificeren van processen en de daarbij gebruikte gegevens en hulpmiddelen op de drie kwaliteitscriteria uit de code voor informatiebeveiliging (ISO27001:2013 en ISO27002:2013): beschikbaarheid, integriteit en vertrouwelijkheid. Voor elk van deze wordt in hoofdlijnen de minimale beheersmaatregelen per klasse aangegeven. Door het uitvoeren van deze risicoanalyse is inzichtelijk gemaakt welke (beheers)maatregelen toegepast dienen te worden om zorg te dragen voor een goede informatiebeveiliging binnen de gemeente. Het toekennen van financiële consequenties is lastig aangezien de Centrale Informatievoorziening een ondersteunende rol vervult binnen de gemeente. Daarnaast zijn de consequenties op het gebied van politiek en imago van groot belang. Hierdoor zijn de risico s op sommige gebieden laag ingecalculeerd (te verwaarlozen financiële schade) maar wordt bij alle drie de elementen toch gekozen voor de hoogste classificatie voor informatiebeveiliging. Juist doordat Verseon de Centrale Informatievoorziening huisvest moet men er van uit kunnen gaan dat de informatie in het systeem beschikbaar is en integer en vertrouwelijk wordt behandeld. In bijlage 8 is de complete risicoanalyse opgenomen, inclusief toelichting op de voorgestelde beveiligingsclassificaties. Versie 1.0, d.d van 46

25 Bijlagen BIJLAGEN BIJLAGE 1. WERKPROCES REGISTREREN EN SCANNEN BIJLAGE 2. SCANPROCEDURE BIJLAGE 3. (META)GEGEVENS IN VERSEON BIJLAGE 4. KWALITEITSCRITERIA SCANS BIJLAGE 5. STROOMSCHEMA HERSTELPROCEDURE EN CONTROLEMOMENTEN BIJLAGE 6. VERKLARING VAN VERVANGING BIJLAGE 7. SCANAPPARATUUR BIJLAGE 8. RISICOANALYSE Versie 1.0, d.d van 46

26 Bijlage 1. Werkproces registreren en scannen Dikgedrukt: verplichte actie Schuingedrukt: tip VOORBEREIDING o Bepaal type document o Stempel met Verseon registratie-stempel (rood) o Voeg cc s toe (of eigen exemplaar naar:) o Voeg zaaknummer toe (bij aanvullend stuk) o Stempel vertrouwelijk, indien noodzakelijk o Vul de afdeling in (kijk goed of de mogelijke behandelaar bij dit team zit) o Maak kopie van een eventuele factuur o Bekijk het DIM ivm eventuele uitzonderingen en voer deze uit SCANNEN o Scan de brief Met enveloppe indien de datumstempel een mogelijke rol in het behandelproces kan spelen (bezwaarzaken, subsidies, etc.) o Controleer de scan Maak gebruik van de kwaliteitscriteria voor een goede scan REGISTREREN MBV KOFAX o Controleer de scan Maak gebruik van de kwaliteitscriteria voor een goede scan o Aanvullend of Nieuwe Zaak? Kies o Kies het juiste zaaktype Gebruik de I-Navigator en/of het DIM o NAW invoeren Bestaand, dan controleren en eventueel aanvullen (BSN, KvK etc.) Nieuw, dan goed zoeken in Verseon of deze er toch niet is Toch gevonden, dan aanpassen/verbeteren Nieuw, maak aan en vergeet BSN of KvK niet Adres incompleet ( s) Aanmaken en alle bekende gegevens invullen adres; naam; woonplaats en dergelijke Naam niet bekend = NN o Bij persoon GBA-V Check doen Afwijkend, dan aanpassen/maken in Verseon Goed, dan accorderen o Documentgegevens Vertrouwelijk Kenmerk Onderwerp Bondig omschrijven van bedoeling van brief, specifieke namen en nummers noemen Locatie Relatie Afschriften adres groen, OK adres rood, nagaan wat er fout is en na goede controle forceren (ctrl+enter) Versie 1.0, d.d van 46

27 KOFAX IMPORT/VERZENDEN AFSCHRIFTEN o Controleer in Outlook bij Postverzending Verzonden afschriften of de afschriften goed zijn verzonden Goed verzonden, OK Niet goed verzonden, dan Verseonlink zenden naar de ontvangers met tekst: Als bijlage treft u ter kennisname een afschrift (cc) van een ingekomen brief aan. Verseon zaaknummer: XXXX NAZORG o Vul zaken aan die in Kofax niet aan te vullen zijn, of die aangepast moeten worden: Meerdere NAW s Meerdere locaties Vertrouwelijkheid Ontvangstbevestiging Betrokkenen Relaties Notities o Controleer de scan Maak gebruik van de kwaliteitscriteria voor een goede scan o Maak een dagpostlijst voor de niet digitale afdelingen (zie het DIM) o Originelen waar heen: Digitale afdeling: origineel naar archief Papieren afdeling: origineel met dagpostlijst in map naar Afdeling Half digitaal: origineel naar archief en attendering (dagpostlijst) in map naar Afdeling Niet digitaal te behandelen (e.g. te tekenen stukken): origineel naar Afdeling Versie 1.0, d.d van 46

28 Bijlage 2. Scanprocedure Na sortering en selectie van de ingekomen post wordt de post voorbereid op het scannen van de documenten. De documenten worden zodanig voorbereid dat ze gescand kunnen worden. De registrator ontdoet documenten die zijn geselecteerd voor scanning van nietjes, paperclips, ringbanden en/of andere voorwerpen die het scannen onmogelijk maken. Waar het ingebonden documenten (bijv. rapporten) betreft wordt eerst bekeken of er een digitaal exemplaar beschikbaar is. Is dit niet het geval, dan worden deze documenten opengesneden ten behoeve van scanning. Voor ieder nieuw document wordt een barcodevel gelegd. Dit barcodevel dient als scheiding tussen de diverse documenten. Er wordt een onderscheid gemaakt tussen: Documenten van (of kleiner dan) A4 formaat; Documenten van A3 formaat; Documenten groter dan A3 formaat (vaak A0 formaat) Kofax voorziet in scanprofielen voor documenten uit de eerste twee categorieën. Voor de laatste categorie wordt een aparte scanner gebruikt, waarna deze digitale documenten in Verseon gekoppeld worden aan de zaak waartoe ze behoren. Voor deze scanner gelden dezelfde kwaliteitseisen als voor de scans uit Kofax. De archiefbescheiden worden per batch gescand. Scanning gebeurt standaard in kleur, zodat er geen informatieverlies optreedt. De documenten worden gescand met een gekozen profiel, vastgesteld door de applicatiebeheerder. De scanner controleert de kwaliteit van de scans op juistheid van de reproductie op volledigheid, op informatiewaarde en op leesbaarheid. Dit gebeurt door te beoordelen of: alle pagina's zijn gescand; alle documenten zijn gescand; er geen lege pagina's zijn gescand; de pagina's recht zijn gescand; de pagina's volledig zijn gescand; de pagina's in kleur zijn gescand als het origineel in kleur is. Voorts wordt de kwaliteit van de scan beoordeeld op: vlekken; onleesbare delen, wazige tekst, weggevallen tekst; horizontale of verticale strepen; spikkels door vuil/stof, pixelverstoringen; verspringen en andere vervormingen (golfbeweging, kromming in de scan); kleurafwijkingen. Indien blijkt dat de kwaliteit na het scannen onvoldoende is zal de medewerker scannen het document (of pagina's daaruit) opnieuw scannen en daarbij indien nodig handmatig een ander scanprofiel selecteren (te denken valt aan het scannen van foto s op fotokwaliteit) zodat kwalitatief het beste resultaat wordt verkregen. Na het scannen worden de bij elkaar behorende archiefbescheiden weer op analoge wijze samengevoegd. Dit gebeurt door middel van een paperclip, elastiekje, etc. Na het scannen worden de gescande analoge documenten op scandatum opgeborgen om na een periode van 6 maanden te worden vernietigd. Versie 1.0, d.d van 46

29 Bijlage 3. (Meta)gegevens in Verseon Registratie in Kofax Na het scannen vindt de registratie van documenten plaats in Kofax. Hieronder is te zien welke metadata worden toegekend en of bepaalde velden automatisch gevuld worden (uitgelezen vanaf de scan) of dat de velden handmatig moeten worden ingevuld. In alle gevallen is het zo dat een tekst op de scan geselecteerd kan worden en daarmee in het gewenste veld kan worden overgenomen. Algemeen Omschrijving Automatisch/handmatig Soort Nieuwe zaak of aanvullende stukken bij bestaande Handmatig zaak Zaaktype Omschrijving Automatisch/handmatig Zaaktype Gekozen zaaktype Handmatig Zaaktypeomschrijving Omschrijving van gekozen zaaktype Automatisch Organisatieonderdeel Behandelend afdeling Handmatig DSP code Code van het zaaktype afkomstig uit inavigator Automatisch Afdelingscode Code van behandelend afdeling Automatisch NAW Omschrijving Automatisch/handmatig NAW gegevens NAW gegevens correspondent Handmatig zoeken, gegevens automatisch overgenomen uit Verseon* Verseon NAW ID Unieke code gekoppeld aan een unieke NAW in Automatisch Verseon GBA-V Check Controle gegevens in GBA-V Handmatig GBA-V View Gegevens in GBA-V Automatisch Versie 1.0, d.d van 46

30 Documentgegevens Omschrijving Automatisch/handmatig Datum document Datum op document Automatisch* Vertrouwelijkheid Vertrouwelijkheid zaak Automatisch Kenmerk afzender Kenmerk document Automatisch* Onderwerp Onderwerp zaak Handmatig Aanvulling Aanvulling onderwerp zaak Handmatig Totaal onderwerp Totaal onderwerp zaak Automatisch Overige gegevens Omschrijving Automatisch/handmatig Straat + huisnummer (indien van toepassing) Locatienummer Locatie zoals beschreven in document Unieke code gekoppeld aan een unieke locatie in Verseon Handmatig Handmatig Behandelaar Behandelaar van de zaak Niet gebruikt Startdatum zaak Datum ontvangst bij gemeente Automatisch Gerelateerd zaaknummer Gerelateerde zaak Handmatig Onderwerp zaak Onderwerp van de gerelateerde zaak Niet gebruikt * Deze velden worden door Kofax automatisch ingevuld door uitlezing van de scan, hier dient nog wel controle op plaats te vinden door de DRM medewerker. Versie 1.0, d.d van 46

31 Registratie in Verseon Documenten die rechtstreeks in Verseon worden geregistreerd doorlopen onderstaande registratieprocedure: Algemeen Omschrijving Automatisch/handmatig Zaaktype Gekozen zaaktype Handmatig Registratiekenmerk Zaaknummer Automatisch Registratiedatum Datum registratie Automatisch Datum document Datum document Handmatig Afdeling Behandelend afdeling Handmatig Medewerker Behandelaar Handmatig Vertrouwelijk Vertrouwelijkheid Automatisch Resultaat Resultaat van de zaak Handmatig Versie 1.0, d.d van 46

32 Algemeen Omschrijving Automatisch/handmatig Onderwerp Onderwerp zaak Handmatig Gerelateerde zaken Gerelateerde zaak Handmatig Startdatum Datum ontvangst bij gemeente Automatisch Uiterlijke einddatum Wettelijke doorlooptijd Automatisch Servicenorm Indien wettelijk geen behandeltermijn is bepaald wordt een servicenorm aangehouden (gewenste afhandelperiode); vastgesteld door gemeente Automatisch Aanvullend Omschrijving Automatisch/handmatig Locatie Locatie zoals beschreven in document Handmatig Betrokkenen Externe of interne betrokkenen Handmatig Archief Koppelen aan dossier Handmatig Versie 1.0, d.d van 46

33 Na registratie in Verseon Alle metadata die zijn toegekend tijdens de registratie in Kofax worden na goedkeuring van de batch doorgezet naar Verseon. Indien gewenst/nodig kan hier metadata worden toegevoegd die niet tijdens de initiële registratie zijn toegekend. Dit geldt ook voor de registratie direct in Verseon, indien nodig kan hierbij nog aanvullende metadata worden toegevoegd. Algemeen Omschrijving Automatisch/handmatig Status Zaakstatus Automatisch Registratiekenmerk Zaaknummer Automatisch Registratiedatum Registratiedatum Automatisch NAW Eventuele extra NAW Handmatig* Gerelateerde zaken Eventuele extra gerelateerde zaken Handmatig* * In Kofax is het mogelijk één NAW en één gerelateerde zaak toe te kennen aan een registratie. Indien dit er meerdere zijn dient dit achteraf in Verseon te worden toegevoegd. Versie 1.0, d.d van 46

34 Aanvullend Omschrijving Automatisch/handmatig Status algemeen Zaakstatus (Registratie/scanning, In behandeling, Gestopt, Afgehandeld) Automatisch Ontvangstbevestiging Wel/niet sturen van een ontvangstbevestiging Automatisch* Docman nr. Registratienummer uit Docman, alleen gevuld bij zaken en documenten die uit de conversie afkomstig zijn Automatisch * Het sturen van een ontvangstbevestiging is per zaaktype vastgesteld. Bij uitzonderingen daarop kan hier handmatig een andere keus worden gemaakt. Locatie Omschrijving Automatisch/handmatig Adres(sen) Eventuele extra locatie Handmatig Lokale aanduiding Aanvullende informatie bij locatie Niet gebruikt Versie 1.0, d.d van 46

35 Betrokken (extern) Omschrijving Automatisch/handmatig Namens NAW gegevens betrokken (bij bijv. Handmatig bezwaarschriften) Extern advies NAW gegevens extern adviseur (indien van toepassing) Niet gebruikt Versie 1.0, d.d van 46

36 Bijlage 4. Kwaliteitscriteria scans Gescande documenten voldoen aan de kwaliteitseisen, als ze voldoen aan onderstaande criteria: Zijn significante kleuren overgenomen (e.g. grafieken, markeringen en dergelijke)? Zijn foto s duidelijk en helder overgenomen? Is de tekst leesbaar? Is het document recht door de scanner gegaan? Is de scan volledig, zijn alle pagina s gescand? Zijn afzonderlijke documenten gescheiden? Is de pagina niet gedraaid? Zijn documenten op het juiste papierformaat gescand? Zijn er geen vervormingen, strepen, of andersoortige verminkingen van het beeld? Is de helderheid juist? Met andere woorden, de digitale reproductie dient zoveel als mogelijk visueel overeen te komen met het analoge exemplaar. Versie 1.0, d.d van 46

37 Bijlage 5. Stroomschema herstelprocedure en controlemomenten Scannen mbv Kofax fout Controle tijdens scannen fout Controle tijdens registratie fout fout VERSEON Controle door controleur fout Controle door secretariaat Intercollegiale controle fout Controle door behandelaar fout Controle door archiefmedewerker Versie 1.0, d.d van 46

38 Bijlage 6. Verklaring van vervanging Verklaring van vervanging van analoge archiefbescheiden Ondergetekende, beheerder van de archieven van de gemeente Haarlemmermeer, verklaart: dat op grond van het besluit [nummer vervangingsbesluit] van het college van Burgemeester en Wethouders d.d. [datum] de in dat besluit genoemde en in de bijlage bij deze verklaring gespecificeerde archiefbescheiden zijn vervangen door digitale reproducties. De vervangen analoge archiefbescheiden zijn vernietigd door versnippering en verbranding door [naam vernietigingsbedrijf] op [datum]. Piet Liefting, clustermanager Facility Management Plaats: Datum: Ondertekening: Bijlagen: - Overzicht vervangen en vervolgens vernietigde archiefbescheiden - Certificaat van vernietiging door vernietigingsbedrijf Versie 1.0, d.d van 46

39 Bijlage 7. Scanapparatuur Canon imageformula DR-9050C Versie 1.0, d.d van 46

40 Océ TC4 grootformaat kleurenscanner Versie 1.0, d.d van 46